Alle Normen unter einem Dach mit SharePoint 2013

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1 Alle Normen unter einem Dach mit SharePoint 2013 Prozessorientierte Managementsysteme, ISO-Standards, Qualitätsmanagement, Metadaten, prozessorientierte Wikis Speaker In den letzten Jahren haben ISO-Zertifizierungen für viele Unternehmen aus allen Bereichen der Wirtschaft erheblich an Bedeutung gewonnen. Auf Grund dessen stellen sich immer mehr Organisationen der Herausforderung, ein Managementsystem einzuführen und ihre Ablauf- und Aufbauorganisation zu strukturieren und zu formalisieren. Dieser Artikel zeigt auf, welche Hilfsmittel SharePoint zum Aufbau eines Managementsystems zur Verfügung stellt und inwieweit SharePoint den Anforderungen eines Managementsystems begegnen kann. Da über die Jahre immer neue Themen und Normen und somit auch spezialisierte Managementsysteme hinzugekommen sind, sind in vielen Branchen mehrere dedizierte Softwareapplikationen mit entsprechendem Funktionsumfang im Einsatz. Die Verwendung von einer Vielzahl an Einzellösungen führt jedoch zu Silos von Informationen innerhalb der Organisation, wodurch der Gesamtüberblick leicht verloren geht. Es ist folglich wichtig einen ganzheitlichen Ansatz zu verfolgen, um ein schlankeres Management zu ermöglichen, aber auch, um einer Problemverlagerung, beispielsweise zwischen Arbeitssicherheit und Umweltschutz, vorzubeugen. SharePoint als Integrationsplattform für alle Anforderungen Die Managementbeauftragten stehen auf Grund dessen meist vor der Herausforderung, einen Ordnungsrahmen zu schaffen, der die Transparenz und den Zusammenhalt aller wesentlichen Strukturen und Abläufe gestaltet und gewährleistet. Neben der Berücksichtigung der Mitarbeiterbeteiligung und der kontinuierlichen Verbesserung ist dafür eine nachvollziehbare und 48 49

2 nachhaltige Dokumentation unerlässlich. Diese Anforderungen können allerdings nicht alle Managementsysteme erfüllen. Zwar sind die meisten Managementsystem-Lösungen nach ISO-Standards konzipiert und enthalten bereits spezifische Formulare, Workflows und Metadaten, jedoch werden diese Systeme kaum von den Mitarbeitern genutzt, da die Normelemente nicht die betrieblichen Gegebenheiten widerspiegeln. An dieser Stelle setzt SharePoint als zentrale Informations- und Kommunikations-Plattform an. Selbstverständlich erfordert die Verwendung von SharePoint als Plattform für ein Managementsystem die Entwicklung von Best Practices von Grund auf, was eine Herausforderung sein kann. Allerdings ermöglicht Share- Point eine kostengünstige und gleichzeitig wertvolle Grundlage zum Aufbau eines integrierten Managementsystems, dass an den tatsächlichen betrieblichen Abläufen ausgerichtet ist. Der Weg zum Managementsystem Hat sich ein Unternehmen zur Aufgabe gemacht, ein prozessorientiertes Managementsystem mit SharePoint abzubilden, gilt es die beiden wesentlichen Ziele der Lösung vor Augen zu führen: 01 Integration der verschiedenen thematischen Anforderungen 02 Ausrichtung der Struktur an die Geschäftsprozesse Die DIN EN ISO 9001:2008 bestätigt die Notwendigkeit der Prozessorientierung beim Aufbau eines Qualitätsmanagementsystems und schlägt noch sieben weitere Grundsätze vor, die als essentielle Bestandteile eines Managementsystems gelten.

