Merke: Rezeptabrechnung

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1 Rezeptabrechnung 323 G.10 Rezeptabrechnung G.11 Das Rezept ist eine Urkunde Das Rezept ist eine schriftliche Anweisung des Arztes an den Apotheker, Arzneimittel in einer bestimmten Menge an den Inhaber der Verschreibung abzugeben. Das Rezept ist eine Urkunde, deshalb können Missbrauch, Fälschungen usw. strafrechtlich verfolgt werden. Der Abgebende in der Apotheke darf fehlende oder falsche Angaben bei der Krankenkasse, bei den Patientendaten, bei der Statusgruppe, der Vertragsarztnummer oder dem Gültigkeitsdatum der Versichertenkarte nur nach Maßgabe der jeweiligen Lieferverträge ergänzen bzw. berichtigen. Man unterscheidet die üblichen Kassenrezepte (siehe Abbildung), Privatrezepte und mehrteilige Betäu bungs mittel rezepte (siehe Randnummer B.50). Merke: Für das Apotheken perso nal fallen alle Angaben im Zusammenhang mit einer ärztlichen Ver ord nung unter die Schweige pflicht! G.12 Das Kassenrezept soll maschinenlesbar sein Die Apotheken sind gesetzlich verpflichtet, den Kranken kassen Daten über Art und Menge der verschriebenen Arzneimittel zur Verfügung zu stellen. Diese Daten müssen maschinenlesbar sein. Voraussetzung dafür ist eine ord nungs gemäße Beschriftung der Rezepte. In den meisten Arzt praxen und Apotheken werden die Rezepte deshalb heutzutage maschinell bedruckt. G.13 Was auf dem Kassenrezept stehen muss Das Kassenrezept ist ein Formblatt im Querformat. Es ist rot bedruckt, damit es nicht einfach kopiert werden kann. Im Rezeptkopf wird die Krankenkasse markiert. Der Vor druck nennt folgende Kassenarten: AOK = Allgemeine Ortskrankenkasse LKK = Landwirtschaftliche Krankenkasse BKK = Betriebskrankenkasse IKK = Innungskrankenkasse VdAK = Verband der Angestelltenkrankenkassen AEV = Arbeiter-Ersatzkassen-Verband Knappschaft UV = Unfallversicherung Die Kasse, die als Kostenträger in Frage kommt, muss in der zweiten Zeile angegeben werden (Beispiel: AOK Muster hausen). Wird im Rezeptkopf VdAK angekreuzt, muss darunter zum Beispiel BEK, DAK oder KKH geschrieben werden (siehe Tabelle G.6). In den Spalten darunter werden die für die Kran kenkasse notwendigen persönlichen Daten des Ver sich er ten eingetragen und gegebenenfalls der Name des mitversicherten Angehörigen. Diese Daten werden in der Arzt praxis mit Hilfe der vorgelegten Kran-

2 324 Rezeptabrechnung kenversiche rungskarte aufgedruckt. Zusätzlich druckt die Arztpraxis die Vertrags arztnummer sowie das Ausstellungsdatum aufs Rezept. Unter dem Status des Versicherten versteht man die Mitgliedsgruppenbezeichnung. Die Ziffer 1 steht für Mitglied, die Ziffer 3 für Familienangehöriger, die Ziffer 5 für Rentner. Eine dieser Ziffern ist Bestandteil der Statusnummer, die auch mehrstellig sein kann und kassen interne Kennzeichnungen enthält. Der Kern des Rezeptformulars steht dem Arzt für seine Verordnung zur Verfügung. Die rosa Färbung soll Fälschungen (Radieren, Kratzen) erschweren. Die Verordnung beginnt mit der Abkürzung Rp., was sich vom lateinischen recipe = nimm ableitet. Daneben steht in Klammern Bitte Leerräume durchstreichen. Das Durch streichen soll verhindern, dass Fälscher andere als die ärztlich verordneten Arzneimittel hinzufügen. In das rosa Feld schreibt oder druckt der Arzt seine Verordnungen. Sie sind pro Rezeptblatt auf drei begrenzt. Hat der Arzt eines der Kästchen mit der Überschrift aut idem (lateinisch = dasselbe) angekreuzt, so darf die Apotheke das verordnete Präparat nicht austauschen. Am linken oberen Rand des Rezeptes befinden sich sechs Kästchen. Die Befreiung von der Zuzahlung wird durch Ankreuzen des obersten Kästchens Gebühr frei gekennzeichnet. Muss der Versicherte bezahlen, so wird das zweite Kästchen Geb.