Präsentation Eingangsrechnungsbuch

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1 Präsentation Eingangsrechnungsbuch Manuela Schmid Senior Consultant Markus Hartbauer Chief Solutions Architect Mobil: +43 (0) Mobil: +43 (0) SNAP

2 Organisatorisches zum Ablauf Geplanter Ablauf ca. 1,5-2 Stunden Begrüßung und Einleitung Rechnungserfassung, Datenextraktion Elektronisches Eingangsrechnungsbuch Live Präsentation der Anwendungsfälle Fragen, Anregungen, Diskussion Zum Webinar Vollbild - Es existiert eine Vollbild Schaltfläche mit der Sie das Bild vergrößern können Chatfenster - Gerne können Sie während des Vortrags im Chatfenster Fragen stellen. Wir werden uns bemühen, sofort darauf einzugehen!

3 Vorstellung der Gemeinsam erfolgreich am Markt SER und SNAP die präsentierte Lösung ist z.b. im SER ist größter deutscher ECM-Softwarehersteller und Direktanbieter von Komplettlösungen rund um die Informationslogistik. Im Mittelpunkt des wirtschaftlich unabhängigen, inhabergeführten Unternehmens stehen konsequent die Interessen seiner Kunden. Seit fast 30 Jahren entwickelt SER Software Made in Germany für Unternehmen jeder Branche und Größe. 380 Mitarbeiter, 15 Gesellschaften und 21 Standorte in Zum Lösungsangebot gehören elektronische Archivierung und Dokumenten-Management, die automatisierte Posteingangsverarbeitung, -archivierung, elektronische Akten und Workflow. SNAP Consulting ist renommierter Anbieter von Dienstleistungen in den Bereichen IT-Beratung, Technologie- und Healthcare- bzw. Produktentwicklung und ist gleichzeitig langjähriger SAP- Implementierungspartner. Mit umfassender Kompetenz entwerfen wir kundenspezifische Prozess- und Technologie-Strategien zur Realisierung maßgeschneiderter IT-Lösungen - wahlweise als SAP Standardlösung, als SAP Zusatzentwicklung oder im Rahmen hochwertiger Individualsoftware- Entwicklungen.AGES, AVE, AKH-Linz, Greiner

4 Automatische ER-Verarbeitung Markus Hartbauer Chief Solutions Architect Mobil: +43 (0) SNAP

5 Automatische ER-Verarbeitung Ziele für das Unternehmen Kosteneinsparungen (Skontofristen, Personal) Qualitätssteigerung im Rechnungsprozess Ziele für die Buchhaltung zentraler Rechnungseingang keine Rechnung geht im Prozess verloren Entlastung von purem Datatypismus Ziele für den Besteller Rechnungen und Freigaben im Überblick

6 DOXiS4 InvoiceMaster Module Scannen Extrahieren Validieren Verarbeiten Speichern DX4 Capture DX4 InvoiceMaster CLX DX4 InvoiceMaster Control DX4 Content Repository andere Kanäle DX4 InvoiceMaster SLX DX4 InvoiceMaster SAP Control beliebiges ArchiveLink CR

7 DOXiS4 InvoiceMaster Module Scannen Extrahieren Validieren Verarbeiten Speichern DX4 Capture DX4 InvoiceMaster CLX DX4 InvoiceMaster Control Eine passende, DX4 Content Repository maßgeschneiderte Lösung für andere Kanäle jede Anforderung! DX4 InvoiceMaster SLX DX4 InvoiceMaster SAP Control beliebiges ArchiveLink CR

8 Gesamtprozessdarstellung z.b. Einkaufsportal z.b. ERP-System InboundCenter Datenabgleich Datenabgleich Zugriff Capture InvoiceMaster Read InvoiceMaster SAP Control S DOXiS4 Archiv Scannen Trennen Zentrale und dezentrale Szenarien Extraktion Verifikation Validierung SAP und Web Workflow Sachliche Prüfung Freigabe und Genehmigung Buchung Archivierung Win/Web- Client Zugriff Sharepoint Integration

9 DOXiS4 Capture Anforderungen Rechnungseingang Papier, Elektronisch (PDF, Fax, , EDI usw.) Rechnungen, Lieferscheine, Bestellungen, Anlagen, etc. zentral, dezentral

10 Scannen eingehender Dokumente Post öffnen Stapelbildung Sichtkontrolle Büroklammern entfernen Barcode/ Trennblatt Scannen starten Weitergabe an InvoiceMaster Read Posteingang Vorbereitung Scannen nächster Prozessschritt manuell manuell automatisch automatisch

11 DOXiS4 Capture - Features Batch-Scan Client für alle Scanner Verschiedene Import-Szenarien Papier, Mail, Fax, File Import, automatische Dokumententrennung Barcode, Patchcode, Lieferanten ID, Mehrsprachigkeit Deutsch, Englisch, Spanisch, Italienisch, Zentrale/Dezentrale Scan-Szenarien automatische Bildverbesserung - VRS

12 DOXiS4 Capture - VRS Technology Original OCR Result l ei l7nol ogj ohne VRS OCR Result technology mit VRS

13 DOXiS4 Invoice Master Read Anforderungen Erkennung Rechnung Gutschrift Lieferanten Rechnungsempfänger Prüfungskriterien ( 11 UStG) Bestellnummer Validierung Nachbearbeitung Rechnungskürzung fehlender Bestellverweis etc.

