Selbständigkeit und das Finanzamt. Die Senatorin für Finanzen. Freie Hansestadt Bremen

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1 Selbständigkeit und das Finanzamt Die Senatorin für Finanzen Freie Hansestadt Bremen

2 Impressum Herausgeber: Freie Hansestadt Bremen Die Senatorin für Finanzen Pressestelle Rudolf-Hilferding-Platz 1 Haus des Reichs Bremen Internet: Stand: November

3 Vorwort Sehr geehrte Existenzgründerin, sehr geehrter Existenzgründer, Auf dem Weg von der Geschäftsidee bis zur Unternehmensgründung ist vieles zu beachten. Mit dieser Broschüre wollen wir Ihnen die ersten Schritte in die Selbständigkeit erleichtern. Sie finden hier Informationen zur Umsatz-, Einkommen- und Lohnsteuer. Außerdem wird erklärt, welche Kriterien steuerrechtlich korrekte Rechnungen erfüllen müssen. Auch nach Ihrer erfolgreichen Existenzgründung werden wir stets bemüht sein, Sie und Ihr Unternehmen kooperativ zu unterstützen. Zögern Sie nicht, die zuständigen Beraterinnen und Berater für Existenzgründungen in den Finanzämtern anzusprechen. Für Ihr Unternehmen wünsche ich Ihnen viel Erfolg. Ihre (Karoline Linnert) Bürgermeisterin Senatorin für Finanzen - 3 -

4 Inhaltsverzeichnis Selbständigkeit und das Finanzamt... Impressum... 2 Vorwort... 3 Inhaltsverzeichnis Einführung Die steuerliche Anmeldung Buchführung und Aufzeichnungspflichten Aufbewahrungspflichten Umsatzsteuer Umsatzsteuer auf vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte Ihre Rechnungen Kleinunternehmer Die Lohnsteuer Ihre Einkommensteuer Ansprechpartner/-innen für Existenzgründer/-innen in der bremischen Steuerverwaltung

5 1. Einführung Vielleicht ist es noch ein ungewohnter Gedanke, aber bereits während der Phase der Existenzgründung kann Ihr Finanzamt Sie aktiv und kooperativ begleiten. Als kompetenter Ansprechpartner informieren wir Sie über die steuerlichen Gegebenheiten und können auftretende Fragen beantworten. Neben allgemeinen Auskünften können wir auch Ihre speziellen mit der Unternehmensgründung verbundenen Probleme erörtern. Im Rahmen unserer gesetzlichen Möglichkeiten werden wir auch nach der erfolgreichen Existenzgründung stets bemüht sein, Sie und Ihr Unternehmen zu unterstützen. Deshalb zögern Sie bitte nicht, uns anzusprechen. Eine umfassende steuerliche Beratung oder Betreuung ist den Angehörigen der steuerberatenden Berufe vorbehalten. Dieses Merkblatt soll Ihnen als Orientierungshilfe dienen. Es ist keine Verwaltungsanweisung. Entscheidungen im konkreten Einzelfall bleiben immer dem zuständigen Finanzamt vorbehalten. 2. Die steuerliche Anmeldung Sobald Sie eine unternehmerische Tätigkeit aufnehmen, sind Sie verpflichtet, sich beim Finanzamt steuerlich anzumelden. Nach Ihrer Anmeldung erhalten Sie innerhalb kurzer Zeit Ihre Steuernummer, die Sie für Ihre Rechnungen benötigen. Für die Anmeldung hält Ihr Finanzamt hierfür einen Vordruck bereit. Sie können ihn im Internet unter unter dem Pfad Steuern /Existenzgründung herunterladen oder persönlich bei den bremischen Finanzämtern abholen. Mit dem vollständigen Ausfüllen des Vordrucks versetzen Sie uns in die Lage zu entscheiden, welche steuerlichen Rechte und Pflichten sich aus der Aufnahme der Tätigkeit für Sie persönlich ergeben. Um später hohe Steuernachzahlungen zu vermeiden, sind ihre möglichst genaue Einschätzung der voraussichtlichen Umsätze und eine angemessene Gewinnprognose von großer Bedeutung. Ohne diese notwendigen Angaben kann ihr Antrag nicht abschließend bearbeitet und keine Steuernummer vergeben werden

