Impressum 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer Neuer Schafweg 12, D Kapellen

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2 Impressum 2010 Seminarunterlagen-Verlag Helmut Dettmer Neuer Schafweg 12, D Kapellen

3 Inhaltsverzeichnis 1 Der Outlook-Bildschirm Das Leselayout Der Navigationsbereich Navigationsbereich minimieren Die Aufgabenleiste Der Personenbereich Das Menü Datei Stellvertretungen Automatische Antworten Tools zum Aufräumen Drucken Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen drucken Neue Nachricht schreiben Screenshot - Bildschirmausschnitt einfügen Als Unterhaltungen anzeigen Unterhaltung ignorieren Nachrichten empfangen Automatischer Download von Bildern Mails speichern Junk- (Spam) Kategorien Kategorien verwalten Kategorie zuordnen Die Suchtools Schnellsuche Suchoptionen Suchfilter Erweiterte Suche Suchordner QuickSteps Weitere QuickSteps QuickSteps konfigurieren QuickSteps verwalten Benutzerdefinierte QuickSteps Kalender Kalender per senden FH Zentralschweiz Seite 3

4 7.2 Kalender freigeben Besprechungsanfrage mit der Planungsansicht Übungen zum Kalender Aufgaben Aufgaben verwalten und delegieren Übungen zu Aufgaben Notizen Der elektronische Notizzettel FH Zentralschweiz Seite 4

5 1 Der Outlook-Bildschirm Outlook bietet Ihnen die folgenden Module in einem gemeinsamen Programmfenster an: Aufgaben Journal Kalender Kontakte Notizen zur Lenkung eines Aufgabenblocks. zum Festhalten Ihrer Aktivitäten in Outlook und in anderen Programmen. zum Führen eines Terminkalenders. zum Verwalten eines Adressbuchs sowohl für geschäftliche als auch für private Adressen. zum Senden und Empfangen elektronischer Nachrichten. Die Wörter und Nachrichten haben die gleiche Bedeutung und werden abwechselnd verwendet. zur Erstellung von kleinen Notizen als Erinnerung auf dem Bildschirm. Mit Outlook können Sie Ihre Hauptaufgaben von einem einzigen Fenster aus erledigen. Von dort aus öffnen Sie bei Bedarf weitere Fenster. Nachdem Sie Outlook gestartet haben, erhalten Sie einen Bildschirm, der vielleicht folgendes Aussehen hat: Symbolleiste Schnellzugriff Registerkarten Titelleiste Menüband mit den Befehls- Schaltflächen Fenster- Schaltflächen Menü Datei Ordnerliste Navigationsbereich Posteingang Lesebereich Statusleiste Aufgabenleiste Der Outlook-Bildschirm mit dem Posteingang 1.1 Das Leselayout Links ist der Navigationsbereich platziert. Rechts die Aufgabenleiste. Durch Klick auf Leselayout in der Statusleiste werden diese beiden Bereiche minimiert. Ein Klick auf Normal (links neben Leselayout) erweitert beide Bereiche wieder. Einschalten des Leselayouts FH Zentralschweiz Seite 5

6 1.2 Der Navigationsbereich Der Navigationsbereich besteht aus zwei Teilen: Im oberen Teil werden die Funktionen des aktiven Moduls angezeigt, in dem Sie im Moment arbeiten. im unteren Teil können Sie zwischen den Modulen navigieren. Falls der Platz im Navigationsbereich ausreicht und Sie die Anzahl der Schaltflächen im unteren Teil ändern möchten, klicken Sie ganz unten auf den kleinen Pfeil. In dem Menü wählen Sie Weitere bzw. Weniger Schaltflächen anzeigen: Die Anzahl der Schaltflächen im unteren Teil des Navigationsbereichs anpassen Die ausgeblendeten Schaltflächen werden als Symbole am unteren Rand angezeigt. Damit können Sie genauso das aktuelle Modul wechseln: Ausgeblendete Schaltflächen werden als Symbole angezeigt Navigationsbereich minimieren Navigationsbereich minimieren Sie können den Navigationsbereich minimieren, um mehr Platz auf dem Bildschirm zu haben. Bei Bedarf erweitern Sie ihn wieder, entweder nur vorübergehend oder dauerhaft. Zum Minimieren klicken Sie am oberen Rand des Navigationsbereichs rechts auf das Symbol:. Möchten Sie nur vorübergehend die Ordnerliste öffnen, um beispielsweise den aktuellen Ordner zu wechseln, klicken Sie auf das hochkant gestellte Wort Ordner. Um den Navigationsbereich dauerhaft zu erweitern, klicken Sie oben auf das Symbol:. Über die im unteren Teil platzierten Schaltflächen können Sie nach wie vor das aktuelle Modul wechseln, z.b. Kalender oder Kontakte. Minimierter Navigationsbereich FH Zentralschweiz Seite 6

