thunderbird 2 Trainer: Dirk Lang

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1 thunderbird 2 Trainer: Dirk Lang im Auftrag der ott-deffge IT consulting

2 Inhaltsverzeichnis 1 Mozilla Thunderbird Programmübersicht Adresse Posteingang Format erstellen und versenden Optionen beim -Versand Adressierung Adressbuch Antwort Weiterleitung Signatur Rechtschreibprüfung Schlagwörter Suche Ordner Filter Virtuelle Ordner Markierungen S/MIME SSL/TLS Netiquette Einstellungen Nachrichten-Quelltext Zeichencodierung Kalender Ansichten Termin eintragen Termin ändern Aufgaben Aufgabe erstellen Ansichten Import/Export Adressbuch Nachrichten Datensicherheit

3 7.1 Schutz vor Datenverlust Datensicherung Literatur und Links Mozilla Thunderbird Mozilla Thunderbird ist Teil des open-source-projektes Mozilla Suite. Thunderbird bietet alle Funktionen eines Mail-Clients und News-Readers und wurde erstmals im Jahre 2003 veröffentlicht. Es werden die Betriebssysteme Windows, MacOS, Linux und einige andere unterstützt, die Funktionalität der Software kann durch zahlreiche Add-Ons erweitert werden. Für das erste Quartal 2009 ist die Veröffentlichung der Thunderbird-Version 3.0 geplant, weitere Informationen und Links zu Thunderbird und Mozilla (Projektbeschreibung, Versionsgeschichte, etc. ) unter: und 2 Programmübersicht Symbolleiste Suchfeld Ordnerliste Posteingang Navigation Statusleiste Die Programmbedienung kann über eine klassische Menüsteuerung und teilweise auch über Shortcuts erfolgen. Diese sind jeweils neben den entsprechenden Menü-Einträgen angegeben. 3

4 Shortcuts Adresse Für -Adressen existiert international ein einheitliches Benennungssystem: also z.b. oder Jede -Adresse ist weltweit einmalig und damit eindeutig innerhalb des Internets. Optional kann in der -Adresse vor dem domain-namen noch eine subdomain enthalten sein, also z.b. In einem Lokalen Netzwerk können Nachrichten auch nur über den User-Namen adressiert werden. 3.2 Posteingang Der Posteingang in Thunderbird sammelt alle auf dem jeweiligen Mail-Server eintreffenden Nachrichten und stellt sie in Listenform dar. 4

5 Der Vorschau-Bereich unterhalb der Posteingangs-Liste kann über das Menü Ansicht, Fensterlayout, Nachrichtenvorschau (alternativ: <F8>) ein- oder ausgeblendet werden. Wenn s verdächtige Elemente enthalten, wie z.b. Hyperlinks in HTML-formatierten s, wird eine sog. Phishing-Warnung eingeblendet. Wenn der Absender als vertrauenswürdig eingestuft wird, kann diese durch Klick auf die Schaltfläche [Kein Betrug] deaktiviert werden. Eine Mail kann per Doppelklick (alternativ: rechte Maustaste, in neuem Fenster öffnen) geöffnet werden. Ein Klick auf eine der Spaltenüberschriften sortiert den Posteingang nach dem jeweiligen Kriterium (z.b. Absender oder Betreff). Dies kann aufsteigend oder absteigend geschehen. Weitere Sortier-Möglichkeiten bestehen über Menü Ansicht, Sortieren nach. Wenn mit dem eingestellten Sortierkriterium eine Gruppierung der s erfolgen soll, kann dies über Ansicht, Sortiert nach, Gruppiert nach Sortierung erreicht werden. Beispiel: Gruppierung des Posteingangs nach dem Absender: Format Als eine der ersten wichtigen Aktionen in Thunderbird sollte das -Format für ausgehende s festgelegt werden. Diese Einstellung kann man über das Menü Extras / Konten / Register Verfassen und Adressieren ändern: 5