6 3. Buchführung und Aufzeichnungspflichten Es gibt grundsätzlich zwei Möglichkeiten, den steuerlichen Gewinn zu ermitteln: Aufzeichnungen mit Einnahme-/Überschuss Rechnung. Buchführung mit Jahresabschluss (= Bilanzierung) Freiberufler und sonstige Unternehmer können wählen, ob Sie freiwillig Bücher führen wollen oder ihre Betriebseinnahmen und ihre Betriebsausgaben durch eine Einnahme-/Überschuss Rechnung vereinfacht aufzeichnen möchten. Als Kaufmann im Sinne des Handelsgesetzbuches sind Sie verpflichtet, Bücher zu führen (Bilanz). In diesen sind Ihre Handelsgeschäfte und die Lage Ihres Vermögens nach den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung vollständig, zeitnah und nachvollziehbar aufzuzeichnen. Gewerbliche Unternehmer sowie Land- und Forstwirte, die mehr als Euro Umsätze im Kalenderjahr erzielen oder Gewinne von mehr als Euro erwirtschaften, sind nach Aufforderung durch das Finanzamt ebenfalls verpflichtet, für diesen Betrieb Bücher zu führen und aufgrund jährlicher Bestandsaufnahmen Abschlüsse zu machen. Besondere Aufzeichnungspflichten ergeben sich auch aus den einzelnen Steuergesetzen, insbesondere aus dem Umsatzsteuergesetz. Da die Verletzung von Buchführungs-/Aufzeichnungsund Aufbewahrungspflichten für Sie zu steuerlichen Nachteilen führen kann, bitten wir Sie, sich hierüber eingehend zu informieren. Für weitergehende Fragen stehen Ihnen die Mitarbeiter der bremischen Finanzämter jederzeit gerne zur Verfügung. Unabhängig davon ist es ratsam, zur Beachtung der bestehenden Rechte und Pflichten die sachverständige Hilfe steuerberatender Berufe in Anspruch zu nehmen

7 4. Aufbewahrungspflichten Die folgenden Unterlagen sind geordnet aufzubewahren: Zehn Jahre: Bücher und Aufzeichnungen, Inventare, Jahresabschlüsse, Lageberichte, die Eröffnungsbilanz sowie die zu Ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und sonstigen Organisationsunterlagen, Eingangs- und Ausgangsrechnungen sowie Buchungsbelege. Sechs Jahre: Sämtlicher geschäftlicher Schriftwechsel sowie sonstige Unterlagen, soweit sie für die Besteuerung von Bedeutung sind. Die Aufbewahrungsfrist beginnt regelmäßig mit dem Schluss des Kalenderjahres, in dem die aufzubewahrenden Unterlagen entstanden sind oder die letzten Aufzeichnungen hierin vorgenommen wurden. Sind die Unterlagen mit Hilfe eines Datenverarbeitungssystems erstellt worden, hat die Finanzbehörde im Rahmen einer Außenprüfung das Recht, Einsicht in die gespeicherten Daten zu nehmen und ihr Datenverarbeitungssystem zur Prüfung dieser Unterlagen zu nutzen. 5. Umsatzsteuer Jeder, der eine gewerbliche oder freiberufliche Tätigkeit selbständig ausübt und Einnahmen erzielt, ist Unternehmer. In den ersten zwei Jahren nach Aufnahme der unternehmerischen Tätigkeit sind Sie verpflichtet, monatliche Umsatzsteuer-Voranmeldungen abzugeben. Die Voranmeldung muss bis zum 10. Tag nach Ablauf des Voranmeldungszeitraums dem Finanzamt übersandt werden. Gleichzeitig ist eine Vorauszahlung in Höhe der durch Sie berechneten Umsatzsteuer zu entrichten. Nach Ablauf der o.g. zwei Jahre müssen Sie die Umsatzsteuer vierteljährlich anmelden und entrichten, wenn die Steuer für das vorangegangene Jahr nicht mehr als Euro betragen hat. Ist dieser Betrag überschritten, haben Sie die Steuer weiterhin monatlich anzumelden. Beträgt die Steuer für das vorangegangene Jahr nicht mehr als Euro, kann das Finanzamt Sie ganz von der Verpflichtung zur Abgabe der Voranmeldung befreien. Die Abgabefrist wird auf Ihren Antrag hin um einen Monat verlängert (Dauerfristverlängerung). Bei einem Unternehmer, der die Voranmeldungen monatlich abzugeben hat, ist die Fristverlängerung davon abhängig, dass eine Sondervorauszahlung in Höhe von einem Elftel der voraussichtlichen Umsatzsteuervorauszahlungen entrichtet wird. Neben den Umsatzsteuer-Voranmeldungen ist bis zum 31. Mai des folgenden Jahres eine Umsatzsteuererklärung für das abgelaufene Kalenderjahr abzu

