Spamfilter konfigurieren mit Scalix Web Access...2. Spamfilter...2. Spameigenschaften...3. Regel erstellen...3

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1 Stand Februar 2008

2 Inhaltsverzeichnis Spamfilter konfigurieren mit Scalix Web Access...2 Spamfilter...2 Spameigenschaften...3 Regel erstellen...3 Den Lerneffekt des Spamfilters nutzen...6 Die guten ins Töpfchen...6 Die schlechten ins Kröpfchen...6 Stichwort Compliance...7 Compliance

3 Spamfilter konfigurieren mit Scalix Web Access Die hier beschriebenen Einstellungen gelten für die Einrichtung eines Spam-Filters über den Scalix Webmailer und nicht für andere Mailclients wie beispielsweise MS Outlook. Da diese Regeln serverseitig eingestellt werden müssen und nicht über einen lokalen Dienst in Anspruch genommen werden können, müssen Sie zum Erstellen einer Regel den Mailserver über einen Browser aufrufen. Die dazugehörige Adresse erfahren Sie von Ihrem Administrator.''' Spamfilter Spamming ist längst zu einer Internetplage geworden. Hier verschafft nur ein professionelles und kompetent eingerichtetes Regelsystem Abhilfe. Ein Spamfilter wird serverseitig konfiguriert und hilft erheblich Zeit einzusparen, die ansonsten für das Sortieren von richtigen und falschen s aus überfüllten Postfächern verloren geht. Das Resultat eines gut konfigurierten Spamfilters ist ein reibungsloser -Verkehr, der den Fortlauf wichtiger Geschäftsprozesse gewährleistet. Alle ein- und ausgehenden s werden zunächst nach bestimmten Eigenschaften von einem Mailscanner nach bestimmten Kriterien gefiltert. Dabei werden die s neben Viren auch nach typischen Spameigenschaften untersucht und ein Spam-Score wird errechnet. Dieser Wert gibt an wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass es sich um eine Spam-Mail handelt. Hier gilt: Je höher der Wert, desto größer ist die Wahrscheinlichkeit. Trotz hoher Sicherheitsvorkehrungen rutschen immer wieder Spams in den Posteingang. Damit diese in Zukunft auch als Spam erkannt werden, folgen Sie bitte dieser Anleitung. -2-

4 Spameigenschaften Der Spam-Wert steht in den Eigenschaften der Kopfzeile Ihrer . Diese erhalten Sie, indem Sie mit einem rechten Mausklick auf die Kopfzeile Ihrer klicken und den Punkt» Alle Kopfzeilen anzeigen «anwählen. Nun öffnet sich der Webseitendialog zu dieser . Darin finden Sie unter anderem das Spam-Level, welches aus dem Spam-Score errechnet wurde. Die im vorherigen Bild abgebildete Spam-Mail wurde anhand von typischen Spameigenschaften auf ein Spam-Level mit sechs Sternchen festgelegt (siehe rote Einrahmung). Regel erstellen Kopieren Sie das X-Spam-Level bis zum vierten Sternchen, da Sie dieses später für die Bedingungen der neu eingerichteten Regel benötigen. Klicken Sie nun in Ihrem Scalix Web Access Mailprogramm in der Menüleiste auf» Extras/ Regeln «und melden Sie sich mit dem gleichen Benutzer und Passwort wie beim Öffnen des Webmailers an. Klicken Sie nun auf» Neue Regel erstellen «, so dass sich dieses Fenster öffnet: -3-

5 Setzen Sie ein Häkchen bei» Aktiviert «, so dass die Regel dauerhaft angewendet wird. Im nächsten Schritt klicken Sie auf» Aktionen «, um die Regel genauer zu definieren. Wählen Sie nun im Pull-down-Menü (wie im folgenden Bild angezeigt) die Aktion» Löschen «. Eine einkommende , die durch die hier erstellte Regel als Spam identifiziert wurde, wird durch diese Auswahl in Ihrem Scalix Web Access Webmailer in den Ordner» Gelöschte Objekte «verschoben. Zu guter letzt fehlen noch die Bedingungen, wann für die Regel Spam-Filter bis Level: **** s in die» Gelöschten Objekte «Ihres Webmailers verschoben werden sollen. Klicken Sie dafür auf den Button» Bedingungen «und wählen Sie im Pull-down-Menü die Möglichkeit» Nachrichtenkopfzeilen «. -4-

6 Nun wird die Nachrichtenkopfzeile jeder eingehenden auf die Eigenschaft untersucht, die Sie in das dafür vorgesehene Feld» enthält «eintragen. Verwenden Sie hierfür bitte das aus der Kopfzeile kopierte Spam-Level mit vier Sternchen (siehe Bild oben). So werden alle s, die anhand der typischen Spameigenschaften mindestens dieses Level oder mehr aufweisen, in den Ordner» Gelöschte Objekte «verschoben. Sollten Sie wieder erwarten weiterhin viele Spam-Mails in Ihren Posteingang bekommen, verfeinern Sie gegebenenfalls die Spam-Regel, indem Sie den Wert unter» enthält «auf drei Sternchen setzen. Wichtig ist zudem, dass der Ordner» Gelöschten Objekte «Ihres Webmailers regelmäßig von Ihnen kontrolliert wird, so dass Sie sicher gehen können, dass keine wichtigen s als Spam- Mails klassifiziert wurden. -5-