-pfl. angekreuzt. Das dritte Kästchen ist mit noctu (lateinisch = nachts) beschriftet. Ein Kreuz kennzeichnet die Ausstellung des Rezeptes in der Zeit außerhalb der gesetzlichen Ladenöffnungszeiten. Wird das Rezept während dieser Zeit beliefert, darf die Apotheke der Krankenkasse die gültige Nachtgebühr in Rechnung stellen. Die Kästchen Unfall bzw. Arbeitsunfall sind gegebenenfalls vom Arzt anzukreuzen. Oben rechts auf dem Rezeptformular befinden sich weitere Kästchen: Das Feld 6 trägt die Überschrift BVG, diese Ab kürzung steht für das Bundesversorgungsgesetz. Es wird angekreuzt, wenn die Arzneimittel aufgrund von Versorgungsansprüchen an den Staat verordnet werden. Diese Verordnungen sind gebührenfrei. Bei Verordnungen von Hilfsmitteln, Impfstoffen und Sprechstundenbedarf sind die Felder 7, 8 und 9 anzukreuzen. Impfstoffe sind für den Sprechstundenbedarf gebührenfrei. In der oberen rechten Ecke wird in der Apotheke die Apotheken- Nummer bzw. das Institutionskennzeichen (IK) eingedruckt. Vor der ersten und nach der letzten Stelle ist ein + einzudrucken. Die Zeile darunter ist vorgesehen für den Zuzahlungsbetrag des Versicherten, daneben kommt die Gesamt-Brutto-Summe der Verordnung (= Betrag der drei addierten Taxfelder).

3 Rezeptabrechnung 325 Grundsätzliches: äußere Feldumrandungen immer einhalten Ziffern nicht in Teilfelder einzeln positionieren gleichmäßige Zeilenabstände und Schriftgröße einhalten konstante Schreibdichte, 10 oder 12 Zeichen pro Zoll Rezeptvorderseite nur in schwarzer Farbe ausfüllen auf der Rezeptrück - seite nur rote Farbe verwenden keine Klebeetiketten auf das Rezept kleben Farbband regelmäßig auswechseln Zuzahlung mit Komma nicht vornullen ganzzahlige Beträge mit zwei Nullen für die Cent auffüllen (z.b.10,00) bei Gebühr frei nur 0 eintragen Institutionskennzeichen immer 7-stellig angeben, ohne 30 vor erster und nach letzter Ziffer ein + drucken Gesamt-Brutto mit Komma ohne Tausendertrennpunkt nicht vornullen ganzzahlige Beträge mit zwei Nullen für Cent auffüllen Einzeltaxe ohne Komma ohne Tausendertrennpunkt nicht vornullen ganzzahlige Beträge mit zwei Nullen für Cent auffüllen Faktor nur eintragen, wenn ein Vielfaches einer Packung angegeben wird bei zulässiger Stückelung Angabe einer 0 Formularkennzeichen Apothekenangaben a) Name und Anschrift einzeilig neben Formularkennzeichen b) Abgabedatum Datum (TTMMJJ) ohne Trennpunkte (z.b ) auf Rezeptvorderseite innerhalb des Verordnungsfeldes kann im Anschluss an Name + Anschrift gedruckt werden Pharmazentralnummer (PZN) immer siebenstellig (Ausnahme Hilfsmittelnummer) Sonderkennzeichen AM ohne PZN Rezepturen Hilfsmittel Verbandmittel, Pflaster ohne PZN Homöopathika ohne PZN Stückelung Abrechnung Mietgebühren Hilfsmittel Methadon-Zubereitungen Zytostatika-Zubereitungen Mittel zur parenteralen Ernährung Einzeln importierte Arzneimittel Abb. G.8 Kassenrezept

4 326 Rezeptabrechnung Die drei darunter liegenden Zeilen bieten Platz für den Eindruck der siebenstelligen Pharmazentralnummern (Arzneimittel-/Hilfsmittel-/Heilmittel-Nr.) sowie des Einzel preises ( Taxe ) der vom Arzt verordneten Mittel. Das Feld Faktor ist nur auszufüllen, wenn ein Vielfaches einer Packung abgegeben werden muss, um der Menge der ärztlichen Verordnung zu entsprechen. Die Angaben zur abgebenden Apotheke stehen ein- oder zweizeilig neben Rp.. Sie dürfen höchstens bis zum rechten Rand des Versichertenfelds reichen. Anzugeben sind Name und Anschrift der Apotheke sowie das