PRODUKTBESCHREIBUNG e:maxx ENTSORGUNG

Transkript

1 PRODUKTBESCHREIBUNG e:maxx ENTSORGUNG AUGSBURG BERLIN BOCHUM OAS AG TECHNOLOGIEPARK BREMEN CAROLINE-HERSCHEL-STR BREMEN FON FAX

2

3 DATENMANAGEMENTSYSTEM Die Anwendung e:maxx ist eine modulare Datenverarbeitungslösung, ausgeführt in Client/Server-Architektur mit einer leistungsstarken Oracle SQL-Datenbank. Sie wurde im Hause OAS unter Berücksichtigung unserer mehr als 20-jährigen Markterfahrungen in unterschiedlichen Branchen entwickelt. Das Programm unterstützt Sie in idealer Weise von der Stammdatenpflege über die Leistungserfassung mit flexibler Preisberechnung bis hin zur Fakturierung. Optional ist auch ein Datenaustausch mit FiBu- und sonstigen übergeordneten Systemen möglich. Die Leistungserfassung kann dabei sowohl in Verbindung mit einer Straßenfahrzeugwaage als auch davon unabhängig erfolgen. Die Barzahlungsfunktion gehört zur Standardausführung von e:maxx Entsorgung. Optional sind Electronic Cash Module verfügbar. Komfortable Auswertungsfunktionen mit Exportmöglichkeiten sind selbstverständlich integriert. Mit dem optionalen Replikationsmodul sind Ihre Daten auch ohne ständige Datenverbindung standortübergreifend nutzbar. Die nachfolgende Beschreibung gibt Ihnen einen Überblick über die Leistungsfähigkeit der kostengünstigen Grundversion von e:maxx Entsorgung. Diese Grundversion stellt eine ideale Einstiegslösung dar. Zusätzlich bietet e:maxx Entsorgung noch verschiedene optionale Erweiterungsmodule, die hier nur kurz erwähnt sind. Sollten Sie hierzu ausführliche Informationen vermissen, zögern Sie bitte nicht, Ihren OAS Kundenberater nach den entsprechenden detaillierten Beschreibungen zu fragen. Durch den modularen Aufbau des Systems sind zusätzliche Module auch später problemlos nachrüstbar. Damit bleiben Sie auch bei Änderungen in Ihren Betriebsabläufen immer flexibel und für die Zukunft gerüstet. Sollte sich für Ihren Anwendungsfall eine Sonderlösung als unumgänglich herausstellen, so bieten wir Ihnen nach entsprechender gemeinsamer Definition gern auch die dafür erforderliche Software-Erweiterung an. Seite 3 von 34

4 BEDIENOBERFLÄCHE Die Bedienung von e:maxx erfolgt über eine Bedienoberfläche, die für sämtliche Module einheitlich gestaltet ist. In der folgenden Grafik sind am Beispiel der Adressverwaltung die wesentlichen Teile der Bedienoberfläche von e:maxx dargestellt: Seite 4 von 34

5 DER NAVIGATOR Der Navigator stellt abhängig von den Berechtigungen des angemeldeten Benutzers die entsprechenden Vorgänge zur Verfügung. Die Vorgänge sind gruppiert und der Gruppeneintrag wird im Navigator angezeigt. Durch Anklicken eines Gruppeneintrags werden die zugehörigen Vorgänge eingeblendet bzw. ausgeblendet. Falls gewünscht, kann der Navigator ausgeblendet oder vollständig geschlossen werden. Alternativ können die Vorgänge auch über die Menüleiste geöffnet werden. MENÜLEISTE Die Menüleiste stellt die wichtigsten Menüs kontextsensitiv zur Verfügung, d.h. nur die Menüs werden angezeigt, die Sie für einen Vorgang oder eine Funktion benötigen. Über die Menüleiste können sämtliche Vorgänge aufgerufen werden, die einem angemeldeten Benutzer gemäß der festgelegten Berechtigungen zur Verfügung stehen. FAVORITENLEISTE Die Favoritenleiste bietet einen Schnellzugriff auf verschiedene Funktionen. Diese Funktionen können von einem angemeldeten Benutzer individuell auf seine speziellen Bedürfnisse zusammengestellt werden. SYMBOLLEISTEN Die Symbolleisten enthalten alle standardisierten Funktionen, die kontextsensitiv zur Verfügung gestellt werden: Beispielsweise wird die Schaltfläche "Speichern" nur nach Änderungen im Vorgangsbereich angezeigt. FUNKTIONSLEISTE Je nachdem, in welchem Vorgangsfenster Sie sich befinden, stellt Ihnen die Funktionsleiste spezielle Funktionen oder den Zugang zu Untervorgängen zur Verfügung. Seite 5 von 34

6 VORGANGSNAME, VORGANGSBEREICH, VORGANGSLISTE UND POPUP-MENÜS Im Vorgangsbereich erfolgt der überwiegende Teil der Eingaben für alle Vorgänge aus allen Modulen von e:maxx. Die Bedienung ist über alle Module weitestgehend einheitlich gehalten. Die Vorgangsdaten werden entweder in einem separaten Dialog oder in einer Kombination aus Tabellenfenster und Eingabe- bzw. Ansichtsfenster dargestellt. Tabellenfenster und Eingabefenster können beliebig angeordnet werden. Ein geöffneter Vorgang wird in der Vorgangsleiste angezeigt und kann von dort aktiviert werden. Alternativ lässt sich ein Vorgang auch über den Navigator aktivieren. Ein kontextsensitives Popup-Menü mit den wichtigsten Funktionen zur Verwaltung von Vorgängen rundet die Bedienung ab. TABELLENFENSTER Die Darstellung im Tabellenfenster kann durch folgende Funktionen individuell angpasst werden: Auswahl der dargestellten Spalten Formatierung einzelner Spalten Festlegung einer individuellen Reihenfolge Anpassung der Schriftgröße der Spalten Definition einer Schnellsuchspalte Sortierung, Fixierung und Gruppierung der Spalten Seite 6 von 34

