Vordrucke für Schiedsämter und Schiedsstellen. herausgegeben vom. Bund Deutscher Schiedsmänner und Schiedsfrauen e. V. - BDS -

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1 Vordrucke für Schiedsämter und Schiedsstellen herausgegeben vom Bund Deutscher Schiedsmänner und Schiedsfrauen e. V. - BDS - FAQ Oft gestellte Fragen Von Schiedsmann Andreas Roß, RiAG Dr. Martin Rammert unter Mitarbeit von DirAG a.d. Erhard Väth Stand: Dezember 2006

2 Inhaltsverzeichnis 1. Wie kann ich die Größe des Vordrucks verringern und z.b. die Vorducke der Schiedsamtsbundesländer löschen, die ich nicht benötige? Wie funktioniert die Größenoptimierung mit dem kostenlosen Adobe Reader? Kann der BDS für mich die Größenoptimierung durchführen? Warum ist nach der Größenoptimierung der Vordruck nicht kleiner geworden? Müssen die Stammdaten immer wieder neu importiert werden? Kann ich die einmal eingegebenen und gespeicherten Stammdaten im laufenden Verfahren ändern? Soll ich auf die Verwendung der Enter-/Returntaste im BDS Vordruck verzichten? Wie kann ich Papiervordrucke zum Ausfüllen per Hand oder mit der Schreibmaschine herstellen? Kann man einzelne Formulare des BDS Vordrucks in Papierform bestellen? Enthält der BDS Vordruck einen Quittungsvordruck? Wie schütze ich meinen Vordruck vor dem Überschreiben oder ungewollten Abspeichern? Welche Wechseldatenspeicher kann ich nutzen und warum? Wird der Datenschutz beachtet? Muss ich jetzt das gesamte Verfahren am Rechner durchführen? Was bedeutet die Abkürzung FDF und was ist eine fdf-datei? Was bedeutet die Abkürzung/Dateiendung PDF? Kann ich die fdf-dateien, die ich mit der CD ROM 2003 oder 2004 erstellt habe, weiter verwenden? Woher erhalte ich die für den Download des BDS Vordrucks notwendigen Daten (Mitgliedsnummer und Download-Kennwort) Muss ich als Sachkostenträger den Formularserver in Anspruch nehmen? Kann ich den Zugang sperren lassen? Warum dauert das Laden des BDS Vordrucks und der fdf-dateien länger als bei den Vordrucken der Vorduck-CD ROM 2003 und 2004? Wie mache ich die nicht grau hinterlegten Felder sichtbar? Adobe Acrobat Reader / Approval / Acrobat Adobe Reader und Adobe Acrobat Version 6 und Adobe Reader und Adobe Acrobat Version Wie schalte ich die Rechtschreibprüfung aus? Adobe Acrobat Approval 5.0 / Acrobat Adobe Acrobat und Reader ab Version Wie blende ich Lesezeichen aus? Im Adobe Acrobat oder Reader bis Version 7: Im Adobe Acrobat und Reader ab Version 8: Wie komme ich von einer fdf-datei direkt zum ausgefüllten Vordruck? Wie funktioniert die automatische Schriftverkleinerung in mehrzeiligen Feldern? Welches Format haben die Vorblatt-Nummer und das Datum? Kann das Format der Anschrift geändert werden? Passen die Vordrucke für alle Fälle, die beim d. Schiedsamt/-stelle vorkommen können?...18

3 31. Müssen alle Felder des Vordrucks (z.b. auch das Geburtsdatum) ausgefüllt werden? Wie müssen Eheleute geladen werden? Wie erstelle ich die Ladungen bei einer Personenmehrheit auf einer Parteienseite? Wie fülle ich die Adressfelder der Ladung aus, wenn der Vertreter einer juristischen Person (GmbH / AktG) geladen werden muss? Warum wird beim Empfangsbekenntnis nicht auch Ort, Datum ausgefüllt? Kann ich die Kostenrechnung auch ohne automatische Berechnung erstellen? Wann wird die automatische Berechnung durchgeführt? Warum kann ich die Kosten für die Schreibauslagen nicht in der Spalte Betrag eintragen? Wie trage ich den Vorschuss bei einer Kostenteilung ein? Warum gibt es in der Kostenrechnung 4 Seiten, obwohl der offizielle, in den Verwaltungsvorschriften veröffentlichte Vordruck nur 3 Seiten hat? Wie bekomme ich die Formulierung Vorgelesen, genehmigt und unterschrieben; geschlossen Schiedsmann in das Protokoll V20? Wo unterschreibt die Schiedsperson im Protokoll V20 bei einem Scheitern der Verhandlung? Probleme beim Drucken Generelles zum Drucken Probleme beim Ausdrucken Wie vermeide ich das unbeabsichtigte Ausdrucken des ganzen BDS Vordrucks mit allen Formularen An wen wende ich mich bei Fragen und Anregungen? Gewähr(leistung) und rechtliche Verbindlichkeit?...27