6 HTML in diesem Format können die meisten Formatierungen (Text + Grafik) vorgenommen werden, allerdings gilt dieses Format auch als unsicher, d.h. es besteht die Möglichkeit, dass eine Firma, an die eine in diesem Format geschickt wird, aus Sicherheitsgründen (Viren/Trojaner etc.) eingehende HTML- s gesperrt hat oder aber diese sofort in Text-E- Mails umwandelt. s in HTML sind hinsichtlich Speicherbedarfs größer als Rein-Text-Mails. Rein- Text ist das von Fachleuten empfohlene sichere Format, da keine Viren einprogrammierbar sind und der Empfänger die erhält, wie sie geschrieben wurde. Rein-Text-E- Mails bieten jedoch keine Möglichkeiten der erweiterten Textgestaltung, so dass oft mit Notlösungen wie *fett* oder _unterstrichen_ gearbeitet wird. Mail absenden 3.4 erstellen und versenden Ein -Eingabe-Formular öffnet sich durch Klick auf die Schaltfläche Verfassen in der Standard-Symbolleiste oder auch über Menü Datei, Neu, Nachricht (alternativ: Tastenkombination <Strg>+<n>). Dateianhänge Zugriff auf Adressbücher Sicherheitsoptionen als Entwurf oder Vorlage speichern Hinweis: Die Betreffzeile sollte stets ausgefüllt werden, da einige Mail-Server die Nachricht sonst automatisch als SPAM einstufen. 3.5 Optionen beim -Versand Empfangsbestätigung 6

7 ... bewirkt, dass der Empfänger einen entsprechenden Hinweis erhält (z.b. in Outlook):... der Absender erhält in Thunderbird eine Versandquittung mit wichtigen Detail- Informationen: Priorität Der Empfänger erhält die Nachricht mit entsprechender Markierung (Format je nach Software) in seinem Posteingang. 3.6 Adressierung Im -Formular lässt sich per Klick auf die Schaltfläche Kontakte der Zugriff auf Adressbücher erreichen, so dass -Adressen sobald Sie im System gespeichert sind- in der Regel nicht mehr manuell eingegeben werden müssen. Es kann auf das Persönliche Adressbuch sowie auf Gesammelte Adressen zugegriffen werden: 7

8 Hinweis: Bei Einsatz eines LDAP (Lightweight Directory Access Protocol)-Verzeichnisses muss für die Adress-Auswahl zunächst der Anfangsbuchstabe des Namens eingegeben werden. Die wichtigen Unterschiede zwischen den Adressierungsarten für sind: An Cc Bcc Direkt-Empfänger (auch mehrere). Adresse(n) sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Carbon Copy ( Durchschlag mit Kohlepapier ), Empfänger einer Kopie, z.b. für interne Rundschreiben. Adresse(n) sind für alle anderen Empfänger sichtbar. Blind Carbon Copy, Empfänger einer geheimen Kopie, z.b. für Werbung, Newsletter etc. Die Adresse(n) sind für alle anderen Empfänger nicht sichtbar. Hinweis: Thunderbird bietet weitere Adressierungsformen für die Arbeit mit newsgroups: Antwort an:, Newsgruppe:, Follow Up:. 3.7 Adressbuch Das Adressbuch kann in Thunderbird über die entsprechende Schaltfläche in der Symbolleiste oder die Tastenkombination <STRG>+<2> geöffnet werden Neuer Eintrag Über die Symbolleiste oder <STRG>+<N> kann ein neuer Kontakt in das persönliche Adressbuch eingetragen werden. Es stehen eine Reihe von Datenfeldern zur Verfügung, die jedoch nicht vollständig ausgefüllt werden müssen. Das Auswahlfeld [Bevorzugt folgendes Nachrichtenformat] ermöglicht eine empfängerbezogene Definition. 8

9 So kann beispielsweise für einen bestimmten Empfänger das Rein-Text-Format festgelegt werden obwohl standardmäßig alle Nachrichten im HTML-Format erstellt werden. Der entsprechende Empfänger erhält in diesem Fall eine umcodierte Mail Verteilerlisten Verteilerlisten fassen die -Adressen mehrerer Personen zusammen (z.b. Abteilung Marketing oder Personal). Zum Erstellen einer neuen Verteilerliste klickt man in der Symbolleiste des Adressbuchs auf Neue Liste erstellen und kann nun verschiedene Daten eingeben: Speicherort der Verteilerliste... Buchstaben eingeben! Die erstellte Verteiler-Liste kann nun nach Speicherung in jeder neuen Mail verwendet werden. Hinweis: Eine Verteilerliste wird auf dem Mail-Server wieder in die enthaltenen -Adressen aufgelöst, d.h. dass auch hierbei die Unterschiede zwischen CC: und 9

