Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 3. Inhaltsverzeichnis

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1 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 3 Inhaltsverzeichnis 1 Gemeinsame Funktionen... 7 Die Oberfläche... 7 Das Menüband... 7 Tastaturbefehle mit ALT anzeigen... 8 Menüband anpassen... 8 Die Schnellzugriffsleiste... 9 Kontextabhängige Registerkarten Das Register Datei Informationen Dokument schützen Auf Probleme überprüfen Versionen verwalten Kompatibilität Neue Dateiformate Kompatibilitätsmodus Speichern, Öffnen und Schließen Zuletzt verwendet Speichern und Senden Neues Dokument Die Programm-Optionen Drucken Die Statusleiste Ansichtssymbole und Zoom-Leiste Statusleiste anpassen Designs SmartArts Smarttags Screenshot (Bildschirmfoto) Unter der Motorhaube: Technische Voraussetzungen für Office Outlook Oberfläche Navigationsbereich Aufgabenleiste Ansichten Lesebereich Anhänge im Lesebereich Navigation in langen Nachrichten Junk Blockierte Inhalte Der Briefumschlag Ansicht in Gruppen Die Unterhaltungsansicht Unterhaltungen aufräumen Der Personenbereich QuickSteps AutoVervollständigen für Empfänger von Nachrichten Signatur... 29

2 Seite 4 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Organisation Farbkategorien Nachverfolgung Favoriten Suche Outlook Suche Kalender Ansichten Darstellung von Terminoptionen Farbkategorien Aufgaben im Kalender Kontakte Neue Ansicht Aktivitäten Kontaktgruppen Vorgeschlagene Kontakte Aufgaben Zusammenarbeit Besprechungen Freigabeeinladungen Freigegebene Ordner anzeigen Freigegebene Kalender anzeigen Planungsansicht Stellvertretung Sonstiges Postfachgröße PST Dateien öffnen Automatische Antworten (Abwesenheitsassistent) RSS-Feeds Regeln und Benachrichtigungen Suchordner Unter der Motorhaube Ausgewählte Optionen in Outlook Kalender Erweitert Word Vollbild-Lesemodus Formatieren Minisymbolleiste Lückentext markieren Seitenlayout Schnellbausteine (Register EINFÜGEN) Leerräume aus- / einblenden Schnellformatvorlagen (Register START) Tabellen (Register EINFÜGEN) Markups - Register ÜBERPRÜFEN Seriendruck Register SENDUNGEN Unter der Motorhaube: Hilfreiche Abkürzungen Excel Grundlegende Funktionen... 51

3 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 5 Vertikal ausrichten (Register START) Zeilenumbruch in der Zelle (Register START) Zahlenformate (Register START) Zellinhalte und Formate wegradieren (Register START) Tabellenblatt einfügen Suchen nach Zellinhalten und Formaten (Register START) Verknüpfte Grafik einfügen Formeln Bearbeitungsleiste vergrößern Fehlerprüfung und Formelüberwachung (Register FORMELN) Funktionsvorschläge Benannte Bereiche (Register FOMELN) Tabellenfunktionen Spezialfall "Filter im Filter" Formatierung, Layout Rahmenlinien zeichnen (Register START) Bedingte Formatierung (Register START) Seitenlayout Datenbereich "als Tabelle formatieren" (Register START) Diagramme (Register EINFÜGEN) Sparklines (Register EINFÜGEN) Pivot-Tabellen (Register EINFÜGEN) Zusammenarbeit Erweiterter Zellschutz (Register ÜBERPRÜFEN) Externe Daten (Register DATEN) Unter der Motorhaube: Hilfreiche Abkürzungen PowerPoint Folienlayout Masterkonzept Animationen Text / Objekte animieren Abschnitte Video aus Präsentation erstellen Fotoalbum (Register EINFÜGEN) Bilder komprimieren SmartArts (Register EINFÜGEN) Objekte als Grafik speichern Objekte ausblenden (Register START) Diagramm Tabellen (Register EINFÜGEN) Elemente in Gruppen bearbeiten Präsentation auf CD brennen Referentenansicht - Anzeige auf zwei Bildschirmen Unter der Motorhaube: Hilfreiche Abkürzungen... 84

