Microsoft Outlook 2010 Die offizielle Schulungsunterlage

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2 Rainer G. Haselier Microsoft Outlook 2010 Die offizielle Schulungsunterlage

3 Rainer G. Haselier: Microsoft Outlook 2010 Die offizielle Schulungsunterlage Copyright 2011 O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Das in diesem Buch enthaltene Programmmaterial ist mit keiner Verpflichtung oder Garantie irgendeiner Art verbunden. Autor, Übersetzer und der Verlag übernehmen folglich keine Verantwortung und werden keine daraus folgende oder sonstige Haftung übernehmen, die auf irgendeine Art aus der Benutzung dieses Programmmaterials oder Teilen davon entsteht. Das Werk einschließlich aller Teile ist urheberrechtlich geschützt. Jede Verwertung außerhalb der engen Grenzen des Urheberrechtsgesetzes ist ohne Zustimmung des Verlags unzulässig und strafbar. Das gilt insbesondere für Vervielfältigungen, Übersetzungen, Mikroverfilmungen und die Einspeicherung und Verarbeitung in elektronischen Systemen. Die in den Beispielen verwendeten Namen von Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen sowie -Adressen und Logos sind frei erfunden, soweit nichts anderes angegeben ist. Jede Ähnlichkeit mit tatsächlichen Firmen, Organisationen, Produkten, Domänen, Personen, Orten, Ereignissen, - Adressen und Logos ist rein zufällig ISBN , PDF-ISBN O Reilly Verlag GmbH & Co. KG Microsoft Press Division c/o Microsoft Deutschland GmbH Konrad-Zuse-Straße Unterschleißheim Alle Rechte vorbehalten Korrektorat: Frauke Wilkens, München Layout und Satz: Haselier IT-Services Rainer G. Haselier, Übach-Palenberg Umschlaggestaltung: Hommer Design GmbH, Haar (www.hommerdesign.com) Gesamtherstellung: Kösel, Krugzell (www.koeselbuch.de)

4 Inhaltsübersicht Einleitung... 5 Lernziele Examen Microsoft Outlook Eingangstest Outlook kennenlernen... 9 Das Programmfenster von Outlook... 9 In der Ordnerliste einen Überblick erhalten Navigation zwischen Outlook-Modulen Nachrichten Grundlagen Neue -Nachricht erstellen Nachrichten formatieren Grafische Elemente einfügen Eingefügte Illustrationen anpassen Hyperlinks Offline-/Onlinebetrieb Eingehende -Nachrichten ansehen Nachrichten drucken Übermittlungseinstellungen Dateien und Outlook-Elemente an -Nachrichten anhängen Anlagen öffnen und speichern Nachrichten beantworten und weiterleiten Vertraulichkeit und Wichtigkeit einstellen Nachrichten fortgeschrittene Techniken Signaturen erstellen und verwenden Nachrichteneinstellungen und Übermittlungsoptionen anpassen Anzeigeoptionen für Nachrichten verwenden Nachrichten kennzeichnen und nachverfolgen QuickSteps Umfragen erstellen und auswerten Nachrichten organisieren Kategorisieren von Nachrichten Nachrichten filtern Nachrichten suchen Suchordner verwenden Nachrichten in Ordnern organisieren Nachrichten in Ordner kopieren/verschieben Nachrichten mithilfe von Regeln organisieren Junk-Mail filtern Den Posteingang aufräumen

5 5 Kontakte und Kontaktgruppen Kontaktinformationen erstellen Elektronische Visitenkarten Kontakteintrag finden, öffnen und ändern Kontaktinformationen organisieren und nachverfolgen Kontaktgruppen Kalender, Ereignisse und Besprechungen Termine und Ereignisse eintragen Termine ändern, verschieben oder löschen Die Erinnerungsfunktion nutzen Termine suchen Ansichten verwenden Die Kalenderkomponente anpassen Kalender freigeben und veröffentlichen Mehrere Kalender anzeigen Besprechungen planen und verwalten Aufgaben, Notizen und Journal Die Aufgabenleiste Aufgaben und Aufgabenelemente Aufgaben erstellen und bearbeiten Aufgabenstatus ändern und Aufgaben als erledigt kennzeichnen Aufgaben delegieren Notizen erstellen und bearbeiten Das Journal konfigurieren und verwenden Abschlusstest Hinweise zum Ablauf einer Zertifizierungsprüfung Stichwortverzeichnis Inhaltsübersicht