7 1.3 Die Aufgabenleiste In der Aufgabenleiste am rechten Bildschirmrand sind in der Standardeinstellung von oben nach unten drei Elemente platziert: Der Datumsnavigator (Kalender), die anstehenden Termine und die Aufgabenliste. In der Gruppe Layout des Registers Ansicht können Sie festlegen welche Elemente in der Aufgabenleiste angezeigt werden sollen. Die Aufgabenleiste einstellen Aufgabenleiste minimiert 1.4 Der Personenbereich Neu in Outlook 2010 ist der sogenannte Personenbereich unter dem Mail-Lesebereich. Im minimierten Zustand zeigt dieser links den Sender des Mails und rechts sämtliche Beteiligten als kleine Personensymbole (wenn Fotos hinterlegt wären, würden diese erscheinen). Durch Klick auf das kleine Pfeilsymbol oder ein Personensymbol wird der Personenbereich erweitert und sämtliche Mails und Anlagen von der ausgewählten Person sowie sämtliche Besprechungen mit dieser Person aufgelistet. Den Personenbereich erweitern FH Zentralschweiz Seite 7

8 2 Das Menü Datei 2.1 Stellvertretungen Sie können auf der Seite Informationen unter Kontoeinstellungen einer anderen Person erlauben, die Stellvertretung für Ihr Konto zu übernehmen. Die Stellvertretung kann auch auf alle anderen Outlook Ordner (Kalender, Aufgaben, Kontakte,...) ausgedehnt werden und es können Berechtigungen (z.b.: nur lesen von Mails des Stellvertretenden aber kein Senden von Mails in dessen Namen,...) vergeben werden. Diese Einstellungen kann jeder Benutzer selbst für seine Stellvertretung festlegen. 1. Klicken Sie in der Navigationsleiste des Menüs Datei auf Informationen. 2. Klicken Sie auf Kontoeinstellungen Zugriffsrechte für Stellvertretungen. 3. Im Dialogfenster Stellvertretungen wählen Sie durch Klick auf Hinzufügen aus dem Adressbuch die gewünschte Person aus. 4. Anschliessend öffnet sich das Dialogfenster zum Einstellen der Berechtigungen. FH Zentralschweiz Seite 8

9 2.2 Automatische Antworten Die Konfiguration von automatischen Antworten befindet sich ebenfalls auf der Seite Information. Durch Hinzufügen von Regeln können Sie viele automatische Antworten und Aktionen konfigurieren, die ausgeführt werden sollen, wenn ein Mail eintrifft. Die Anzahl der Regeln wird durch eine Speicherplatzgrösse für diese Funktion begrenzt. 2.3 Tools zum Aufräumen Sie können Ihr Postfach jetzt bequem über die Funktion Tools zum Aufräumen auf der Seite Information bereinigen. FH Zentralschweiz Seite 9

10 2.4 Drucken Mails, Termine, Kontakte, Aufgaben und Notizen drucken Dreh- und Angelpunkt für das Drucken von Terminplänen, Aufgabenlisten, Nachrichten und Adressbuchinformationen etc. ist die Seite Drucken des Datei-Menüs. 1. Öffnen Sie im Navigationsbereich das Moduls ( , Kalender, Kontakte, Aufgaben, Notizen), aus dem Sie etwas ausdrucken möchten. 2. Wechseln Sie ins Menü Datei Drucken. 3. Unter Einstellungen werden je nach Modul verschiedene Druckmöglichkeiten mit Druckvorschau angeboten. Navigationsbereich Natürlich können Sie auch aus einem Nachrichten-, Kontakte- oder Aufgabenfenster etc. den Ausdruck starten. Die Druck-Schnelleinstellungen des Kalenders FH Zentralschweiz Seite 10