10 BCC: zu beachten sind. Bei einem Newsletter sollte dieser daher direkt an eine eigene "dummy"-adresse und zusätzlich per BCC: an die Verteilerliste versandt werden: Natürlich kann man Verteilerlisten später noch erweitern oder enthaltene -Adressen löschen (rechte Maustaste, Eigenschaften). 3.8 Antwort Nach Öffnen einer erhaltenen bieten sich zwei Varianten für eine schnelle Antwort: Schaltfläche Antworten RE: dem Absender Allen antworten RE: allen Adressaten Zu beachten ist hier der Unterschied zwischen Antworten und Allen antworten. Es ist jeweils zu prüfen, ob tatsächlich alle Empfänger der ursprünglichen Nachricht die Antwort erhalten sollen. 3.9 Weiterleitung Weiterleiten FWD: an andere Person(en) Die Art der Weiterleitung kann über die Thunderbird-Einstellungen festgelegt werden, hierbei wird die weitergeleitete Nachricht entweder als angehangene Datei versandt oder bleibt im Text der Nachricht enthalten. Bei der Weiterleitung einer sind u.u. rechtliche Hinweise des Absenders zu beachten, die dies untersagen. 10

11 Hinweis: Um beim Mail-Versand im lokalen Netzwerk Ressourcen auf dem Server zu schonen, sollten nach Möglichkeit keine Dateien an andere Benutzer weitergeleitet werden sondern stattdessen Hyperlinks auf den Speicherort dieser Dateien. Hierdurch können in größeren Netzwerken im Laufe eines Jahres oft Speicher-Kapazitäten im Giga- Byte-Bereich eingespart werden Signatur Signatur = elektronischer Stempel (z.b. Informationen zur Position und Firma) Eine Signatur kann man in Thunderbird erstellen über: Menü Extras, Konten, Datei als Signatur anhängen: Die entsprechende Signatur-Datei sollte im ASCII-Format (*.txt) vorliegen. Alternativ zur Signatur kann auch eine elektronische Visitenkarte als Anhang versandt werden, über Menü Extras, Konten, Visitenkarte an Nachrichten anhängen: Das von Thunderbird verwendete Visitenkartenformat *.vcf ist kompatibel zu allen bekannten kommerziellen -Programmen wie z.b. Microsoft Outlook oder Outlook Express, so dass der entsprechende Empfänger die Visitenkarte unkompliziert in die eigenen Kontakte übernehmen kann Rechtschreibprüfung Um in Thunderbird die Rechtschreibprüfung nutzen zu können, muss zunächst ein entsprechendes Wörterbuch installiert werden (Menü Extras, Add-Ons, Installieren). Zuvor muss dieses aus dem Internet/Intranet heruntergeladen werden: https://addons.mozilla.org/de/thunderbird/browse/type:3 Die Rechtschreibprüfung kann direkt bei Erstellung der eingeschaltet sein (Sofort- Rechtschreibprüfung) oder erst vor dem Senden aktiviert werden: 11

12 3.12 Schlagwörter Thunderbird bietet die Möglichkeit, s mit einem Schlagwort (oder mehreren) zu kennzeichnen, was einerseits die im Posteingang farbig kennzeichnet und zum anderen weitere Such-, Filter- und Gruppierungsmöglichkeiten (s.u.) eröffnet: Der Benutzer kann weitere Schlagwörter individuell ergänzen Suche Mit dem Suchfeld rechts neben der Standard-Symbolleiste kann der aktuelle Ordner nach bestimmten Kriterien durchsucht werden. Es können die Felder Betreff, Absender und Nachrichtentext durchsucht werden: 12

