Handbuch LAN Telefon

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1 Handbuch LAN Telefon NATJA* * Netzwerk Adaptiertes Telefon durch Jedermann Anschliessbar Öffentliches Telefonnetz NATJA ISDN Technische Änderungen vorbehalten Stand 1.April 2003 NATJA Handbuch.cdr DAFÜR GmbH Zur Eisernen Hand Mühltal bei Darmstadt (Hessen) Tel.: +49 (0) / Fax: +49 (0) / info@dafuer.com

2 1. Einführung 2. Allgemeines 3. Installation der NATJA 4. Telefonieren mit NATJA 5. Problemlösung 6. Kurzreferenz 7. Lexikon der Fachbegriffe 8. Technische Daten Inhalt 1.1 Produktbetreuung 1.2 NATJA stellt sich vor 1.3 Wie benutze ich dieses Handbuch? 1.4 Was ist in diesem Handbuch enthalten? 1.5 Konventionen in diesem Handbuch 1.6 Sicherheitshinweise 1.7 Ausschluss der Unfallhaftungspflicht 1.8 Gewährleistung 2.1 Übersicht: Vom Telefon zum ISDN-Anschluss 2.2 Leistungsmerkmale von NATJA 3.1 Anschluss der NATJA an den PC 3.2 Softwareinstallation unter Microsoft Windows 3.3 Systemvoraussetzungen 3.4 Wartung der NATJA 4.1 Telefonieren mit NATJA über die Telefontastatur 4.2 Telefonieren mit NATJA über das NATJA-Register Ein- Ausblenden Privat Arbeitsgruppe Firma Minimieren Telefonieren Neuer Telefonbucheintrag Anrufliste Ignorierliste Anrufweiterleitung Lautstärkeeinstellung Kommunikationseinstellungen Hilfe 4.3 Warteschleife im Auswahlfenster 4.4 Wählen aus TAPI - fähigen Anwendungen (z.b. MS-Outlook 2000)

3 DAFÜR GmbH weist darauf hin, dass die in diesen Unterlagen enthaltenen Informationen und Hinweise technischen Änderungen unterliegen können. Insbesondere könnten durch die ständige Weiterentwicklung der Produkte hervorgerufene Änderungen noch nicht in diesem Handbuch berücksichtigt sein. DAFÜR GmbH übernimmt keine Haftung für die in dem vorliegenden Handbuch enthaltenen Druckfehler oder sonstigen Ungenauigkeiten. DAFÜR GmbH weist den Anwender ausdrücklich darauf hin, dass dieses Handbuch nur eine allgemeine Beschreibung technischer Vorgänge und Hinweise enthält, deren Umsetzung nicht in jedem Einzelfall in der vorliegenden Form sinnvoll sein muss. In Zweifelsfällen ist daher unbedingt mit DAFÜR GmbH Rücksprache zu nehmen. Ohne die vorherige schriftliche Zustimmung von DAFÜR GmbH ist die Anfertigung von Kopien, auch auszugsweise, sowie die Übersetzung in eine andere Sprache nicht zulässig. Dafür GmbH

4 1. Einführung 1.1 Produktbetreuung Anschrift Zur Eisernen Hand Mühltal Telefon / Fax / info@dafuer.com WWW Bei Fragen zum Einsatz, zur Installation und zur Konfiguration unserer Produkte setzen Sie sich bitte mit uns in Verbindung. Bitte halten Sie folgende Informationen bereit: Produktname, Seriennummer Kaufdatum Gerätekonfiguration 1.2 NATJA stellt sich vor Wie Telefon und PC zusammenwachsen Mit dem LAN-Telefon NATJA wird Ihr Arbeitsplatz-PC zu einem leistungsfähigen Komforttelefon, dass über Ihr hauseigenes PC- Netzwerk an das öffentliche Telefonnetz angeschlossen wird. Der Telefonapparat wird direkt an die Soundkarte Ihres PC angeschlossen. (Siehe Abb.) Ihr PC wird zum Telefon! Vom PC aus kann das hausinterne PC-Netzwerk (LAN) zur Vermittlung der Sprache verwendet werden, ein separates Netzwerk, allein für die Sprache, wird nicht länger benötigt. Trotzdem die gewohnte Bedienung Man könnte sich jetzt fragen, warum dann überhaupt noch ein Telefonapparat benötigt wird? Tatsächlich gibt es am Markt einige Beispiele über mehr oder weniger komfortable Programme zur Telefonie, die alle ohne ein Telefon auskommen. Zu diesen Programmen werden meistens Headsets empfohlen. Durch das Hardwaretelefon NATJA bleibt die Bedienung des Telefons genau so, wie Sie es gewohnt sind. Das Telefon klingelt, Sie heben den Hörer ab, sprechen und wenn Sie das Gespräch beenden wollen, legen Sie wieder auf. Machen Sie das einmal mit einem Headset!

