DOKUMENTENMANAGEMENT MIT SHAREPOINT

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1 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen DOKUMENTENMANAGEMENT MIT SHAREPOINT LÖSUNGSANSÄTZE AUS DER PRAXIS Andreas Wolff, Senior Consultant HanseVision GmbH HanseVision GmbH, ein Unternehmen der Bechtle Gruppe

2 Agenda Was gehört zu einem DMS? Vertragsablage Vertragsdatenbank Fazit 2 München Andreas Wolff,

3 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen VERTRAGSABLAGE FAZIT Was gehört zu einem DMS? VERTRAGSDATENBANK Suchen und Finden mit SharePoint

4 Was gehört zu einem DMS? Gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten Versionierung Metadaten Zusammengehörende Dokumente Workflows Eindeutige Dokumente Berechtigungen 4 München Andreas Wolff,

5 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen WAS GEHÖRT ZU EINEM DMS? FAZIT Vertragsablage VERTRAGSDATENBANK Suchen und Finden mit SharePoint

6 Szenario Vertragsdatenbank Herausforderungen Zentrale Erfassung aller Verträge Nachverfolgung von Vertragsstatus Personalisierte Ansichten für jeden Mitarbeiter Fristenverfolgung Umsetzung in SharePoint Erfassung der Vertragsdaten in einer zentralen Liste Abbildung von verschiedenen Vertragsarten (Leasingvertrag, Kreditvertrag, Arbeitsvertrag, Dienstleistungsvertrag etc.) Personalisierte Darstellung z.b. Meine mir zugeordneten Verträge Fristenverfolgung Kündigungsfrist, Vertragsende, Zinsbindung 6 München Andreas Wolff,

7 Beispielhafter Aufbau - Startseite 7 München Andreas Wolff,

8 Beispielhafter Aufbau Erfassung neuer Verträge 8 München Andreas Wolff,

9 Beispielhafter Aufbau - Gesamtliste 9 München Andreas Wolff,

10 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen WAS GEHÖRT ZU EINEM DMS? FAZIT Vertragsdatenbank VERTRAGSABLAGE Suchen und Finden mit SharePoint

11 Szenario 2: Vertragsablage Herausforderungen Zentrale Ablage der Vertragsdokumente Jederzeit Verfügbar Gemeinsames Bearbeiten Versionierung Protokollierung - Audit Umsetzung in SharePoint Ablage der Dokumente in einer Vertragsmappe Pro Vertrag eine Mappe unterschiedliche Dateitypen (*.doc, *.xls, *.pdf) Metadaten des Vertrages hängen an dem Vorgang Berechtigungsvergabe erfolgt auf Mappen-Ebene 11 München Andreas Wolff,

12 Beispielhafter Aufbau - Startseite 12 München Andreas Wolff,

13 Beispielhafter Aufbau Erfassungsmaske Übersichtsseite mit den wichtigsten Metadaten 13 München Andreas Wolff,

14 Beispielhafter Aufbau Vertragsmappe 14 München Andreas Wolff,

15 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen WAS GEHÖRT ZU EINEM DMS? VERTRAGSDATENBANK Fazit VERTRAGSABLAGE Suchen und Finden mit SharePoint

16 Fazit Die hier vorgestellten Szenarien sind alle mit SharePoint umsetzbar Die Szenarien bauen aufeinander auf, so dass eine Schrittweise Umsetzung möglich ist Eine flexible Umsetzung der Kundenanforderungen ist möglich Der Reifegrad von SharePoint ermöglicht auch business-kritische und Compliane-Anwendungen umzusetzen Z.B. revisionssichere Ablage von Dokumenten 16 München Andreas Wolff,

17 Nächste Schritte/Call-to-Action Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Gerne besprechen wir Ihre individuellen Anforderungen im Rahmen eines Anforderungsworkshops!

18 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen

19 Ihr starker IT-Partner. Heute und morgen Danke für Ihre Aufmerksamkeit! Andreas Wolff, Senior Consultant HanseVision GmbH +49 (40) https://www.xing.com/profile/andreas_wolff13

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