Abrechnung. Erste Schritte

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1 Abrechnung Erste Schritte

2 1. Allgemein Der Scopevisio ABRECHNUNG Basisprozess Vom Angebot zur Zahlung Stammdaten Der Belegfluss in Scopevisio ABRECHNUNG Anpassen der Auswahllisten Angebote erstellen Angaben für den Forecast Angebote ausgeben Angebote nachbearbeiten Angebote per versenden Überleitung zum nächsten Beleg Aufträge erstellen Lieferscheine erstellen Rechnungen erstellen Rechnungen ausgeben Angebote per versenden Rechnungen ausgeben Angebote nachbearbeiten Textbausteine erstellen und verwenden Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 2 von 14

3 1. Allgemein Die Anwendung ABRECHNUNG von Scopevisio ermöglicht Ihnen das bequeme Erstellen und Verwalten von Angeboten, Aufträgen, Lieferscheinen und Rechnungen. Produkt- und Kontaktdaten können Sie einfach aus dem Scopevisio CRM übernehmen und in die Belege einfügen. Außerdem können Sie individualisierte Geschäftsbriefe mit Ihrem Corporate Design erstellen, entweder aus eigenen Dokumentenlayouts oder schnell und einfach mit dem Layoutassistenten. Ihre Belege versenden Sie ohne lästigen Programmwechsel per direkt aus Scopevisio. Wenn Sie individuelle Rechnungen, mit grafischen Kopf- und Fußleisten, Ihrer eigenen Schrifttype, individuellem Tabellendesign o.ä. versenden möchten, können Sie mit dem kostenlosen Prpgrammpaket OpenOffice Layouts im odt-format erzeugen und diese für die Ausgabe Ihrer Belege nutzen. Oder verwenden Sie den Layoutassistenten für eine einfache Anpassung der Belege an Ihr Corporate Design. Eine detaillierte Anleitung finden Sie in der Produkthilfe Scopevisio - Dokumentenlayouts Erste Schritte. Um einen Einstieg in die Anwendung zu finden, empfehlen wir Ihnen, die Funktionen zunächst in der Demo-Gesellschaft zu testen und die bereits vorhandenen Systemdaten zu nutzen, um die beschriebenen Funktionen zu testen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 3 von 14

4 1.1 Der Scopevisio ABRECHNUNG Basisprozess Scopevisio ABRECHNUNG sichert einen durchgängigen Belegfluss vom Angebot bis hin zur Rechnung. Mit Scopevisio ABRECHNUNG behalten Sie somit stets den Überblick über sämtliche Angebote, Aufträge und Rechnungen. Alle Belege können Sie außerdem nach individuellen Vorgaben filtern. 1.2 Vom Angebot zur Zahlung In Scopevisio ABRECHNUNG verstehen wir unter einem durchgehenden Belegfluss, dass Sie die im ersten erstellten Beleg erfassten Daten für jeden weiteren Beleg automatisiert weiterverwenden. Indem Sie z. B. ein Angebot in einen Auftrag überführen, werden die Daten automatisch im nächsten Beleg übernommen. Wenn Sie Scopevisio ABRECHNUNG zusammen mit Vertrieb und Finanzbuchhaltung nutzen, werden die relevanten Daten an die jeweiligen Anwendungen übergeben, in denen die nachfolgende Bearbeitung stattfindet. Dank der standardisierten Ansicht finden Sie sich in jedem Belegformular sofort zurecht. 1.3 Stammdaten Ein bereits erstelltes Set an Stammdaten (bspw. Kundennamen, -adressen, Bankverbindungen, Lieferkonditionen) erleichtert das Erstellen von Belegen, da immer wieder auf diese Daten zurückgegriffen werden kann. Die eigenen Firmendaten werden auf den Belegen ausgegeben. Der Produkt- bzw. Dienstleistungskatalog sorgt dafür, dass Sie immer wieder auf die Datensätze zugreifen können. Sie können einen existierenden Produktkatalog aus anderen Programmen einfach importieren. 1.4 Der Belegfluss in Scopevisio ABRECHNUNG Scopevisio ABRECHNUNG folgt einem Belegfluss vom Angebot bis zur Rechnung bzw. Zahlung. Die folgende Tabelle stellt den Prozess mit seinen Stufen und dem dazugehörigen Beleg dar. Stufe Prozessschritt 1 Sie erstellen ein Angebot und übermitteln es an den Kunden (ggf. übernehmen Sie die Angebotsdaten aus einer Verkaufschance heraus, die mit Scopevisio CRM erfasst wurde). 2 Der Kunde akzeptiert das Angebot und dieses wird in einen Auftrag überführt. 2a Sofern es sich um Produkte handelt, wird aus denselben Daten ein Lieferschein erstellt. 3 Sie schicken dem Kunden eine Rechnung über die gelieferten Produkte bzw. erbrachten Dienstleistungen. Auch die Rechnungsdaten werden aus der Vorstufe dem Auftrag übernommen. Diese Rechnung wird gebucht. 4 Die Rechnung wird bezahlt und die Zahlung wird erfasst bzw. gebucht. 4a Ggfs. erfolgt eine Gutschrift über den in Rechnung gestellten Betrag bzw. einen Teilbetrag. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 4 von 14