6 Einleitung An immer mehr Arbeitsplätzen ist der professionelle Umgang mit Microsoft Office-Produkten ein absolutes Muss. Die vorliegende Schulungsunterlage hilft Ihnen, das Programm Microsoft Outlook 2010 gewinnbringend einzusetzen. Zielgruppe Diese Schulungsunterlage ist für Personen konzipiert, die das Ziel haben, die Funktionen von Microsoft Outlook 2010 zu beherrschen. Sie ist in erster Linie als Begleitmaterial für den Unterricht in einer Schulung gedacht. Sie erfahren darin auch, welche Techniken Sie beherrschen müssen, um den Zertifizierungstest für Microsoft Outlook 2010 erfolgreich abzuschließen und so Ihre individuellen Fähigkeiten durch Ablegen der Prüfung zum Microsoft Office Specialist bestätigen zu lassen. Der Nachweis einer solchen Kompetenz ist ein entscheidendes Kriterium für verbesserte Bewerbungs- und Aufstiegschancen. Voraussetzungen Kenntnisse in Outlook 2010 werden für die Arbeit mit dieser Unterlage nicht vorausgesetzt. Um aber sinnvoll damit arbeiten zu können, sollten die für die Arbeit am Rechner notwendigen Grundkenntnisse bei Ihnen vorhanden sein: Sie sollten die Arbeit mit dem Windows-Betriebssystem beherrschen. Dazu gehört, dass Ihnen Begriffe und Elemente wie Startmenü, Arbeitsplatz, Systemsteuerung, Drag & Drop, Ordner und Dateien geläufig sind und dass Sie mit den wesentlichsten Werkzeugen zur Bedienung eines Programms wie Menüs, Symbolleisten und Dialogfeldern vertraut sind. Sie sollten ferner wissen, wie man eine Verbindung zum Internet herstellt. Grundsätzlich wird vorausgesetzt, dass Sie sich mit der Bedienung von Tastatur und Maus auskennen. Dienlich aber keine Voraussetzung wäre es, wenn Sie bereits mit Word oder mit einem anderen neueren Programm von Microsoft möglichst mit einem der Office-Familie in der Version 2010 gearbeitet hätten. Sie sollten Grunderfahrungen bei der Nutzung des Internets haben und die Bedeutung von Begriffen wie und Hyperlink kennen. Software Um die in den Lektionen dieser Schulungsunterlage angesprochenen Übungen praktisch nachvollziehen zu können, muss Microsoft Windows sowie Microsoft Outlook oder eine Version von Microsoft Office 2010, die dieses Programm enthält -- auf Ihrem Arbeitsrechner ordnungsgemäß installiert sein. Ausgegangen wird von einer Standardeinrichtung des Programms, wie sie direkt nach einer Neuinstallation vorhanden ist. 5

7 Konventionen Dieser Unterlage liegen einige Konventionen zugrunde, mit denen Sie sich vor der Arbeit vertraut machen sollten. Übungen Die Anleitungen für praktische Übungen, die Sie unbedingt nachvollziehen sollten, werden in nummerierten Schritten angegeben. Sie finden in dieser Unterlage aber auch viele zusätzliche Hinweise, die nicht als Übung gekennzeichnet sind. Diese Themenbereiche können ebenfalls Inhalt des Zertifizierungstests sein. Tastatureingaben Ein Pluszeichen zwischen zwei Tasten bedeutet, dass Sie die Tasten gleichzeitig drücken müssen. Die Angabe (Strg)+(C) bedeutet beispielsweise, dass Sie die (Strg)-Taste gedrückt halten müssen, während Sie die (C)-Taste drücken. Allgemeine Hinweise Text, den Sie eingeben sollen, ist fett gedruckt. Oberflächenelemente, beispielsweise die Namen von Schaltflächen und Dialogfeldern, sowie andere wichtige Bezeichnungen sind kursiv gedruckt. Mit diesem Symbol sind Abschnitte gekennzeichnet, in denen Lernziele der Zertifizierungsprüfung zum Microsoft Office Specialist behandelt werden. Eine Übersicht der Lernziele finden Sie auf Seite 7. Dateien für den Abschlusstest Die Fragen und Antworten für den Abschlusstest, den Sie am Ende der Schulungsunterlage finden, können Sie im Word-Format kostenlos aus dem Internet herunterladen. Nehmen Sie dazu folgende Schritte vor: 1. Starten Sie Ihren Browser und öffnen Sie die Seite 2. Tragen Sie in das untere der beiden Eingabefelder für die ISBN-Nummer die Ziffern 072 ein und klicken Sie auf Suchen. 3. Klicken Sie auf Suchen. Nach kurzer Wartezeit erscheint das Suchergebnis. 4. Klicken Sie im Suchergebnis auf den angezeigten Link. 5. Klicken Sie auf den Link unter Downloads und speichern Sie die Datei auf Ihrem Computer. Wählen Sie dabei direkt das Verzeichnis, in dem Sie die Dateien installieren möchten. 6. Schließen Sie den Browser. 7. Öffnen Sie die Datei. Bei der Datei handelt es sich um ein selbstentpackendes Archiv. Beim Entpacken wird der Ordner Abschlusstest erstellt, in dem Sie die für den Test benötigten Dateien befinden. 6 Einleitung