5 1. Einführung Headset-Betrieb für Callcenter * In Callcentern mit CTI-Software (Computer-Telephony-Integration) ist ein Telefonieren mit Headsets unumgänglich. Die Callcenter-Mitarbeiter brauchen beide Hände frei und für einen solchen Arbeitsplatz ist ein normales Telefon eher ungeeignet. In diesem Fall wird das Headset an die Soundkarte angeschlossen, ein ankommender Ruf öffnet ein Windows-Fenster mit Telefonnummer und Teilnehmername (wenn dieser im Firmen- oder privaten Telefonverzeichnis eingetragen wurde) und der Ruf wird mit F10 oder Klicken auf das NATJA-Symbol angenommen. Tischgerät NATJA TP * Dort, wo nur ein Telefon gewünscht wird, ohne PC, ist NATJA TP (Twisted Pair) das richtige Gerät. Im Telefongehäuse läuft unter LINUX die NATJA Software. In einem 5-zeiligem grafischen Display erfahren Sie eine situationsgerechte, deutsche Bedienerführung. Über den eingebauten 10/100 Base TX Switch schliessen Sie sich über RJ 45 an das vorhandene LAN an, gleich-zeitig steht Ihnen jedoch im NATJA TP über eine RJ 45 Buchse ein Port zum Anschluss eines weitern Endgerätes wie Drucker oder PC zur Verfügung. * Die Geräte NATJA-Headset und NATJA TP werden in diesem Handbuch nicht beschrieben.

6 2.Allgemeines 2.1 Übersicht: Vom Telefon zum ISDN-Anschluss NATJA für PC S 0 vorhandene TK-Anlage S 0 Telekom Carrier NT S/S 0 2M S 0 S 0 NATJA Pathfinder 10 / 100 BT NATJA TP Fax Zentralstation für DECT-Telefone NATJA für Headset Abb LAN Telefon NATJA als Point-to-Point Anlagenschluss; speisst im NTBA-Mode vorhandene TK-Anlage Um NATJA in Ihrem LAN betreiben zu können wird zusätzlich ein Gateway benötigt. In Pathfinder ist ein Gateway integriert, der über S0- oder S2M-Schnittstellen einen Zugang zur Außenwelt schafft. Ist NATJA die einzige Telefonanlage im Haus, bietet der Gateway einen Zugang zum NTBA der Telekom. Wird NATJA als Erweiterung zu einer vorhandenen TK-Anlage verwendet, so lässt sich Pathfinder sowohl als Anlagen-Anschluss (Point-to-Point) Abb oder als Mehrgeräteanschluss (Point-to-Multipoint) Abb konfigurieren. NATJA für PC S 0 NATJA Pathfinder Telekom Carrier NT S/S 0 2M vorhandene TK-Anlage S 0 10 / 100 BT NATJA TP S 0 S 0 Fax Zentralstation für DECT-Telefone NATJA für Headset Abb LAN Telefon NATJA als Point-to-Multipoint; Erweiterung der vorhandenen TK-Anlage Dies gibt eine geradezu unglaugliche Flexibilität, eine der o.a. Betriebsarten wird mit Sicherheit von jeder TK-Anlage unterstützt, so dass die Kopplung und die Erweiterung des gesamten Nummernkreises in wenigen Stunden durchgeführt werden kann. Die vorhandene TK-Anlge sieht ein einfaches S0-Telefon, dass über mehrere MSNs erreichbar ist. Pathfinder sieht diese MSNs und weist sie wieder dedizierten Anschlüssen zu. Pathfinder gibt es dazu mit einer einfach-s0-karte (=2 B- Känäle = 2 Amtsleitungen), als 4-fach S0-Anschlusskarte und mit S2M-Anschlusskarte. In einem Pathfinder lassen sich bis zu sieben ISDN-Karten unterbringen, damit ist die notwendige Feinabstufung für die Praxis gegeben.

7 2.Allgemeines 2.2 Leistungsmerkmale von NATJA 1. Ausgehende und eingehende Gespräche, extern und intern 2. Wahlwiederholung der letzten 100 Gespräche 3. Information über Anrufe in Abwesenheit 4. Zentrales Telefonbuch mit Namen 5. persönliches Kurzwahlregister mit Namen 6. Anzeige der gewählten oder ankommenden Nummer. Anzeige des Namens bei internen Teilnehmern 7. direkte Durchwahl zu einzelnen Nebenstellen, auch über DTMF 8. Rufumleitung (immer, bei besetzt, bei nicht Annahme und wenn NATJA ausgeschaltet) 9. Automatischer Rückruf (bei besetzt, bei nicht Annahme und wenn NATJA ausgeschaltet) 10. Sperren von bestimmten Rufnummern für ausgehende Rufe (z.b. 0190, international, etc.) Durch Administrator, global oder Benutzer bezogen 11. Halten und Rückfrage (extern/intern, intern/intern, extern/extern und intern/extern) 12. Makeln zwischen aktivem und gehaltenem Gespräch 13. Wave-on-hold (Wartemusik) 14. Weiterverbinden (extern/intern, intern/intern und intern/extern) 15. Gesprächsdatenerfassung in zentralen Datenbanken 16. Dreier Konferenz (extern/intern, extern/extern und intern/intern) 17. Zentrale Konfiguration aller Parameter (auch der einzelnen Telefone und User) 18. Durchsagefunktion an einzelne Telefonapparate (auch während ein Gespräch geführt wird) 19. Teamfunktion für beliebige Teams. Jeder Teilnehmer sieht von allen anderen Teilnehmern: belegt extern, belegt intern, klingeln extern, klingeln intern, PC aus und Teilnehmer frei 20. Heranholen von Gesprächen anderer Teamteilnehmer 21. Vergabe von zusätzlichen Rufnummern für ganze Teams (es klingeln alle Telefone des Teams) 22. Anklopfen mit der Option der Unterdrückung 23. TAPI Version 2.2, Anrufsignalisierung via TAPI (CTI-Anwendung), wählen z.b. aus MS Outlook oder Lotus Notes 24. VoiceBox, digitaler Anrufbeantworter; Nachricht wird als an den Teilnehmer geleitet (Wave Datei als E- Mail Anhang) 25. Warteschleife 26. Zentrale Verwaltung ankommender Anrufe 27. NT Modus, Faxgeräte und Zentraleinheiten von DECT-Telefonen lassen sich über die S -Ports 0 des Pathfinders anschließen

