Administratorhandbuch

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1 Administratorhandbuch Dieses Handbuch bietet Ihnen eine ausführliche Anleitung und Informationen zur individuellen Konfiguration und Verwendung von GFI FaxMaker. Schritte zur Problembehandlung liefern zusätzliche Unterstützung.

2 Die Informationen in diesem Dokument dienen ausschließlich Informationszwecken und werden in der vorliegenden Form ohne (ausdrückliche oder stillschweigende) Haftung jeglicher Art bereitgestellt, insbesondere ohne Gewährleistung der Marktgängigkeit, der Eignung für einen bestimmten Zweck oder der Nichtverletzung von Rechten. GFI Software haftet nicht für etwaige Schäden, einschließlich Folgeschäden, die sich aus der Nutzung dieses Dokuments ergeben. Die Informationen stammen aus öffentlich zugänglichen Quellen. Trotz sorgfältiger Prüfung der Inhalte übernimmt GFI keine Haftung für die Vollständigkeit, Richtigkeit, Aktualität und Eignung der Daten. Des Weiteren ist GFI nicht für Druckfehler, veraltete Informationen und Fehler verantwortlich. GFI übernimmt keine Haftung (ausdrücklich oder stillschweigend) für die Richtigkeit oder Vollständigkeit der in diesem Dokument enthaltenen Informationen. Nehmen Sie mit uns Kontakt auf, wenn Ihnen in diesem Dokument Sachfehler auffallen. Wir werden Ihre Hinweise sobald wie möglich berücksichtigen. Windows, Exchange, IIS,.NET, Internet Explorer, Outlook, SQL Server und Microsoft sind Marken oder eingetragene Marken der Microsoft Corporation in den Vereinigten Staaten und anderen Ländern. Alle hier aufgeführten Produkte und Firmennamen sind Marken der jeweiligen Eigentümer. GFI FaxMaker unterliegt dem urheberrechtlichen Schutz von GFI SOFTWARE LTD GFI Software Ltd. Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion: Zuletzt aktualisiert (Monat/Tag/Jahr): 11/22/2013

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Info So sendet GFI FaxMaker Faxe So empfängt GFI FaxMaker Faxe 3 2 Systemanforderungen Softwareanforderungen Hardwareanforderungen Backup-Software Anti-Virus-Software Firewall-Einstellungen Serverkonfiguration Microsoft Exchange Lotus Notes/Domino Gehostete -Lösung Andere -Umgebungen 34 4 Installation Wichtige Hinweise Installationsvorgang Ausführen des GFI FaxMaker-Konfigurationsassistenten Aktualisieren früherer Versionen 42 5 Testen der neuen GFI FaxMaker-Installation Senden eines Testfaxes Empfangen eines Testfaxes 44 6 Verwenden von GFI FaxMaker Möglichkeiten des Faxversands Möglichkeiten der Darstellung empfangener Faxe Überwachen des GFI FaxMaker-Betriebs 51 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen Faxleitungen Lizenzierte Benutzer Faxadministratoren Mailservereinstellungen POP3-Connector Fax- und SMS-Domänennamen Wähloptionen Faxarchivierung Faxdienste OCR Protokolldateien 81

4 7.12 Integrieren eines HP Digital Sender Speichern von Faxen Lizenzinformationen Versionsinformationen Produkt-Patches 86 8 Konfiguration Senden von Faxen Sendeoptionen Dokumentkonvertierung Sendeberichte Kopf-/Fußzeilenoptionen Deckblätter Vordere Deckblätter Anrufsperre Öffentliche Kontakte NetPrintQueue2Fax GFI FaxMaker-APIs Abrechnung Senden von Faxen von multifunktionalen Peripheriegeräten Konfiguration Empfangen von Faxen Empfangsoptionen Faxrouting Drucker Junk-Fax-Filter SMS So verschicken Sie eine SMS Empfangen von SMS SMS-Voraussetzungen Konfigurieren der SMS-Einstellungen Deinstallieren von GFI FaxMaker Fehlerbehebung und Support Einführung Häufige Probleme Optionen zur Fehlerbehebung Knowledge Base Webforum Technischen Support anfragen Dokumentation Glossar Index 170

5 Abbildungsverzeichnis Screenshot 1: Angabe von IP/Name des GFI FaxMaker-Computers 12 Screenshot 2: Festlegen von FAX als Adressraum 13 Screenshot 3: Festlegen von faxmaker.com 14 Screenshot 4: Registerkarte Adressraum 15 Screenshot 5: Erstellen einer Notes-Faxdatenbank 18 Screenshot 6: Einrichten des POP-Postfachs für GFI FaxMaker 19 Screenshot 7: Einrichten einer fremden Domäne in Lotus Notes 20 Screenshot 8: Optionen der Fremddomäne 21 Screenshot 9: Ändern der Postfachansichten 22 Screenshot 10: Ansicht $POP3 23 Screenshot 11: Erstellen einer neuen Datenbank 24 Screenshot 12: Hinzufügen einer Person 25 Screenshot 13: Öffnen Sie die GFI FaxMaker-Datenbank. 26 Screenshot 14: Konfigurieren von Berechtigungen 26 Screenshot 15: Entfernen der standardmäßigen POP3-Ansicht 27 Screenshot 16: Aus der Ansicht $POP gelöschte Zeilen 28 Screenshot 17: Dialog Weitergabeeinschränkungen 29 Screenshot 18: Hinzufügen einer neuen Domäne 30 Screenshot 19: Konfigurieren des Domänentyps 31 Screenshot 20: Konfigurieren der Routing-Einstellungen 32 Screenshot 21: Auswahl der zu installierenden Komponenten 37 Screenshot 22: Kontoname für Dienste 38 Screenshot 23: Einrichten der Sendeoptionen 39 Screenshot 24: Abfrage des Mailserver-Namens durch den Assistenten 40 Screenshot 25: Auswahl der für GFI FaxMaker eingesetzten Faxhardware 40 Screenshot 26: Festlegen von Benutzern 41 Screenshot 27: Senden eines Testfax in Microsoft Outlook 44 Screenshot 28: Senden von Faxen per -Client 46 Screenshot 29: Drucken eines Dokuments als Fax 48 Screenshot 30: Fax-Nachrichtenformular von GFI FaxMaker 49 Screenshot 31: Faxempfang im Posteingang des -Clients 50 Screenshot 32: GFI FaxMaker Monitor 51 Screenshot 33: Dialog Leitungen/Geräte 54 Screenshot 34: Hinzufügen eines ISDN-Kanals 55 Screenshot 35: Registerkarte Leitungsoptionen 57 Screenshot 36: Weitere Leitungs-/Geräteoptionen 58 Screenshot 37: Registerkarte Benutzer 59 Screenshot 38: Registerkarte Leitungstest 60

6 Screenshot 39: Dialog Benutzerdefinierte Modemeigenschaften 62 Screenshot 40: Liste der GFI FaxMaker-Benutzer und -Gruppen 63 Screenshot 41: Importieren von Benutzern von einem Remote-Computer 66 Screenshot 42: Faxadministrator-Liste 67 Screenshot 43: Einrichten des 2Fax-Gateways 68 Screenshot 44: POP3-Connector 69 Screenshot 45: Anpassen der Fax- und SMS-Domänennamen 71 Screenshot 46: Wähloptionen 73 Screenshot 47: Archivierung in einem -Archivierungspaket 75 Screenshot 48: Archivierungseigenschaften 76 Screenshot 49: Datenbank-Konfigurierung 77 Screenshot 50: Neues Faxdienstkonto 79 Screenshot 51: OCR-Eigenschaften 80 Screenshot 52: Protokollierungseinstellungen 81 Screenshot 53: Konfigurieren des HP Digital Sender 83 Screenshot 54: Einrichten des HP Digital Sender 84 Screenshot 55: Anzeige aktueller Lizenzinformationen 85 Screenshot 56: GFI FaxMaker-Versionsinformationen 86 Screenshot 57: Sendeoptionen 88 Screenshot 58: Optionen für die Dokumentenkonvertierung 90 Screenshot 59: Faxsendebericht 91 Screenshot 60: Optionen für Faxsendeberichte 92 Screenshot 61: Optionen für SMS-Sendeberichte 93 Screenshot 62: Kopf-/Fußzeilenoptionen für ausgehende Faxe 96 Screenshot 63: Stempeloptionen für eingehende Faxe 97 Screenshot 64: Deckblatt-Optionen 99 Screenshot 65: Erstellen eines neuen Deckblatts 100 Screenshot 66: Deckblatt-Benutzer 101 Screenshot 67: Registerkarte Deckblatt-Optionen 102 Screenshot 68: Optionen für vordere Deckblätter 105 Screenshot 69: Erstellen eines neuen vorderen Deckblatts 106 Screenshot 70: Benutzer für ein vorderes Deckblatt 107 Screenshot 71: Anrufsperrregeln 108 Screenshot 72: Neuer Eintrag für Anrufsperre 108 Screenshot 73: Knoten Öffentliche Kontakte 109 Screenshot 74: Ein für den Druck mit NetPrintQueue2Fax vorbereitetes Dokument 112 Screenshot 75: NetPrintQueue2Fax-Konfiguration 113 Screenshot 76: Aktivieren von TextAPI 117 Screenshot 77: Aktivieren von XMLAPI 118 Screenshot 78: Verwendung von Kostenstellen vorschreiben 120

7 Screenshot 79: Einstellungen für den GFI FaxMaker-Konnektor 121 Screenshot 80: SMTP-Einstellungen für den GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektor 122 Screenshot 81: Faxinformationen für den Nuance ecopy ShareScan-Konnektor 124 Screenshot 82: Empfangsoptionen 126 Screenshot 83: Erstellen einer neuen DID-Route 128 Screenshot 84: Erstellen einer neuen MSN-Route 129 Screenshot 85: OCR-Routing-Eigenschaften 130 Screenshot 86: Neuer Suchbegriff Erstellen eines neuen OCR-Suchbegriffs 131 Screenshot 87: Erstellen einer neuen Leitungs-Route 131 Screenshot 88: Erstellen einer neuen CSID-Route 132 Screenshot 89: Benutzer, an die eingehende Faxe weitergeleitet werden sollen 134 Screenshot 90: Fax automatisch ausdrucken 135 Screenshot 91: Automatische Sicherungskopie für Faxe 136 Screenshot 92: Routing-Eigenschaften Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten 137 Screenshot 93: Routing-Eigenschaften Angeben der standardmäßigen Fax-Router 138 Screenshot 94: Konfigurieren des Netzwerkfreigabepfads 140 Screenshot 95: Konfigurieren der Drucker 142 Screenshot 96: Filteroptionen für Junk-Faxe 143 Screenshot 97: Senden einer SMS per -Client 146 Screenshot 98: Senden einer SMS per GFI FaxMaker-Client 146 Screenshot 99: Anzeige der empfangenen SMS im -Client 147 Screenshot 100: Konfigurieren des GFI-SMS-Servers 149 Screenshot 101: Konfiguration eines SMS-Dienstanbieters 151 Screenshot 102: Konfigurieren des Clickatell-Dienstes 152 Screenshot 103: SMS-Optionen 153 Screenshot 104: Konfiguration von SMS-Benutzern 154 Screenshot 105: SMS-Routingeigenschaften 155

8 Tabellenverzeichnis Tabelle 1: Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs 1 Tabelle 2: Unterstützte Betriebssysteme 4 Tabelle 3: Unterstützte Mailserver 4 Tabelle 4: Für die Installation erforderliche Komponenten 4 Tabelle 5: Hardwareanforderungen für die Installation 5 Tabelle 6: Komponenten zur Faxübertragung 5 Tabelle 7: Von GFI FaxMaker verwendete Kommunikationsports 6 Tabelle 8: Optionen zum Erstellen einer Datenbank 18 Tabelle 9: Optionen zum Hinzufügen einer Person in Lotus Domino 25 Tabelle 10: Installationskomponenten 37 Tabelle 11: Sendeoptionen 39 Tabelle 12: Mailserveroptionen 40 Tabelle 13: Typ des Faxgeräts 41 Tabelle 14: Hinzufügen von GFI FaxMaker-Benutzern 42 Tabelle 15: Format der Test- 44 Tabelle 16: Echtzeit-Überwachungsfunktionen 51 Tabelle 17: Optionen zum Hinzufügen einer Faxleitung 55 Tabelle 18: Optionen zum Faxleitungsgerät 55 Tabelle 19: Faxleitungsoptionen 57 Tabelle 20: Erweiterte Faxleitungsoptionen 58 Tabelle 21: Benutzer der Faxleitung 60 Tabelle 22: Verwalten von Faxmodems 61 Tabelle 23: Erweiterte Faxmodemoptionen 62 Tabelle 24: Verwalten von lizenzierten Benutzern und Gruppen 63 Tabelle 25: Verwalten von Faxadministratoren 67 Tabelle 26: SMTP-Connector-Optionen 68 Tabelle 27: POP3-Connector-Optionen 69 Tabelle 28: Wähloptionen 73 Tabelle 29: Optionen zur Postfacharchivierung 75 Tabelle 30: Optionen zur Datenbankarchivierung 77 Tabelle 31: Neues Faxdienstkonto 79 Tabelle 32: Aktivieren von OCR 80 Tabelle 33: Eingehende OCR 80 Tabelle 34: Ausgehende OCR 81 Tabelle 35: GFI FaxMaker-Protokolldateien 82 Tabelle 36: Speichern von Faxen 85 Tabelle 37: Sendeoptionen 88 Tabelle 38: Optionen für die Dokumentenkonvertierung 90

9 Tabelle 39: Optionen für Sendeberichte 92 Tabelle 40: Optionen für Sendeberichte 93 Tabelle 41: Vorlagen für Faxberichte 94 Tabelle 42: Faxberichtfelder 94 Tabelle 43: Kopf- und Fußzeilenoptionen 96 Tabelle 44: Stempeloptionen 97 Tabelle 45: Deckblätter 99 Tabelle 46: Seriendruck-Felder für Deckblätter Absenderdetails 103 Tabelle 47: Seriendruck-Felder für Deckblätter Empfängerdetails 103 Tabelle 48: Seriendruck-Felder für Deckblätter 103 Tabelle 49: Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter 105 Tabelle 50: NetPrintQueue2Fax-Konfigurationsoptionen 113 Tabelle 51: TextAPI-Optionen 117 Tabelle 52: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors 122 Tabelle 53: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors 122 Tabelle 54: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors 123 Tabelle 55: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors 123 Tabelle 56: Faxinformationen für den Nuance ecopy ShareScan-Konnektor 124 Tabelle 57: Allgemeine Empfangsoptionen 126 Tabelle 58: Konfigurieren des Fax-Routing 127 Tabelle 59: DTMF/DID-Routing-Optionen 128 Tabelle 60: OCR-Routing-Optionen 131 Tabelle 61: Benutzeroptionen für Routing-Regeln 134 Tabelle 62: Faxrouting an öffentlichen Ordner 141 Tabelle 63: Druckereigenschaften 142 Tabelle 64: Junk-Fax-Filtereinstellungen 144 Tabelle 65: SMS-Diensteigenschaften 149 Tabelle 66: SMS-Diensteigenschaften 151 Tabelle 67: Clickatell-SMS-Diensteigenschaften 152 Tabelle 68: SMS-Optionen 153 Tabelle 69: Registerkarten des Dialogs SMS-Routingeigenschaften 155 Tabelle 70: SMS-Protokolldateien 156 Tabelle 71: Fehlerbehebung: 2FaxGateway 158 Tabelle 72: Fehlerbehebung: Senden von Faxen 159 Tabelle 73: Fehlerbehebung: Empfangen von Faxen 160 Tabelle 74: Fehlerbehebung: SMS 160 Tabelle 75: Optionen zur Leistungsoptimierung 161

10 1 Einführung 1.1 Info GFI FaxMaker ist ein Faxserver, der es Ihnen ermöglicht, Fax- und SMS-Nachrichten über Ihre - Infrastruktur zu verschicken und zu empfangen. GFI FaxMaker for Exchange/SMTP lässt sich mit Microsoft Exchange Server, Lotus Notes und den meisten gängigen SMTP/POP3-Mailservern integrieren Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs Tabelle 1: Begriffe und Konventionen dieses Handbuchs Begriff Beschreibung Zusätzliche Informationen und Referenzen, die für die ordnungsgemäße Funktion von GFI FaxMaker wichtig sind. Wichtige Hinweise und Warnungen bezüglich potentieller, oft auftretender Probleme. > Schritt-für-Schritt-Anleitungen für den Zugriff auf eine Funktion. Fetter Text Kursiver Text Code Auszuwählende Elemente wie Knoten, Menüoptionen und Befehlsschaltflächen. Parameter und Werte, die durch einen zutreffenden Wert ersetzt werden müssen, z. B. benutzerdefinierte Pfade und Dateinamen. Einzugebende Textwerte, z. B. Befehle und Adressen. GFI FaxMaker 1 Einführung 1

11 1.2 So sendet GFI FaxMaker Faxe Schritt 1: Verschiedene Methoden für das Versenden von Faxen Der Faxinhalt wird mittels einer der verschiedenen unterstützten Methoden an GFI FaxMaker gesendet. Hierzu zählen: Mailserver: Benutzer können mithilfe eines s-Clients oder mithilfe der GFI FaxMaker-Client-Anwendung eine an den Mailserver senden. Der lokale oder gehostete Mailserver leitet alle an adressierten s an GFI FaxMaker weiter (1111 ist die Faxnummer des Empfängers, und faxmaker.com ist die konfigurierte Fax-Domäne). Bei der Verwendung von Microsoft Outlook können Benutzer auch Faxe direkt an Kontakte im Adressbuch senden, indem sie die an [FAX:1111] (wobei 1111 die Faxnummer des Empfängers ist) schicken. NetPrintQueue2Fax: Benutzer drucken den zu sendenden Inhalt als Fax mithilfe des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers. NetPrintQueue2Fax schickt den Inhalt zur Verarbeitung an GFI FaxMaker. Text-, XML- oder Webdienst-API: Konfigurieren Sie die Drittherstellersoftware, um automatisch APIs zu generieren, die GFI FaxMaker für die Übertragung verwenden und vorbereiten kann. Schritt 2: GFI FaxMaker bearbeitet das Fax und dessen Inhalt GFI FaxMaker: Verarbeitet den empfangenen Inhalt und bereitet ihn für die Übertragung vor. und führt unter anderem Folgendes durch: Löst die zu wählende Nummer auf und formatiert sie Konvertiert den Inhalt in das Faxformat Fügt Deckblätter hinzu Fügt Kopf- und Fußzeilen hinzu Liefert den übertragungsbereiten Inhalt an das Faxgerät Schritt 3: Faxübertragung GFI FaxMaker übermittelt das Fax: an ein installiertes Faxgerät, das das Fax über die Telefonleitung überträgt oder an einen gehosteten Faxdienst. GFI FaxMaker 1 Einführung 2

12 1.3 So empfängt GFI FaxMaker Faxe Schritt 1: Empfangen eines Faxanrufs Der Absender übermittelt das Fax. Es wird entweder über die Faxleitung oder vom gehosteten Faxdienst von GFI FaxMaker empfangen. Schritt 2: GFI FaxMaker bearbeitet das Fax und dessen Inhalt GFI FaxMaker verarbeitet das empfangende Fax. und führt unter anderem Folgendes durch: (optional) Blockiert Junk-Faxe. (optional) Erkennt optisch den Text im Fax (OCR) Bestimmt die Empfänger gemäß der Faxrouting-Einstellungen. Leitet das Fax per an die entsprechenden Benutzer weiter. GFI FaxMaker 1 Einführung 3

13 2 Systemanforderungen 2.1 Softwareanforderungen Hardwareanforderungen Backup-Software Anti-Virus-Software Firewall-Einstellungen Softwareanforderungen Unterstützte Betriebssysteme Installieren Sie GFI FaxMaker unter einem der nachfolgend aufgelisteten Betriebssysteme. Tabelle 2: Unterstützte Betriebssysteme 32 Bit Windows SBS 2003 Windows Server 2003 Standard und Enterprise Windows 2008 Standard und Enterprise Windows XP Professional 64 Bit Windows SBS 2003 Windows SBS 2008 Standard Windows Server 2003 Standard und Enterprise Windows Server 2008 Standard und Enterprise Windows Server 2008 R2 Standard und Enterprise Windows Server 2012 Standard Windows XP Professional Unterstützte Mailserver Installieren Sie GFI FaxMaker in einer Umgebung mit einem der nachfolgend aufgelisteten Mailserver. Tabelle 3: Unterstützte Mailserver Microsoft Exchange Server Microsoft Exchange Cluster-Umgebungen Lotus Notes/Domino Gehostete Mailserver Andere SMTP/POP3-Mailserver Weitere Informationen finden Sie unter -Serverkonfiguration (Seite 7). Weitere erforderliche Komponenten Tabelle 4: Für die Installation erforderliche Komponenten Komponente Microsoft.NET Framework 4 oder höher Umgebung GFI FaxMaker 2 Systemanforderungen 4

14 Komponente IIS SMTP-Dienst Umgebung Erforderlich bei der Installation auf einem separaten Computer, d. h. nicht auf dem Mailserver. HINWEIS: Vergewissern Sie sich, dass der SMTP-Dienst im Dienste-Applet ausgeführt wird. Hub-Transport-Rolle Erforderlich für Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013. Internet Explorer 6 oder höher Erforderlich für HTML-Deckblätter. 2.2 Hardwareanforderungen Installieren Sie GFI FaxMaker auf einem Server mit den folgenden Mindestanforderungen. Tabelle 5: Hardwareanforderungen für die Installation Komponente Prozessor Arbeitsspeicher Physischer Speicherplatz Mindestanforderung Intel Pentium oder ein kompatibler Prozessor 2 GHz, 32 Bit 1 GB RAM (ausschließlich für GFI FaxMaker) 500 MB allein für die Installation von GFI FaxMaker. Hinweis: Für die temporäre Speicherung, Archivierung und Sicherung von Faxen ist zusätzlicher Speicherplatz erforderlich, der von der Menge und Größe der bearbeiteten Faxe abhängt Faxübertragung GFI FaxMaker erfordert mindestens einen Mechanismus, der das Senden und Empfangen von Faxen ermöglicht. Tabelle 6: Komponenten zur Faxübertragung Komponente Beschreibung Faxgerät Ein professionelles Faxmodem der Klasse 2, 2.0 oder 2.1 mit einem Faxmodemtreiber von Microsoft oder GFI wie z. B. Eine Brooktrout TR oder Trufax-Faxkarte, Dialogic Diva Pro/Server-Faxkarte oder aktive AVM-Faxkarte. Online- Faxdienst Eine vollständige Liste der unterstützten Geräte finden Sie unter: Devices. HINWEIS: Weitere Informationen zur Installation von Faxgeräten finden Sie unter: HINWEIS: Die Mindestanforderungen des jeweiligen Faxgeräts könnten höher sein als die für GFI FaxMaker. Ein Konto bei einem unterstützten Online-Faxanbieter. Weitere Informationen finden Sie unter Um diesen Dienst zu verwenden, muss der GFI FaxMaker-Computer in der Lage sein, über das Internet eine Verbindung mit dem Faxanbieter herstellen zu können. 2.3 Backup-Software Backup-Software kann Fehlfunktionen in GFI FaxMaker verursachen, wenn GFI FaxMaker der Zugriff auf einige dieser Dateien untersagt ist. Backup von GFI FaxMaker-Installationsdateien nur, wenn GFI FaxMaker-Dienste nicht ausgeführt werden. Halten Sie die folgenden Dienste aus dem Service-Applet an: GFI FaxMaker Fax-Server GFI FaxMaker Message Transfer Agent Weitere Informationen zum Backup von GFI FaxMaker-Einstellungen finden Sie unter: GFI FaxMaker 2 Systemanforderungen 5

15 2.4 Anti-Virus-Software Anti-Virus-Software verursacht Fehlfunktionen in GFI FaxMaker, wenn GFI FaxMaker der Zugriff auf einige dieser Dateien untersagt ist. Richten Sie die Anti-Virus-Software von Drittherstellern so ein, dass der Installationsordner von GFI FaxMaker und andere vom Produkt verwendete Ordner wie Textund XMLAPI-Ordner nicht gescannt werden. 2.5 Firewall-Einstellungen Konfigurieren Sie die Firewall so, dass Verbindungen vom GFI FaxMaker-Server über folgende Ports möglich sind: Tabelle 7: Von GFI FaxMaker verwendete Kommunikationsports Port Protokoll Beschreibung 25 TCP/UDP IIS SMTP Von GFI FaxMaker verwendet, um mit dem Mailserver zu kommunizieren TCP/UDP Server Message Block (SMB) für Microsoft -Dateifreigabe Von den GFI FaxMaker-Remote- Verwaltungstools verwendet, um eine Verbindung zur GFI FaxMaker-Freigabe herzustellen. 445 TCP/UDP Direkt gehosteter Server Message Block (SMB) ohne Network Basic Input/Output System (NetBIOS) Von den GFI FaxMaker-Remote-Verwaltungstools verwendet, um eine Verbindung zur GFI FaxMaker- Freigabe herzustellen. GFI FaxMaker 2 Systemanforderungen 6

16 3 -Serverkonfiguration Wenn Benutzer Faxe oder SMS per an senden, muss der -Server diese s über GFI FaxMaker leiten, um eine Faxübertragung zu ermöglichen. Konfigurieren Sie für diese Funktion Routing-Connectoren auf Ihrem -Server, von denen alle an und adressierten s an GFI FaxMaker geleitet werden. Wählen Sie den -Diensttyp: 3.1 Microsoft Exchange Lotus Notes/Domino Gehostete -Lösung Andere -Umgebungen Microsoft Exchange In einer Microsoft Exchange-Umgebung kann GFI FaxMaker direkt auf dem Microsoft Exchange-Server oder auf einem separaten Computer installiert werden. Informationen zu Microsoft Exchange-Clustern finden Sie unter Microsoft Exchange-Cluster Installation direkt auf einem Microsoft Exchange-Server GFI FaxMaker kann direkt in einer Microsoft Exchange Server 2000/2003/2007/2010/2013- Umgebung installiert werden. HINWEIS Bei Installation auf einem Microsoft Exchange 2007/2010/2013-Server ist die Hub- Transport-Rolle erforderlich. Weitere Informationen finden Sie unter Systemanforderungen (Seite 4). Abbildung 1: GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange 2000/2003/2007/2010/2013-Server installiert. Während der Installation konfiguriert GFI FaxMaker automatisch Microsoft Exchange, um die Verarbeitung von Faxen und SMS zu ermöglichen. Nach der Installation sind keine weiteren Konfigurationseinstellungen notwendig. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 7

17 Prozess Client-Seite Senden von Faxen/SMS Empfangene Faxe/SMS Beschreibung Benutzer verschicken Faxe/SMS per über Microsoft Outlook oder den GFI FaxMaker-Client. Der Mailserver wird automatisch so konfiguriert, dass alle an faxmaker.com, smsmaker.com, Fax: und SMS: adressierten s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Nach der Bestimmung der Benutzer, an die eingehende Faxe/SMS weitergeleitet werden, sendet GFI FaxMaker einen Sendebericht über Microsoft Exchange Installation auf einem anderen als dem Microsoft Exchange-Computer Wenn GFI FaxMaker nicht direkt auf dem Microsoft Exchange-Server installiert wird, müssen Sie auf dem -Server Connectoren konfigurieren, von denen Faxe und SMS an GFI FaxMaker weitergeleitet werden Funktionsweise Abbildung 2: GFI FaxMaker auf einem dedizierten Server Prozess Client-Seite Senden von Faxen/SMS Empfangene Faxe/SMS Beschreibung Benutzer verschicken Faxe/SMS per über Microsoft Outlook oder den GFI FaxMaker-Client. SMTP-Connectoren auf dem Microsoft Exchange-Server leiten alle an Fax: und SMS: adressierten s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Nach der Bestimmung der Benutzer, an die eingehende Faxe/SMS weitergeleitet werden, sendet GFI FaxMaker einen Sendebericht über SMTP an den Microsoft Exchange-Server. Erstellen der Connectoren Konfigurieren Sie bei der Verwendung von GFI FaxMaker in einer Microsoft Exchange 2007/2010/2013-Umgebung die SMTP-Connectoren so, dass alle an faxmaker.com, smsmaker.com, fax: und sms: adressierten s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. HINWEISE 1. Installieren Sie bei der Verwendung dieses Setups den IIS SMTP-Dienst auf dem GFI FaxMaker-Server. 2. Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). 1. Führen Sie die Einrichtung von GFI FaxMaker auf dem Microsoft Exchange-Server aus (Hub- Transport-Rolle für Microsoft Exchange 2007 oder höher). 2. Deaktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker Fax Server, und wählen Sie die Option Exchange 2000/2003/2007/2010/2013 SMTP-Connector. 3. Geben Sie im nächsten Fenster die IP-Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker-Servers an. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 8