8 geben, in der die Umsatzsteuer selbst berechnet wird. Verbleibt hier eine Nachzahlung, so ist diese einen Monat nach Abgabe der Umsatzsteuererklärung zu entrichten. Die Frist für die Abgabe kann vom Finanzamt auf Ihren Antrag hin verlängert werden. Elektronische Abgabeverpflichtung Die Umsatzsteuer-Voranmeldung, der Antrag auf Dauerfristverlängerung und die Umsatzsteuererklärung sind mit elektronischem Zertifikat zu übermitteln. Bitte beachten Sie hierzu die Informationen zur verpflichtenden Authentifizierung. Nur in Ausnahmefällen, wenn es Ihnen als Unternehmer wirtschaftlich und persönlich unzumutbar ist, die technischen Voraussetzungen einzurichten, kann auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden. 6. Umsatzsteuer auf vereinbarte oder vereinnahmte Entgelte Die Umsatzsteuer ist für den Monat anzumelden und abzuführen, in dem die Lieferung oder sonstige Leistung ausgeführt wurde. Dies gilt unabhängig davon, ob bereits eine Rechnung erteilt wurde. Beim leistenden Unternehmer führt diese Verfahrensweise oft dazu, dass er die Umsatzsteuer bereits an das Finanzamt abführen muss, obwohl der Kunde die Rechnung noch nicht bezahlt hat. Das heißt, der Unternehmer muss die Umsatzsteuer vorfinanzieren. Kleine und mittlere Unternehmen geraten so schnell in Zahlungsschwierigkeiten. Sie haben deshalb die Möglichkeit, einen Antrag an Ihr Finanzamt zu stellen, die Umsatzsteuer erst zu zahlen, wenn Sie die Rechnungsbeträge vereinnahmt haben. Voraussetzung: Im Jahr der Betriebseröffnung: Der Gesamtumsatz wird voraussichtlich nicht mehr als Euro betragen. Ggf. ist der Gesamtumsatz in einen Jahresumsatz umzurechnen. In der Folgezeit: Der Gesamtumsatz im vorangegangegenen Kalenderjahr hat nicht mehr als Euro betragen, oder Sie sind von der Verpflichtung, Bücher zu führen und Abschlüsse zu machen, befreit oder Sie führen Umsätze als Angehöriger eines freien Berufes aus