8 3. Installation der NATJA 3.1 Anschluss der NATJA an den PC Schließen Sie Ihr Natja-LAN-Telefon nun an die Soundkarte Ihres PCs an. Eine Liste der empfohlenen Soundkarten finden Sie im Anhang. Der rote Stecker kommt in die vorgesehene Mikrofonbuchse. Stecken Sie den grünen Stecker bitte an den Soundausgang. Den breiten 15-poligen Stecker schrauben Sie bitte am Joystickport Ihrer Soundkarte fest. 3.2 Softwareinstallation unter Microsoft Windows Installation der Winsock2 (Nur auf Rechnern mit Windows 95) Auf Rechnern mit Windows 95 muss vor der Installation der NATJA die winsock2 installiert sein. Sie finden die Datei w95ws2setup.exe im Verzeichnis winsock2 auf der Installations-CD Installation des Soundkartentreibers Bevor Sie Ihr NATJA in Betrieb nehmen können, müssen die Soundkartentreiber installiert werden. Gehen Sie hierfür nach Beschreibung des Herstellers vor. Achtung! Bei internen Soundkarten kann es zu Problemen kommen. Wir empfehlen daher die im Anhang aufgelisteten Soundkarten zu benutzen! Einstellungen des Joysticks Öffnen Sie bitte unter START EINSTELLUNGEN SYSTEMSTEUERUNG den Punkt GAMECONTROLLER (Windows-NT JOYSTICK).

9 Wählen Sie im nun erscheinenden Dialog den Knopf HINZUFÜ GEN. 3. Installation der NATJA Wählen Sie den 2-ACHSEN, 4-TASTEN-JOYSTICK aus und bestätigen Sie zweimal mit OK Installation des Joysticktreibers unter Windows-NT Unter Windows-NT empfehlen wir ausschließlich PCI-Soundkarten. Der Joystick muss unter Windows-NT separat installiert werden. Gehen Sie hierfür wie folgt vor: Starten Sie dazu bitte im Menü Start -> Einstellungen -> Systemsteuerung" das Symbol Multimedia mit Doppelklick. Klicken Sie den Reiter Geräte" an und klicken Sie dann auf die Schaltfläche Hinzufügen". Im dem nun angezeigten Dialog wählen Sie bitte Nichtaufgeführte oder Aktualisierte Treiber" aus und klicken die Schaltfläche OK". Jetzt legen Sie die Installations-CD von Windows NT in ihr CDROM-Laufwerk und klicken auf Durchsuchen". Im Verzeichnis \I386\DRVLIB\MULTIMED\JOYSTICK\X86" Ihrer Windows NT Installations-CD finden Sie die nötigen Treiber. Mit OK" wird der Treiber installiert. Bitte folgen Sie nun den Anweisungen der Installations-Routine von Windows. Nach der Installation des Joystick-Treibers ist es empfehlenswert das aktuellste Servicepack erneut zu installieren.

10 Installation des Joysticktreibers unter Windows-2000 Melden Sie sich als Administrator an. Installieren Sie den Joystick wie vorher beschrieben. Gehen Sie nun in das Menü Start -> Ausführen und geben dort regedt32 ein. Gehen Sie in die Schlüssel SYSTEM\CurrentControlSet\Control\MediaResources\Joystick SYSTEM\CurrentControlSet\Control\DeviceClasses\{4d1e55b2-f16f-11cf-88cb } SYSTEM\CurrentControlSet\Control\DeviceClasses\{cae a-11d0-d6f6-00a0c90f57da} Geben Sie hier jedem Benutzer mit Sicherheit -> Berechtigungen den Vollzugriff auf den Joystick Installation der NATJA-Software 3. Installation der NATJA Zur Installation der NATJA-Software legen Sie bitte die Installations-CD in Ihr CD-Laufwerk ein. Im Normalfall startet die Installationsroutine selbständig. Wenn Sie die Auto-Play-Funktion deaktiviert haben, wechseln Sie bitte in Ihren Explorer und starten Sie die Datei setup.exe im Haupt-Verzeichnis Ihrer CD. Folgen Sie den Installationsanweisungen am Bildschirm. Wenn Sie zur Eingabe der IP-Adresse des Pathfinder aufgefordert werden, geben Sie bitte die IP- Adresse an, die Sie von Ihrem Systemadministrator erhalten haben. Nach Abschluss der Installation wird NATJA automatisch gestartet. 3.3 Systemvoraussetzungen Hardwarevoraussetzungen: IBM kompatibler PC mit mindestens 266 Mhz und 32 MB Hauptspeicher Soundblaster kompatible Soundkarte (vollduplex) mit Joystickport und eingebautem Verstärker TCP/IP fähiges LAN und passende Netzwerkkarte Softwarevoraussetzungen: Windows 95, 98, ME, 2000, XP oder NT 4 mit Service Pack 5 oder neuer Windows Socket Version 2.0