7 FILTER e:maxx bietet folgende Möglichkeiten zu Filterung von Daten: Schnellfilter Definition eines Filters für die gewählte Spalte. Mehrere Filterbedingungen werden automatisch mit "UND" verknüpft. Filter für mehrere Spalten bzw. mehrere Filter für eine Spalte Die Filterbedingungen können mit "UND" oder "ODER" verknüpft werden. Zusätzlich sind Klammerungen möglich. Individuelle Filter durch Verwendung verschiedener Operatoren, wie beispielsweise "enthält", "beginnt mit" usw. Datumsfilter, wie beispielsweise "heute", "gestern", "aktuelle Woche" usw. STAMMDATENAUSWAHL Beim Arbeiten mit Vorgängen müssen Sie häufig Verknüpfungen zu verschiedenen Stammdaten herstellen, wie beispielsweise Einheiten für eine Sorte. Folgende Funktionen unterstützen Sie bei der Auswahl der gewünschten Stammdaten: kontextsensitive Anzeige der benötigten Stammdaten Berücksichtigung von Vorfiltern kombinierte Suche benutzerdefinierte Einstellungen TEXTBAUSTEINE Textbausteine werden verwendet, wenn Sie Daten ohne Stammdatenbezug eintragen müssen, wie beispielsweise den Namen einer Bank oder Hilfstexte für eine Waage. Bei der Verwendung und Auswahl von Textbausteinen haben Sie folgende Möglichkeiten: Seite 7 von 34

8 Freie Definition von neuen Textbausteinen Unterteilung nach Gruppen Kontextsensitive Anzeige Anzeige aller Textbausteine DOKUMENTENVERWALTUNG IN e:maxx Mit der Dokumentverwaltung in e:maxx können Sie unterschiedliche Arten von Dokumenten verwalten und einfach auf gespeicherte Dokumente zugreifen. ART DER DOKUMENTE Der Dokumenten-Manager unterscheidet folgende Arten von Dokumenten: Interne Dokumente, die direkt in e:maxx erzeugt worden sind und in der Datenbank archiviert werden: - Rechnungen im Probedruck - Rechnungen im Echtdruck - optional: Leistungsbelege - Dokumente aus freien Vorlagen im Adressenstamm, wie beispielsweise Word- Vorlagen für Briefe oder Telefaxe So können Sie über e:maxx Briefe mit einem Adresskopf versenden, der aus den vorhandenen Daten aus e:maxx zusammengestellt wird. Zusätzlich zu den Standardvorlagen können weitere individuelle Vorlagen erstellt werden. Weitere interne Dokumente werden beispielsweise bei folgenden Modulen erzeugt, die nicht im Standard enthalten sind: - Angebots- und Auftragsverwaltung - Entsorgungsnachweisverwaltung Versiegelte Dokumente, wie beispielsweise Rechnungen, werden durch eine Prüfsumme und durch einen Schreibschutz vor Änderungen geschützt. Dieses gilt für Rechnungen im Echtdruck und die optionalen Leistungsbelege. Externe Dokumente werden mit Stichwort in der Datenbank archiviert. Externe Dokumente, wie beispielsweise Briefe, Telefaxe, Anfragen oder Analysen, können Sie in e:maxx per Drag & Drop gezielt einem Datensatz zuordnen. Für das spätere Aufrufen und Anzeigen der Dokumente aus dem Dokumenten- Manager ist am betreffenden Arbeitsplatz neben e:maxx ein Programm erforderlich, welches das jeweilige Format der Dokumente unterstützt, wie beispielsweise Microsoft Word für Word-Dokumente, Adobe Reader für Dateien im PDF-Format usw. Seite 8 von 34

9 ZUGRIFF e:maxx bietet zwei Möglichkeiten, um auf die gespeicherten internen und externen Dokumente zuzugreifen: Sie können auf jedes Dokument an seinem "Entstehungsort" direkt zugreifen, d.h. Sie können Lieferscheine, Rechnungen, Entsorgungsnachweise direkt über die entsprechenden Menüs aufrufen. Sie können über den Erfassungsdialog für Adressen und deren Ansprechpartner die Dokumentenübersicht öffnen, d.h. wenn eine Adresse oder ein Adressansprechpartner zur Bearbeitung geöffnet ist, können alle zu diesem Datensatz gehörenden Dokumente interne und externe Dokumente in einer Tabelle angezeigt werden. Wenn Sie das optionale Modul "Angebots- und Auftragsverwaltung" verwenden, können Sie beispielsweise auch Angebote oder Aufträge einsehen. STAMMDATEN Im branchenspezifisch aufgebauten Stammdatenbereich können Sie Adressen, Sorten, Fahrzeuge usw. erfassen und verwalten. Zusätzlich können Sie erforderliche Beidaten, wie z. B. die finanzbuchhalterische Kontierung entsprechend Ihren unternehmensspezifischen Anforderungen definieren. Bei Bedarf können diese Angaben buchungskreis- oder standortspezifisch festgelegt werden. Seite 9 von 34

