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1 PKF FASSELT SCHLAGE 1 Merkblatt zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung Die rechtlichen Grundsätze zur Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung ergeben sich aus der Abgabenordnung (AO). Hier insbesondere die 145 bis 147 AO. Daneben hat die Finanzbehörde mehrere Verwaltungsanweisungen erlassen. Für die Vergangenheit waren dies die BMF-(Bundesministerium der Finanzen)Schreiben vom 9. Januar 1996, 7. November 1995 und 16. Juli Sie nahmen Bezug auf die Grundsätze ordnungsmäßiger DVgestützter Buchführungssysteme und auf die Grundsätze zum Datenzugriff und zur Prüfbarkeit digitaler Unterlagen (GDPdU). Das aktuelle BMF-Schreiben vom 26. November 2010 wird zu weiteren Veränderungen im Bereich der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung führen. Die Finanzbehörde wird künftig im Rahmen von Außenprüfungen oder auch ggf. unangemeldeten Nachschauen verstärkt auf die Umsetzung der darin gemachten Vorgaben achten. Ab sofort ist die Beachtung und Umsetzung der Verpflichtungen beim Einsatz elektronischer Kassensysteme Prüfungsschwerpunkt bei Außenprüfungen in der Bargeldbranche. Was ist zu beachten? PC-Kassen Die rechtliche Verpflichtung zur Einzeldatenaufzeichnung besteht für diesen Bereich bereits seit dem 1. Januar Er umfasst alle PC-Kassen und elektronischen Registrierkassen mit einem angeschlossenen PC-System (sog. Back-Office-Systeme). Wird im Fall der Außenprüfung die Methode der Datenträgerüberlassung gewählt, sind die Journaldateien der chronologisch verbuchten Geschäftsvorfälle mit maschinell auswertbaren Strukturinformationen als Datenbasis bereitzustellen. Elektronische Registrierkassen Für elektronische Registrierkassen gilt die Einzeldatenaufzeichnungsverpflichtung auf der Bonebene seit dem 26. November Das BMF-Schreiben nimmt Bezug auf 147 Abs. 1 AO.

2 PKF FASSELT SCHLAGE 2 Das bedeutet im Einzelnen: - Unterlagen, die mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden sind (hier elektronische Registrierkasse, nachfolgend Geräte genannt), sind während der Dauer der Aufbewahrungsfrist 10 Jahre jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar aufzubewahren. Wird der Pflicht zur Einräumung des Datenzugriffs nicht innerhalb einer angemessenen Frist nachgekommen, droht ein Verzögerungsgeld von mindestens 2.500,00. - Die eingesetzten Geräte sowie die damit erstellten Unterlagen müssen ab diesem Zeitpunkt den Anforderungen der GDPdU entsprechen. - Die Feststellungslast trägt der Unternehmer - Insbesondere müssen alle steuerlich relevanten Einzeldaten (Einzelaufzeichnungspflicht) unveränderbar und vollständig aufbewahrt werden. - Das gilt auch für die mit diesem Gerät erzeugten elektronischen Rechnungen i. S. d. 14 UStG. - Eine Verdichtung dieser Daten oder ausschließliche Speicherung der Rechnungsendsumme ist unzulässig. - Das ausschließliche Vorhalten aufbewahrungspflichtiger Unterlagen in ausgedruckter Form ist nicht ausreichend. - Die digitalen Unterlagen und die Strukturinformationen müssen in einem auswertbaren Datenformat vorliegen. - Ist die vollständige Speicherung aller steuerlich relevanten Daten innerhalb des Gerätes nicht möglich, müssen diese Daten unveränderbar und maschinell auswertbar auf einem externen Datenträger gespeichert werden. - Ein Archivsystem muss die gleichen Auswertungen wie jene im laufenden System ermöglichen.

3 PKF FASSELT SCHLAGE 3 - Was sind steuerlich relevante Daten? Journal-, Auswertungs-, Programmier- und Stammdatenänderungen. - Die konkreten Einsatzorte und -zeiträume der Geräte sind zu protokollieren. Diese Protokolle sind aufzubewahren. - Die Grundlagenaufzeichnungen zur Überprüfung der Bareinnahmen sind für jedes Gerät getrennt zu führen und aufzubewahren. - Die zum Gerät gehörenden Organisationsunterlagen müssen aufbewahrt werden. Dies gilt insbesondere für Bedienungsanleitung, Programmieranleitungen und alle weiteren Anweisungen zur Programmierung des Gerätes. - Werden mit Hilfe des Gerätes auch unbare Geschäftsvorfälle erfasst (z. B. EC-Cash), muss aufgrund der erstellten Einzeldaten ein Abgleich der baren und unbaren Zahlungsvorgänge und deren zutreffenden Verbuchung im Buchführungswerk gewährleistet sein. - Kann die elektronische Registrierkasse nicht alle Kasseneinzeldaten für 10 Jahre im Gerät speichern, ist die Kasse mit Speichererweiterungen auszustatten oder sind die Daten manipulationssicher und unveränderbar auf einen externen Datenträge zu speichern. - Ist das Datenformat für das Finanzamt nicht auswertbar, sind die Daten auf Kosten des Unternehmers umgehend in ein auswertbares Format zu konvertieren. - Werden mehrere Registrierkassen miteinander verbunden, gelten die Regelungen für jedes einzelne Gerät.