18 4. Fahren Sie mit der Installation fort. Das Setup erstellt die erforderlichen Connectoren in Microsoft Exchange. Weitere Informationen zu Connectoren finden Sie unter: Microsoft Exchange 2000/2003: Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Exchange 2000/2003-Connector (Seite 11). Microsoft Exchange 2007/2010/2013: Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Exchange 2007/2010/2013 Connector (Seite 9) Microsoft Exchange 2007/2010/2013 Connector Konfigurieren Sie bei der Verwendung von GFI FaxMaker in einer Microsoft Exchange 2007/2010/2013-Umgebung die SMTP-Connectoren so, dass alle an faxmaker.com, smsmaker.com, fax: und sms: adressierten s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). Automatisches Erstellen der Connectoren GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange-Server installiert Während der Installation konfiguriert GFI FaxMaker automatisch Microsoft Exchange, um die Verarbeitung von Faxen und SMS zu ermöglichen. Während der Einrichtung wird ein Fremd-Connector und ein Empfangs-Connector mit dem Namen GFIFaxMaker erstellt. Nach der Installation sind keine weiteren Konfigurationseinstellungen notwendig. GFI FaxMaker ist auf einem separaten Computer installiert So konfigurieren Sie die Connectoren, wenn GFI FaxMaker auf einem anderen Computer als dem Microsoft Exchange 2007/2010/2013-Server mit Hub-Transport-Rolle installiert ist: 1. Führen Sie die Einrichtung von GFI FaxMaker auf dem Microsoft Exchange-Server mit Hub- Transport-Rolle aus. 2. Deaktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker Fax Server, und wählen Sie die Option Exchange 2000/2003/2007/2010/2013 SMTP-Connector. 3. Geben Sie im nächsten Fenster die IP-Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker-Servers an. 4. Fahren Sie mit der Installation fort. Während der Einrichtung werden ein Sende-Connector und ein Empfangs-Connector mit dem Namen GFIFaxMaker erstellt. Weitere Informationen finden Sie unter Installationsvorgang (Seite 36). Manuelles Erstellen der Connectoren HINWEIS GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 9

19 Wenn Sie GFI FaxMaker auf dem Microsoft Exchange Hub-Transport-Server installieren, werden die Connectoren während der Installation automatisch erstellt. Um die Connectoren manuell zu erstellen, führen Sie in der Microsoft Exchange-Verwaltungsshell die folgenden Befehle aus: 1. Erstellen Sie einen Empfangs-Connector: new-receiveconnector -name "GFIFaxMaker" -Bindings " :25" - RemoteIPRanges " " -AuthMechanism "ExternalAuthoritative" - PermissionGroups "ExchangeServers" -fqdn "faxmaker.com" Ersetzen Sie durch die IP-Adresse des GFI FaxMaker-Computers. 2. Erstellen Sie einen Fremd-Connector: new-foreignconnector -Name "GFIFaxMaker" -AddressSpaces "faxmaker.com","smsmaker.com","fax:*","sms:*" 3. Legen Sie das Drop-Verzeichnis für den erstellten Fremd-Connector fest: set-foreignconnector -identity "GFIFaxmaker" -DropDirectory "<GFI FaxMaker-Ordner>\SinkDrop" Ersetzen Sie <GFI FaxMaker-Ordner> durch den Pfad zum GFI FaxMaker-Installationsordner. Beispiel: C:\Programme (x86)\gfi\faxmaker. HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Geben Sie bei der Verwendung von benutzerdefinierten Domänen stattdessen die benutzerdefinierte Domänen ein. Automatisches Entfernen der Connectoren GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange-Server installiert Falls die Connectoren während der Installation von GFI FaxMaker automatisch erstellt wurden, werden sie während der Deinstallation auch automatisch wieder entfernt. Es ist keine weitere Konfiguration notwendig. HINWEIS Falls die Connectoren nicht als GFIFaxMaker benannt wurden (z. B. wenn sie umbenannt oder manuell mit einem anderen Namen erstellt wurden), entfernen Sie sie manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Entfernen der Connectoren (Seite 11). GFI FaxMaker ist auf einem separaten Computer installiert Falls die Connectoren automatisch beim Ausführen der GFI FaxMaker-Einrichtung auf dem Microsoft GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 10

20 Exchange-Server erstellt wurden, werden sie bei der Deinstallation von GFI FaxMaker automatisch vom Microsoft Exchange Server entfernt. Es ist keine weitere Konfiguration notwendig. HINWEIS Falls die Connectoren nicht als GFIFaxMaker benannt wurden (z. B. wenn sie umbenannt oder manuell mit einem anderen Namen erstellt wurden), entfernen Sie sie manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Entfernen der Connectoren (Seite 11). Manuelles Entfernen der Connectoren Führen Sie in der Microsoft Exchange-Verwaltungsshell die folgenden Befehle aus: HINWEIS Wenn bei der manuellen Erstellung des Connectors ein benutzerdefinierter Name gewählt wurde, ersetzen Sie GFIFaxMaker durch den Namen des Connectors. 1. Entfernen Sie den Empfangs-Connector: Remove-ReceiveConnector "GFIFaxMaker" 2. Entfernen Sie den Fremd-Connector: Remove-ForeignConnector -identity "GFIFaxmaker" Microsoft Exchange 2000/2003-Connector Der SMTP-Connector ist ein standardmäßiger Microsoft Exchange SMTP-Connector, der so konfiguriert ist, dass alle an faxmaker.com, smsmaker.com, fax: und sms: adressierten s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). So greifen Sie auf den Connector zu: 1. Starten Sie den Exchange System-Manager, und erweitern Sie den Knoten Connectors. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf SMTP-Connector von GFI FaxMaker, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Automatisches Erstellen des Connectors GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange-Server installiert Während der Installation konfiguriert GFI FaxMaker automatisch einen Microsoft Exchange- Connector, um die Verarbeitung von Faxen und SMS zu ermöglichen. Nach der Installation sind keine weiteren Konfigurationseinstellungen notwendig. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 11

21 GFI FaxMaker ist auf einem separaten Computer installiert So konfigurieren Sie den Connector, wenn GFI FaxMaker auf einem anderen Computer als dem Microsoft Exchange 2000/2003-Server installiert ist: 1. Führen Sie die Einrichtung von GFI FaxMaker auf dem Microsoft Exchange-Server mit Hub- Transport-Rolle aus. 2. Deaktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker Fax Server, und wählen Sie die Option Exchange 2000/2003/2007/2010/2013 SMTP-Connector. 3. Geben Sie im nächsten Fenster die IP-Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker-Servers an. 4. Fahren Sie mit der Installation fort. Weitere Informationen finden Sie unter Installationsvorgang (Seite 36). Manuelles Erstellen des Connectors 1. Starten Sie auf dem Microsoft Exchange-Server den Exchange System-Manager, und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Connectors. 2. Wählen Sie die Optionen Neu > SMTP-Connector. Screenshot 1: Angabe von IP/Name des GFI FaxMaker-Computers 3. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Allgemein die folgenden Optionen: GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 12

22 Geben Sie den Namen des SMTP-Connectors von GFI FaxMaker ein. Wählen Sie die Option Gesamte Mail über diesen Connector an diese Smarthosts weiterleiten aus. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des GFI FaxMaker-Servers in eckigen Klammern ein (z. B. [ ]). Klicken Sie unter Lokale Bridgeheads auf Hinzufügen, und wählen Sie den virtuellen Standardserver für SMTP aus. 4. Klicken Sie auf der Registerkarte Adressraum auf Hinzufügen. 5. Wählen Sie Andere, und klicken Sie auf OK. Screenshot 2: Festlegen von FAX als Adressraum 6. Geben Sie im Dialog Weitere Adressraumeigenschaften in das Textfeld Typ den Eintrag FAX und in das Feld Adresse das Zeichen * ein. Klicken Sie auf OK. HINWEIS Durch diese Einstellung werden alle s, die an FAX: adressiert sind, an GFI FaxMaker weitergeleitet. Sie können die Schritte 4, 5 und 6 wiederholen und dabei SMS in das Textfeld Typ eingeben. Dadurch werden SMS, die an SMS: adressiert sind, an GFI FaxMaker weitergeleitet. 7. Klicken Sie auf der Registerkarte Adressraum auf Hinzufügen. 8. Wählen Sie die Option SMTP, und klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 13

23 Screenshot 3: Festlegen von faxmaker.com 9. Geben Sie im Dialog Internet-Adressraumeigenschaften in das Textfeld -Domäne Folgendes ein: *faxmaker.com. Klicken Sie auf OK. HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Geben Sie bei der Verwendung von benutzerdefinierten Domänen stattdessen die benutzerdefinierte Domäne ein. 10. Wiederholen Sie die Schritte 7, 8 und 9 für die Domäne smsmaker.com. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 14

24 Screenshot 4: Registerkarte Adressraum 9. Wählen Sie im Abschnitt Connector-Bereich die Option Routing-Gruppe aus. 10. Klicken Sie auf OK, um den Connector zu erstellen. Automatisches Entfernen des Connectors GFI FaxMaker ist auf dem Microsoft Exchange-Server installiert Falls der Connector während der Installation von GFI FaxMaker automatisch erstellt wurde, wird er während der Deinstallation auch automatisch wieder entfernt. Es ist keine weitere Konfiguration notwendig. HINWEIS Falls der Connector nicht als FaxMaker SMTP Connector benannt wurde (z. B. wenn er umbenannt oder manuell mit einem anderen Namen erstellt wurde), entfernen Sie ihn manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Entfernen des Connectors (Seite 16). GFI FaxMaker ist auf einem separaten Computer installiert Falls der Connector automatisch beim Ausführen der GFI FaxMaker-Einrichtung auf dem Microsoft GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 15

25 Exchange-Server erstellt wurde, wird der Connector bei der Deinstallation von GFI FaxMaker vom Microsoft Exchange-Server auch automatisch wieder entfernt. Es ist keine weitere Konfiguration notwendig. HINWEIS Falls der Connector nicht als FaxMaker SMTP Connector benannt wurde (z. B. wenn er umbenannt oder manuell mit einem anderen Namen erstellt wurde), entfernen Sie ihn manuell. Weitere Informationen finden Sie unter Manuelles Entfernen des Connectors (Seite 16). Manuelles Entfernen des Connectors So greifen Sie in Microsoft Exchange auf den Connector zu: 1. Starten Sie den Exchange System-Manager, und erweitern Sie den Knoten Connectors. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Namen des GFI FaxMaker-Connectors (Standardwert ist FaxMaker SMTP Connector), und klicken Sie auf Löschen Microsoft Exchange-Cluster So installieren Sie GFI FaxMaker in einer Microsoft Exchange-Cluster-Umgebung: 1. Installieren Sie GFI FaxMaker auf einem Computer außerhalb des Clusters. 2. Konfigurieren Sie die Microsoft Exchange-SMTP-Connectoren in jedem Cluster so, dass alle an Fax: und SMS: adressierten s an GFI FaxMaker weiter. Connectoren automatisch erstellen: Führen Sie die GFI FaxMaker-Einrichtung (die gleiche wie bei der Installation von GFI FaxMaker) in jedem Cluster-Knoten aus. Deaktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker Fax Server, und wählen Sie die Option Exchange 2000/2003/2007/2010/2013 SMTP-Connector. Geben Sie im nächsten Fenster die IP- Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker-Servers an. Weitere Informationen finden Sie unter Installationsvorgang (Seite 36). Connectoren manuell erstellen: Microsoft Exchange 2000/2003: Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Exchange 2000/2003-Connector (Seite 11). Microsoft Exchange 2007/2010/2013: Weitere Informationen finden Sie unter Microsoft Exchange 2007/2010/2013 Connector (Seite 9). HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Wenn Sie verschiedene Domänen verwenden, geben Sie Ihre benutzerdefinierten Domänen an. Geben Sie nach der Installation die Domänen in der GFI FaxMaker-Konfiguration an. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). 3.2 Lotus Notes/Domino Verwenden Sie Lotus Notes/Domino mit GFI FaxMaker, um Faxe und SMS zu verschicken. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 16

26 GFI FaxMaker kann in einer Lotus Domino/Notes 4/5/6/6.5-Umgebung installiert werden, entweder direkt auf dem Server oder auf einem separaten Computer. Bei größeren Netzwerken wird empfohlen, GFI FaxMaker auf einem anderen Computer als dem Lotus Notes/Domino-Computer zu installieren Funktionsweise Abbildung 3: GFI FaxMaker ist auf dem Lotus Notes-Computer installiert. Prozess Client-Seite Beschreibung Benutzer verschicken Faxe/SMS mithilfe Folgendem: GFI FaxMaker-Client Über das Fax-Nachrichtenformular Lotus Notes/Domino- -Client Senden Sie eine im Adressformat oder um ein Fax/eine SMS zu verschicken. Senden von Faxen/SMS HINWEIS: Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Die konfigurierten Fax- und SMS-Domänen werden entsprechend verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). Lotus Notes/Domino leitet Faxe/SMS an ein dediziertes Postfach weiter. GFI FaxMakerruft Faxe/SMS über POP3 von diesem Postfach ab. Dazu sind folgende Schritte erforderlich: Erstellen Sie ein dediziertes Postfach für GFI FaxMaker in Lotus Notes/Domino. Leiten Sie alle an und adressierten s an dieses Postfach weiter. Konfigurieren Sie den POP3-Connector von GFI FaxMaker so, dass die in diesem Postfach gespeicherten s abgerufen werden. Empfangene Faxe/SMS HINWEIS: Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Nach der Bestimmung der Benutzer, an die eingehende Faxe/SMS weitergeleitet werden, sendet GFI FaxMaker einen Sendebericht über SMTP an den Lotus Notes/Domino-Server. Wählen Sie die entsprechende Version aus: Lotus Domino/Notes Server 6.5 Lotus Domino/Notes Server 6 Lotus Notes 4 und 5 GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 17

27 3.2.2 Lotus Notes 4 und 5 Schritt 1: Erstellen einer dedizierten Datenbank für GFI FaxMaker Screenshot 5: Erstellen einer Notes-Faxdatenbank 1. Wählen Sie im Notes Workspace die Optionen File > Database > New. 2. Legen Sie im Dialog New Database die folgenden Optionen fest: Tabelle 8: Optionen zum Erstellen einer Datenbank Option Server Title Template Server Template Einstellung Local GFI FaxMaker Local Mail (R5.0/6.0) Klicken Sie auf OK. 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die neue Datenbank, und wählen Sie die Option Access Control aus. 4. Aktivieren Sie unter Manager rights die Option Delete document. Schritt 2: Festlegen der Datenbank als POP-Postfach 1. Navigieren Sie im Notes Workspace zu Server, und öffnen Sie Address book des Servers. 2. Klicken Sie auf Add Person. 3. Geben Sie auf der Registerkarte Basics im Bereich Name einen Namen und im Bereich Password ein Kennwort für das Postfach ein. Verwenden Sie als Benutzername Fax. 4. Legen Sie auf der Registerkarte Mail für Mail System die Option POP oder IMAP fest. 5. Wählen Sie im Bereich Mail unter Internet message storage die Option Notes and Internet Mail aus. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 18

28 6. Klicken Sie auf Save and Close. Screenshot 6: Einrichten des POP-Postfachs für GFI FaxMaker Schritt 3: Einrichten der Weiterleitungsfunktion der Domäne 1. Öffnen Sie im Lotus Workspace das Adressbuch, und klicken Sie auf Server > Domains. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 19

29 Screenshot 7: Einrichten einer fremden Domäne in Lotus Notes 2. Klicken Sie auf Add Domain. 3. Legen Sie im Bereich Basics für Domain Type die Option Foreign Domain fest. 4. Geben Sie im Feld Foreign Domain Name den Namen der Domäne ein, die Sie einrichten möchten (z. B.: Fax). 5. Wählen Sie die Registerkarte Mail Information. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 20

30 Screenshot 8: Optionen der Fremddomäne 6. Geben Sie unter Gateway server name den Namen des Servers ein, auf dem sich das GFI FaxMaker- Postfach befindet (z. B.: fax\gfi). 7. Geben Sie unter Gateway mail file name den Namen des GFI FaxMaker-Postfachs ein (z. B.: mail\gfi FaxMaker.nsf). 8. Klicken Sie auf Save and Close. Schritt 4: Bearbeiten der Ansichten des Notes-Postfachs von GFI FaxMaker Einrichten der Ansichten des GFI FaxMaker-Postfachs, so dass der MTA von GFI FaxMaker die weitergeleiteten s erfassen kann 1. Melden Sie sich über einen Notes-Client beim GFI FaxMaker-Postfach-Client an. 2. Wählen Sie Design > Views. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 21

31 Screenshot 9: Ändern der Postfachansichten 3. Doppelklicken Sie auf ($POP3). 4. Löschen Sie im Skriptfenster (unteres Fenster) alle Einträge. 5. Klicken Sie auf Save and Close. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 22

32 Screenshot 10: Ansicht $POP3 GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 23

33 3.2.3 Lotus Domino/Notes Server 6 Schritt 1: Erstellen einer Postfachdatenbank auf dem Domino-Server Screenshot 11: Erstellen einer neuen Datenbank 1. Wählen Sie aus der Menüleiste von Domino Administrator File > Database > New. 2. Wählen Sie Ihren Domino-Server aus. Wählen Sie das -Verzeichnis aus, und geben Sie als Dateinamen GFIFaxMaker.nsf ein. 3. Klicken Sie auf OK, um die Datenbank zu erstellen. Schritt 2: Konfigurieren eines Benutzers für die Domino-Datenbank von GFI FaxMaker 1. Klicken Sie in Domino Administrator auf Add Person. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 24

34 Screenshot 12: Hinzufügen einer Person 2. Geben Sie in den einzelnen Feldern die folgenden Daten ein: Tabelle 9: Optionen zum Hinzufügen einer Person in Lotus Domino Option Einstellung Vorname GFI FaxMaker Nachname Postfach Benutzername GFI FaxMaker Short name/userid GFI FaxMaker Internet Password Wählen Sie ein POP3-Kennwort. Mail System POP oder IMAP Mail Server Name des Domino-Servers Internet Address Die -Adresse, über die Mitteilungen auf dem Server empfangen werden können. 3. Klicken Sie auf Save and Close. Schritt 3: Erteilen von Zugriffsrechten für die GFI FaxMaker-Datenbank an den GFI FaxMaker- Benutzer 1. Wählen Sie aus der Menüleiste von Domino Administrator File > Database > Open, um die GFI FaxMaker-Datenbank zu öffnen. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 25

35 Screenshot 13: Öffnen Sie die GFI FaxMaker-Datenbank. 2. Wählen Sie den Server aus, und suchen Sie die GFI FaxMaker-Datenbank. Klicken Sie auf Öffnen. 3. Öffnen Sie File > Database > Access Control. Screenshot 14: Konfigurieren von Berechtigungen GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 26

36 4. Klicken Sie auf Add, um die GFI FaxMaker-Person hinzuzufügen. 5. Wählen Sie die GFI FaxMaker-Person aus, und legen Sie im Bereich Attributes für User type die Option Person und für Access die Option Manager fest. 6. Wählen Sie die Option Delete Documents. 7. Klicken Sie auf OK. Schritt 4: Entfernen der standardmäßigen Ansicht $POP3 1. Wählen Sie in Lotus Domino Designer die Optionen File > Database > Open. 2. Wählen Sie Ihren Domino-Server, das -Verzeichnis und GFIFaxMaker.nsf aus. 3. Doppelklicken Sie im Knoten Views auf die Option $POP3. Screenshot 15: Entfernen der standardmäßigen POP3-Ansicht 4. Bestätigen Sie die Warnmeldung durch Klicken auf OK. 5. Markieren Sie die folgenden beiden Zeilen, und löschen Sie sie aus der Ansicht $POP3. DEFAULT DeliveredDate := ; SELECT DeliveredDate!= GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 27

37 Screenshot 16: Aus der Ansicht $POP gelöschte Zeilen 6. Speichern Sie die Änderungen, und schließen Sie Domino Designer. Schritt 5: Hinzufügen der fremden Fax-Domäne 1. Starten Sie Domino Administrator. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Configuration die Option Messaging\Domains aus. 4. Klicken Sie auf Add Domain, und wählen Sie die Option Foreign Domain. 6. Geben Sie als Namen für die Fremddomäne fax ein. 7. Wählen Sie die Registerkarte Mail Information. 8. Geben Sie den Namen des Domino-Servers unter Gateway server name ein. 9. Geben Sie als Gateway Mail File Nam \GFI FaxMaker.nsf an. HINWEIS Wenn für ausgehende s RFC822 Phrase Handling aktiviert ist, wird die Faxnummer zweimal angezeigt, wenn GFI FaxMaker das Fax versendet. So lösen Sie dieses Problem mithilfe von Notes Administrator: 1. Wählen Sie die Registerkarte Configuration und anschließend Messaging > Configurations. 2. Klicken Sie für den Server mit dem GFI FaxMaker-Postfach auf Edit Configuration. 3. Wählen Sie die Registerkarten MIME > Advanced > Advanced Outbound Message Options. 4. Wählen Sie für RFC822 Phrase Handling die Option Do not add phrase, damit keine Phrase hinzugefügt wird Lotus Domino/Notes Server 6.5 Schritt 1: Zulassen der -Weiterleitung vom Lotus Domino/Notes-Server 1. Starten Sie auf dem GFI FaxMaker-Server die Internetinformationsdienste-Konsole. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 28

38 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Virtueller Standardserver für SMTP, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Zugriff auf die Option Relay Screenshot 17: Dialog Weitergabeeinschränkungen 4. Wählen Sie die Option Nur Computer in der Liste, und klicken Sie auf Hinzufügen. 5. Wählen Sie die Option Einzelner Computer, und geben Sie im Feld IP-Adresse die IP-Adresse des Lotus Domino/Notes-Servers an. Klicken Sie auf OK. 6. Klicken Sie in allen Dialogen auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Schritt 2: Hinzufügen einer SMTP-Fremddomäne auf dem Lotus-Server 1. Wählen Sie im Domino Administrator die Registerkarte Configuration. 2. Klicken Sie auf Messaging > Domains. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 29

39 Screenshot 18: Hinzufügen einer neuen Domäne 3. Klicken Sie auf Add Domain. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 30

40 Screenshot 19: Konfigurieren des Domänentyps 4. Wählen Sie auf der Seite New Domain die Registerkarte Basics, und legen Sie für Domain Type die Option Foreign SMTP Domain fest. 5. Wählen Sie die Registerkarte Routing. Legen Sie unter Messages Addressed to für Internet Domain Folgendes fest: faxmaker.com,smsmaker.com HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Wenn Sie verschiedene Domänen verwenden, geben Sie Ihre benutzerdefinierten Domänen an. Geben Sie nach der Installation die Domänen in der GFI FaxMaker-Konfiguration an. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 31

41 Screenshot 20: Konfigurieren der Routing-Einstellungen 7. Legen Sie im Bereich Should be Routed to als Internet host entweder den Hostnamen des GFI FaxMaker-Servers oder dessen IP-Adresse (in eckigen Klammern) fest. 8. Speichern und schließen Sie die Seite zur SMTP-Fremddomäne. 9. Führen Sie über die Domino Server-Konsole mit folgenden Befehlen einen Neustart des Domino- Routers durch: tell router stop tell router start 3.3 Gehostete -Lösung Erstellen Sie bei Verwendung eines gehosteten Online- -Dienstes Connectoren, die Faxe und SMS an GFI FaxMaker weiterleiten. Wählen Sie Ihren gehosteten -Anbieter aus: Pläne E1 und E3 von Microsoft Office 365 Pläne P1 und von Microsoft Office 365 Internetanbieter Andere gehostete -Anbieter GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 32

42 3.3.1 Pläne E1 und E3 von Microsoft Office 365 Damit von GFI FaxMaker Faxe/SMS über die Pläne E1 oder E3 von Microsoft Office 365 gesendet werden können, müssen Sie Fax- und SMS-Connectoren konfigurieren: 1. Wechseln Sie in der Verwaltungskonsole von Microsoft Forefront Online Protection for Exchange (FOPE) auf die Registerkarte Verwaltung. 2. Öffnen Sie die Registerkarte Unternehmen, und gehen Sie zum Bereich Connectoren. 3. alle erforderlichen Informationen darunter die GFI FaxMaker-Domänennamen für Fax und SMS (faxmaker.com, smsmaker.com) und die öffentliche IP-Adresse des GFI FaxMaker-Servers ein. HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). Weitere Informationen finden Sie unter Sie sollten nun die Möglichkeit haben, Faxe im Standard-Adressformat (z. B. zu senden. Auch interne Benutzer empfangen eingehende Faxe vom GFI FaxMaker-Server Pläne P1 und von Microsoft Office 365 Erstellen Sie für die Fax- und SMS-Domänen (z. B. fax.meinedomäne.de und sms.meinedomäne.de) einen neuen Aliaseintrag ( A -Eintrag), der auf die öffentliche IP-Adresse des GFI FaxMaker-Servers verweist. Konfigurieren Sie nach der Installation GFI FaxMaker, damit s von diesen Aliaseinträgen verarbeitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70) Andere gehostete -Server Erstellen Sie auf der Einstellungsseite Ihres gehosteten Mailservers Konnektoren, die alle an faxmaker.com und smsmaker.com adressierten s an den GFI FaxMaker-Server weiterleiten. Wenn von Ihrem Anbieter aus die Weiterleitung nur an Aliasdomänen erfolgen darf (z. B. fax.meinedomäne.de), erstellen Sie Konnektoren für zwei Aliasdomänen. Konfigurieren Sie nach der Installation GFI FaxMaker, so dass s von diesen Domänen empfangen werden können. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70) ISP-gehostet GFI FaxMaker kann in einer Umgebung installiert werden, in der der -Dienst vom ISP bereitgestellt wird. GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 33

43 Prozess Client-Seite Senden von Faxen/SMS Empfangene Faxe/SMS Beschreibung Benutzer verschicken Faxe/SMS mithilfe des Faxformulars des GFI FaxMaker-Client, um diese direkt an den GFI FaxMaker-Server weiterzuleiten. HINWEIS: Benutzer können nicht den -Client zum Verschicken von Faxen/SMS verwenden. GFI FaxMaker-Clients leiten Faxe/SMS über SMTP direkt an GFI FaxMaker weiter. HINWEIS: Installieren Sie den IIS SMTP-Dienst auf dem GFI FaxMaker-Server. Nach der Bestimmung der Benutzer, an die eingehende Faxe/SMS weitergeleitet werden, sendet GFI FaxMaker einen Sendebericht über SMTP an den gehosteten Mailserver. 3.4 Andere -Umgebungen Andere -Serverumgebungen: SMTP-Server POP3-Postfach Mehrere -Server SAP SMTP-Server GFI FaxMaker kann in einer SMTP-Serverumgebung wie MDaemon installiert werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Erstellen Sie eine Routing-Regel auf Ihrem Mailserver, mit der alle an die Domänen faxmaker.com und smsmaker.com gesendeten Mitteilungen an den GFI FaxMaker-Server weitergeleitet werden. 2. Installieren Sie den IIS SMTP-Dienst auf dem GFI FaxMaker-Server. 3. Installieren Sie GFI FaxMaker auf einem anderen Computer als dem Mailserver. Weitere Informationen finden Sie unter Installationsvorgang (Seite 36). GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 34

44 HINWEISE 1. Anstatt SMTP zu verwenden, können Sie auch ein dediziertes POP3-Postfach für GFI FaxMaker anlegen.gfi FaxMaker verwendet dieses POP3-Postfach zum Senden und Empfangen von Faxen/SMS. Weitere Informationen finden Sie unter POP3-Postfach (Seite 35). 2. Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Die konfigurierten Faxund SMS-Domänen werden entsprechend verwendet. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70) POP3-Postfach GFI FaxMaker kann Faxe/SMS von einem dedizierten POP3-Postfach abrufen. 1. Erstellen Sie auf dem Mailserver ein dediziertes Postfach für GFI FaxMaker. 2. Leiten Sie alle an und adressierten s an das dedizierte Postfach weiter. 3. Installieren Sie GFI FaxMaker auf einem anderen Computer als dem Mailserver. Weitere Informationen finden Sie unter Installationsvorgang (Seite 36). 4. Konfigurieren Sie den POP3-Connector von GFI FaxMaker so, dass die in diesem Postfach gespeicherten s abgerufen werden. Weitere Informationen finden Sie unter POP3-Connector (Seite 69) Mehrere Mailserver Konfigurieren Sie in einem Netzwerk mit mehreren, voneinander unabhängigen -Servern jeden Server so, dass Faxe an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Verwenden Sie für jeden - Servertypen die beschriebenen Methoden. Weitere Informationen finden Sie unter -Serverkonfiguration (Seite 7) SAP 4.7 Weitere Informationen zur Konfiguration von SAP 4.7, um Faxe über GFI FaxMaker zu verschicken, finden Sie im Knowledge-Base-Artikel unter: GFI FaxMaker 3 -Serverkonfiguration 35

45 4 Installation 4.1 Wichtige Hinweise 1. Überprüfen Sie, dass der Computer, auf dem Sie GFI FaxMaker installieren, die System- und Hardwareanforderungen erfüllt. 2. Melden Sie sich als Administrator oder über ein Konto mit Administratorberechtigungen an. 3. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten Anwendungen. Wenn Sie eine ältere Version von GFI FaxMaker verwenden und auf die neueste Version umsteigen möchten, gehen Sie zu Aktualisieren früherer Versionen. 4.2 Installationsvorgang 1. Führen Sie eine der folgenden Dateien aus: faxmaker2013.exe für die Installation von GFI FaxMaker auf einem 32-Bit-System faxmaker2013_x64.exe für die Installation von GFI FaxMaker auf einem 64-Bit-System 2. Wählen Sie eine Installationssprache, und klicken Sie auf OK. 3. Klicken Sie im Begrüßungsbildschirm auf Weiter. 4. Wenn Sie prüfen möchten, ob ein neueres Build als das installierte verfügbar ist, aktivieren Sie das Kontrollkästchen Prüfen, ob auf der Website von GFI eine neuere Version von GFI FaxMaker zur Verfügung steht, und klicken Sie auf Weiter. Aktivieren Sie andernfalls die Option Nicht auf neue Version prüfen, und klicken Sie auf Weiter. HINWEIS Zur Prüfung auf neue Builds ist eine aktive Internetverbindung erforderlich. 5. Lesen Sie die Lizenzvereinbarung, und wählen Sie die Option Zustimmen. 6. Falls Sie einen Lizenzschlüssel besitzen, geben Sie diesen in das Feld Lizenzschlüssel ein, und klicken Sie auf Weiter. Wenn Sie keinen Lizenzschlüssel besitzen, können Sie alternativ auf Weiter klicken, um GFI FaxMaker im Testmodus zu installieren und den Lizenzschlüssel nach der Installation einzugeben. GFI FaxMaker 4 Installation 36