10 ADRESSEN Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Adressverwaltung: Erfassung von Adressdaten mit entsprechenden Kommunikationsverbindungen Zuweisung einer oder mehrerer Adressrollen Erfassung von Ansprechpartnerdaten mit entsprechenden Kommunikationsverbindungen Übergabe von Adress- und Ansprechpartnerdaten an Microsoft Excel zur Weiterverarbeitung, wie beispielsweise in Serienbriefen Die Adressen werden nach folgenden Adressrollen gruppiert: Entsorger Erzeuger Herkunft Beförderer Zahler Diverse Adressen Erfassung von Sonderpreisen Werks- und mandantenabhängige Erfassung von Beidaten, wie beispielsweise Zahlart, Zahlungsmodus sowie Debitor- und Kreditornummer für Fakturierung und Buchhaltung Werks- und mandantenabhängige Hinterlegung von Hinweistexten und Sperren für die Leistungserfassung Zugriff auf interne und externe Dokumente ADRESSGRUPPEN Adressgruppen können individuell definiert und zur statistischen Auswertung den Adressen zugeordnet werden. SORTEN Die Sorten stellen ein zentrales Element in e:maxx dar. Sorten können Stoffe oder Dienstleistungen sein und bilden die Basis für die Leistungserfassung und Preisermittlung. Seite 10 von 34

11 Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Sortenverwaltung: Erfassung und Verwaltung der Sorten Erfassung von Beidaten für Fakturierung und Buchhaltung Zusammenfassung von Sorten zu Sortengruppen Zuordnung folgender Daten: - Abfallschlüssel (AVV) - Preis - Lager - Mengeneinheiten Bei den Zuordnungen sind Mehrfachzuordnungen möglich. So können einer Sorte z. B. mehrere AVV zugeordnet werden. SORTENGRUPPEN Sortengruppen können individuell definiert und und zur statistischen Auswertung den Sorten zugeordnet werden. FAHRZEUGE Fahrzeuge bilden die Basis bei der Erfassung von Leistungsbelegen über die Waage. Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Fahrzeugverwaltung: Erfassung von Fahrzeugdaten, z.b. Taragewicht mit Ablaufdatum Zuordnung von Vorbelegungsdaten für den Wägebetrieb je nach Customizing, z. B. Beförderer, Sorte, Herkunft usw. Hinterlegung von Hinweistexten und Sperren für die Leistungserfassung LAGERVERWALTUNG MIT BESTANDSFÜHRUNG Über die Lagerverwaltung von e:maxx können Sorten/Artikel einem bestimmten Lager zugeordnet werden, sodass bei der Leistungserfassung diese Zuordnung automatisch übernommen wird. Seite 11 von 34

12 Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Lagerverwaltung: Erfassung eines oder mehrerer Lager Aktivierung bzw. Deaktivierung von Lagern Bestandsführung für Lager / Artikel oder Lager / AVV Automatische Lagerbuchung bei der Vorgangserfassung Vorgabe des Lagers durch einen Auftrag freie Eingabe des Lagers bei der Vorgangserfassung ENTSORGUNGSNACHWEISVERWALTUNG Die Entsorgungsnachweisverwaltung in e:maxx ermöglicht die Verwaltung der Entsorgungsnachweise auf Basis der vorhandenen Stammdaten sowie die direkte Nutzung der Nachweisdaten bei der Leistungserfassung an der Waage. Wenn Sie das optionale elektronische Nachweisverfahren verwenden, können auch direkt mit dem Wägevorgang die erforderlichen Aktionen ausgelöst werden. Zu jedem Entsorgungsnachweis gehört auch die eindeutige Zuordnung einer Abfallart und eines Abfallschlüssels. MODULE DER ENTSORGUNGSNACHWEISVERWALTUNG Die Entsorgungsnachweisverwaltung besteht aus den nachstehenden drei verbundenen Modulen: EN-Grunddaten Über die EN-Grunddaten können die wichtigsten zur Steuerung des Entsorgungsablaufes notwendigen Entsorgungsnachweisdaten erfasst werden. Seite 12 von 34

13 Dabei kann auf die vorhandenen Stammdaten, wie Adressen und Sorten, zurückgegriffen werden. So können Sie im Wägebetrieb über die Eingabe der Entsorgungsnachweisnummer alle damit verknüpften Beidaten, wie beispielsweise Erzeuger oder AVV, der Wägung direkt zuordnen. Grundsätzlich benötigt e:maxx für die Erfassung von Leistungsbelegen in Verbindung mit Entsorgungsnachweisen nur die Grunddaten. Diese genügen für die Kontrolle der Adressen, des Stoffs, der Mengen und der Gültigkeit. Entsorgungsnachweis-Formulare Mit der Entsorgungsnachweis-Verwaltung von e:maxx Modul können Sie über Microsoft Word die Entsorgungsnachweis-Formularsätze (EN, AE, DA, VE und BB) zu den Nachweisen erzeugen, ausfüllen und direkt auf weißes Papier mit dem entsprechenden amtlichen Layout drucken und archivieren. Die Daten, die Sie in der Entsorgungsnachweis-Verwaltung erfasst haben, werden als Vorbelegung in die Entsorgungsnachweis-Formulare übergeben und können dort vervollständigt bzw. ergänzt werden. Neben diesen internen Formularen können auch beliebige weitere Dokumente per Drag & Drop bei den EN-Formularen abgelegt werden. ABFALLVERZEICHNISVERORDNUNG AVV Die Abfallarten und Abfallschlüssel gemäß Abfallverzeichnisverordnung AVV, die für einen Entsorgungsnachweis erforderlich sind, stehen als Stammdaten zur Verfügung Sie werden mit weiteren Stammdaten, wie beispielsweise Sorten und Lager verknüpft und können einem Erfassungsvorgang zugeordnet werden. Die AVV kann Ihren Anforderungen entsprechend erweitert werden. Seite 13 von 34