11 Neue Nachricht schreiben Nationale Sonderzeichen (z.b. Umlaute ä, ö, ü) sind inzwischen zugelassen. Aber diese Zeichen müssen auch tatsächlich in der Adresse vorkommen! Sie können nicht einfach statt mueller die Zeichenfolge müller eingeben. Und die Sonderzeichen werden meistens auch nur von den neuesten Programmen wie Outlook 2010 unterstützt! Bei dem Domainnamen übungscomputer.de können Sie zwar stattdessen uebungscomputer.de eintippen, aber nur, weil der Seminarunterlagen-Verlag, der diese Adressen für Schulungszwecke zur Verfügung stellt, beide Domainnamen besitzt. Die Nachricht kann gesendet werden Wenn Sie alle Eintragungen eingetippt haben, können Sie Ihre Nachricht abschicken. Klicken Sie auf die Schaltfläche Senden, oder drücken Sie die Tastenkombination [Ctrl]+( ). FH Zentralschweiz Seite 11

12 3.1.1 Screenshot - Bildschirmausschnitt einfügen In allen Office 2010 Programmen findet sich die Funktion Screenshot. Sie ist sehr praktisch, um ein Programmfenster oder einen Bildschirmausschnitt direkt in eine Mail einzufügen und zu versenden. 1. Erstellen Sie eine Neue -Nachricht und klicken Sie in den Textbereich die Funktion Screenshot wird aktiv. 2. Klicken Sie auf Screenshot. Sie haben jetzt zwei Möglichkeiten: a) Sie können aus allen offenen Fenstern eines auswählen. Das Bild wird direkt ins Mail eingefügt. b) Sie klicken auf Bildschirmausschnitt um einen Ausschnitt vom vordersten Fensters hinter Outlook zu erstellen. Der Bildschirm wird grau und Sie können mit der Maus einen Rahmen aufziehen. Der gewählte Ausschnitt wird direkt ins Mail eingefügt. 3.2 Als Unterhaltungen anzeigen Diese Ansichts-Funktion fasst alle empfangenen und gesendeten Mails und Terminanfragen mit identischem Betreff zusammen und listet diese nach Datum sortiert unter dem Betreff-Objekt auf. 1. Im Register Ansicht setzen Sie den Haken bei Als Unterhaltungen anzeigen. Beachten Sie: Die Funktion ist nur aktiv, wenn die Mail nach Datum angeordnet sind. 2. Sie werden gefragt, ob Sie diese Ansicht in allen Ordnern oder nur im Aktuellen Ordner sehen wollen. FH Zentralschweiz Seite 12

13 3. Unterhaltungen erkennen Sie am kleinen Dreieck links und am mehrere Briefe-Symbol. 4. Klicken Sie auf auf das Dreieck um die Unterhaltung zu öffnen Unterhaltung ignorieren Wenn Sie als Mitempfänger Mails erhalten, die Sie nicht interessieren, können Sie diese Unterhaltung ignorieren. Das bedeutet, dass alle vorhandenen und zukünftigen Mails mit diesem Betreff direkt in den Ordner gelöschte Elemente verschoben werden. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die Unterhaltung und wählen Sie Ignorieren. Nach einer Bestätigung wird die Unterhaltung in den Ordner Gelöschte Elemente verschoben. Die Aktion kann auf demselben Weg wieder rückgängig gemacht werden. FH Zentralschweiz Seite 13

14 3.3 Nachrichten empfangen Automatischer Download von Bildern Wenn Sie eine öffnen, die in HTML formatiert ist, kann die Nachricht so gestaltet worden sein, dass ein Teil des Inhalts gar nicht in der Mail selbst abgelegt ist, sondern erst über eine Internetverbindung von einem Server geholt wird. Dies könnte dazu führen, dass Sie Ihre Identität preisgeben. In der Standardeinstellung sind Bilder und andere externe Inhalte in HTML-E- Mails blockiert. Beim Öffnen dieser Nachricht oder in der Vorschau bekommen Sie dann wie gewohnt in der Informationsleiste einen Hinweis: Informationsleiste Wenn die Nachricht von einem vertrauenswürdigen Absender kommt, und Sie diese Bilder sehen möchten, klicken Sie auf die Informationsleiste und wählen aus einem Menü den nachfolgenden Befehl: Die Bilder von dieser Nachricht herunterladen Über den Befehl Einstellungen für den in diesem Menü öffnen Sie das nachfolgende Dialogfeld Sicherheitscenter. Oder klicken Sie in den Outlook-Optionen (Datei-Menü, ) auf der Seite Sicherheitscenter auf die Schaltfläche [Einstellungen_für_das_Sicherheitscenter]. In dem Dialogfeld nehmen Sie die Einstellungen vor: Automatischen Download einstellen FH Zentralschweiz Seite 14

