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Transkript

1 Outlook Exchange

2 1. Allgemeines & Neues Aufgaben von Outlook Programmbezeichnungen Änderungen Hilfe-Funktionen Dynamische Menüführung Ansichten Adresszeile Autokorrektur Erinnerungen Ordnerstruktur Versand Nachrichtenformat Namenseingabe des Empfängers Signatur Zurückrufen oder Ersetzen einer gesendeten Nachricht Zustellungszeit Gültigkeit Zugriff auf anderes Postfach mittels Ordnerleiste Postfach aufräumen Archivierung Archivierungsmöglichkeiten Persönlicher Ordner Adressbuch Kontakte Globale Adressliste Kontakte Verteilerlisten Abwesenheitsassistent Regelassistent Outlook 2002 Seite 2 Philipp Mehrl

3 5. Vertreter in Outlook Vertreter hinzufügen Kalender Besprechungsanfrage Termin Besprechungsanfrage Terminplanung Termin / Besprechung Beschriftung Gruppenterminpläne Aufgaben Suche von speziellen Informationen Einfache Suche Erweiterte Suche Tipps und Tricks Aktuelle Tipps Outlook 2002 Seite 3 Philipp Mehrl

4 1. Allgemeines & Neues 1.1. Aufgaben von Outlook 2002 Microsoft Outlook 2002 ist wie auch schon seine Vorgänger ein so genanntes "Personal-Information-Manager-Programm". Sie können damit nicht nur s versenden, sondern auch Kontakte, Termine und Aufgaben organisieren und verwalten und sogar auf das Internet zugreifen. Alle diese Funktionen werden sehr übersichtlich über ein Fenster gesteuert. Outlook 2002 Grundansicht Outlook 2002 Seite 4 Philipp Mehrl

5 1.2. Programmbezeichnungen Änderungen Im Vergleich mit Outlook 98 gibt es zahlreiche Neuerungen. So wurden zb einige Ordnernamen verändert: Outlook 98 Outlook 2002 Eingangspost Posteingang Ausgangspost Postausgang Abgesandte Elemente Gesendete Objekte 1.3. Hilfe-Funktionen Wie schon unter Outlook 98 gibt es natürlich auch unter Outlook 2002 zahlreiche Hilfe- Funktionen. So zb die Outlook-Hilfe oder den Assistenten. Weiters gibt es in den einzelnen Abteilungen einen eigenen Mail-Coach, der Fragen beantworten bzw. Ihnen im Umgang mit Outlook 2002 behilflich sein kann. Die EDV-Störungsstelle ist unter 2999 zu erreichen Dynamische Menüführung Die Inhalte der Menüs sind im Wesentlichen gleich geblieben. Bei der Bedienung tritt eine Neuerung sehr stark hervor. Es werden nicht mehr alle Befehle angezeigt. Die Menüs werden dynamisch erstellt, das heißt, dass nur die wichtigsten Befehle sichtbar sind. Die restlichen Punkte werden erst dann angezeigt, wenn Sie auf den entsprechenden Doppelpfeil klicken. Outlook 2002 Seite 5 Philipp Mehrl

6 Dynamische Menüs unter Outlook Ansichten Sie können unter Outlook 2002 grundsätzlich zwischen zwei Darstellungsvarianten wählen. Einerseits gibt es die grafische "Outlook-Leiste", andererseits die Windows-typische "Ordner-Liste". Gesteuert werden die Ansichten über den Menüpunkt "Ansicht". Outlook 2002 Seite 6 Philipp Mehrl

7 Im Menü "Ansicht" sind noch zwei weitere interessante Einträge enthalten das Vorschaufenster und die Autovorschau. Wenn das Vorschaufenster aktiviert ist können Sie im Posteingang schnell - Nachrichten einsehen, ohne diese öffnen zu müssen. Die Vorschaufenster-Ansicht steht sowohl für Kalendereinträge als auch für -Nachrichten zur Verfügung. Sie sollten das Vorschaufenster aus mehreren Gründen deaktivieren. Meist kommt es dazu, dass ein durch die Anzeige im Vorschaufenster nach kurzer Zeit automatisch als gelesen markiert wird. Außerdem gibt es Viren, die sich alleine durch die Vorschau im Vorschaufenster aktivieren können. Es ist also nicht mehr erforderlich den Anhang anzuklicken um den Computer zu infizieren. Alternativ zum Vorschaufenster kann man die Autovorschau aktivieren. Zu jedem ungelesenen werden maximal drei Zeilen des Mailtextes in blau angezeigt. Mails werden nicht als gelesen gekennzeichnet, wenn Sie sie nur über die Autovorschau lesen Adresszeile Outlook 2002 bietet Ihnen die Möglichkeit Internetseiten zu öffnen, ohne dass das - Programm verlassen werden muss. Sie können direkt in eine spezielle Adresszeile die Internetadresse eingeben und die entsprechende Seite öffnen. Adresszeile 1.7. Autokorrektur Mit Outlook 2002 wird die Funktion "Auto Korrektur" unterstützt. Diese Funktion ist bereits aktiviert, kann aber über das Menü "Extras" "Optionen" Registerkarte "Rechtschreibung" deaktiviert bzw. geändert werden. Hier finden Sie auch den Button "AutoKorrekturoptionen". Dort können Sie spezielle Änderungen an der Autokorrektur vornehmen. Outlook 2002 Seite 7 Philipp Mehrl