4 PKF FASSELT SCHLAGE 4 Ausnahmeregelung Das BMF-Schreiben vom 26. November 2010 sieht Erleichterungen für einen Übergangszeitraum bis zum 31. Dezember 2016 für die Geräte vor, die nicht aufgerüstet werden können. Allerdings erwartet die Finanzverwaltung, dass der Unternehmer alles unternimmt, damit die Programmierung aller Speicherunterdrückungen beseitigt und möglichst alle technisch verfügbaren Sicherungsverfahren dem Finanzamt zugänglich macht. Hier gelten die Anforderungen des BMF-Schreibens vom 9. Januar Darin heißt es: - Der Unternehmer hat alle technischen Möglichkeiten der Softwareanpassung und Speichererweiterung auszuschöpfen. Sollten diese Anpassungen nicht möglich sein, hat der Unternehmer Folgendes zu beachten: - Die zur Kasse gehörenden Organisationsunterlagen, insbesondere die Betriebsanleitung, die Programmieranleitung, die Programmabrufe nach jeder Änderung (u. a. Artikelpreise), Protokolle über die Einrichtung von Verkäufer-, Kellner- und Trainingsspeichern u. ä., alle weiteren Anweisungen zur Kassenprogrammierung (Anweisungen zum maschinellen Ausdrucken von Pro-forma-Rechnungen oder zum Unterdrücken von Daten- und Speicherinhalten). sind aufzubewahren. - Mit Hilfe der Kasse erstellte Rechnungen sind aufzubewahren. - Die Tagesendsummenbons mit Ausdruck des Nullstellungszählers (fortlaufende Z-Nummer), Stornobuchungen, Retouren, Entnahmen sowie Nachweis der Zahlungswege (bar, Scheck, Kredit) sind aufzubewahren. - Das gilt auch für alle weiteren im Rahmen des Tagesabschlusses abgerufenen Ausdrucke der EDV-Registrierkassen, wie z. B. betriebswirtschaftliche Auswertungen, Ausdrucke der Trainingsspeicher, Kellner- und Spartenberichte im Belegzusammenhang mit dem Tagesendsummenbon. - Die Vollständigkeit der Tagesendsummenbons ist durch organisatorische oder durch programmierte Kontrollen sicherzustellen.

5 PKF FASSELT SCHLAGE 5 Einsatz einer offenen Ladenkasse Das Führen einer offenen Ladenkasse ist weiterhin möglich. Allerdings hat die Finanzbehörde den Einsatz einer solchen Kasse mit einem sehr hohen Aufwand verbunden. Der Einsatz ist möglich, wenn ein Tageskassenbericht handschriftlich erstellt wird. Dabei muss der Kassenbestand am Geschäftsschluss des Vortages in der ersten Zeile des darauf folgenden Tages eingetragen werden. Es ist ein täglicher Kassensturz zu machen. Der Geldbestand ist täglich durch ein Zählprotokoll nachzuweisen. Des Weiteren wird seitens der Finanzbehörde empfohlen, weitere Grundaufzeichnungen aufzubewahren (z. B. Catering-Bestellungen, Reservierungsbücher usw.). Folgen von Mängeln Die nicht ordnungsgemäße Aufzeichnung der Bar-Umsätze führt zum Verlust der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung mit der Folge, dass das Finanzamt die Besteuerungsgrundlagen schätzt. Größere Differenzen in den Grundaufzeichnungen führen neben Umsatz- und Gewinnzuschätzungen auch zur Einleitung eines Steuerstrafverfahrens. Zusammenfassung - Die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit der Aufzeichnungen von Bar-Umsätzen sind noch einmal deutlich gestiegen. - Die Finanzbehörde schult derzeit die Prüfdienste intensiv und flächendeckend in diesem Bereich. - Fragen zur Umsetzung der genannten Vorgaben werden gern von uns beantwortet. - Ein gemeinsames Gespräch mit den Kassenvertriebsunternehmen kann eine sinnvolle Alternative darstellen. - Wichtig sind die schnelle Umsetzung und die Einhaltung der neuen Standards.

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