8 Microsoft Office Specialist Lernziele Examen Microsoft Outlook 2010 Das Zertifizierungssystem Microsoft Office Specialist definiert einen Satz von Lernzielen, die sich wiederum in allgemeinere Fähigkeitsgruppen gliedern. Wenn Sie sich auf die Zertifizierungsprüfung vorbereiten wollen, sollten Sie sich vergewissern, dass Sie die zugehörigen Lernziele erreicht haben. Lernziel Fähigkeit Seite 1 Die Outlook-Umgebung verwenden 1.1 Outlook-Optionen verwenden 18, 30, 41, 84, 106, , 114, 123, 129, Eigenschaften von Outlook-Elementen 56 57, 88, 95, 97, 135, , 144, Den Ansichtsbereich konfigurieren 9, 29, 42, 44, 55, 104, 109, , Such- und Filterwerkzeuge verwenden 59, 61, 63, 85, 105, Outlook-Elemente drucken Outlook-Elemente erstellen und formatieren Nachrichten erstellen und versenden 15 19, 31, 33 41, 49, 65, QuickSteps erstellen und verwenden Inhalte in Outlook-Elemente einfügen 20, 22, Outlook-Elemente formatieren 19, 21, Anhänge in -Nachrichten einfügen 32, Nachrichten verwalten 3.1 Den Posteingang aufräumen Regeln erstellen und verwalten Umgang mit Junk Automatische Nachrichteninhalte verwenden 37 4 Kontakte verwenden 4.1 Kontakte erstellen und bearbeiten 77, 82 85, Kontaktgruppen erstellen und bearbeiten 90 5 Kalenderobjekte verwenden 5.1 Termine und Ereignisse erstellen und bearbeiten , Besprechungsanfragen erstellen und bearbeiten 116, Kalenderansichten verwenden 105, 108, Aufgaben, Notizen und das Journal verwenden 6.1 Aufgaben erstellen und bearbeiten , Notizen erstellen und bearbeiten Journaleinträge erstellen und bearbeiten

9 Eingangstest In der Einleitung wurde bereits erwähnt, dass die Kenntnis von Microsoft Outlook 2010 nicht Voraussetzung für die sinnvolle Arbeit mit dieser Schulungsunterlage ist. Sie sollten aber in der Lage sein, die folgenden Fragen zum Betriebssystem Windows zu beantworten: Was ist der Windows-Desktop? Wie startet man ein Anwendungsprogramm? Wie öffnet man die Systemsteuerung und wozu dient sie? Wozu dient die Taskleiste? Wie nennt man den Bereich am rechten Rand der Taskleiste und wozu dient er? In welchem Ordner werden selbst erstellte Dateien standardmäßig gespeichert und wie zeigt man den Inhalt dieses Ordners an? Was versteht man unter dem Begriff Arbeitsplatz (Windows XP) bzw. Computer (Windows Vista/Windows 7) und wie zeigt man seinen Inhalt an? Mit welcher Funktionstaste öffnet man die Hilfe zu einem Programm? Was versteht man unter Drag & Drop? Was versteht man unter einer ? Was versteht man unter einem Hyperlink? 8 Eingangstest