8 1.8. Erinnerungen Die Erinnerungsfunktion ist bereits aus Outlook 98 bekannt. Unter Outlook 2002 werden allerdings alle fälligen Erinnerungen in einem Fenster angezeigt und nicht mehr jede Erinnerung in einem eigenen. In diesem einen Fenster können dann die Erinnerungen einzeln oder gesamt bearbeitet werden Ordnerstruktur Um s übersichtlich abspeichern zu können ist es sehr praktisch, wenn Sie sich direkt in Ihrem Postfach verschiedene Unterordner anlegen. So können Sie zb von bestimmten Personen immer im selben Ordner abspeichern Einteilung zb in "privat" oder "geschäftlich". Einfach direkt am Ordner "Outlook Heute" mittels rechtem Mausklick und dem Punkt "Neuer Ordner" aus dem Kontextmenü einen Unterordner anlegen Versand Im Allgemeinen funktioniert der -Versand mit Outlook 2002 gleich wie schon unter Outlook 98. Am Einfachsten über die Schaltfläche "Neue -Nachricht". Neue -Nachricht verfassen Das Erfassen der Nachricht selbst erfolgt standardmäßig mit dem Format "Nur Text", welches auch beibehalten werden sollte. Es ist aber möglich diese Funktion zu ändern Nachrichtenformat Das Nachrichtenformat kann im Menü "Extras" "Optionen" Registerkarte " - Format" generell für alle s als Standard eingestellt werden. Outlook 2002 Seite 8 Philipp Mehrl

9 Das Format kann aber auch einzeln für jede -Nachricht verändert werden. Sie können direkt im Nachrichtenfenster über das Menü "Format" die entsprechende Einstellung auswählen Namenseingabe des Empfängers Bei der Eingabe des -Empfängers Vorname Nachname können jetzt auch Umlaute verwendet werden. Die Verwendung von Umlauten funktioniert allerdings NUR bei INTERNEN Empfängern. Bei der direkten Eingabe von -Adressen können KEINE Umlaute verwendet werden. Wird ein interner Empfänger angegeben, kann dies über den Namen oder die dreistellige Bedienernummer erfolgen Signatur Das Definieren von unterschiedlichen Signaturen erfolgt im Menü "Extras" "Optionen" Registerkarte " -Format" im unteren Bereich. Es können dort unterschiedliche Signaturen für neue Nachrichten und zum Antworten und Weiterleiten festgelegt werden. Outlook 2002 Seite 9 Philipp Mehrl

10 2.5. Zurückrufen oder Ersetzen einer gesendeten Nachricht Diese Funktion funktioniert nur bei s, die an interne Empfänger gesendet wurden. Sie können Nachrichten nur zurückrufen, wenn der Empfänger angemeldet ist, Microsoft Outlook verwendet und die Nachricht noch nicht gelesen oder aus dem Ordner "Posteingang" verschoben wurde. Falls die Ordnerliste nicht angezeigt wird, kann man sie über das Menü "Ansicht" "Ordnerliste" aktivieren. Klicken Sie auf "Gesendete Objekte" Öffnen Sie die Nachricht, die Sie zurückrufen möchten. Klicken Sie im Menü "Aktionen" auf "Diese Nachricht zurückrufen" Wählen Sie eine der folgenden Aktionen aus: Zurückrufen der Nachricht Ersetzen der Nachricht ANMERKUNG: Um eine Nachricht zu ersetzen, müssen Sie eine neue senden. Wenn Sie kein neues Element senden, wird die ursprüngliche Nachricht dennoch zurückgerufen. Haben Sie eine Nachricht empfangen die anschließend wieder zurückgerufen wurde können Sie diese Vorgänge im Ordner Posteingang nachvollziehen. Outlook 2002 Seite 10 Philipp Mehrl