14 DOXiS4 InvoiceMaster Read Erkennung des Lieferanten Erkennung der Kopf- und Fußdaten Erkennung der Positionen selbstlernendes System

15 DOXiS4 IM Read - Datenabgleich Import/Export DOXiS4 InvoiceMaster Read ERP/FiBu System Lieferanten Export via Report Scannen OCR Lieferantenabgleich Empfänger ERP Prüfungen 11 online UStG Kopf- und Fußdaten Bestellnummer und Abgleich mit Bestellnummer Einkaufsportal / ERP-System Workflow ohne Bestellnummer Validierung automatisch manuell Fremdsystem

16 Eigenschaften - Rechnungsnummer Im Standard vorkonfigurierte Definition von Formaten, Regionen, für > 60 Felder

17 DOXiS4 IM Read - Highlights 1. Leistungsstärkste OCR Engines (ABBYY FineReader, RecoStar, ) für die Klassifikation und Extraktion buchungsrelevanter Daten 2. Prüfung der Gesetzmäßigkeit 11 UStG «Sind alle Pflichtangaben auf der Rechnung ausgewiesen?» 3. Automatische Lieferantenextraktion und Abgleich mit den Stammdaten im ERP/FiBu 4. Vergleich des Rechnungsempfängers mit dem Buchungskreis 5. Plausibilität mittels Prüfzifferverfahren, Summen-Prüfungen, etc. 6. Automatischer Abgleich der Positionen mit der Bestellung

18 DOXiS4 IM - Validierungs-Client Manuelle Validierung der Rechnungen, nur wenn nötig Separate Workstation Terminal Server und Citrix Support Mehrsprachigkeit Deutsch, Englisch, Spanisch, Ergonomische & intuitive Oberfläche Online Training/Lernen von Rechnungen direkt beim Validieren Multi-Desktop Support

19 Validierung der Rechnungen

20 Validierung der Rechnungen OCR Ergebnisse

21 Validierung von Bestellpositionen

22 Validierung von Bestellpositionen Bestellnummer ERP Abgleich Übergabe OCR Ergebnisse

23 DOXiS4 IM Read - Online Training Erkennungsraten steigen kontinuierlich während der Produktion Basiert u.a. auf Layout-Speicherung in der Datenbank Manuell oder automatisch als Hintergrundprozess (Online Training)

24 DOXIS InvoiceMaster SAP-Control Manuela Schmid Senior Consultant Mobil: +43 (0) SNAP

25 Der Gesamtprozess Scannen Extraktion Workflow Archiv DOXiS4 Capture DOXiS4 InvoiceMaster DOXiS4 SAP Control S DOXiS4 SAP Archiv

26 SAP-Rechnungseingangsbuch Rechnungseingangsbuch Überblick Validierung Standard- und Zusatzfunktionalitäten

27 Rechnungseingangsbuch

28 Rechnungseingangsbuch Zusatzfunktionen Workflow-Protokoll Bearbeiter-Historie Aktueller Bearbeiter Zahlungsfristen Link zum Beleg Notizen Positionen Dokumente

29 FI-Ablauf FI-Ablauf Direkt Buchen Vorerfassen REB Vorerfassen FI/REB Prüfen Prüfen Buchen Buchen

30 SAP-Business Workplace (SBWP)

31 FI-Ablauf Buchhaltung Ablehnen Weiterleiten Prozesswechsel Zur Freigabe Buchen

32 Entscheiden Sie das weitere Vorgehen für Vorgang

33 FI-Ablauf FI-Prüfen Sachliche Freigabe Genehmigung Weiterleiten Weiterleiten Nachfragen Nachfragen Freigeben Freigeben Ablehnen Ablehnen

34 Sachliche Freigabe

35 Sachliche Prüfung

36 FI-Ablauf LIVE-DEMO

37 MM-Ablauf MM-Ablauf Direkt Buchen Vorerfassen MM-Beleg Prüfen Buchen

38 Entscheiden sie zum vorerfassten Beleg

39 MM-Ablauf MM/Buchhaltung Ablehnen Buchen Weiterleiten Preisabweichung Prozesswechsel Mengenabweichung Zur Freigabe Preis/Mengenabweichung