4 1. Wie kann ich die Größe des Vordrucks verringern und z.b. die Vorducke der Schiedsamtsbundesländer löschen, die ich nicht benötige? Dafür benötigen Sie eine Adobe Acrobat Vollversion ab Version 6.0. Der BDS Vordruck enthält die Funktion Größenoptimierung. Dort wählen sie das Schiedsamts/-stellen-Bundesland, das erhalten werden soll und löschen durch Druck auf einen Button die nicht benötigten Vordrucke. Bitte beachten Sie, dass das Löschen nicht rückgängig gemacht werden kann und Sie unbedingt den neuen Vordruck unter einem neuen Dateinamen abspeichern müssen. Erst durch diesen neuen Speichervorgang werden die nicht mehr benötigten Teile des BDS Vordrucks endgültig entfernt und die Dateigröße sehr stark reduziert. 2. Wie funktioniert die Größenoptimierung mit dem kostenlosen Adobe Reader? Leider gar nicht in den Versionen bis 8. Für die Größenoptimierung ist die Vollversion des Adobe Acrobat erforderlich. Positiv getestet wurde die Größenoptimierung mit dem Adobe Acrobat Standard 5.0 und 7.0, dem Adobe Acrobat Professional 6.0 und 7.0. Wenn Ihnen eine entsprechende Vollversion des Adobe Acrobat nicht zur Verfügung stehen sollte, übernimmt der IT Beauftragte des BDS Bundesvorstands den Download für Sie. Bitte wenden Sie sich dazu unter Angabe der für den Download erforderlichen Daten (Mitgliedsnummer und Downloadkennwort) und Anerkennung der Nutzungsbedingungen unter Verwendung des speziellen Kontaktformulares unter an dem BDS. 3. Kann der BDS für mich die Größenoptimierung durchführen? Steht Ihnen eine entsprechende Vollversion des Adobe Acrobat nicht zur Verfügung oder ist Ihnen der BDS Vordruck für den Download mit ca. 26 MB aufgrund Ihrer analogen oder ISDN Internetverbindung zu umfangreich, übernimmt der IT Beauftragte des BDS Bundesvorstands den Download für Sie. Bitte wenden Sie sich dazu unter Angabe der für den Download erforderlichen Daten (Mitgliedsnummer und Downloadkennwort) und Anerkennung der Nutzungsbedingungen unter Verwendung des speziellen Kontaktformulares unter am dem BDS

5 4. Warum ist nach der Größenoptimierung der Vordruck nicht kleiner geworden? Bei der Größenoptimierung löscht der BDS Vordruck alle Verknüpfungen zu den nicht benötigten Formularen. Diese sind dann nicht mehr sichtbar und ansprechbar, aber trotzdem im Vordruck noch vorhanden und benötigen Speicherplatz. Erst beim Abspeichern des größenoptimierten Vordrucks unter einem neuen Dateinamen mit der Funktion Speichern unter werden die nicht mehr benötigten Formulare dann komplett und endgültig gelöscht und der Speicherplatz wird reduziert. 5. Müssen die Stammdaten immer wieder neu importiert werden? Die Stammdaten sollten zu Beginn der Vordrucknutzung komplett ausgefüllt und der Vordruck danach nur dieses eine Mal abgespeichert werden. Vor dem Ausfüllen der Stammdaten wird die Durchführung der Größenoptimierung empfohlen, um die Formulare zu entfernen, die man nicht benötigt. Nachdem man die Stammdaten ausgefüllt und den Vordruck letztmalig abgespeichert hat, sollte der Vordruck mit dem Attribut Schreibgeschützt versehen werden, damit er nicht überschrieben werden kann. Die individuellen Verfahrensdaten werden dann mit der Funktion Formulardatenexport und -import vom Wechseldatenträger eingefügt. 6 Kann ich die einmal eingegebenen und gespeicherten Stammdaten im laufenden Verfahren ändern? Ja, die Stammdaten können jederzeit im laufenden Verfahren geändert und die entsprechenden Feldinhalte überschrieben werden. Sollen die Änderungen dauerhaft sein, sollte der individuelle Vordruck ohne die Daten eines Verfahrens geändert und der Vordruck dann noch einmal gespeichert werden. War der Vordruck vorher mit dem Attribut Schreibgeschützt versehen worden, ist dieses unter Windows im Kontextmenü (rechte Maustaste > Eigenschaften) vorher zu deaktivieren.

6 7. Soll ich auf die Verwendung der Enter-/Returntaste im BDS Vordruck verzichten? Im BDS Vordruck bewegen Sie sich mit der Tabulatortaste von Feld zu Feld. Die Reihenfolge der Felder wurde für eine Schiedsverhandlung optimal festgelegt und entspricht nicht dem Grundsatz von links nach rechts. In einzeiligen Feldern führt die Benutzung der Enter-/Returntaste zum Verschwinden des Cursors. Text, der nach der Enter-/Returntaste eingegeben wird, ist nicht sichtbar. In solchen Fällen setzen Sie mit der Maus den Cursor in das Feld, dass Sie bearbeiten wollen oder betätigen Sie die Tabulatortaste, um zum nächsten Feld zu gelangen. In mehrzeiligen Feldern können sie die Enter-/Returntaste für den Zeilenumbruch etc. benutzen, wie Sie es aus Textbearbeitungsprogrammen gewohnt sind. 8. Wie kann ich Papiervordrucke zum Ausfüllen per Hand oder mit der Schreibmaschine herstellen? Nutzen Sie dazu die Funktion Druckvorlagen. Durch das Klicken auf die jeweiligen Buttons der Schiedsamts/-stellen-Bundesländer wird ein kompletter Vordrucksatz für das jeweilige Schiedsamts/-stellen-Bundesland erstellt. Diesen können Sie dann beliebig oft kopieren und verwenden. Rechtlich sind im Übrigen nur die Nutzungsbedingungen des Formularservers verbindlich. Ein Ausdruck der Papiervordrucke und zwar unbegrenzt - ist nur solange zulässig und gestattet, wie der Formularserver genutzt werden darf. 9. Kann man einzelne Formulare des BDS Vordrucks in Papierform bestellen? Nein. Der BDS Vordruck enthält die Funktion Druckvorlagenerstellung, mit der ein kompletter Vordrucksatz in einem Arbeitsgang ausgedruckt wird. Einzelne Formulare des BDS Vordrucks können über den Druckbutton auf dem Formular ausgedruckt werden um als Papiervordruck zu dienen. 10. Enthält der BDS Vordruck einen Quittungsvordruck? Nein. Benutzen Sie handelsübliche Quittungsvordrucke bzw. nutzen Sie für die Rückzahlung von Restvorschüssen im Termin den entsprechenden Quittungsteil im Protokoll V20.