13 3.14 Ordner In bestimmten Situationen (Spezielle Projekte, Arbeitsgruppen, Spezialthemen) kann es sinnvoll sein, die bestehende Ordner-Struktur zu erweitern und zusätzliche Unterordner einzurichten. Dies kann in der Ordnerliste über die rechte Maustaste erfolgen: Auf diese Art und Weise können auch mehrere Unterordner im Posteingang angelegt werden. s können aus dem Hauptordner Posteingang per Drag & Drop in den jeweiligen Unterordner verschoben oder über spezielle Filter-Regeln (s.u.) automatisch bei Eintreffen umgeleitet werden Filter Filter können in Thunderbird benutzt werden um z.b. s eines bestimmten Absenders automatisch in einen Unterordner im Posteingang umzuleiten. 13

14 Bedingung(en) Aktion(en) Nach der Definition von Bedingungen und Aktionen muss der Filter ausgeführt werden: Die entsprechenden s befinden sich nun in einem Unterordner. Neben dem Umleiten (Verschieben) existieren noch weitere Aktionen wie Löschen, Kopieren oder automatische Weiterleitung an andere Benutzer Virtuelle Ordner Um eine filterbasierte Suche auch in Zukunft nutzen zu können ohne jedes Mal wieder neu die entsprechenden Kriterien festzulegen kann in Thunderbird ein sog. virtueller Ordner angelegt werden. Der virtuelle Ordner wird zwar in der Ordnerliste eingetragen, ist jedoch kein wirklicher Unterordner, sondern erzeugt seinen Inhalt jeweils dynamisch aus den enthaltenen Filterkriterien (Menü Datei, Neu, Virtueller Ordner): 14

15 Hinweis: Virtuelle Ordner können auch kontenübergreifende Suchen durchführen Markierungen Über die rechte Maustaste kann eine im Posteingang mit speziellen Markierungen versehen werden: Gelesen Die wird als gelesen (Normal-Format) im Posteingang dargestellt. Durch Entfernen des Häkchens kann eine wieder in des Status ungelesen zurückgesetzt werden Alles gelesen Alle Nachrichten im Posteingang werden als gelesen gekennzeichnet Kennzeichnung Eine wird zur Nachverfolgung gekennzeichnet (alternativ: <i>) Junk Unerwünschte s können in Thunderbird als Junk bzw. Spam markiert werden (alternativ: <j>). Der spezielle Spam-Filter wird s dieses Absenders in Zukunft automatisch in den Spam-Ordner einsortieren. 15

16 Zur Behandlung von Spam-Mail gibt es einige Optionen in den Thunderbird- Einstellungen: 3.18 S/MIME Eine wird standardmäßig offen, d.h. unverschlüsselt über das Internet übertragen. Die Kodierung der und evt. angehangener Dateien erfolgt dabei nach dem MIME- Standard (Multipurpose Internet Mail Extensions). Wenn eine Nachricht verschlüsselt und/oder mit einer digitalen Signatur versendet werden soll, muss dies in Thunderbird über Aktivierung des S/MIME-Standards (Secure MIME) im -Formular eingestellt werden: Im nächsten Schritt ist anzugeben, welche Zertifikate für die digitale Unterschrift (elektronische bzw. digitale Signatur, Multipart/Signed-Format) oder die Verschlüsselung (Multipart/Encrypted-Format) verwendet werden sollen. Bei der Verschlüsselung muss dem Sender der public key des Empfängers zum Verschlüsseln des Nachrichtentextes bekannt sein. Zertifikate für die digitale Unterschrift können im Internet über Trust- Center oder firmenintern über spezielle Zertifizierungsstellen erworben werden SSL/TLS Eine sichere Übertragung von zwischen den beteiligten Mail-Servern kann in Thunderbird auch durch Verwendung des Secure Socket Layer-Protokolls (SSL) bzw. des Transport Layer Security-Protokolls (TLS) erreicht werden. Wenn die verwendeten Mail- 16