11 3. Installation der NATJA 3.4 Wartung der NATJA Stellen Sie das Gerät nicht in der Nähe von Wärmequellen (Heizlüftern o.ä.) auf und setzen Sie es niemals direkter Sonneneinstrahlung, übermäßigen Staubquellen oder Erschütterungen aus. Achten Sie darauf, dass das Telefonanschlusskabel immer frei liegt, um Beschädigungen am Kabel zu vermeiden. Am Aufstellungsort muss eine Raumtemperatur zwischen 5 C und 35 C und eine Luftfeuchtigkeit zwischen 25% und 85% herrschen. Reinigen Sie das Gerät regelmäßig mit einem vorher mit Fensterreiniger oder einem neutralen Reiniger befeuchteten Tuch. Sprühen Sie Reiniger nicht direkt auf das Gerät. Verwenden Sie niemals flüssige Reinigungsmittel. Lassen Sie Reparaturen nur von DAFÜR-GmbH autorisierten Personal ausführen. Bewahren Sie diese Bedienungsanleitung sorgfältig auf.

12 4.Telefonieren mit NATJA 4.1 Telefonieren mit NATJA über die Telefontastatur Mithörtaste R-Taste Wahlwiederholungstaste } Zifferntasten Raute-Taste Stern-Taste Mit NATJA telefonieren Sie wie mit einem normalen Telefon. Heben Sie den Hörer ab, hören Sie den Amtston des PathFinders. Nach dem Wählen einer Amtsziffer (in der Regel 0) können Sie eine externe Rufnummer wählen. Möchten Sie Mithören aktivieren, betätigen Sie die Mithörtaste. Legen Sie auf um eine Verbindung zu beenden bzw. zwei Teilnehmer zu verbinden. Zusätzlich können Sie am Bildschirm mit der Maus wählen, durch Doppelklick eine Rufnummer aus dem Telefonbuch anwählen oder aus einer TAPI-fähigen Applikation eine Verbindung aufbauen So halten/parken Sie ein aktives Gespräch Mit der R-Taste auf Ihrem NATJA Telefon halten Sie immer die aktuelle Verbindung. Nach drücken der R-Taste hören Sie den Amtston und Sie können nun eine weitere Verbindung aufbauen. Wenn Sie nach ca. 15 Sekunden keine Ziffer gewählt haben, wird die neue Verbindung vom Pathfinder getrennt. Der Wartende bleibt gehalten So holen Sie ein gehaltenes Gespräch zurück Drücken Sie auf Ihrem NATJA LAN Telefon die Wahlwiederholungstaste (PC-Tastatur =?) und Sie sind wieder mit Ihrem Gesprächspartner verbunden. Die Wahlwiederholungstaste wiederholt also Ihre letzte Wahl Anklopfender Ruf Wenn während einer bestehenden Verbindung ein weiterer Ruf eingeht, öffnet sich ein Fenster Anklopfender Ruf annehmen mit A (Taste 1) abweisen mit W (Taste 2) ie wie Mit A sind mit Sie also mit einem dem neuen Gesprächspartner normalen verbunden. Die vorhandene Telefon. Verbindung wird H gehalten. s. Nach Drücken Sie dagegen dem W, bekommt der Wählen Anrufer einen Besetztton einer vom Amt. Dem Anrufer Amtsziffe entstehen hierdurch keine Gebühren. len. Möchten Sie Mithören aktivieren ng zu beenden bzw. zwei Teilnehme

13 4.1.4 Zwischen zwei Gesprächen makeln Sie wählen, kommen in Verbindung und halten mit R. Sie wählen die zweite Nummer, kommen in Verbindung und können jetzt mit der Wahlwiederholungstaste zwischen den gerufenen Teilnehmern hin und her schalten. Sie wiederholen also sozusagen Ihre Wahl. Um einen Teilnehmer zu trennen, schalten Sie zu ihm hin und drücken die Stern-Taste. Vom zweiten Teilnehmer trennen Sie sich durch Auflegen Fremdes Gespräch heranholen Klingelt es bei einem anderen Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe und Sie wollen den Ruf an Ihrem Arbeitsplatz annehmen, dann gehen Sie bitte so vor: Doppelklicken Sie mit der Maus auf den Namen des Kollegen, dessen Ruf Sie annehmen wollen (wird durch das klingende Telefon Symbol hervorgehoben). Heben Sie ERST JETZT!!! den Hörer ab. (wird noch geändert) Sie haben das Gespräch jetzt angenommen Gespräch weiterleiten Sie haben eine aktive Verbindung und wollen diese an eine Kollegen weitergeben. Gehen Sie bitte so vor: Halten Sie das Gespräch mit der R-Taste. Sie hören einen Amtston. Wählen Sie die interne oder externe Rufnummer Ihres Kollegen. Sollten Sie sich verwählt haben oder ist der Gerufene nicht erreichbar, so drücken Sie erneut die R-Taste; um eine andere Nummer zu wählen oder die Wahlwiederholungstaste, um zum gehaltenem Gespräch zurückzukommen. Haben Sie Ihren Kollegen erreicht, legen Sie nun den Hörer auf, Ihr Teilnehmer ist jetzt mit Ihrem Kollegen verbunden Dreierkonferenz Ersten Teilnehmer anrufen und halten mit R-Taste. Zweiten Teilnehmer anrufen und verbinden zur Dreierkonferenz mit der Taste V (= Verbinden, Taste 3) Trennen aller Verbindungen Sie legen Ihren Hörer auf und alle Verbindungen untereinander sind getrennt Trennen nur eines Teilnehmers Weitersprechen mit dem anderen Teilnehmer 4.Telefonieren mit NATJA Im Dreierkonferenzfenster sehen Sie, mit wem Sie gerade sprechen. Gehen Sie mit der Maus auf die Telefonnummer, die Sie halten möchten und wiederholen Sie Ihre Wahl mit der Wahlwiederholtaste. Der andere Teilnehmer wird dann getrennt Verbinden der Teilnehmer untereinander, während Sie selbst auflegen Gehen Sie im Dreierkonferenzfenster auf das Feld Zweierverbindung herstellen und selbst auflegen, klicken Sie das Feld mit der Maus an und legen Ihr NATJA Telefon auf. Die zwei Teilnehmer sprechen jetzt untereinander (allerdings auf Ihre Kosten) weiter Anrufweiterleitung

