Vorwort. Wie ist dieses Buch aufgebaut? XVII. XVII Wie ist dieses Buch aufgebaut? XVIII Was ist neu in Outlook 2003?

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1 XVII Wie ist dieses Buch aufgebaut? XVIII Was ist neu in Outlook 2003? Wie ist dieses Buch aufgebaut? Microsoft Outlook ist ein Allround-Genie, das auf Ihrem Desktop-Computer und mobilen Geräten den Versand und Empfang von , die Verwaltung von Kontaktdaten, Terminen und Aufgaben und die Zusammenarbeit in der Gruppe vereinigt. Der Teil A dieses Buches veranschaulicht die wichtigsten Bedienelemente und -konzepte von Outlook. In Teil B erfahren Sie, wie Sie mit Outlook per kommunizieren. Dabei spielt es keine Rolle, ob Sie Outlook über ein privates Internetkonto oder über Exchange Server nutzen, denn in Outlook gibt es keine getrennten Internet- und Exchange-Modi mehr. Der Teil C widmet sich der Kontaktverwaltung und -pflege mit Outlook. In Teil D erfahren Sie alles über erfolgreiches Terminmanagement und in Teil E werden Hilfsmittel wie das Journal, Notizen und Formulare beschrieben. Den Abschluss bildet eine Beschreibung der Teamarbeit mit SharePoint TeamServices. Teil F widmet sich der Installation von Outlook und von Zusatzkomponenten, der Einrichtung von -Konten, der Anpassung von Outlook und der Bearbeitung der Outlook-Optionen. Einige Besonderheiten wie z.b. das globale Adressbuch oder öffentliche Ordner stehen nur für Exchange-Konten zur Verfügung, d.h. wenn Outlook als Exchange- Client eingesetzt wird. Entsprechende Beschreibungen werden im Buch speziell gekennzeichnet. Um Ihnen die Arbeit mit dem Buch zu erleichtern, finden Sie in der Marginalspalte die nachfolgenden Begriffe: NEU SEIT OUTLOOK 2002 NEU IN HINWEIS Diese Funktion gibt es bereits seit Outlook Sie ist jedoch neu für Umsteiger von Outlook 2000 und Outlook 98. Diese Funktion steht erst mit der Einführung von Outlook 2003 zur Verfügung. Diese Funktion stand bereits in früheren Versionen zur Verfügung, wurde in Outlook 2003 jedoch nennenswert verbessert. Hier erfahren Sie weiterführende Aspekte zum Thema. XVII

2 Hier finden Sie Tipps und Tricks, die Ihnen den Umgang mit Outlook erleichtern. Die so gekennzeichneten Hinweise sollten Sie unbedingt beachten, um Gefahren zu umgehen und»katastrophen«zu vermeiden. In diesem Abschnitt finden Sie die Beschreibung von Funktionen, die speziell für Exchange-Clients zur Verfügung stehen. TIPP WICHTIG EXCHANGE Was ist neu in Outlook 2003? Outlook bietet in der neuen Version zahlreiche neue Funktionen, die Ihnen die Arbeit erleichtern und die Bedienung vereinfachen. Außerdem wurden verschiedene bereits vorhandene Funktionen grundlegend verbessert. In der folgenden Auflistung sind Verbesserungen mit einem entsprechenden Hinweis in der Marginalspalte gekennzeichnet. Bedienung allgemein Die auffälligste Veränderung bei Outlook 2003 ist die neue Benutzeroberfläche, die Ihnen die Arbeit erheblich erleichtert. Der Navigationsbereich Der neue Navigationsbereich am linken Rand des Programmfensters bietet Ihnen die Möglichkeit, rasch zwischen den verschiedenen Outlook-Ordnern zu wechseln und bei Bedarf auch die Ansicht zu wechseln. Bei Bedarf können Sie außerdem neue Verknüpfungen in den Navigationsbereich aufnehmen. Mehr zum Navigationsbereich erfahren Sie in : Kapitel 1. Das Menü Wechseln zu Das Menü Wechseln zu ist nun direkt in der Menüleiste enthalten und bietet Ihnen die Möglichkeit, schnell zwischen dem Kalender, den Kontakten, den Aufgaben und zu wechseln. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 1. Der Lesebereich Alle -Ordner, also z.b. die Ordner Posteingang, Postausgang, Gesendete Objekte und auch der Ordner Gelöschte Objekte sind mit dem neuen Lesebereich ausgestattet, der sich am rechten Rand des Programmfensters befindet. Wenn Sie ein Element in einem -Ordner anklicken, wird sein Inhalt im Lesebereich angezeigt. Dadurch, dass sich der Lesebereich nun am rechten Rand befindet, kann er wesentlich mehr Inhalte anzeigen. Sie brauchen Ihre s also nicht mehr zu öffnen, um sie komplett lesen zu können. Mehr zum Lesebereich erfahren Sie in den : Kapiteln 1, 2 und 4. Neues Format für Datendateien In Outlook 2003 wurde ein neues Dateiformat für Datendateien eingeführt, das nicht abwärtskompatibel mit früheren Outlook-Versionen ist. Das Dateiformat zeichnet sich durch eine größere Speicherkapazität und die Unterstützung von Unicode-Daten aus. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 17. XVIII