15 3.4 Mails speichern Im Datei-Menü können Sie auch den Befehl Speichern unter wählen. Damit haben Sie die Möglichkeit, eine -Nachricht in verschiedenen Datei-Formaten, die Sie unter Dateityp auswählen können, auf einem Datenträger (Festplatte, Wechseldatenträger) festzuhalten. Das Windows Explorerfenster Speichern unter wird geöffnet, in dem Sie das Laufwerk, den Ordner, den Dateinamen und den Dateityp auswählen. Die Dateitypen HTML oder RTF stehen aber nur zur Verfügung, wenn das entsprechende Textformat in den Optionen bzw. im Nachrichtenfenster eingestellt wurde. Dateitypen 3.5 Junk- (Spam) Falls Sie eine so genannte Junk- (Spam) erhalten, öffnet Outlook, je nach Einstellung, eventuell das rechts stehende Dialogfeld. Meldung Die eingeblendete Ordnerliste im Navigationsbereich Outlook 2010 bietet Ihnen neue Möglichkeiten, die unerwünschten Nachrichten zu behandeln. Vielleicht ist Ihnen bereits der Ordner Junk- in der Ordnerliste aufgefallen. Wenn Sie es wünschen, legt Outlook die ungebetenen eingehenden s automatisch in diesem Ordner ab. Dafür untersucht der Junk- -Filter den Inhalt und den Aufbau einer Nachricht. Microsoft versucht durch regelmässige Updates (Neuerungen), die Filter-Kriterien zu verfeinern. Dabei werden aber immer zwei Probleme bestehen bleiben: Erwünschte s werden ausgefiltert und im Junk- Ordner abgelegt oder gar gelöscht. Unerwünschte s werden nicht erkannt und in Ihrem normalen Posteingang abgelegt. Wenn Sie eine Nachricht aus dem Ordner Junk- öffnen oder diese Nachricht im Lesebereich zu sehen ist, bekommen Sie in der Informationsleiste einen Hinweis, dass gefährliche Funktionen deaktiviert wurden: Informationsleiste FH Zentralschweiz Seite 15

16 Wie stark der Junk- -Schutz bei Ihrem Outlook greift, können Sie einstellen: Klicken Sie im Hauptfenster auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe Löschen auf die nachfolgende Schaltfläche, und wählen Sie den Befehl Junk- -Optionen: Auf der Registerkarte Start Es erscheint das rechts stehende Dialogfeld. Auf der Registerseite Optionen stellen Sie den Grad des Schutzes ein. Auf den anderen Registerkarten werden einzelne -Adressen und ganze Domänen-Namen eingetragen, z.b. microsoft.de. Den Junk- -Schutz einstellen Die Mails mit den -Adressen und Domänen-Namen, die in den Registern Sichere Absender und Sichere Empfänger stehen, werden nicht im Junk- Ordner abgelegt und die Mails der Blockierten Absender kommen, je nach Einstellung, entweder in den Junk- Ordner, oder sie werden gleich gelöscht. Nun müssen Sie allerdings nicht jede Adresse selbst in die jeweilige Registerkarte eintippen: Klicken Sie im Hauptfenster in der Nachrichtenliste mit der rechten Maustaste auf die betreffende , und wählen Sie aus dem nachfolgenden Kontextmenü den gewünschten Befehl aus. In diesen Registerkarten werden die -Adressen verwaltet Kontextmenü mit dem Untermenü Junk- FH Zentralschweiz Seite 16

17 4 Kategorien Kategorien sind eine mächtige Funktion um die Outlook-Daten zu strukturieren und verwalten. Kategorien sind Schlüsselwörter deren Bezeichnung frei wählbar ist und denen eine Farbe zugeordnet werden kann. Allen Outlook-Elementen können Sie eine oder mehrere Kategorien zugeweisen. Mit den Suchtools können Sie leicht und schnell nach Kategorien filtern. Dies macht die Ablage in Ordnern eigentlich überflüssig. Mit Kategorien können Sie beispielsweise: Kontakten die Kategorie "Privat" und/oder "Geschäftlich" zuweisen Mails, Kontakte, Notizen, Aufgaben und Termine einem Projekt zuweisen. Aufgaben einen Status zuweisen Outlook-Elemente per Kategorien-Filter ein- oder ausblenden Mitarbeiternamen für die Zuständigkeitsverwaltung zuordnen usw. 4.1 Kategorien verwalten Wenn Sie eine Kategorie zum ersten Mal verwenden, haben Sie die Gelegenheit einen Namen festzulegen. Komfortabel verwalten Sie die Kategorien über den Befehl Alle Kategorien der Funktion Kategorisieren. Kategorien erstellen, umbenennen, löschen, Farbe zuweisen FH Zentralschweiz Seite 17