9 7. Ihre Rechnungen Damit Ihre Kunden, falls diese selbst Unternehmer sind, aus Ihren Rechnungen einen Vorsteuerabzug geltend machen können, müssen Ihre Rechnungen die folgenden Angaben enthalten: Ihren vollständigen Namen und Ihre vollständige Anschrift, den vollständigen Namen und die vollständige Anschrift Ihres Kunden, Ihre Steuernummer oder Umsatzsteuer-Identifikationsnummer, das Ausstellungsdatum, eine einmalige fortlaufende Rechnungsnummer, die Menge und Art (handelsübliche Bezeichnung) der gelieferten Gegenstände beziehungsweise der Umfang und die Art Ihrer Leistung, den Zeitpunkt der Lieferung oder der Fertigstellung der Leistung (die Angabe des Leistungsmonats reicht aus), das nach Steuersätzen aufgeschlüsselte Entgelt (Entgelt ist der Nettobetrag ohne Umsatzsteuer), den anzuwendenden Steuersatz sowie den auf das Entgelt entfallenden Steuerbetrag (= gesonderter Umsatzsteuerausweis), im Fall einer Steuerbefreiung einen Hinweis auf die Steuerbefreiung, oder in den Fällen der Ausstellung der Rechnung durch Ihre Kunden die Angabe Gutschrift. Ein besonderes Merkblatt für Musterrechnungen können Sie im Internet unter unter dem Menüpunkt: Steuern Existenzgründung Informationen und Links unter Informationsblatt zur Umsatzsteuer Anforderungen an ordnungsgemäße Rechnungen herunterladen oder persönlich bei den bremischen Finanzämtern abholen. Bei Kleinbetragsrechnungen (bis 150 Euro brutto) sind weniger Angaben erforderlich. Diese Informationen finden Sie ebenfalls im Informationsblatt. Wird in einer Rechnung ein Umsatzsteuerbetrag zu hoch oder zu Unrecht ausgewiesen, wird dieser Betrag von Ihnen geschuldet. 8. Kleinunternehmer Kleinunternehmer haben in der Regel keine Umsatzsteuer zu bezahlen. Als - 9 -

10 Kleinunternehmer gelten Sie, wenn Ihr voraussichtlicher Gesamtumsatz für das Gründungsjahr die Grenze von voraussichtlich nicht überschreiten wird. Haben Sie Ihre gewerbliche oder berufliche Tätigkeit nur in einem Teil des Kalenderjahres ausgeübt, so ist der tatsächliche Gesamtumsatz in einen Jahresgesamtumsatz umzurechnen. Angefangene Kalendermonate sind bei der Umrechnung als volle Kalendermonate zu behandeln. Die Kleinunternehmerregelung kann auch im folgenden Jahr in Anspruch genommen werden. Voraussetzung hierfür ist, dass der Umsatz des Vorjahres nicht überstiegen hat und der voraussichtliche Umsatz des laufenden Jahres nicht übersteigen wird. Kleinunternehmer dürfen in Ihren Rechnungen die Umsatzsteuer nicht gesondert ausweisen und können keinen Vorsteuerabzug geltend machen. Beispiel Ein Unternehmer nimmt am seine unternehmerische Tätigkeit auf. Im Rahmen einer sachgerechten Schätzung geht er davon aus, dass er in 2013 voraussichtlich einen Umsatz inklusive Umsatzsteuer in Höhe von erzielen wird. Hochgerechnet auf das gesamte Jahr ergibt sich ein Gesamtumsatz in Höhe von Voraussichtlicher Umsatz x 12 Monate = Dauer der Unternehmereigenschaft 9 Monate Der Unternehmer kann für 2013 die Kleinunternehmerbesteuerung in Anspruch nehmen. Zu Beginn des Kalenderjahres 2014 muss der Unternehmer prüfen, ob er auch in 2014 die Kleinunternehmerbesteuerung in Anspruch nehmen kann. Er stellt fest, dass er entgegen seiner Schätzung vom April 2013 in 2013 tatsächlich einen Gesamtumsatz in Höhe von erzielt hat. Auf einen Jahresumsatz hochgerechnet ergibt sich somit ein Gesamtumsatz in Höhe von Tatsächlicher Umsatz x 12 Monate = Dauer der Unternehmereigenschaft 9 Monate Damit hat er im vorangegangenen Kalenderjahr die maßgebliche Umsatzgrenze von überschritten und kann somit in 2014 die Kleinunternehmerbesteuerung nicht mehr in Anspruch nehmen und muss von sich aus zur Regelbesteuerung wechseln