4 Seite 6 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Vorbemerkung Update bedeutet Umsteigen von einer älteren auf eine neuere Version. Wir gehen also davon aus, dass Sie über ein solides Grundlagenwissen in einer älteren Office-Version verfügen. Dieses Heft gibt Ihnen in kompakter Form einen Überblick über gemeinsame Funktionen sowie die wichtigsten Änderungen und Neuerungen von Outlook, Word, Excel und PowerPoint Wir haben uns auf das Wesentliche konzentriert, um die Unterlage überschaubar zu halten. Hermann Plasa & Oliver Weiße

5 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 7 1 Gemeinsame Funktionen Die Oberfläche Alles ist anders! Office 2010 hat ein völlig neues Gesicht bekommen. Wenn Sie bislang mit Version 2007 gearbeitet haben, werden Sie allerdings Vieles wieder erkennen. Aber für Umsteiger von Office 2003 gilt: Alles ist anders Das Menüband Es gibt keine Menüleiste mehr. Ohne Menüs keine Menübefehle. Es gibt auch keine Symbolleisten mehr. Statt in Menüs und Symbolleisten sind die Office-Programme jetzt in Register (1) eingeteilt. Register enthalten (Symbol)Gruppen (2). Alles zusammen heißt Menüband, auf Englisch»Ribbon«. Das Menüband menschelt. Je enger es wird, desto mehr quetschen sich Register und Symbole zusammen. Je mehr Platz vorhanden ist, desto bequemer machen sie es sich. Kleines Programmfenster (800 x 600) Großes Programmfenster (1280 x 1024) Falls Sie einmal mehr Platz auf dem Bildschirm benötigen, blenden Sie das Menüband aus. Klicken Sie dazu rechts außen mit der Maus auf den kleinen, nach oben zeigenden Pfeil. Das Pfeilchen zeigt jetzt nach unten und ein weiterer Klick darauf blendet das Menüband wieder ein. Ein anderer Weg zum selben Ziel: STRG + F1 blendet das Menüband aus / ein.

6 Seite 8 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Tastaturbefehle mit ALT anzeigen War früher alles besser? Als Reminiszenz an längst vergangene DOS-Tage blendet die Taste ALT alle verfügbaren Tastenfolgen ein, mit deren Hilfe Sie Office 2010 ohne Maus bedienen können. Je nach Anzahl der Tastaturbefehle ist das Ganze mal mehr und mal weniger übersichtlich: Notieren Sie sich Tastenfolgen für häufig gebrauchte, aber schwer zu findende Befehle. Schneller kommen Sie in Office 2010 nicht durch das Menüband. Zwei Beispiele: Drücken Sie in Word Alt-I-9 zum schnellen Einfügen einer Grafik, oder in PowerPoint Alt- R-D-A-U, um an die Rastereinstellungen zu kommen. Menüband anpassen Symbolleisten konnten Sie individuell anpassen, dem Menüband können Sie ebenfalls Änderungen angedeihen lassen. Im Kontextmenü des Menübandes finden Sie MENÜBAND ANPASSEN. Auch wenn Sie sich vielleicht über die neue Oberfläche zunächst ärgern werden, geben Sie ihr eine Chance. Vieles ist anders, aber auch einiges logischer. Bedenken Sie auch: Je mehr Sie an IRHEM PC verändern, desto schwieriger werden Sie es haben, sich an einem anderen PC zurechtzufinden.

7 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 9 Die Schnellzugriffsleiste Tastenfolgen sind praktisch, aber manchmal haben Sie die Maus schon fest im Griff und wollen klicken. Über den Registern finden Sie die Schnellzugriffsleiste. Sie enthält per Voreinstellung nur die drei Symbole SPEICHERN, RÜCKGÄNGIG und WIEDERHOLEN, lässt sich aber problemlos erweitern: Ein Klick auf das kleine Dreieck am rechten Rand der Schnellzugriffsleiste öffnet ein Menü mit einer Auswahl an Befehlen. Ein Klick, und das entsprechende Symbol ist in der Schnellzugriffsleiste (z.b. SEITENANSICHT UND DRUCKEN in der folgenden Abbildung). Um ein Symbol aus der Schnellzugriffsleiste zu entfernen, klicken Sie es mit der rechten Maustaste an und wählen AUS SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ENTFERNEN. Eine weitere Möglichkeit zum Einbauen neuer Symbole in die Schnellzugriffsleiste: Klicken Sie das gewünschte Symbol im Menüband mit der rechten Maustaste an und wählen: ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN. Direkt unter dem Befehl ZU SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF HINZUFÜGEN finden Sie SYMBOLLEISTE FÜR DEN SCHNELLZUGRIFF ANPASSEN Ein Klick öffnet ein Dialogfenster, in dem Sie die Möglichkeit haben, Symbole aus diversen Kategorien nach Belieben der Schnellzugriffsleiste hinzuzufügen, aus dieser zu entfernen, oder die Anordnung der Symbole in der Schnellzugriffsleiste zu ändern.