18 4.2 Kategorie zuordnen Mit einem Rechtsklick auf ein Element und Kategorisieren ordnen Sie blitzschnell eine Kategorie zu. Auch über die Schaltfläche ist ein markiertes Objekt kategorisierbar. im Menüband Eine Kategorie auswählen Im nachfolgenden Bild wurden dem Kontakt eine neue Kategorie mit dem Namen Geschäftlich und die Orange Kategorie zugeordnet, wie Sie an den zwei Bändern oberhalb des Namens erkennen können: Kontakt mit zwei Kategorien FH Zentralschweiz Seite 18

19 5 Die Suchtools 5.1 Schnellsuche In allen Modulen und Ordner befindet sich ein Suchfeld. Ein Klick in dieses Feld aktiviert das Register Suchtools. Im aktuellen Ordner können Sie dieses Feld für eine Schnellsuche verwenden. Tragen Sie einen Suchbegriff in das Suchfeld oben rechts ein. Dabei wird die Gross- und Kleinschreibung nicht berücksichtigt. Bereits mit dem Eintippen des ersten Buchstabens beginnt Outlook mit der Suche und zeigt die ersten Ergebnisse gelb markiert an. Nach der Eingabe eines Suchbegriffs erscheint am Ende des Suchfelds ein, mit dem Sie die Suche aufheben können. Falls das Suchwort zu keinem Ergebnis führt, erhalten Sie eine Mitteilung. Das Suchergebnis mit den Markierungen 5.2 Suchoptionen In der Standardeinstellung wird eine Schnellsuche nur im aktuellen Ordner durchgeführt. Um zeitweilig die Suche auch auf andere Ordner und Elemente auszudehnen, klicken Sie auf die entsprechende Schaltfläche in der Gruppe Bereich. Tipp: In der Gruppe Optionen klicken Sie auf Suchtools Suchoptionen um festzulegen, dass von vornherein in allen Ordnern gesucht werden soll. Darüber hinaus ändern Sie hier die Hervorhebungsfarbe. Die Suche in den Optionen einstellen FH Zentralschweiz Seite 19

20 5.3 Suchfilter In der Gruppe Verfeinern der Suchtools finden Sie viele Schnellfilter-Funktionen. So können Sie beispielsweise blitzschnell nach Kategorien filtern. Es können mehrere Filter aufeinander gesetzt werden. Unter Weitere können Sie eine ganze Reihe von Kriterium- Suchfeldern zum Schnellsuchfeld hinzufügen. Durch Klick auf das Kreuzchen entfernen Sie diese wieder. 5.4 Erweiterte Suche Falls eine einfache Suche nicht zum erhofften Ergebnis führt, können Sie auch eine umfangreiche Suche starten, die alle Outlook Elemente umfassen kann. Das entsprechende Dialogfeld öffnen Sie auf der Registerkarte Suchtools in der Gruppe Optionen über die Schaltfläche Suchtools, Erweiterte Suche: In dem Dialogfeld geben Sie Suchkriterien ein oder wählen sie aus und klicken auf die Schaltfläche [Suche_starten]. Outlook zeigt eine Liste der Nachrichten an, die die Kriterien erfüllen. Aus einem Nachrichtenfenster nach verwandten Nachrichten suchen Sie können auch in einem geöffneten Nachrichtenfenster von einer empfangenen E- Mail eine Erweiterte Suche starten. Dazu klicken Sie auf der Registerkarte Nachricht in der Gruppe Bearbeiten auf die Schaltfläche Verwandt. In der Gruppe Bearbeiten FH Zentralschweiz Seite 20

21 5.5 Suchordner Eine sehr nützliche Einrichtung in Outlook ist die Verwendung von Suchordnern. In diesen Ordner werden nur Verknüpfungen zu den realen s in Outlook abgelegt. Die selbst ist nur einmal vorhanden. Sie können beliebig viele virtuelle Suchordner anlegen, in denen E- Mails nach bestimmten Kriterien zusammengefasst werden. Bei neuen s wird automatisch eine Verknüpfung in die Suchordner gestellt, auf die das jeweilige Kriterium zutrifft. Ein Suchordner im Navigationsbereich Einen neuen Suchordner erstellen Sie im Hauptfenster auf der Registerkarte Ordner in der Befehlsgruppe Neu auf die Schaltfläche Neuer Suchordner oder mit der rechten Maustaste auf Suchordner. Im Dialogfeld Neuer Suchordner werden Ihnen einige vordefinierte Ordner angeboten, z.b. die ungelesenen Nachrichten. Sie können auch benutzerdefinierte Suchordner erstellen. Dazu gehen Sie über die rechte Bildlaufleiste an das Ende der Liste. Neuen Suchordner erstellen Nun werden Ihre s nach den definierten Kriterien sortiert und zusammengestellt. Auf eine können beliebig viele Kriterien - und damit Verknüpfungen - angewendet werden. Sie kann also in vielen Suchordnern angezeigt werden und ist doch nur einmal real vorhanden. Beim Verschieben einer Nachricht in einen anderen Ordner oder beim Löschen werden die Suchordner automatisch angepasst. FH Zentralschweiz Seite 21