10 1 Outlook kennenlernen Lernziele Das Programmfenster von Outlook Die Ordnerliste Der Navigationsbereich Lernziel 1.3 Das Programmfenster von Outlook In dieser Lektion erhalten Sie einen Überblick über den Aufbau des Outlook- Fensters. Nach dem Starten von Outlook (z. B. über die Verknüpfung zum Standard- -Programm im Startmenü bzw. den Befehl Start/Alle Programme/Microsoft Office/Microsoft Outlook 2010) präsentiert sich das Programm mit dem folgenden Fenster. 9

11 Wenn Sie Outlook zum ersten Mal starten und noch kein -Konto angelegt wurde, wird der Outlook 2010-Start-Assistent geöffnet, den Sie aber einfach mit Klick auf Abbrechen schließen können, falls Sie sich zunächst nur einen Überblick über die Outlook-Oberfläche verschaffen möchten. Bevor Sie Ihre erste -Nachricht verschicken können, muss jedoch ein -Konto eingerichtet sein. Das Menüband im oberen Bereich des Outlook-Fensters kennen Sie sicherlich bereits von den anderen Office 2010-Anwendungen. Bei Outlook finden Sie unter dem Menüband auf der linken Seite des Fensters den Navigationsbereich, in der Mitte den eigentlichen Arbeitsbereich, der auch als Ansichtsbereich bezeichnet wird, und daneben den Lesebereich. Am rechten Rand des Outlook-Fensters sehen Sie die Aufgabenleiste, die für die Abbildung auf der vorigen Seite minimiert wurde. Die Statusleiste schließt das Programmfenster nach unten ab. Im Folgenden sollen die wichtigsten Elemente des Outlook-Fensters kurz vorgestellt werden. Titelleiste Am oberen Rand des Outlook-Fensters befindet sich die Titelleiste. Sie enthält links neben dem Namen des Programms Microsoft Outlook die Bezeichnung dessen, was gerade im Ansichtsbereich angezeigt wird. Nach dem Starten ist hier der Posteingang eingetragen. Navigationsbereich Auf der linken Seite des Fensters befindet sich der Navigationsbereich. Über diesen können Sie die unterschiedlichen Module von Outlook im Ansichtsbereich anzeigen lassen. Um beispielsweise zum Kalender zu wechseln, klicken Sie unten im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Kalender. Ansichtsbereich Im Ansichtsbereich werden die Inhalte des derzeit aktiven Moduls angezeigt. Dies kann beispielsweise Ihr Outlook-Kalender oder Ihr Posteingang sein. Lesebereich Wenn Sie im Ansichtsbereich des Posteingangs auf eine klicken, erscheint rechts im Lesebereich eine Vorschau auf den Inhalt dieser . Der Lesebereich ist beispielsweise im Kalender- Modul standardmäßig ausgeblendet. Der Lesebereich lässt sich jedoch einblenden, indem Sie die Registerkarte Ansicht öffnen und in der Gruppe Layout auf Lesebereich und dann auf Rechts klicken. Wenn Sie im Menü der Schaltfläche Lesebereich statt auf Rechts auf Unten klicken, wird der Lesebereich unterhalb des Ansichtsbereichs angezeigt. Die Aufgabenleiste Die Aufgabenleiste ist seit Outlook 2007 in der Benutzeroberfläche von Outlook vorhanden. Sie enthält einen Datumswechsler, um im Kalender einen bestimmten Tag zu öffnen, die anstehenden Termine und im unteren Bereich die Aufgaben, die Sie erstellt haben, sowie alle Elemente (wie s, Kontakte), die Sie mit einem Nachverfolgungskennzeichen versehen haben, da Sie sie weiter bearbeiten müssen. 10 Kapitel 1