17 Server diese Protokolle unterstützen, kann dies in Thunderbird über das Menü Extras, Konten, Server-Einstellungen festgelegt werden: Hinweis: TLS ist eine Weiterentwicklung von SSL 3.0 und wird mitunter auch als SSL 3.1 bezeichnet Netiquette Bei der Verwendung von im geschäftlichen wie privaten Umfeld sollten einige Grundregeln beachtet werden: Jede sollte mit einer Betreffzeile versehen sein. Andernfalls riskieren Sie, dass Ihre Nachricht vom Empfänger als unwichtig eingestuft und nicht gelesen wird. Verwenden Sie für Ihre s nach Möglichkeit kein HTML-Format, da dies zum einen den Speicherbedarf der Nachricht unnötig erhöht und andererseits von einigen Mail-Programmen nicht korrekt angezeigt wird. Verwenden Sie Groß- und Kleinbuchstaben. Textpassagen in Großbuchstaben werden vom Empfänger als "Schreien" wahrgenommen. Seien Sie vorsichtig mit Ironie und Sarkasmus, wenn Sie den Empfänger nicht genau kennen. Hierdurch lassen sich Missverständnisse vermeiden. Verwenden Sie eine Mail-Signatur. Dies ist im geschäftlichen Umfeld bereits gesetzlich vorgeschrieben. Vorsicht bei Weiterleitungen: Überprüfen Sie, ob das Weiterleiten der entsprechenden Nachricht vom Absender gestattet wurde. Überlegen Sie bei Antworten/Weiterleitungen genau, ob Sie wirklich den gesamten Text der Ursprungsnachricht zitieren wollen, oder nur ausgewählte Passagen. Hierdurch kann Speicherplatz auf dem Mail-Server gespart werden. 17

18 Leiten Sie keine Kettenbriefe weiter. Kettenbriefe verbrauchen z.t. enorme Ressourcen auf den Mail-Servern und sind in den meisten Fällen nicht seriös. weitere detaillierte Empfehlungen unter: Einstellungen Die Darstellung des Nachrichtentextes in Thunderbird kann über Extras, Einstellungen, Register Ansicht verändert werden: 3.22 Nachrichten-Quelltext Der Nachrichten-Quelltext zeigt neben dem Inhalt der auch alle sogenannten Mail- Header-Informationen. Dies kann in speziellen Fällen zur Kontrolle der - Übertragung oder auch bei Spam-Fragen relevant werden: 18

19 Es ist allerdings möglich, dass durch Einsatz bestimmter Software-Tools die Einträge eines -Headers gefälscht wurden Zeichencodierung Bei der Zeichencodierung (Menü Ansicht, Zeichencodierung) kann eingestellt werden, mit welchem Zeichensatz die im Editor dargestellt wird. Im westeuropäischen Raum ist dies in der Regel "Westlich ISO ", osteuropäische und außereuropäische Sprachen verwenden eigene Zeichensätze, die aus der Liste der verfügbaren Sprachen ausgewählt werden können. Die Liste der aktiven Zeichencodierungen kann dabei ergänzt werden: 4 Kalender Das Lightning-Kalender-Modul erweitert die Software Thunderbird um wichtige Funktionen für die Terminplanung im geschäftlichen Umfeld. 4.1 Ansichten Kombination: und Termine Über das Symbol Tagesplan kann neben dem Posteingang ein zusätzlicher Anzeigebereich aktiviert werden. Ein Datumsnavigator ermöglicht die Auswahl des gewünschten Tages: 19

20 4.1.2 Kalender-Ansicht In der Kalender-Ansicht stehen über die Standard-Symbolleiste verschiedene Darstellungsformen zur Verfügung (Tages-, Wochen-, mehrwöchige und Monatsansicht): Oberhalb des Tagesblattes erscheint der Bereich Termine suchen, welcher die vorhandenen Termine in Listenform darstellt. Dieser Bereich kann über das Menü Ansicht, Termine suchen ein-/ausgeschaltet werden. 4.2 Termin eintragen Über einen Klick auf Neuer Termin öffnet sich im Lightning-Kalender das Termin- Formular. Titel, Ort, Anfangs- und Endzeit sollten für einen Termin eingegeben werden, optional stehen noch weitere Felder zur Verfügung: Kategorie: Hier kann ein Termin einem Stichwort (z.b. Kunden oder Jubiläum) zugeordnet werden, was für spätere Such-Operationen genutzt werden kann. Beschreibung: Raum für Kommentare/Bemerkungen. Schaltfläche Anhang: Hier können - ähnlich wie bei einer - attachments erzeugt werden, in Form von Web- oder Datei-Links. Erinnerung: Kann verwendet werden, um von Thunderbird per Hinweisfenster und/oder akustischem Signal an den bevorstehenden Termin erinnert zu werden: 20