7 11. Wie schütze ich meinen Vordruck vor dem Überschreiben oder ungewollten Abspeichern? Vergeben Sie in den Dateieigenschaften das Attribut Schreibgeschützt. Markieren Sie Dazu Ihre Vordruckdatei und öffnen mit der rechten Maustaste unter Windows das Kontextmenü. Unter Eigenschaften aktivieren sie das Attribut Schreibgeschützt. Möchten Sie nachträglich Änderungen im Vordruck vornehmen, um z.b. Änderungen in Ihren Stammdaten zu erfassen (neue Telefonnummer etc.), müssen Sie über diesen Weg das Attribut Schreibgeschützt vor der Änderung deaktivieren. 12. Welche Wechseldatenspeicher kann ich nutzen und warum? Wechseldatenspeicher sollen genutzt werden, um die schützenswerten individuellen Daten der einzelnen Verfahren vor dem Zugriff Unbefugter zu schützen. Abhängig vom genutzten PC-System können als Wechseldatenträger handelsübliche USB-Sticks, Datenkarten, DVD s, CD- ROM s oder Disketten genutzt werden. Um die Bestimmungen des Datenschutzes einzuhalten sind die Wechseldatenspeicher mit dem Protokollbuch, dem Kassenbuch und dem Siegel entsprechend den jeweiligen landesrechtlichen Vorschriften sicher auf zu bewahren. Die Nutzung eines Wechseldatenspeichers erlaubt zudem den Einsatz der Verfahrensdaten sowohl am heimischen PC wie auch z.b. im Amtsraum auf einem dienstlich zur Verfügung gestellten PC. 13. Wird der Datenschutz beachtet? Die Bestimmungen des Datenschutzes verpflichten die Schiedsperson zum vertraulichen Umgang mit den schützenswerten Daten der Schiedsverfahren. Die schützenswerten Daten erscheinen neben dem Protokoll- und Kassenbuch auch als Formulardaten des BDS Vordrucks in digitaler Form. Durch den Export der Formulardaten als fdf Dateien auf einen Wechseldatenspeicher ist es sehr einfach möglich, die Formulardaten mit dem Protokoll- und Kassenbuch sicher vor dem Zugriff Unbefugter auf zu bewahren und die Bestimmungen des Datenschutzes einzuhalten. Einzelne Justizverwaltungen haben besondere Bestimmungen für den Umgang von Schiedspersonen mit der Informationstechnik erlassen, die weitere Details regeln und z.b. auf das Abspeichern der Daten auf lokalen Festplatten bei einer entsprechenden Verschlüsslung erlauben. Der BDS Vordruck hilft durch die Trennung der nicht schützenswerten Formulare von den schützenswerten Formulardaten und der einfachen Möglichkeit des Formulardatenexport und imports besonders bei der Einhaltung der Datenschutzbestimmungen.

8 14. Muss ich jetzt das gesamte Verfahren am Rechner durchführen? Der BDS Vordruck ist ein Angebot an die Schiedsperson zur optimalen Durchführung der Schiedsverhandlungen. Die angebotenen Vordrucke können sowohl komplett leer ausgedruckt und von Hand ausgefüllt werden als auch komplett am PC ausgefüllt und dann ausgedruckt werden. Zwischen diesen beiden Extrempositionen wird jede Schiedsperson ihre individuelle Verfahrensweise wählen. So hat sich in der Praxis bewährt, dass der Antrag zur Niederschrift, die Anforderung des Vorschusses, die Ladungen zum Termin und die Fertigung von Abschriften und Ausfertigungen komplett am PC vorgenommen werden. Das Protokoll der Schiedsverhandlung demgegenüber zwar vor dem Termin mit dem PC vorbereitet wird, die Verhandlung selbst dann aber handschriftlich eingetragen wird. Dies hat den Vorteil, dass die Schiedsperson im Protokoll alle im Antrag gemachten Angaben zum Sachverhalt und zu den Anträgen nicht mehr ausfüllen muss, in der Verhandlung dann aber ohne Nutzung eines PC s die weiteren Eintragungen machen kann. Diese Kombination von PC gestützter Vorbereitung und Ergänzung per Hand im Termin erlaubt der Schiedsperson die optimale Gesprächsführung ohne Unterbrechung durch die Arbeit mit einer Maschine und gibt zudem der Schiedsperson die Sicherheit, dass die eingesetzte Technik nicht ausfallen kann. Der BDS ermutigt ausdrücklich alle Schiedspersonen, das Angebot des BDS Vordrucks individuell zu nutzen und ein Anwendungsverfahren zu wählen, dass der Schiedsperson vor Ort in ihren individuellen Rahmenbedingungen den höchsten Nutzen bringt. 15. Was bedeutet die Abkürzung FDF und was ist eine fdf-datei? Bei Verwendung der kostenpflichtigen aber hier nicht erforderlichen - Programme Adobe Acrobat Approval 5 und Adobe Acrobat ab Version 5 können Sie bei allen pdf-dateien und hier beim BDS Vordruck auch mit dem kostenlosen Adobe Reader ab Version 5.5 Informationen in einer FDF (Forms Data Format)-Datei speichern. FDF ist ein spezielles Textdateiformat für Daten, die aus PDF-Formularfeldern exportiert wurden. fdf-dateien sind wesentlich kleiner als PDF-Dateien, da sie nicht das gesamte Formular, sondern ausschließlich Felddaten enthalten. Auf einen Wechseldatenspeicher wie z.b. eine Diskette, CD-ROM, DVD, Speicherkarte oder USB-Stick passen daher sehr viele Formulardaten in Form von fdf-dateien, undabhängig vom kompletten BDS Vordruck mit ca. 27 MB! Speichern Sie daher nie einen ausgefüllten Vordruck ab, sondern exportieren Sie die Formulardaten immer als fdf-datei.