8 Seite 10 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Kontextabhängige Registerkarten Je nach Situation (Kontext) stellen Word & Co. ungefragt zusätzliche Registerkarten zur Verfügung. Wenn Sie zum Beispiel auf ein Bild klicken, erscheinen die BILDTOOLS. Ein Klick in eine Tabelle blendet die TABELLENTOOLS ein. Sobald Sie in den Kopfzeilenmodus wechseln, erscheinen die KOPF- UND FUßZEILEN- TOOLS. Das Register Datei Das Register DATEI befindet sich links vom Start-Register. Es ist der Nachfolger des Office Symbols in Office 2007 bzw. des altehrwürdigen Datei-Menüs in noch älteren Office-Versionen. Das Datei-Register fällt im Vergleich zu den übrigen Registern ein wenig aus der Rolle. Nicht nur farblich, auch inhaltlich. Sobald Sie auf das Register DATEI klicken, sind Dokument und Menüband verschwunden. Informationen In diesem Abschnitt werden verschiedene Informationen angezeigt. Ganz rechts finden Sie die Dateieigenschaften (1), die Sie bei Bedarf durch einfaches Anklicken direkt bearbeiten. Füllen Sie die Dateiei-

9 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 11 genschaften aus. Die Dokumentsuche unter Windows berücksichtigt auch diese Informationen. In der Mitte des Fensters erblicken Sie drei große Schaltflächen: Dokument schützen Mit dieser Funktion (2) schützen Sie ein Dokument vor versehentlichen Änderungen. Die Betonung liegt auf versehentlich, denn der Schutz ist so wirkungsvoll wie ein»bitte-nicht- Stören«-Schild an ein einer unverschlossenen Tür. Klicken Sie Sie auf DOKUMENT SCHÜTZEN. In Excel bzw. PowerPoint heißt dieses Symbol folgerichtig ARBEITSMPAPPE SCHÜTZEN bzw. PRÄSENTATION SCHÜTZEN. Wählen Sie die Variante ALS ABGESCHLOSSEN KENNZEICHNEN. Die beiden folgenden Hinweise bestätigen Sie jeweils mit OK. Neben dem Symbol erscheint nun ein dezenter Hinweis samt einem Stempel-Symbol. Sobald Sie aber wieder zurück ins Register START wechseln, prangt es unübersehbar über dem Türrahmen, wie Sie im untenstehenden Screenshot sehen. Jetzt sind Änderungen an Dokument, Arbeitsmappe oder Präsentation nicht möglich. Aber ein einziger Klick auf TROTZDEM BEARBEITEN entfernt den Schutz.