3 Ziele eines integrierten prozessorientierten Managementsystems Grundsätze des Qualitätsmanagements Grundsätzlich kann die ISO 9001 daher als Basisanforderungskatalog für branchenspezifische Regelwerke gesehen werden. Auf Grund dessen werden im Folgenden die wesentlichen Grundsätze aufgezeigt und daraus die Anforderungen an die Kernfunktionalitäten eines Managementsystems abgeleitet. Der Weg zur Prozessorientierung beginnt bei der Darstellung der Wechselwirkung der Prozesse. Die Visualisierung der Abhängigkeiten fördert das interne Kunden-Lieferantenverhältnis und somit auch das Miteinander. Das ständige Prüfen, Korrigieren und Verbessern der Prozesse ist ebenfalls Teil des Weges und kann durch Automatisierung gesteuert werden. Nicht nur die Erstellung einer prozessorientierten Dokumentation ist eine Voraussetzung dafür, sondern auch die Schaffung und Aufrechterhaltung des internen Umfelds. Neben der Beteiligung der Unternehmensführung ist die Einbeziehung der Mitarbeiter der prägendste Faktor. Leitet man von den aufgezeigten Grundsätzen des Qualitätsmanagements die wesentlichsten Systemanforderungen an ein software-gestütztes Managementsystem ab, erhält man die folgende Zusammenstellung: Integration und Vereinheitlichung verschiedener Managementsysteme Geschäftsprozessmodellierung Geschäftsprozessorientiertes Wissensmanagement Normkonforme Dokumentenverwaltung Personalisierung Rechtemanagement Das Leistungsspektrum von SharePoint Prozessorientiertes Wiki Aus der Projekterfahrung der IPI GmbH hat sich gezeigt, dass SharePoint mit dem Enterprise Wiki Template eine perfekte Basis für den Aufbau eines Managementsystems bietet. Dieses baut auf der SharePoint Publishing Infrastruktur auf und stellt somit die Veröffentlichungsfunktionen zur Verfügung. Da Seiten eines Enterprise Wikis über die Pagelayouts abgebildet werden, kann die individuelle Erweiterung wie bei Publishingseiten erfolgen. Eine Anpassung der Masterpages und Pagelayouts an die spezifischen Anforderungen eines Managementsystems ist mithilfe 50 51

4 Prozess-Wiki-Seite in SharePoint des SharePoint Designers oder des Visual Studios ohne weiteres möglich. So können beispielsweise managementsystemspezifische Artikel mit weiteren Kategorien (Felder) versehen werden, um die Informationen zusätzlich mit Metadaten anzureichern. Generischer Grundstock an Metadaten Verwaltete Metadaten und Inhaltstypen helfen dabei, die Inhalte besser zu verwalten und die gesuchten Informationen schneller zu finden. Auf Grund dessen wird für das Managementsystem ein generischer Grundstock an Metadaten benötigt, der eine hierarchische Klassifikation der Inhalte ermöglicht. Die Klassifikation der Inhalte ist auch Voraussetzung für die dynamische und automatische Aggregation von Dokumenten auf den Wiki- Seiten. Zwingend zugehörig sind eindeutige Taxonomien für die Prozessstruktur, die Unternehmensstruktur und die Dokumententypen. Weitere benötigte Spalten für die Metadaten der Prozessseiten und der mitgeltenden Dokumente können während der Einführung mit dem Rapid Prototyping Verfahren unternehmensspezifisch umgesetzt werden. Dabei gilt es, mit Hilfe der Metadatenzuordnung mindestens die folgenden Fragen beantworten zu können: Welche Prozesse laufen ab? Wie sind die Prozesse verknüpft? Welche Standorte und Geltungsbereiche sind einzubinden? Welche Prozesse laufen wo? Welche Regelwerke sollen in diese Prozesse integriert werden? Wer sind die Prozessverantwortlichen? Wer unterstützt die Prozessverantwortlichen? Um eine eindeutige Zuordnung der Inhalte zu Prozessen und Geltungsbereichen zu ermöglichen, muss das verwendete Page-Layout um weitere benutzerdefinierte Metadatenfelder erweitert werden. Dynamische Aggregation von Informationen Durch Platzierung von Inhaltsabfragewebparts, werden die zu der Prozessseite zugehörigen mitgeltenden Dokumente angezeigt. Die Abfrage bzw. die Darstellung der Dokumente ändert sich auf der Grundlage der Metadaten der aktuellen Seite. Sind die Spalten in entsprechenden Inhaltstypen gekapselt, ist die dynamische und automatische Aggregation von Inhalten über mehrere Websites einer Websitesammlung möglich. Um über die Farm verteilte managementrelevante Inhalte zu aggregieren, wird das Content Search WebPart benötigt, dass in der Enterprise-Lizensierung von SharePoint 2013 enthalten ist. Dieser WebPart gibt immer den von der Suche zuletzt indizierten Inhalt wieder. Für die unverzügliche Darstellung der aktuellsten Versionen der mitgeltenden Dokumente muss zwingend das Content Query WebPart gewählt werden. Transparente Geschäftsprozessvisualisierung und Navigation Zur Verdeutlichung des Zusammenwirkens der Einzelprozesse bzw. zur Visualisierung der Prozesse, kann auf jeder Seite eine Visio-Webzeichnung positioniert werden. Die einzelnen Shapes der Webzeichnungen ermöglichen eine einfache Verknüpfung der Prozesskette und der einzelnen Arbeitsschritte. Diese Form der Navigation kann durch die Bereitstellung einer Metadaten