5 Sie haben in Scopevisio ABRECHNUNG die Möglichkeit, einzelne Prozessschritte zu überspringen. Sie können z.b. ein Angebot direkt in eine Rechnung überführen oder eine Rechnung erstellen, ohne die vorherigen Stufen auszuführen. 2. Anpassen der Auswahllisten In den Beleg-Formularen sind viele Felder, in denen eine Eingabe gemacht werden kann, mit Auswahllisten ausgestattet. Diese öffnen sich, sobald das Feld mit einem Mausklick ausgewählt wird. Die Auswahllisten erleichtern das Arbeiten in den Formularen erheblich und sorgen für einheitliche Bezeichnungen ohne Tipp- oder Eingabefehler. Um die Auswahllisten zu bearbeiten und neue hinzuzufügen, wählen Sie im Menü Global > Systemadministration > System > Einträge in Auswahllisten anlegen und verwalten (Scopen: Auswahllisten ). Markieren Sie die zu bearbeitende Auswahlliste und klicken Sie auf [Bearbeiten]. Nun können Sie Einträge ändern, hinzufügen oder entfernen. Speichern Sie Ihre Änderungen. Anmerkung: Sollte ein Wert bereits einem Beleg zugeordnet sein, wird er dort nach dem Entfernen aus dem Katalog nicht gelöscht. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 5 von 14

6 3. Angebote erstellen Erstellen und bearbeiten Sie Angebote und nutzen Sie dabei Textbausteine und den Produktkatalog. In einer übersichtlichen Tabelle werden alle Angebote inklusive Bearbeitungsstatus aufgelistet. Um ein Angebot zu erstellen, gehen Sie zu Menü > Vertrieb > Angebote und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. In das Datenfeld Interessent (1) können Sie Namen direkt aus Ihrer Kontaktliste übernehmen. Lassen Sie eine Angebotsnummer (2) automatisch erstellen oder geben Sie sie manuell ein. Durch Klick auf [Hinzufügen] (3) können Sie der Tabelle weitere Zeilen hinzufügen. Wenn Sie das Tabellenfeld Produktnr. anwählen, öffnet sich eine Auswahlliste (4), aus der Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen für das Angebot auswählen können. Mithilfe der Reiter (5) können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen: Fügen Sie weitere Dokumente hinzu oder definieren Sie die Zahlungsbedingungen. Unter Textbausteine können Sie die Textbausteine für die Einleitungs- und Schlusssätze ändern oder einfügen. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, speichern Sie Ihre Eingaben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 6 von 14

7 Hinterlegen Sie das aktuelle Angebot als Vorlage oder öffnen Sie eine bestehende Angebotsvorlage (6). Um Ihre Angebot direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden] (7). Oder exportieren Sie das Angebot in das PDF-Format durch den Button [Drucken] (8). Hinweis: Eine ausführliche Darstellung des PDF-Exports finden Sie in der Produkthilfe Scopevisio Dokumentenlayouts Erste Schritte. 3.1 Angaben für den Forecast Wenn Sie ein Angebot erstellen, können Sie zusätzlich Daten für einen Umsatz-Forecast erfassen. Der Vertriebsmitarbeiter kann seine Einschätzung der Verkaufswahrscheinlichkeit eingeben. Jede Einschätzung ist mit einem Prozentsatz für die Gewichtung verbunden: Der Vertriebsleiter oder Geschäftsführer sieht sich diese Einschätzung an und kann sie für den Umsatz-Forecast mit einer Gewichtung verbinden. Damit hat er ein Korrektiv zu der bisweilen allzu optimistischen Einschätzung seines Vertriebs zur Verfügung. Berechnung der Gewichtungen: Im vorliegenden Fall haben Sie ein Angebot in Höhe von 647,00. Die Verkaufswahrscheinlichkeit beträgt nach der Einschätzung des Vertriebsmitarbeiters 25%. Diese wird im Forecast durch den Vertriebsleiter oder Geschäftsführer allerdings nur mit halber Wahrscheinlichkeit bewertet und daher mit 50% in Ansatz gebracht. 25% von 647,00 sind gleich 161,75. Dies ist der Betrag-Gewichtet. 50% davon, also 12,5% vom Ausgangsbetrag, sind gleich 80,88. Dies ist der Betrag-Gewichtet im Forecast, d. h. diese Zahl fließt in die Umsatzprognose ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 7 von 14