11 Zuerst sehen Sie die Nachricht und den Rückruf angezeigt. Nach erfolgreichem Rückruf wird die Originalnachricht nicht mehr angezeigt. HINWEIS: Es ist nicht immer sinnvoll irrtümlich versendete Nachrichten zurückzurufen, da diese eventuell bereits gelesen sein könnten und dann ein Rückruf nicht mehr funktionieren würde. Senden Sie dann eine neue Nachricht mit einer Richtigstellung Zustellungszeit Verfasste Nachrichten müssen nicht sofort versendet werden. Sie können zu einem beliebigen Zeitpunkt abgeschickt werden. Einzustellen im Nachrichtenfenster mit der Schaltfläche "Optionen". Die entsprechende Auswahlschaltfläche heißt "Übermittlung verzögern bis:" Gültigkeit Jede nachricht kann mit einer Art "Ablaufdatum" versendet werden. Diese Nachricht wird beim Empfänger dann durchgestrichen dargestellt. Einzustellen im Nachrichtenfenster mit der Schaltfläche "Optionen". Die entsprechende Auswahlschaltfläche heißt "Nachricht läuft ab nach:". Outlook 2002 Seite 11 Philipp Mehrl

12 2.8. Zugriff auf anderes Postfach mittels Ordnerleiste Das Einblenden eines anderen Postfachs (Rechte müssen vorab definiert werden) in der Ordnerleiste ist wie folgt möglich: Über das Menü "Extras" "Optionen" Registerkarte "Mail Setup" - Button " - Konten..." Angaben mit dem Button "Weiter" bestätigen -Konto auswählen zb "Microsoft Exchange Server" Button "Ändern..." Button "Weitere Einstellungen..." Registerkarte "Erweitert" Button "Hinzufügen" Namen des Postfaches eingeben und mit mehrmals "OK" alle Fenster schließen 2.9. Postfach aufräumen Funktion zum schnellen Aufräumen von einem Postfach. Postfachgröße ermitteln Leeren Ordner "Gelöschte Objekte" Archivierung Suchen nach Elementen älter als nn Tage bzw. größer als nn KB sind Beim Beenden von Outlook 2002 wird der Ordner "Gelöschte Objekte" automatisch geleert. Die Inhalte bleiben noch sieben Tage am Server gespeichert. Über das Menü "Extras" "Gelöschte Elemente wiederherstellen" können irrtümlich gelöschte Daten wiederhergestellt werden. Über den Button "Leeren" werden die Inhalte dann auch vom Server gelöscht. Das sollte ausgeführt werden, wenn viele Daten gelöscht wurden, damit vom Server wieder Speicherplatz freigegeben wird. Outlook 2002 Seite 12 Philipp Mehrl

13 3. Archivierung 3.1. Archivierungsmöglichkeiten Nicht mehr aktuelle Elemente können manuell in eine Ablagedatei verschoben werden (im Menü Datei auf "Archivieren..." klicken) oder automatisch archiviert werden (Funktion "AutoArchivierung"). Elemente werden als nicht mehr aktuell betrachtet, wenn sie das angegebene Alter erreicht haben. Beim Archivieren stehen folgende Möglichkeiten zur Verfügung: AutoArchivierung Aktivieren der AutoArchivierung Für einen Ordner die Eigenschaften der AutoArchivierung festlegen Manuelles Archivieren von Elementen Im Intranet finden Sie in den Tipps & Tricks eine Anleitung zum Thema Archivierung. Outlook 2002 Seite 13 Philipp Mehrl

14 3.2. Persönlicher Ordner Wenn Sie als Ablagedatei (zb. bei der Archivierung) einen so genannten Persönlichen Ordner (.pst File) erstellt haben, können sie diesen wie folgt in ihr Outlook einbinden und darauf zugreifen. 1. Anmeldung im Outlook 2. Menü "Extras" "Optionen" Registerkarte "Mail-Setup" aufrufen 3. im Abschnitt "Datendateien" Auswahlknopf "Datendateien..." anklicken 4. im Bild "Outlook Datendateien" Auswahlknopf "Hinzufügen..." anklicken 5. im Bild "Neue Outlook Datendatei" Speichertypen Persönliche Ordner (.pst) mit Auswahlknopf "OK" bestätigen 6. im Bild "Outlook Datendatei erstellen oder öffnen" in das gewünschte Verzeichnis wechseln und die gewünschte.pst Datei auswählen und mit Auswahlknopf "OK" bestätigen 7. im Bild "Persönlicher Ordner" mit Auswahlknopf "OK" bestätigen 8. wenn mehrere pst-dateien eingebunden werden sollen wieder zurück zu Punkt 4 ansonsten weiter mit Punkt 9 9. im Bild "Outlook Datendateien" Auswahlknopf "Schließen" anklicken mit Auswahlknopf "OK" Funktion beenden 10. der Persönliche Ordner wird in der Ordnerliste eingeblendet Outlook 2002 Seite 14 Philipp Mehrl