Abgabedatum. Tag, Monat und Jahr sind ohne Trennpunkte aufzutragen (zum Beispiel für den 12. Juni 1999). Merke: Aufkleber aller Art sowohl auf Vorder- als auch Rück seite des Rezeptes sind nicht erlaubt. Das gleiche gilt für Klammern oder ähnliches. Sie beeinträchtigen die Maschinen lesbarkeit des Rezeptes. Tab. G.7 Was passiert mit den belieferten und bedruckten Rezepten? Die Rezepte werden von der Apotheke ordnungsgemäß beliefert und bedruckt und was passiert dann? Natürlich möchte der Apothekenleiter das ihm zustehende Geld für die Warenlieferung. Es wäre umständlich und zeitraubend, mit jedem Kostenträger einzeln abzurechnen. Aus diesem Grund haben die Berufsorganisationen der Apotheker die Apothekenrechenzentren bzw. zentralen Verrechnungs stellen eingerichtet. Es handelt sich um Dienstleistungs unternehmen, die für den Apothekenleiter die Abrechnung mit den Krankenkassen vornehmen. G.14 Kostenträger für die Rezeptabrechnung (Auswahl) AOK Allgemeine Ortskrankenkasse Wichtig: Stadt oder Kreis müssen zusätzlich angegeben sein. LKK Landwirtschaftliche Krankenkasse Wichtig: Stadt oder Kreis müssen zusätzlich angegeben sein. BKK Betriebskrankenkasse Wichtig: Der Betrieb muss angegeben werden. IKK Innungskrankenkasse Wichtig: Die Innung muss näher bezeichnet werden. Knappschaft Bundesknappschaft Beispiele für VdAK-Kassen (VdAK = Verband der Angestellten krankenkassen): BEK Barmer Ersatzkasse DAK Deutsche Angestellten Krankenkasse HaMü Hamburg Münchner Ersatzkasse KKH Kaufmännische Krankenkasse (früher: Halle) TK Techniker Krankenkasse Beispiele für AEV-Kassen (AEV = Arbeiter-Ersatzkassen): GEK Gmünder Ersatzkasse Brühler Brühler Krankenkasse Solingen HZK (Zimmerer) Krankenkasse für Bau- und Holzberufe Unfallversicherungträger Bei einem Arbeitsunfall übernimmt die Berufsgenossenschaft (BG) die Kosten für die ärztliche Behandlung und die Versorgung mit Arzneimitteln. Sonstige Kostenträger Bundeswehr Bundesgrenzschutz Freie Heilfürsorge der Polizei Postbeamtenkrankenkasse A Sozialamt (mit Ortsangabe) Bundesamt für Zivildienst (Zivildienstleistende)

5 Rezeptabrechnung 327 Beispiele für apothekeneigene Rechenzentren sind: die VSA München das arz Haan das ARZ Darmstadt die Rezeptabrechnungsstelle Berliner Apotheker GmbH das NARZ Bremen Die Rechenzentren haben sich darüber hinaus verpflichtet, die gesetzlich geforderten Rezeptdaten an die Kranken kassen zu liefern. Für die Apotheke ist es eine große Arbeitsentlastung, wenn die Rezepte von einem Rechenzentrum abgerechnet werden. In der Regel müssen die Rezepte noch nicht einmal vorsortiert werden. Nur Rezepte, die einen höheren Wert als 500 haben, sollten aussortiert und extra oben auf den Stapel gelegt werden. Das gleiche gilt für eventuelle Sonderformulare oder für Rückläufer, die zur Korrektur an die Apotheke zurückgegeben wurden. Die Rezepte werden gewogen, zu einem Paket zusammengepackt und mit einem ausgefüllten Begleit formular versehen. Was passiert in den Rechenzentren? Dort wird eine Technik eingesetzt, die man als Image-Processing bezeichnet. Darunter versteht man, dass die Rezepte mit Hilfe eines Scanners verfilmt werden. Von jedem Rezept entsteht ein so genanntes Image, ein digitales Abbild. Das Rezeptimage, das man sich wie ein Foto vorstellen kann, wird an schließend durch Einsatz einer höchst komplizierten Software erkannt und erfasst. Die Daten werden gespeichert und nach den jeweiligen Krankenkassen sortiert. Die eingelesenen Daten bilden die Grundlage für die monatliche Abrechnung der Apotheken. Jede Apotheke erhält eine genaue Aufstellung über alle Kostenträger, zu deren Lasten