14 PREISGESTALTUNG Die flexible Preisgestaltung von e:maxx bietet folgende Möglichkeiten: Allgemeine Preise, die übergreifend gültig sind, wie beispielsweise MwSt. oder Mindestpreise Festlegung von Preistypen, Preislisten und Sonderpreisen für Sorten und Dienstleistungen je Zahler Verwaltung von Preislisten für Sorten und Dienstleistungen optional: Festlegung weiterer Preisrollen: - Frachtpreise und Frachtsonderpreise - Mietpreise - Staffelpreise für Sorten und Dienstleistungen - Auftragspreise für Sorten, Dienstleistungen, Transporte und/oder Mieten - Preise je Entsorgungsnachweis Zur Preisdefinition stehen Ihnen folgende wichtige Funktionen zur Verfügung: Festlegung des Preises Bindung des Preistyps an eine Sorte oder eine Sortengruppe Festlegung einer zeitlichen Gültigkeit von Preiseinträgen für die Erfassung zukünftiger Preisänderungen im Voraus oder zeitlich begrenzte Preisaktionen. Bei der Preisfindung greift immer der Preiseintrag, der die größte Übereinstimmung mit den Suchkriterien hat. Die Suchkriterien und die Ordnung der Kriterien werden im Customizing festgelegt. PREISTYPEN UND PREISROLLEN Der Preis für eine Leistung setzt sich aus vier Preistypen zusammen: Preis selbst pro Mengeneinheit oder pro Lieferung MwSt.-Satz in Prozent Rabatt in Prozent für rabattfähige Leistungen Zu- und Abschläge absolut oder in Prozent (von -100% bis 999%) wählbar pro Mengeneinheit oder pro Lieferung Mindestpreis Die einzelnen Preistypen eines Preises müssen nicht aus derselben Preisrolle stammen. So kann der Preis selbst aus einem Auftrag stammen, und der MwSt.-Satz wird gemäß Preisliste ermittelt. Bei dem Preistyp "Preis" kann e:maxx die Auffindung eines gültigen Preiseintrages als Voraussetzung für eine Vorgangserfassung prüfen, wobei auch ein hinterlegter Preis von 0,00 Euro ein gültiger Preis ist. Seite 14 von 34

15 BEISPIEL In der Grafik sind beispielhaft Festlegungen für Preistypen und Preisrollen dargestellt: Preisrolle Allgemeiner Preis Listenpreis Hausmüll Sonderpreis Meyer Müller / Diedorf MwSt. 19% Preistyp Preis 100 /t 90 /t Rabatt 20 % Mit diesen Festlegungen werden in einer Abrechnung die Preise wie folgt ermittelt: Alle Leistungen werden mit 19% MwSt. abgerechnet. Ausnahme: Für den Leistungsempfänger fällt grundsätzlich keine MwSt. an. Alle Hausmüllentsorgungen werden mit 100 /t abgerechnet. Anlieferungen des Kunden Meyer werden mit 90 /t ohne Gewährung eines Rabattes abgerechnet. Anlieferungen des Kunden Müller werden mit 100 /t abgerechnet. Wenn diese allerdings mit der Herkunft Diedorf erfolgen, wird ein Rabatt von 20% gewährt. VERWENDUNG VON PREISLISTEN Die Steuerung des Zugriffs auf Preislisten erfolgt über die Eintragung beim Kunden. Dabei können beliebig viele Preislisten verwaltet werden. Wenn Sie Preise innerhalb einer Preisliste mit einer festen oder prozentualen Preisänderung versehen wollen, können Sie mehrere Preise einer Preisliste zusammen kopieren und dafür eine Preisänderung eintragen. LEISTUNGSERFASSUNG Die Erfassung von Leistungsvorgängen in e:maxx kann auf mehrere Arten durchgeführt werden. Manuelle Erfassung Optional: halbautomatische Erfassung bei Selbstbedienbetrieben. Optional: automatische Erfassung beispielsweise durch die Mietbelegerzeugung im Containermodul oder durch Transformation, die anhand festgelegter Vorschriften weitere Leistungsvorgänge erzeugt, weil auf Basis eines Leistungsvorgangs mehrere Rechnungsbelege bzw. mehrere Positionen innerhalb eines Rechnungsbelegs gestellt werden müssen. Seite 15 von 34

16 MANUELLE LEISTUNGSERFASSUNG Zu den manuellen Leistungserfassungen gehören beispielsweise folgende Leistungsvorgänge: Lieferwägung auf Wunsch getrennt nach An- und Auslieferung Kleinmengenerfassung Fremdwägung Gewichtsschein Bei Verwendung des optionalen Containermoduls stehen weitere Leistungsvorgänge zur Verfügung: Gestellung von Containern Abholung von Containern ohne Wägung Leistungsvorgänge können individuell per Customizing an Ihre individuellen Anforderungen angepasst werden. Dabei ist die Anzahl frei wählbar und alle Leistungsvorgänge können unabhängig voneinander eingestellt werden. Auch der zugehörige Erfassungsdialog für Leistungsvorgänge kann im Rahmen des Customizings individuell angepasst werden. Eingabefelder können als Pflichtfeld oder als optionales Feld definiert werden, damit beispielsweise eine Lagerbuchung nur dann stattfindet, wenn ein entsprechendes Lager eingegeben ist. LEISTUNGSERFASSUNG ÜBER LIEFERWÄGUNG In der Lieferwägung werden die verfügbaren Stammdaten durch das Bedienpersonal eingegeben. Der Erfassungsdialog wird grundsätzlich von oben nach unten gefüllt. Dabei können durch eine Eingabe in einem Feld nachfolgende Felder automatisch vorbelegt werden, um so die Leistungserfassung zu erleichtern. Seite 16 von 34