10 Seite 12 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Auf Probleme überprüfen (3) Wenn Sie ein Office-Dokument an Dritte senden, sollten Sie sicherstellen, dass der Empfänger nur das sieht, was er sehen soll. Kommentare in Dokumenten sind für Kollegen oder den Chef gedacht, aber nicht für Kunden. Ähnlich verhält es sich mit manchen Kopfund Fußzeilen, die, analog zu Kommentaren und Überarbeitungen, erst in der Layout- Ansicht ihr wahres Gesicht zeigen. Ein weiterer Stolperstein ist in Word ist das Format Ausgeblendeter Text: aus den Augen, aus dem Sinn, aber drin im Dokument. Auch in Excel gibt es Kommentare, ausgeblendete Spalten, Zeilen oder Arbeitsblätter. Wer in der Folienansicht von PowerPoint arbeitet, vergisst gerne die Notizen der gleichnamigen Ansicht. Leicht zu übersehen sind auch ausgeblendete Objekte.»Hm «, fragen Sie sich jetzt,» wie soll ich all diese Geheimniskrämerei in den Griff bekommen?«mit der Schaltfläche AUF PROBLE- ME ÜBERPRÜFEN können Sie das DOKUMENT PRÜFEN. Legen Sie die zu prüfenden Elemente fest. Im Zweifelsfall lassen Sie das Programm ruhig nach allem suchen. Ein rotes Ausrufezeichen markiert einen Fund. Dokumenteigenschaften und persönliche Informationen sind in der Regel die ersten blinden Passagiere, die über Bord gehen. Per Mausklick entfernen Sie alle unerwünschten Elemente. Achtung! Weg ist weg. Was Sie jetzt entfernen, verschwindet in den ewigen Jagdgründen der Computerwelt. In vielen Fällen ist das Versenden des Dokumentes als PDF eine hilfreiche Alternative zur Dokumentprüfung. Einige der oben genannten Daten und Informationen überleben zwar den Umwandlungsprozess aber der Großteil löst sich in Nichts auf. Versionen verwalten (4) Schon immer legten Office Programme bei der Arbeit temporäre Dateien an. Aber erst seit wenigen Jahren können die Programme diese temporären Dateien auch lesen und damit nach einem Absturz so manches Dokument retten. Neu ist, dass diese temporären Dateien jetzt mehrfach bereitgestellt und im Register DATEI bei INFORMATIONEN aufgeführt werden. Sie brauchen nur auszuwählen.

11 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 13 Word speichert sogar ungespeicherte Dokumente ungefragt für vier Tage. Ein Klick auf VERSIONEN VER- WALTEN zeigt bei NICHT GESPEICHERTE DOKUMENTE WIEDERHERSTELLEN die Liste der verfügbaren»notspeicherungen«. Kompatibilität Wie Sie etwas weiter unten lesen werden: Office 2010 hat ein vollkommen neues Dateiformat. Und ein großes Angebot an neuen Funktionen. Es wird Probleme geben, wenn Sie mit älteren Office-Versionen zusammenarbeiten. Um den Schrecken zu mindern, gibt es bei AUF PROBLEME ÜBERPRÜFEN auch die Funktion KOMPATIBILITÄT PRÜFEN. Hier erhalten Sie präzise Hinweise auf die Funktionalitätsverluste, wenn Sie das entsprechende Dokument in einem älteren Format speichern. Erwarten Sie sich von der Kompatibilitätsprüfung nicht zu viel. Wenn sie Probleme erkennt, bietet sie keine Lösung dafür an, was man ihr nicht übel nehmen kann, weil es meistens keine Lösung gibt. Neue Dateiformate Alle Anwendungen haben mit Office 2007 ein neues Dateiformat bekommen. Dieses wurde mit Office 2010 noch etwas überarbeitet, ist aber mit 2007 kompatibel. Sie unterscheiden jetzt leicht zwischen Dateien ohne und mit (potenziell gefährlichen) Markos: Dokumente die Makros enthalten können, enden mit M, Dokumente, die niemals Makros enthalten, enden mit X. Die Formate von Office 97 bis 2003 lassen sich aber öffnen und auch speichern. Für technisch Interessierte: Das neue Format heißt offiziell»office Open XML«und basiert auf gezippten XML-Dateien. Für die technisch weniger Interessierten ist nur wichtig zu wissen, dass das neue Format kleinere Dateien erzeugt, die auch nicht so leicht kaputt gehen. Für Nutzer älterer Office-Versionen gibt es das»office Compatibility Pack«zum Download. Damit öffnen und bearbeiten Sie (ab Office-Version 2000) Dateien im Office 2007 und Format. Theoretisch. Oft jedoch scheitert ein altes Office trotz installiertem Compatibility Pack schon daran, das neue Dokument zu öffnen. Bearbeiten Sie komplexere Dokumente im neuen Format niemals mit einer alten Office-Versioin! Auch wenn es auf den ersten Blick zu funktionieren scheint, irgendwann warten Kummer und Gram auf Sie. Die vergangene Office-Welt (bis Version 2003) ist nicht mehr zufriedenstellend kompatibel.