Rezepte abgerechnet wurden. Angegeben werden außer dem die Bruttound Nettobeträge, die Patientenzuzahlung sowie der Kassenrabatt pro Kostenträger. Die Abrechnungsgelder an die Apotheken werden so rechtzeitig gezahlt, dass die monatlich fälligen Großhandels rechnungen termingerecht beglichen werden können. Parallel zum Versand der Abrechnungsunterlagen und Abrechnungsgelder an die Apotheken versenden die Rechenzentren die Rezepte an die Kostenträger. Für die Erstellung der Abrechnung sowie alle weiteren Leistungen erheben die Rechenzentren eine Gebühr, die auf der Basis des Nettorezeptumsatzes (Beispiel: VSA) oder des Bruttorezeptumsatzes errechnet wird. Aufgabe: Bitten Sie in Ihrer Apo theke darum, dass Sie zuschauen dürfen, wie die Rezepte für das Rechenzentrum fertig gemacht werden. Notieren Sie in Ihr Berichtsheft, wie dieser Vorgang abläuft. Merke: Die Krankenkassennummer auf dem Rezept ist für die korrekte Umsetzung der Rabattverträge unverzichtbar geworden. Nur durch diese Nummer ergibt sich eine rasche Zuordnung zu den gültigen Verträgen und zu den laut Vertrag abzugebenen Präparaten! Ein neues Sonderkennzeichen wird aufgetragen, wenn ein Rabattarzneimittel nicht lieferbar sein sollte. Selbstverständlich unterliegen alle Arbeitsvorgänge den strengen Auflagen des Datenschutzes. Außerdem sind die Rezepte auf allen Transportwegen umfassend versichert.

6 328 Rechnungsstellung Rechnungsstellung G.15 Anforderungen an eine ordnungsgemäße Rechnung Was versteht man unter einer Rechnung? Das Umsatzsteuergesetz (UStG) versteht unter einer Rechnung eine Dokument, mit dem ein Unternehmer oder ein von ihm beauftragter Dritter (z.b. Abrechnungs stelle G.16 G.17 für Forderungen) eine Lieferung oder eine sonstige Leistung gegenüber dem Leistungsempfänger (Kunden) abrechnet. Für einen Apotheker ist es nicht zwingend erforderlich, dass er das Wort Rechnung in dem Dokument ausschreibt. Es muss nur aus dem dargestellten Sachverhalt klar hervorgehen, dass beispielsweise eine Apotheke ihre verkauften Arzneimittel oder apothekenüblichen Waren gegenüber einem Arzt oder gegenüber einem sonstigen Kunden abrechnet. Werden Arzneimittellieferungsverträge mit bestimmten Kunden abgeschlossen, so ist ein solcher Vertrag ebenfalls als Rechnung zu akzeptieren, wenn erkennbar ist, dass alle für eine Rechnung notwendigen Angaben vorhanden sind. Fehlen in der vertraglichen Vereinbarung wesentliche Kriterien, so muss der Apotheker bzw. sein Personal die Rechnung mit dem Hinweis auf andere Unterlagen ausstatten. Darüber hinaus sind natürlich auch Wartungsverträge z.b. einer Heizungsbaufirma, die die Anlage mehrmals jährlich überwacht und reinigt, Beratungsverträge mit einem Steuerberater oder Mietverträge als Rechnungen zu werten, unter der Voraussetzung, dass alle vom Gesetz geforderten Angaben vorhanden sind. Eine Rechnung ist eine Urkunde, d.h. der Kunde hat keine Möglichkeit, die Rechnung einer Apotheke zu verändern. Eine Korrektur- bzw. Ergänzungs möglichkeit steht nur dem Verkäufer (= Apotheke) zu. Je nachdem, ob der Kunde zum vollen Vor steu - erabzug berechtigt ist oder nicht, kann die Rechnung mit oder ohne gesonderten Umsatzsteuerausweis erstellt werden. Diese Fragestellung tritt immer dann auf, wenn ein Kunde bei einem Teil seiner Leistungen bezahlte Vorsteuer in Ansatz bringen kann (siehe Randnummer D.42). Die Änderung einer Rechnung ist nur dann notwendig, wenn sie unvollständig oder falsch ausgestellt wurde. Dies kommt jedoch nicht zum Tragen, wenn ein Kunde eine Rechnung skontiert bzw. aufgrund fehlerhafter Lieferung den Zahlungsbetrag von sich aus vermindert.