17 Bei der Dateneingabe und vor der Durchführung einer Wägung werden die gewählten und vorbelegten Stammdaten auf Plausibilität geprüft. Wenn die Daten nicht plausibel sind, weil beispielsweise der gewählte Entsorgungsnachweis nicht zum AVV passt, wird eine Wägung verhindert und/oder eventuelle Hinweise werden dem Bedienpersonal angezeigt. Dann kann falls erforderlich der Vorgang abgebrochen werden Bei der Lieferwägung können sowohl wägbare als auch nicht wägbare Einheiten, wie beispielsweise Stückgüter oder Dienstleistungen, erfasst werden. Bei wägbaren Einheiten erfolgt die Übernahme der Wägedaten von der Waage direkt in e:maxx per Tastendruck. Bei nicht wägbaren Einheiten erfolgt die Mengeneingabe direkt im Erfassungsdialog. KLEINMENGENERFASSUNG Über die Kleinmengenerfassung können kleine Mengen erfasst werden, die pauschal in bar abgerechnet werden. Hierfür können Sie in einem zentralen Konfigurationsdialog zwei unterschiedliche Mengen definieren, wie beispielsweise die Folgenden: Kleinanlieferung-1: 0,10 t Kleinanlieferung-2: 0,25 t Wenn das Bedienpersonal die Sorte im Erfassungsdialog auswählt, wird die Menge automatisch eingesetzt. Eine gesonderte Adresseingabe ist nicht vorgesehen. Damit lassen sich diese Liefervorgänge äußerst zeitsparend erfassen. Optional kann der Ausdruck des Rechnungsbelegs auf einem gesonderten Bondrucker erfolgen, der einen besonders schnellen Ausdruck leistet. KASSENVERWALTUNG Die Führung einer Kasse für Barbeträge erfolgt in e:maxx automatisch mit jeder Leistungserfassung für bar zahlende Kunden. Hierbei sind keine weiteren Arbeiten zur Erfassung der Buchungen notwendig. Seite 17 von 34

18 Ist für eine erfasste Leistung Barzahlung vorgesehen, so erscheint auf dem Bildschirm ein Zahlungsdialog mit Rückgeldanzeige. Wenn gewünscht, kann das Bedienpersonal den gegebenen Betrag eingeben und sich den Wechselgeldbetrag errechnen und anzeigen lassen. Die Kassenverwaltung umfasst folgende Funktionen: Automatische Führung der Kassenbücher über die Leistungserstellung Manuelle Buchungen in die Kasse, beispielsweise für Entnahmen Standort-, benutzer- und zahlartbezogene Kassenbuchführung Selbstverständlich können getätigte Buchungssätze nicht mehr verändert werden. Korrekturen können nur durch weitere Buchungen erfolgen. Der Ausdruck eines Kassenbuches kann über die Funktionalität des Tabellendruckes erfolgen. Bei Nutzung des optionalen Modus "Electronic Cash" zur Durchführung von EC-Zahlungen werden die entsprechenden Buchungen automatisch in ein eigenes EC- Kassenbuch eingetragen. Optional können auch Öffnungsimpulse an Kassenladen ausgegeben werden. Derartige Funktionen sind im Rahmen des Customizing zu spezifizieren. VERWENDUNG VON WÄGESYSTEMEN e:maxx kann mit fast allen marktüblichen Wägeelektroniken verwendet werden, sodass Sie Ihr bewährtes Waagensystem weiter nutzen können. Bei Verwendung einer OAS-Waage ist eine mitlaufende, gut lesbare Gewichtswertanzeige mit großen Ziffern in e:maxx integriert. Bei der Durchführung von Wägungen werden im Erfassungsdialog unterhalb der Gewichtswertanzeige weitere Funktionen angezeigt, welche die Arbeit an der Waage erleichtern. weitere Information zum aktuellen Vorgang, beispielsweise Zweitwägung oder Erstwägung vorgangsabhängige Rückwägeliste zum schnellen Zugriff auf die "im Hof" befindlichen Fahrzeuge Aktionen zum komfortablen Aufruf von Zusatzfunktionen, wie beispielsweise Neu, Drucken usw. Seite 18 von 34

19 Bei Wägevorgängen werden folgende Funktionen unterstützt: Zweifachwägungen Einfachwägungen Wägungen mit gespeichertem Taragewicht Wägungen unter Angabe eines Handtara-Gewichts Ignorieren eines Taragewichts Taraabgleich über die Waage mit Speicherung in den Kfz-Stammdaten Die Wägedaten werden im eichfähigen Speicher in einem geschützten Bereich der Festplatte abgelegt und sind unveränderlich. Mit einem gesonderten Programm, das im Lieferumfang enthalten ist, können Sie die Wägedaten im Eichspeicher ansehen, durchsuchen und ausdrucken. Bei Zweifachwägungen kann auf Wunsch bei der Erstwägung der Ausdruck eines Laufzettels konfiguriert werden. Bei Einfach- und Zweitwägung wird der Leistungsbeleg gedruckt. Wenn eine Barzahlung festgelegt ist, erscheint eine Rückgeldanzeige für die Barkasse bzw. ein EC-Zahlungsdialog. TAGESABSCHLUSS Zum Abschluss des Tages kann das Bedienpersonal alle benötigten Listen aus e:maxx heraus ausdrucken. Anzahl und Aussehen der Listen wird im Rahmen des Customizings festgelegt. Das nachfolgende Bild zeigt beispielhaft den Aufruf eines Tagesabschlusses Bestätigt das Bedienpersonal den korrekten Ausdruck, wird dieses im Protokoll gespeichert NACHBEARBEITUNG Leistungsvorgänge können in e:maxx nicht gelöscht, sondern nur geändert oder storniert werden. So ist sichergestellt, dass alle Änderungen eines Leistungsvorgangs nachvollziehbar sind. Eine Änderung eines Leistungsvorgangs ergibt einen neuen und einen stornierten Vorgang. Eine Stornierung eines Leistungsvorgangs kennzeichnet diesen als storniert. Seite 19 von 34

