PICA & MR Entscheiderforum. Fokus SharePoint von der Anforderung zum konkreten Projekt

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1 PICA & MR Entscheiderforum Fokus SharePoint von der Anforderung zum konkreten Projekt

2 Fokus SharePoint Von der Anforderung zum konkreten Projekt Agenda SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind? Der strategische Ansatz abseits der Technik Gemeinsames Verständnis entwickeln Einsatzgebiete identifizieren Anforderungen ermitteln Lösungsansätze diskutieren Roadmap definieren / Zuständigkeiten festlegen PICA GmbH 2

3 SharePoint im Unternehmen Jungfrau mit Kind? Warum SharePoint? Alle reden davon Zusam menarbeit SharePoint im Unternehmen Lizenzen PICA GmbH 3

4 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie ist Ihre Erwartungshaltung? Intranet-Modus Vernünftiges Projektmanagement Nicht Schnittstellen, sondern 1 Paket Licht ins Dunkel bringen Welche Anforderungen sind umsetzbar? Was geht einfach / was geht nicht? SharePoint als einfach zu handhabendes Tool Intuitives Arbeiten, ohne sich mit der Software zu befassen Was ist umsetzbar? Zielabgleich Kompromisse / Abstriche? SharePoint als organisatorische Lösung! Alles auf einen Blick Übersichtlich Alle Infos Zeitplan Kostenschätzung Abgleich mit ERP-Projekt Abgleich mit iphone/ipad? Wikis, Blogs, PICA GmbH 5

5 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Zusammenarbeit im Unternehmen Welche Formen und Arten der Zusammenarbeit gibt es bei uns im Unternehmen? Wie können wir diese unterstützen oder verbessern? Wie können wir Verbesserungspotenziale identifizieren und Erfahrung sammeln? Wo ist der dringendste Handlungsbedarf? Wie können wir hierdurch unseren Wertbeitrag erhöhen? Ein gemeinsames Verständnis für mögliche Einsatzszenarien von SharePoint entwickeln Wir sprechen zunächst darüber, was wir machen wollen nicht wie! PICA GmbH 6

6 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln EROS: Eliminieren Reduzieren Optimieren Schaffen Vier wesentliche Fragen zu Ihrem Veränderungsbedarf: Was muss eliminiert oder abgeschafft werden? (rot) Was soll reduziert oder vermindert werden? (gelb) Was sollte optimiert oder verbessert werden? (blau) Was könnte neu geschaffen, entwickelt oder eingeführt werden? (grün) Schreiben Sie bitte zu jeder der vier Kategorien fünf Themen auf ein Kärtchen (10 Min.) Stellen Sie Ihre Themen an der Metaplan-Wand vor (10 Min) PICA GmbH 8

7 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln EROS: Eliminieren Reduzieren Optimieren Schaffen PICA GmbH 9

8 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Reduzieren Zeitaufwand für Ablage Suchaufwand für Informationen Aufwand Veröffentlichungsprozesse Anzahl mehrfacher Dokumente Finden statt Suchen Arbeitskopien mit endloser Gültigkeit Aufwand Informationsaustausch Aufwand für Informationsdarstellung Eliminieren Aufwändige + umständliche Ablage Redundante + inkonsistente Dateien Jeder speichert wohin er will Doppelte Dateien + doppelte Datenhaltung Komplexe Daten- / Dokumentenstruktur Bisherige Dateiablage Uneinheitliche Versionsverwaltung Prozessbrüche E-R-O-S Optimieren Datenablage vereinfachen Informationsaustausch vereinfachen Angebots- / Bestellprozess Zentrale Verwaltung der Kundeninformationen Informationsaustausch zwischen Teams Synchronisation : Home/Mobile, Check In/Out Einbeziehung interner Partner Vereinheitlichung Management, im Team Schaffen Kooperation über OE-Grenzen Zusammenführen von Aktivitäten zu Kunden Multidimensionaler Daten-Zugriff statt Hierarchie Zentrales Werkzeug für die IT Projektplattform Vorbereitung Extranet Zentrales Cockpit Meine täglichen Services im SharePoint PICA GmbH 10

9 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Elevator Pitch*: Wie erkläre ich den Wertbeitrag in 1 Minute meinem Chef? 8:00 am Morgen Sie begegnen am Aufzug Ihrem Chef Er fragt Sie zu SharePoint Kein Small Talk!!! Er möchte wissen, welchen Wertbeitrag dieses Projekt liefert Sie haben nur 1 Minute Zeit für die Fakten! Schreiben Sie Ihre Argumente auf und präsentieren Sie diese (5+1 Min) (*) to pitch: jemandem etwas schmackhaft machen die Aufzugs-Präsentation PICA GmbH 11

10 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie erkläre ich den Wertbeitrag meinem Chef? PICA & MR Entscheiderforum PICA GmbH 13

11 SharePoint ein gemeinsames Verständnis entwickeln Wie erkläre ich den Wertbeitrag meinem Chef? 1 Minute für Ihre Karriere - ihr Werbespot! Zeit gewinnen, um sich auf die Kernaufgaben zu konzentrieren Klein starten, erste Erfolge mit Bordmitteln + überschaubarem Projektaufwand Reduktion administrativer Aufwände durch zentrales Informationsmanagement. Annahme: 10 % Einsparung von 2,5 Mio = 250 T p.a. Alles auf einer Plattform + Transparenz der Daten gültige Versionen, Änderungshistorie, Berechtigungen, keine Duplikate, Mehr Effizienz in den Workflows + Prozessen. Annahme: 20 % Einsparung = ca T p. a. Ich bekomme nur die Informationen, die ich auch benötige Informationen finden mich! Hilft, Informationen schnell + gezielt zu finden Arbeitseffizienz PICA GmbH 14