9 16. Was bedeutet die Abkürzung/Dateiendung PDF? Adobe PDF (Portable Document Format) ist der bereits seit über 10 Jahren weltweit erfolgreich eingesetzte De-facto-Standard für den zuverlässigen und sicheren Austausch von elektronischen Dokumenten aller Art. Adobe PDF ist ein universelles Dateiformat, das Schriftarten, Bilder, Grafiken und das Layout jedes Ausgangsdokuments beibehält, unabhängig von der Anwendung und der Plattform, die zur Erstellung verwendet wurden. Adobe PDF-Dateien sind kompakt und können weitergegeben, angezeigt und gedruckt werden. Alles, was dazu benötigt wird, ist der kostenlose Adobe Reader. Öffentliche Einrichtungen setzen Adobe PDF-Dateien ein, sodass der Bürger Formulare etc. bequem über das Internet abrufen, ausfüllen und ggfs. sogar ausgefüllt zurücksenden kann. 17. Kann ich die fdf-dateien, die ich mit der CD ROM 2003 oder 2004 erstellt habe, weiter verwenden? Ja, das ist uneingeschränkt möglich. Beachten Sie aber: Die Vordrucke sind weiter entwickelt worden (Anzahl und Differenzierung der Vordrucke) prüfen Sie daher Ihren ausgefüllten Vordruck vor dem Ausdruck unbedingt auf die korrekten Inhalte der einzelnen Felder. Durch die Erweiterung der Vordrucke sind auch einige neue Felder entstanden, die bei Verwendung alter fdf- Dateien manuell ergänzt werden müssen. 18. Woher erhalte ich die für den Download des BDS Vordrucks notwendigen Daten (Mitgliedsnummer und Download-Kennwort) Den Sachkostenträgern der Schiedsämtern und Schiedsstellen sind mit den jeweiligen Jahresbeitragsrechnungen die Mitgliedsnummern und Downloadkennwörter mitgeteilt worden. Die Sachkostenträger sind für die Ausstattung der Schiedspersonen mit Vordrucken etc. verantwortlich und müssen entscheiden, ob sie das für sie kostenpflichtige Angebot des Formularservers annehmen oder ihre Schiedspersonen auf anderem Wege mit Formularen ausstatten. Der Sachkostenträger kann bei Anerkennung der Nutzungsbedingungen seinen Schiedspersonen die für den Download erforderlichen Daten überlassen, damit diese den Download eigenverantwortlich im Rahmen der Nutzungsbedingungen durchführen. Stehen die Daten nicht mehr zur Verfügung, können diese schriftlich bei der Bundesgeschäftsstelle in Bochum neu angefordert werden.

10 19. Muss ich als Sachkostenträger den Formularserver in Anspruch nehmen? Nein. Der Formularserver ist ein Angebot zur zeitgemäßen Ausstattung der Schiedspersonen mit Formularen für die ehrenamtliche Arbeit. 20. Kann ich den Zugang sperren lassen? Sachkostenträger, die das Angebot des Formularservers nicht annehmen wollen, können Ihren Zugang sperren lassen. Sachkostenträger, die das Angebot des Formularservers nicht annehmen, werden vom BDS mit Ende der Zahlungsfrist (in der Regel des Kalenderjahres) gesperrt. Auf Wunsch des Sachkostenträgers kann der Zugang jederzeit wieder freigeschaltet werden. 21. Warum dauert das Laden des BDS Vordrucks und der fdf-dateien länger als bei den Vordrucken der Vorduck-CD ROM 2003 und 2004? Im Gegensatz zu den Vordruck-CD-ROM s 2003 und 2004 enthält der BDS Vordruck des Formularservers alle Vordrucke aller Länder in einer Datei. Dies war notwendig, um alle Vordrucke für den Formulardatenimport und export durch den kostenlosen Adobe Reader zu optimieren. Dadurch entfällt zum einen der Formulardatenexport und import, wenn nacheinander mehrere Formulare bearbeitet werden (z.b. bei der Ladung der V03 und der V04 für Antragsteller und Antragsgegner), da beim BDS Vordruck alle Daten sofort in allen Formularen zur Verfügung stehen und man das neue Formular daher nur über die Lesezeichen und die Anleitung aufrufen muss. Steht bei der Schiedsperson oder beim Kostenträger der Schiedsstelle oder des Schiedsamtes eine Adobe Acrobat Vollversion ab Version 6.0 zur Verfügung, sollte die Größenoptimierung durchgeführt werden (vergleiche oben Nr. 1 bis 3). Dadurch reduziert sich der BDS Vordruck auf die Formulare eines einzelnen Schiedsamtsbundeslandes und die Ladezeiten werden deutlich kürzer.