20 Stornierte Leistungsvorgänge bleiben im System und können nicht mehr bearbeitet werden. Änderungen eines Leistungsvorgangs sind ausschließlich an der aktuellen Version möglich Dieses grundsätzliche Verfahren findet auch bei der automatischen Anpassung mehrerer Leistungsvorgänge statt, wie beispielsweise bei einer Aktualisierung von Preisen oder bei der Zuweisung von Trockenmassen. FAKTURIERUNG e:maxx bietet eine komfortable Unterstützung zur Abrechnung Ihrer Leistungsvorgänge. Jede Position eines Rechnungsbelegs entspricht hierbei einem Leistungsvorgang bzw. einer Position auf einem Leistungsvorgang. Die Rechnungsbelege können folgendermaßen erstellt werden: direkt bei der Leistungserfassung als Bar- oder Rechnungsbeleg. Diese werden dem Kunden direkt an der Waage ausgehändigt. über die nachgelagerte Fakturierung auf einem Sammelbeleg, der über das Fakturierungsmodul von e:maxx erstellt wird Seite 20 von 34

21 Optional kann e:maxx auch Leistungen aus Fremdsystemen abrechnen. Hierzu müssen diese Leistungen über eine optional umzusetzende Schnittstelle eingelesen werden. ERSTELLUNG VON RECHNUNGSBELEGEN Grundsätzlich gilt, dass der Umfang der abzurechnenden Leistungsvorgänge auf verschiedene Weisen gefiltert werden kann. Für die Erstellung von Rechnungsbelegen können unterschiedliche Dialoge definiert werden, die bereits feste Filter beinhalten. Das bietet sich beispielsweise an, wenn ein bestimmter Bedienerkreis nur Leistungsvorgänge eines festgelegten Buchungskreises fakturiert. Im Navigator für diesen Bedienerkreis wird dann der hierfür definierte Abrechnungsvorgang aufgenommen. Bei der Erstellung von Rechnungsbelegen stehen Ihnen folgende Funktionen zur Verfügung: Erzeugung von Proberechnungen ohne Vergabe von Rechnungsnummern Durchführung einer Preisaktualisierung dies ermöglicht eine Leistungserfassung zu einem Zeitpunkt, an dem der Preis noch nicht bekannt ist oder noch nicht in das System eingetragen ist Prüfung auf Preisplausibilität (Preis 0,00 EUR?) vor der Rechnungserstellung Berücksichtigung von Rechnungsund Valutadatum (Beginn der Fälligkeit) Ansicht von Rechnungsbelegen optional: Berücksichtigung einer Mandantentrennung Seite 21 von 34

22 STORNIERUNGEN Bei der Erstellung von Rechnungsbelegen können Stornierungen wie folgt berücksichtigt werden: Stornopositionen Wenn ein bereits abgerechneter Leistungsvorgang nachträglich geändert wird, ergeben sich eine Stornoposition und eine Änderungsposition. Diese beiden Positionen werden dann automatisch in einem neuen Rechnungsbeleg berücksichtigt. Stornorechnung Die Leistungsvorgänge eines Rechnungsbelegs können geschlossen storniert und auf einer Stornorechnung zusammengefasst werden. Der ursprüngliche Rechnungsbeleg und die Stornorechnung addieren sich zu Null, die freigegebenen Leistungsvorgänge stehen für Anpassungen und eine erneute Abrechnung zur Verfügung. DRUCK VON SAMMELBELEGEN Der Sammelbelegdruck bietet folgende Funktionen: Druck bzw. Seriendruck von Rechnungen oder Proberechnungen in Microsoft Word Festlegung unterschiedlicher Drucklayouts auf Basis vorher festgelegter Kriterien Neben einfachen Kriterien, wie beispielsweise Mandant, sind auch komplexere Definitionen auf Basis der Daten des Rechnungskopfs möglich. optional: Druck einer Rechnung in verschiedenen Formaten und auf verschiedenen Druckern optional: Druck in eine PDF- Datei Seite 22 von 34

23 ZAHLMODUS Sie können unterschiedliche Zahlmodi festlegen und diese für den Ausdruck auf Sammelbelegen verwenden. Zusätzlich stehen Ihnen verschiedene Variablen für den Ausdruck zur Verfügung: Netto- und Skontotage Netto- und Skontodatum Skontosatz absolut und in Prozent Skontierfähiger Betrag und skontierter Bruttobetrag Zeilenumbruch REPORTING Zur Auswertung der erfassten Leistungsvorgänge stehen Ihnen in e:maxx folgende integrierte Möglichkeiten zur Verfügung: Statistikgenerator zur eigenen Definition von Auswertungen mit anschließendem Export nach Microsoft Excel Schnellreports zur schnellen Ausgabe wiederkehrender Reports Verwaltung der Schnellreports abhängig von den zugewiesenen Rechten des Bedienpersonals STATISTIKGENERATOR Der integrierte Statistikgenerator von e:maxx ermöglicht die Erstellung von individuellen Auswertungen durch berechtigtes Bedienpersonal. Als Datenquelle werden ausgewählte Felder von Leistungsvorgängen und Rechnungsbelegen einschließlich relevanter Verknüpfungen zu Stammdaten verwendet. Die komfortable Bedienung erlaubt eine beliebige Selektion und Anordnung der einzelnen Datenspalten. Das Standardausgabeziel für die Auswertungen ist Microsoft Excel. Falls gewünscht, können Sie dort eine grafische Aufbereitung und Weiterverarbeitung der Daten vornehmen und entsprechende Ausdrucke durchführen. Seite 23 von 34