7 Rechnungsstellung 329 G.18 Welche Angaben muss eine Rechnung enthalten? Notwendige Angaben bei der Rechnungsausstellung Name, Anschrift und Rechtsform des leistenden Unternehmers (Apothekers) Name und Anschrift des Leistungsempfängers (Kunden) Bezeichnung der gelieferten Gegenstände nach Menge und handelsüblicher Bezeichnung sowie nach Art und Um fang bei den sonstigen Leistungen (Welche Anzahl von Medi kamenten in welcher Darreichungsform wurde geliefert?) Zeitpunkt der Lieferung oder der sonstigen Leistung (Wann wurden die Medikamente geliefert?) Ausstellungsdatum der Rechnung Bruttoentgelt (in ) für die Lieferung oder sons tige Leistung (Welcher Preis ist zu berechnen?) Damit der Rechnungsempfänger die in der Rechnung ausgewiesene Vorsteuer geltend machen kann, sind gemäß Umsatzsteuergesetz (UStG) folgende weitere Angaben erforderlich: Nettoentgelt (d.h. Rechnungsbetrag ohne Umsatzsteuer, in ) Umsatzsteuersatz (in %) Umsatzsteuerbetrag (in ) oder ggf. der Hinweis auf eine Befreiung von der Umsatzsteuer eine eindeutig vergebene fortlaufende Rechnungsnummer des ausstellenden Unternehmens die vom Finanzamt erteilte Steuernummer oder die USt-ID-Nr. (Umsatzsteueridentifizierungsnummer) des ausstellenden Unternehmens. Daneben kann eine Rechnung noch Angaben enthalten, die für die Aufrechterhaltung und Förderung einer Geschäftsbeziehung förderlich sind, wie z.b. die Angabe der Telefaxnummer, der Telefon nummer, der -Adresse sowie sämtlicher für die Ab - wick lung der Geschäfte notwendigen Bankverbindungen (siehe Beispiel rechnung auf der nächsten Seite). G.19 G.20 Besonderheiten bei der Ausstellung von Rechnungen Die Kleinbetragsrechnungen Für Kleinbetragsrechnungen, also Rechnungen, deren Gesamt - wert (einschließlich Umsatzsteuer) 100 nicht übersteigt, gelten folgende Erleichterungen: Die Angabe von Namen und Adresse des Leistungs empfängers ist nicht erforderlich. Der Umsatzsteuerbetrag ist nicht gesondert auszuweisen, es reicht, den Prozentsatz der Umsatzsteuer anzugeben. Die Angabe des Zeitpunktes der Lieferung oder sonstigen Leistung ist nicht erforderlich.