11 22. Wie mache ich die nicht grau hinterlegten Felder sichtbar? 22.1 Adobe Acrobat Reader / Approval / Acrobat 5 Wählen Sie vom Menü > Bearbeiten > Grundeinstellungen > Allgemein > Formulare. Ausschnitt Menü Bearbeiten Befehl Grundeinstellungen Aktivieren Sie hier alle Funktionen und wählen Sie eine Markierungsfarbe, die dann auf dem Bildschirm solche Felder anzeigt, die nicht grau unterlegt sind. Diese Markierung dient nur der besseren Erkennung auf dem Bildschirm und wird nicht ausgedruckt. Einige Felder der Vordrucke sind nicht grau hinterlegt worden, z. B. das Adressfeld, damit dieses von den Lesegeräten der Deutschen Post AG sofort erkannt werden kann.

12 22.2 Adobe Reader und Adobe Acrobat Version 6 und 7 Hier wählen Sie im Menü > Bearbeiten > Grundeinstellungen > Formulare und aktivieren dann > Hintergrund- und Hoverfarbe für Formularfelder. Jetzt wird das gesamte Feld in der gewählten Farbe sichtbar gemacht und nicht nur, wie bei der Version 5, der Feldrahmen.

13 22.3 Adobe Reader und Adobe Acrobat Version 8 Hier wählen Sie im Menü > Bearbeiten > Grundeinstellungen > Formulare und aktivieren dann im Bereich der > Markierungsfarbe für Felder eine beliebige Farbe, mit der alle oder nur die erforderlichen Felder hervorgehoben werden Unterhalb der Werkzeugleiste bietet der Adobe Reader ab Version 8 auch einen Button zur direkten Markierung der Felder Die Markierung und damit Hervorhebung der Felder erfolgt nur auf dem Bildschirm und dient dem besseren und leichteren Erkennen der Feldposition und Feldlänge etc. Die entsprechende Farbe wird nicht mit ausgedruckt.

14 23. Wie schalte ich die Rechtschreibprüfung aus? 23.1 Adobe Acrobat Approval 5.0 / Acrobat 5.0 Wählen Sie im Menü > Bearbeiten > Grundeinstellungen > Allgemein > Rechtschreibung. Deaktivieren Sie Fehlerhafte Wörter unterstreichen, indem Sie den Mauszeiger auf die Zeile führen und die linke Maustaste klicken: Das Häkchen verschwindet, es findet keine Rechtschreibprüfung mehr statt.

15 23.2 Adobe Acrobat und Reader ab Version 8.0 Wählen Sie im Menü > Bearbeiten > Grundeinstellungen > Hier können Sie festlegen, ob die Rechtschreibprüfung sofort während der Eingabe erfolgt, welche Farbe die Fehlermeldung hat und welches Wörterbuch genutzt werden soll.

16 24. Wie blende ich Lesezeichen aus? 24.1 Im Adobe Acrobat oder Reader bis Version 7: Klicken Sie zum Ein-und Ausblenden in der Werkzeugleiste auf nebenstehendes Symbol (Navigationsfenster ein-/ausblenden). Über die Lesezeichen kommen Sie zu den Erläuterungen der einzelnen Vordrucke, nicht zu den Vordrucken selbst. Wie komme ich zur Anleitung zurück, nachdem ich einen Vordruck bearbeitet habe? Verwenden Sie die Steuerungszeichen zurück zur letzten Ansicht vorwärts zur nächsten Ansicht um sich aus dem bearbeiteten Vordruck zurück zur Anleitung zu bewegen Im Adobe Acrobat und Reader ab Version 8: Die Anzeige der Lesezeichen beim ersten Öffnen des Vordrucks ist voreingestellt. Durch Schließen des Fensters der Lesezeichen sind diese nicht mehr sichtbar. Da die Lesezeichen zur schnellen Navigation im Vordruck vorgesehen sind, wird dies nicht empfohlen.