3 Der Recherche-Aufgabenbereich Wie die anderen Office-Produkte ist auch Outlook 2003 mit dem Aufgabenbereich Recherchieren ausgestattet, über den Sie in verschiedenen Online-Nachschlagewerken und Recherche-Websites nach der Bedeutung von Begriffen suchen und Hintergrundinformationen zu Begriffen abrufen können. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 3. Auch im Bereich hat sich einiges getan, was Ihnen die Arbeit mit Outlook erheblich erleichtert. Bequemer Wechsel der Anordnung Sie können alle -Ordner nach 13 vordefinierten Kriterien anordnen, ohne selbst Ansichten definieren zu müssen. Klicken Sie dazu auf die Spaltenüberschrift Angeordnet nach und wählen Sie die gewünschte Anordnung aus. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Anordnung nach Unterhaltung Erhalten Sie häufig viele -Nachrichten zu einem Thema, die Sie oder auch Ihre Kollegen beantworten können, wird sich die neue Anordnung Nach Unterhaltung sehr nützlich für Sie erweisen. In dieser Ansicht werden alle - Nachrichten zu einem bestimmten Thema zusammengefasst, also auch - Nachrichten, die Sie zu einem Thema von Kollegen in Kopie erhalten. So behalten Sie immer den Überblick, was zu einer Unterhaltung bereits veranlasst wurde. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in : Kapitel 4. Junk- -Filter Da die Belästigung durch unerwünschte Werbe- s immer mehr zunimmt, enthält Outlook in der neuen Version einen erblich verbesserten Schutz vor so genannter Junk- . Die Funktion ist zwar im Prinzip gleich geblieben, es werden jedoch wesentlich mehr s als Junk- identifiziert und in den Ordner Junk- verschoben, ohne dass Sie sich weiter darum kümmern müssen. Sie können außerdem ganz leicht weitere Absender zur Liste der Absender hinzufügen, deren Nachrichten als Junk- interpretiert werden und Absender, deren Nachrichten nie als Junk- interpretiert werden sollen, als vertrauenswürdige Absender einstufen. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Direktkennzeichnung Outlook bietet Ihnen in der neuen Version die Möglichkeit, Nachrichten in Ihrem Posteingang per Mausklick zur Nachverfolgung zu kennzeichnen. Ihnen stehen dabei alle Optionen der Nachverfolgungskennzeichnung zur Verfügung. Außerdem können Sie bei der Direktkennzeichnung Farben für unterschiedliche Zwecke vergeben. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. XIX

