Sorgen Sie frühzeitig für Ordnung

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1 Sorgen Sie frühzeitig für Ordnung Tipps zur Büroorganisation Ina Grombach Office-Coach Zertifizierte Trainerin

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10 Wussten Sie schon...? dass Chaos im Büro sehr teuer wird o o o o o o o eine durchschnittliche Führungskraft ca. 6 Wochen im Jahr verschwendet, um nach wichtigen Dokumenten zu suchen, die in der Unordnung verloren gegangen sind? ca. 13 Prozent der Arbeitszeit zum Suchen verwendet werden? Prozent der täglichen Arbeitszeit darauf verwendet wird, Dokumente abzulegen oder weiter zu leiten? es ein Unternehmen rund Euro jährlich kostet, wenn nur einer seiner Mitarbeiter mit durchschnittlichem Verdienst täglich fünf Minuten sucht? dass, ein Großteil der Kunden und Mitarbeiter einen chaotischen Schreibtisch mit einer unzuverlässigen Arbeitsweise assoziieren? in den meisten Unternehmen bis zu 10 Prozent aller Dokumente wegen fehlerhafter Ablage gar nicht wiedergefunden werden?

11 Sorgen Sie frühzeitig für Ordnung! Den Kopf frei haben für Wichtiges Eine Dokumentenablage, in dem alle alles sofort wieder finden Effektive Teamarbeit Ein einheitliches sauberes Erscheinungsbild Termingerechte Arbeit Zielgerichtete Kommunikation Entscheidungsgrundlagen Gute Ergebnisse, Zufriedenheit und Freude

12 Freier Schreibtisch freier Kopf

13 Direkt entscheiden Löschen Delegieren Ablegen Terminieren

14 Funktionsfächer contra Papierstapel

15 Belegarten und Formulare Belege vorsortieren im Block abarbeiten im Block ablegen/einscannen zentrale Eingabe für alle MA konzentrierte weitere Bearbeitung weniger Störungen Vollständigkeitsprüfung Arbeitsaufträge, Stundenzettel ausgefüllt, Materialentnahmescheine, Lieferscheine, Urlaubsanträge,

16 Vollständige Informationen

17 MS Outlook für erfolgreiche Arbeitsorganisation

18 Termine und Aufgaben planen & visualisieren

19 Kalender Termine und Serientermine einmalig an PC oder Smartphone oder Tablet anlegen Notizen zum Termin eintragen (z.b. Adressen die direkt zur Navigation genutzt werden können) Termine weiterleiten Einladungen annehmen Kalender freigeben mit verschiedenen Kalendern arbeiten andere Kalender einsehen Termine mit Kollegen/Projektpartnern teilen Termine von Portalen übernehmen: Veranstaltungskalender, Ferien oder Abfallkalender, Hotelbuchungen, Freizeit, etc.

20 Kalender: Ereignisse importieren

21 Kalender: Ereignisse importieren

22 Projekt- und Mitarbeitereinsatz

23 Aufgabenlisten pro Tag/Woche Eine To-do-Liste ist eine gute Gedächtnisstütze, macht den Kopf frei, bringt Struktur in die zu erledigenden Aufgaben, fördert die Übersichtlichkeit. lässt Prioritäten erkennen. gleiche Aufgaben zusammenfassend erledigen. Delegieren, abhaken

24 Kontakte pflegen! Kontaktlisten, Verteilerlisten / Ordner / Kategorien können Sie in Programmen wie Outlook etc. anlegen und sortieren und mit den Mobilgeräten synchronisieren. Die (eigene) Visitenkarte an Kontaktpartner weiterleiten.

25 Kultur / Umgang mit elektronischen Post Posteingang strukturieren / Ordner anlegen. -Eingang täglich leeren. Junk- , Verteiler abbestellen. Betreff entscheidet über Priorität Signatur korrekt verwenden Textbausteine und Formatvorlagen Wenn bearbeiten Terminieren: Wiedervorlage in Kalender/Termin oder Aufgabe umwandeln + erinnern lassen!