17 25. Wie komme ich von einer fdf-datei direkt zum ausgefüllten Vordruck? Wenn Sie einen Vordruck direkt aus einer fdf-datei erzeugen wollen, öffnen Sie die fdf-datei mit einem Doppelklick. Wenn die Vordruckdatei nicht mehr an der Stelle ist (z. B. CD-ROM etc.), an der sie zum Zeitpunkt des Erstellens der Fdf war, erhalten Sie folgende Fehlermeldung: Die fdf-datei kann den entsprechenden Vordruck automatisch nicht mehr finden (z. B. weil die CD-ROM mit dem BDS Vordruck nicht mehr im Laufwerk ist). Bestätigen Sie mit Ja, und geben Sie jetzt den aktuellen Dateipfad der Vordruckdatei an. Nach Bestätigung der Auswahl wird der BDS Vordruck automatisch geöffnet und die Formulardaten werden gleichzeitig importiert. Durch diese Möglichkeit können Sie besonders schnell einen neuen Vordruck (z.b. eine Ausfertigung V 11) im Verfahren mit den individuellen Daten erzeugen. 26. Wie funktioniert die automatische Schriftverkleinerung in mehrzeiligen Feldern? In den Vordrucken ist nicht überall derselbe Platz für dieselben Textblöcke vorgesehen. Das Programm ist jedoch so eingestellt, dass bei Erreichen der voreingestellten Zeichenanzahl die Schrift automatisch verkleinert wird, sodass es nun möglich ist, mehr Text unterzubringen, was insbesondere dann sinnvoll ist, wenn nur noch einige wenige fehlende Zeilen und Wörter aufgenommen werden sollen (z. B. bei Namen). Wenn trotz Schriftverkleinerung weiterer Text nicht mehr in den entsprechenden Block hineinpasst, kann der Text auf dem Vordruck V 26 (Anlage) fortgesetzt werden. 27. Welches Format haben die Vorblatt-Nummer und das Datum? Die Vorblatt-Nummer (bzw. lfd.-nr. Inhaltsverz in Rheinland-Pfalz bzw. Gesch.-Zeichen in Thüringen) kann entweder in der in den Verwaltungsvorschriften vorgesehenen absoluten Zahl (z. B. 120) geschrieben werden oder in der praxisbewährten Kombination von laufender Nummer des Verfahrens und Jahreszahl (z. B. 3/04). Das Datum wird einheitlich achtstellig geschrieben TT.MM.JJJJ (also statt ); das Format ist automatisch vorgegeben. Beide Formate können nicht verändert werden.

18 28. Warum muss ich im Stammdatenblatt die Bankverbindung der Schiedsstelle/des Schiedsamtes zweimal angeben? Die Bankverbindung wird in der Vorschussanforderung V13 in Kontonummer, Bank und BLZ getrennt und in der Kostenrechnung V18 als Block verwendet. Um beide Anforderungen erfüllen zu können und technische Fehler zu vermeiden, geben Sie beim ersten Aufruf des Programms Ihre Bankverbindung im Stammdatenblatt zweimal ein. 29. Kann das Format der Anschrift geändert werden? Das Format der Anschrift kann nicht verändert werden. Da bei der Konzeption des BDS Vordrucks die höchstmögliche Arbeitsersparnis für die Schiedsperson vorrangig war, werden selbst Abweichungen von der DIN in Kauf genommen. 30. Passen die Vordrucke für alle Fälle, die beim d. Schiedsamt/-stelle vorkommen können? Nein, dafür sind die von Ihnen zu schlichtenden Fälle zu unterschiedlich und die Lebenssachverhalte zu vielfältig. Mit den Vordrucken können Sie sicherlich 75% der Fälle erledigen (siehe auch V 26 bei Platzproblemen), ohne Änderungen vornehmen zu müssen. In den anderen Fällen, z.b. bei Abschluss eines Teilvergleiches müssen Sie wenn Sie mit dem PC arbeiten die Vordrucke ausfüllen, soweit dies elektronisch geht und dann nach dem Ausdruck handschriftliche Streichungen und Ergänzungen vornehmen, die Sie jeweils mit Ihrem Namenskürzel abzeichnen. Wenn Sie ohne PC arbeiten, gilt für Streichungen oder Ergänzungen des vorgedruckten Textes Entsprechendes.

19 31. Müssen alle Felder des Vordrucks (z.b. auch das Geburtsdatum) ausgefüllt werden? Nein. Wenn kein Vertreter oder kein Beistand am Verfahren beteiligt ist, können diese Felder unausgefüllt bleiben. Das Geburtsdatum ist z.b. nur dann zwingend erforderlich, wenn unter derselben Adresse z.b. Vater und Sohn mit demselben Namen wohnen, die Angabe des Geburtsdatums also zur Unterscheidung der beiden erforderlich ist. Bei der Beteiligung Minderjähriger am Verfahren ist das Geburtsdatum auch einzutragen. Andernfalls kann das Feld mit dem Geburtsdatum mit der Tab-Taste übersprungen werden und darf offen bleiben. 32. Wie müssen Eheleute geladen werden? Ist auf Seiten einer Partei oder gar auf beiden Seiten ein Ehepaar am Schlichtungsverfahren beteiligt, kann das Ehepaar aus rechtlichen Gründen nicht mit einer Ladung An die Eheleute geladen werden. Vielmehr muss jeder Ehepartner mit einer eigenen Ladung geladen werden. Lediglich in dem Fall, in dem das Ehepaar als Eltern einen z.b. jugendlichen Antragsteller vertritt, darf das Ehepaar als gesetzlicher Vertreter des jugendlichen Antragstellers mit einer gemeinsamen Ladung unter Erwähnung beider Vornamen der Eheleute also z.b. Josef und Maria Müller - geladen werden. Soweit eine Ladung von Eheleuten als solchen mit einer Ladung rechtlich nicht möglich ist, wie z.b. als Antragsgegner in Strafsachen, sehen die Adressfelder der Ladungsvordrucke daher die Ankreuzvariante Eheleute erst gar nicht vor. Hier zeigt sich die Leitfunktion der Vordrucke