15 4. Adressbuch Kontakte Grundsätzlich gibt es in Outlook zwei verschiedene Adressbücher. Die "Globale Adressliste" und die "Kontakte". Die Globale Adressliste wird am Server abgespeichert und ist dadurch für alle Mitarbeiter abrufbar. Die Kontakte hingegen werden von jedem einzelnen Mitarbeiter auf dem eigenen PC abgespeichert und sind deshalb nicht für alle zugänglich Globale Adressliste Hier finden Sie alle internen -Adressen, alle zentral gespeicherten, externen - Adressen und Verteilerlisten. Die Globale Adressliste wird zentral verwaltet und gewartet, das heißt, dass Sie hier keine neuen Einträge anlegen sowie keine Veränderungen vornehmen können Kontakte Die Kontakte werden nicht zentral verwaltet, was für Sie bedeutet, dass Sie hier eigene Einträge anlegen können, wie zb Ihre adressen und Ihre eigenen Verteilerlisten Outlook 2002 Seite 15 Philipp Mehrl

16 Neuen Kontakt anlegen Fenster zum Anlegen eines neuen Kontakts 4.3. Verteilerlisten Verteilerlisten bieten den großen Vorteil gleichzeitig ein an mehrere Empfänger zu senden, die einer bestimmten Gruppe zugeordnet sind zb alle Lehrer. Zentral gespeicherte Verteiler befinden sich in der Globalen Adressliste und werden zentral durch den Exchange-Systemadministrator erstellt und gepflegt. Die Globale Adressliste kann durch die Funktion Extras - Adressbuch aufgerufen werden. Sollte unter "Namen anzeigen aus" nicht Globale Adressliste stehen, dann wählen Sie diese bitte aus. Outlook 2002 Seite 16 Philipp Mehrl

17 Folgende Typen von Verteilern gibt es: md_bezeichnung zb. md_2002 Landesinformatik handelt sich um dienststellenbezogene Verteiler me_bezeichnung zb. me_1 Bundesstellen in Wien handelt sich um externe Verteiler - früher ev-1_bundesstellen_in_wien mi_bezeichnung zb. mi_3 Bezirkshauptmannschaften handelt sich um interne Verteiler - früher iv-3_bezirkshauptmannschaften mf_bezeichnung zb. mf_dienstzeitbeauftragte-amt handelt sich um funktionelle Verteiler - themenspezifische Verteiler für alle Die Verteiler können im Adressbuch auch über "Alle Verteiler" aufgelistet und ausgewählt werden. Die Verteilerbezeichnungen v-dienststellenschlüssel zb. v-2002 sind nicht mehr verfügbar! Eigene persönliche Verteilerlisten werden über die Schaltfläche "Neu" "Verteilerliste" angelegt. Neue Verteilerliste anlegen Outlook 2002 Seite 17 Philipp Mehrl

18 Verteilerlisten werden im Ordner "Kontakte" abgespeichert und stehen nur dem Benutzer selbst zur Verfügung. Sie können aber durch Versenden anderen Benutzern zugänglich gemacht werden. Einfach wie ähnlich beim Attachment die Verteilerliste einem anhängen. Klicken Sie im Nachrichtenfenster im Menü auf "Einfügen" "Element". Danach müssen Sie nur noch das gewünschte Objekt auswählen um es versenden zu können. Einfügen Element HINWEIS: Wenn Sie eine Verteilerliste an eine andere Person versenden, und die Verteilerliste Mitglieder aus der Globalen Adressliste enthält, stellen Sie sicher, dass der Empfänger der Verteilerliste dieselbe Globale Adressliste verwendet. Wenn die Verteilerliste Kontakte aus ihrem Ordner enthält so müssen Sie auch die in der Verteilerliste enthaltenen Kontakte zur Verfügung stellt Abwesenheitsassistent Mit den Funktionen des Abwesenheitsassistenten können Sie exakt bestimmen, was mit Ihren s passiert wenn Sie nicht an Ihrem Platz sind zb im Urlaub. Sie können festlegen welche Information automatisch an den Absender der Nachricht gesendet werden soll und an wen Vertreter und wie Ihre s weitergeleitet werden. Zu finden ist der Abwesenheitsassistent im Menü "Extras" "Abwesenheitsassistent". Outlook 2002 Seite 18 Philipp Mehrl