46 Screenshot 21: Auswahl der zu installierenden Komponenten 7. Wählen Sie die zu installierenden Komponenten aus: Tabelle 10: Installationskomponenten Komponente GFI FaxMaker Fax-Server GFI FaxMaker Remote Monitor Exchange 2000/2003/2007/2010/2013 SMTP-Connector Beschreibung Installiert GFI FaxMaker auf dem Computer. Aktiviert die lokale oder dezentrale Überwachung von GFI FaxMaker. Diese Option ist für den Microsoft Exchange-Server erforderlich, wenn GFI FaxMaker auf einem anderen Computer installiert wird. HINWEIS: Wählen Sie diese Option nicht aus, wenn Sie die Einrichtung auf einem Computer ausführen, der nicht der Microsoft Exchange-Server ist oder Sie Microsoft Exchange nicht als Ihren Mailserver verwenden. GFI FaxMaker 4 Installation 37

47 Screenshot 22: Kontoname für Dienste 8. Geben Sie die Anmeldeinformationen eines Kontos mit administrativen Berechtigungen ein, und klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. HINWEIS Anmeldeinformationen für die GFI FaxMaker-Diensteverwaltung. Wenn Sie nach der Installation von GFI FaxMaker Ihr Kennwort ändern, müssen Sie dies auch im Dienste- Applet für die GFI FaxMaker-Dienste tun. 9. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation von GFI FaxMaker im standardmäßigen Installationsordner fortzufahren, oder klicken Sie auf Durchsuchen, um einen neuen Installationsordner auszuwählen. 10. Klicken Sie auf Weiter, um mit der Installation von GFI FaxMaker zu beginnen. Falls zutreffend, wählen Sie die Option zum Neustart des IIS SMTP-Dienstes. 11. Klicken Sie auf Weiter, um den GFI-Druckertreiber NetPrintQueue2Fax zu installieren. HINWEIS Unter Windows Server 2003 (64 Bit) muss die 32-Bit-Version des GFI-Druckertreibers NetPrintQueue2Fax installiert werden (so dass 32-Bit-Clients den 32-Bit-Treiber nutzen können). Wählen Sie die Option 32-Bit-Treiber für den Drucker GFI NetPrintQueue2Fax installieren. Für die Installation ist die CD für Windows Server 2003 erforderlich. Wenn Windows eine Warnung zum NetPrintQueue2Fax-Druckertreiber anzeigt, klicken Sie auf die Option zur Installation. GFI FaxMaker 4 Installation 38

48 12. Klicken Sie auf Fertig stellen. Starten Sie nach der Installation den Konfigurationsassistenten von GFI FaxMaker. Weitere Informationen finden Sie unter Ausführen des GFI FaxMaker-Konfigurationsassistenten (Seite 39). 4.3 Ausführen des GFI FaxMaker-Konfigurationsassistenten Der Konfigurationsassistent von GFI FaxMaker hilft Ihnen Schritt für Schritt bei der Konfiguration von GFI FaxMaker. Der Assistent wird automatisch nach der Installation ausgeführt. Sie können ihn aber auch manuell über Start > Programme > GFI FaxMaker > GFI FaxMaker > Konfigurationsassistent starten. 1. Klicken Sie im Willkommensbildschirm auf Weiter. HINWEIS Wenn GFI FaxMaker unter Microsoft Exchange 2000 oder höher installiert ist, fahren Sie mit Schritt 5 fort. Screenshot 23: Einrichten der Sendeoptionen 2. Wenn GFI FaxMaker nicht auf dem Computer installiert ist, auf dem sich Microsoft Exchange Server 2000 oder höher befindet, konfigurieren Sie die Mailserveroptionen. Wählen Sie, wie Faxe und SMS an GFI FaxMaker weitergeleitet werden sollen. Tabelle 11: Sendeoptionen Option Mein Mailserver leitet Faxe und SMS an diesen GFI FaxMaker-Computer weiter Beschreibung Wählen Sie diese Option, wenn Ihr -Server so konfiguriert wurde, dass alle Faxe und SMS an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter -Serverkonfiguration (Seite 7). GFI FaxMaker 4 Installation 39

49 Option GFI FaxMaker lädt Faxe und SMS von einem POP3-Postfach herunter. Beschreibung Wählen Sie diese Option, wenn GFI FaxMaker Faxe/SMS aus einem dedizierten POP3- Postfach herunterlädt. Weitere Informationen finden Sie unter POP3-Postfach (Seite 35). Geben Sie die Details des dedizierten POP3-Postfachs an. WICHTIG: Stellen Sie sicher, dass sich keine s im Postfach befinden und dass es GFI FaxMaker zugeordnet ist. s im Postfach werden von GFI FaxMaker heruntergeladen und dauerhaft aus dem Postfach entfernt. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 24: Abfrage des Mailserver-Namens durch den Assistenten 3. Geben Sie die Details des Mailservers ein, an den GFI FaxMaker empfangene s weiterleitet. Tabelle 12: Mailserveroptionen Option Name oder IP- Adresse des E- Mail-Servers SSL verwenden SMTP- Authentifizierung verwenden Beschreibung Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers ein, auf den empfangene Faxe hochgeladen werden sollen. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver über SSL zu verbinden und zu kommunizieren. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver mithilfe spezifischer Benutzeranmeldeinformationen zu verbinden. Geben Sie die Anmeldeinformationen in die Textfelder Konto und Kennwort ein. Wählen Sie die Option Gesicherte Kennwortauthentifizierung, wenn der Mailserver eine Authentifizierung erfordert. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 4. Geben Sie die Ländervorwahl des Landes an, in dem die Faxleitungen angeschlossen sind. Diese Vorwahl wird von GFI FaxMaker verwendet, um die passende zu wählende Nummer zu bestimmen (z. B. Entfernen der Ländervorwahl für Faxe innerhalb des gleichen Landes). Klicken Sie auf Weiter. Screenshot 25: Auswahl der für GFI FaxMaker eingesetzten Faxhardware 5. Wählen Sie das für GFI FaxMaker zu verwendende Faxgerät aus. GFI FaxMaker 4 Installation 40

50 Tabelle 13: Typ des Faxgeräts Faxgerät Brooktrout von Dialogic ISDN- und CAPI- Geräte Beschreibung Wählen Sie das zu verwendende Kartenmodell aus, und klicken Sie auf Weiter. Klicken Sie auf Ja, um die Treibersoftware für die Hardware zu installieren, oder auf Nein, um andere Treiber zu benutzen. Wählen Sie: TE-SYSTEMS XCAPI Fax over IP - GFI FaxMaker wird angewiesen, die Lösung TE-SYSTEMS XCAPI Fax over IP zu verwenden. Klicken Sie auf Ja, um die XCAPI-Software zum Integrieren des Systems mit Fax over IP oder einem ISDN-Controller zu installieren, oder klicken Sie auf Nein, um andere Treiber zu verwenden. Faxmodems Faxdienste Weitere Geräte GFI FaxMaker wird angewiesen, ein Gerät zu nutzen, das nicht TE-SYSTEMS XCAPI Fax over IP unterstützt. Wählen Sie, ob die Faxmodemtreiber automatisch erkannt werden sollen, und klicken Sie auf Weiter. GFI FaxMaker versucht die Microsoft -Faxtreiber und andere, bereits installierte Modems zu finden. Wählen Sie diese Option, um einen Online-Faxdienst zu verwenden. Klicken Sie auf Weiter, um die Faxdienstinformationen einzugeben. WICHTIG 1. Stellen Sie sicher, dass die Geräte vor dem Fortfahren ordnungsgemäß installiert sind. 2. Bei einigen Geräten könnten Sie aufgefordert werden, die Faxleitungen zu konfigurieren. For more information go to: Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. Screenshot 26: Festlegen von Benutzern 6. Legen Sie die GFI FaxMaker-Benutzer und -Administratoren fest. GFI FaxMaker 4 Installation 41

51 Tabelle 14: Hinzufügen von GFI FaxMaker-Benutzern Umgebung Mit Active Directory Ohne Active Directory Beschreibung GFI FaxMaker stellt eine Verbindung mit Active Directory her, damit Sie Benutzer auswählen können. Wenn keine Faxadministratoren konfiguriert sind, fügen Sie im Dialog Benutzer und Gruppen auswählen die Administratoren hinzu, und klicken Sie auf OK. Klicken Sie auf Benutzer hinzufügen, um Faxbenutzer hinzuzufügen. So legen Sie die Liste der Benutzer fest: Importieren der Benutzerliste aus Windows : GFI FaxMaker importiert die Liste der Windows -Benutzer von folgenden Computern: Lokaler Computer: GFI FaxMaker listet die auf dem lokalen Computer konfigurierten Benutzerkonten auf. Remote-Computer: Wählen Sie die Option Remote-Server verwenden, und geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Remote-Computers ein. Klicken Sie auf Benutzer auflisten, um automatisch die Benutzer des Computers zu suchen und aufzulisten. Klicken Sie auf Hinzufügen, um die ausgewählten Benutzer zur Liste Für Import ausgewählte Benutzer hinzuzufügen. Klicken Sie auf Domänenname anfügen, um dem Benutzernamen eine Domäne zuzuweisen. Manuell erstellen Benutzer und deren -Adressen werden manuell über die GFI FaxMaker-Verwaltungskonsole eingegeben. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzierte Benutzer (Seite 63). Legen Sie nach dem Hinzufügen der Benutzerliste fest, welche Benutzer Faxadministratoren sind. Klicken Sie auf OK. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 7. Der Assistent überprüft nun die Mailservereinstellungen. Klicken Sie auf Test, um eine Test- an die konfigurierten Faxadministratoren zu schicken. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. HINWEIS Schlägt der Test fehl, erhalten Sie eine Fehlermeldung. Schlagen Sie den Fehler in der Fehlerbehebung nach, und beheben Sie das Problem. Weitere Informationen finden Sie unter 2FaxXGateway-Test schlägt fehl (Seite 158). 8. GFI FaxMaker startet nun die Dienste. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. 9. Klicken Sie auf Fertig stellen. 4.4 Aktualisieren früherer Versionen Dieser Abschnitt beschreibt, wie eine GFI FaxMaker-Installation unter Beibehaltung aller Einstellungen auf die neueste Version aktualisiert wird Wichtige Hinweise 1. Diese Funktion wird erst ab Version 12 unterstützt. Wenn Sie über eine frühere Version verfügen, wird empfohlen, diese zu deinstallieren und GFI FaxMaker neu zu konfigurieren. 2. Ab Version 2011 wird Microsoft Windows 2000 nicht länger von GFI FaxMaker unterstützt. 3. Es wird empfohlen, die GFI FaxMaker-Konfiguration vor der Aktualisierung zu sichern. Weitere Informationen finden Sie unter: 4. Beziehen Sie Ihren neuen Lizenzschlüssel vom GFI Customer Area. Weitere Informationen finden Sie unter: GFI FaxMaker 4 Installation 42

52 5. Deaktivieren Sie während der Installation der Aktualisierung die Anti-Virus-Software auf dem Servercomputer. Aktivieren Sie die Anti-Virus-Software wieder, sobald die Aktualisierung abgeschlossen ist. 6. Der GFI FaxMaker-Client muss beim Aktualisieren der GFI FaxMaker-Serverinstallation nicht aktualisiert werden. 7. Überprüfen Sie, dass der Computer, auf dem Sie GFI FaxMaker installieren, die System- und Hardwareanforderungen erfüllt. 8. Melden Sie sich als Administrator oder über ein Konto mit Administratorberechtigungen an. 9. Speichern Sie aktuelle Arbeiten, und schließen Sie alle auf dem Computer geöffneten Anwendungen Verfahrensweise bei der Aktualisierung 1. Gehen Sie in Ihrer alten GFI FaxMaker-Konfiguration zu Erweitert > Dokumentkonvertierung und beachten Sie die Dateinamenerweiterungen, denen ein benutzerdefinierter Befehl zugeordnet ist. 2. Sichern Sie alle benutzerdefinierten Deckblätter. Diese befinden sich im Ordner coverpge unter dem Installationspfad GFI FaxMaker. 3. Wenn Sie eine Brooktrout-TR1034-Faxkarte verwenden, gehen Sie zum folgenden Pfad im GFI FaxMaker-Installationsordner:..\GFI\FaxMaker\brooktrout\TR1034\Boston\config\. Sichern Sie callctrl.cfg und btcall.cfg. 4. Führen Sie die Installationsdatei aus und befolgen Sie die Anweisungen unter Installieren von GFI FaxMaker. Während der Einrichtung wird automatisch die alte Installation deinstalliert und die neueste Version installiert. 5. Verwenden Sie den Lizenzschlüssel, den Sie von der GFI Customer Area erhalten haben. 6. Wenn die Installation abgeschlossen ist, führt das Einrichtungsprogramm automatisch den GFI FaxMaker-Konfigurationsassistenten aus. Es wird empfohlen, dieses Programm zu beenden, indem Sie auf Abbrechen klicken, damit keine vorhandenen Einstellungen überschrieben werden. 7. Kopieren Sie die Deckblätter, die in Schritt 2 oben gesichert wurden, in den Ordner coverpge. 8. Fügen Sie die Dokumentkonvertierungseinstellungen von Schritt 1 oben aus der GFI FaxMaker-Konfiguration hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Dokumentkonvertierung (Seite 89). 9. Wenn die Standard-Fax- und Domänen in der alten Installation geändert wurden, konfigurieren Sie die neuen Domänen in dergfi FaxMaker-Konfiguration erneut. Weitere Informationen finden Sie unter Schritt 2: Ändern von Domänennamen über die GFI FaxMaker-Konfiguration (Seite 71).-Konfiguration. 10. Wenn Sie eine Brooktrout-TR1034-Faxkarte verwenden, kopieren Sie die Dateien, die in Schritt 3 oben gesichert wurden, in den gleichen Speicherort. Beenden Sie außerdem die GFI FaxMaker-Dienste und öffnen Sie das Brooktrout-Konfigurations-Tool, um die Einstellungen zu überprüfen. Klicken Sie auf Save and Close. Starten Sie die GFI FaxMaker-Dienste erneut. 11. Gehen Sie zum GFI FaxMaker-Monitor und stellen Sie sicher, dass die Faxleitungen vorhanden und initialisiert sind. Bei Problemen siehe: 12. Optional können Sie die Funktionsfähigkeit von GFI FaxMaker prüfen, indem Sie ein Testfax senden und empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter Testen der neuen GFI FaxMaker-Installation (Seite 44). GFI FaxMaker 4 Installation 43

53 5 Testen der neuen GFI FaxMaker-Installation Befolgen Sie die Schritte in diesem Abschnitt, um sicherzustellen, dass Ihre GFI FaxMaker-Installation gesendete und empfangene Faxe erfolgreich verarbeitet. 5.1 Senden eines Testfaxes 1. Erstellen Sie im -Client eines lizenzierten Benutzers eine im folgenden Format: Tabelle 15: Format der Test- Feld An Betreff - Text Anhang Konfiguration Geben Sie den Empfänger in folgendem Format ein: Ersetzen Sie nummer durch die Faxnummer des Empfängers. Beispiel: HINWEIS: Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Die konfigurierte Fax-Domäne wird entsprechend verwendet.weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). Geben Sie Testfax ein. Geben Sie einige Wörter ein. Hängen Sie ein einseitiges PDF-Dokument mit Testinhalt (z. B: Texte und Grafiken) an. Screenshot 27: Senden eines Testfax in Microsoft Outlook 2. Klicken Sie auf Senden. 3. Prüfen Sie den Status des ausgehenden Faxes in GFI FaxMaker Monitor. 4. Lassen Sie sich den Empfang des Faxes vom Empfänger bestätigen. 5.2 Empfangen eines Testfaxes 1. Senden Sie ein Fax von einer Testfaxleitung an eine angeschlossene und in GFI FaxMaker konfigurierte Faxleitung. 2. Prüfen Sie den Status des eingehenden Faxes in GFI FaxMaker Monitor. 3. Soweit zuvor keine Routing-Regeln konfiguriert wurden, wird das Fax über die Standard-Router zugestellt (verfügbar unter GFI FaxMaker-Konfiguration > Routing > Eigenschaften > Standard- GFI FaxMaker 5 Testen der neuen GFI FaxMaker-Installation 44

54 Router). Stellen Sie sicher, dass das Fax erfolgreich an die Postfächer der Standardrouter zugestellt wurde. GFI FaxMaker 5 Testen der neuen GFI FaxMaker-Installation 45

55 6 Verwenden von GFI FaxMaker Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 6.1 Möglichkeiten des Faxversands Möglichkeiten der Darstellung empfangener Faxe Überwachen des GFI FaxMaker-Betriebs Möglichkeiten des Faxversands Für das Versenden von Faxen stehen Benutzern verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung: Per Drucken von Inhalt in GFI FaxMaker NetPrintQueue2Fax Verwenden der GFI FaxMaker-Client-Anwendung Über API Per Screenshot 28: Senden von Faxen per -Client Lizenzierte Benutzer können Faxe direkt über ihren -Client verschicken. Verwenden Sie das Adressbuch von Microsoft Outlook für Empfänger, für die eine Faxnummer konfiguriert ist. Senden Sie die an [FAX:Faxnummer], wobei faxnummer durch die Outlook -Faxnummer des Empfängers ersetzt wird. Senden Sie eine wobei faxnummer durch die Faxnummer des Empfängers ersetzt wird. GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 46

56 HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Die konfigurierte Fax-Domäne wird entsprechend verwendet. Die erste Seite des Fax enthält den Namen des Empfängers, den Namen des Absenders, den - Betreff und den -Text. Falls die einen Anhang enthält, wird dieser in den nächsten Seiten des Fax aufgeführt. Diese Methode ist für alle -Benutzer verfügbar, ohne dass eine andere Software installiert werden muss oder benutzerdefinierte Konfigurationen erforderlich sind. So wenden Sie diese Methode an: Fügen Sie Benutzer zur Liste Lizenzierte Benutzer hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Lizenzierte Benutzer (Seite 63). Konfigurieren Sie die Mailserver so, dass s, die an oder SMS:* adressiert sind, an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Weitere Informationen finden Sie unter -Serverkonfiguration (Seite 7). HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Wenn Domänen geändert wurden, verwenden Sie die konfigurierten Domänennamen. Weitere Informationen finden Sie unter Fax- und SMS-Domänennamen (Seite 70). GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 47

57 6.1.2 Drucken von Inhalt in GFI FaxMaker NetPrintQueue2Fax Screenshot 29: Drucken eines Dokuments als Fax Benutzer drucken den als Fax zu sendenden Inhalt mithilfe des GFI FaxMaker-Druckertreibers NetPrintQueue2Fax. Die Faxnummer des Empfängers wird in einem benutzerdefinierbaren Format in das Dokument eingegeben, z. B. Fax: Dadurch kann das Fax in einem beliebigen Format gesendet werden, so dass das Drucken des Inhalts (ohne die Installation einer Anwendung auf dem GFI FaxMaker-Computer) möglich ist. Diese Methode ermöglicht auch den automatischen Versand eines benutzerdefinierten Fax an mehrere Empfänger. So können Sie beispielsweise über die Seriendruck-Funktion von Microsoft Word Faxe an eine große Anzahl von Empfängern senden. Konfigurieren Sie den NetPrintQueue2Fax-Druckertreiber auf den Client-Computern, damit diese Methode angewendet werden kann. Weitere Informationen finden Sie unter NetPrintQueue2Fax (Seite 111). GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 48

58 6.1.3 Verwenden der GFI FaxMaker-Client-Anwendung Screenshot 30: Fax-Nachrichtenformular von GFI FaxMaker Der GFI FaxMaker-Client ermöglicht die Konvertierung und Vorschau (.FAX-Format) eines Fax direkt auf dem Client-Computer. Außerdem bietet der Client ein Adressbuch für Faxkontakte, oder er verwendet das Adressbuch von Microsoft Outlook. Installieren Sie die Anwendung auf den Client-Computern, um den GFI FaxMaker-Client nutzen zu können. Weitere Informationen finden Sie im Client-Handbuch von GFI FaxMaker unter: Text-, XML- oder Webdienst-API Verwenden Sie Tools von Drittanbietern, um automatisch APIs zu erstellen, welche die Informationen der zu sendenden Faxe enthalten. Speichern Sie TextAPIs und XMLAPIs an einem zentralen Ort, und GFI FaxMaker verarbeitet automatisch die Dateien in diesem Ordner. Verwenden Sie Visual Studio, um Webdienst-APIs zu entwickeln, die Sie nutzen können, um Faxe automatisch zu senden und zu empfangen. Viele Anwendungen können so konfiguriert werden, dass sie diese Dateien automatisch erstellen. Dadurch kann der Faxversand automatisiert werden. Weitere Informationen finden Sie unter GFI FaxMaker-APIs (Seite 116). GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 49

59 6.2 Möglichkeiten der Darstellung empfangener Faxe Empfangene Faxe werden per an die Adressaten weitergeleitet. Die enthält einen Faxbericht sowie das eigentliche Fax als Anhang. Faxe können in verschiedenen Formaten (z. B. PDF) angehängt werden. Screenshot 31: Faxempfang im Posteingang des -Clients Konfigurieren Sie Routing-Optionen für GFI FaxMaker, um empfangene Faxe an den korrekten Empfänger weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Faxrouting (Seite 127). GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 50

60 6.3 Überwachen des GFI FaxMaker-Betriebs Screenshot 32: GFI FaxMaker Monitor Verwenden Sie GFI FaxMaker Monitor, um den Betrieb von GFI FaxMaker zu überwachen. Die Anwendung kann verwendet werden, um mehrere Instanzen von GFI FaxMaker sowie lokale und Remote-Installationen zu überwachen. Klicken Sie auf Start > Programme > GFI FaxMaker > GFI FaxMaker Monitor, um GFI FaxMaker Monitor zu starten. GFI FaxMaker Monitor zeigt den Status folgender Komponenten an: Tabelle 16: Echtzeit-Überwachungsfunktionen Funktion Status der Faxleitungen und -geräte Beschreibung Wechseln Sie zum Knoten Faxserver. Dieser enthält eine Liste der Faxgeräte/-leitungen mit ihrem jeweiligen Status. Weitere Funktionen: Initialisieren Starten der Geräte/Leitungen, die nicht initialisiert wurden. Abbrechen Stoppen eines/r bestimmten Geräts/Leitung Fehlersuche Erstellen eines Fehlersucheprotokolls zum Gerät im Ordner Protokolle innerhalb des Installationsordners von GFI FaxMaker Ansicht wechseln Ändern der Ansicht der Geräte-/Leitungsliste Server neu starten Neustarten des GFI FaxMaker-Faxserverdienstes. GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 51

61 Funktion Faxe in der Warteschlange Beschreibung Wählen Sie den Knoten Faxe in der Warteschlange, um alle Faxe anzuzeigen, die gesendet werden sollen. Weitere Optionen: Aktualisieren Aktualisieren der Ansicht der Faxe in der Warteschlange Alle auswählen Alle Faxe in der Warteschlange auswählen Raster Anzeigen/Ausblenden der Rasterlinien Spalten Anpassen der Spalten, die pro Fax angezeigt werden Löschen Löschen der ausgewählten Faxe aus der Warteschlange Eigenschaften Anzeige der Eigenschaften der Faxe in der Warteschlange wie Datum/Urzeit, Absender und Empfänger der Nachricht Status des Message Transfer Agent (MTA) Log-Dateien ansehen Laden der Protokolldatei, die Details zu gesendeten Faxen enthält Der Message Transfer Agent ist der Transportdienst für SMTP-, POP3- und SMS-Nachrichten. Klicken Sie auf den Knoten Message Transfer Agent, um wichtige Informationen und eine Statistik zur Nachrichtenübertragung anzuzeigen. 2Fax-Gateway Anzeige der Aktivität einiger Threads zu Vorgängen wie POP3-Downloading, Vorbereitung für den Faxversand, SMTP-Versand usw. Eingangswarteschlange Anzahl der für den Versand an SMTP-Clients vorbereiteten Faxe Eingangsübertragung Anzeige der Aktivität des Prozesses, der Faxe an SMTP-Clients sendet Letzte Datei Anzeige der letzten verarbeiteten Datei Ausgangswarteschlange Anzahl der vom POP3-Connector abgerufenen Faxe, die in die Warteschlange des Faxservers gestellt wurden Ausgangsübertragung Anzeige der Aktivität des Prozesses, der POP3-Mail vom POP3-Postfach abruft Letzte Adresse Anzeige der letzten vom MTA verwendeten -Adresse oder SMS-Nummer SMS-Übertragung Anzeige des Status des Threads, der Nachrichten vorbereitet und an den SMS-Server leitet Übertragung empfangener SMS Anzeige der Aktivität von eingehenden SMS Klicken Sie auf: Nachrichten verarbeiten Zwingt den MTA dazu, neue Fax-/SMS-Nachrichten abzurufen Neu starten - Neustarten des Message Transfer Agent-Dienstes von GFI FaxMaker Ferninstallation von GFI FaxMaker Monitor Installieren Sie zur Überwachung eines Remote-Faxservers die Anwendung GFI FaxMaker Monitor auf dem Remote-Faxserver. Deaktivieren Sie in der GFI FaxMaker-Installation die Option GFI FaxMaker-Faxserver, und aktivieren Sie bei der Auswahl der zu installierenden Komponenten die Option GFI FaxMaker Remote Monitor. Geben Sie im nächsten Fenster die IP-Adresse oder den Servernamen des GFI FaxMaker-Servers an. Weitere Informationen zur Durchführung der GFI FaxMaker-Installation finden Sie im Handbuch Erste Schritte zu GFI FaxMaker unter GFI FaxMaker 6 Verwenden von GFI FaxMaker 52

62 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 7.1 Faxleitungen Lizenzierte Benutzer Faxadministratoren Mailservereinstellungen POP3-Connector Fax- und SMS-Domänennamen Wähloptionen Faxarchivierung Faxdienste OCR Protokolldateien Integrieren eines HP Digital Sender Speichern von Faxen Lizenzinformationen Versionsinformationen Produkt-Patches 86 GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 53

63 7.1 Faxleitungen Eine Faxleitung ist eine reale Telefonleitung, die einem Faxgerät zugewiesen ist (d. h. einem Modem oder einer ISDN-/Faxkarte). Je nach Gerätetyp kann das Faxgerät mehrere Leitungen unterstützen. GFI FaxMakerermöglicht es Ihnen, verschiedene Optionen pro Faxleitung zu konfigurieren. Screenshot 33: Dialog Leitungen/Geräte Faxleitungen können über GFI FaxMaker Konfiguration > Leitungen/Geräte > Eigenschaften konfiguriert werden. Weitere Informationen finden Sie unter: Neue Faxleitungen hinzufügen Bearbeiten von Faxleitungen Löschen von Faxleitungen Eigenschaften des Faxmodems Benutzerdefinierte Modemeigenschaften Neue Faxleitungen hinzufügen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Leitungen/Geräte > Eigenschaften und anschließend auf Hinzufügen 2. Wenn Sie nach der Installation von GFI FaxMaker neue Faxmodems hinzufügen möchten, klicken Sie im Dialogfeld Leitungen/Geräte auf Suchen, um die automatische Suche auszuführen und sie zur Geräteliste hinzuzufügen. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 54

64 Screenshot 34: Hinzufügen eines ISDN-Kanals 3. Geben Sie folgende Informationen an: Tabelle 17: Optionen zum Hinzufügen einer Faxleitung Einstellung Verfügbare Faxleitungen Gerätetyp Physische(s) Leitung/Gerät Einstellungen vom installierten Gerät übernehmen Konfiguration Wählen Sie eine verfügbare Faxleitung aus. Diese Angabe dient als Referenz für diese bestimmte Leitung. Geben Sie den Typ des verwendeten Faxgeräts an. Wählen Sie die zu konfigurierende Leitung bzw. den zu konfigurierenden Port aus. Wählen Sie diese Option aus, um die Einstellungen einer zuvor konfigurierten Faxleitung zu kopieren, und geben Sie die Faxleitung an, deren Einstellungen kopiert werden sollen. Klicken Sie auf OK. 4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Gerät im Dialog für die Leitungseigenschaften folgende Einstellungen: Tabelle 18: Optionen zum Faxleitungsgerät Gerätetyp ISDN ISDN BRI CAPI2.0- Geräte ISDN PRI/IP CAPI2.0-Geräte ANALOG CAPI2.0- Geräte Gateway-Geräte Einstellungen ISDN-Typ Wählen Sie den ISDN-Gerätetyp aus. MSN-Nummern Geben Sie die Nummer ein, deren eingehende Anrufe beantwortet werden sollen. Geben Sie eine vollständige Nummer (z. B ) oder ein Nummernpräfix ein (z. B , um alle Nummern im Bereich zu beantworten). Alle annehmen Klicken Sie auf diese Option, um alle auf diesem ISDN-Kanal eingehenden Anrufe zu beantworten. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 55