5 navigation erweitert werden. Zusätzlich steht seit SharePoint 2013 die Managed Navigation zur Verfügung, die eine über die Taxonomie gesteuerte Navigation ermöglicht. Mitarbeiterintegration Um die Einbeziehung der Mitarbeiter in den kontinuierlichen Verbesserungsprozess zu gewährleisten, kann ergänzend im Page-Layout eine Pinnwand zur Ablage von Notizen platziert werden. Darüber hinaus verfügt jede Wiki-Seite im Standard über ein Control, welches die Bewertung der Inhalte ermöglicht. Mithilfe dieser Daten können die Wiki-Seiten die Ergebnisse einer Suchanfrage beeinflussen. Normkonforme Dokumentenverwaltung Grundlage für die normkonforme Verwaltung von Dokumenten ist die Verwendung von Dokumentenbibliotheken. Diese werden über managementsystemspezifische Inhaltstypen organisiert, die wiederum eine zentrale Verwaltung von Vorgabedokumenten ermöglichen. Durch die Unterstützung der gängigsten Dokumentenformate ist eine Einbindung von Anweisungen und Aufzeichnungen ohne weiteres möglich. Die Zuordnung der mitgeltenden Dokumente zu bestimmten Verantwortungs- oder Geltungsbereichen wird über einen Auswahlmechanismus mit dem entsprechend vorgegebenen Grundstock an Metadaten ermöglicht. Die Kennzeichnungspflicht von Dokumenten ist somit ebenfalls sichergestellt. Durch die vielfältigen Gruppierungs-, Filter- und Sortierfunktionen von SharePoint wird die Handhabung der Prozessdokumentationen und der Handbücher für die Anwender vereinfacht, da nicht relevante Informationen im Verborgenen bleiben. Richtlinien und Überwachung Die Anbindung von SharePoint an ein Active Directory ermöglicht im Managementsystem ohne größeren Aufwand eine benutzerbezogene Verteilung von Zugriffsrechten.

6 Die Rechteverwaltung von SharePoint erlaubt es, zwischen verschiedenen Benutzergruppen und Benutzerrollen zu unterscheiden und bei Befindlichkeiten den Zugriff auf bestimmte mitgeltende Dokumente und Wiki-Seiten durch Unterbrechung der Rechtevererbung einzuschränken. Sicherheit vor versehentlichen Änderungen wird allerdings ebenfalls durch die Versionskontrolle ermöglicht, die eine simple und lückenlose Nachverfolgbarkeit gewährleistet. Zudem bietet SharePoint eine Datensatzverwaltung für die Einhaltung von Verhaltensmaßregeln, Gesetzen und Richtlinien. Die Konformitätsdetails eines Inhalts geben Aufschluss über die angewandten Informationsverwaltungsrichtlinien sowie den aktuellen Datensatz- und Haltebereichsstatus. Kontinuierliche Verbesserung Für die Verwaltung und Verfolgung der prozessbezogenen Aufgaben, Verbesserungsvorschläge und Maßnahmen steht seit SharePoint 2013 eine eigene Dienstanwendung zur Verfügung. Diese sorgt dafür, dass alle verteilten persönlichen Aufgaben aggregiert auf der MySite dargestellt werden. Wird für die Ausarbeitung der Prozesse der neue Newsfeed von SharePoint eingesetzt, besteht die Möglichkeit, enthaltene Einträge über den Punkt Nachverfolgung als Aufgabe zu den persönlichen Aufgaben hinzuzufügen. Kernkomponenten im Überblick Betrachtet man rückblickend die zentralen Elemente der vorgestellten Lösung, tritt SharePoint den Systemanforderungen mit den folgenden Komponenten entgegen: Website auf Basis eines Unternehmenswiki Seitenbibliothek mit Seitenvorlagen für die Darstellung der Prozesse Dokumentenbibliothek für die mitgeltenden Dokumente Listen für die Korrektur- & Verbesserungsmaßnahmen Inhaltstypen und Vorlagen Taxonomien für Unternehmens- und Prozessstruktur sowie Dokumententypen Inhaltsabfrage-Webparts für die automatische dynamische Aggregation von Inhalten Zur Erfüllung von speziellen und individuellen Anforderungen, kann die Lösung selbstverständlich noch um zusätzliche unternehmensspezifische Ausprägungen ergänzt werden. Fazit SharePoint bietet die ideale Plattform zum Aufbau und der laufenden Pflege eines prozessorientierten integrierten Managementsystems und stellt dabei den unternehmensweiten Informationsaustausch mit hoher Usability sicher. Bei der Umsetzung eines Managementsystem-Projektes sollte allerdings beachtet werden, dass die reine Bereitstellung der Software keinesfalls den gewünschten Erfolg garantiert. Zur erfolgreichen Einführung gehört auch der Einsatz von Maßnahmen, die sowohl unternehmenskulturelle als auch organisatorische Aspekte berücksichtigen. Nur durch einen beständigen Einklang der drei Dimensionen Technik, Organisation und Mensch ist eine nachhaltige Einführung eines Managementsystems möglich, das alle Normen unter einem Dach vereint

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