19 Über den Button "Regel hinzufügen " können Sie einstellen welche s an wen weitergeleitet werden sollen. Outlook 2002 Seite 19 Philipp Mehrl

20 4.5. Regelassistent Mit dem Regelassistenten bietet Outlook Ihnen eine komfortable Möglichkeit, eingehende Nachrichten automatisch nach bestimmten Kriterien zu organisieren. So können Sie beispielsweise Newsletter oder andere regelmäßige Mails in bestimmte Ordner verschieben lassen, Nachrichten von bestimmten Absendern automatisch mit hoher Priorität versehen und ähnliches. Zu finden ist der Regelassistent im Menü "Extras" "Regel-Assistent". Dort einfach über die Schaltfläche "Neu" die entsprechenden Regeln laut Bildschirmanweisungen festlegen. 5. Vertreter in Outlook 2002 Wenn Sie die Gruppenfunktionen von Outlook verwenden möchten müssen Sie anderen Benutzern zuvor Zugriffsrechte auf die entsprechenden Outlook-Elemente erteilen Vertreter hinzufügen Über das Menü "Extras" "Optionen" Registerkarte "Stellvertretungen" "Hinzufügen" aus der Globalen Adressliste den entsprechenden Vertreter auswählen. Anschließend über die Schaltfläche "Eigenschaften" die Berechtigungen festlegen. Outlook 2002 Seite 20 Philipp Mehrl

21 Berechtigungen der Stellvertretung Beachten Sie hier unbedingt die Auswahlschaltfläche "Stellvertretung erhält Kopien der an mich gesendeten Nachrichten". Diese ist standardmäßig aktiviert. Sie sollten Sie deaktivieren, da sonst jede Ihrer nachrichten immer auch an Ihren Vertreter gesendet wird. Outlook 2002 Seite 21 Philipp Mehrl

22 6. Kalender 6.1. Besprechungsanfrage Termin Auf der ersten Registerkarte "Termin" werden die Grundeinstellungen vorgenommen, wie zb Empfänger der Besprechungsanfrage, Betreff und Termindaten. Die Details der Teilnehmer sind über die Registerkarte "Terminplanung" abrufbar Besprechungsanfrage Terminplanung Bei einer Besprechungsanfrage im Register "Terminplanung" werden belegte Termine in Balkenform dargestellt. Sofern man für einen Anwender als Vertreter eine Berechtigung besitzt, wird wenn man den Cursor in den Balken klickt der "Terminbetreff" des belegten Zeitraums angezeigt. Über den Button "Optionen" in einer Besprechungsanfrage kann die Anzeige der belegten Zeiträume definiert werden. Man kann hier wählen zwischen "Nur Arbeitsstunden anzeigen" Darstellung in Balkenform und "Kalenderdetails anzeigen" bei Berechtigung Anzeige des Terminbetreffs im Balken. Hier können beide Optionen gleichzeitig aktiviert werden. Weiters kann über Zoom die Ansichtsgröße der Terminplanung geändert werden zb Tages- oder Wochenansicht. Outlook 2002 Seite 22 Philipp Mehrl

23 Registerkarte "Terminplanung" 6.3. Termin / Besprechung Beschriftung Bei jedem Termin und bei jeder Besprechung ist es möglich eine Beschriftung zu setzen. Diese besteht aus Text und Farbe. Je nach Kalenderansicht werden diese Einträge mit der farblichen bzw. textlichen Beschriftung dargestellt. Bei der Ansicht "Aktive Termine" kann die Beschriftung als eigene Spalte in der Ansichtsliste eingeblendet werden Gruppenterminpläne Ein Gruppenterminplan vereinfacht die Anzeige der Zeitpläne mehrerer Personen als auch Ressourcen. Während der Anzeige eines Gruppenterminplanes kann in kurzer Zeit eine Besprechung geplant oder ein an ein bzw. alle Gruppenmitglieder gesendet werden. Gruppenterminpläne werden erstellt über das Menü "Aktionen" "Gruppenterminpläne ermitteln ". Im Fenster "Gruppenterminpläne" bei Neuerstellung den Button "Neu" anklicken. Anschließend eine Bezeichnung für den Gruppenzeitplan vergeben und mit "OK" bestätigen. Zuletzt noch in dem Zeitplanfenster wie bei einer Besprechungsanfrage die entsprechenden Mitglieder eintragen. Outlook 2002 Seite 23 Philipp Mehrl