65 Gerätetyp Brooktrout Einstellungen Kartentyp Wählen Sie den Brooktrout-Gerätetyp aus. Leitungsfunktionen Wählen Sie entsprechend den Eigenschaften Ihres Faxgeräts den jeweiligen Typ (Keine, DTMF oder DID/ISDN) aus. Tonwahl Wählen Sie diese Option zur schnelleren Einwahl aus, falls sie unterstützt wird. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird die Impulswahl angewendet. Auf Rufzeichen warten Die Einwahl wird nur gestartet, wenn ein Rufzeichen vorhanden ist. Faxmodemtreiber von GFI Anzahl der Klingelzeichen vor Annahme Legen Sie die Anzahl der Klingelzeichen fest, nach denen ein eingehender Anruf angenommen werden soll. Modemtyp Wählen Sie den Faxmodemtyp aus. Erweiterte Modemoptionen In GFI FaxMaker sind bereits einige vordefinierte Geräte enthalten. Klicken Sie auf diese Option, um ein neues Gerät zu erstellen oder die Geräteoptionen manuell zu konfigurieren. Weitere Informationen finden Sie unter Eigenschaften des Faxmodems (Seite 61). Initialisierungsstring Zeigt den String an, der vom Modemtreiber zur Initialisierung des Modems verwendet wird. Anzahl der Klingelzeichen vor Annahme Legen Sie die Anzahl der Klingelzeichen fest, nach denen ein eingehender Anruf angenommen werden soll. Tonwahl Wählen Sie diese Option zur schnelleren Einwahl aus, falls sie unterstützt wird. Wenn diese Option deaktiviert ist, wird die Impulswahl angewendet. Auf Rufzeichen warten Die Einwahl wird nur gestartet, wenn ein Rufzeichen vorhanden ist. Besetztzeichen erkennen Vor dem Senden eines Fax wird überprüft, ob die Leitung besetzt ist. Lautsprechermodus Legen Sie mit dieser Option die Lautsprechereinstellungen fest: Immer aus, Bis verbunden oder Immer an. Faxmodemtreiber von Microsoft Faxdienste Lautsprecherlautstärke Legen Sie die angemessene Lautstärke der Lautsprecher fest. Typ Wählen Sie den Faxtyp aus. Anzahl der Klingelzeichen vor Annahme Legen Sie die Anzahl der Klingelzeichen fest, nach denen ein eingehender Anruf angenommen werden soll. HINWEIS: Vergewissern Sie sich, dass die Rolle Faxserver installiert ist und der Dienst Fax im Dienste-Applet ausgeführt wird. Zeigt Einstellungen für die ausgewählte Faxdienstleitung an. Um Faxe über einen Online- Faxanbieter zu versenden, geben Sie im Knoten Faxdienste Ihre Kontoinformationen an. Weitere Informationen finden Sie unter Faxdienste (Seite 78). Um eine Leitung mit einer DID zu verbinden, wählen Sie die DID-Nummer aus der Liste aus. Für diese Option muss das Faxdienstkonto im Faxdienstknoten überprüft werden. WICHTIG: Online-Faxdienste erfordern eine vollständige Empfängernummer einschließlich des Symbols für internationale Rufnummern (+), der Landesvorwahl sowie der Ortsvorwahl. Verwenden Sie zwischen den einzelnen Teilen der Faxnummer keine Bindestriche, Leerzeichen oder Striche. Auch beim lokalen Versand von Faxen ist die vollständige Empfängernummer erforderlich. In diesem Fall wird für das Fax trotzdem der Ortstarif für Faxe in Rechnung gestellt. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 56

66 Screenshot 35: Registerkarte Leitungsoptionen 5. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Leitungsoptionen die folgenden Einstellungen: Tabelle 19: Faxleitungsoptionen Option Max. Auflösung Max. Geschwindigkeit Lokale Fax-ID Eingehende Faxe empfangen Ausgehende Faxe senden Wählpräfix und -suffix Präfix nicht wählen, wenn Faxnummer Konfiguration Legen Sie die maximale Auflösung für Faxe fest, die auf dieser Leitung gesendet und empfangen werden. Legen Sie die maximale Geschwindigkeit für Faxe fest, die auf dieser Leitung gesendet und empfangen werden. Durch einen geringen Wert wird die Anrufdauer verlängert. Dies ist jedoch für analoge Leitungen hilfreich, um einen Qualitätsverlust zu verhindern, wenn Rauschen in der Telefonleitung vorkommt. Diese Nummer wird als Teil des Übertragungsvorgangs an den Empfänger des Fax geschickt. Hier wird normalerweise die Faxnummer eingegeben. HINWEIS: Einige PABX-Geräte akzeptieren keine lokale Fax-ID für ausgehende Anrufe. Wenn das Faxgerät hinter diese Art von PABX-Gerät geschaltet ist, lassen Sie dieses Feld leer. Wählen Sie diese Option, um den Empfang von Faxen auf dieser Faxleitung zu erlauben. Wählen Sie diese Option, um das Senden von Faxen auf dieser Faxleitung zu erlauben. Falls Ihre Leitungen an eine Telefonanlage angeschlossen sind, können Sie ein Wahlpräfix oder -suffix bestimmen. Sie können das Wählen eines Präfixes ausschließen, wenn die Faxnummer weniger, gleich viele oder mehr Stellen als angegeben besitzt. Diese Einstellung ist besonders dann nützlich, wenn Sie unterschiedliche Anbieter für örtlich, national und international zu versendende Faxe in Anspruch nehmen. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 57

67 Option Faxkennung Anzahl der Wiederholungsversuche Abstand der Wdh Verwendung der ECM- Fehlerkorrektur abschalten, falls verfügbar Konfiguration Geben Sie den Text ein, der ganz am Anfang des Fax stehen soll (z. B. der Name des Unternehmens). Legen Sie fest, wie oft GFI FaxMaker nach einer fehlgeschlagenen Übermittlung versuchen soll, das Fax erneut zu versenden. Legen Sie die Dauer der Verzögerung in Sekunden zwischen den Wahlwiederholungen fest. Standardmäßig korrigiert GFI FaxMaker automatisch Fehler, die durch Geräusche verursacht werden, die mit der Übertragung eines Fax interferieren. Wählen Sie diese Option, um die automatische Korrektur zu deaktivieren. Screenshot 36: Weitere Leitungs-/Geräteoptionen 6. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Optionen: Tabelle 20: Erweiterte Faxleitungsoptionen Option Auto-Print von auf dieser Leitung eingegangenen Faxen Konfiguration Drucken Sie automatisch Faxe, die auf dieser Leitung empfangen werden. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeinstellungen zu konfigurieren. Legen Sie im Dialog Auto-Print für eingehende Faxe fest, wie die Größe des Fax für den Druck verändert werden soll, oder wählen Sie die Option Nächstmögliche Größe, um automatisch die beste Größe zu erkennen und zu verwenden. Klicken Sie auf Druckereinrichtung..., um den für das jeweilige Papierformat geeigneten Drucker auszuwählen. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 58

68 Option Sicherungskopie für Faxe erstellen, die auf dieser Leitung empfangen wurden Sicherungskopie für Faxe erstellen, die auf dieser Leitung versendet wurden Faxe im folgenden Dateiformat sichern Anzahl der zu erfassenden DID-Stellen Vor der Erfassung Ton ausgeben Aufblinken nach DTMF- Erfassung u. vor Faxton Konfiguration Es wird eine Kopie aller eingehenden Faxe in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt. Geben Sie den Pfad ein, unter dem Sie die empfangenen Faxe speichern möchten. Es wird eine Kopie aller ausgehenden Faxe in einem Verzeichnis Ihrer Wahl erstellt. Geben Sie den Pfad ein, unter dem Sie die empfangenen Faxe speichern möchten. Wählen Sie das für die Anfertigung von Sicherheitskopien zu verwendende Format aus. Diese Option leitet Faxe mithilfe der DID-Nummer an einzelne Empfänger weiter. Legen Sie die Anzahl der zu erfassenden Stellen fest. Geben Sie beispielsweise 2 ein, um 00 bis 99 zu erfassen. Das Faxgerät gibt bei Annahme des Anrufs einen Ton aus, um dem Benutzer zu signalisieren, dass er die DTMF-Nummer eingeben muss. Falls verfügbar, wird empfohlen, diese Option immer aktiviert zu lassen. Wählen Sie aus der Dropdown-Liste die Art des Tons aus. Nur für Multitech-Modems. Wählen Sie diese Option, so dass nach erfolgreicher Erkennung eines Tons der Faxserver für 500 ms on hook (blinkt) geht. Screenshot 37: Registerkarte Benutzer 7. Wählen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Benutzer aus, die Faxe über diese Leitung senden dürfen. Konfigurieren Sie: GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 59

69 Tabelle 21: Benutzer der Faxleitung Option Alle Benutzer/Gruppen können Faxe über diese Leitung senden Aufgelistete Benutzer/Gruppen können Faxe über diese Leitung senden Hinzufügen Löschen Leitung für aufgelistete Benutzer/Gruppen reservieren Beschreibung Diese Option erlaubt es allen lizenzierten Benutzern, Faxe über diese Leitung zu senden. Diese Option ermöglicht einer eingeschränkten Benutzerauswahl, Faxe über diese Leitung zu senden. Legen Sie über diese Option fest, welche Benutzer Faxe über diese Leitung senden dürfen. Diese Option löscht ausgewählte Benutzer/Gruppen aus der Liste der zulässigen Benutzer. Diese Option reserviert die Leitung ausschließlich für ausgewählte Benutzer/Gruppen. Screenshot 38: Registerkarte Leitungstest 8. Über die Registerkarte Leitungstest können Sie ein Testfax verschicken, um die Leitungseinstellungen zu überprüfen. Geben Sie im Feld Zu wählende Faxnummer die Faxnummer, an die das Testfax gesendet werden soll, und klicken Sie auf Testfax senden. Klicken Sie auf Testfax überwachen, um den GFI FaxMaker Monitor zu starten und damit den Status des Testfax zu überwachen. 9. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. 10. Nach dem Ändern der Einstellungen für Leitungen/Geräte muss der Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu gestartet werden, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie für den Neustart auf Ja. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 60

70 7.1.2 Bearbeiten von Faxleitungen 1. Wählen Sie GFI FaxMaker-Konfiguration > Leitungen/Geräte > Eigenschaften. 2. Wählen Sie die Geräteleitung aus, die Sie bearbeiten möchten, und klicken Sie auf Eigenschaften. 3. Führen Sie in den Regeleigenschaften die erforderlichen Änderungen durch, und klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 4. Nach dem Ändern der Einstellungen für Leitungen/Geräte muss der Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu gestartet werden, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie für den Neustart auf Ja Löschen von Faxleitungen 1. Wählen Sie GFI FaxMaker-Konfiguration > Leitungen/Geräte > Eigenschaften. 2. Wählen Sie die Geräteleitung aus, die Sie löschen möchten, und klicken Sie auf Löschen. 3. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu speichern. 4. Nach dem Ändern der Einstellungen für Leitungen/Geräte muss der Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu gestartet werden, um die Änderungen zu übernehmen. Klicken Sie für den Neustart auf Ja Eigenschaften des Faxmodems GFI FaxMaker kann Faxe senden und empfangen, indem es eine große Auswahl an Faxmodems verwendet, die mit den Kommunikationsanschlüssen des Servers verbunden sind. So senden Sie Faxe mit diesen Geräten: 1. Fügen Sie der Liste Leitungen/Geräte das Modem als einen Faxmodemtreiber von GFI hinzu. 2. Wählen Sie im Dialog zu den Geräteeigenschaften den Modemtyp (durch Modellname und -nummer) aus, oder wählen Sie eine allgemeine Klasse, die am besten den Geräteeigenschaften entspricht. 3. Klicken Sie auf Erweiterte Modemoptionen, und wählen Sie eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 22: Verwalten von Faxmodems Option Neues Modem (Aktuelles Modem als Vorlage) Modem bearbeiten Modem löschen Alle Modem-Treiber auf Standardeinstellungen zurücksetzen Beschreibung Diese Option fügt der Modemliste ein neues Modem hinzu. Die anfänglichen Eigenschaften basieren auf dem ausgewählten Modemtyp. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Modemeigenschaften (Seite 62). Diese Option öffnet die Modemeigenschaften. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzerdefinierte Modemeigenschaften (Seite 62). Diese Option entfernt das Modem aus der Liste. Diese Option setzt alle Modemtreiber auf die Standardeinstellungen zurück. 4. Konfigurieren Sie weitere Leitungs-/Geräteoptionen, und klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 61

71 Benutzerdefinierte Modemeigenschaften Screenshot 39: Dialog Benutzerdefinierte Modemeigenschaften Passen Sie die folgenden Optionen gemäß den Spezifikationen des Faxmodems an: Tabelle 23: Erweiterte Faxmodemoptionen Option Modemtyp Flusskontrolle Fax-Klasse Voice-Chipset DLE-Codemethode Thread-Priorität Dateninitialisierungsstring Faxinitialisierungsstring Sprachinitialisierungsstring Verzögerung vor Befehl Zeichenverzögerung Beschreibung Geben Sie einen benutzerfreundlichen Namen für den Modemtyp ein (z. B. die Gerätemarke, den Namen oder die Modellnummer). Legen Sie die Einstellungen gemäß den Gerätespezifikationen fest. Klicken Sie auf OK, um die Einstellungen zu übernehmen. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 62

72 7.2 Lizenzierte Benutzer Die Liste der Benutzer, die Faxe senden und empfangen können, muss in GFI FaxMaker konfiguriert werden. Screenshot 40: Liste der GFI FaxMaker-Benutzer und -Gruppen Die Liste der lizenzierten Benutzer ist unter GFI FaxMaker-Konfiguration > Lizenzierte Benutzer verfügbar. Tabelle 24: Verwalten von lizenzierten Benutzern und Gruppen Verwalten von Benutzern/Gruppen Hinzufügen von Benutzern und Gruppen Beschreibung Mit Active Directory: Klicken Sie zum Hinzufügen von Benutzern oder Gruppen auf Neue (r) lizenzierte(r) Benutzer/Gruppe... Geben Sie den Namen des Benutzers/der Gruppe ein, und klicken Sie auf OK. Benutzer- /Gruppeneigenschaften Ohne Active Directory: Klicken Sie zum Hinzufügen von Benutzern auf Neue(r) lizenzierte(r) Benutzer/Gruppe... Geben Sie den Benutzernamen, den vollständigen Namen und die -Adresse ein. Klicken Sie auf Persönlich, um weitere Informationen einzugeben. Klicken Sie auf OK. Es können auch gleichzeitig mehrere Benutzer aus einer CSV- Datei oder aus der Liste der Windows -Benutzer hinzugefügt werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer/eine Gruppe und anschließend auf Eigenschaften. HINWEIS: Wenn GFI FaxMaker nicht in einer Active Directory-Umgebung installiert ist, können die Benutzereigenschaften angepasst werden. Wenn GFI FaxMaker in einer Active Directory- Umgebung installiert ist, werden Benutzereigenschaften aus Active Directory importiert. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 63

73 Verwalten von Benutzern/Gruppen Webdienst-API-Benutzer Benutzer/Gruppen entfernen Beschreibung Registrieren Sie Benutzer, welche die Webdienst-API-Funktion von GFI FaxMaker verwenden werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzer, um ihn zu registrieren, und wählen Sie auf der Registerkarte Webdienst-API die Option Webdienst-API-Benutzer. Verwenden Sie in einer Active Directory-Umgebung die Active Directory- Anmeldeinformationen. In SMTP-Umgebungen erstellt GFI FaxMaker automatisch ein zufälliges Kennwort, das für die Webdienst-API verwendet werden muss. HINWEIS: Empfangene Faxe, die an Benutzer geschickt werden, die für die Webdienst-API registriert sind, werden in der Webdienst-API-Warteschlange gespeichert und nicht per E- Mail an den Benutzer weitergeleitet. Um einen Benutzer aus der Webdienst-API-Registrierung zu entfernen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Benutzer, und wählen Sie auf der Registerkarte Webdienst-API die Option Webdienst-API-Benutzer. Klicken Sie auf OK. HINWEIS: Bei der Aufhebung der Registrierung eines Benutzers für die Webdienst-API werden alle Faxe dieses Benutzers, die sich in der Warteschlange befinden, unwiderruflich gelöscht. Heben Sie die Registrierung eines Benutzers mit Bedacht auf. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Benutzer/eine Gruppe und anschließend auf Löschen. Klicken Sie auf OK, um den Löschvorgang zu bestätigen. HINWEIS: Gelöschte Benutzer können nicht wiederhergestellt werden und müssen daher erneut hinzugefügt werden. HINWEIS Sie können auch eine spezifische Active Directory-Gruppe (z. B. GFI FaxMaker- Benutzer) erstellen, sodass Sie alle GFI FaxMaker-Benutzer direkt in Active Directory verwalten können Lizenz für uneingeschränkte Anzahl von Benutzern Benutzertypen Diese Option gilt nur für die GFI FaxMaker-Lizenz für eine uneingeschränkte Anzahl von Benutzern. Konfigurieren Sie Typen der Benutzer, denen das Senden/Empfangen von Faxen mithilfe von GFI FaxMakergestattet ist. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Erweitert > Diverses. Faxversand für Nicht-AD-Benutzer zulassen Diese Option lässt zu, dass alle Faxe/SMS mithilfe von GFI FaxMaker bearbeitet werden können, auch wenn der Benutzer nicht in Active Directory ist. Nur lizenzierten Benutzern das Senden von Faxen gestatten Benutzer können nur dann Faxe/SMS senden, wenn sie in der Liste Lizenzierte Benutzer eingetragen sind Importieren der Benutzerliste aus CSV HINWEIS Diese Option ist nur verfügbar, wenn GFI FaxMaker auf einem Computer installiert ist, der nicht mit einer Domäne verbunden ist. GFI FaxMaker kann die Benutzerliste aus einer CSV (Comma Separated Values)-Datei importieren. Dadurch kann eine große Menge an Benutzern hinzugefügt werden. Vergewissern Sie sich, dass der Text wie folgt formatiert ist: GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 64

74 "Vorname","Nachname","Unternehmen","Abteilung","Faxnummer","Telefonnummer"," -Adresse","Anzeigename","Internet- -Adresse" Beispiel: "Max","Mustermann","MeinUnternehmen","Vertrieb", " HINWEIS Alle Felder außer den Feldern für die -Adresse und den Anzeigenamen können leer bleiben. Die -Adresse muss einmalig sein. So importieren Sie eine Benutzerliste aus einer CSV-Datei: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Lizenzierte Benutzer, und wählen Sie die Option Benutzer aus Datei importieren 2. Wählen Sie die CSV-Datei aus, und klicken Sie auf Öffnen. 3. Starten Sie GFI FaxMaker Monitor, und klicken Sie im Knoten Faxserver auf die Option Server neu starten, um den Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu zu starten Importieren der Benutzerliste aus Windows HINWEIS Diese Option ist nur verfügbar, wenn GFI FaxMaker auf einem Computer installiert ist, der nicht mit einer Domäne verbunden ist. GFI FaxMaker kann die Liste der Windows -Benutzer vom lokalen Computer oder einem Remote- Computer importieren. 1. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf Lizenzierte Benutzer, und wählen Sie die Option Benutzer importieren GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 65

75 Screenshot 41: Importieren von Benutzern von einem Remote-Computer 2. (Optional) Wenn Sie die Liste der Windows -Benutzer von einem Remote-Computer importieren, wählen Sie die Option Remote-Server verwenden, geben Sie den Servernamen oder die IP-Adresse ein, und klicken Sie auf Benutzer auflisten. 3. Wählen Sie die hinzuzufügenden Benutzer aus der Liste Benutzer auf dem Server aus, und klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Geben Sie zum Hinzufügen einer benutzerdefinierten internen -Domäne die Domäne unter Domänenname anfügen ein. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Starten Sie GFI FaxMaker Monitor, und klicken Sie im Knoten Faxserver auf die Option Server neu starten, um den Faxserverdienst von GFI FaxMaker neu zu starten. 7.3 Faxadministratoren Faxadministratoren überwachen und verwalten den Faxserver. Sie werden außerdem per über kritische Bedingungen informiert. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 66

76 Screenshot 42: Faxadministrator-Liste Um die Faxadministrator-Liste zu verwalten, wählen Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration das Menü Erweitert > Faxadministratoren. Tabelle 25: Verwalten von Faxadministratoren Funktion Administratoren hinzufügen Administratoreigenschaften bearbeiten Administratoren entfernen Beschreibung Klicken Sie auf Neu Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Administrator, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Administrator, und wählen Sie die Option Löschen. 7.4 Mailservereinstellungen Konfigurieren Sie den Mailserver, den GFI FaxMaker zum Senden von s verwenden soll: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf 2Fax-Gateway, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 67

77 Screenshot 43: Einrichten des 2Fax-Gateways 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMTP-Connector die folgenden Optionen: Tabelle 26: SMTP-Connector-Optionen Option -Server Name/IP und Port SSL verwenden SMTP-Authentifizierung verwenden Sichere Kennwortauthentifizierung Beschreibung Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers sowie die Portnummer ein. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver über SSL zu verbinden und zu kommunizieren. Diese Option weist GFI FaxMaker an, eine Verbindung mit dem Mailserver mit bestimmten Benutzeranmeldeinformationen herzustellen. Geben Sie die Anmeldeinformationen in die Textfelder Konto und Kennwort ein. Wählen Sie diese Option, wenn eine sichere Kennwortauthentifizierung für den Mailserver erforderlich ist. 3. Um sicherzustellen, dass GFI FaxMaker s über den konfigurierten Mailserver senden kann, geben Sie eine -Adresse ein, und klicken Sie auf Test- senden. Vergewissern Sie sich, dass die Test- im entsprechenden Postfach angekommen ist. Schlägt der Test fehl, prüfen Sie die Einrichtung und Konfiguration. Weitere Informationen finden Sie unter 2FaxXGateway-Test schlägt fehl (Seite 158). 4. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 68

78 7.5 POP3-Connector GFI FaxMaker kann für den Abruf zu sendender Fax- und SMS-Mitteilungen von einem POP3-Postfach konfiguriert werden. Konfigurieren Sie den POP3-Connector so, dass Faxmitteilungen von einem spezifischen GFI FaxMaker-POP3-Postfach abgerufen und heruntergeladen werden. HINWEIS 1. Die Option ist nicht verfügbar, wenn der Mailserver so konfiguriert ist, dass Fax- und SMS-Mitteilungen an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. 2. Stellen Sie sicher, dass das POP3-Postfach nur für GFI FaxMaker zur Verfügung steht. GFI FaxMaker lädt alle s aus dem Postfach zur Verarbeitung herunter. Nach dem Download werden s dauerhaft gelöscht. Konfigurieren Sie die POP3-Postfacheinstellungen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf 2Fax-Gateway, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 44: POP3-Connector 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte POP3-Connector die folgenden Optionen: Tabelle 27: POP3-Connector-Optionen Option POP3-Downloader aktivieren -Server Name/IP und Port Beschreibung Diese Option aktiviert den Faxdownload von einem POP3-Postfach. Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des Mailservers sowie die Portnummer ein. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 69

79 Option Kontoname und Passwort Vollständige -Adresse des obigen Kontos SSL verwenden Zeitintervall für Suche nach neuen Faxen Beschreibung Geben Sie die Anmeldeinformationen für den Zugriff auf das Postfach ein. Die -Adresse des POP3-Postfachs. Diese Option weist GFI FaxMaker an, sich mit dem Mailserver über SSL zu verbinden und zu kommunizieren. Geben Sie ein, wie oft GFI FaxMaker nach neuen Faxen im GFI FaxMaker-Postfach suchen soll. 3. Klicken Sie auf OK. 7.6 Fax- und SMS-Domänennamen Bei der Installation von GFI FaxMaker werden Konnektoren auf dem Mailserver konfiguriert (entweder automatisch oder manuell), so dass alle an bestimmte Domänen adressierte s an GFI FaxMaker weitergeleitet werden. Die Standard-Fax- und SMS-Domänen lauten und Wenn Domänenbenutzer s an diese Domänen senden, leitet der Mailsever diese s an GFI FaxMaker weiter, wo sie konvertiert und per Fax oder SMS übertragen werden. Für die Standard-Faxdomäne können Benutzer beispielsweise ein Fax an die Nummer senden, indem sie eine an adressierte verfassen Ändern der Standard-Fax- und SMS-Domänennamen WICHTIG Diese Funktion ist mit Vorsicht zu verwenden. Wenn die hier beschriebenen Schritte nicht abgeschlossen werden, können der - Fluss und folglich auch der Faxversand beeinträchtigt werden. Es wird empfohlen, die Domänennamen nur zu ändern, wenn die Standard- Domänennamen aufgrund von Einschränkungen der Mailumgebung nicht verwendet werden können. Dies gilt beispielsweise bei Verwendung der Pläne P1 und von Microsoft Office 365. GFI FaxMaker ermöglicht das Ändern der Standard-Fax- und SMS-Domänennamen. Wenn die Namen geändert werden, senden Benutzer eine an den benutzerdefinierten Domänennamen. Wenn beispielsweise die Faxdomäne in fax.meinedomäne.de geändert wird, können Benutzer ein Fax an die Nummer senden, indem sie eine an adressierte verfassen. Schritt 1: Konfigurieren von Konnektoren auf dem Mailserver HINWEIS Wenn GFI FaxMaker auf dem Microsoft Exchange-Server installiert ist, werden die Konnektoren automatisch in Schritt 2 geändert. Erstellen Sie auf dem Mailserver neue Konnektoren mit den neuen Domänennamen, oder ändern Sie bestehende Konnektoren. Die Konnektoren müssen alle an Fax- oder SMS-Domänennamen adressierte s an den GFI FaxMaker-Server weiterleiten. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 70

80 Um beispielsweise fax.meinedomäne.de als Fax-Domänenname zu verwenden, erstellen Sie auf Ihrem Mailserver einen Konnektor, der alle an fax.meinedomäne.de adressierten s an GFI FaxMaker weiterleitet. WICHTIG Wenn die Konnektoren auf dem Mailserver nicht geändert wurden, werden s, die an benutzerdefinierte Fax- und SMS-Domänen adressiert sind, über das Internet gesendet, und Sie erhalten eventuell einen Unzustellbarkeitsbericht (NDR). Weitere Informationen zur Konfiguration von Connectoren in Ihrer Umgebung finden Sie unter - Server. Schritt 2: Ändern von Domänennamen über die GFI FaxMaker-Konfiguration 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf 2Fax-Gateway, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 45: Anpassen der Fax- und SMS-Domänennamen 2. Geben Sie auf der Registerkarte Fax-/SMS-Domänen den benutzerdefinierten Fax-Domänennamen und/oder den SMS-Domänennamen an, z. B. fax.meinedomäne.de und sms.meinedomäne.de. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 71

81 HINWEIS Um die Standarddomänen faxmaker.com und smsmaker.com wiederherzustellen, klicken Sie auf Auf Standardeinstellungen zurücksetzen und anschließend auf OK. 3. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu übernehmen. Schritt 3: Testen der neuen Einstellungen Nach Abschluss der Konfiguration wird empfohlen, die Funktion zu testen. Senden Sie dazu von einem -Konto ein Testfax an die neuen Domänennamen. Prüfen Sie im GFI FaxMaker Monitor, dass die von GFI FaxMaker empfangen wurde. 7.7 Wähloptionen Mithilfe von Wähloptionen können Sie die Ortsvorwahlen und andere spezielle Wählvorgänge konfigurieren. Dadurch wird sichergestellt, dass GFI FaxMaker die Faxnummer strukturiert verarbeitet und Wählvorgänge in einem dem Telefonsystem entsprechenden Format durchführt. HINWEIS 1. GFI FaxMaker kann Wählkonfigurationen nur auf Faxnummern anwenden, die im folgenden Format eingegeben werden: +<Ländervorwahl> (<Ortsvorwahl>) <Faxnummer> Beispiel: +44 (0) , +1 (151) , +49 (012) Wähloptionen werden nicht angewendet, wenn Faxe über einen Online-Faxdienst versendet werden. Klicken Sie zur Konfiguration der Wähloptionen in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Wählen > Eigenschaften. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 72

82 Screenshot 46: Wähloptionen WICHTIG Passen Sie die Optionen für das Telefonwahlsystem Ihres Landes an. Andernfalls kann die Faxübertragung fehlschlagen. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 28: Wähloptionen Option Eigene Ländervorwahl Eigene Ortsvorwahl Beschreibung Geben Sie Ihre Ländervorwahl ohne das internationale Wählpräfix (das Wählpräfix wird meistens mit + angegeben) ein. Die Ländervorwahl für Deutschland lautet demnach 49. HINWEIS: Das Wählpräfix ist die Nummer, die Teilnehmer wählen müssen, um ein internationalen Anruf zu tätigen. Die Ländervorwahl ist die Nummer, die das Land identifiziert, in das der Anruf gehen soll. Geben Sie Ihre Ortsvorwahl ein. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 73