21 4.3 Termin ändern Der Lightning-Kalender bietet die Möglichkeit, die Uhrzeit eines Termins einfach durch Drag & Drop anzupassen. Soll der Termin auf einen anderen Tag verschoben werden, so kann dies ebenfalls per Drag & Drop über den Datumsnavigator erreicht werden: Hinweis: Nach dem Verschieben muss ggf. die Uhrzeit angepasst werden. Alternativ können alle Änderungen natürlich über erneutes Öffnen und Bearbeiten des Termins erfolgen Wiederholung Mit der Option Wiederholung bietet der Lightning-Kalender die Möglichkeit regelmäßig auftretende Termine als Termin-Serie in den Kalender einzutragen. Für die Definition der Wiederholungsregel stehen verschiedene Standard-Varianten (täglich, wöchentlich,...) zur Verfügung sowie benutzerdefinierte Regeln für Situationen wie "am ersten Freitag jedes Monats": 21

22 Werden Ausnahmen von der Wiederholungsregel für einzelne Termine definiert, können geänderte Uhrzeiten direkt eingegeben werden, beim Löschen von Terminen aus einer Termin-Serie wird stets nachgefragt: Teilnehmer einladen Der Lightning-Kalender bietet die Möglichkeit, Besprechungen per zu organisieren und Teilnehmer zu einem Termin einzuladen, was direkt im Termin-Formular aktiviert werden kann: 22

23 Hinweis: Wenn anstelle von lokalen Kalendern mit Netzwerk-Kalendern im Intranet des Unternehmens gearbeitet wird, können im Fenster Teilnehmer einladen auch die Verfügbarkeitszeiten der angefragten Besprechungs-Teilnehmer angezeigt werden. Die angefragten Teilnehmer erhalten nach Speichern des Termins eine mit welcher sie den entsprechenden Termin bestätigen können. Bei Bestätigung wird der Termin sofort in den Kalender eingetragen. Hinweis: Diese Funktion ist kompatibel mit kommerzieller Software wie z.b. Microsoft Outlook 2007 (siehe Abbildung). Der Organisator der Besprechung findet die Antworten der Teilnehmer in seinem Posteingang und kann durch Klick auf die Schaltfläche Aktualisierung den Termin-Status anpassen. 23

24 Auch in umgekehrter Richtung ist Thunderbird kompatibel zu Microsoft Outlook, so dass auch Outlook-Besprechungsanfragen beantwortet werden können: Privatsphäre Wenn im Unternehmen Netzwerk-Kalender eingesetzt werden, können Termine vom Benutzer trotzdem als Privat eingetragen werden, um in der Besprechungs-Teilnehmer- Ansicht nicht angezeigt zu werden: 5 Aufgaben Die Aufgabenverwaltung in Thunderbird ermöglicht den komfortablen Umgang mit To- Do-Listen aller Art. Besonders effektiv lassen sich hier die Erinnerungsfunktionen von Thunderbird einsetzen. Es stehen verschiedene Ansichten für den Ordner Aufgaben zur Verfügung. Ähnlich wie bei Terminen können auch für wiederkehrende Aufgaben Serien definiert werden. 5.1 Aufgabe erstellen 24

25 Alle relevanten Informationen zu einer Aufgabe können im Formular eingegeben werden. Empfehlenswert sind die Optionen Fälligkeitsdatum und Erinnerung. Hinweis: Regelmäßig wiederkehrende Aufgaben können durch Wiederholung als Serie eingerichtet werden. Nach Erledigung sollte eine Aufgabe als abgeschlossen gekennzeichnet werden. 5.2 Ansichten Neben dem Posteingang kann ein Aufgabenblock angezeigt werden, die Anzeige kann durch Klick auf die Pfeile am oberen Rand umgeschaltet werden: Wenn eine Gesamtübersicht aller Aufgaben am Bildschirm erscheinen soll, kann dies über das Menü Navigation erreicht werden. Es stehen eine Reihe vordefinierter Filter zur Verfügung ("Aufgaben der nächsten 7 Tage" etc.). 25