7 Den Lerneffekt des Spamfilters nutzen Die besten Regelungen werden nicht verhindern können, dass Sie in Ihrem Posteingang weiterhin Spam-Mail finden werden. Ebenso werden mit Hilfe der -Scans anhand der automatischen Filterfunktionen immer wieder erwünschte s in den Spam-Ordner verschoben. Die guten ins Töpfchen Werden erwünschte s (im Englischen als ham bezeichnet) trotz umfassender Filterfunktionen den Spam-Mails zugeordnet, verschieben Sie diese in Ihrem Webmailer in den Posteingang und lassen diese mindesten einen Tag darin. Anhand des Posteingangs hat der Webmailer die Möglichkeit zu lernen. Nachrichten, die sich über einen längeren Zeitraum im Posteingang befinden, werden positiv kategorisiert. Das bedeutet, dass Nachrichten des Absenders, den Sie zuvor aus dem junk -ordner (Erklärung im nächsten Punkt) in den Posteingang verschoben haben, zukünftig nicht mehr als Spam kategorisiert werden. Die schlechten ins Kröpfchen Da es keinen 100-prozentigen Schutz vor Spam-Mails gibt, werden (auch nachdem wie oben besprochen eine Spam-Regel angelegt wurde) dann und wann Spam-Mails nicht erkannt werden und daher in Ihrem Posteingang landen. Hier kann ebenfalls die Lernfähigkeit des Webmailers genutzt werden. Erstellen Sie hierfür einen Unterordner durch einen Rechtsklick auf den Hauptordner: Posteingang. -6-

8 Nennen Sie diesen Ordner junk , da dieser Name bei einigen Mailclients wie Outlook bereits enthalten ist. Verschieben Sie in diesen Ordner alle unerwünschten Spam-Mails und lassen Sie diese einige Zeit darin liegen. Nun kann der Webmailer, für den in diesem Ordner die schlechten Nachrichten lernen und dafür sorgen, dass einkommende Nachrichten von den hier liegenden Absenderadressen zukünftig nicht mehr in den Posteingang verschoben werden. Stichwort Compliance Unter dem Stichwort Compliance (englisch für Befolgung oder Einhaltung) werden im IT-Bereich unter anderem Themen wie Datensicherheit, Verfügbarkeit von Daten sowie Datenschutz behandelt. Darüber hinaus gehört in den Bereich der Compliance auch die Selbstverpflichtung eines Unternehmens, freiwillig erstellte Verhaltenskodizes und Unternehmensrichtlinien zu befolgen (Corporate Compliance). Dadurch sollen neben einem schlechten Image für das Unternehmen Haftungsfälle bzw. Schadensersatzklagen minimiert werden. Zu diesem Zweck überwacht das Compliance Management mit Hilfe bestimmter Maßnahmen die Einhaltung und Gewährleistung aller durch die Rechtsordnung und die Unternehmensleitung bestehenden relevanten Regelungen. Im Bereich der Informationstechnologie ist die Einhaltung der rechtlichen Grundlagen für den Datenverkehr unerlässlich und Regelverstöße werden gesetzlich sanktioniert. Die rechtlich bindenden Vorgaben ergeben sich vor allem aus dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG), sowie seit dem 1. Januar 2007 aus der Banken- und Kapitaladäquanzrichtlinie Basel II. Dabei sollen die operationellen Risiken, die sich aus dem Einsatz von Informationstechnologien ergeben, durch ein aktives IT-Risikomanagement über redundante Systeme, eine wirksame Sicherheitsstruktur und Notfallpläne gemindert werden, die bei der Kreditentscheidung einer Bank positiv berücksichtigt werden und für günstige Konditionen sorgen. Betroffen von Compliance-Anforderungen sind vor allem Aktiengesellschaften und GmbHs, da hier die Geschäftsführer und Vorstände persönlich für die Einhaltung der gesetzlichen Regelungen haftbar gemacht werden können und bei deren Missachtung diese mit gesetzlichen als auch mit zivilrechtlichen Folgen zu rechnen haben. Compliance Auch das ing ist an die Einhaltung von Gesetzen und Verordnungen gebunden, die häufig durch das Corporate Compliance ergänzt werden. Dazu gehört neben der vorschriftsmäßigen Archivierung geschäftsrelevanter s auch die gesetzeskonforme Filterung ein- und ausgehender Nachrichten und die damit übereinstimmende Vernichtung von Spam-Mails. -7-

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