8 3.2 Angebote ausgeben Sie können Ihre Angebote im PDF-Format ausgeben lassen, um sie bspw. auf Papier auszudrucken. Mit Klick auf [Drucken] wird als Grundlage für den Beleg das als Standard hinterlegte Dokumentenlayout herangezogen. Möchten Sie ein anderes Layout als Basis für Ihr PDF verwenden, klicken Sie auf [Dokumentenlayout] und Sie gelangen in die Übersichtstabelle aller gespeicherten Layouts. Wählen Sie das Gewünschte aus und klicken Sie auf [PDF-Datei erzeugen]. Das PDF-Dokument öffnet sich in einem separaten Fenster. Um die Angaben Ihres Angebots im Ausgabedokument nachzubearbeiten, klicken Sie auf [Nachbearbeiten]. Das Angebot öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Das geänderte Angebot wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter 'Dokumente' abgelegt Angebote nachbearbeiten Möchten Sie schnell eine Veränderung an dem erstellten Beleg vornehmen, können Sie dies über die Nachbearbeiten -Funktion tun. Füllen Sie die Positionen des Belegs auf und klicken Sie auf den Button [Nachbearbeiten]. Der Beleg öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie sie ab. Der geänderte Beleg wird automatisch in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF unter dem Reiter 'Dokumente abgelegt Angebote per versenden Um Ihr Angebot direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden]. Die kann dann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte -Adresse des Empfängers übermittelt. Als Basis das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts festgelegte Standardlayout für Angebote verwendet. Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in dem Kontakt Ihrer Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter an die gewünschte Stelle im Text ein. 4. Überleitung zum nächsten Beleg Für eine zügige Abwicklung Ihrer Geschäftsvorfälle können Sie einen Vorgang in einen weiteren überführen, der sich logisch daran anschließt. So können Sie z. B. eine Verkaufschance in ein Angebot, einen Auftrag in eine Rechnung usw. überführen und dabei vorhandene Daten übernehmen. Der Vorgang wird hier anhand der Überführung eines Angebots in einen Lieferschein beispielhaft dargestellt und funktioniert für jeden Beleg ähnlich. Wählen Sie Menü > Vertrieb > Angebote, markieren Sie ein Angebot und klicken Sie auf [Bearbeiten], um das Angebot zu öffnen, das in einen Lieferschein überführt werden soll. Eventuell müssen Sie auf den kleinen Abwärtspfeil der Schaltfläche klicken, um den Button [In Lieferschein überführen] auszuwählen. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 8 von 14

9 Es öffnet sich nun der Lieferschein, den Sie vor dem Speichern bearbeiten können. Nach dem Speichern ist der so erstellte Lieferschein unter Menü > Abrechnung > Lieferscheine zu finden. 5. Aufträge erstellen Erstellen und bearbeiten Sie Aufträge und nutzen Sie dabei Textbausteine und den Produktkatalog. In einer übersichtlichen Tabelle werden alle Aufträge inklusive Bearbeitungsstatus aufgelistet. Um einen Auftrag zu erstellen, gehen Sie zu Menü > Abrechnung > Aufträge und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. In das Datenfeld Kunde (1) können Sie Namen direkt aus Ihrer Kontaktliste übernehmen. Lassen Sie eine Auftragsnummer (2) automatisch erstellen oder geben Sie sie manuell ein. Durch Klick auf [Hinzufügen] (3) können Sie der Tabelle weitere Zeilen hinzufügen. Wenn Sie das Tabellenfeld Produktnr. anwählen, öffnet sich eine Auswahlliste (4), aus der Sie Ihre Produkte und Dienstleistungen für den Auftrag auswählen können. Mithilfe der Reiter (5) können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen: Fügen Sie weitere Dokumente hinzu oder ändern Sie die Empfängerdaten. Unter Textbausteine können Sie die Textbausteine für die Einleitungs- und Schlusssätze ändern oder einfügen. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, speichern Sie Ihre Eingaben. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 9 von 14