20 33. Wie erstelle ich die Ladungen bei einer Personenmehrheit auf einer Parteienseite? Bei Eheleuten oder einer sonstigen Personenmehrheit auf einer Parteiseite übernimmt das System aus dem Vordruck V 1 zunächst die Daten aller Personen der einen Parteiseite in den Ladungsvordruck. Hier müssen Sie dann mit der Entfernen-Taste (Delete) die Ladungen für die verschiedenen zu ladenden Personen fertigen. Dabei genügt die Entfernung der Namen der jetzt nicht zu ladenden Personen im Adressfeld: das System nimmt automatisch die erforderlichen Löschungen im weiteren Text der Ladung vor. Nach dem Ausdruck der Ladung können Sie dann nach erneutem Aufruf des Ladungsvordruckes den anderen Namen löschen und die weitere Ladung ausdrucken. Stellt z. B. ein Ehepaar einen Antrag auf Schlichtung gegen zwei Brüder als Antragsgegner, so fertigen SIe insgesamt vier Ladungen nur mit der Maus und der Entfernen-Taste, ohne das eine Texteingabe per Tastatur erforderlich wäre. Dass in den beiden Ladungen für die Eheleute dann nur immer der Name des gerade geladenen Ehepartners und nicht der des mitantragstellenden Ehepartners erscheint, hat technische Gründe, ist juristisch jedoch unproblematisch, da der einzelne Ehepartner ja um die gemeinsame Antragstellung mit dem anderen weiß. Entsprechend wird der einzeln geladene Bruder zwar nicht aus der Ladung selbst, wohl aber aus dem der Ladung beigefügten Ausdruck des Vordruckes V 1 erkennen, dass er zusammen mit seinem Bruder und nicht allein Antragsgegner sein soll. 34. Wie fülle ich die Adressfelder der Ladung aus, wenn der Vertreter einer juristischen Person (GmbH / AktG) geladen werden muss? Die Adressfelder der Ladungen sind grundsätzlich dreispaltig für die Eingabe von Name, Straße und Ort. Bei der Ladung z.b. eines Geschäftsführers einer GmbH wird die Ladung nicht an die A-GmbH, zu Händen des Geschäftsführers XY, Straße, Ort adressiert, sondern juristisch korrekt - sogleich an Herrn Geschäftsführer XY, Straße, Ort. Lediglich die Adressfelder je am Ende auf Seite 2 der Vordrucke V 10, V 11, V 12a und V 12b sind jeweils vierspaltig. Hier kann also z.b. die Ausfertigung an den Name Antragsteller, zu Hd. Rechtsanwalt Z Straße, Ort gesandt werden. Falls dies nicht erforderlich ist, bleibt eine der vier Zeilen frei. Die Gründe für diese Differenzierung zwischen drei- bzw. vierspaltigen Adressfeldern sind wieder technischer Natur. 35. Warum wird beim Empfangsbekenntnis nicht auch Ort, Datum ausgefüllt? Beim Absenden des Empfangsbekenntnisses sind diese Daten noch nicht bekannt oder müssen bei der Zustellung durch persönliche Übergabe durch die Schiedsperson eigenhändig gemacht werden.

21 36. Fragen zur Kostenrechnung V Kann ich die Kostenrechnung auch ohne automatische Berechnung erstellen? Ja, entweder Sie - verwenden aus der Anleitung den Vordruck V18 für manuelles Ergänzen oder. stellen die automatische Berechnung ab. Vordruck V18 für manuelles Ergänzen Dieser Vordruck enthält wie der Vordruck mit automatischer Berechnung sämtliche Felder und ist damit ebenso gut für den Datenimport geeignet. Die Funktion "automatische Berechnung" ist hierin aber deaktiviert und damit nicht verfügbar. Alle Berechnungen müssen hier manuell durchgeführt werden. Dieser Vordruck wird für die Bearbeitung in Papier empfohlen. Die automatische Berechnung kann aber auch im Adobe Acrobat Reader selbst abgestellt werden. Sowohl in der Version 5, 6 und 7 wählen Sie hierfür im Menü Bearbeiten > Grundeinstellungen > Allgemein > Formulare und deaktivieren die automatische Feldberechnung.

22 Nach der Deaktivierung der Berechnungsfunktion bleibt allerdings in den Feldern mit deaktivierter Berechnungsformel trotzdem eine 0 als Eintrag bestehen. Ab der Version 8.0 wählen Sie im Menü Bearbeiten > Grundeinstellungen > Allgemein > Feldwerte automatisch berechnen 36.2 Wann wird die automatische Berechnung durchgeführt? Die automatische Berechnung beim Adobe Acrobat Reader wird anders als bei Tabellenkalkulationsprogrammen (z. B. Excel) nicht während der Eingabe von Zahlen vorgenommen. Sie erfolgt erst dann, wenn alle Felder auch die Textfelder ausgefüllt sind. Bitte benutzen Sie den Tabulator zum Wechseln der Felder und lassen Sie keines insbesondere auch nicht im nichtamtlichen Teil aus. Auch Korrekturen in der Berechnung werden erst durchgeführt, wenn alle Felder erneut mit dem Tabulator durchgegangen wurden. Die Berechnung erfolgt also erst, nachdem in der letzten Zeile des nichtamtlichen Teils der Textzusatz Auf d Antragsgegner entfallen ausgefüllt wurde!