22 6 QuickSteps Eine Neuerung von Outlook 2010 sind die QuickSteps, die Sie im Arbeitsbereich finden. Mit ihrer Hilfe lassen sich Routine-Aufgaben automatisieren, die Sie im täglichen Umgang häufig durchführen, indem ein oder mehrere Schritte zu einem Ablauf zusammengefasst und dann mit einem Klick ausgeführt werden können. Registerkarte Start, Befehlsgruppe QuickSteps Standardmäßig werden Ihnen in der Befehlsgruppe QuickSteps auf der Registerkarte Start folgende vordefinierte QuickSteps in einem Katalog zur Verfügung gestellt: Symbol Bedeutung Verschiebt s in einen angegebenen Ordner. Je nach Konfiguration ändert die Schaltfläche Ihren Namen. Öffnet eine neue -Nachricht an die angegebenen Personen. Öffnet eine neue -Nachricht als Antwort an den Absender und löscht die ursprüngliche Nachricht. Leitet die aktuell ausgewählte -Nachricht an die angegebene Person weiter. Verschiebt s in einen angegebenen Ordner und markiert sie als erledigt. Öffnet das Dialogfeld QuickStep bearbeiten zum Erstellen eines benutzerdefinierten QuickSteps. 6.1 Weitere QuickSteps Neben diesen sechs QuickSteps im Katalog bietet Outlook noch weitere Aktionen als QuickSteps an. Um diese aufzurufen klicken Sie auf den Weitere-Pfeil und wählen den Befehl Neuer QuickStep. Ein Untermenü wird geöffnet. Weitere QuickSteps im Untermenü FH Zentralschweiz Seite 22

23 6.2 QuickSteps konfigurieren Ausser Antworten und löschen müssen die QuickSteps vor ihrer ersten Nutzung eingerichtet werden: 1. Klicken Sie auf das entsprechende Symbol (im Beispiel Verschieben in:?). Das Dialogfeld Erstes Einrichten wird geöffnet: 2. Wählen Sie nun den Ordner aus, in den sie bestimmte s verschieben möchten. Ein Klick auf den Pfeil öffnet eine Liste mit verfügbaren Ordnern. Sollte der von Ihnen gewünschte Ordner nicht angezeigt werden, wählen Sie Anderer Ordner. Dialogfeld Erstes Einrichten 3. Im Dialogfeld Ordner auswählen können Sie nun einen bereits bestehenden Ordner festlegen oder über die Schaltfläche [Neu ] einen neuen Ordner erstellen. Im Beispiel wird der Ordner Betriebsausflug als Unterordner von Mein Training erstellt. Ordner auswählen oder auf Anderer Ordner klicken Den Namen des neuen Ordners eingeben FH Zentralschweiz Seite 23

24 4. Geben Sie dem QuickStep einen sinnvollen Namen (hier Betriebsausflug). Übernehmen Sie die Einstellung über die Schaltfläche [Speichern]. Die ursprüngliche Schaltfläche Verschieben in:? heißt nun Betriebsausflug. 5. Sie können fortan Mails ganz einfach in den Ordner Betriebsausflug verschieben, indem Sie auf der Registerkarte Start in der Befehlsgruppe QuickSteps auf die Schaltfläche Betriebsausflug klicken Die neue Befehlsgruppe QuickSteps Sollten Sie den QuickStep-Namen ändern, beachten Sie bitte, dass dieser nicht zu lang sein sollte, da er sonst im Katalog verkürzt dargestellt wird und seine Aussagekraft unter Umständen verliert. Der Name Verschieben in: Betriebsausflug wird z.b. nur als Verschieben in: angezeigt. 6.3 QuickSteps verwalten Im Laufe der Zeit kann sich Ihr routinemässiger Umgang mit s ändern. Möchten Sie künftig beispielsweise viele Ihrer s nicht mehr im Ordner Betriebsausflug, sondern in einem anderen Ordner speichern, können Sie diese Einstellung über das Dialogfeld QuickSteps verwalten ändern. 1. Klicken Sie hierzu auf der Registerkarte Start in der Gruppe QuickSteps auf den Pfeil, um das Menü zu öffnen, und wählen Sie den Befehl QuickSteps verwalten. 2. Im nachfolgenden Dialogfeld markieren Sie nun den QuickStep, der geändert werden soll (im Beispiel Betriebsausflug), und klicken auf [Bearbeiten]: 3. Ändern Sie den Namen des QuickSteps. In diesem Beispiel haben wir uns für Verbesserungsvorschläge entschieden. FH Zentralschweiz Seite 24