83 Option Internationale Anrufe Nationale Anrufe Beschreibung Konfigurieren Sie die Wähloptionen für das Versenden von Faxmitteilungen an internationale Empfänger. GFI FaxMakererkennt einen Anruf als international, wenn die Nummer ein + (Wählpräfix) vor der eigentlichen Nummer enthält. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Eigene Ländervorwahl ignorieren, wenn am Nummernanfang Wählen Sie diese Option, um automatisch die Ländervorwahl zu entfernen, wenn eine Nummer mit der lokalen Ländervorwahl gewählt wird. Wenn Nummern diese Bedingung erfüllen, kann ihnen ein benutzerdefiniertes Präfix hinzugefügt werden. Bei Nummernanfang ohne eigene Ländervorwahl Wählen Sie diese Option, um das Zeichen + mit dem internationalen Wählpräfix zu ersetzen. Das ist die Nummer, die erforderlich ist, um einen internationalen Anruf aus Ihrem Land/Ihrer Region bzw. von Ihrem Dienstanbieter zu tätigen (z. B. 00, 010, 0011, 011 usw.). Konfigurieren Sie die Wähloptionen für das Versenden von Faxmitteilungen innerhalb des gleichen Landes aber in eine andere Region. GFI FaxMakererkennt einen Anruf als national, wenn eine mit runden Klammern umschlossene Ortsvorwahl in der Nummer enthalten ist, z. B. (234) Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Eigene Ortsvorwahl ignorieren, wenn in Nummer enthalten Wählen Sie diese Option, um automatisch die Ortsvorwahl zu entfernen, wenn eine Nummer mit der lokalen Vorwahl gewählt wird. Wenn Nummern diese Bedingung erfüllen, kann ihnen ein benutzerdefiniertes Präfix hinzugefügt werden. Bei Nummer ohne eigene Ortsvorwahl Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefiniertes Präfix hinzuzufügen, wenn eine nationale Nummer gewählt wird. Ausnahmen HINWEIS: Die Ortsvorwahl in der Faxnummer muss in runden Klammern angegeben werden, damit der Faxserver bestimmen kann, welcher Teil der Nummer die Ortsvorwahl ist. Einige nationale Anrufe können sehr komplex sein. So müssen eventuell Ausnahmen festgelegt werden, mit denen sich z. B. mehrere Ortsvorwahlen verarbeiten lassen. Mithilfe von Ausnahmen können Sie ein Präfix hinzufügen und/oder eine Ortsvorwahl ausschließen, wenn eine Nummer einer bestimmten Kombination entspricht. 1. Klicken Sie auf Ausnahmen. 2. Geben Sie die Ortsvorwahl ein, für die die Ausnahme gelten soll. 3. Wenn eine Ausnahme für eine bestimmte Anschlussnummer (die Nummer nach der Ortsvorwahl) erforderlich ist, geben Sie die Anschlussnummer oder ein * ein, das für alle Nummern mit der Ortsvorwahl gilt. 4. Wenn Sie die Ortsvorwahl um ein Präfix erweitern möchten, aktivieren Sie die Option vor der Ortsvorwahl wählen, und geben Sie das Präfix ein. 5. Wenn die Ortsvorwahl nicht erforderlich ist, aktivieren Sie die Option Keine Ortsvorwahl wählen. 6. Klicken Sie auf Hinzufügen. 7. Wiederholen Sie den Vorgang für alle Ausnahmen. HINWEIS: Falls Ihre Anlage dies erfordert, können Sie durch die Eingabe von Kommata eine Verzögerung zwischen den Ziffern erzielen. Jedes Komma bewirkt eine Verzögerung von ca. zwei Sekunden. 7.8 Faxarchivierung Mit GFI FaxMaker lassen sich alle ein- und ausgehenden Faxe an einem zentralen Speicherort archivieren. Dadurch können die gesamte Faxkommunikation aufgezeichnet und alte Faxe abgerufen werden. Es werden zwei Archivierungsmethoden unterstützt: Faxkopien an eine -Adresse schicken Kopien von gesendeten, empfangenen und/oder nicht zustellbaren Faxen werden per an ein Postfach gesendet. Faxe werden anschließend mithilfe einer -Archivierungslösung wie GFI MailArchiver archiviert. Weitere Informationen finden Sie unter Postfacharchivierung (Seite 75). GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 74

84 In Datenbank archivieren Mit dieser Methode werden alle Faxe in einer Microsoft Access- oder Microsoft SQL/MSDE-Datenbank gespeichert. Weitere Informationen finden Sie unter Archivieren von Faxen in einer Datenbank (Seite 76) Postfacharchivierung Verwenden Sie diese Option, um die Kopie von eingehenden, ausgehenden und/oder nicht zustellbaren Faxen an eine -Adresse zu senden. Dies schließt Sendeberichte und das Fax als Anhang ein. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Archivierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 47: Archivierung in einem -Archivierungspaket 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Postfacharchivierung die Art der Faxe aus, die archiviert werden sollen: Tabelle 29: Optionen zur Postfacharchivierung Option -Archivierung für empfangene Faxe aktivieren -Archivierung für verschickte Faxe aktivieren -Archivierung für Fehlversand aktivieren Beschreibung Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung von empfangenen Faxen. Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung von gesendeten Faxen. Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung von nicht zustellbaren Faxen. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 75

85 Option -Adresse Faxe in folgendem Format archivieren Beschreibung Geben Sie die -Adresse an, an welche die archivierten Faxe weitergeleitet werden sollen. HINWEIS: Die -Adresse muss in der Liste der lizenzierten Benutzer von GFI FaxMaker aufgeführt sein. GFI FaxMaker archiviert Faxe standardmäßig im Format.FAX. Um Faxe in einem anderen Format zu archivieren (z. B. PDF), aktivieren Sie das entsprechende Format. 3. Klicken Sie auf OK Archivieren von Faxen in einer Datenbank GFI FaxMaker kann alle Faxe und SMS in einer Microsoft Access- oder Microsoft SQL/MSDE- Datenbank archivieren. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Archivierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 48: Archivierungseigenschaften 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Datenbankarchivierung die Option Datenbank-Archivierung aktivieren aus. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 76

86 Screenshot 49: Datenbank-Konfigurierung 3. Klicken Sie auf Datenbank einrichten, um die Datenbank zum Speichern von Faxen zu konfigurieren: Tabelle 30: Optionen zur Datenbankarchivierung Option Microsoft Access- Datenbank Microsoft SQL/MSDE- Datenbank Beschreibung Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung in einer Microsoft Access-Datenbank. Geben Sie den Speicherort für die Datenbank ein, oder suchen Sie den Pfad. Geben Sie anschließend den Datenbanknamen mit der Dateierweiterung.MDB ein. HINWEIS: Eine Microsoft Access-Datenbank ist auf eine Größe von 2 GB beschränkt. Wenn die Datenbank eine Größe von 2 GB erreicht, benennt GFI FaxMaker automatisch die alte Datenbank um und erstellt eine neue Datenbank. Mit dieser Option aktivieren Sie die Archivierung in einer Microsoft SQL Server - oder MSDE-Datenbank. Geben Sie den Servernamen/die IP-Adresse ein, oder wählen Sie den Server aus der Liste der automatisch erkannten Server aus. Geben Sie die Anmeldeinformationen für die Verbindung mit dem Server ein. Geben Sie unter Auswählen der Datenbank die Datenbank für die Archivierung an. Wählen Sie eine der erkannten Datenbanken aus der Liste aus, oder verwenden Sie für die Archivierung eine neue Datenbank mit der Bezeichnung FAXmakerArchive, die automatisch von GFI FaxMaker erstellt wird. HINWEIS 1: Für die Archivierungsfunktion von muss auf dem SQL-Server der Gemischte Modus für die SQL-Server -Authentifizierung aktiviert sein. HINWEIS 2: Für einige Datenbank bestehen eventuell Größenbeschränkungen. Stellen Sie sicher, dass diese Beschränkung nicht überschritten wird. 4. Klicken Sie auf Test, um die Einstellungen zu überprüfen. Klicken Sie anschließend auf OK. 5. GFI FaxMaker archiviert Faxe standardmäßig im Format.FAX. Um Faxe in einem anderen Format (z. B. PDF) zu archivieren, aktivieren Sie die Option Faxe in diesem Format archivieren, und legen Sie das erforderliche Format fest. 6. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 77

87 7.9 Faxdienste GFI FaxMaker sendet und empfängt Faxe über unterstützte Online-Faxanbieter. Dadurch wird die Faxübermittlung auch ohne installierte Faxhardware und ohne dedizierte Telefonleitungen ermöglicht. Um diese Funktion nutzen zu können, müssen Sie einen Vertrag mit einem unterstützten Online- Faxanbieter abschließen. Weitere Informationen finden Sie unter FaxServices Faxversand mithilfe von Faxdiensten WICHTIG Online-Faxdienste erfordern eine vollständige Empfängernummer einschließlich des Symbols für internationale Rufnummern (+), der Landesvorwahl sowie der Ortsvorwahl. Verwenden Sie zwischen den einzelnen Teilen der Faxnummer keine Bindestriche, Leerzeichen oder Striche. Auch beim lokalen Versand von Faxen ist die vollständige Empfängernummer erforderlich. In diesem Fall wird für das Fax trotzdem der Ortstarif für Faxe in Rechnung gestellt. Beispiel 1: Wenn Sie ein Fax an die Nummer in der Tschechischen Republik senden, verwenden Sie Bedeutung der Parameter: + ist das internationale Wählpräfix 420 ist die Ländervorwahl für die Tschechische Republik ist die Faxnummer Beispiel 2: Senden eines Faxes an eine Nummer in Großbritannien mit der Ortsvorwahl und der Nummer Verwenden Sie in diesem Fall Bedeutung der Parameter: + ist das internationale Wählpräfix 44 ist die Ländervorwahl für Großbritannien 1273 ist die Ortsvorwahl (im Fall von Großbritannien wird bei einer internationalen Einwahlnummer die vorangestellte 0 weggelassen) ist die Faxnummer Konfigurieren eines Faxdienstkontos Wenn Sie über ein Konto bei einem unterstützten Anbieter verfügen, geben Sie die Kontoinformationen in GFI FaxMaker an: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Faxdienste, und wählen Sie die Option Neues Faxdienstkonto. 2. Wählen Sie den Faxdienstanbieter aus, und klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 78

88 Screenshot 50: Neues Faxdienstkonto 3. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 31: Neues Faxdienstkonto Option Kontodetails Konto prüfen Abfrageintervall in Minuten empfangen Beschreibung Geben Sie die Kontoinformationen Ihres Abonnements für die Anmeldung am Faxdienst an. Klicken Sie auf diese Option, um zu prüfen, ob GFI FaxMaker auf den Dienst zugreifen kann. Geben Sie ein, wie häufig GFI FaxMaker nach neuen Faxen des Online-Faxanbieters suchen soll. 4. Klicken Sie auf OK. Konfigurieren Sie als nächstes eine Faxleitung für den Faxdienst, so dass GFI FaxMaker Faxmitteilungen von diesem Dienst senden und empfangen kann. Weitere Informationen finden Sie unter Faxleitungen (Seite 54) OCR Mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) werden empfangene und gesendete Faxe in Text konvertiert. Aufgrund der Natur der Faxtechnologie ist der Inhalt von empfangenen und gesendeten Faxinhalten vom System nicht nutzbar. Durch die Konvertierung von Faxen in Text kann der Faxinhalt beispielsweise verwendet werden, um Benutzern und Administratoren das Durchsuchen des Faxinhalts zu ermöglichen. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > OCR, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 79

89 Screenshot 51: OCR-Eigenschaften 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 32: Aktivieren von OCR Option Sprachen festlegen Rechtschreibprüfung und -korrektur aktivieren Beschreibung Klicken Sie auf diese Option, um die für die OCR-Analyse zu verwendenden Sprachen auszuwählen. HINWEIS: Die verfügbaren Sprachen hängen vom Lizenztyp ab. Durch die Aktivierung dieser Option prüft und korrigiert die OCR-Engine die Rechtschreibung. 3. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Eingehende OCR die OCR-Optionen für empfangene Faxe: Tabelle 33: Eingehende OCR Option OCR-Ausgabe am Faxbericht-Ende einfügen OCR-Ausgabedatei an Faxbericht anhängen Maximal zu konvertierende Seiten Beschreibung Mit dieser Option wird der OCR-Text in den Textkörper der Sendebericht- eingefügt. Dadurch können Sie das Fax mithilfe der Suchfunktionen des -Clients durchsuchen. Mit dieser Option wird der OCR-Text in einer Textdatei gespeichert und an den Sendebericht angehängt. Mit dieser Option wird die maximale Anzahl an Seiten festgelegt, die konvertiert werden sollen. 4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Ausgehende OCR die OCR-Optionen für gesendete Faxe: GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 80

90 Tabelle 34: Ausgehende OCR Option OCR für gesendete Faxe aktivieren Verzeichnis Maximal zu konvertierende Seiten Beschreibung Wählen Sie diese Option, um die OCR für ausgehende Faxe auszuführen. Geben Sie ein Verzeichnis an, in dem der OCR-Inhalt gespeichert werden soll. Der Text wird in einer einfachen Textdatei gespeichert. Die maximale Anzahl an Seiten, die GFI FaxMaker pro gesendetem Fax konvertiert. 5. Klicken Sie auf OK Protokolldateien Mithilfe von Protokolldateien können Administratoren die Aktivität von GFI FaxMaker überprüfen Verwalten von Protokolldateien HINWEIS Folgende Einstellungen gelten für die unter Liste der Protokolldateien aufgeführten Protokolldateien. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten Erweitert > Protokollierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 52: Protokollierungseinstellungen 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Option Ordner Beschreibung Der Ordner, in dem die Protokolldateien gespeichert werden. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 81

91 Option Protokollierung in neuer Datei beginnen Zugelassene Größe (MB): Alte Dateien löschen Alte beizubehaltende Dateien komprimieren Beschreibung Wählen Sie die Bedingung aus, wenn die Protokollierung in einer neuen Datei beginnt. Alte Protokolldateien werden im gleichen Ordner gespeichert, jedoch wird die Erweiterung in BAK geändert (kann im Text-Editor geöffnet werden). Außerdem werden sie folgendermaßen umbenannt: <log name><date>.fmlogger.bak Beispiel: sendlog fmlogger.bak Wenn Sie auswählen, dass bei Erreichen einer bestimmten Größe eine neue Protokolldatei begonnen wird, geben Sie hier die Dateigröße im Megabyte an. GFI FaxMakerbeginnt mit der Protokollierung in einer neuen Datei, wenn die aktuelle Protokolldatei diese Größe erreicht hat. Wählen Sie aus, ob alte Protokolldateien beibehalten oder gelöscht werden sollen. Wenn aktiviert, behält GFI FaxMaker nur die Anzahl der unter Max. Anzahl der beizubehaltenden Dateien festgelegten Protokolldateien bei. Ältere Protokolldateien werden automatisch gelöscht. HINWEIS: Gelöschte Protokolldateien werden dauerhaft entfernt und können nicht wiederhergestellt werden. Protokolldateien werden im ZIP-Format komprimiert. 3. Klicken Sie auf OK Liste der GFI FaxMaker-Protokolldateien Tabelle 35: GFI FaxMaker-Protokolldateien Protokolldatei sendlog.fmlogger.txt rcvlog.fmlogger.txt smtpin.fmlogger.txt smtpout.fmlogger.txt Beschreibung Diese Datei enthält die gesendeten Faxe in folgendem Format: Date, Time, Sender , SenderName, BillingCode, RemoteId, RecipientName, RecipientCompany, RecipientNumber, CallDuration, PagesTransferred, Result, Info, Port, FilesInArchiveDir Beispiel: "7/1/2013","02:16:48", "Paul", "", " ", "Bernd", "Unternehmen", " ", "05:30", "3", "ERFOLG", "Fax erfolgreich gesendet", "COM2", "C:\Sent\ _015642_00001.pdf" Diese Datei enthält die empfangenen Faxe in folgendem Format: Datum, Uhrzeit, RemoteID, Sendedauer, Seitenzahl, Ergebnis, Info, Port, DateiImArchivverzeichnis, RoutingAn Beispiel: "6/30/2013","08:47:01","+557(833) ", "03:30", "2", "ERFOLG", "Fax empfangen von +557(833) ", "Line0", "C:\Received Faxes\ _ _00003.pdf", Ein von GFI FaxMaker generiertes Protokoll mit s, die an lokale Benutzer gesendet wurden. Das Protokoll hat folgendes Format: Date, Time, Subject, Sender, Recipient, Status Beispiel: , 08-34, Erfolg: Testfax (Fax gesendet an ) [::resend=s3030be58], ' ' Erfolg - Nachricht hochgeladen. Ein Protokoll mit s, die von Faxbenutzern an GFI FaxMaker gesendet wurden. Das Protokoll hat folgendes Format: Date, Time, Subject, Sender, Recipient Beispiel: , , Betreff Testfax, GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 82

92 Protokolldatei smsout.fmlogger.txt smsin.fmlogger.txt Beschreibung Ein Protokoll mit gesendeten SMS im folgenden Format: Date, Time, Subject, Sender, Recipient Beispiel: , , Der Betreff, Ein Protokoll mit empfangenen SMS im folgenden Format: Date, Time, Sender, Recipient, Status, Message, Details Beispiel: "09/05/2013", "09:06:32", " ", "Erfolg", "Dies ist der SMS-Text", "Erfolg. SMS wurde empfangen." 7.12 Integrieren eines HP Digital Sender GFI FaxMaker unterstützt den HP Digital Sender-Scanner/Kopierer. Damit können Sie Faxe direkt vom digitalen Sendegerät versenden, indem Sie das Dokument in das Gerät einlegen und die Faxnummer des Empfängers wählen. Faxe werden über GFI FaxMaker versendet und der Benutzer erhält eine Sendebestätigung an sein -Postfach. Eine vollständige Liste der unterstützten HP Digital Sender- Geräte finden Sie unter So versenden Sie Faxe mit einem HP Digital Sender: Screenshot 53: Konfigurieren des HP Digital Sender 1. Rufen Sie die Anwendung des HP Digital Sender auf, und wählen Sie die Registerkarte Inbox (Posteingang). 2. Wählen Sie die Option Enable receive (Empfang aktivieren). 3. Geben Sie im Feld Path to receive inbox (Pfad zum Empfangspostfach) das Verzeichnis ein, aus dem der HP Digital Sender die Faxdateien abrufen soll. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 83

93 4. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf den Knoten HPDS/SAP, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 54: Einrichten des HP Digital Sender 2. Wählen Sie auf der Registerkarte HPDS die Option Ordner nach HPF-Dateien durchsuchen aus. Geben Sie das entsprechende Verzeichnis in die HP Digital Sender-Anwendung ein, oder suchen Sie den Pfad, und wählen Sie den Ordner HPFSCAN. 3. Klicken Sie auf OK. 4. Ändern Sie in der Utility HP Digital Sender JetAdmin Ihren HP Digital Sender, um die Faxoption zu aktivieren. Wählen Sie Other vendors with notification support (Andere Hersteller mit Benachrichtungssupport) als Netzwerk-Faxserver Speichern von Faxen GFI FaxMaker speichert die Kopien von Faxanhängen standardmäßig für einige Tage auf dem GFI FaxMaker-Server: Gesendete Faxe Die Kopie wird 2 Tage lang gespeichert. Fehlgeschlagene Faxe Die Kopie wird 1 Woche lang gespeichert. Die Kopien werden im Ordner <GFI FaxMaker-Installationsordner>\data\attachments gespeichert. Dadurch ist das erneute Senden von Faxanhängen möglich. So konfigurieren Sie die Speicherung von Faxanhängen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Diverses, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie im Bereich Faxserveroptionen folgende Optionen: GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 84

94 Tabelle 36: Speichern von Faxen Option Zugestellte Faxanhänge nicht zum erneuten Versand speichern Nicht zugestellte Faxanhänge nicht zum erneuten Versand speichern Beschreibung Wählen Sie diese Option, wenn gesendete Faxanhänge nicht gespeichert werden sollen. Wählen Sie diese Option, wenn nicht zugestellte Faxanhänge nicht gespeichert werden sollen. 3. Klicken Sie auf OK Lizenzinformationen Um Details zur Lizenzierung anzuzeigen und zu ändern, klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Allgemein > Lizenzierung, und wählen Sie die Option Produkt lizenzieren Screenshot 55: Anzeige aktueller Lizenzinformationen Verwenden Sie diesen Knoten, um aktuelle Lizenzinformationen anzuzeigen und Ihren Lizenzschlüssel einzugeben. Klicken Sie auf Lizenzschlüssel eingeben, um Ihren Lizenzschlüssel zu bearbeiten Versionsinformationen Um Informationen über Ihre GFI FaxMaker-Installation anzuzeigen, klicken Sie in der GFI FaxMaker- Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Allgemein > Versionsinformationen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Sie können außerdem auf der GFI-Website überprüfen, ob eine neuere Version von GFI FaxMaker verfügbar ist. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 85

95 Screenshot 56: GFI FaxMaker-Versionsinformationen 7.16 Produkt-Patches Mit dieser Funktion wird geprüft, ob für Ihre Version von GFI FaxMaker Software-Patches zur Verfügung stehen. Dafür wird eine Verbindung mit den GFI-Aktualisierungsservern hergestellt. HINWEIS Es wird dringend empfohlen, regelmäßig nach Patches zu suchen, um GFI FaxMaker stets auf dem aktuellsten Stand zu halten. 1. Wählen Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration das Menü Allgemein > Produkt-Patches. 2. GFI FaxMaker stellt eine Verbindung mit den GFI-Aktualisierungsservern her und listet alle verfügbaren Updates auf. 3. Klicken Sie zum Herunterladen von Patches auf den entsprechenden Link. 4. Extrahieren Sie die heruntergeladene Patch-Datei. 5. Folgen Sie den Anweisungen der heruntergeladenen Datei, um das Patch bereitzustellen. HINWEIS Durch eine falsche Patch-Installation (z. B. bei Nichtbeachtung der Anweisungen) kann es zu Fehlfunktionen von GFI FaxMaker oder zu Leistungseinbußen kommen. GFI FaxMaker 7 Allgemeine Konfigurationseinstellungen 86

96 8 Konfiguration Senden von Faxen Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 8.1 Sendeoptionen Dokumentkonvertierung Sendeberichte Kopf-/Fußzeilenoptionen Deckblätter Vordere Deckblätter Anrufsperre Öffentliche Kontakte NetPrintQueue2Fax GFI FaxMaker-APIs Abrechnung Senden von Faxen von multifunktionalen Peripheriegeräten 120 GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 87

97 8.1 Sendeoptionen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Sende- /Empfangsoptionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 57: Sendeoptionen 2. Wählen Sie die Registerkarte Senden, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 37: Sendeoptionen Option Fax-Qualität beim Senden niedrig aufgelöster Faxe verbessern Faxbericht- Attachments im folgenden Format senden Erfolgreich versendete Faxe automatisch drucken Bei Fehler automatisch drucken Beschreibung Diese Option verbessert die Qualität von Faxen mit niedriger Auflösung. GFI FaxMaker hängt eingehende Faxe standardmäßig im Format.FAX an. Wählen Sie diese Option, um das Anhangsformat anzupassen (z. B. Faxanhang im PDF-Format). Durch diese Option werden alle erfolgreich versendeten Faxe automatisch gedruckt. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeroptionen zu konfigurieren. Durch diese Option werden alle nicht zustellbaren Faxe automatisch gedruckt. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeroptionen zu konfigurieren. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 88

98 Option Bericht für erfolgreich versendete Faxe automatisch drucken Bei Fehlschlag Faxbericht automatisch drucken Beschreibung Durch diese Option wird nach dem erfolgreichen Faxversand automatisch ein Sendebericht gedruckt. GFI FaxMakerkann sechs Faxseiten verkleinert auf einer Seite drucken. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeroptionen einschließlich der Anzahl der zu druckenden Berichtseiten zu konfigurieren. Durch diese Option werden alle Sendeberichte für nicht zustellbare Faxe automatisch gedruckt. Klicken Sie auf Drucker einrichten..., um die Druckeroptionen zu konfigurieren. 3. Klicken Sie auf OK. 8.2 Dokumentkonvertierung GFI FaxMaker ermöglicht es Benutzern, Faxe als -Anhang zu senden. Dabei konvertiert automatisch den zu faxenden Anhang. Zu diesem Zweck wurde eine Konvertierungsengine für PDF-, HTML-, PNG-, GIF-, JPG-, RTF- und TXT-Dateien integriert. HINWEIS Auf dem GFI FaxMaker-Server muss Microsoft Office 97 oder höher installiert sein, um Microsoft Office -Dateiformate konvertieren zu können. Auf dem GFI FaxMaker-Server muss Microsoft Office 2007 oder höher installiert sein, um Microsoft Office - Dateien im Open XML-Format DOCX oder XLSX konvertieren zu können. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Dokumentkonvertierung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 89

99 Screenshot 58: Optionen für die Dokumentenkonvertierung 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 38: Optionen für die Dokumentenkonvertierung Option Folgende Erweiterungen ignorieren Zugelassene Erweiterungen Hinzufügen Entfernen Beschreibung Geben Sie die Dateierweiterungen ein, die ignoriert werden sollen (durch Semikolon (;) getrennt). Diese Option gibt die Dateierweiterungen an, die von GFI FaxMaker konvertiert werden dürfen. Geben Sie zum Hinzufügen von zu konvertierenden Dateiformaten die entsprechende Erweiterung ein. Geben Sie in das Textfeld Befehl den Anwendungsbefehl ein, der die Datei im Windows Explorer druckt (zumeist Print). Klicken Sie auf Hinzufügen. HINWEIS: Um zu prüfen, ob GFI FaxMaker eine Dateierweiterung konvertieren kann, klicken Sie im Windows Explorer mit der rechten Maustaste auf eine Datei in diesem Format, und wählen Sie die Option Drucken. Die Datei muss erfolgreich gedruckt werden. Wählen Sie diese Option, um eine ausgewählte Dateierweiterung zu löschen. 3. Klicken Sie auf OK. 8.3 Sendeberichte GFI FaxMaker benachrichtigt den Benutzer über den Status von gesendeten Faxen/SMS, indem ein Sendebericht zugestellt wird. Der Bericht enthält Details zur Fax-/SMS-Übertragung. Optional können Sie festlegen, dass der Faxinhalt und der Textkörper enthalten sind. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 90

100 Screenshot 59: Faxsendebericht Konfigurieren von Faxsendeberichten 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Sendeberichte, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 91

101 Screenshot 60: Optionen für Faxsendeberichte 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 39: Optionen für Sendeberichte Option Bericht bei erfolgreichem Faxversand Bei erfolgreicher Übertragung Fax-Datei dem Bericht hinzufügen Bericht bei fehlgeschlagenem Faxversand Bei fehlgeschlagener Übertragung Fax-Datei dem Bericht hinzufügen Original- Nachrichtentext anhängen Beim Faxen an mehrere Empfänger einen zusammenfassenden Bericht senden Beschreibung Mit dieser Option wird nach der erfolgreichen Übertragung eines Fax ein Sendebericht zugestellt. Mit dieser Option wird das übertragene Fax in den Erfolgsbericht aufgenommen. Mit dieser Option wird nach der fehlgeschlagenen Übertragung eines Fax ein Sendebericht zugestellt. Mit dieser Option wird der Faxinhalt in den Fehlerbericht aufgenommen. Mit dieser Option wird der Original-Faxnachrichtentext in den Sendebericht unterhalb des Berichttextes aufgenommen. Durch die Auswahl dieser Option kann der Benutzer Faxe erneut senden und nach gesendeten Faxen suchen. Beim Senden eines Faxes an mehrere Empfänger sendet GFI FaxMaker das Fax einzeln an jeden Empfänger. Wählen Sie diese Option aus, um die Sendeberichte zu einem Bericht zusammenzufassen. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, wird für jeden Faxempfänger ein Sendebericht gesendet. 3. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 92

102 8.3.2 Konfigurieren von SMS-Sendeberichten 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Sendeberichte, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 61: Optionen für SMS-Sendeberichte 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMS die folgenden Optionen: Tabelle 40: Optionen für Sendeberichte Option Erfolgreiche ausgehende SMS-Übertragung melden Beim Senden einer SMS an mehrere Empfänger eine Zusammenfassung senden Beschreibung Mit dieser Option wird nach der erfolgreichen Übertragung einer SMS ein Sendebericht zugestellt. Beim Senden einer SMS an mehrere Empfänger sendet GFI FaxMaker die SMS einzeln an jeden Empfänger. Wählen Sie diese Option aus, um die Sendeberichte zu einem Bericht zusammenzufassen. Wenn Sie diese Option nicht aktivieren, wird für jeden SMS-Empfänger ein Sendebericht gesendet. HINWEIS Wenn der Versand einer SMS fehlschlägt, wird immer ein Bericht zugestellt. 3. Klicken Sie auf OK Anpassen von Sendeberichten Die Vorlage für Sendeberichte kann angepasst werden. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Rufen Sie das Verzeichnis <GFI FaxMaker-Installationsordner>\data\reports auf. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 93

103 2. Öffnen Sie die Vorlage in einem Texteditor (z. B. Notepad), um sie zu bearbeiten: Tabelle 41: Vorlagen für Faxberichte Berichtsvorlage error.fbt recv.fbt sent.fbt smserror.fbt smsrecv.fbt smssent.fbt summarysent.fbt summarysent_ details.fbt Beschreibung Sendebericht für nicht zustellbare Faxe Faxbericht für empfangene Faxe Faxbericht für gesendete Faxe Sendebericht für nicht zustellbare SMS Faxbericht für empfangene SMS Faxbericht für gesendete SMS Zusammenfassender Sendebericht, wenn ein Fax an mehrere Empfänger gesendet wird. Die Details fehlgeschlagener Faxübertragungen. Dieser Abschnitt wird für jede fehlgeschlagene Übertragung an summarysent.fbt angehangen. 3. Ändern Sie die Datei mithilfe der folgenden Felder. Einige Felder gelten nur für bestimmte Berichte. HINWEIS Berichte, die mit dem Präfix html beginnen (z. B. htmlrecv.fbt), entsprechen den Berichten im HTML-Format. Verwenden Sie in diesem Fall für Felder die eckigen Klammern [ und ] anstatt spitzer Klammern. Tabelle 42: Faxberichtfelder Feld <status> <date> <time> <date_time> <speed> <connection_ time> <pages> <total_pages> <resolution> <remote_id> <local_id> <line> <retries> <description> <dtmf_did> <subject> <billing_code> <r_last_name> <r_first_name> <r_name> <r_company> <r_department> Beschreibung Sendestatus Sendedatum Sendezeit Anzeige von Sendedatum und -zeit Sendegeschwindigkeit Sendedauer Anzahl der gesendeten Seiten Anzahl der zu sendenden Seiten Faxauflösung Leitungsnummer des Empfängers Lokale Leitungsnummer Leitungsnummer von GFI FaxMaker Anzahl der Wiederholungsversuche, die GFI FaxMaker unternimmt, um eine Verbindung mit dem Empfänger herzustellen Beschreibung des Faxsendestatus DTMF/DID-Nummer Betreff der , die die Faxübertragung anfragt Kostenstelle Nachname des Empfängers Vorname des Empfängers Anzeigename des Empfängers Unternehmen des Empfängers Abteilung des Empfängers GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 94