11 Soweit er im Kalenderjahr 2013 die Umsatzgrenze von tatsächlich nicht überschreitet, kann er für 2014 weiterhin die Besteuerung als Kleinunternehmer in Anspruch nehmen, sofern der voraussichtliche Umsatz für das Jahr nicht übersteigen wird. In der Startphase eines Unternehmens werden oftmals größere Investitionen getätigt. Die möglicherweise daraus resultierenden Vorsteuerüberschüsse können bei Inanspruchnahme der Kleinunternehmerregelung nicht gegenüber dem Finanzamt geltend gemacht werden. Sie haben die Möglichkeit, auf die Anwendung der Kleinunternehmerregelung zu verzichten. Sie unterliegen dann der Besteuerung nach den allgemeinen Vorschriften. Diese Erklärung bindet Sie mindestens für 5 Jahre. Ihnen steht dann der Vorsteuerabzug zu. Ferner können Sie Ihren Kunden Rechnungen mit gesondert ausgewiesener Umsatzsteuer erteilen. 9. Die Lohnsteuer Jeder Arbeitgeber ist verpflichtet, die auf die Löhne seiner Arbeitnehmer entfallenden Lohnsteuern und Beiträge zur Arbeitnehmerkammer einzubehalten, beim Finanzamt elektronisch anzumelden und abzuführen. Der Anmeldungszeitraum richtet sich nach der Höhe der voraussichtlich zu entrichtenden Lohnsteuer aller Arbeitnehmer im Kalenderjahr. Folgende Grenzen sind dabei maßgeblich: Voraussichtliche jährliche Lohnsteuer aller Arbeitnehmer. Bis Euro erfolgt die Abgabe jährlich Mehr als Euro bis Euro erfolgt die Abgabe vierteljährlich Mehr als Euro erfolgt die Abgabe monatlich Die Lohnsteueranmeldungen sind auf vorgeschriebenen Vordruck auf elektronischem Weg abzugeben. Mit Hilfe der nachfolgenden Internetadressen kann die Abgabe erfolgen ( oder Ausnahmefällen kann auf Antrag auf die elektronische Übermittlung verzichtet werden. Die durch Sie selbst berechnete Lohnsteuer ist zusammen mit der Anmeldung bis zum 10. Tag nach Ablauf des jeweiligen Abgabezeitraums fällig

12 Arbeitgeber, die Minijobber beschäftigen, erhalten alle relevanten Informationen unter Ihre Einkommensteuer Während Arbeitnehmer durch ihre monatlichen Lohnsteuerabzüge ihre Einkommensteuer entrichten, werden Sie als Unternehmer vierteljährliche Vorauszahlungen direkt an das Finanzamt leisten. Anhand des von Ihnen in der steuerlichen Anmeldung geschätzten voraussichtlichen Gewinns wird das Finanzamt die Vorauszahlungen auch unter Berücksichtigung Ihrer persönlichen Verhältnisse berechnen und festsetzen. Sollten Sie feststellen, dass Ihr Gewinn höher sein wird als bisher angenommen, ist ein Antrag auf Anpassung der Vorauszahlung sinnvoll, um spätere erhebliche Nachzahlungen zu vermeiden. Gleiches gilt selbstverständlich auch, wenn sich herausstellen sollte, dass der von Ihnen zunächst erwartete Gewinn voraussichtlich nicht erwirtschaftet wird. In diesem Falle ist ein Antrag auf Minderung der Vorauszahlungen möglich. Die aktuellen Steuertabellen finden sie unter Ihre Einkommensteuererklärung ist für das abgelaufene Kalenderjahr bis zum des Folgejahres einzureichen. Seit dem Veranlagungszeitraum 2011 sind Personen, die Gewinneinkünfte erzielen, zur elektronischen Übermittlung verpflichtet. Darüber hinaus besteht die gesetzliche Verpflichtung zur elektronischen Übermittlung - für: Umsatzsteuererklärungen, Erklärungen zur gesonderten Feststellung von Besteuerungsgrundlagen, Gewerbesteuererklärungen und die Anlage EÜR (Einnahmeüberschussrechnung) für Zeiträume, die nach dem beginnen. Merblatt_Verpflichtung_elektronische_Uebermittlung_ab_2012 Sonstiges: Soweit sie Ihre Unterlagen selbst verwalten sollten sie ein Kassenbuch führen. Muster eines Kassenbuchs Nr. Datum Bezeichnung Ausgabe Vorsteuer Einnahme Umsatzsteuer Kugelschreiber 1,00 0, Leitzordner 2,00 0, Locher 5,00 0, Fachbuch 10,00 0, Rechnung 1 100,00 19,00 Summen: 18,00 2,22 100,00 19,