12 Seite 14 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Einige (ausgewählte) neue Dateiendungen Word Excel PowerPoint Dokument Dokument mit Makros Vorlage Vorlage mit Makros Arbeitsmappe Arbeitsmappe mit Makros Vorlage Vorlage mit Makros Add-In mit Makros Präsentation Präsentation mit Makros Vorlage Vorlage mit Makros Add-In mit Makros Bildschirmpräsentation Bildschirmpräsentation mit Makros Folie Folie mit Makros.DOCX.DOCM.DOTX.DOTM.XLSX.XLSM.XLTX.XLTM XLAM.PPTX.PPTM.POTX.POTM.PPAM.PPSX.PPSM.SLDX.SLDM Kompatibilitätsmodus Dieses unaussprechliche Wort taucht in der Titelzeile des Programms neben dem Dokumentnamen auf, sobald Sie eine Datei in einem älteren Format öffnen. Office 2010 versucht nun, sich möglichst wie ein altes Office zu benehmen. Funktionen, die in früheren Versionen noch nicht existierten, sind dann ausgegraut. Wollen Sie alle Funktionen der neuen Version verfügbar haben, speichern Sie das Dokument im neuen Format.

13 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 15 Speichern, Öffnen und Schließen Im Datei-Register finden Sie links oben die Befehls-Klassiker DATEI SPEICHERN, SPEICHERN UNTER, ÖFFNEN und SCHLIEßEN und dürfen sich anschließend über die vertrauten Dialogfenster freuen. Zuletzt verwendet Eng mit dem Öffnen verwandt ist das Wiederöffnen eines kürzlich bearbeiteten Dokuments. Früher gab es zwar im Dateimenü auch schon eine Liste der zuletzt verwendeten (maximal 9) Dokumente. Office 2010 merkt sich bis zu 50 Dokumente und Speicherorte. Wenn Sie ein bestimmtes Dokument bzw. einen Ordner länger in der sich ständig aktualisierenden Liste behalten wollen, klicken Sie auf die graue Nadel rechts vom Datei- bzw. Ordnernamen. Dokument und Ordner werden jetzt festgepinnt. Festgepinnte Objekte wandern in der Liste nach oben und die Nadel färbt sich blau (1). Zu guter Letzt können Sie mit dem Häkchen (2) am unteren Fensterrand bis zu 20 Dokumente direkt im Register DATEI erscheinen lassen (3), um sich so auch noch den Klick auf ZULETZT VERWENDET zu sparen. Löschen Sie bei Bedarf beide Listen mit einem Rechtsklick mitten in die Liste und dem Befehl GELÖSTE DOKUMENTE / ORTE ENTFERNEN. Wenn Sie Windows 7 verwenden, bieten sich für solche Zwecke auch die Sprunglisten an. Ein Rechtsklick auf das Programm-Icon in der Taskleiste bringt Sie weiter. Rechts unten (4) sehen Sie noch einmal NICHT GESPEICHERTE DOKUMENTE WIEDERHERSTELLEN, dieselbe Funktion wie im Abschnitt INFORMATIONEN.

14 Seite 16 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Speichern und Senden In diesem Abschnitt des Registers DATEI können Sie das aktuelle Dokument per versenden (1). Und zwar ausschließlich als Anhang! Entweder im aktuellen Dateiformat oder als PDF (2). Auch das direkte Speichern als PDF ist hier möglich (3). Die Microsoft-Variante von PDF heißt XPS und bringt außer keinen Vorteilen nur den Nachteil, dass es nicht sehr verbreitet ist, was daran liegen kann, dass man XPS Dateien nur mit einem neueren Windows lesen kann. Je nach Programm haben Sie hier noch mehr Auswahl. In PowerPoint zum Beispiel brennen Sie die aktuelle Präsentation gleich auf eine CD oder speichern sie als Video, Neues Dokument Etwas unscheinbar in der Mitte der Liste sehen Sie den Eintrag NEU (4). Ein Klick darauf, und der rechte Bereich des Registers füllt sich mich faustgroßen Symbolen, die für verschiedene Arten von Dokumenten und Vorlagen stehen. Tipp: Nach einem Klick auf MEINE VORLAGEN öffnet sich das gute alte Dialogfenster mit den Dokumentvorlagen, die in Ihren Vorlagenverzeichnissen gespeichert sind. Die Programm-Optionen Im Register DATEI finden Sie auch den Eintrag OPTIONEN (5). Empfehlungen für bestimmte Einstellungen geben wir bei jeder Anwendung im Kapitel»Blick unter die Motorhaube«.