40 Entscheiden Sie das weitere Vorgehen

41 FI-Ablauf bei MM-Erfassung FI-Prüfen Sachliche Freigabe Genehmigung Weiterleiten Weiterleiten Nachfragen Nachfragen Freigeben Freigeben Ablehnen Ablehnen

42 Sachliche Freigabe

43 Sachliche Prüfung

44 Fragen und Antworten Ist ein Livescannen einer Rechnung möglich, Können Sie uns ein Livescannen mit OCR- Erkennung zeigen? Im Webinar nicht, man sieht ja den Scanner nicht. Gerne bei einem Präsentationstermin vor Ort. Wenn Sie Ihre Rechnung gerne ausprobieren möchten und es nur um die OCR-Ergebnisse geht, können Sie das bspw online prüfen: Können Sie bitte erläutern, wie nach dem Scan und der OCR die Formulardaten und die SAP- Daten zueinander finden? Über Customizing erfolgt für die gescannten Rechnungen eine Zuordnung zu einer Dokumentart. Im ersten Step der Übergabe der Rechnungsdaten erfolgt die Archivierung der Rechnung und es wird eine Verknüpfung erstellt, welche im SAP mit den abgegriffenen Daten gespeichert wird. Lieferantenstammdaten werden per Job in den InvoiceMasterRead gespielt, somit stehen diese für den Stammdatenabgleich zur Verfügung. Die Bestelldaten werden direkt per RFC-Funktionsbaustein ausgelesen

45 Fragen und Antworten Customizing FI-Beleg: ist es möglich, dass bei einer Eskalation bei der sachlichen Freigabe der Beleg nicht zurück an die Buchhaltung geht, sondern an eine definierte Stellvertretung Generell ist die Eskalationsfrist customizbar, somit auch terminlich variabel. Des weiteren kann man im SapBusinessWorkplace Vertretung hinterlegen. Ist eine spezielle Vertretung gewünscht, besteht hier auch die Möglichkeit den Workflow diesbezüglich zu erweitern. Wird die UID-Nummer auf Richtigkeit überprüft, oder nur mit dem Stamm abgeglichen? Die UID-Nummer wird, wenn auf der Rechnung vorhanden, von dort abgegriffen, ansonsten mit dem Stamm abgeglichen. Müssen die Freigeber im SAP lizenziert sein? Ja, zu definieren ist der User-typ oder evtl. eingeschränkte Nutzung gemeinsam mit SAP in ihrem SAP Vertrag ist grob umschrieben folgendes definiert: Nutzt ein externes System/User/Oberfläche Businesslogik (=Funktionen) von SAP, ist dies mittelbare bzw. unmittelbare Nutzung und lizenzrelevant. Leider erteilen hier manche Marktbegleiter andere Auskünfte.

46 Fragen und Antworten Wie kann beim Scannen der Rechnungen die Dokumententrennung per Lieferanten ID erfolgen? Mit Barcode oder Trennblatt ist uns bekannt. Trennung per LieferantenID ist nicht möglich, außer die ID klebt als Barcode auf der Rechnung, prinzipiell erfolgt die Trennung über Barcode oder Trennblatt. Können Sie bitte erläutern, wann und wie die eingescannten Rechnungen dem Kreditor in SAP zugeordnet werden? Der Kreditorenstamm wird von SAP via Job (im Paket enthalten) an den InvoiceMasterRead geschickt, so stehen die Kreditorendaten schon beim Extrahieren der Rechnung zur Verfügung. Die Laufzeiten des Jobs können beliebig eingeplant werden. Tritt der Fall ein, dass der Kreditor noch nicht in SAP ist, gibt es die Möglichkeit der CPD-Lieferanten oder auch das Setzen eines Dummy- Lieferanten, welcher sofort nachdem die Daten ins Rechnungseingangsbuch gelangt sind, angelegt werden kann.

47 Fragen und Antworten Können im Workflow auch empfänger außerhalb von SAP adressiert werden? Es gibt die Möglichkeit, SAP-User per zu verständigen, dass unbearbeitete Workitems in ihrem SapBusinessWorkplace sind. Über eine eigene Web-Freigabe besteht auch die Möglichkeit, User, welche das Sap-Umfeld nicht nutzen, in die Freigabe mit ein zu beziehen. Diese erhalten eine WEB-Oberfläche, welche die gleichen Möglichkeiten bietet, wie die SAP-Fläche (Notiz erfassen, Rechnungsbelegvorschau, Kostenstellen pflegen etc. Wie lange sind im Rechnungseingangsbuch die abgeschlossenen Rechnungen/Prozesse sichtbar? Erfolgt eine Löschung / Archivierung nach einem bestimmten Zeitraum? Es ist möglich, Datensätze der DOXiS InvoiceMaster SAP Control (S) Tabellen zu archivieren. Dies erfolgt über eine SAP-Standardfunktion.

48 KNOW-HOW REFERENZEN EVENTS JOBS KONTAKT

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