24 Menü "Aktionen" "Gruppenterminpläne ermitteln " Dieser Menüpunkt ist allerdings nur verfügbar, wenn Sie den Ordner "Kalender" markiert haben. 7. Aufgaben Die Aufgaben geben Ihnen die Möglichkeit wichtige Erledigungen zu notieren. Keine verlorenen Notizzettel mehr sondern alles schön übersichtlich am Computer. 8. Suche von speziellen Informationen Unter Outlook 2002 gibt es zwei verschiedene Möglichkeit Suchvorgänge auszuführen. Die einfache und die erweiterte Suche Einfache Suche Die einfache Suche kann direkt im Outlook 2002 über die Schaltfläche "Suchen" aktiviert werden. Damit können Sie zb nach bestimmten s oder Absendern und in bestimmten Ordnern suchen. Outlook 2002 Seite 24 Philipp Mehrl

25 8.2. Erweiterte Suche Die erweiterte Suche wird aktiviert über das Menü "Extras" "Erweiterte Suche". Hier kann dann noch detaillierter und spezieller nach Inhalten gesucht werden. 9. Tipps und Tricks 9.1. Aktuelle Tipps Aktelle Tipps sind im Intranet unter: Service & Kontakt Internes Service Die Dienstleister der Landesverwaltung Landesinformatik Tipps & Tricks Outlook 2002 abrufbar Outlook 2002 Seite 25 Philipp Mehrl

26 Umstellungsinformation Seite 1 1 Anleitung für die Umstellung Vorarbeiten AutoArchivierung Speicherpfad Archivdatei Nacharbeiten Erstaufruf Outlook Anmeldeprofil - Adressbuch Sortierung mehrere Anmeldeprofile definiert Cache Mode und Adressbuch Sortierung AutoArchivierung Speicherpfad Archivdatei Was ist neu / was ist anders Look Lesebereich Ordner Anzeige gruppiert nach "Datum heute, gestern Älter" Suchordner und Favoritenordner Favoritenordner Suchordner Mail Anlage Word Dokument öffnen - Lesemodus verzögerte Zustellung Verteiler einzelne Mitglieder eines Verteilers auswählen Adressbuch Aufbau und Größe Kontakte Aktivitäten Kalender Kalender freigeben Freigegebenen Kalender öffnen - anzeigen Kalender Lesebereich Kalender ausgewählte Tage nebeneinander anzeigen Besprechungsanfrage Vorschläge für Besprechungszeitänderungen zulassen Stellvertretung Datei Öffnen Ordner eines anderen Benutzers Menü Extras Menü "Extras - Optionen" Menü "Extras - Postfach aufräumen" neue Features Junk Cached Mode HTML Mail Web Link nach extern wird geblockt Persönliche Ordner (PST-Datei) Dateiformat Weitere Informationen Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc

27 Umstellungsinformation Seite 2 1 Anleitung für die Umstellung 1.1 Vorarbeiten AutoArchivierung Speicherpfad Archivdatei Nur wenn die AutoArchivierung verwendet wird (standardmäßig nicht aktiviert). Die AutoArchivierung ist aktiv, wenn unter Extras Optionen Weitere AutoArchivierung - AutoArchivierung alle nn Tage gesetzt. Den unter stehenden Speicherpfad bitte notieren. Bei der Umstellung wird hier der Standard C:\ Daten\Outlook\Archiv.pst eingetragen. Nach der Umstellung muss dieser händisch an den gewünschten Persönlichen angepasst werden. Sollten Sie auf einzelne Ordner von den Standardordnereinstellungen abweichende Definitionen vorgenommen haben, so notieren Sie sich bitte auch diese. Vorgehensweise: in der Ordnerliste gewünschten Ordner markieren rechte Maus Eigenschaften - AutoArchivierung unter Alte Elemente verschieben nach: finden Sie den Speicherpfad der Archivdatei für den markierten Ordner ACHTUNG: Wenn als Speicherpfad C:\Dokumente und Einstellungen\user\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook steht, ist die Archivdatei (da lokal am PC gespeichert und nach der Umstellung gelöscht!) auf das Laufwerk U: zu sichern!!! 1.2 Nacharbeiten Erstaufruf Outlook Sofern Outlook als erstes Produkt der Microsoft Office-Produkte gestartet wird, erscheint beim Erstaufruf ein Fenster zur Eingabe des Benutzernamens, wo Sie bitte Vorname Nachname und Bedienernummer eingeben. Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc

28 Umstellungsinformation Seite Anmeldeprofil - Adressbuch Sortierung Die Sortierung der Kontakte im Outlook Adressbuch ist anzupassen. Klicken Sie auf Extras - -Konten - Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten markieren und mit Weiter> bestätigen Outlook Adressbuch auswählen (sofern nicht bereits markiert) und auf Ändern klicken Namen ordnen wie folgt anpassen mit Schließen Fertig stellen beenden Die Kontakte sind (nach einem Neustart von Outlook) richtig sortiert mehrere Anmeldeprofile definiert Cache Mode und Adressbuch Sortierung Wenn Sie neben dem persönlichen auch andere Anmeldeprofile (zb. für ein Dienststellenpostfach) besitzen, sind unter der Anmeldung von dem jeweiligen Postfach folgende Anpassungen vorzunehmen: Outlook mit gewünschten Anmeldeprofil starten Cache Mode aktivieren Klicken Sie auf Extras - -Konten - Weiter> - Ändern Exchange-Cache-Modus verwenden anklicken mit Weiter> - Fertig stellen beenden Adressbuch Sortierung anpassen Klicken Sie auf Extras - -Konten - Vorhandene Verzeichnisse oder Adressbücher anzeigen oder bearbeiten markieren und mit Weiter> bestätigen Outlook Adressbuch auswählen (sofern nicht bereits markiert) und auf Ändern klicken Namen ordnen wie folgt anpassen mit Schließen Fertig stellen beenden Beide Änderungen sind nach einem Neustart von Outlook aktiv AutoArchivierung Speicherpfad Archivdatei Nur wenn die AutoArchivierung verwendet wird (standardmäßig nicht aktiviert). Die AutoArchivierung ist aktiv, wenn unter Extras Optionen Weitere AutoArchivierung - AutoArchivierung alle nn Tage gesetzt. Ist der Speicherpfad der Archivdatei wie folgt anzupassen. Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc

29 Umstellungsinformation Seite 4 zentral für alle Ordner unter Extras Optionen Weitere AutoArchivierung - AutoArchivierung alle nn Tage muss gesetzt sein, den unter stehenden, vorgegebenen Standard- Speicherpfad auf den von Ihnen gewünschten (unter Punkt notierten) Speicherpfad ändern. Sollten Sie auf einzelne Ordner von den Standardordnereinstellungen abweichende Definitionen vorgenommen haben, so ändern Sie diese wie folgt: in der Ordnerliste gewünschten Ordner markieren rechte Maus Eigenschaften - AutoArchivierung unter Alte Elemente verschieben nach: finden Sie den Speicherpfad der Archivdatei für den markierten Ordner ACHTUNG: Wenn vor der Umstellung als Speicherpfad C:\Dokumente und Einstellungen\user\Lokale Einstellungen\Anwendungsdaten\Microsoft\Outlook definiert, ist die auf U: gesicherte Archivdatei nach der Umstellung auf C:\Daten\Outlook rückzusichern, der Archivspeicherpfad muss ebenfalls auf diesen Speicherpfad gesetzt werden. Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc

30 Umstellungsinformation Seite 5 2 Was ist neu / was ist anders Outlook 2003: New Look 2.1 Look Outlook 2003 zeigt sich in der zentralen Hauptmaske in neuem Look. Der neue und einfach zu bedienende Navigationsbereich ermöglicht eine zentrale Navigation zu allen Teilen von Outlook. So können Sie alle Informationen nach Ihren Wünschen anzeigen. links Navigation Leiste / rechts Lese Fenster / in der Mitte die Elemente mit dynamischen Gruppen sortiert Die Outlook Leiste gibt es nicht mehr kann auch nicht wieder eingeschalten werden! Verknüpfungen in der Outlook Leiste stehen nicht mehr auf diese Art zur Verfügung. Durch Anklicken von (im Navigationsbereich unten) kommen Sie in den Bereich Verknüpfungen. Vor der Umstellung vorhandene Verknüpfungen sind nicht mehr verfügbar sind neu zu definieren. Lesebereich (früher: Vorschaufenster) kann rechts / oben / unten positioniert od. ausgeschalten werden Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc

31 Umstellungsinformation Seite 6 Navigationsbereich linke Spalte mit Überschrift Lesebereich Ist der Vorschaubereich früherer Versionen von Outlook. Er ist wie ein Blatt Papier vertikal ausgerichtet und in Verbindung mit dem neuen mehrzeiligen Layout können fast doppelt so viele Informationen auf dem Bildschirm dargestellt werden wie mit dem bisherigen Vorschaubereich. Weitere Verbesserungen sind unter anderem die Möglichkeit, auf Besprechungsanfragen zu antworten und Abstimmungsschaltflächen zu verwenden, ohne die entsprechende Nachricht öffnen zu müssen Ordner Anzeige gruppiert nach "Datum heute, gestern Älter" Standardmäßig ist in der Ansicht von -Ordnern das Anzeigen nach Gruppen aktiv. Die Nachrichten werden gruppiert nach Datum heute, gestern letzte Woche Älter angezeigt. Diese Gruppenanzeige kann wie folgt deaktiviert werden: im Menü Ansicht auf Anordnen nach Klicken Sie auf In Gruppen anzeigen um die Funktion ein- bzw. auszuschalten Die Änderung der Anzeige gilt nur für diesen einen Ordner. Wollen Sie es für alle -Ordner ändern, muss dies über Ansicht Anordnen nach Aktuelle Ansicht Ansichten definieren und Anpassung der gewünschten Ansicht erfolgen. 2.2 Suchordner und Favoritenordner Favoritenordner Beim ersten Aufruf sind folgende Favoritenordner vorhanden: Posteingang, Ungelesene Nachrichten, Zur Nachverfolgung, Gesendete Objekte Wenn Sie einen Ordner im Bereich unter Favoritenordner hinzufügen, bleibt der Ordner im Navigationsbereich am ursprünglichen Speicherort. Sie erhalten über Favoritenordner schnell und einfach Zugriff auf den Ordner. Der Bereich Favoritenordner kann nicht entfernt, versteckt oder in der Größe geändert werden. Nur -Ordner können zu Favoritenordner hinzugefügt oder von dort entfernt werden. Außerdem ist es nicht möglich, Favoritenordner in anderen Bereichen, wie zb. der Ordnerliste anzuzeigen. Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc

32 Umstellungsinformation Seite 7 Es können auch Ordner aus einem anderen zugriffsberechtigten Postfach zu dem Favoritenordner hinzugefügt werden. Wichtig beim Löschen eines Favoritenordners Mit Von Favoritenordnern entfernen wird der Ordner aus den Favoritenordnern gelöscht, nicht aber der Ordner selber. Mit "ordnername" löschen wird der Ordner inkl. der darin enthaltenen Elemente gelöscht Suchordner Beim ersten Aufruf sind folgende Suchordner vorhanden: Große Nachrichten, Ungelesene Nachrichten, Zur Nachverfolgung Suchordner sind virtuelle Ordner, die Ansichten aller -Elemente enthalten, die bestimmte Suchkriterien erfüllen. Suchordner zeigen die Ergebnisse zuvor definierter Suchabfragen an. Die angezeigten E- Mail-Nachrichten werden weiterhin in einem oder mehreren Outlook-Ordnern gespeichert. Anwender kann eigene Suchordner entsprechend Suchanforderung erstellen. Suchordner werden in der Ordnerliste angezeigt. Wichtig wenn Sie einen Suchordner löschen, werden die -Nachrichten, die im Suchordner angezeigt werden, nicht gelöscht, da diese Elemente nie in einem Suchordner gespeichert, sondern nur in diesem Ordner angezeigt wurden. Wenn Sie jedoch eine oder mehrere -Nachrichten, die in einem Suchordner angezeigt werden, öffnen oder auswählen und die -Nachrichten löschen, werden die Nachrichten aus dem Outlook-Ordner gelöscht, in dem Sie gespeichert waren. Der Suchordner Große Nachrichten zeigt -Elemente, die größer als 100 KB sind, an. Der Suchordner Ungelesene Nachrichten enthält alle ungelesenen Nachrichten in allen Mail Ordnern. Der Suchordner Zur Nachverfolgung enthält alle Objekte, die mit einem Kennzeichen zur Nachverfolgung gekennzeichnet sind. 2.3 Mail Anlage Word Dokument öffnen - Lesemodus Wenn in einer Mail als Anlage ein Word Dokument enthalten ist, können Sie dieses ja von Outlook aus öffnen. Ab Office 2003 wird das Word Dokument im Lesemodus geöffnet. Wenn Sie das nicht wollen im Word unter Extras Optionen Allgemein neben Start in Leseansicht zulassen deaktivieren verzögerte Zustellung Wenn ein Mail verzögert zugestellt werden soll (wird in der Mail unter Optionen definiert), wird es bis zur Zustellung im Postausgang abgelegt (in kursiver Schrift dargestellt). Wird diese Nachricht im Postausgang noch einmal nachträglich geöffnet, ändert sich die Schrift in normal und die Nachricht wird in die Gruppe "Keine Angabe" abgelegt und die Mail wird nicht versandt! Um die verzögerte Zustellung zu aktivieren muss die Nachricht erneut mit Senden versandt werden. Q:\572\skripten\EDV-Mail_Versand\2005\OU2003-AnwenderInfo-2.doc