15 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 17 Drucken Der Druckdialog im Register DATEI sieht dem kleinen Fensterchen von früher nicht mehr sehr ähnlich. Rechts ist die Seitenvorschau (1) integriert, in der die aktuell gewählten Druckeinstellungen auch gleich anzeigt werden. Mit dem Zoomregler (2) stellen Sie bei Bedarf mehrere Seiten dar oder nehmen einen Ausschnitt genauer unter die Lupe. Links neben der Vorschau sehen Sie eine Spalte mit Druckoptionen (3). Die Auswahlmöglichkeiten hängen vom aktuell gewählten Drucker ab. Wenn Ihr Drucker zum Beispiel beidseitiges Drucken oder Farbe unterstützt, sehen Sie auch die entsprechenden Optionen. Natürlich bietet auch jedes Programm spezifische Druck-Funktionen. So entscheiden Sie in PowerPoint, ob Sie die Folien, oder lieber Handzettel drucken wollen, in Excel skalieren Sie die Tabelle so, dass sie genau auf eine bestimmte Blattanzahl passt. Und wie gesagt: Die Vorschau zeigt die jeweils gewählten Einstellungen sofort an. Tipp: Um schneller zum Druckdialog zu gelangen, integrieren Sie das Symbol SEITENANSICHT UND DRUCKEN in die Schnellzugriffsleiste (siehe Seite 9). Mit einem Klick auf ein beliebiges Register oder dem Drücken der ESCAPE-TASTE gelangen Sie vom Datei- Register zurück ins Dokument.

16 Seite 18 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Die Statusleiste Ansichtssymbole und Zoom-Leiste Die Ansichts-Symbole sind rechts unten im Programmfenster zu finden. Ein Klick und das Programm wechselt zur gewünschten Ansicht. Rechts neben den Ansichts-Symbolen ist die Zoom-Leiste. Den Schieberegler zwischen dem Plus- und dem Minus-Zeichen verschieben Sie mit gedrückter linker Maustaste. Ein Klick auf das Plus- oder Minus-Zeichen vergrößert bzw. verkleinert den Zoomfaktor um jeweils 10%. Ein Klick auf die jeweils aktuelle %-Zahl öffnet ein Dialogfenster mit zusätzlichen Optionen. Wenn Sie eine Maus mit einem»scroll-rad«verwenden, zoomen Sie mit gedrückter STRG-Taste durch Drehen des Rades. Statusleiste anpassen Ein Klick mit der rechten Maustaste in die Statusleiste öffnet ein Menü mit einer Liste von Funktionen, die Sie nach Belieben in die Statusleiste integrieren bzw. entfernen. Designs Designs sollen Dokumente, Tabellen oder Präsentationen verschönern. Sie bestehen aus Schriftarten, Farben und Effekten. So wie Sie sich Hemd oder Bluse überstreifen, weisen Sie dem Dokument, der Tabelle oder der Präsentation mit einem Klick ein Design zu. Die Designs sind programmübergreifend und sorgen somit für ein einheitliches Erscheinungsbild: Brief, Kalkulation und Folien sind aus einem Guss. Soweit die Theorie. In der Praxis endet der Geltungsbereich der Designs dort, wo das Corporate Design des Unternehmens beginnt. Im Privatbereich dagegen dürfen Sie aus dem Vollen schöpfen. In Word und Excel befinden sich die Designs als Symbolgruppe im Register SEITENLAYOUT, in PowerPoint logieren Sie besser sichtbar im Register ENTWURF.

17 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Seite 19 SmartArts SmartArts sind Schaubilder, z.b. Organisationsdiagramme, Zyklen oder Listen. Zum Erstellen klicken Sie auf das Symbol SMARTART. Smarttags Smarttags (1) schwirren seit Office XP durch die Programme. Es sind kleine Symbole, die unaufgefordert mitten im Dokument erscheinen und ihre Dienste anbieten. Es gibt u.a. Smarttags für: Einfüge-Optionen (mit welchem Format wird aus der Zwischenablage eingefügt) Autokorrektur-Optionen ( soll :-) zu werden und dei zu die - oder lieber nicht) AutoAusfüll-Optionen (um Listen und Reihen in Excel schnell zu erzeugen) Automatisches Anpassen (der Schriftgröße in PowerPoint) Obwohl es verschiedene Smarttags gibt, funktionieren sie alle nach dem gleichen Prinzip: Sie erlauben es, eine eben erfolgte Aktion nachträglich zu verändern bzw. zu variieren. Wenn Sie z.b. Text aus der Zwischenablage einfügen, erscheint das Einfüge-Smarttag mit den EINFÜGEOPTIONEN. Mit einem Klick auf das Symbol (1) öffnen Sie den 1 Smarttag-Dialog (2), in dem Sie - je nach Smarttag, Programm und Situation - eine Reihe von verschiedenen Optionen zur Auswahl vorfinden. In diesem 2 Beispiel sehen Sie die Symbole nach dem Einfügen von Text. Wenn Sie nur nackten Text (ohne Format) möchten, wählen Sie das rechte Symbol NUR DEN TEXT ÜBERNEHMEN. Wenn Sie Smarttags ignorieren und einfach weiter arbeiten, verschwinden sie wieder.