24 Zum Statistikgenerator gehören folgende wesentliche Funktionen: Beliebige Selektion und Anordnung von Datenspalten Aggregation für Mengenfelder, wie beispielsweise Summe, Minimum, Maximum Definition von Filterbedingungen Hierbei ist auch die Definition von komplexen Filtern mit Negation und Klammerung möglich. Speicherung von erstellten Auswertungskriterien, sodass diese für einen wiederholten Aufruf zur Verfügung stehen Automatischer Export der Auswertung nach Microsoft Excel Bereitstellung eingerichteter Statistiken für andere Benutzer bzw. Benutzergruppen Verwendung einer bestehenden Statistik mit allen Auswertungskriterien als Vorlage für eine neue Statistik Im Rahmen des Customizing können die zur Verfügung stehenden Felder an Ihre Wünsche angepasst werden. Ebenso können zusätzlich zu den vordefinierten Statistiken weitere Statistiken eingerichtet werden, wie beispielsweise EN-Statistik, Kundenstatistik, Sonderpreisstatistik usw. Bei der Definition der Statistik können gezielt Felder entfernt werden, die nicht allen Benutzern zur Verfügung stehen sollen, wie z. B. Preise, Rechnungssummen usw. Da jede dieser weiteren Statistiken einem eigenen Vorgang entspricht, können diese gezielt in den Navigator eingetragen werden. Seite 24 von 34

25 SCHNELLREPORTS Schnellreports ermöglichen eine schnelle und einfache Auswertung der Daten. Das Bedienpersonal kann die Schnellreports direkt aus e:maxx oder über das von uns beigestellte Reporting-Programm aufrufen. Die Filterparameter werden zu Beginn in ein Auswahlfenster eingegeben und anschließend wird der Bericht tabellarisch angezeigt und kann über einen Drucker ausgegeben oder falls die entsprechende Software verfügbar ist als pdf ausgegeben werden. Die Inhalte der so erstellten Reports können durch die Anwender nicht verändert werden. Sollten Sie besondere Wünsche hinsichtlich der eingebbaren Filtervorgaben haben, so können diese im Rahmen des Customizing realisiert werden. VERWALTUNG DER SCHNELLREPORTS In e:maxx können beliebig viele Reports verwaltet werden, die entweder für das gesamte Bedienpersonal frei aufrufbar sind oder individuell mit Berechtigungen versehen werden können, sodass nur bestimmte Benutzer oder Benutzergruppen die ihnen zugeordneten Reports über den Menüpunkt Reports direkt aufrufen können. Seite 25 von 34

26 BERECHTIGUNGSKONZEPT e:maxx verfügt über ein umfangreiches, zweistufiges Berechtigungskonzept, welches aus zwei Teilen besteht: Benutzergruppenverwaltung Benutzerverwaltung Über die Benutzergruppenverwaltung werden unterschiedliche Berechtigungen festgelegt. Die Rechte erhält ein Benutzer durch die Zuordnung zu einer Benutzergruppe. BENUTZERGRUPPENVERWALTUNG Über die Benutzergruppen werden die Navigatoren verwaltet und die Rechte für einzelne Funktionen festgelegt. Standardmäßig sind bereits verschiedene Benutzergruppen vordefiniert, wie beispielsweise "Waage", "Verwaltung", "Fakturierung" oder "Administrator". Falls gewünscht, können Sie weitere spezielle Benutzergruppen anlegen. Folgende Funktionen gehören zur Benutzergruppenverwaltung: Anlegen, Löschen und Kopieren von Benutzergruppen Festlegung von speziellen Benutzerrechten für Funktionen, zu denen beispielsweise die Folgenden gehören: - Belege nachbearbeiten oder über Handeingabe erfassen - Taragewicht im Fahrzeugstamm eingeben - Hofliste löschen - Preislistenpreise kopieren Festlegung spezieller Benutzerrechte für Tabellen, um darüber die angezeigten Daten in einer Tabelle zu filtern, sodass beispielsweise nur die Datensätze einer bestimmten Firma angezeigt werden. Festlegung, welche Aktionen beim Arbeiten mit Vorgängen erlaubt bzw. verboten sind. Zu den Aktionen gehören beispielsweise das Ansehen, Anlegen, Ändern oder Löschen von Vorgängen Verwaltung der Navigatoren Jede vordefinierte Benutzergruppe verfügt über einen entsprechenden Navigator. Über die Funktion "Navigatoreinstellung" werden die für eine Gruppe verfügbaren Vorgänge zusammengestellt. Zuordnung von Benutzern zu Benutzergruppen Optional: Zuordnung zu Ereignissen Seite 26 von 34