104 Feld <r_ > <r_fax> <r_voice> <s_last_name> <s_first_name> <s_name> <s_company> <s_department> <s_ > <s_fax> <s_voice> <total_faxes> <succeeded_ sendings> <failed_ sendings> Beschreibung -Adresse des Empfängers Faxnummer des Empfängers Telefonnummer des Empfängers Nachname des Absenders Vorname des Absenders Name des Absenders Unternehmen des Absenders Abteilung des Absenders -Adresse des Absenders Faxnummer des Absenders Telefonnummer des Absenders Gesamtanzahl der Faxe (nur zusammenfassende Berichte) Anzahl erfolgreich gesendeter Faxe (nur zusammenfassende Berichte) Anzahl nicht übertragener Faxe (nur zusammenfassende Berichte) 8.4 Kopf-/Fußzeilenoptionen GFI FaxMaker ermöglicht es dem Benutzer, die Kopf- und Fußzeile aller ein- und ausgehenden Faxe anzupassen Ausgehende Faxe 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Kopfzeile/Fußzeile/Stempel, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 95

105 Screenshot 62: Kopf-/Fußzeilenoptionen für ausgehende Faxe 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Erweitert die folgenden Optionen: Tabelle 43: Kopf- und Fußzeilenoptionen Option Formatierung und Ausrichtung Kopfzeile auf jeder ausgehenden Faxseite. Vorlagentext Beschreibung Über diese Option können Sie die Schriftart, -größe und -ausrichtung konfigurieren. HINWEIS: Wählen Sie während der Konfiguration die Felder für Kopfzeile und Fußzeile, um ihnen unterschiedliche Formatierungen zuzuordnen. Wählen Sie diese Option, um eine Kopfzeile auf allen ausgehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein. Standard Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen. Fußzeile auf jeder ausgehenden Faxseite. Vorlagentext Feld einfügen... Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. Wählen Sie diese Option, um eine Fußzeile auf allen ausgehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein. Standard Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen. Feld einfügen... Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. 3. Klicken Sie auf OK Eingehende Faxe 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Kopfzeile/Fußzeile/Stempel, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 96

106 Screenshot 63: Stempeloptionen für eingehende Faxe 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Stempel die folgenden Optionen: Tabelle 44: Stempeloptionen Option Formatierung und Ausrichtung Eingehende Faxe mit folgendem Kopfzeilen-Text versehen Eingehende Faxe mit folgendem Fußzeilen-Text versehen Beschreibung Über diese Option können Sie die Schriftart, -größe und -ausrichtung konfigurieren. HINWEIS: Wählen Sie während der Konfiguration die Felder für Kopfzeile und Fußzeile, um ihnen unterschiedliche Formatierungen zuzuordnen. Wählen Sie diese Option, um eine Kopfzeile auf allen eingehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein. Standard Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen. Feld einfügen... Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. Wählen Sie diese Option, um eine Fußzeile auf allen eingehenden Faxen einzufügen. Geben Sie den anzuzeigenden Text ein. Standard Wählen Sie diese Option, um den Standardtext wiederherzustellen. Feld einfügen... Wählen Sie diese Option, um ein benutzerdefinierbares Feld an der Stelle des Cursors einzufügen. 3. Klicken Sie auf OK. 8.5 Deckblätter Mit GFI FaxMaker können Sie Ihrem Faxinhalt ein Deckblatt hinzufügen, das benutzerdefinierte Informationen und Designs enthält. Diese Seite wird an das Fax angehängt und als erste Seite verschickt. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 97

107 Das Deckblatt enthält üblicherweise wichtige Faxdetails (wie Empfänger- und Absenderinformationen) sowie den Nachrichtentext ( -Text, wenn der Benutzer eine über den -Client oder das Faxnachrichtenformular verschickt). GFI FaxMaker fügt standardmäßig einige Deckblätter hinzu. Um auf die Liste der Deckblätter zuzugreifen, klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf den Knoten Deckblätter, und wählen Sie Deckblätter oder Vordere Deckblätter. Konfigurieren der Deckblatt-Einstellungen: Allgemeine Deckblatt-Optionen - Deckblätter aktivieren/deaktivieren und Bedingungen, wann ein Deckblatt verschickt wird. Neues Deckblatt hinzufügen - neue und benutzerdefinierte Deckblätter hinzufügen. Standardmäßiges Deckblatt - das Deckblatt, das für alle Benutzer verwendet wird, für die kein anderes Deckblatt konfiguriert ist. Benutzerdefinierte Deckblätter - verschiedene Deckblätter für unterschiedliche Benutzer oder Benutzergruppen verwenden. Bearbeiten von integrierten Deckblättern - wie Sie integrierte Deckblätter anpassen. Vorschau integriertes Deckblatt - Vorschau der integrierten Deckblätter im Webbrowser oder Editor. Seriendruck-Felder Deckblatt - Liste von unterstützten Feldern, die zur Anzeige nützlicher Fax- Informationen verwendet werden. Ein Vorderes Deckblatt ergänzt ein Deckblatt und dient dazu, eine Kurznachricht vor dem eigentlichen Deckblatt hinzuzufügen (ähnlich einer Grußkarte). Weitere Informationen finden Sie unter Vordere Deckblätter (Seite 104). Allgemeine Deckblatt-Optionen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Deckblätter > Deckblätter, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 98

108 Screenshot 64: Deckblatt-Optionen 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 45: Deckblätter Option Deckblätter senden Nur wenn Nachrichtentext vorhanden Folgendes Deckblatt verwenden, wenn einem Benutzer kein Standard-Deckblatt zugeordnet wurde: Beschreibung Mit dieser Option aktivieren oder deaktivieren Sie Deckblätter. HINWEIS: Das Deaktivieren von Deckblättern über das Dialogfeld zu den Eigenschaften von Deckblättern deaktiviert auch die Verwendung von vorderen Deckblättern. Mit dieser Option wird ein Deckblatt nur dann hinzugefügt, wenn ein Fax mit einem enthaltenen Nachrichtentext gesendet wird (z. B. wenn ein Fax als Anhang einer gesendet wird und die auch einen -Text enthält). Mit dieser Option wählen Sie das zu verwendende Standarddeckblatt aus, wenn für einen Benutzer kein benutzerdefiniertes Deckblatt konfiguriert ist. 3. Legen Sie auf der Registerkarte Anpassung die Deckblattränder (in Zoll) fest. 4. Klicken Sie auf OK. Neue Deckblätter hinzufügen Schritt 1: Deckblatt erstellen Sie können benutzerdefinierte Deckblätter in den Formaten HTML, RTF und MHT mithilfe von benutzerdefinierten Designs, Texten und Feldern erstellen. Verwenden Sie Ihren bevorzugten Editor, um die Seite zu erstellen. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 99

109 HINWEIS 1. Sie können für die Anzeige von nützlichen Informationen entsprechende Felder verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Seriendruck-Felder (Seite 102). 2. Verwenden Sie eine UTF-8-Verschüsselung für HTML-Deckblätter. Schritt 2: Hinzufügen von Deckblättern zu GFI FaxMaker 1. Klicken Sie in dergfi FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Deckblätter. Screenshot 65: Erstellen eines neuen Deckblatts 2. Klicken Sie auf Neu 3. Geben Sie einen Anzeigenamen ein. 4. Klicken Sie auf Aus Datei hinzufügen..., suchen Sie das neu erstellte Deckblatt, und klicken Sie auf Öffnen. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Fügen Sie die gewünschten Benutzer hinzu, die diesem Deckblatt zugewiesen werden sollen. 7. Klicken Sie auf OK. Standardmäßiges Deckblatt Das standardmäßige Deckblatt ist das Deckblatt, das für alle Benutzer angewendet wird, für die kein anderes Deckblatt konfiguriert ist. Festlegen eines Standard-Deckblatts: 1. Klicken Sie in dergfi FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Deckblatt, und wählen Sie die Option Als standardmäßiges globales Deckblatt festlegen. Verwenden eines benutzerdefinierten Deckblatts für eine Liste von Benutzern GFI FaxMaker kann verschiedene Deckblätter für unterschiedliche Benutzer oder Benutzergruppen verwenden. So wenden Sie ein benutzerdefiniertes Deckblatt auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe an: 1. Klicken Sie in dergfi FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Deckblätter. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 100

110 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das Deckblatt, dem ein Benutzer zugewiesen werden soll, und wählen Sie Eigenschaften. Screenshot 66: Deckblatt-Benutzer 3. Fügen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Benutzer hinzu, die dem Deckblatt zugewiesen werden sollen. 4. Klicken Sie auf OK. Bearbeiten von integrierten Deckblättern 1. Klicken Sie in dergfi FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das zu bearbeitende Deckblatt, und wählen Sie Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 101

111 Screenshot 67: Registerkarte Deckblatt-Optionen 3. Klicken Sie auf der Registerkarte Optionen auf Bearbeiten. Das Deckblatt wird im Texteditor geöffnet. 4. Bearbeiten Sie das Deckblatt nach Ihren Wünschen. HINWEIS Bei der Bearbeitung von Deckblättern können Sie Felder verwenden, um benutzerdefinierbare Informationen anzuzeigen. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Seriendruck-Felder (Seite 102). 5. Speichern Sie die Einstellungen nach dem Abschluss, und schließen Sie den Dialog. 6. Klicken Sie auf OK. Vorschau von integrierten Deckblättern Öffnen Sie zur Vorschau von Deckblättern den Ordner <GFI FaxMaker- Installationsordner>\coverpage\. Doppelklicken Sie auf ein Deckblatt, um eine Vorschau davon im Webbrowser (HTML- oder MHT-Formate) oder im Texteditor (RTF-Formate) anzuzeigen Unterstützte Seriendruck-Felder Die folgenden Felder werden in Deckblättern und vorderen Deckblättern verwendet, um nützliche Faxinformationen anzuzeigen. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 102

112 HINWEIS Alle Felder müssen in Kleinbuchstaben geschrieben werden. Absenderdetails Tabelle 46: Seriendruck-Felder für Deckblätter Absenderdetails Feld Beschreibung [s_last_name] Nachname des Absenders [s_first_name] Vorname des Absenders [s_name_fl] Vor- und Nachname des Absenders [s_name_lf] Nach- und Vorname des Absenders [s_company] Unternehmen des Absenders [s_department] Abteilung des Absenders [s_fax] Faxnummer des Absenders [s_voice] Telefonnummer des Absenders [s_ ] -Adresse des Absenders Empfängerdetails Tabelle 47: Seriendruck-Felder für Deckblätter Empfängerdetails Feld Beschreibung [r_company] Unternehmen des Empfängers [r_department] Abteilung des Empfängers [r_first_name] Vorname des Empfängers [r_last_name] Nachname des Empfängers [r_name_fl] Vor- und Nachname des Empfängers [r_name_lf] Nach- und Vorname des Empfängers [r_fax] Faxnummer des Empfängers [r_voice] Telefonnummer des Empfängers [r_ ] -Adresse des Empfängers Sonstige Felder Tabelle 48: Seriendruck-Felder für Deckblätter Feld [message] [time] [date] [longdate] [subject] [total_ pages] Beschreibung Anzeige des -Nachrichtentexts HINWEIS 1: Stellen Sie sicher, dass ausreichend Platz für den -Text vorgesehen ist. HINWEIS 2: s werden für eine bessere Darstellbarkeit oftmals in Nur-Text- oder HTML-Formaten verschickt. GFI FaxMaker zeigt standardmäßig die HTML-Version an. Um das bevorzugte Format auszuwählen, klicken Sie in GFI FaxMaker mit der rechten Maustaste auf den Knoten Deckblätter, und wählen Sie das bevorzugte Format aus. Uhrzeit der Faxübertragung Datum der Faxübertragung Datum und Uhrzeit der Faxübertragung Anzeige des -Betreffs Gesamtanzahl der Faxseiten einschließlich des Deckblatts GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 103

113 8.6 Vordere Deckblätter Das vordere Deckblatt sollte weniger Informationen enthalten als ein Deckblatt. Vordere Deckblätter dienen zur Angabe einer Kurznachricht vor dem eigentlichen Deckblatt (ähnlich einer Grußkarte). GFI FaxMaker Fügt standardmäßig einige vordere Deckblätter hinzu. Um auf die Liste der vorderen Deckblätter zuzugreifen, klicken Sie in der GFI FaxMaker Konfiguration auf den Knoten Deckblätter, und wählen Sie Vordere Deckblätter. HINWEIS Ein vorderes Deckblatt dient als Zusatz zu Deckblättern. Durch die Deaktivierung von Deckblättern wird auch das vordere Deckblatt deaktiviert. Konfigurieren der Einstellungen für das vordere Deckblatt: Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter - vordere Deckblätter aktivieren/deaktivieren und Ränder einstellen. Neues vorderes Deckblatt hinzufügen - neue und benutzerdefinierte vordere Deckblätter hinzufügen. Standardmäßiges vorderes Deckblatt - das vordere Deckblatt, das für alle Benutzer verwendet wird, für die kein anderes vorderes Deckblatt konfiguriert ist. Benutzerdefinierte vordere Deckblätter - verschiedene vordere Deckblätter für unterschiedliche Benutzer oder Benutzergruppen verwenden. Seriendruck-Felder vorderes Deckblatt - Liste von unterstützten Feldern, die zur Anzeige nützlicher Fax-Informationen verwendet werden. Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Deckblätter > Vordere Deckblätter, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 104

114 Screenshot 68: Optionen für vordere Deckblätter 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 49: Allgemeine Optionen für vordere Deckblätter Option Vorderes Deckblatt verwenden Beschreibung Wählen Sie diese Option, um immer ein vorderes Deckblatt für s von allen Benutzern hinzuzufügen. Legen Sie das zu verwendende vordere Deckblatt fest, wenn für einen Benutzer kein benutzerdefiniertes vorderes Deckblatt konfiguriert ist. Wenn diese Option deaktiviert ist, versendet GFI FaxMaker nur ein vorderes Deckblatt für Faxe, die von Benutzern stammen, für die ein vorderes Deckblatt konfiguriert ist. 3. Legen Sie auf der Registerkarte Anpassung die Seitenränder (in Zoll) für das vordere Deckblatt fest. 4. Klicken Sie auf OK. Neue vordere Deckblätter hinzufügen Schritt 1: Erstellen eines vorderen Deckblatts Sie können benutzerdefinierte vordere Deckblätter in den Formaten HTML, RTF und MHT mithilfe von benutzerdefinierten Designs, Texten und Feldern erstellen. Verwenden Sie Ihren bevorzugten Editor, um die Seite zu erstellen. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 105

115 HINWEIS 1. Sie können für die Anzeige von nützlichen Informationen entsprechende Felder verwenden. Weitere Informationen finden Sie unter Unterstützte Seriendruck-Felder (Seite 102). 2. Verwenden Sie eine UTF-8-Verschüsselung für vordere Deckblätter im HTML-Format. Schritt 2: Hinzufügen eines vorderen Deckblatts zu GFI FaxMaker 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Vordere Deckblätter. Screenshot 69: Erstellen eines neuen vorderen Deckblatts 2. Klicken Sie auf Neu 3. Geben Sie einen Anzeigenamen für das vordere Deckblatt ein. 4. Klicken Sie auf Aus Datei hinzufügen..., suchen Sie das neu erstellte Deckblatt, und klicken Sie auf Öffnen. 5. Klicken Sie auf OK. 6. Fügen Sie die Benutzer hinzu, die diesem vorderen Deckblatt zugewiesen werden sollen. 7. Klicken Sie auf OK. Standardmäßiges vorderes Deckblatt Das standardmäßige vordere Deckblatt ist das Deckblatt, das für alle Benutzer angewendet wird, für die kein anderes vorderes Deckblatt konfiguriert ist. So wählen Sie ein anderes standardmäßiges vorderes Deckblatt aus: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Vordere Deckblätter. 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vordere Deckblatt, und wählen Sie die Option Als globale Standard-Deckblattadressierung festlegen. Verwenden eines benutzerdefinierten vorderen Deckblatts für eine Liste von Benutzern GFI FaxMaker kann verschiedene vordere Deckblätter für unterschiedliche Benutzer oder Benutzergruppen verwenden. So wenden Sie ein standardmäßiges vorderes Deckblatt auf einen bestimmten Benutzer oder eine bestimmte Benutzergruppe an: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration auf Deckblätter > Vordere Deckblätter. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 106

116 2. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf das vordere Deckblatt, dem ein Benutzer zugewiesen werden soll, und wählen Sie Eigenschaften. Screenshot 70: Benutzer für ein vorderes Deckblatt 3. Fügen Sie auf der Registerkarte Benutzer die Benutzer hinzu, die dem vorderen Deckblatt zugewiesen werden sollen. 4. Klicken Sie auf OK. 8.7 Anrufsperre Per Anrufsperre können Sie genau festlegen, an welche Faxnummern Mitteilungen verschickt werden dürfen. GFI FaxMakerüberprüft die Regeln der Anrufsperre vor der Faxübertragung, um den Faxversand zu den Nummern zu blockieren, die mit den Einträgen übereinstimmen. Um beispielsweise spezifische Benutzer vom Faxversand an internationale Nummern abzuhalten, fügen Sie eine Anrufsperre zu Ihrem internationalen Wählpräfix (z. B. 00 oder 011) hinzu. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 107

117 Screenshot 71: Anrufsperrregeln 1. Klicken Sie in dergfi FaxMaker-Konfiguration auf Erweitert > Anrufsperre. 2. Klicken Sie auf Neu Screenshot 72: Neuer Eintrag für Anrufsperre 3. Geben Sie die zu sperrende Nummer ein, und klicken Sie auf OK. 4. Weisen Sie der konfigurierten Anrufsperre Benutzer zu, oder lassen Sie die Einstellung frei, um die Sperre auf alle Benutzer anzuwenden. 5. Klicken Sie auf OK. 8.8 Öffentliche Kontakte Konfigurieren Sie öffentliche Kontakte, damit GFI FaxMaker Benutzerinformationen abfragt, wenn Benutzer Faxe per -Client senden Wichtige Hinweise 1. Öffentliche Kontakte müssen in den folgenden Fällen nicht konfiguriert werden: GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 108

118 Benutzer verwenden nicht den -Client zum Verschicken von Faxen (z. B. bei der alleinigen Verwendung des GFI FaxMaker-Faxnachrichtenformulars), oder auf den Deckblättern sind keine Benutzerinformationen enthalten. 2. In einer Microsoft Exchange Server-Umgebung ist für die Verwendung von öffentlichen Kontakten MAPI Client und Collaboration Data Objects erforderlich. Installieren Sie diese Komponenten auf dem GFI FaxMaker-Server unter folgenden Bedingungen: GFI FaxMaker ist nicht auf einem Microsoft Exchange Server installiert. Installation unter Microsoft Exchange Server 2007/2010/2013 Zum Download bereit unter: 3. Wenn Sie Microsoft Exchange 2013 als Mailserver einsetzen, müssen aufgrund von Kompatibilitätsproblemen zwischen Microsoft Exchange 2013 und MAPI/CDO zusätzliche Konfigurationseinstellungen vorgenommen werden. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden der öffentlichen Kontakte mit Microsoft Exchange 2013 (Seite 110) Konfigurieren von öffentlichen Kontakten: 1. Stellen Sie sicher, dass Ihr Profil (eingerichtet als Standardprofil) für die Verbindung mit Ihrem Exchange-Server ordnungsgemäß funktioniert. 2. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Öffentliche Kontakte, und wählen Sie die Option Eigenschaften aus. Screenshot 73: Knoten Öffentliche Kontakte 3. Wählen Sie Option Abruf der Öffentlichen Kontakte von Exchange aus. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 109

119 4. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie die Liste der öffentlichen Kontakte, aus der die Unternehmensinformationen abgefragt werden sollen. 5. Klicken Sie auf Test, um sicherzustellen, dass GFI FaxMaker die aufgeführten Ordner der öffentlichen Kontakten abfragen kann. 6. Klicken Sie auf OK Verwenden der öffentlichen Kontakte mit Microsoft Exchange 2013 In diesem Abschnitt erfahren Sie, wie öffentliche Kontakte in einer Umgebung mit Microsoft Exchange 2013 als Mailserver aktiviert werden. Schritt 1: Installieren von MAPI/CDO Installieren Sie auf dem GFI FaxMaker-Server MAPI Client and Collaboration Data Objects Download-Quelle: Schritt 2: Ändern des Registrierungsschlüssels WICHTIG 1. Übernehmen Sie diese Änderungen für das Benutzerprofil, das von GFI FaxMaker verwendet wird. Vergewissern Sie sich, dass Sie unter Windows mit den Benutzerdaten angemeldet sind, die von GFI FaxMaker verwendet werden. 2. Dieser Vorgang erfordert Änderungen in der Windows-Registrierung. Führen Sie diese Schritte sorgfältig aus, da eine falsche Konfiguration zu schweren, systemweiten Problemen führen kann. 1. Wählen Sie dazu Start > Ausführen, und geben Sie regedit ein. 2. Suchen Sie nach dem folgenden Schlüssel: HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Windows NT\CurrentVersion\Windows Messaging Subsystem 3. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den Knoten Windows Messaging Subsystem, und klicken Sie anschließend auf Neu > Zeichenfolgenwert. 4. Geben Sie RPCHTTPProxyMap_GFIFaxMaker ein, und drücken Sie die Eingabetaste. 5. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den neu hinzugefügten Schlüssel, und wählen Sie Ändern. 6. Geben Sie die Domänenzuordnungen in folgendem Format ein: <domain>=<proxyserver>,ntlm,ntlm,false Bedeutung der Parameter: Bestandteile <domain> <ProxyServer> Beschreibung Ersetzen Sie diesen Wert mit dem Namen Ihrer Domäne Der FQDN des RPC/HTTP-Endpunkts (Mailserver), der für die angegebenen Domänen verwendet werden soll. Beispiel: mydomain.com=https://mail.mydomain.com,ntlm,ntlm,false Klicken Sie auf OK. 7. Schließen Sie die Registrierung. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 110

120 Schritt 3: Konfigurieren von MAPI Server für öffentliche Kontakte in GFI FaxMaker 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Öffentliche Kontakte, und wählen Sie die Option Eigenschaften aus. 2. Wählen Sie die Option Abruf der Öffentlichen Kontakte von Exchange aktivieren aus. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen. 4. Bei der erstmaligen Konfiguration erfordert der MAPI-Client die Informationen des Microsoft Exchange-Servers. Wenn bereits ein MAPI-Profil konfiguriert ist, fahren Sie mit Schritt 9 fort. Fahren Sie andernfalls mit dem nächsten Schritt fort. 5. Wählen Sie die Microsoft Exchange-Instanz aus, und klicken Sie auf Weiter. 6. Geben Sie unter Microsoft Exchange Server den personalisierten Namen des RPC-Endpunkts ein. Wählen Sie dazu einen Computer im Netzwerk mit Microsoft Outlook 2007/2010/2013, und klicken Sie bei gedrückter Strg-Taste mit der rechten Maustaste auf das Microsoft Outlook-Symbol im Infobereich der Taskleiste. Klicken Sie auf -AutoKonfiguration testen. Klicken Sie auf Test. Der personalisierte Name des RPC-Endpunkts entspricht der Eingabe unter Server in der Ansicht Ergebnisse. 7. Geben Sie unter Postfach den Namen des Postfachs mit Zugriff auf die öffentlichen Kontakte im Netzwerk ein, und klicken Sie auf Weiter. 8. Schließen Sie die restlichen Schritte des Assistenten ab. 9. Wählen Sie die Liste der öffentlichen Kontakte, aus der die Unternehmensinformationen abgefragt werden sollen, und klicken Sie auf OK. 10. Klicken Sie auf Test, um sicherzustellen, dass GFI FaxMaker die aufgeführten Ordner der öffentlichen Kontakte abfragen kann. 11. Klicken Sie auf OK. 8.9 NetPrintQueue2Fax NetPrintQueue2Fax ist ein Druckertreiber, der auf Benutzercomputern installiert ist. Dadurch können Benutzer Inhalte, die per Fax verschickt werden, über jede druckfähige Anwendung drucken. Weitere Informationen über die Dateitypen, die mit NetPrintQueue2Fax verwendet werden können, finden Sie unter Funktionsweise 1. Benutzer bereiten den zu faxenden Inhalt in einer Drittanbieteranwendung (z. B. Microsoft Word oder eine Rechnungssoftware) vor. HINWEIS Faxempfängerdetails (Faxnummer, Name und Unternehmen) müssen im Inhalt enthalten sein. 2. Benutzer drucken den Inhalt mithilfe des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers. Stellen Sie sicher, dass der NetPrintQueue2Fax-Druckertreiber auf Benutzercomputern installiert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Installieren von NetPrintQueue2Fax-Druckertreibern auf Client- Computern (Seite 114). 3. NetPrintQueue2Fax schickt den Inhalt zur Verarbeitung an GFI FaxMaker. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 111

121 4. GFI FaxMaker analysiert den Inhalt, um die Faxempfängerdetails zu bestimmen. Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der NetPrintQueue2Fax-Optionen (Seite 112). 5. GFI FaxMaker sendet das Fax. Screenshot 74: Ein für den Druck mit NetPrintQueue2Fax vorbereitetes Dokument Konfigurieren der NetPrintQueue2Fax-Optionen GFI FaxMaker muss konfiguriert werden, damit es die Identifikatoren der Empfängerdetails erkennt. Konfigurieren Sie GFI FaxMaker beispielsweise so, dass der Text nach der Zeichenfolge Fax: die Faxnummer des Empfängers darstellt. So konfigurieren Sie die Empfängeridentifikatoren: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf NetPrintQueue2Fax, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 112

122 Screenshot 75: NetPrintQueue2Fax-Konfiguration 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 50: NetPrintQueue2Fax-Konfigurationsoptionen Option NetPrintQueue2Fax aktivieren Empfänger Unternehmen Faxnummer Schlusszeichen für Feldende Groß- und Kleinschreibung beachten Beschreibung Mit dieser Option wird die NetPrintQueue2Fax-Funktion aktiviert/deaktiviert. Geben Sie den Text ein, der den Empfänger identifiziert. Der Standardtext ist An:. Geben Sie den Text ein, der das Unternehmen des Empfängers identifiziert. Der Standardtext ist Unternehmen:. Geben Sie den Text ein, der die Faxnummer des Empfängers identifiziert. Der Standardtext ist Fax:. Wenn GFI FaxMaker ein Suchfeld gefunden und die Zeichenfolge nach der Suchzeichenfolge abgerufen hat, muss es Kenntnis über das Ende der Zeichenkette erhalten. Geben Sie dazu entweder keinen weiteren Text nach dieser Zeile ein, oder verwenden Sie ein Sonderzeichen, um das Ende des Feldes zu bestimmen. Wählen Sie zur Verwendung eines Schlusszeichens für das Feldende diese Option aus, und geben Sie ein Schlusszeichen ein. Verwenden Sie diese Option, um festzulegen, ob die Groß- und Kleinschreibung der Feldidentifikatoren beachtet werden soll. 3. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 113

123 HINWEIS Wenn GFI FaxMaker im Dokument kein Suchfeld finden kann, wird das Fax nicht verschickt, und GFI FaxMaker sendet einen Fehlerbericht an den Benutzer Installieren von NetPrintQueue2Fax-Druckertreibern auf Client-Computern Installieren Sie den Druckertreiber auf dem Client-Computer, um Benutzern die Verwendung der NetPrintQueue2Fax-Funktion zu ermöglichen. HINWEIS 1. Die Installation läuft wie bei jedem anderen Netzwerk-Druckertreiber für Windows ab. 2. Wenn GFI FaxMaker unter Windows Server 2003 (64 Bit) installiert wird, ist die Installations-CD für Windows Server 2003 (32 Bit) für die Installation des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers auf 32-Bit-Client-Computern erforderlich. Wählen Sie das Betriebssystem des Client aus, um weitere Informationen zur Installation des NetPrintQueue2Fax-Druckertreibers zu erhalten: Windows Vista /7 Windows XP Windows 2000/2003 Windows Vista /7/8 1. Wählen Sie in der Systemsteuerung die Option Hardware und Sound > Geräte und Drucker > Drucker hinzufügen > Einen Netzwerk-, Drahtlos- oder Bluetoothdrucker hinzufügen, und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie den Drucker NetPrintQueue2Fax aus der Liste der gefundenen Drucker aus, oder klicken Sie auf Der gesuchte Drucker ist nicht aufgeführt, um den Pfad von NetPrintQueue2Fax manuell im Format \\FaxServerName\NetPrintQueue2Fax einzugeben. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 114