14 Auf der NATJA Symbolleiste gibt es ein Feld. Klicken Sie hier an und Sie sehen für welche Fälle eine Anrufweiterleitung eingeschaltet ist. Durch Anklicken der grünen Plustaste können Sie für bestimmte Bedingungen eine Anrufweiterleitung generieren. Mit der roten X-Taste können Sie diese gezielt wieder löschen Rotes Telefonsysmbol auf transparentem Rahmen Derzeit besteht keine Verbindung zum Pathfinder. Informieren Sie Ihren Systemadministrator. 4.Telefonieren mit NATJA

15 4.2 Telefonieren mit NATJA über das NATJA-Register 4.Telefonieren mit NATJA 1. Andocken Andocken bzw. Vergrößern des NATJA-Registers. 2. Minimieren Durch Mausklick auf diesen Button wird das Register minimiert. Ein Doppelklick auf das NATJA-Symbol links neben der Uhrzeit aktiviert das Register wieder. 3. Telefonieren Durch Betätigen dieses Buttons starten Sie den Verbindungsaufbau. Sie hören am Lautsprecher Ihres LAN -Telefons den Amtston. Sie können nun wählen. 4. Neuer Telefonbucheintrag Wählen Sie diesen Button um Ihrem privaten Telefonbuch Einen neuen Eintrag hinzuzufügen 5. Anrufliste Hinter diesem Button verbirgt sich eine Übersicht über die 100 zuletzt geführten Gespräche (Erweiterte Wahlwiederholung). 6. Ignorierliste Hier können Sie Telefonnummern definieren, die nicht zu Ihnen weiterverbunden werden sollen. 7. Anrufweiterleitung Hier können Sie Weiterleitungen definieren. 8. Lautstärkeeinstellung Konfigurieren Sie hier individuell die Lautstärke Ihres Telefons. 9. Kommunikationseinstellungen Nehmen Sie hier nur nach vorheriger Absprache mit Ihrem Sytemadministrator Änderungen vor. 10. Hilfe Hierfür wird ein framefähiger Internet-Browser (z.b. Internet-Explorer ab Version 4.0) benötigt.

16 4.2.1 Ein- Ausblenden Durch Mausklick auf den Button Ein-Ausblenden wird das Register verkleinert und am rechten Bildschirmrand angedockt. Erneutes Klicken öffnet das Register wieder.(siehe Bild rechts) Bei geöffnetem Register findet man die Ordner Privat, Arbeitsgruppe und Firma. Durch Doppelklick auf Privat, Arbeitsgruppe oder Firma öffnet bzw. schließt sich das entsprechende Telefonbuch. Zur schnelleren Suche können Sie mit der linken Maustaste in einen Bereich des Registers klicken. Durch Tastatureingabe der Anfangsbuchstaben, können Sie direkt zu einem Teilnehmer scrollen Privat Im Ordner Privat haben Sie die Möglichkeit Ihre persönlichen Telefonnummern zu speichern. Die Einträge werden auf dem PathFinder gespeichert und stehen nur Ihnen zur Verfügung Arbeitsgruppe In der Arbeitsgruppe sehen Sie alle Mitglieder Ihrer Gruppe (Ihrer Firma). Sie können erkennen, ob ein Gruppenmitglied gerade online ist, telefoniert, oder ob er gerade angerufen wird. Im letzteren Fall haben Sie die Möglichkeit, durch Doppelklick auf das Gruppenmitglied, den eingehenden Anruf zu übernehmen (Pick-Up). 4.Telefonieren mit NATJA Firma Im Ordner Firma werden alle öffentlichen Telefonnummern gespeichert. Einträge die hier vorgenommen werden, sind von jedem Benutzer in Ihrer Gruppe (Firma) erreichbar. Symbolbedeutungen Die NATJA des Gruppenmitglieds ist derzeit nicht aktiv (offline) Die NATJA des Gruppenmitglieds ist aktiv und im Ruhezustand (online). Durch einen Doppelklick auf den Teilnehmer, können Sie ihn anrufen. Es besteht eine interne Verbindung oder es wird eine Verbindung aufgebaut. Das Telefon klingelt. Durch einen Doppelklick auf das Gruppenmitglied im NATJA-Register Könnnen Sie den Ruf an Ihrem Arbeitsplatz annehmen. Der Teilnehmer führt ein externes Gespräch. Der Teilnehmer empfängt eine Durchsage (Gegensprechfunktion).