10 Hinterlegen Sie den aktuellen Auftrag als Vorlage oder öffnen Sie eine bestehende Auftragsvorlage (6). Um Ihren Auftrag direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden] (7) oder exportieren Sie den Auftrag in das PDF-Format durch den Button [Drucken] (8). Die kann dann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte -Adresse des Empfängers übermittelt. In beiden Fällen wird das unter Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts als Standard hinterlegte Dokumentenlayout als Basis für den Beleg verwendet. Hinweis: Eine ausführliche Darstellung des PDF-Exports finden Sie in der Produkthilfe Scopevisio Dokumentenlayouts Erste Schritte. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 10 von 14

11 6. Lieferscheine erstellen Um einen Lieferschein zu erstellen, gehen Sie zu Menü > Abrechnung > Lieferscheine und klicken Sie auf [Hinzufügen]. Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. In das Datenfeld Kunde (1) können Sie Namen direkt aus Ihrer Kontaktliste übernehmen. Sie können eine Lieferscheinnummer (2) automatisch erstellen lassen oder manuell eingeben. Fügen Sie mit dem Button (3) der Tabelle weitere Zeilen hinzu. Durch Klick in das Tabellenfeld Produktnr. öffnet sich die Auswahlliste (4), aus der Sie die Produkte und Dienstleistungen für den Lieferschein auswählen können. In den Kategorien der Reiter (5), können Sie weitere Einstellungen vornehmen. Sie können Zahlungsweise und Versandart bestimmen, weitere Adressen hinzufügen, Einleitungs- und Schlusstexte ändern oder einfügen. Nachdem Sie alle Angaben gemacht haben, speichern Sie Ihre Eingaben. Über den Button Vorlagen (6) können Sie den soeben erstellten Lieferschein als Vorlage speichern, oder Sie öffnen eine bereits bestehende Vorlage. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 11 von 14

12 Um Ihren Lieferschein direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden] (7) oder exportieren Sie den Auftrag in das PDF-Format durch den Button [Drucken] (8). Hinweis: Eine ausführliche Darstellung des PDF-Exports finden Sie in der Produkthilfe Scopevisio Dokumentenlayouts Erste Schritte. 7. Rechnungen erstellen Um eine Rechnung zu erstellen, gehen Sie zu Menü > Abrechnung > Rechnungen. Auf der Übersichtsseite erkennen Sie den Status Ihrer Rechnungen. Icons signalisieren Fälligkeit ( / ) und ob die Rechnung gebucht ( ) und bezahlt ( ) ist. Klicken Sie auf [Hinzufügen]. Füllen Sie im folgenden Formular alle nötigen Felder aus. Durch Klick auf den Link Auswahl (1) können Sie Namen direkt aus Ihrer Kontaktliste übernehmen. Lassen Sie eine Rechnungsnummer (2) automatisch erstellen, oder geben Sie sie manuell ein. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 12 von 14