26 6 Import/Export 6.1 Adressbuch Das Adressbuch in Thunderbird kann über Extras, Exportieren zwecks Datenaustausch mit anderen Programmen in ein anderes Format konvertiert werden. Zur Auswahl stehen LDIF (LDAP Data Interchange Format) sowie komma- oder tabulator-getrennte Felder: Umgekehrt können auch aus anderen Mail-Anwendungen wie z.b. Microsoft Outlook komplette Adressbücher importiert werden: 6.2 Nachrichten Wenn aus anderen Mail-Anwendungen Nachrichten und Ordnerstrukturen in Thunderbird importiert werden sollen, kann dies wiederum über Extras, Importieren erreicht werden: 26

27 7 Datensicherheit 7.1 Schutz vor Datenverlust In der Thunderbird-Online-Hilfe werden folgende Regeln empfohlen, um das Risiko eines Datenverlusts zu verringern: (http://www.thunderbird-mail.de/wiki/datenverlust_vorbeugen) Lesen Sie die jeweils aktuellen Versionshinweise. Stellen Sie Ihr Antiviren-Programm so ein, dass es nicht in Thunderbirds Profilordner auf Viren prüft. Sonst kann es Datenverlust durch das Antiviren- Programm geben! Halten Sie den Posteingang so leer wie möglich, in dem Sie Nachrichten nach dem Empfang (bzw. nach dem ersten Lesen) in andere Ordner verschieben. Sorgen Sie dafür, dass Ordner nie zu groß werden (also zu viele s enthalten oder zu viele MByte groß werden). Verteilen Sie die s daher auf Unterordner. Beachten Sie dabei auch den Ordner "Gesendet". Lassen Sie Thunderbird regelmäßig seine Ordner komprimieren. Während des Komprimierens führen Sie keine anderen Aktionen in Thunderbird oder auf dem PC aus. Halten Sie Ihren Computer (Betriebssystem) und Sicherheits-Software (Antivirus, Firewall und AntiSpyware) auf aktuellstem Stand. Machen Sie regelmäßige Backups Ihrer Daten (also des kompletten Profilordners). Manuelle Kopien sind vollkommen ausreichend; Sie können aber auch z.b. mit einem Backup-Script oder -Programm arbeiten. Bedenken Sie, dass Sie wichtige Nachrichten auch mit Datei > Speichern als > Datei... außerhalb Thunderbirds einzeln sichern können (im Format *.eml). Außerdem kann man auch Papier-Ausdrucke der wichtigen s machen. 7.2 Datensicherung Wenn im Unternehmen zentrale Mail-Server eingesetzt werden, so sind dort in der Regel entsprechende Backup-Prozesse zur täglichen Sicherung implementiert. Auf dem lokalen Windows-XP-PC können alle Daten eines Thunderbird-Profils ( -, Kalender- und sonstige Daten sowie Programmeinstellungen) aus dem Ordner C:\Dokumente und Einstellungen\User\Anwendungsdaten\Thunderbird mit einfachem Kopieren/Einfügen auf ein anderes Speicher-Medium gesichert werden. Soll dies regelmäßig erfolgen empfiehlt sich der Einsatz einer Batch-Datei, die in die Windows-Taskliste eingetragen wird. Anleitung unter: 27

28 Für einzelne s besteht stets die Möglichkeit zum Speichern in Datei-Form (Menü Datei, Speichern als..., Datei). 8 Literatur und Links Freyermuth, Gundolf S.: Kommunikette 2.0, , Handy & Co. richtig einsetzen, Heinz Heise Verlag, 04/2002. Kolberg, Michael: OpenOffice.org 3.0, Mozilla & Co., Markt + Technik, 02/2009. Zürnstein, Kai: Die Mozilla Suite, Firefox, Thunderbird, Composer/NVU und Sea Monkey verwenden, Computer & Literatur, 03/2009. Deutschsprachige Thunderbird-WebSite: Thunderbird MAIL DE (deutschspachiges Thunderbird-Forum): Thunderbird-FAQ (englisch): mozillazine (englischsprachiges Mozilla-Forum): 28

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