8 330 Rechnungsstellung Beispiel für eine Rechnung mit gesondertem Umsatzsteuerausweis City-Apotheke Frankfurt am Main, Dr. Karsten Schmitt e. K. den Lindenallee 877 Tel.-Nr. 069/ Telefax-Nr. 069/ Frankfurt am Main Rechnungs-Nr. 23/2007 Kunden-Nr. 90 Frau Dr. med. Claudia Wetzel Ärztin für Allgemeinmedizin Rosenstraße Bad Homburg v.d. Höhe Sehr geehrte Frau Dr. Wetzel, für an Ihre Praxisadresse im Monat Juli 2007 gelieferte Medikamente erlauben wir uns zu berechnen: Artikelbezeichnung Menge Einzelpreis Gesamtpreis Betabion 100 mg Ampullen 4 3,58 14,32 5er Packung Diclofenac ratiopharm SF 2 16,61 33,22 Ampullen 30er Packung Calcium Sandoz 10% 7 9,24 64,68 Ampullen 10 ml 5er Packung Rechnungsbetrag 112,22 In diesem Rechnungsbetrag sind 19% Umsatzsteuer = 17,92 enthalten. Zahlung sofort nach Erhalt rein netto Kasse. Handelsregister Frankfurt am Main Nr Steuer-Nr Bankverbindungen: Frankfurter Sparkasse, BLZ Kto.-Nr Postbank Frankfurt am Main, BLZ Kto.-Nr

9 Rechnungsstellung 331 Nach den Vorschriften des Umsatzsteuergesetzes ist ein Dokument als Rechnung anzusehen, wenn der Name und die Anschrift des Verkäufers (Apotheker = leistender Unternehmer), die Art und der Um fang der sonstigen Leistung oder die handelsübliche Bezeichnung des Liefergegenstandes angegeben sind. Zur Vereinfachung des Ver waltungsaufwandes ist es möglich, Symbole, Zahlen, Buch staben oder sonstige Abkürzungen zu verwenden. Vor aus setz ung ist jedoch, dass sich ihre Bedeutung entweder aus der Rechnung selbst oder aus anderen Un ter lagen, die sich beim Rechnungs aussteller oder beim Rech nu ngs empfänger befinden können, eindeutig zuordnen lässt. Bei der Ausstellung einer Kleinbetragsrechnung ist darauf zu achten, dass ungenaue Angaben wie Im Rechnungsbetrag ist die gesetzliche Mehrwertsteuer enthalten oder Die Rech nungsstellung erfolgte inklusive der Mehrwertsteuer unterbleiben, da auch bei einer Kleinbetragsrechnung mindestens der Bruttorechnungsbetrag und der Steuersatz (also z.b. 19 oder 7%) angegeben werden müssen. Beispiel: Die City-Apotheke in Frankfurt am Main berechnet ihrem Kunden Dr. med. Michael Kurz folgende Artikel: City-Apotheke Frankfurt am Main, den 2. April 2007 Dr. Karsten Schmitt e. K. Lindenallee Frankfurt am Main Sehr geehrter Herr Dr. Kurz, wir haben Ihnen im März x 3 ml Diclofenac Stada N Ampullen zum Preis von 16,85 geliefert. Im Rechnungsbetrag sind 19% Umsatzsteuer enthalten! Wir bitten um baldigen Ausgleich auf eines der angegebenen Konten! Bankverbindungen: Frankfurter Sparkasse, BLZ Kto.-Nr Postbank Frankfurt am Main, BLZ Kto.-Nr G.21 Rechnung mit verschiedenen Steuersätzen Sollen in einer Rechnung diverse Lieferungen oder sonstige Leistungen mit unterschiedlichen Steuersätzen abgerechnet werden, so sind die Entgelte nach Steuersätzen getrennt aufzuführen und Rechnungsbeispiel mit verschiedenen Steuersätzen Rechnung vom Wir haben Ihnen geliefert mit dem dazugehörigen Steuersatz zu versehen. Bei maschineller Rechnungserstellung ist der Ausweis des Steuerbetrages in einer Freka-cid Salbe 250 g 17,91 X Summe zulässig, wenn die einzelnen Positionen der Rechnung Ameu Lachsölkapseln, mit ihrem Steuer satz versehen sind. Es ist auch zulässig, für die einzel nen Steuersätze Symbole oder Kennziffern zu verwenden. 120 Stück 18,50 Z 36,41 Diese sind aber dann auf dem Rechnungsformular an gut sichtbarer Stelle detailliert zu erläutern. Z = Steuersatz 7% Erläuterung: X = Steuersatz 19%, Beispiel: X = Steuersatz von 19%, Z = Steuersatz von 7%