27 BENUTZERVERWALTUNG Jeder Benutzer wird in e:maxx separat verwaltet. Die Anmeldung erfolgt durch Angabe von Name und Passwort. Folgende wesentliche Funktionen gehören zur Benutzerverwaltung: Anlegen, Löschen, Kopieren und Sperren von Benutzern Festlegung eines Benutzer- Passwortes beim Neu-Anlegen eines Benutzers oder nach Verlust des Passwortes. Anschließend muss jeder Benutzer dieses zugewiesene Passwort individuell ändern. Dieses geänderte Passwort wird nicht direkt in e:maxx gespeichert. Pflege weiterer Beidaten, wie beispielsweise Telefonnummer, -Adresse usw. Zuordnung der Benutzer zu einer oder mehrerer Benutzergruppen, um darüber die entsprechenden Rechte für einen Benutzer festzulegen Zu jedem Benutzer gehört ein individueller Navigator, der sich aus der Zugehörigkeit zu einer Benutzergruppe ergibt. Wenn ein Benutzer mehreren Benutzergruppen zugeordnet ist, wird automatisch ein Gesamtnavigator gebildet. Seite 27 von 34

28 PROTOKOLL / LOGBUCH e:maxx protokolliert eine Vielzahl von Arbeitsschritten, wie beispielsweise die Ausführung eines Tagesabschlusses und sämtliche Veränderungen am Datenbestand durch Einfügen, Ändern und Löschen von Datensätzen. Über die zur Verfügung stehenden Filterwerkzeuge lässt sich die Tabellenansicht auf bestimmte Einträge reduzieren. Änderungen an Stammdaten werden auf Feldebene im Logbuch gespeichert und können direkt im entsprechenden Datensatz eingesehen werden Nachträglich geänderte Leistungsvorgänge werden nicht im Logbuch protokolliert, weil hier automatisch bei jeder Änderung eine neue Version angelegt wird. Seite 28 von 34

29 STANDARD-LEISTUNGSUMFANG e:maxx ENTSORGUNG SYSTEMKOMPONENTEN eine Zugriffslizenz weitere Zugriffslizenzen Benutzerverwaltung Benutzergruppenverwaltung / Zugriffsrechte Mehrwerkfähigkeit Buchungskreise Mehrsprachenfähigkeit Oberfläche Daten (Artikel, Druck, etc.) Logbuch, Protokoll Rechnerverwaltung -Versand kontinuierlicher Datenaustausch Dokumenten-Manager Nummernverwaltung Datenbank-Update Grundversion Option STAMMDATEN Adresse Rolle Zahler Entsorger, Erzeuger, Herkunft Händler, Kunde, Baustelle Beförderer Lieferant Schlag Grundversion Erweiterung Seite 29 von 34

30 Diverse Adressbeziehung Adressgruppe Ansprechpartner Sorte Sortengruppe Abfallschlüsselkatalog Fahrzeug Fahrzeugart Aufbauten / Container Fracht und Zone Lieferort Frachtzone Identkarte / Dispoauftrag Lager Lagerbestand (Düngemittel-)VerbringungsVO Grundversion Erweiterung ERFASSUNG Leistungserfassung Lieferwägung (Anlieferung/Auslieferung) Individualisierte Vorgänge Lagerwechsel Kleinmengenerfassung Fremdwägung Manuelle Leistungserfassung Reverse Charge Kreditorische Leistungserfassung Automatische Ermittlung debitorisch/kreditorisch Gewichtsschein (kostenlos Wägung) Grundversion Option Seite 30 von 34

31 Bearbeitung Rückwägeliste Belegliste Selbstbedienbetrieb SB-Betrieb an OAS-Wägeelektronik SB-Betrieb Touchscreen Analyse Trockensubstanzzuweisung Materialanalyse DISPO-Auftrag Dokumenten-Scan Unterschriftenpad (Signatur) Grundversion Option PREISE Preistyp MwSt. debitorisch kreditorisch Mindestpreis Rabatt Zu- bzw. Abschlag Preisrolle unabhängiger Preis Sortenpreis Preislistenpreis Sonderpreis Frachtpreis Staffelpreis EN-Gruppen-Staffel-Preis Grundversion Option Seite 31 von 34

32 Festpreis eines Leistungsvorgangs Preisübersicht Preisauskunft Gesamtliste Grundversion Option KASSE Kassenbuch/Kasse EC Telecash Easycash Grundversion Option FAKTURIERUNG Fakturierung Rechnung Gutschrift Zahlmodus Rechnungsverwaltung Seriendruck Frachtgutschrift Barrechnungsübersicht FIBU Sachkonto Kostenstelle Schnittstelle Datev Schnittstelle individuell Grundversion Option Seite 32 von 34

33 REPORTING / STATISTIK Tagesabschluss Statistikgenerator - Export nach Excel Lieferscheine Rechnungen Schnellreports Standard Individualisiert Reportverwaltung Grundversion Option ENTSORGUNG Entsorgungsnachweis Grunddaten Beprobung ESN-Gruppe Formularsatz elektronisches Nachweisverfahren eanv Papier-Register Erzeuger Beförderer Entsorger Duale Systeme Deponieraster Grundversion Option Seite 33 von 34

34 ANGEBOT- UND AUFTRAGSVERWALTUNG Angebot Auftrag Leistungspreis Fracht Kondition Produktionsplan/Abrufplan/Tagesabruf Marktbeobachtung/Submission Containerverwaltung Gestellung, Abholung, Leerung, Tausch Containermiete Grundversion Option BETRIEBSTAGEBUCH Grunddaten Verknüpfung Wägebetrieb Grundversion Option SAP-SCHNITTSTELLEN Austauschdatei (idoc) Austauschtabellen RFC Seite 34 von 34 Grundversion Option Copyright OAS AG e:maxx ab V 4.12 Änderungen vorbehalten Abbildungen können abweichen