26 Die richtige Ablage finden

27 Die Welche gesetzlichen Archivierungsfristen muss ich beachten? Eine 6-jährige Aufbewahrungsfrist besteht für alle Handels- und Geschäftsbriefe. "Handels- und Geschäftsbriefe" sind sämtliche Unterlagen mit geschäftlichem Bezug. Steuerbescheide, Kontoauszüge und Schecks auch Aufträge und Auftragsbestätigung, Stornierungen, Lieferschein und Rechnung, Mängelrügen, Zahlungsbelege, usw. Unterlagen der "Selbstverwaltung" des Betriebes wie Beschlüsse der Geschäftsleitung, Arbeitsverträge, Lohnunterlagen oder Betriebsvereinbarungen, Buchungsbelege, Handelsbücher, Inventare, Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz usw. sind sogar 10 Jahre lang aufzubewahren. Zu beachten sind ebenfalls Gewährleistungs- und Garantieansprüche, die für Ihre Leistungen gegeben werden.

28 Die Wie muss ich die Dokumente aufbewahren? Meterweise Aktenordner, Tonnen von Papier muss nicht sein. Die Buchführung darf am PC erstellt werden. Steuerunterlagen können auch in digitaler Form aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen der ordnungsgemäßen Buchführung. Schlagwort: "keine Buchung ohne Beleg Gespeicherte Informationen müssen jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können. Dies gilt auch für Unterlagen, die ursprünglich in Papierform vorlagen. Sie dürfen digitalisiert und in (nur noch) digitaler Form aufbewahrt werden. Die Daten müssen aber inhaltlich mit den Original-Unterlagen übereinstimmen. Ausnahme: Jahresabschlüsse, die Eröffnungsbilanz und bestimmte Zollunterlagen. Sie müssen im Original aufbewahrt werden.

29 Kunden-/Auftragsverwaltungsprogramm

30 Dateiablage im PC Beispiel: Verwaltung/Lieferanten/ _Leasingvertrag_Siebert

31 Aktenplan Vertrieb Marketing Produkte/ Wissen Verwaltung Privat Kunden Projekte Angebote Verträge Rechtsfälle Chronik Internet Presse Anzeigen Werbeschriften Sponsoring QM Produktinfos Preislisten Arbeitssicherheit Fortbildung Handbuch/ Arbeitsanweisung Prüfberichte Umweltschutz Wartungsbücher NOTFALLORDNER Ämter An-/ Umbau Auswertungen Banken Bedienungsanleitungen Buchhaltung Formulare Firma Immobilien KFZ Mitarbeiter Rahmenverträge Steuern Unternehmensführung Verbände Versicherungen Vertragspartner Immobilien Kinder Bank Versicherung Zeugnisse

32 Schreiben Sie drauf, was drin ist 00 Kundeninfos_Projektbeteiligte 01 SV Architekt / Bauherr 02 Leistungsnachweise_Fotos 03 Bestellungen_Lieferscheine 04 Rechnungen 05 Protokolle 06 LV 07 Auftrag 08 Angebot

33 Die Lösung gegen Informationsinseln

34 Digitales Dokumenten- Management Archivserver auch als 19-Zoll-Server (3 HE) erhältlich

35 Datensicherheit

36 Informationen überall verwalten

37 Digitale Projektdokumentation - Notizbücher anlegen / pro Kunde / MA - am PC Dokumente hochladen vorbereiten: Office-Dokumente, s, Kontakte, Fotos - Unterwegs weitere Notizen aufnehmen zum jeweiligen Kunden/Projekt - Ordner können für Kontakte oder Mitarbeiter freigegeben werden: - unterwegs Dokumente einsehen / neue Notizen eingeben Installieren auf PC und mobil als App - Bilder und Notizen sind handschriftlich bearbeitbar - Erinnerungen für Notizen sind möglich. Weiterleitung und Speichern, etc.

38 Digitale Projektdokumentation

39 Digitale Projektdokumentation Notabilitiy Projekte /Ordner anlegen Notizen, Fotos, Audioaufnahmen zu unterschiedlichen Themen erstellen und bearbeiten, weiterleiten, etc.

40 Digitale Projektdokumentation Skizzen erstellen, Fotos, Webseiten einfügen oder Audioaufnahmen erstellen und einfügen. Sie können auf dem Pad Ihre Eintragungen auf jedem Dokument machen. Direktverbindung zu Speicherung in den Projektordner möglich.

41 Persönliche Arbeitstechnik ist die beste Anlage fürs Leben!

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