12 Einsatzgebiete identifizieren: Business Szenarien und Prozesse Fokus auf Ihr Kerngeschäft (was?), nicht auf die Technik (wie?) Schritt 1: Themen / Überschriften identifizieren zu den Themen-Clustern aus E-R-O-S Schritt 2: Sammeln relevanter Szenarien und Prozesse + funktionale Anforderungen auf Kärtchen Schritt 3: Priorisieren der Quick Wins jeder hat 5 Punkte zu verteilen PICA GmbH 18

13 Einsatzgebiete identifizieren: Business Szenarien und Prozesse Fokus auf Ihr Kerngeschäft (was?), nicht auf die Technik (wie?) PICA GmbH 19

14 Einsatzgebiete identifizieren: Business Szenarien und Prozesse Projekt- Plattform Suchen Finden Projektliste: Bereich / PL / PM / LA / Status Dokumentation: Projektantrag / Protokolle / techn. Beschreibung / Konzept / Aufgabenliste / Präsentationen / Teststellungen Kalender: Meilensteine / Meetings / LA / Schulungen / Verfügbarkeit Meldungen bei Störungen / Verzögerungen Ich will nicht suchen, nur finden Infos: Person, Dokument, Info P: Skill, Thema, Verantwortung D: Schlagwort, Volltext, Ablagestruktur; Abhängigkeit: Ablagestruktur vor Suche Ablagestruktur Info- Plattform I: Wie komme ich hin Suche / Navigation I: gibt es eine / wer kann zum Inhalt weiterhelfen? Logik: Ranking beeinfussbar / was, wo, Ergebnisqualität? Technik: Suchfelder / neuronal PICA GmbH 20

15 SharePoint Beispiel: Projekte Projektabwicklung (Projektmanagement light ) Gemeinsames Arbeiten mit Dokumenten Projektkalender, Aufgaben, Kontakte, Ankündigungen Minimales Controlling Einfaches Dashboard Erreichbar mit: Standardfunktionen, Customizing und ggf. wenigen 3rd-Party- Produkten (WebParts). PICA GmbH 22

16 SharePoint Beispiel: Projekte PM Light Startseite Portal PICA GmbH 23

17 Funktionale Anforderungen Kerngeschäft (Was), nicht Technik (Wie) Workflow Workflow definieren Umsetzung in SP 1. Erfassung MA 2. Impuls an Genehm 3. Genehm / Ablehn. > Impuls an MA 4. Read Only setzen 5. Impuls an Finish 6. Eintrag in Paisy 7. Archivierung Abstimmung mit HR Unterschrifts verfahren Archiv- Nutzung? Organisator bestimmen (des Projektes) Enterprise-Lizenzen kaufen Formular designen Felder vorbelegen RW - Erfassung - Genehmigung Papier- Formular nachbauen Anwender schulen Rollen - Definition Erfasser Genehmiger Finisher (Sekretärin) Erfassung: SP Genehmigung: SP Finish: SPS+Paisy Dropdown Liste aller Genehmiger Impulsverfahren definieren Genehmigung erf. Ablehnung bzw. Buchung erledigt Eskalationsverfahren definieren an Erfasser (Antrags-Stelle) Nicht bearb. (>1Tag) Archivierung und Recherche [Read Only] Archiv = SP kein Ausdruck Berechtigungs -konzept für Archivzugriff FK: Read Only MA: eigene Owner von FK änderbar Nachtr. Korrektur? Vitrulan Textil GmbH PICA GmbH 29

18 Roadmap definieren: Entscheidungen und nächste Schritte Entscheidung über den Einsatz von SharePoint Entscheidungsvorschlag Implementierung von SharePoint für die identifizierten und diskutierten Anwendungsbereiche Zusammenarbeit mit PICA bei Konzeption und Implementierung Weiteres Vorgehen Auswahl des Prototyps und der Quick Wins Entscheidungsvorschlag an das Management Verantwortlichen benennen, der Thema koordiniert und treibt!!! PICA GmbH 34

19 Fokus SharePoint Von der Anforderung zum konkreten Projekt Feedbacks und Erfahrungen Ihr Erfolg mit PICA! Abstrakter Einstieg gut! Demo interessant Ditaktik gut Erwartungen erfüllt Effektiv gearbeitet Konkrete Ansatzpunkte Optimistische Einschätzung, Einstieg wichtig! Anforderung : mit SharePoint effizienter werden Gefühl für Lösungen bekommen Vorgehen sehr gut: Inhalte und Technik Spannend, zu ersten Quick-Wins zu kommen Mehrwert?! Richtung passt Erfordert Änderung in userer Arbeitsweise! Einstieg gut nun Fokus wichtig! Interessant und spannend, schnelle Gute Konkretisierung Zusammenarbeit Sehr interessant Akzeptanz stark gestiegen Projekte starten! Nicht-technischer Ansatz gut + richtig; Nutzen im Vordergrund; große Chancen PICA GmbH 35

20 Ihre Erfolgsexperten! PICA verbessert den Nutzen der Informationstechnologie in Ihrem Unternehmen! Ralf Kley Principal Consultant SharePoint Dr. Joachim V. Hofmann Managing Consultant IT-Governance PICA GmbH Fraunhoferstraße 22 D Martinsried Mobil: Fax: PICA GmbH 37

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