13 Mit [Hinzufügen] (3) können Sie der Tabelle weitere Zeilen hinzufügen. Durch Klick in das Tabellenfeld Produktnr. öffnet sich die Auswahlliste (4), aus der Sie die Produkte und Dienstleistungen für die Rechnung auswählen können. Durch Klick auf die Reiter (5) können Sie noch weitere Einstellungen vornehmen. Sie können Zahlungsweise und Versandart bestimmen, weitere Adressen hinzufügen, Textbausteine ändern oder einfügen, Buchungen durchführen oder Zahlungseingänge verwalten. Über den Button Vorlagen (6) können Sie die soeben erstellte Rechnung als Vorlage speichern, oder Sie öffnen eine bereits bestehende Vorlage. 7.1 Rechnungen ausgeben Sie können Ihre Rechnungen im PDF-Format ausgeben lassen, um Sie bspw. auf Papier auszudrucken. Mit Klick auf [Drucken] wird als Grundlage für den Beleg das als Standard hinterlegte Dokumentenlayout herangezogen. Möchten Sie ein anderes Layout als Basis für Ihr PDF verwenden, klicken Sie auf [Dokumentenlayout] (8) und Sie gelangen in die Übersichtstabelle aller gespeicherten Layouts. Wählen Sie das Gewünschte aus und klicken Sie auf [PDF-Datei erzeugen]. Das PDF-Dokument öffnet sich in einem separaten Fenster. Um die Angaben Ihrer Rechnung im Ausgabedokument nachzubearbeiten, klicken Sie auf [Nachbearbeiten]. Das Angebot öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Die geänderte Rechnungs wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter 'Dokumente' abgelegt Angebote per versenden Um Ihre Rechnungen direkt per zu versenden, klicken Sie auf den Button [Versenden] (7). Die kann dann direkt aus dem Programm versendet werden. Sie wird an die in den Kontaktdaten hinterlegte -Adresse des Empfängers übermittelt. Als Basis das angehängte PDF-Dokument wird das unter Stammdaten > Abrechnungsdokumentenlayouts festgelegte Standardlayout für Rechnungen verwendet. Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in dem Kontakt Ihrer Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter an die gewünschte Stelle im Text ein. 7.2 Rechnungen ausgeben Sie können Ihre Rechnungen im PDF-Format ausgeben lassen, um Sie bspw. auf Papier auszudrucken. Mit Klick auf [Drucken] wird als Grundlage für den Beleg das als Standard hinterlegte Dokumentenlayout herangezogen. Möchten Sie ein anderes Layout als Basis für Ihr PDF verwenden, klicken Sie auf [Dokumentenlayout] und Sie gelangen in die Übersichtstabelle aller gespeicherten Layouts. Wählen Sie das Gewünschte aus und klicken Sie auf [PDF-Datei erzeugen]. Das PDF-Dokument öffnet sich in einem separaten Fenster. Um die Angaben Ihrer Rechnung im Ausgabedokument nachzubearbeiten, klicken Sie auf [Nachbearbeiten]. Die Rechnung öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 13 von 14

14 Änderungen vor und speichern Sie die Datei. Die geänderte Rechnung wird in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF im Reiter 'Dokumente' abgelegt. Tipp: Mit dem Platzhalter $Logo können Sie Ihr Firmenlogo in der hinterlegen. Laden Sie eine Grafikdatei als Logo in dem Kontakteintrag Ihrer eigenen Gesellschaft hoch (Einrichtungsassistent > Gesellschaft) und fügen Sie den Platzhalter an die gewünschte Stelle im Text ein Rechnungen nachbearbeiten Möchten Sie schnell eine Veränderung an dem erstellten Beleg vornehmen, können Sie dies über die Nachbearbeiten -Funktion tun. Füllen Sie die Positionen des Belegs aus und klicken Sie auf den Button [Nachbearbeiten]. Der Beleg öffnet sich mit OpenOffice. Nehmen Sie die notwendigen Änderungen vor und speichern Sie sie ab. Der geänderte Beleg wird automatisch in Scopevisio hochgeladen und zusätzlich als PDF unter dem Reiter 'Dokumente abgelegt. 8. Textbausteine erstellen und verwenden Häufig wiederkehrende Einleitungs- oder Schlusstexte Ihrer Geschäftsbriefe können Sie mit Platzhaltern versehen, die automatisch mit den Rechnungs- oder Auftragsdaten gefüllt werden. Zum Schluss können die so erstellten Texte als Standard für den gewünschten Geschäftsbrief gewählt werden. Um Standardtexte zu erstellen gehen Sie zu Menü > Global > Stammdaten > Aufträge > Textbausteine erstellen und klicken Sie im nächsten Fenster auf [Hinzufügen]. Vergeben Sie einen aussagekräftigen Namen (1). Um den neuen Textbaustein als Standard- Einleitungs- oder -Schlusstext in ein Dokument einzufügen, wählen Sie den passenden Eintrag in der Auswahlliste (2). Geben Sie Ihren Text ein. Sie können auch Platzhalter einfügen (3). Diese Platzhalter werden durch die Angaben bspw. in der Rechnung automatisch ergänzt. Eine Liste mit möglichen Platzhaltern finden Sie unter (4). Speichern Sie Ihren neu erstellten Textbaustein durch Klick auf das Diskettensymbol. Setzen Sie den Platzhalter {Einleitungstext} bzw. {Schlusstext} im Layout dorthin, wo der im betreffenden Textbaustein gespeicherte Text erscheinen soll. Hinweis: Im der Produkthilfe Scopevisio ABRECHNUNG Weitere Schritte, wird beschrieben, wie Sie für Produkte oder Dienstleistungen, die Sie regelmäßig in Rechnung stellen, wiederkehrende Rechnungen einrichten und wie bspw. Aufträge in Rechnungen oder Verkaufschancen in Angebote usw. überführt werden können, um bereits erfasste Daten weiter zu verwenden. Copyright Scopevisio AG. All rights reserved. Seite 14 von 14