18 Seite 20 Umstieg auf Office Gemeinsame Funktionen Screenshot (Bildschirmfoto) Office 2010 hat im Register EINFÜGEN auch eine Funktion zur Erstellung von Screenshots bekommen. Sie haben die Wahl zwischen den momentan vorhandenen Fenstern und einem frei wählbaren Ausschnitt. Genauer gesagt und jetzt wird es kompliziert einem Ausschnitt desjenigen Fensters, das zuletzt im Vordergrund war. Wenn Sie also in Word einen Ausschnitt eines Excel-Fensters einfügen wollen, gehen Sie so vor: Wechseln Sie zu Excel. Wechseln Sie zurück zu Word. Klicken Sie im Register EINFÜGEN auf SCREENSHOT und wählen Sie BILDSCHIRMAUSSCHNITT. Das Wordfenster verschwindet und Excel taucht wieder auf. Markieren Sie den gewünschten Ausschnitt und Word springt wieder in den Vordergrund und fügt den Excel-Ausschnitt an der Position der Schreibmarke ein. Es gibt wahrlich komfortablere Programme für Screenshots. Wenn Sie Windows Vista oder Windows 7 einsetzen lohnt sich ein Blick auf das dort vorhandene Snipping Tool. Wenn Sie viel mit Bildschirmfotos zu tun haben, sollten Sie sich eine speziell dafür entwickelte Software anschaffen. Wir von SoGeht s haben sehr gute Erfahrungen mit dem Programm SnagIt des Softwareherstellers TechSmith gemacht und die Software auch für die Erstellung dieser Unterlage eingesetzt. Unter der Motorhaube: Technische Voraussetzungen für Office 2010 Office 2010 lässt sich ab Windows XP mit Service Pack 3 installieren. Neu ist: Es gibt auch eine 64-Bit- Version, die sich auf die 64-Bit-Versionen von Windows Vista und Windows 7 installieren lässt. Ei, und was hat es mit 64-Bit auf sich? Die im Augenblick noch»normalen«versionen von Windows basieren auf 32-Bit-Technologie. Das bedeutet unter anderem, dass Sie maximal (knapp) 4 GB Arbeitsspeicher verwenden können. Haben Sie mehrere Programme gleichzeitig geöffnet und arbeiten Sie mit großen Dokumenten, kann Arbeitsspeicher auch bei 4 GB schnell knapp werden. Die Lösung ist ein 64-Bit- Windows, welches 128 GB oder mehr Arbeitsspeicher verwalten kann. Auf einem 64-Bit-Windows können Sie problemlos 32-Bit-Programme installieren. Ausreichend Arbeitsspeicher vorausgesetzt, kann jedes(!) 32 Bit-Programm bis zu 2 GB bekommen. Ein 64-Bit-Programm kann analog zur Windows-Version sehr viel mehr Arbeitsspeicher belegen. Die 64-Bit-Version von Office 2010 kann die normalen 32-Bit-Add-ins nicht verarbeiten. Das bedeutet, dass fast alle vorhandenen Zusatzprogramme für Office nicht mehr laufen werden. Installieren Sie das 64-Bit-Office also nur, wenn Sie sehr oft mit Dokumenten zu tun haben, die nahe an die 2 GB (Gigabyte!) Grenze herankommen. Excel 2010 mit seinen jetzt 17 Millionen Zellen pro Arbeitsblatt könnte bei entsprechender Tabellennutzung ein Kandidat dafür sein. Falls Sie mit einem Exchange Server arbeiten, muss es mindestens Exchange 2003 sein, mit älteren Versionen arbeitet Outlook 2010 nicht mehr zusammen.

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