124 HINWEIS Wenn GFI FaxMaker auf einem 64-Bit-Computer installiert ist, muss der Treiber manuell gesucht werden: a. Klicken Sie im Dialog Es wurde kein Treiber gefunden auf OK, um den Treiber manuell zu suchen. b. Navigieren Sie zum GFI FaxMaker-Server, und öffnen Sie den freigegebenen Ordner NetPrintQueue2Fax_Drivers. c. Wählen Sie die Datei npqf.inf, und klicken Sie auf Öffnen, um den Treiber zu installieren. d. Windows überprüft den Herausgeber der Treibersoftware. Klicken Sie auf Diese Treibersoftware trotzdem installieren, um fortzufahren. 3. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den NetPrintQueue2Fax-Drucker zur Liste der Drucker hinzuzufügen. Windows XP 1. Wählen Sie im Startmenü des Client-Computers Systemsteuerung > Drucker und Faxgeräte > Drucker hinzufügen, und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie Netzwerkdrucker... aus, und klicken Sie auf Weiter. 3. Wählen Sie Einen Drucker im Verzeichnis suchen aus, um nach dem NetPrintQueue2Fax-Drucker im Dialog Drucker suchen zu suchen. 4. Wenn der NetPrintQueue2Fax-Drucker nicht automatisch gefunden wird, schließen Sie den Dialog Drucker suchen, wählen Sie Verbindung mit dem Drucker herstellen aus, und geben Sie den Pfad des NetPrintQueue2Fax-Druckers im Format \\FaxServerName\NetPrintQueue2Fax ein. Klicken Sie zum Fortfahren auf Weiter. HINWEIS Wenn GFI FaxMaker auf einem 64-Bit-Computer installiert ist, muss der Treiber manuell gesucht werden: a. Klicken Sie im Dialog Verbindung mit dem Drucker herstellen auf OK, um den Treiber manuell zu suchen. b. Windows überprüft die Kompatibilität des Druckers mit Windows XP. Klicken Sie auf Trotzdem fortfahren. c. Klicken Sie im Dialog Datenträger einlegen auf OK, um nach dem Druckertreiber zu suchen. d. Navigieren Sie zum GFI FaxMaker-Server, und öffnen Sie den freigegebenen Ordner NetPrintQueue2Fax_Drivers. e. Wählen Sie die Datei npqf.inf, und klicken Sie auf Öffnen, um den Treiber zu installieren. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 115

125 5. Klicken Sie auf Fertig stellen, um den NetPrintQueue2Fax-Drucker zur Liste der Drucker hinzuzufügen. Windows 2000/ Wählen Sie im Startmenü des Client-Computers Systemsteuerung > Drucker > Drucker hinzufügen > Netzwerkdrucker, und klicken Sie auf Weiter. 2. Wählen Sie Geben Sie einen Druckernamen ein. Sie haben zwei Möglichkeiten: Geben Sie den Pfad des Druckers im Format \\FaxServerName\NetPrintQueue2FaxNetPrintQueue2Fax ein, oder klicken Sie auf Weiter, um nach freigegebenen Druckern im Netzwerk zu suchen, und wählen Sie NetPrintQueue2Fax aus dem Fax-Mailserver aus. 3. Klicken Sie auf Weiter, um den NetPrintQueue2Fax-Drucker zur Liste der Drucker hinzuzufügen Verwenden von Text-API-Befehlen in NetPrintQueue2Fax Neben den Empfängerdaten können Sie weitere Befehle am Anfang Ihres Dokuments einbetten, das mit NetPrintQueue2Fax versendet werden soll. Unter anderem wird damit die Zeitplanung eines Faxes aktiviert und die Faxauflösung festgelegt. Geben Sie dazu die Befehle am Anfang des Dokuments ein. GFI FaxMakerentfernt diese Befehle bei Erkennung automatisch. Weitere Informationen zu den Text-API-Befehlen finden Sie im Handbuch für GFI FaxMaker-API unter: GFI FaxMaker-APIs Mit APIs können Sie die Software eines Drittherstellers in GFI FaxMaker integrieren. Diese Ablaufautomatisierung lässt sich in den unterschiedlichsten Branchen und Anwendungen einsetzen, z. B. im Gesundheitswesen, im Einzelhandel oder im Bankgewerbe. Sie können zum Beispiel in Ihrer Rechnungsstellungssoftware eine XMLAPI verwenden, um eine XML- Berichtsvorlage für Kontoauszüge und -guthaben zu erstellen. Diesen Bericht können Sie für jeden Kunden, der Geld schuldet, in regelmäßigen Abständen durchführen und im XMLAPI-Sammelordner speichern. GFI FaxMakersendet die Auszüge dann automatisch an die vorgesehenen Empfänger. In GFI FaxMaker verfügbare API-Typen: XMLAPI Text-API Webdienst- API Senden Sie Faxe oder SMS mithilfe von XML-Dateien. Sie können Drittanbietersoftware so konfigurieren, dass APIs automatisch erstellt und mehrere Faxe gleichzeitig gesendet werden. GFI FaxMaker ruft alle in einem benutzerdefinierten XMLAPI-Sammelordner gespeicherten XML-Dateien ab und überträgt sie. XMLAPIs müssen gemäß einer standardmäßigen Konvention formatiert werden, indem Felder und Parameter verwendet werden, die GFI FaxMaker zur Verarbeitung der Faxe und SMS nutzen kann. Weitere Informationen finden Sie unter GFI FaxMaker-API-Handbuch. Senden Sie Faxe mithilfe von einfachen Textdateien. Sie können Drittanbietersoftware so konfigurieren, dass APIs automatisch erstellt und mehrere Faxe gleichzeitig gesendet werden. GFI FaxMaker ruft alle in einem benutzerdefinierten TextAPI-Sammelordner gespeicherten Textdateien ab und überträgt sie. TextAPIs müssen gemäß einer standardmäßigen Konvention formatiert werden, indem Felder und Parameter verwendet werden, die GFI FaxMaker zur Verarbeitung der Faxe und SMS nutzen kann. Weitere Informationen finden Sie unter GFI FaxMaker-API-Handbuch. Mit der Webdienst-API von GFI FaxMaker können Sie Ihre eigenen Anwendungen entwickeln, die sich mit GFI FaxMaker verbinden. Anschließend können Sie Faxe direkt aus Ihrer Anwendung senden und empfangen. Weitere Informationen finden Sie unter GFI FaxMaker-API-Handbuch. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 116

126 Aktivieren von TextAPI So aktivieren und konfigurieren Sie TextAPI: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > TextAPI/XMLAPI, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 76: Aktivieren von TextAPI 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte TextAPI die folgenden Optionen: Tabelle 51: TextAPI-Optionen Option Aktiviert Zu scannende Ordner Alle Antwortdateien in einem Ordner speichern Text mithilfe des Deckblatts formatieren Beschreibung Aktiviert TextAPI. Geben Sie die Ordner an, in denen die TextAPIs für die Verarbeitung durch GFI FaxMaker gespeichert werden sollen. Klicken Sie auf Hinzufügen, um Ordner auszuwählen. Zum Ausführen rekursiver TextAPI-Scans für Unterordner wählen Sie Unterordner einschließen. Nach einer TextAPI-Verarbeitung erstellt GFI FaxMaker eine Antwortdatei (Erweiterung *.status). Standardmäßig speichert GFI FaxMaker die Antwortdateien in Sammelordnern. Um alle Antwortdateien in einem Ordner speichern, aktivieren Sie diese Option und geben einen Speicherort an. Wählen Sie das Deckblatt aus, das für TextAPI-Faxe verwendet werden soll. Weitere Informationen finden Sie unter Deckblätter (Seite 97). GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 117

127 3. Klicken Sie auf OK. Nächster Schritt: Erstellen Sie XMLAPIs. Weitere Informationen finden Sie in unter GFI FaxMaker API- Handbuch Aktivieren von XMLAPI So aktivieren und konfigurieren Sie XMLAPI: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > TextAPI/XMLAPI, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 77: Aktivieren von XMLAPI 2. Klicken Sie auf der Registerkarte XMLAPI auf Hinzufügen, und wählen Sie die Ordner aus, in denen die XMLAPIs gespeichert werden sollen. Um auch Unterordner auf XMLAPIs zu überprüfen, aktivieren Sie Unterordner einschließen. 3. Nach einer XMLAPI-Verarbeitung erstellt GFI FaxMaker eine Antwortdatei (Erweiterung *.status). Standardmäßig speichert GFI FaxMaker die Antwortdateien in Sammelordnern. Um alle Antwortdateien in einem Ordner speichern, aktivieren Sie die Option Alle Antwortdateien in einem Ordner speichern und geben einen Speicherort an. 3. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 118

128 Nächster Schritt: Erstellen Sie XMLAPIs. Weitere Informationen finden Sie in unter GFI FaxMaker API- Handbuch Abrechnung Mit GFI FaxMaker können Sie die Verwendung von Kostenstellen beim Versenden von Faxmitteilungen erzwingen. Benutzer oder Benutzergruppen verwenden eine bestimmte Kostenstelle zum Versenden von Faxen. Dadurch kann der Administrator die Faxnutzung mithilfe von Kostenstellen überwachen. Um Kostenstellen beim Versenden von Faxen verwenden zu können, müssen Benutzer den folgenden API-Befehl in das Fax einfügen: ::b=<kostenstelle> oder ::billingcode=<kostenstelle> Ersetzen Sie <Kostenstelle> durch die Kostenstelle, die dem Benutzer zugewiesen ist. Beispiel: ::b=22343 HINWEIS 1. Bei aktivierter Kostenstellenfunktion werden Faxmitteilungen ohne Kostenstelle nicht versendet. 2. Kostenstellen können auch in den -Betreff eingefügt werden. Geben Sie in diesem Fall den Befehl in eckigen Klammern ein. Beispiel: [::b=123456]. So schreiben Sie die Verwendung von Kostenstellen vor: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Abrechnung, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 119

129 Screenshot 78: Verwendung von Kostenstellen vorschreiben 2. Wählen Sie die Option Jedes verschickte Fax muss eine Kostenstelle enthalten. 3. Klicken Sie auf OK Senden von Faxen von multifunktionalen Peripheriegeräten GFI FaxMaker ermöglicht das Senden von Faxen mit im Netzwerk verbundenen multifunktionalen Peripheriegeräten MFPs. Diese Funktion unterstützt MFPs, die durch Nuance ecopy ShareScan verwaltet werden Funktionsweise 1. Installieren und konfigurieren Sie den GFI FaxMaker-Konnektor auf dem Nuance ecopy ShareScan- Server. Laden Sie den Konnektor von folgender Seite herunter: ShareScanConnector. 2. Von Nuance ecopy ShareScan verwaltete MFPs zeigen nun die Benutzeroberfläche des GFI FaxMaker-Konnektors an. Dadurch können Benutzer Dokumente per MFP scannen und mittels GFI FaxMaker als Fax versenden. HINWEIS Diese Dokumentation enthält lediglich Informationen über die Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors. Es wird davon ausgegangen, dass Nuance ecopy ShareScan betriebsbereit ist und ordnungsgemäß für Ihre Umgebung konfiguriert wurde. Weitere Informationen finden Sie in der Dokumentation zu Nuance ecopy ShareScan. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 120

130 Wählen Sie: Installieren des GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektors Konfigurieren des GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan -Konnektors Senden von Faxen mit dem GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan -Konnektor Konfigurieren des GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektors Konfigurieren Sie nach der Installation den GFI FaxMaker-Konnektor: 1. Öffnen Sie die Administrationskonsole von Nuance ecopy ShareScan. 2. Wählen Sie die Registerkarte Erweiterte Funktionen, klicken Sie auf Konnektoren, und wählen Sie aus dem Seitenbereich Konnektoren konfigurieren den Eintrag GFI FaxMaker aus. Screenshot 79: Einstellungen für den GFI FaxMaker-Konnektor 3. Klicken Sie im Fenster Konnektor konfigurieren (GFI FaxMaker) auf Bearbeiten, um den Dialog Einstellungen zu öffnen. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 121

131 Screenshot 80: SMTP-Einstellungen für den GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektor 4. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMTP die folgenden Optionen: Tabelle 52: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors Option Server Beschreibung Geben Sie den Namen oder die IP-Adresse des GFI FaxMaker-Servers ein. Port Geben Sie den SMTP-Port für die Kommunikation mit GFI FaxMaker an. Der SMTP-Standardport ist 25. SSL verwenden Konto und Kennwort Testen Standard- - Adresse Benutzern ermöglichen, E- Mail-Adresse zu konfigurieren Wählen Sie diese Option, um SSL zu verwenden. Geben Sie die Anmeldeinformationen ein, mit denen auf den GFI FaxMaker-Server zugegriffen werden kann. Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Verbindung mit dem GFI FaxMaker-Server und den angegebenen Anmeldeinformationen zu testen. Stellen Sie sicher, dass der Test erfolgreich abgeschlossen wird. Prüfen Sie bei einem fehlgeschlagenen Test die angegebenen Informationen und die Netzwerkverbindung. Geben Sie die Standard- -Adresse für Faxübertragungen von Nuance ecopy ShareScan an. Wenn Benutzer keine andere -Adresse angeben, wird die Adresse für die gesamte Kommunikation von GFI FaxMaker verwendet, z. B. für Faxsendeberichte. Wählen Sie, ob MFP-Benutzer die -Adresse des Faxabsenders über den MFP-Bildschirm für den Versand von Faxen anpassen können. Benutzer können dadurch Benachrichtigungen, z. B. Faxsendeberichte, direkt von GFI FaxMaker empfangen. 5. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Format die folgenden Optionen: Tabelle 53: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors Option Beschreibung Standardauflösung Konfigurieren Sie die Standardauflösung für den Versand von Faxen über MFPs. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 122

132 Option Standardpriorität Standardkostenstelle Deckblatt senden Standarddeckblatt Einleitendes Deckblatt verwalten... Beschreibung Konfigurieren Sie die Standardpriorität für den Versand von Faxen über MFPs. Geben Sie die Standardkostenstelle für den Versand von Faxen über MFPs an. Lassen Sie das Feld leer, wenn Sie keine Kostenstelle verwenden möchten. Aktivieren Sie diese Option, um dem Fax ein Deckblatt hinzuzufügen. Weitere Informationen finden Sie unter Deckblätter (Seite 97). In der Standardeinstellung fügt GFI FaxMaker das Standarddeckblatt hinzu, dass in der Konfigurationskonsole von GFI FaxMaker konfiguriert ist. Lassen Sie dieses Feld leer, um das Standarddeckblatt zu verwenden. Wenn Sie beim Versand von s über Nuance ecopy ShareScan ein anderes Deckblatt verwenden möchten, geben Sie den Namen des Deckblatts an, das in GFI FaxMaker konfiguriert ist. Klicken Sie auf dieses Schaltfläche, und geben Sie den Betreff und die Nachricht für das einleitende Standarddeckblatt ein, um allen Faxen, die von MFPs gesendet wurden, ein einleitendes Deckblatt hinzuzufügen. Klicken Sie zum Abschluss auf OK. 6. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Adressbuch die folgenden Optionen: Tabelle 54: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors Option Neu Bearbeiten Löschen Suche von Active Directory-Empfängern aktivieren Beschreibung Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um neue Empfänger zum Adressbuch hinzufügen. Benutzer können alle hier hinzugefügten Empfänger direkt vom MFP anzeigen. Wählen Sie einen Empfänger aus, und klicken Sie auf Bearbeiten, um die Informationen des Empfängers zu ändern. Wählen Sie einen Empfänger aus, und klicken Sie auf Löschen, um den Empfänger aus dem Adressbuch zu entfernen. Gelöschte Empfänger können nicht wiederherstellt werden. Aktivieren Sie diese Option, um eine Liste mit Adressen von Active Directory abzurufen. Diese Option setzt voraus, dass der Nuance ecopy ShareScan-Server mit dem Active Directory-Server kommunizieren kann. 7. Klicken Sie auf OK, um die Änderungen zu speichern. 8. Konfigurieren Sie im Fenster Einstellungen die folgenden Einstellungen: Tabelle 55: Konfiguration des GFI FaxMaker-Konnektors Kategorie Option Beschreibung Anzeigen Beschriftung Geben Sie den Namen des GFI FaxMaker-Konnektors an, der auf dem MFP angezeigt wird. Der Standardwert lautet GFI FaxMaker. Dateiformat Bild Beschreibung Dateiformat- Option Benutzeränderung Wählen Sie das Konnektorbild, das auf den MFPs angezeigt wird. Die Bildgröße darf höchstens Pixel betragen. Geben Sie eine benutzerdefinierte Konnektorbeschreibung an, die dem Client angezeigt wird. Die Beschreibung darf höchstens 255 Zeichen lang sein. Drücken Sie die Tasten STRG+EINGABETASTE, um eine neue Zeile zu beginnen. Legen Sie das Dateiformat fest, das für den Versand von gescannten Dokumenten an GFI FaxMaker verwendet werden soll. Wählen Sie diese Option, um Benutzern die Änderung des Dateiformats direkt vom MFP aus zu ermöglichen. HINWEIS Im Fenster Einstellungen können weitere Optionen konfiguriert werden, die für alle Konnektoren Standard sind. Weitere Informationen zur Konfiguration dieser Optionen finden Sie in der Dokumentation zu Nuance ecopy ShareScan. 9. Speichern Sie die Einstellungen. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 123

133 Installieren des GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektors HINWEIS Bei der Installation werden einige Nuance ecopy ShareScan-Dienste eventuell vom Installer beendet. 1. Schließen Sie die Administrationskonsole von Nuance ecopy ShareScan. Laden Sie die Einrichtungsdatei für den GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektor von 3. Führen Sie die Einrichtungsdatei auf dem Nuance ecopy ShareScan -Server aus und klicken Sie auf Installieren. 4. Klicken Sie auf Fertig stellen Senden von Faxen mit dem GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektor So versenden Sie ein Fax von einem MFP mit dem GFI FaxMaker Nuance ecopy ShareScan-Konnektor: 1. Legen Sie das zu faxende Dokument in den MFP-Einzug ein, und wählen Sie GFI FaxMaker aus. 2. Klicken Sie nach dem Scannen des Dokuments auf Weiter. Screenshot 81: Faxinformationen für den Nuance ecopy ShareScan-Konnektor 3. Geben Sie die folgenden Informationen ein: Tabelle 56: Faxinformationen für den Nuance ecopy ShareScan-Konnektor Option Berichts-E- Mail-Adresse Beschreibung Geben Sie Ihre -Adresse ein. Diese -Adresse wird für den Versand von Sendeberichten und für das Routing eingehender Faxe verwendet. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 124

134 Option Empfänger Beschreibung Geben Sie die Faxnummer des Empfängers ein, oder klicken Sie auf das Symbol, um einen Empfänger aus dem Adressbuch auszuwählen. Trennen Sie mehrere Empfänger mit einem Semikolon (;). Betreff Einleitendes Deckblatt Fax formatieren Geben Sie den Betreff des Fax ein. Geben Sie die Faxnachricht ein, die auf dem einleitenden Deckblatt enthalten sein soll. Klicken Sie auf das Symbol, um weitere optionale Einstellungen vorzunehmen: Auflösung Geben Sie die Auflösung für den Faxversand an. Priorität Wählen Sie die Priorität für den Faxversand aus. Kostenstelle Geben Sie Ihre Kostenstelle ein. Deckblatt - Geben Sie den Namen des zu verwendenden Deckblatts ein. Zeitplan Geben Sie die Uhrzeit für den Faxversand an. Die Uhrzeit muss im Format hh:mm angegeben werden. Sie können optional auch die Sekunden im Format hh:mm:ss angeben. Geplantes Datum Geben Sie das Datum für den Faxversand an, oder wählen Sie das Datum aus. Das Datum muss im Format mm/tt/jjjj angegeben werden. 4. Klicken Sie auf Senden, um Informationen an GFI FaxMaker für die Faxübertragung zu senden. GFI FaxMaker 8 Konfiguration Senden von Faxen 125

135 9 Konfiguration Empfangen von Faxen Dieser Abschnitt enthält folgende Informationen: 9.1 Empfangsoptionen Faxrouting Drucker Junk-Fax-Filter Empfangsoptionen So konfigurieren Sie die Optionen zum Empfangen von Faxen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Sende- /Empfangsoptionen, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 82: Empfangsoptionen 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Empfangen die folgenden Optionen: Tabelle 57: Allgemeine Empfangsoptionen Option Lange Faxe auf Standardseiten verteilen Beschreibung Ist eine empfangene Faxseite 1,5 Mal länger als das ausgewählte Papierformat, wird die Seite auf das ausgewählte Format gekürzt. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 126

136 Option Schwellenwert Eingehende Faxe im folgenden Attachment- Format weiterleiten Beschreibung Wählen Sie das Papierformat für empfangene Faxe aus. Ist ein eingehendes Fax mindestens 1,5 Mal länger als das ausgewählte Papierformat, wird es automatisch auf dieses Format gekürzt. Wählen Sie das Format, in dem empfangene Faxe gespeichert und weitergeleitet werden soll. 3. Klicken Sie auf OK. 9.2 Faxrouting Fax-Routing aktiviert GFI FaxMaker, um den richtigen Empfänger eines eingehenden Faxes festzulegen. Wenn ein Fax empfangen wird, leitet GFI FaxMaker das Fax an den vorgesehenen Empfänger. GFI FaxMaker stellt dafür verschiedene Verfahren zur Verfügung, die jeweils Vor- als auch Nachteile haben. Generell ist DID-Routing (Direct Inward Dial) für größere Installationen zu bevorzugen. Für kleinere Installationen hingegen ist das MSN- und Leitungsrouting besser geeignet. Wählen Sie den zu verwendenden Routing-Typ aus: Tabelle 58: Konfigurieren des Fax-Routing Routing-Methode DID/DTMF-Routing (ISDN/Analog/Digital) MSN-Routing (Nur ISDN) OCR-Routing Leitungs-Routing CSID-Routing Beschreibung Beim DID-Routing teilt der Telekommunikationsanbieter dem Kunden eine Reihe von virtuellen Nummern zu, über die einzelne Benutzer/Drucker/öffentliche Ordner auch ohne eine jeweils zugewiesene physische Faxleitung eine eigene Faxnummer erhalten. Weitere Informationen finden Sie unter DID/DTMF-Routing (ISDN/Analog/Digital) (Seite 127). Mit dieser Option leiten Sie empfangene Faxe anhand der MSN-Nummer der Leitung weiter. Weitere Informationen finden Sie unter MSN-Routing (Seite 129). Mit dieser Option können Sie eingehende Faxe unter Berücksichtigung des darin enthaltenen Textes weiterleiten. Faxseiten werden mithilfe der OCR-Technologie in Text konvertiert. Daraufhin wird der Text nach dem Vor- oder Nachnamen des Empfängers und/oder anderen konfigurierbaren Begriffen durchsucht. Weitere Informationen finden Sie unter OCR-Routing (Seite 130). Mit dieser Option können Sie Faxe unter Berücksichtigung der Faxleitung, auf der sie empfangen wurden, weiterleiten. Weitere Informationen finden Sie unter Leitungsrouting (Seite 131). CSID (Caller Sender Identification)-Routing verwendet die Faxgerät-ID des Absenders, um Faxe an bestimmte Benutzer weiterzuleiten. Weitere Informationen finden Sie unter CSID-Routing (Seite 132) DID/DTMF-Routing (ISDN/Analog/Digital) Beim DID-Routing teilt der Telekommunikationsanbieter dem Kunden eine Reihe von virtuellen Nummern zu, über die einzelne Benutzer/Drucker/öffentliche Ordner auch ohne eine jeweils zugewiesene physische Faxleitung eine eigene Faxnummer erhalten. Falls Sie bereits ISDN besitzen, können Sie die über Ihre Telefonanlage verfügbaren Leitungen verwenden. Bei der Annahme eines Faxanrufs leitet das ISDN-Protokoll die Nummer, unter der der Anruf eingeht, an GFI FaxMaker weiter. Voraussetzungen Legen Sie die Anzahl der zu erfassenden DID/DTMF-Stellen in den Geräteeinstellungen von GFI FaxMaker fest. Öffnen Sie in GFI FaxMaker im Knoten Leitungen/Geräte die Eigenschaften des DID/DTMF-Geräts. Wechseln Sie zur Registerkarte Erweitert, und konfigurieren Sie die Option Anzahl der zu erfassenden DTMF/DID-Stellen. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 127

137 Hinzufügen von DID/DTMF-Routen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > DTMF/DID, und wählen Sie die Option Neu. Screenshot 83: Erstellen einer neuen DID-Route 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 59: DTMF/DID-Routing-Optionen Option DTMF/DID- Nummern/Nummernbereiche Anzahl der Stellen für DTMF/DID- Nummern Beschreibung Geben Sie die Routing-Nummer (oder virtuelle Faxnummer) eines Benutzers ein. Geben Sie beispielsweise für eine vierstellige DID die letzten 4 Ziffern ein. Wählen Sie diese Option, um die minimale Anzahl an Stellen für jede Nummer festzulegen. Wenn Sie zum Beispiel 4 Stellen festlegen, wird die Nummer 1 als 0001 notiert. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. Wiederholen Sie die Schritte für alle DTMF/DID-Nummern/-Bereiche. Importieren von mehreren DID-Routen GFI FaxMaker kann eine große Anzahl von DTMF/DID-Nummern und dazugehörigen Benutzern aus einer CSV- oder TXT-Datei im folgenden Format importieren: "DTMF/DID-Nummer, Benutzer1, Benutzer2, Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" HINWEIS Geben Sie den Benutzernamen als Active Directory-Anzeigename oder als SMTP- - Adresse an. Vergewissern Sie sich, dass alle angegebenen Benutzernamen in der Liste der lizenzierten Benutzer enthalten sind. So importieren Sie eine Liste von DID-Nummern: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > DTMF/DID, und wählen Sie die Option DTMF/DID-Bereich importieren. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 128

138 2. Wählen Sie die CSV- oder TXT-Datei mit den zu importierenden Daten aus. 3. Klicken Sie auf Öffnen. Exportieren von mehreren DID-Routen So exportieren Sie die Liste der DID-Nummern und die dazugehörigen Benutzernamen in eine CSV- Datei: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > DTMF/DID, und wählen Sie die Option DTMF/DID-Bereich exportieren. 2. Wählen Sie den Speicherort für den Export der Liste aus, und geben Sie einen Dateinamen an. 3. Klicken Sie auf Speichern. Die Liste wird im folgenden Format exportiert: "DTMF/DID-Nummer, Benutzer1, Benutzer2, Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" MSN-Routing Dieses Verfahren ähnelt dem DID-Routing. Jedoch werden anstelle der fest zugeordneten DID- Nummern (nur ISDN) die verfügbaren MSN (Multiple Subscriber Numbering)-Nummern genutzt. Jeder ISDN-Leitung sind eine oder mehrere MSN-Nummern (normalerweise 9) zugeordnet. Wenn Ihre ISDN- Leitung 9 MSN-Nummern hat, können Sie auch 9 unterschiedliche Faxrouten haben. Voraussetzungen Bevor Sie MSN-Routen hinzufügen können, müssen Sie die MSN-Nummern über die Hardwareoptionen der ISDN-Karte eingeben. Öffnen Sie in GFI FaxMaker im Knoten Leitungen/Geräte die Eigenschaften des DID/DTMF-Geräts. Geben Sie auf der Registerkarte Geräte alle MSN-Nummern ein, unter denen Anrufe angenommen werden sollen. Hinzufügen von MSN-Routen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > MSN, und wählen Sie die Option Neu Screenshot 84: Erstellen einer neuen MSN-Route 2. Geben Sie eine MSN-Nummer ein, für die die Routing-Optionen angepasst werden sollen. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. Wiederholen Sie die Schritte für alle MSN-Nummern. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 129

139 9.2.3 OCR-Routing Mithilfe von Optical Character Recognition (OCR) werden empfangene Faxe in Text konvertiert und weitergeleitet an: Benutzer, für die bestimmte Begriffe festgelegt wurden (OCR-Routing). Wenn ein benutzerdefinierter Begriff enthalten ist, leitet GFI FaxMaker das Fax an die jeweils zugewiesenen Benutzer weiter. Zum Beispiel werden Faxe mit dem Text Zu Händen: Vertrieb an die Vertriebsabteilung weitergeleitet. Benutzer, deren Name im Text vorkommt und in der Liste der lizenzierten Benutzer steht. So leitet GFI FaxMaker beispielsweise ein Fax mit dem Text Max Mustermann an den lizenzierten Benutzer Max Mustermann weiter. HINWEIS Weitere Informationen finden Sie unter OCR (Seite 79). OCR-Routing-Eigenschaften Konfigurieren Sie die OCR-Einstellungen, die bei der Verarbeitung von Faxen für die Weiterleitung verwendet werden sollen. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > OCR, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 85: OCR-Routing-Eigenschaften 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 130

140 Tabelle 60: OCR-Routing-Optionen Option Übereinstimmungsrate Faxe anhand von Vorund Nachname der Benutzer weiterleiten Beschreibung Die Übereinstimmungsrate ist der Erkennungsgrad, den GFI FaxMaker damit ein Stichwort oder ein Name einer Routing-Regel zugewiesen werden kann. HINWEIS: Der empfohlene Richtwert für den Erkennungsgrad liegt zwischen 60 % und 80 %, da dieser von der Faxqualität abhängt. Durch eine schlechte Faxqualität erkennt die OCR- Funktion nicht alle Buchstaben. Dadurch können Faxe an die falschen Benutzer weitergeleitet werden. Diese Option leitet Faxe automatisch an Benutzer weiter, wenn die OCR-Erkennung mit einem Namen in der Liste der lizenzierten Benutzer übereinstimmt. HINWEIS: Wenn sowohl ein Benutzername als auch ein benutzerdefinierter Begriff (OCR- Route) erkannt wurde, hat der benutzerdefinierte Begriff Vorrang. 4. Klicken Sie auf OK. Hinzufügen einer OCR-Route 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > OCR, und wählen Sie die Option Neu Screenshot 86: Neuer Suchbegriff Erstellen eines neuen OCR-Suchbegriffs 2. Geben Sie einen Begriff ein, nach dem gesucht werden soll. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. Wiederholen Sie die Schritte für alle OCR-Begriffe Leitungsrouting Mit dieser Option können Sie Faxe unter Berücksichtigung der Faxleitung (Knoten Leitungen/Geräte) weiterleiten, auf der sie empfangen wurden. Hinzufügen einer Leitungs-Route 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > Leitung, und wählen Sie die Option Neu Screenshot 87: Erstellen einer neuen Leitungs-Route 2. Wählen Sie eine Faxleitung aus. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 131