4 Suchordner Wenn Sie in Outlook 2003 bestimmte s zusammenfassen wollen, brauchen Sie keine neue Ansicht zu erstellen und auch keine Suche durchzuführen. Es genügt, wenn Sie einen Suchordner definieren, in dem Verknüpfungen zu den -Nachrichten abgelegt werden, die das Suchkriterium des Suchordners erfüllen. Einige Suchordner sind bereits vordefiniert, wie z.b. der Suchordner Große Nachrichten, in dem Kopien aller s gespeichert werden, die einen Dateianhang haben, oder der Suchordner Ungelesene Nachrichten, in dem Kopien aller -Nachrichten gespeichert werden, die Sie noch nicht gelesen haben. Mehr zu Suchordnern erfahren Sie in : Kapitel 4. Desktopbenachrichtigungen Treffen neue s in Ihrem Standardordner ein, öffnet sich eine so genannte Desktopbenachrichtigung in der rechten unteren Ecke von Windows oberhalb vom Outlook-Symbol. Diese enthält den Absender und den Betreff der . Nach wenigen Sekunden blendet sich die Desktopbenachrichtigung wieder aus. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Regeln zur Verwaltung von -Nachrichten Regeln zur Verwaltung von -Nachrichten gibt es schon länger. In der neuen Version von Outlook haben Sie jedoch die Möglichkeit, Nachrichten von bestimmten Personen an Ihr mobiles Gerät zu senden oder mit einer bestimmten Farbe zu kennzeichnen. Der Regel-Assistent ist inzwischen außerdem erheblich übersichtlicher gestaltet. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in : Kapitel 5. Datenschutz Der Tatsache, dass die Angriffe auf Computer über das Internet zunehmen, wurde auch in Outlook Rechnung getragen. Um Ihre Privatsphäre zu schützen, werden beispielsweise Bilder, die in HTML-Nachrichten integriert sind, nicht mehr automatisch heruntergeladen, da der Versender darüber Ihre -Adresse und andere Kontaktdaten ermitteln kann. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Berechtigungen einschränken Outlook bietet Ihnen in der neuen Version die Möglichkeit, die Berechtigungen für -Nachrichten einzuschränken, sofern Sie den Client für die Windows- Rechteverwaltung auf Ihrem Computer installiert und ein.net Passport-Konto eingerichtet haben. Sie können so beispielsweise festlegen, dass Ihre - Nachricht vom Empfänger nicht weitergeleitet werden darf, oder dass sie nicht gedruckt, kopiert oder verändert werden darf. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 6. XX

5 AutoVervollständigen bei der Eingabe von Empfängernamen Wenn Sie eine -Nachricht an einen Empfänger senden wollen, dem Sie bereits ein Mal eine -Nachricht geschickt haben, brauchen Sie nur den ersten Buchstaben des Empfängernamens einzutippen, schon wird Ihnen der komplette Name inklusive -Adresse über die Funktion AutoVervollständigen angeboten. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Erweitern von Verteilerlisten Erstellen Sie eine neue -Nachricht an eine Verteilerliste und erinnern Sie sich nicht mehr daran, welche Kontakte in der Liste enthalten sind, oder wollen Sie Kontakte aus der Liste entfernen oder hinzufügen, brauchen Sie die Verteilerliste im Feld An nur zu erweitern. Sie wird dann durch die -Adressen der Kontakte ersetzt, aus der die Verteilerliste besteht, und Sie können die Liste daraufhin bearbeiten. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 6. Word als -Editor Arbeiten Sie mit Word als -Editor, werden Sie feststellen, dass die Symbolleisten Standard und Format nun durch die Symbolleiste ersetzt wurden, die alle Funktionen zum Versand und Empfang von und die wichtigsten Funktionen zur Formatierung von -Nachrichten enthält. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Eine Signatur für jedes Konto Outlook bietet Ihnen in der neuen Version die Möglichkeit, für jedes Konto eine Standardsignatur festzulegen, die jedes Mal eingefügt wird, wenn Sie eine neue Nachricht über das Konto versenden. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 7. Unicode-Unterstützung Outlook unterstützt nun den Unicode-Standard und kann dadurch Text in allen Sprachen anzeigen, die vom Betriebssystem unterstützt werden. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 4. Kontakte Auch bei den Kontakten gibt es einige wenige Verbesserungen. Das Adressbuch Das Dialogfeld Namen auswählen, das dem Adressbuch von Outlook entspricht, wurde in der neuen Version erweitert. Sie können nun beispielsweise Faxnummern und -Adressen eines Kontakts leichter unterscheiden. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 9. Kontaktbild hinzufügen Das Kontaktformular ist in Outlook 2003 mit der Funktion Kontaktbild hinzufügen ausgestattet, über die Sie zu jedem Kontakt bequem ein Bild hinzufügen können. Mit Bild ist es häufig leichter, sich an einem bestimmten Kontakt zu erinnern. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 8. XXI