12 Den Navigationsbereich, den Ansichtsbereich und die Aufgabenleiste können Sie mit den gleichnamigen Schaltflächen in der Gruppe Layout auf der Registerkarte Ansicht ein- und ausschalten. Der Navigationsbereich und die Aufgabenleiste können außerdem minimiert dargestellt werden, um so mehr Platz für den Ansichtsbereich zu schaffen. Verwenden Sie hierfür den Befehl Minimiert im Dropdownmenü der Schaltfläche Navigationsbereich bzw. Aufgabenleiste. Um diese Leisten zu minimieren, können Sie auch auf die Schaltfläche mit dem kleinen Pfeil klicken, die in der Titelleiste der Leisten zu sehen ist. Für diese Abbildung wurde der Lesebereich unterhalb des Ansichtsbereichs angezeigt. In der Ordnerliste einen Überblick erhalten In Outlook sind mehrere unterschiedliche Module unter einer einheitlichen Oberfläche zusammengefasst. In der Ordnerliste können Sie sich einen Überblick über die zur Auswahl stehenden Outlook-Ordner verschaffen. 1. Klicken Sie ganz unten im Navigationsbereich auf die kleine Schaltfläche Ordnerliste. Outlook kennenlernen 11

13 Die Schaltfläche Ordnerliste Im oberen Teil des Navigationsbereichs erscheint dann die Ordnerliste. 2. Klicken Sie auf einen der aufgeführten Ordner, um die in ihm enthaltenen Elemente im Ansichtsbereich anzeigen zu lassen. Auf diese Weise sehen Sie nach Klick auf Posteingang die dort enthaltenen s und nach Klick auf Kalender die dort eingetragenen Termine. Bei der Anzeige des Kalenders erscheint standardmäßig im Navigationsbereich oberhalb der Ordnerliste eine kleine Kalenderübersicht. Hinweis Wenn Sie Outlook gemeinsam mit einem Exchange Server einsetzen, finden Sie in der Ordnerliste noch die Ordner Synchronisierungsprobleme und Öffentliche Ordner. Die Öffentlichen Ordner ermöglichen beispielsweise die gemeinsame Nutzung von zentralen Kalendern oder Kontakten. Outlook-Module als Ordner mit Elementen Die einzelnen Outlook-Ordner enthalten Elemente der entsprechenden Module. In der Statusleiste wird dabei die Anzahl der im Ordner enthaltenen Elemente angezeigt. So finden sich beispielsweise im Kalender-Ordner für die im Kalender angezeigten Termine einzelne Terminelemente mit den jeweiligen Angaben zum Termin. Im Ansichtsbereich lassen sich die im geöffneten Ordner enthaltenen Elemente dann in unterschiedlichen Ansichten anzeigen. Im Kalender können Sie beispielsweise in der Tagesansicht gezielt nur die Elemente eines Tages anzeigen lassen, in der Monatsansicht hingegen alle Elemente eines Monats. 12 Kapitel 1

14 Hinweis Der Inhalt der Outlook-Ordner lässt sich nur mit Outlook betrachten. Outlook-Ordner können nicht wie Ordner aus dem Dateisystem mit dem Windows-Explorer oder über den Arbeitsplatz geöffnet werden. Navigation zwischen Outlook-Modulen Im vorigen Abschnitt wurde beschrieben, wie Sie die Ordnerliste zum Navigieren verwenden können. Das schnelle Wechseln zwischen den unterschiedlichen Modulen geht jedoch am einfachsten über den Navigationsbereich. Im unteren Teil des Navigationsbereichs sehen Sie mehrere Schaltflächen. Standardmäßig sind die Schaltflächen , Kalender, Kontakte und Aufgaben groß, mit Symbol und entsprechender Bezeichnung und alle weiteren Schaltflächen darunter klein und nur mit Symbol aufgeführt. Tipp Die Grenze zwischen dem oberen und dem unteren Teil des Navigationsbereichs können Sie mit gedrückter Maustaste verschieben. Wenn Sie diese Grenzlinie weiter nach oben ziehen, erreichen Sie damit, dass zusätzliche Schaltflächen groß und mit Beschriftung dargestellt werden. 1. Klicken Sie auf eine der im unteren Teil des Navigationsbereichs aufgeführten Schaltflächen beispielsweise auf Kalender. Damit wechseln Sie zum gewählten Modul. Nach dem Anklicken von Kalender wird also das Kalender-Modul angezeigt und der obere Teil des Navigationsbereichs sowie der Ansichtsbereich ändern sich entsprechend. Navigation mit Tastenkombinationen Wenn Sie den Navigationsbereich ausgeschaltet haben und daher die Schaltflächen zum Wechseln des Moduls nicht sichtbar sind, können Sie die entsprechenden Tastenkombinationen verwenden, um ein anderes Modul zu öffnen. Die Tastenkombinationen lassen sich leicht merken, da die Zahl, die Sie gemeinsam mit (Strg) drücken müssen, der Reihenfolge entspricht, in der die Schaltflächen im unteren Bereich der Navigationsleiste angeordnet sind. Tastenkombination (Strg)+ (1) (Strg)+ (2) (Strg)+ (3) (Strg)+ (4) (Strg)+ (5) (Strg)+ (6) Wechselt zu Kalender Kontakte Aufgaben Notizen Ordnerliste Outlook kennenlernen 13