25 4. Wählen Sie nun im Bereich Aktionen über den Listenpfeil den neuen Ordner aus, in den s zukünftig durch Klick auf die QuickStep-Schaltfläche verschoben werden sollen. Das Vorgehen entspricht dem auf Seite 24 beschriebenen. 5. Schließen Sie die Änderungen über die Schaltfläche (Speichern] ab. Im Dialogfeld QuickStep bearbeiten können Sie auch eine völlig andere Aktion zuordnen, wie z.b. In Ordner kopieren statt In Ordner verschieben. 6.4 Benutzerdefinierte QuickSteps Der Befehl Neuer QuickStep des QuickStep-Kataloges (Registerkarte Start, Gruppe QuickSteps, ) bietet in dem Untermenü auch die Möglichkeit, eigene QuickSteps zu kreieren: Wählen Sie hierzu den Weg Neuer QuickStep, Benutzerdefiniert, oder klicken Sie auf die Schaltfläche. Das nachfolgende Dialogfeld wird geöffnet: Einen benutzerdefinierten QuickStep erstellen Geben Sie dem QuickStep einen prägnanten Namen, und wählen Sie im Bereich Aktionen über den Listenpfeil die Aktion aus, die beim Klick der Schaltfläche ausgeführt werden soll. Die weiteren Schritte entsprechen denen im Abschnitt QuickSteps konfigurieren. FH Zentralschweiz Seite 25

26 7 Kalender 7.1 Kalender per senden Sie können Ihren Kolleginnen und Kollegen einen Ausschnitt aus Ihrem Kalender per schicken. Klicken Sie links in der Navigationsleiste mit der rechten Maustaste auf den betreffenden Kalender. Im Kontextmenü wählen Sie den Befehl Freigeben und dann Kalender per senden. Oder klicken Sie im Menüband (Registerkarte Start, Gruppe Freigeben) auf die Schaltfläche Kalender per senden. In dem nachfolgenden Dialogfeld stellen Sie die Kalenderinformationen ein und klicken auf [_OK_]. Kontextmenü des Kalenders Der Kalender wird in eine neue E- Mail-Nachricht eingebettet. Geben Sie die Empfänger-Adresse ein, fügen Sie noch Text oberhalb oder unterhalb der Kalenderinformationen ein, und senden Sie die Nachricht ab. Die Kalenderinformationen einstellen FH Zentralschweiz Seite 26

27 7.2 Kalender freigeben Sie können Ihren Kalender im Netzwerk für andere Personen oder Gruppen freigeben. Um den Zugriff anderer zu steuern, können Sie detaillierte Berechtigungen vergeben. So gehen Sie vor: 1. Um Ihren Kalender freizugeben, klicken Sie im Register Start des Kalendermoduls auf Kalender freigeben. 2. Wählen Sie die Personen oder Gruppen aus und klicken Sie auf Senden. Die ausgewählten Personen erhalten eine Mail mit der Aufforderung Ihren Kalender zu öffnen. Ihr Kalender wird dann automatisch der Liste Freigegebene Kalender hinzugefügt. 3. Klicken Sie auf Kalenderberechtigungen. Die berechtigten Personen und Gruppen werden mit Berechtigungsstufe aufgelistet. 4. Die Standardberechtigung ist Prüfer. Dieser kann nur alle Details lesen. 5. Sie können eine Berechtigungsstufe einstellen und/oder die einzelnen Berechtigungen konfigurieren. FH Zentralschweiz Seite 27