17 Zustandssymbol in der Taskleiste In der Windows Taskleiste wird links neben der Uhrzeit das NATJA-Symbol dargestellt. Die verschiedenen Farben des Symbols zeigen den Zustand der aktiven Weiterleitungen, bzw. eine gestörte TCP-Verbindung zum PathFinder. Symbolbedeutungen Es besteht keine Verbindung zum PathFinder. Informieren Sie Ihren Netzwerkadministrator. Es ist eine Rufumleitung IMMER aktiviert. Eine Rufumleitung bei Besetzt ist aktiviert. Eine Rufumleitung bei Keine Antwort ist aktiviert Eine Rufumleitung bei Offline ist aktiviert. Es ist keine Rufumleitung aktiv. 4.Telefonieren mit NATJA Minimieren Durch Mausklick auf diesen Button Minimieren wird das Register minimiert. Ein Doppelklick auf das NATJA-Symbol links neben der Uhrzeit Aktiviert das Register wieder Telefonieren Durch Mausklick auf den Button Telefonieren öffnet sich das rechts dargestellte Fenster. Ein erneuter Klick schließt es wieder. Die Funktionen sind mit denen des Telefons identisch. Ergänzt wird das Fenster allerdings durch das Display in dem zum einen die gewählte Nummer erscheint, und zum anderen die Nummer des Anrufenden, wenn dieser die Clip-Funktion unterstützt Neuer Telefonbucheintrag Durch Mausklick auf den Button Telefonbucheintrag neu öffnet sich das unten dargestellte Fenster.

18 4.Telefonieren mit NATJA Geben Sie die Daten des Gesprächspartners ein und bestätigen Sie mit OK um den Eintrag zu speichern. Um einen bestehenden Telefonbucheintrag zu ändern, wählen Sie den Eintrag im NATJA- Register unter Privat mit der rechten Maustaste aus und wählen Sie bearbeiten bzw. löschen. Um einen Eintrag aus dem Telefonbuch zu wählen, machen Sie einen Doppelklick auf den entsprechenden Eintrag Anrufliste In der Anrufliste sehen Sie alle ein- und ausgegangenen Anrufe. Durch Mausklick auf die Registrierkarten, können Sie die entsprechend gefilterten Einträge sehen. Um eine dieser Rufnummer anzurufen, doppelklicken Sie mit der Maus auf die entsprechende Nummer. Wollen Sie eine dieser Nummern in das persönliche Telefonbuch speichern oder in die Ignorier-Liste einfügen, klicken Sie mit der rechten Maustaste auf einen Eintrag und wählen dort die gewünschte Funktion aus. Symbolbedeutungen Eingegangener Anruf Erfolgreich Ausgehende Verbindung Erfolgreich Eingehende Verbindung Erfolglos Ausgehende Verbindung Erfolglos Wählen Sie, um dieses Fenster zu schließen.

19 4.Telefonieren mit NATJA Ignorierliste Teilnehmer in der Ignorierenliste werden nicht zu Ihnen durchgestellt. Sie bekommen ein Besetzt- Zeichen. Rufnummern in der Ignorierenliste werden von Links nach Rechts mit der eingehenden Rufnummer überprüft. Ist die eingehende Rufnummer länger als die Rufnummer in der Ignorierenliste, so wird der eingehende Ruf ignoriert, wenn bis zu diesem Zeitpunkt alle Ziffern identisch waren. Sie können somit auch komplette Vorwahlgebiete ignorieren. Symbolbedeutungen Wählen Sie um einen neuen Eintrag zu erstellen. Wählen Sie um einen Eintrag zu löschen. Wählen Sie um dieses Fenster zu schließen.

20 4.Telefonieren mit NATJA Anrufweiterleitung Sie haben die Möglichkeit, Gespräche die in Ihrer Abwesenheit eingehen auf ein anderes Telefon z.b. Ihr Handy Umzuleiten. Bei einer aktivierten Rufumleitung wird der Anrufer beim Eintreffen eines bestimmten Zustands an die definierte Rufnummer weiterverbunden. Durch Rufumleitungen an externe Rufnummern entstehen Gebühren! Wählen Sie, um einen neuen Eintrag zu erstellen. Um eine Rufumleitung zu aktivieren, wählen Sie die entsprechende Rufnummer aus. Wählen Sie den Zustand, in dem weitergeleitet werden soll und geben Sie eine Zielrufnummer ein. Ist als Zielrufnummer VoiceBox angegeben, so wird der Anrufbeantworter aktiviert und die aufgezeichneten Daten per an die Adresse im Feld Mail-Account versandt. Wollen Sie bei Besetzt Anrufe in der Warteschleife parken, dann geben Sie in der Zielrufnummer bitte interne Rufnummer> also z.b. an. Um die Eingaben zu speichern schließen Sie das Fenster mit OK. Wählen Sie, um einen Eintrag zu löschen. Wählen Sie, um dieses Fenster zu schließen.