15 Wiederholungsfragen Nennen Sie drei wichtige Bereiche des Outlook-Fensters, die so nur bei Outlook, nicht jedoch bei anderen Windows-Programmen vorkommen. Wie können Sie am schnellsten zwischen den verschiedenen Outlook- Modulen umschalten? Nennen Sie drei verschiedene Outlook-Module. 14 Kapitel 1

16 2 -Nachrichten Grundlagen Lernziele Neue -Nachricht erstellen Eingehende -Nachrichten ansehen und ausdrucken -Nachricht beantworten, weiterleiten und erneut senden Dateien und Outlook-Elemente an -Nachrichten anhängen -Nachrichten formatieren Vertraulichkeit und Wichtigkeit einstellen Neue -Nachricht erstellen Lernziel 2.1 Bevor Sie -Nachrichten versenden können, muss Outlook entsprechend eingerichtet sein. An Ihrem fertig eingerichteten Outlook-Arbeitsplatz im Büro können Sie im Normalfall sofort mit dem Versenden von s loslegen. Nutzen Sie Outlook zu Hause, benötigen Sie einen funktionierenden Internetzugang und müssen zumindest ein -Konto in Outlook eingerichtet haben. Übung 1: -Nachricht erstellen und versenden In Outlook werden s als -Nachrichten bezeichnet. Eine neue -Nachricht versenden Sie aus dem -Modul. 1. Klicken Sie im Navigationsbereich auf Öffnen Sie die Registerkarte Start und klicken Sie in der Gruppe Neu auf Neue -Nachricht. 15

17 3. Tragen Sie in der An-Zeile die -Adresse des Empfängers ein geben Sie mit (AltGr)+(Q) ein). Wenn Sie die an mehrere Empfänger senden wollen, trennen Sie die einzelnen - Adressen durch ein Semikolon. Zum Ausprobieren können Sie zunächst einmal eine an sich selbst schreiben. 4. Tragen Sie in die Zeile Betreff eine aussagekräftige Überschrift für Ihre Mail ein. 5. Geben Sie im großen Eingabefeld den Text Ihrer Nachricht ein. 6. Klicken Sie oberhalb des Feldes mit dem Nachrichtentext auf die Schaltfläche Senden. 7. Nur wenn Sie Outlook im Offlinebetrieb einsetzen, müssen Sie jetzt noch in der Symbolleiste für den Schnellzugriff auf Alle Ordner senden/ empfangen klicken, um die Nachricht aus dem Posteingang zu versenden. Nach dem Klick auf Senden wird standardmäßig eine Kopie der im Ordner Gesendete Elemente abgelegt, den Sie über die Ordnerliste anzeigen lassen können. Wenn Sie später nachschauen wollen, was Sie in einer eigentlich geschrieben hatten, brauchen Sie also nur den Ordner Gesendete Elemente zu öffnen. Das An-, das Cc- und das Bcc-Feld Das An-Feld Im Normalfall tragen Sie die -Adresse des Empfängers in das An-Feld der ein. Der Empfänger kann in der erhaltenen sehen, dass er im An-Feld eingetragen ist. Wenn Sie mehrere Adressen in das An-Feld aufgenommen haben, kann jeder Empfänger in der , die er bekommen hat, alle im An-Feld eingetragenen Adressen sehen. Das Cc-Feld Auch alle im Cc-Feld eingetragenen Adressen sind von allen Empfängern zu lesen. Die in das Feld Cc eingetragenen -Adressen sind damit als Kopieempfänger gekennzeichnet Cc steht für carbon copy (Kohlekopie, 16 Kapitel 2

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