13 Für Unternehmen mit Bargeschäften: Es gibt für die Ordnungsgemäße Kassenführung einiges zu beachten. Die Hinweise hierfür finden sie auf unserer Seite in unserem Merkblatt für Betriebe mit Bargeschäften Umsatzsteuer-Identifikationsnummer Wenn sie für die Teilnahme am innergemeinschaftlichen Waren- und Dienstleistungsverkehr eine Umsatzsteuer-Identifikationsnummer (USt-IdNr.) benötigen, können sie diese selbst beim Bundeszentralamt für Steuern unter beantragen, soweit sie eine betriebliche Steuernummer vom Finanzamt erhalten haben. Papierlose Abgabe der Einkommensteuererklärung Das persönliche ELSTER-Zertifikat ist ein elektronisches Schlüsselpaar, das für Bürger und Finanzverwaltung höchste Sicherheit bietet. Damit können elektronische Steuererklärungen erstmals völlig papierlos erledigt werden, da bei Verwendung dieses elektronischen Zertifikats auf die Unterschrift des Steuerbürgers verzichtet wird. Ihr persönliches Zertifikat erhalten Sie kostenlos im Rahmen der Registrierung bei Die Nutzung dieses Verfahrens ist freiwillig

14 Ansprechpartner/-innen für Existenzgründer/-innen in der bremischen Steuerverwaltung Die Finanzämter im Lande Bremen halten für die steuerliche Begleitung von Existenzgründer/-innen eine Reihe von Informationsmaterialien und Formularen bereit. Diese Hilfen können Sie unter der Internetadresse abrufen. Für nähere Auskünfte über das Besteuerungsverfahren bei Existenzgründungen stehen Ihnen in Ihrem zuständigen Finanzamt folgende Auskunftspersonen für Auskünfte und nach vorheriger Terminabsprache auch für ein persönliches Gespräch zur Verfügung: Finanzamt Bremen Bernd Bätjer (ab A) Telefon: 0421/ Cornelia Kasten (ab Hassi) Telefon: 0421/ Kai Rosenberg (ab Nilssoo) Telefon: Finanzamt Bremen- Nord Gabriele Gischewski Telefon: Finanzamt Bremerhaven Jürgen Gischewski Andreas Klingenberg Telefon: Telefon:

15 Weitere Informationen und Beratung zum Thema Existenzgründung können Sie bei den Partner/-innen des Netzwerks der BremerExistenzGründungsInitiative B.E.G.IN in Bremen und Bremerhaven erhalten ( In den drei Büros der B.E.G.IN- Gründungsleitstelle stehen Ihnen erfahrene Gründungsberater/-innen in kostenlosen Gesprächen zur Verfügung. Sie vermitteln Sie auch gerne an die jeweiligen Netzwerkpartner/-innen weiter: B.E.G.IN Gründungsleitstelle c/o RKW Bremen GmbH Büro Bremerhaven Langenstraße 6-8, Bremen Barkhausenstr. 2 (t.i.m.e. port II) Telefon: Bremerhaven FAX: Tel: Internet: Handelskammer Bremen Industrie- und Handelskammer Bremerhaven Am Markt 13 Friedrich-Ebert-Straße Bremen Bremerhaven Telefon: Telefon: FAX: FAX: Internet: Internet: Handwerkskammer Bremen Außenstelle Bremerhaven: Ansgaritorstraße 24 Columbusstraße Bremen Bremerhaven Telefon: Telefon: FAX: FAX: Internet: Internet: weitere B.E.G.IN- Netzwerkpartner/-innen: Unternehmensservice Bremen, Tel.: Arbeitsförderungs-Zentrum im Lande Bremen GmbH, Tel.: Agentur für Arbeit Bremen, Tel.: Agentur für Arbeit Bremerhaven, Tel.: belladonna Kultur- und Bildungszentrum für Frauen e.v., Tel.: WFB-Gruppe, Tel.: BIS Bremerhaven Tel.: Bremer Aufbau-Bank GmbH, Tel.: BRIDGE, Tel.: BSS Bremer Senior Service, Tel.: Frauen in Arbeit und Wirtschaft e.v., Tel.: Steuerberatung: Hanseatische Steuerberaterkammer Bremen Am Wall Bremen Telefon: FAX: Internet:

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