23 36.3 Warum kann ich die Kosten für die Schreibauslagen nicht in der Spalte Betrag eintragen? Tragen Sie in der Zeile Schreibauslagen die Anzahl der Seiten ein: Die Berechnung des Betrages erfolgt dann in der Spalte Betrag automatisch. Ausschnitt V 18 NRW

24 36.4 Wie trage ich den Vorschuss bei einer Kostenteilung ein? Bitte beachten Sie, dass bei Kostenteilungen der vom Antragsteller gezahlte Vorschuss im amtlichen Teil in der Spalte abzüglich Vorschuss nur in Höhe der vereinbarten Quote eingetragen wird. Hat also z. B. der Antragsteller einen Vorschuss i. H. v. 40 gezahlt und muss er 2/5 der Verfahrenskosten i. H. v. 48,30 tragen, so wird im V18 in der Spalte abzüglich Kosten als Vorschuss nur 19,32 der tatsächlich gezahlten 40 Vorschuss eingetragen. Im nichtamtlichen Teil wird dagegen der tatsächlich gezahlte volle Vorschuss i.h.v. 40 eingetragen. Die Berechnung erfolgt erst, nachdem in der letzten Zeile des nichtamtlichen Teils der Text Auf d Antragsgegner entfallen ausgefüllt wurde. V18 NRW

25 36.5 Warum gibt es in der Kostenrechnung 4 Seiten, obwohl der offizielle, in den Verwaltungsvorschriften veröffentlichte Vordruck nur 3 Seiten hat? Bei Kostenquotelungen zwischen der antragstellenden und der antragsgegnerischen Partei war es im dreiseitigen Vordruck bisher nicht möglich, eine Kostenrechnung für die antragstellende und gleichzeitig eine für die antragsgegnerische Partei auf der Seite 2 zu erstellen. Um den Komfort zu erhöhen, wird jetzt die Seite 2 einmal für den Antragsteller und einmal als Seite 3 für den Antragsgegner erstellt. Wer diese Seiten nicht braucht, kann über die Druckfunktion das Programm anweisen, nur die Seiten 1, 2 und 4 oder 1,2 und 3 zu drucken.

26 37. Wie bekomme ich die Formulierung Vorgelesen, genehmigt und unterschrieben; geschlossen Schiedsmann in das Protokoll V20? Nachdem Sie Ihre Stammdaten im Stammdatenblatt V 0 erfasst und exportiert haben, öffnen Sie das Protokoll V20. Importieren Sie jetzt Ihre Stammdaten aus dem V0 in den V20 und schreiben in das entsprechende Textfeld auf der Rückseite o.g. Formulierung. Exportieren Sie jetzt erneut die Daten und benennen diese fdf-datei um, z. B. in STAMMDATEN.FDF. Wenn Sie jetzt zu Anfang eines neuen Verfahrens diese Datei STAMMDATEN.FDF importieren, ist sichergestellt, dass im Protokoll bei einem entsprechenden Aufruf o. g. Formulierung ausgefüllt erscheint. Kommt keine Schlichtungsvereinbarung zustande, sollten Sie diese Worte allerdings wieder löschen. 38. Wo unterschreibt die Schiedsperson im Protokoll V20 bei einem Scheitern der Verhandlung? Die Schiedsperson unterschreibt hinter Eine Vereinbarung ist zwischen den Parteien nicht zustande gekommen". Dabei darf die Unterschrift selbstverständlich nach oben und unten über den vorgegebenen Rahmen hinausgehen. 39. Probleme beim Drucken 39.1 Generelles zum Drucken Drucken Sie nie mit der allgemeinen Druckfunktion des Adobe Readers, sondern nutzen Sie immer nur die Druckbuttons auf den jeweiligen Vordruckseiten. Für die Herstellung einer Druckvorlage zur Herstellung von Papiervordrucken nutzen Sie die spezielle Funktion Druckvorlagen. Mit nur einem Knopfdruck bekommen Sie hier alle Vordrucke Ihres Schiedsamts bzw. Ihrer Schiedsstelle speziell auf Ihr Bundeslandes zugeschnitten in einem Arbeitsschritt ausgedruckt Probleme beim Ausdrucken Treten beim Ausdrucken der Vordrucke Probleme auf, überprüfen Sie die Einstellungen Ihres Druckers entweder unter. Datei > Drucken oder. Datei > Seiteneineinrichtung

27 40. Wie vermeide ich das unbeabsichtigte Ausdrucken des ganzen BDS Vordrucks mit allen Formularen Der Ausdruck der einzelnen Formulare sollte ausschließlich über die jeweiligen Druckbuttons auf den einzelnen Formularen erfolgen. Im Adobe Reader Version 8.0 kann in der Werkzeugleiste die Druckfunktion entfernt werden, so dass dieser Fehler aus der allgemeinen Gewohnheit nicht mehr ausgelöst werden kann 41. An wen wende ich mich bei Fragen und Anregungen? Bei technischen Fragen und Anregungen zu "Vordrucke für Schiedsämter und Schiedsstellen " wenden Sie sich bitte an Bei inhaltlichen Fragen oder Anregungen wenden Sie sich bitte ausschließlich schriftlich an die Vordruckkommission des BDS z.h. des Vorsitzenden Dr. Martin Rammert c/o Bund Deutscher Schiedsmänner und Schiedsfrauen e.v. - BDS -, Postfach , Bochum oder per an: info@bdsev.de. 42. Gewähr(leistung) und rechtliche Verbindlichkeit? Für diese FAQ wird keine Gewähr übernommen und im Übrigen sind rechtlich nur die Nutzungsbedingungen des Formularservers verbindlich.