21 4.Telefonieren mit NATJA Lautstärkeeinstellung Lautstärke, mit der das Telefon klingelt. Lautstärke am Telefonhörer Lautstärke des Außenlautsprechers Lautstärke, mit der Sie sich selbst im Hörer hören. Lautstärkeinstellungen des Mikrofons (Lautstärke, mit der Sie gehört werden) Aktivieren Sie Headset, so wird der Mixer so eíngestellt, das der Ton gleichermaßen rechts und links ausgegeben wird. Aktivieren Sie Reverse Audio nur dann, wenn bei abgehobenem Hörer die Töne auf dem Mithörlautsprecher ausgegeben werden. Aktivieren Sie Mikrofonverstärkung wir das Mikrofon zusätzlich um 20dB verstärkt. Schieberegler ganz nach links entspricht 0% Lautstärke. Schieberegler ganz nach rechts entspricht 100% Lautstärke. Sie können Änderungen an der Lautstärkeeinstellungen auch während eines Telefonats vornehmen. Wählen Sie OK, um Ihre Eingaben zu bestätigen wählen Sie Abbrechen, um zu den vorhergehenden Einstellung zurückzukehren.

22 4.Telefonieren mit NATJA Kommunikationseinstellungen! Einstellungen in diesem Fenster sind NUR durch Ihren Systemadministrator vorzunehmen! TCP/IP-Konfiguration Der obere Bereich des Fensters KOMMUNIKATIONSEINSTELLUNGEN beschreibt die TCP/IP- Konfiguration. IP-Adresse des LTP*-Servers: Tragen Sie hier die IP-Adresse des PathFinders ein. Die Defaultwerte der folgenden Ports sollten nur dann verändert werden, wenn es zu Problemen mit einer Firewall kommt oder die Ports schon durch andere Programme belegt sind. Port des LTP*-Servers : Port des TAPI**-Servers : Port für interne Kommunikation : Port für Sprachdaten : Warteschleife Im Bereich Warteschleife haben Sie die Möglichkeit - abweichend von der Standardeinstellung FIRST IN --> FIRST OUT (wer zuerst in der Warteschleife war, wird auch zuerst durchgestellt) - die Einstellung AUSWAHLFENSTER auszuwählen. In der Standardeinstellung wird Ihnen ein Anrufer aus der Warteschleife sofort nach der Beendigung Ihres aktiven Gesprächs durch erneutes Klingeln signalisiert. Haben Sie jedoch KOMMUNIKATIONSEINSTELLUNGEN AUSWAHLFENSTER aktiviert, so werden alle zusätzlich eingehenden Anrufe in einer Liste am Bildschirm dargestellt.(siehe rechts) Folgende Eingaben sind jetzt noch notwendig: TCP-Server-Port : Default Rufnummer der Wareteschleife : Default Loop Eigene Rufnummer : Ihre interne Rufnummer * Lean-Telephone- Protocol ** Telephony Application Programming Interface

23 4.Telefonieren mit NATJA Weiterhin ist es notwendig unter ANRUFWEITERLEITUNG HINZUFÜ GEN einen weiteren Eintrag für BESETZT zu erstellen. Tragen Sie in das Feld ZIELRUFNUMMER Rufnummer > ein. Funktion der Warteschleife Sie wollen Ihr aktuelles Gespräch beenden und einen Ruf aus der Warteschlange Annehmen. Legen Sie den Hörer auf. Durch Doppelklick auf einen Teilnehmer in der Liste können Sie den nächstes gewünschten Gesprächspartner aus der Warteschleife wählen. Sie werden sofort verbunden. Sie wollen Ihr aktives Gespräch nicht beenden, aber dennoch einen Ruf aus der Warteschleife Annehmen Drücken Sie die Taste R (aktivesgespräch wird gehalten) und klicken Sie mit der Maus doppelt auf den entsprechenden Eintrag. Die Verbindung wird hergestellt. Sie können nun mit der Wahlwiederholungstaste zwischen den beiden Gesprächen wechseln oder durch Auflegen die beiden Gespräche verbinden. Durch Erneutes Drücken der Taste R beenden Sie das jeweils aktive Gespräch Anklopfen Aktivieren Sie das Feld ANKLOPFEN ERLAUBEN, wenn Sie eingehende Anrufe auch dann signalisiert bekommen wollen, wenn Sie bereits ein aktives Gespräch führen Hilfe Mit einem Klick auf das Hilfe-Symbol bekommen einen Hilfetext in Ihrem Standardbrowser angezeigt. Der Hilfetext entspricht dem Text im Kapitel 6. Kurzreferenz

24 4.Telefonieren mit NATJA 4.4 Wählen aus TAPI - fähigen Anwendungen (z.b. MS-Outlook 2000) Wechseln Sie in Ihren KONTAKTEORDNER und klicken Sie mit der rechten Maustaste auf den entsprechenden Kontakt. Wählen Sie KONTAKT ANRUFEN. Wählen Sie bei erstmaliger Verwendung den Button WAHLOPTIONEN... Sofern noch keine Standortinformationen eingegeben wurden, fordert Sie Windows nun dazu auf. Geben Sie in das Feld ORTSKENNZAHL Ihre Vorwahl ohne führende 0 ein. In das Feld AMTSKENNZIFFER geben Sie bitte die Ihnen von Ihrem Administrator zur Amtsholung zugewiesene Amtskennziffer (in der Regel 0) ein und bestätigen Sie 2 mal mit OK.