28 7.3 Besprechungsanfrage mit der Planungsansicht Eine neue Ansichtsoption im Kalender ist die Planungsansicht. Sie planen eine Besprechung mit Personen auf deren Kalender Sie Zugriff haben und möchten wissen, in welchem Zeitraum alle Beteiligten nicht gebucht sind und mit einem Klick eine Besprechungsanfrage senden. 1. Aktivieren Sie die entsprechenden Kalender. Standardmässig werden die geöffneten Kalender nebeneinander angezeigt. 2. Klicken Sie in der Gruppe Anordnen auf Planungsansicht. Die Kalender werden nun gestapelt angezeigt. 3. Klicken Sie in der Zeitlinie über den Kalendern doppelt in den gewünschten Zeitbereich. Outlook öffnet eine Besprechungsanfrage in der die Teilnehmer und der Termin bereits eingetragen sind. FH Zentralschweiz Seite 28

29 7.4 Übungen zum Kalender Führen Sie einen Kalender mit folgenden Terminen und Einstellungen: Die betriebliche Arbeitszeit beginnt um 8.30 Uhr und endet um Uhr. Der Tageskalender soll einen Zeittakt von einer halben Stunde erhalten. Stellen Sie sich vor, Sie sind als Personalleiterin in einem Unternehmen tätig und erwarten Besuch von verschiedenen Bewerbern. Ausserdem möchte Ihre Chefin über die Ergebnisse dieser Besprechung informiert werden. 1. Am 12. Juli, 9.00 Uhr haben Sie sich mit Frau Geldermann verabredet, Uhr kommt Herr Müller, Uhr Frau Rot, Uhr Herr Hackmann. 2. Die Beschreibung für den Termin soll jeweils Bewerbungsgespräch lauten. Zusätzlich wird der Name der einzelnen Bewerber aufgeführt. Pro Gespräch kalkulieren Sie 90 Minuten ein. 3. Um Uhr an diesem Tag findet das Treffen mit der Chefin statt. Es wird vermutlich eine Stunde dauern. 4. Einmal wöchentlich nehmen Sie freitags um 9.30 Uhr an einer zweistündigen Abteilungsleiterkonferenz teil. 5. Am 20. und 21. Juli nehmen Sie ganztägig an einem Seminar teil. FH Zentralschweiz Seite 29

30 8 Aufgaben 8.1 Aufgaben verwalten und delegieren Unter Aufgaben versteht man in Outlook Vorgänge, die keinen festgelegten Zeitrahmen haben, aber dennoch erledigt werden müssen. Sie haben allerdings die Möglichkeit, ein Zieldatum für das Fertigstellen der Aufgabe und deren Priorität einzugeben. Außerdem können Sie Aufgaben überwachen und angeben, wie viel Prozent der jeweiligen Aufgaben inzwischen erledigt wurden. Neue Aufgaben eingeben Klicken Sie im Navigationsbereich auf die Schaltfläche Aufgaben, und ändern Sie gegebenenfalls die Ansicht auf Einfache Liste (Registerkarte Ansicht, Gruppe Aktuelle Ansicht, Ansicht ändern): Das Aufgabenfenster 8.2 Übungen zu Aufgaben Angenommen, Sie sind in der Personalabteilung tätig und müssen die Gehaltsabrechnung durchführen. In diesem Zusammenhang sind verschiedene Dinge zu erledigen: Zeitkonto der Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter kontrollieren, Gehaltsabrechnung für die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter durchführen und die Überweisung der Gehälter vorbereiten. 1. Tragen Sie die Aufgaben mit Fälligkeitsterminen Ihrer Wahl ein. 2. Bündeln Sie die Aufgaben so, dass Sie alle Tätigkeiten zusammenfassen, die mit den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern zu tun haben. 3. Richten Sie die Aufgaben als Aufgabenserien ein, da diese sich monatlich wiederholen. FH Zentralschweiz Seite 30

31 9 Notizen 9.1 Der elektronische Notizzettel Sicherlich kennen Sie auch die gelben Haftnotizen, die für viele ein unentbehrliches Hilfsmittel darstellen, um an Dinge erinnert zu werden. In Outlook gibt es diese selbstklebenden Zettel in elektronischer Form. Übungen 1. Richten Sie folgende Notizzettel ein: - Frau Meier aus dem Verkauf anrufen. - Sachen aus der Reinigung abholen. - Nicht vergessen, Oma hat Geburtstag. 2. Den beiden letzten Notizen ordnen Sie die Kategorie Persönlich zu, und die erste Notiz ordnen Sie unter Geschäftlich ein. 3. Zeigen Sie die Notizen auch im Lesebereich, und löschen Sie sie danach. Ein ausgefüllter Notizzettel FH Zentralschweiz Seite 31

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