141 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. Wiederholen Sie die Schritte für alle Faxleitungen CSID-Routing Die CSID (Caller Sender Identification)-Routing-Methode beruht auf der Fax-ID des Absenders, die von Faxgeräten und -karten beim Senden eines Fax angezeigt wird. HINWEIS Diese Methode wird nicht empfohlen, da Faxabsender möglicherweise ihre CSID nicht anzeigen lassen. Hinzufügen von CSID-Routen 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > CSID, und wählen Sie die Option Neu Screenshot 88: Erstellen einer neuen CSID-Route 2. Geben Sie die CSID ein. 3. Klicken Sie auf OK, um mit der Konfiguration der Routing-Optionen fortzufahren. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. Für alle CSIDs wiederholen. Importieren von mehreren CSID-Routen GFI FaxMaker kann eine große Anzahl von CSID-Nummern und dazugehörigen Benutzern aus einer CSVoder TXT-Datei im folgenden Format importieren: "CSID","Benutzer1","Benutzer2","Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" HINWEIS Geben Sie den Benutzernamen als Active Directory-Anzeigename oder als SMTP- - Adresse an. Vergewissern Sie sich, dass alle angegebenen Benutzernamen in der Liste der lizenzierten Benutzer enthalten sind. So importieren Sie eine Liste von CSID-Routen: GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 132

142 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > CSID, und wählen Sie die Option CSID importieren 2. Wählen Sie die CSV- oder TXT-Datei mit den zu importierenden Daten aus. 3. Klicken Sie auf Öffnen. Exportieren von mehreren CSID-Routen So exportieren Sie die Liste der CSID-Routen und die dazugehörigen Benutzernamen in eine CSV-Datei: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing > CSID, und wählen Sie die Option CSID exportieren 2. Wählen Sie den Speicherort für den Export der Liste aus, und geben Sie einen Dateinamen an. 3. Klicken Sie auf Speichern. Die Liste wird im folgenden Format exportiert: "CSID","Benutzer1","Benutzer2","Benutzer3", Beispiel: "1234","Max Mustermann","Paul Müller","Hans Meier","Günther Schmidt" Optionen für Routing-Regeln Konfigurieren Sie nach dem Erstellen der erforderlichen Routing-Regeln wie empfangene Faxe bearbeitet werden sollen. Öffnen Sie dazu den Dialog Eigenschaften der entsprechenden erstellten Regel, und konfigurieren Sie folgende Optionen: Sendeberichte Ändern von Route-Name/-Nummer Ausschluss einer Route von der Archivierung Auto-Print für eingehende Faxe Erstellen von Sicherheitskopien empfangener Faxe Sendeberichte GFI FaxMaker verschickt Sendeberichte an die Liste der Benutzer einer Routing-Regel. Dadurch erhalten die Benutzer das empfangene Fax mit einer der folgenden Methoden: Fax als Anhang des Sendeberichts Link zum Speicherort des Fax in einer Netzwerkfreigabe Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. Konfigurieren Sie die Liste der Benutzer und die Methode zur Faxübertragung: GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 133

143 Screenshot 89: Benutzer, an die eingehende Faxe weitergeleitet werden sollen 1. Wählen Sie in den Routing-Regeleigenschaften auf der Registerkarte Benutzer eine der folgenden Optionen aus: Tabelle 61: Benutzeroptionen für Routing-Regeln Option Übertragungsbericht nicht absenden Sendebericht mit dem angehängten Fax senden Fax speichern und Sendebericht mit Link zu Fax senden Beschreibung Mit dieser Option wird kein Sendebericht an die Benutzer gesendet. Mit dieser Option wird ein Sendebericht an die aufgelisteten Benutzer mit der Faxnachricht im Anhang gesendet. Mit dieser Option wird ein Sendebericht an die aufgelisteten Benutzer mit einem Link zum Speicherort des Fax in der Netzwerkfreigabe gesendet. Weitere Informationen finden Sie unter Optionen für Routing-Regeln (Seite 133).. 2. Wenn Sie das Verschicken von Sendeberichten aktiviert haben, klicken Sie auf Hinzufügen, um die Liste der Benutzer anzulegen, die den Sendebericht erhalten sollen. 3. Klicken Sie auf Übernehmen. Ändern von Route-Name/-Nummer So ändern Sie einen CSID-, DID/DTMF- oder OCR-Route-Namen bzw. -Nummer: 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regel-Eigenschaften die Registerkarte Optionen. 2. Ändern Sie den Namen oder die Nummer der Routing-Regel. 3. Klicken Sie auf Übernehmen. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 134

144 Ausschluss einer Route von der Archivierung Sie können auf einer bestimmten Route empfangene Faxe von der Archivierung ausschließen. 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regel-Eigenschaften die Registerkarte Optionen. 2. Wählen Sie die Option Diese/n Nummer/Begriff/Leitung von allen Archivierungsoptionen ausschließen. 3. Klicken Sie auf Übernehmen. Auto-Print für eingehende Faxe Faxe einer bestimmten Routing-Regel können automatisch beim Empfang gedruckt werden. HINWEIS Konfigurieren Sie die Drucker vor Benutzung dieser Option. Weitere Informationen finden Sie unter Drucker (Seite 141). Screenshot 90: Fax automatisch ausdrucken 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regel-Eigenschaften die Registerkarte Drucker. 2. Wählen Sie Automatisches Drucken für Faxe aktivieren aus. 3. Wählen Sie aus der Liste Drucker wählen den Drucker aus. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 135

145 4. Klicken Sie auf Übernehmen. Erstellen von Sicherheitskopien empfangener Faxe Faxe einer bestimmten Routing-Regel können automatisch in einem Ordner gesichert werden. HINWEIS 1. Der Dateiname jedes gesicherten Fax enthält die Empfangszeit des Fax. 2. GFI FaxMaker erstellt keine Duplikate von Faxen mit zwei oder mehr übereinstimmenden Routing-Regeln und demselben Backup2Folder-Ort. 3. Um diese Funktion nutzen zu können, muss der Zielordner lange Dateinamen unterstützen. Bei den Dateisystemen NTFS und FAT32 ist dies der Fall. Screenshot 91: Automatische Sicherungskopie für Faxe 1. Wählen Sie im Dialog für die Routing-Regel-Eigenschaften die Registerkarte Backup2Folder aus. 2. Wählen Sie Faxsicherungskopie automatisch ablegen in Ordner aus, und geben Sie den Ordner an, in dem die Faxsicherungskopien abgelegt werden sollen. 3. Wählen Sie Faxe in folgendem Format sichern und das Format aus, in dem Faxe gespeichert werden sollen. 4. Klicken Sie auf Übernehmen. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 136

146 9.2.7 Allgemeine Routing-Optionen Konfigurieren Sie die folgenden allgemeinen Routing-Optionen: Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten Empfangene Faxe, die keiner Routing-Regel entsprechen Eingehende Faxe in einer Netzwerkfreigabe speichern Faxrouting an einen öffentlichen Ordner in Microsoft Exchange Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten Geben Sie die Benutzer an, die alle eingehenden Faxe erhalten sollen. HINWEIS Verwenden Sie diese Funktion, um alle eingehenden Faxe in einem Exchange-Speicher oder einem öffentlichen Postfach zu speichern. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 92: Routing-Eigenschaften Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten 2. Wählen Sie die Registerkarte Alle Faxe empfangen. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie den Benutzer bzw. das Postfach, der/das alle eingehenden Faxe erhalten soll. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 137

147 4. Klicken Sie auf OK. Empfangene Faxe, die keiner Routing-Regel entsprechen Standardverteiler sind die Benutzer, die Faxe erhalten, die nicht an andere Benutzer weitergeleitet wurden. So konfigurieren Sie Standardverteiler: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 93: Routing-Eigenschaften Angeben der standardmäßigen Fax-Router 2. Wählen Sie die Registerkarte Standardverteiler. 3. Klicken Sie auf Hinzufügen, und wählen Sie den Benutzer bzw. das Postfach, der/das die Faxe erhalten soll, die nicht weitergeleitet werden. 4. Klicken Sie auf OK. Eingehende Faxe in einer Netzwerkfreigabe speichern Empfangene Faxe können in einem freigegebenen Ordner gespeichert werden. Eine mit dem Link zum gespeicherten Fax wird an die festgelegten Verteiler gesendet. Wenn ein Fax über eine Routing-Regel empfangen wird und diese Option aktiviert ist, legt GFI FaxMaker wie folgt einen Unterordner in der Freigabe an: <Pfad zur konfigurierten Netzwerkfreigabe>\jjjj_mm\tt\ Bedeutung der Parameter: GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 138

148 <Pfad zur konfigurierten Netzwerkfreigabe> Der freigegebene Ordner, in dem empfangene Faxe gespeichert werden jjjj Jahr mm Monat tt Tag Schritt 1: Erstellen einer Netzwerkfreigabe Erstellen Sie einen freigegebenen Ordner mit: Vollzugriff auf das GFI FaxMaker-Konto (Anmeldeinformationen während Installation festgelegt), um Faxe speichern zu können. Leseberechtigungen für alle Benutzer, die auf die Faxe in dieser Freigabe zugreifen werden. HINWEIS Aus Sicherheitsgründen haben nur die Faxempfänger Zugang zu gespeicherten Faxen. So können beispielsweise Faxe, die an Max Mustermann weitergeleitet wurden, nur von Max Mustermann gelesen werden. Schritt 2: Konfigurieren von GFI FaxMaker Geben Sie die Netzwerkfreigabe an, in der Faxe gespeichert werden, für deren Routing-Regeln die Netzwerkfreigabe aktiviert ist. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Routing, und wählen Sie die Option Eigenschaften. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 139

149 Screenshot 94: Konfigurieren des Netzwerkfreigabepfads 2. Wählen Sie die Registerkarte Netzwerkfreigabe. 3. Geben Sie die Netzwerkfreigabe an (zum Beispiel \\MeinServer\MeineFaxe). HINWEIS Geben Sie die Freigabe im UNC-Format ein, sodass Benutzer über das Netzwerk darauf zugreifen können. 4. Klicken Sie auf Übernehmen. Faxrouting an einen öffentlichen Ordner in Microsoft Exchange GFI FaxMaker kann empfangene Faxe an einen öffentlichen Ordner in Microsoft Exchange weiterleiten, sodass diese für jeden Benutzer oder eine bestimmte Gruppe von Benutzern zugänglich sind. So werden beispielsweise alle Faxe für den Vertrieb an den öffentlichen Ordner weitergeleitet, der für die gesamte Vertriebskommunikation vorgesehen und für alle Vertreter zugänglich ist. Gehen Sie dazu wie folgt vor: 1. Erstellen Sie einen öffentlichen -Ordner auf Ihrem Mailserver. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 140

150 HINWEIS Es muss eventuell ein spezifisches Benutzerpostfach erstellt und konfiguriert werden, um alle Faxe an das Postfach weiterzuleiten. 2. Konfigurieren Sie GFI FaxMaker-Routing-Optionen: Tabelle 62: Faxrouting an öffentlichen Ordner Faxrouting an öffentlichen Ordner Faxe, die einer bestimmten Routing- Regel entsprechen Alle empfangenen Faxe an öffentlichen Ordner weiterleiten Beschreibung Fügen Sie die -Adresse des Postfachs des öffentlichen Ordners (oder des spezifischen Benutzerpostfachs) zu den Routing-Regeln der Benutzerlisten hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Sendeberichte (Seite 90). Fügen Sie die -Adresse des Postfachs des öffentlichen Ordners (oder des spezifischen Benutzerpostfachs) zur Liste Alle Faxe empfangen hinzu. Weitere Informationen finden Sie unter Benutzer, die alle eingehenden Faxe erhalten (Seite 137). 9.3 Drucker Konfigurieren Sie zunächst die Drucker und Druckeinstellungen, um eingehende Faxe automatisch zu drucken. Konfigurieren Sie danach die Routing-Optionen, um auf bestimmten Druckern zu drucken. HINWEIS Drucker müssen zuerst zur Druckerliste des Betriebssystems hinzugefügt und vorkonfiguriert werden. So fügen Sie Drucker in GFI FaxMaker hinzu: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Drucker, und wählen Sie die Option Neu 2. Geben Sie den Druckernamen ein. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 141

151 Screenshot 95: Konfigurieren der Drucker 2. Legen Sie auf der Registerkarte Allgemein fest, wie GFI FaxMaker die Größe eingehender Faxe anpassen soll und welche Drucker für welches Papierformat verwendet werden sollen. Tabelle 63: Druckereigenschaften Option Automatisch anpassen an Beschreibung Wählen Sie, wie die Größe empfangener Faxe angepasst werden soll. Zur Auswahl stehen: Nächstmögliche Größe Mit dieser Option wird das Fax an die nächstliegende Größe zum empfangenen Inhalt angepasst. Nur A4 Mit dieser Option wird das Fax auf A4-Format angepasst. Nur US-Letter Mit dieser Option wird das Fax auf US-Letter-Format angepasst. A4- Druckereinstellungen US-Letter- Druckereinstellungen US-Legal- Druckereinstellungen Nur US-Legal Mit dieser Option wird das Fax auf US-Legal-Format angepasst. Klicken Sie auf..., um den Drucker für das A4-Format auszuwählen. Klicken Sie auf..., um den Drucker für das US-Letter-Format auszuwählen. Klicken Sie auf..., um den Drucker für das US-Legal-Format auszuwählen. 3. Klicken Sie auf OK Auto-Print-Optionen GFI FaxMaker kann so konfiguriert werden, dass die Größe eingehender Faxe niemals angepasst und immer die empfangene Größe gedruckt wird. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 142

152 HINWEIS Wenn diese Option aktiviert ist, werden Faxe, die größer als das Papierformat des Druckers sind, nicht auf das Papier passen und einige Bereiche könnten deshalb nicht gedruckt werden. 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Diverses, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option 1:1-Druck erzwingen. 3. Klicken Sie auf OK. 9.4 Junk-Fax-Filter GFI FaxMaker kann von einer bestimmten Fax-ID empfangene Faxe automatisch löschen. Screenshot 96: Filteroptionen für Junk-Faxe So blockieren Sie eine Fax-ID: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf Erweitert > Junk-Fax- Filter, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 143

153 Tabelle 64: Junk-Fax-Filtereinstellungen Option Faxe von folgenden FAX CSIDs löschen Faxen löschen, die von einem Faxgerät ohne CSID empfangen wurden Kopie eines Spam-Faxes speichern Beschreibung Mit dieser Option wird der Junk-Fax-Filter aktiviert. Fügen Sie die CSIDs der Faxabsender hinzu, die blockiert werden sollen. Mit dieser Option werden Faxe gelöscht, die von Absendern ohne CSID stammen. HINWEIS: Verwenden Sie diese Option mit Vorsicht, da einige Absender wählen können, ihre CSID auszublenden. Mit dieser Option werden alle Junk-Faxe in einem Ordner gespeichert. Verwenden Sie diese Option, um blockierte Faxe vor dem Löschen zu prüfen (empfohlen). 3. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 9 Konfiguration Empfangen von Faxen 144

154 10 SMS GFI FaxMaker beinhaltet einen kompletten SMS-Gateway, über den Benutzer SMS von Ihren Workstations aus verschicken können So verschicken Sie eine SMS Empfangen von SMS SMS-Voraussetzungen Konfigurieren der SMS-Einstellungen So verschicken Sie eine SMS Methode 1: Per Microsoft Outlook Um eine SMS aus Microsoft Outlook zu versenden, senden Sie eine als SMS an Beispiel: HINWEIS Die Standard-Faxdomäne (faxmaker.com) und SMS-Domäne (smsmaker.com) können vom GFI FaxMaker-Administrator angepasst werden. Die konfigurierte SMS-Domäne wird entsprechend verwendet. Geben Sie die SMS-Nachricht in den Textteil der ein. HINWEIS Entfernen Sie die -Signatur und möglichen anderen, nicht erforderlichen Inhalt aus dem -Textteil, da dieser in die SMS-Nachricht einbezogen werden würde. GFI FaxMaker 10 SMS 145

155 Screenshot 97: Senden einer SMS per -Client Methode 2: Per GFI FaxMaker-Client Verwenden Sie das SMS-Nachrichtenformular von GFI FaxMaker, um SMS zu verschicken. Mithilfe des GFI FaxMaker-Client können Sie die SMS-Nummer der Benutzer speichern. Wenn Sie einen Empfänger auswählen, ruft GFI FaxMaker automatisch die zugehörige Mobilfunknummer ab. Weitere Informationen finden Sie im Client-Handbuch von GFI FaxMaker unter: Screenshot 98: Senden einer SMS per GFI FaxMaker-Client 10.2 Empfangen von SMS GFI FaxMaker leitet eingehende SMS direkt per an das Postfach des Benutzers weiter. Die enthält Details zur SMS-Übertragung sowie die SMS-Nachricht. GFI FaxMaker 10 SMS 146

156 Screenshot 99: Anzeige der empfangenen SMS im -Client Weitere Informationen finden Sie unter Konfigurieren der SMS-Einstellungen (Seite 148) SMS-Voraussetzungen Wählen Sie einen der folgenden SMS-Gateways aus: GSM-Modem Webbasierte SMS GSM-Modem Verwenden Sie ein unterstütztes GSM-Modem, das mit dem GFI FaxMaker-Faxserver verbunden ist. Eine aktuelle Liste der unterstützten Mobiltelefone und GSM-Geräte finden Sie unter: HINWEIS Durch die Verwendung eines GSM-Modems können SMS auch verschickt werden, wenn keine Internetverbindung besteht. Sie können auch Nachrichten empfangen. Dies ist nicht möglich, wenn Sie einen webbasierten SMS-Gateway verwenden Webbasierte SMS Abonnieren Sie einen unterstützten Anbieter webbasierter SMS-Dienste: GFI FaxMaker 10 SMS 147

157 Verwenden Sie Clickatell. Dies ist ein SMS-Dienst, der für den Einsatz mit GFI FaxMaker bereits konfiguriert ist. Weitere Informationen finden Sie unter Verwenden Sie einen benutzerdefinierten Dienst, um SMS-Nachrichten über SMTP zu verschicken Konfigurieren der SMS-Einstellungen Konfigurieren Sie die folgenden SMS-Optionen: SMS-Gateway-Einstellungen - Wählen Sie den SMS-Modem- oder Gerätetyp aus und konfigurieren Sie diesen. SMS-Optionen - verschiedene SMS-Optionen, wie zum Beispiel maximale SMS-Länge. SMS-Benutzer - die Liste der Benutzer, die SMS verschicken dürfen. Routing empfangener SMS - wie GFI FaxMaker empfangene SMS weiterleitet. SMS-Archivierung - Archivierung gesendeter und empfangener SMS in der Datenbank. SMS-Protokolldateien - SMS-Aktivitätsprotokolle SMS-Gateway-Einstellungen Konfigurieren Sie die SMS-Gateway-Einstellungen entsprechend dem ausgewählten SMS-Gateway. GSM-Gerät Benutzerdefinierter webbasierter SMS-Dienst Webbasierter Clickatell-Dienst GSM-Gerät Richten Sie den SMS-Server ein, um direkt mit den GSM-Geräten zu kommunizieren und SMS- Nachrichten zu verschicken und zu empfangen. HINWEIS Eine aktuelle Liste der unterstützten Mobiltelefone und GSM-Geräte finden Sie unter: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren aus. GFI FaxMaker 10 SMS 148

158 Screenshot 100: Konfigurieren des GFI-SMS-Servers 3. Wählen Sie GFI-SMS-Server, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 65: SMS-Diensteigenschaften Option Automatische Erkennung Leitung hinzufügen Beschreibung Wählen Sie diese Option, um an serielle Anschlüsse angeschlossene GSM-Geräte zu erkennen. Klicken Sie im Dialog zur GFI-Geräteerkennung auf Erkennung starten, um Geräte automatisch zu erkennen. Klicken Sie auf OK. Wenn Geräte nicht automatisch erkannt werden, klicken Sie auf Leitung hinzufügen, um ein Gerät manuell hinzuzufügen. Stellen Sie sicher, dass die Gerätetreiber ordnungsgemäß installiert sind. Wählen Sie diese Option, um eine Leitung manuell hinzuzufügen und deren Eigenschaften zu konfigurieren. Geben Sie die folgenden Optionen an: Kommunikationsport Wählen Sie die Nummer des Kommunikationsports (COM) aus, an den das GSM-Gerät angeschlossen ist. Klicken Sie auf Prüfen, um sicherzustellen, dass GFI FaxMaker das Gerät finden und mit dem Gerät kommunizieren kann. Leitungsname Geben Sie einen geeigneten Namen für die neue Leitung ein. Einstellungen vom installierten Gerät übernehmen Wählen Sie diese Option, um die Einstellungen eines anderen Geräts zu übernehmen. GFI FaxMaker 10 SMS 149

159 Option Leitung bearbeiten Beschreibung Wählen Sie auf der Registerkarte GSM-Gerät eine Leitung aus, deren Eigenschaften Sie bearbeiten möchten, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: COM-Port Wählen Sie die Nummer des Kommunikationsports (COM), an den das GSM- Gerät angeschlossen ist. Baudrate Wählen Sie die Kommunikationsgeschwindigkeit zwischen Computer und GSM- Gerät in Bit pro Sekunde (Bit/s). Erkundigen Sie sich beim Hersteller Ihres GSM-Geräts, welche Baudrate für die Übertragung am besten geeignet ist. Leitungsname (Optional) Geben Sie einen geeigneten Namen für die Leitung ein. SMSC-Nummer (Optional) Geben Sie die SMS Service-Center-Nummer ein, die Sie vom GSM-Netzwerk- oder SIM-Kartenanbieter erhalten haben. Initialisierungsstring (Optional) Der Initialisierungsstring wird bei der Initialisierung des GSM-Gerätes verwendet. Wenn Sie das Feld leer lassen, verwendet GFI FaxMakerATF als standardmäßigen Initialisierungsstring. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte Leitungsoptionen die folgenden Einstellungen: Eingehende SMS empfangen Wählen Sie diese Option, um den SMS-Empfang auf dieser Leitung zuzulassen. Ausgehende SMS senden Wählen Sie diese Option, um den SMS-Versand auf dieser Leitung zuzulassen. Internationale Nummern zulassen Wählen Sie diese Option, um von dieser Leitung SMS-Mitteilungen an internationale Nummern senden zu können. Leitungen aktivieren/deaktivieren Leitung löschen Test senden... Klicken Sie auf OK. Aktivieren/deaktivieren Sie im SMS-Eigenschaftendialog das Kontrollkästchen neben den konfigurierten Leitungen, um die SMS-Übertragung für die ausgewählte Leitung zu aktivieren bzw. deaktivieren. Wählen Sie die zu löschende Leitung aus, und klicken Sie auf Löschen. Klicken Sie auf Ja, um den Löschvorgang zu bestätigen. WARNUNG: Gelöschte Leitungen können nicht wiederherstellt werden. In Zweifelsfällen wird daher empfohlen, eine Leitung zu deaktivieren. (Optional) Klicken Sie auf diese Schaltfläche, um die Einstellungen durch das Senden einer Test-SMS zu überprüfen. Geben Sie eine Nummer ein, an die die Test-SMS gesendet werden soll, und verfassen Sie eine Textnachricht. Klicken Sie auf Senden, um die Testnachricht zu senden. Überprüfen Sie, ob die Testnachricht beim Testempfänger angekommen ist. 4. Klicken Sie auf OK. Benutzerdefinierter webbasierter SMS-Dienst Konfigurieren Sie die folgenden SMS-Gateway-Einstellungen für die Verwendung eines webbasierten SMS-Dienstes, um SMS über SMTP zu verschicken: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren aus. GFI FaxMaker 10 SMS 150

160 Screenshot 101: Konfiguration eines SMS-Dienstanbieters 3. Wählen Sie Standardvorlage für SMS-Dienstanbieter, und konfigurieren Sie die folgenden Einstellungen. Tabelle 66: SMS-Diensteigenschaften Option SMTP-Server SMTP-Port Von An CC Betreff Nachrichtenzeile 1 bis X Beschreibung Geben Sie entweder Ihren eigenen Mailserver oder den Ihres Dienstanbieters an. Geben Sie die Nummer des SMTP-Ports an. Geben Sie Ihre -Adresse an. Geben Sie die -Adresse des SMS-Empfängers an. HINWEIS: Falls Ihr Anbieter fordert, dass die SMS-Nummer in das Feld An eingegeben wird, verwenden Sie den Feldbefehl [smsnumber], um die Nummer des Empfängers zu ersetzen. GFI FaxMaker ersetzt dieses Feld automatisch mit der Nummer des Empfängers. Beispiel: (Optional) Legen Sie fest, ob eine Kopie der Mitteilung an eine weitere -Adresse gesendet werden soll. (Optional) Geben Sie einen -Betreff an. HINWEIS: Falls Ihr Anbieter fordert, dass die SMS-Nummer in das Feld Betreff eingegeben wird, fügen Sie den Feldbefehl [smsnumber] ein. GFI FaxMaker ersetzt dieses Feld automatisch mit der Nummer des Empfängers. Geben Sie entsprechend den Anforderungen Ihres Anbieters den Text ein, der in der Nachrichtenzeile jeder angezeigt werden soll. Die folgenden Felder können verwendet werden: [smsnumber] Wird durch die Mobilfunknummer des Empfängers ersetzt. [smstext] Wird durch den zu sendenden SMS-Text ersetzt. 4. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 10 SMS 151

161 Webbasierter Clickatell-Dienst Wenn Sie den Clickatell-Dienst verwenden, werden einige Einstellungen automatisch vorkonfiguriert. HINWEIS Stellen Sie bei der Nutzung des SMS-Dienstes von Clickatell sicher, dass immer die Ländervorwahl des Nachrichtenempfängers angegeben wird. Konfigurieren Sie die folgenden Optionen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS, und wählen Sie die Option Eigenschaften. 2. Wählen Sie auf der Registerkarte Allgemein die Option SMS-Gateway aktivieren aus. Screenshot 102: Konfigurieren des Clickatell-Dienstes 3. Wählen Sie Clickatell-Web2SMS-Dienst, und konfigurieren Sie die folgenden Optionen: Tabelle 67: Clickatell-SMS-Diensteigenschaften Option Beschreibung API-Kennung Dieser Wert wird von Clickatell bei der ersten Anmeldung am Dienst zugewiesen. Von (Optional) Legen Sie hier den Absenderwert der SMS-Nachricht fest, z. B. MeinUnternehmen. Benutzername Dieser Wert wird von Clickatell bei der ersten Anmeldung am Dienst zugewiesen. Kennwort Dieser Wert wird von Clickatell bei der ersten Anmeldung am Dienst zugewiesen. 4. Klicken Sie auf OK. GFI FaxMaker 10 SMS 152

162 SMS-Optionen Konfigurieren Sie die SMS-Versandeinstellungen: 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS, und wählen Sie die Option Eigenschaften. Screenshot 103: SMS-Optionen 2. Konfigurieren Sie auf der Registerkarte SMS-Optionen die folgenden Optionen: Tabelle 68: SMS-Optionen Option Überlange SMS- Mitteilungen (mehr als 160 bzw. 70 Zeichen) auf mehrere SMS- Nachrichten aufteilen Benutzerinformation in ausgehenden SMS- Mitteilungen einfügen Beschreibung Wählen Sie diese Option, um Nachrichten, die die zulässige Länge einer SMS überschreiten, in mehrere SMS-Nachrichten aufzuteilen. Geben Sie die maximale Anzahl an zulässigen SMS-Nachrichten an. HINWEIS: Jede Kurznachricht kann bis zu 160 lateinische oder 70 nicht-lateinische (z. B. arabische oder chinesische) Schriftzeichen umfassen. Fügen Sie eine der folgenden Absenderinformationen am Anfang oder Ende der SMS- Nachricht ein: Anzeigename Name Nachname Unternehmen Persönliche Signatur suchen und entfernen. Text nach Leerzeile wird entfernt. Abteilung Wählen Sie diese Option, um automatisch den Nachrichtentext vor der ersten Leerzeile zu verschicken. Dadurch wird sichergestellt, dass die -Signatur nicht als Teil einer SMS verschickt wird. GFI FaxMaker 10 SMS 153

163 Option Automatische Umleitung für eingehende Nachrichten aktivieren Beschreibung Mit dieser Option werden empfangene SMS automatisch an den Benutzer weitergeleitet, der eine SMS an diese Nummer geschickt hat. Beispiel: Max Mustermann schickt eine SMS an die Nummer Wenn von der Nummer eine Antwort gesendet wird, wird die SMS automatisch an Max Mustermann weitergeleitet. HINWEIS: Wenn mehr als ein Benutzer eine SMS an die gleiche Nummer geschickt hat, leitet GFI FaxMaker die Antworten an den Absender weiter, der zuletzt eine SMS an diese Nummer geschickt hat. Antworten werden jedoch immer an alle Benutzer weitergeleitet, die in den letzten 5 Stunden eine SMS an die gleiche Nummer geschickt haben. 3. Klicken Sie auf OK SMS-Benutzer So legen Sie die Liste der Benutzer fest, die SMS verschicken dürfen: Screenshot 104: Konfiguration von SMS-Benutzern 1. Klicken Sie in der GFI FaxMaker-Konfiguration mit der rechten Maustaste auf SMS > SMS-Benutzer, und wählen Sie die Option Neuer SMS-Benutzer 2. Wählen Sie die hinzuzufügenden Benutzer aus: Mit Active Directory: Fügen Sie im Active Directory-Benutzerdialog Benutzer oder Gruppen hinzu. Ohne Active Directory: Wählen Sie die Benutzer, die SMS verschicken dürfen, aus der Liste der lizenzierten Benutzer aus. 3. Klicken Sie auf OK Routing empfangener SMS Konfigurieren Sie GFI FaxMaker so, dass empfangene SMS weitergeleitet werden. GFI FaxMaker 10 SMS 154

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