25 4.Telefonieren mit NATJA Wählen Sie nun NATJA als Leitung aus, über die verbunden werden soll und bestätigen Sie mit OK. Wählen Sie nun ANRUF BEGINNEN. In Zukunft könnnen Sie die vorangegangenen Schritte auslassen. NATJA wählt nun die entsprechende Rufnummer.

26 Die folgende Kurzreferenz entspricht der Hilfe des NATJA-REGISTERS 6.Kurzreferenz So halten/parken Sie ein aktives Gespräch Drücken Sie auf Ihrem NATJA-LanTelefon die Taste R. Das Gespräch wird nun gehalten. Sie hören den Amtston und können nun eine weitere Verbindung aufbauen. Wenn Sie nach ca. 15 Sekunden keine Ziffer gewählt haben wird die neue Verbindung vom PathFinder getrennt. Der Wartende bleibt gehalten. So holen Sie ein gehaltenes Gespräch zurück Drücken Sie auf Ihrem NATJA-LanTelefon die Wahlwiederholungs-Taste (PC-Tastatur=P) und Sie sind wieder mit Ihrem Gesprächspartner verbunden. Wurde inzwischen eine 2. Verbindung aktiviert, wird nun der andere Gesprächspartner gehalten. Annehmen eines anklopfenden Rufes Drücken Sie auf Ihrem NATJA-LanTelefon die Wahlwiederholungs-Taste (PC-Tastatur=P) und Sie sind mit dem neuen Gesprächspartner verbunden. Wurde inzwischen eine 2. Verbindung aktiviert. So wird nun der andere Gesprächspartner verbunden. Die vorhandene Verbindung wird gehalten. Abweisen eines anklopfenden Rufes Drücken Sie auf Ihrem NATJA-LanTelefon die Taste R. Der Anrufer bekommt einen Besetzton vom Amt. Dem Anrufer entstehen hierdurch keine Gebühren. Zwischen 2 Gesprächen makeln Mit der Wahlwiederholungstaste können Sie auf Ihrem NATJA-LanTelefon (PC-Tastatur=P) von einer zur anderen aktiven Verbindung wechseln. Fremdes Gespräch heranholen Klingelt es bei einem anderen Mitglied Ihrer Arbeitsgruppe und Sie wollen den Ruf an Ihrem Arbeitsplatz annehmen, dann gehen Sie bitte so vor: Doppelklicken Sie mit der Maus auf den Namen des Kollegen, dessen Ruf Sie annehmen wollen (Wird durch das klingelnde Telefon - Symbol hervorgehoben). Heben Sie ERST JETZT!!! den Hörer ab. (wird noch geändert) Sie haben das Gespräch jetzt angenommen Gespräch weitergeben Sie haben eine aktive Verbindung und wollen diese an einen Kollegen weitergeben. Gehen Sie bitte so vor: Drücken Sie die R-Taste. Das Gespräch wird nun gehalten. Sie hören einen Amtston. Wählen Sie die interne oder externe Rufnummer Ihres Kollegen UND WARTEN SIE BIS DIESER SICH MELDET!!! (wird noch geändert) Sollten Sie sich verwählt haben - oder ist der Gerufene nicht erreichbar, so drücken Sie erneut die Taste R um erneut zu Wählen oder die Wahlwiederholungstaste um zum gehaltenen Gespräch zurückzukommen. Wenn alles OK ist, dann legen Sie nun den Hörer auf um die beiden Gespräche zu verbinden.

27 Anrufweiterleitung Anhand des NATJA-Symbols (unten links neben der Uhrzeit) können Sie den aktuellen Zustand der Anrufweiterleitung erkennen: Transparenter Außenrahmen: Keine Anrufweiterleitungen sind aktiv hellblauer Außenrahmen: Rufe werden weitergeleitet, wenn Ihre NATJA-Software geschlossen wird und kein anderer Mitarbeiter die selbe Rufnummer aktiv hat. blauer Außenrahmen: Rufe werden weitergeleitet, wenn nach 30Sekunden nicht abgehoben wurde. gelber Außenrahmen: Rufe werden weitergeleitet, wenn alle Telefone mit der gewählten Rufnummer Besetzt melden. roter Außenrahmen: Rufe werden immer weitergeleitet. Um die Einstellungen der Rufumleitung zu ändern, drücken Sie mit der rechten Maustaste auf die Titelleiste im NATJA-Register oder auf das NATJA-Symbol links neben der Uhrzeit und wählen den Menüpunkt Anrufweiterleitung. Rotes Telefonsymbol auf transparentem Rahmen 6.Kurzreferenz Derzeit besteht keine Verbindung zum PathFinder. Informieren Sie Ihren Systemadministrator.

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29 Anhang: Empfohlene Soundkarten Betriebssystem Windows 95 / 98 Windows ME Windows XP / 2000 Windows NT 4.0 Servicepack 6 Soundkarte Creative Labs SoundBlaster 128 PCI Terra Tec 512i digital Terra Tec 512i digital Terra Tec 512i digital Creative Labs SoundBlaster 128 PCI Creative Labs SoundBlaster 128 PCI Sollte eine vorhandenen OnBoard-Soundkarte nicht die gewünschte Qualität erzielen, so ist diese im BIOS zu deaktivieren, damit Ressourcenkonflikte ausgeschlossen werden können.

30 Lexikon Point-to-Point Point-to-Multipoint PathFinder