6 Kalender Mehrere Kalender nebeneinander In Outlook 2003 können Sie nun mehrere Kalender nebeneinander anzeigen, was sehr nützlich ist, wenn Sie nicht alle Termine in einem Kalender speichern wollen. Mehr zu diesem Thema erfahren Sie in : Kapitel 10. Exchange Server Die wichtigste Änderung im Bereich Exchange Server ist die Integration von SharePoint Services, die es Ihnen ermöglicht, Besprechungsarbeitsbereiche einzurichten, Arbeitsbereiche freizugeben und Anlagen in freigegebenen Arbeitsbereichen zur gemeinsamen Nutzung abzulegen. Besprechungsarbeitsbereiche Arbeiten Sie mit Exchange Server und SharePoint Services, können Sie für eine Besprechung einen Besprechungsarbeitsbereich einrichten, zu dem Sie alle Besprechungsteilnehmer als Mitglieder hinzufügen. Im Besprechungsarbeitsbereich legen Sie dann alle Dokumente, Aufgaben und Kalender ab, die im Zusammenhang mit der Besprechung von Bedeutung sind. Sie brauchen nicht das gesamte Material per zu versenden, sondern die Besprechungsteilnehmer können selbst alles aus dem Besprechungsarbeitsbereich abrufen. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 15. Freigegebene Anlagen Arbeiten Sie mit Exchange Server und SharePoint Services, können Sie Anlagen als freigegebene Anlagen versenden. Die Anlagen werden dabei in einer Dokumentarbeitsbereichs-Website abgelegt, die extra zu diesem Zweck neu eingerichtet wird und können von allen Anlagenempfängern abgerufen werden. Die Nachrichtenempfänger erhalten die Anlage außerdem per in Kopie und können die Anlage auf ihrem Computer speichern oder die Änderungen in die Anlage übernehmen, die in der Dokkumentarbeitsbereichs-Website gespeichert wurde. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 7 und in : Kapitel 15. Freigegebene Informationen Arbeiten Sie mit Exchange Server und SharePoint Services, können Sie nicht nur Anlagen, sondern auch Kontakte, Kalender, Aufgaben und Notizen in der Dokumentarbeitsbereichs-Website zur gemeinsamen Nutzung ablegen. Mehr hierzu finden Sie im : Kapitel 15. Lokales Exchange-Postfach Wenn Sie ein Exchange Server-Konto einrichten, haben Sie die Möglichkeit, eine lokale Kopie des Postfachs auf Ihrem Computer zu speichern. Jedes Mal, wenn eine Verbindung zu Exchange Server besteht, nimmt Outlook dann automatisch eine Aktualisierung vor. Sie brauchen nicht mehr aufwändig on- oder offline zu gehen und Ihre Ordner zu synchronisieren. Mehr hierzu erfahren Sie in : Kapitel 17. XXII

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