Handbuch Lohnbuchhaltung. 2. Auflage 2010

Transkript

1 Handbuch Lohnbuchhaltung 2. Auflage 2010

2 ab Version 10 Technische Änderungen vorbehalten. Alle Rechte vorbehalten. Kein Teil dieses Handbuches darf ohne ausdrückliche Genehmigung in irgendeiner Form ganz oder in Auszügen reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme verarbeitet, vervielfältigt oder verbreitet werden. Wir behalten uns vor, ohne besondere Ankündigung, Änderungen am Handbuch und am Programm vorzunehmen. SelectLine Auftrag, SelectLine Rechnungswesen, SelectLine Kassabuch, SelectLine Lohn, SelectLine Datanorm und SelectLine Vertriebsmodul sind Produkte der SelectLine Software AG. MS-Windows und MS-DOS sind Warenzeichen der Microsoft Corp. Alle anderen Warenzeichen sind Eigentum des jeweiligen Rechtsinhabers. Um die in diesem Handbuch beschriebene Software nutzen zu können, wird eine lizenzierte Originalversion von Microsoft Windows benötigt. Printed in Switzerland. Copyright 2009 SelectLine Software AG

3 Inhaltsverzeichnis 1 Einführung Willkommen Allgemeine Programmbeschreibung Handbuch Aufbewahrung der Unterlagen Erste Schritte Die Menüs der Lohnbuchhaltung 7 3 Mandanten Vorüberlegung Mandant anlegen Mandant wählen Mandant bearbeiten Adresse Optionen Standards Fibuexport Verwaltung Maskeneditor Freie Felder Mitarbeiter Mitarbeiter Adresse Allgemein Auszahlung an Dritte Kinder Zulagen / Abzüge Zulagen Abzüge Kostenstellen/-träger Lohnausweis Allgemeine Information zu Lohnausweis Ausfüllen des Lohnausweises History Text Notizen Zulagen Daten für die Abrechnungsarten weitere Eingaben iii

4 Inhaltsverzeichnis 4.3 Abzüge AG-Abzugsgruppen Stammdaten Konstanten Pensionskasse Kantone / Kinderzulagen Mitarbeitergruppen Kumulationsbasen Bemerkungen Lohnausweis Weitere Zahlungsverkehr Banken Interne Banken Kontoinhaber Abrechnen Lohnläufe Abrechnungsassistent Abrechnungshistory Abrechnungsbeginn Abrechnungsmonat Jahreswechsel Elektronischer Zahlungsverkehr Datenträgeraustausch Vergütungsauftrag Auswertungen Scheine SUVA-Jahresabrechnung Die SUVA-Jahresabrechnung SUVA-Jahresabrechnung Rekapitulation AHV-Jahresabrechnung AHV-Jahresabrechnung AHV-freie Personen/AHV-Lohnbescheinigungen Lohnabrechnung Lohnausweis Neuer Lohnausweis Formulare Ausdrucke Ausdruck des Lohnauweises Journal Lohnjournal Lohnjournal mit Bruttolohn und Basen (6.1.) Lohnabrechnungen (6.2.) Lohnabrechnung total Lohnabrechnung kum Lohnabrechnung kum Total iv

5 Inhaltsverzeichnis Jahreslohnkonti Standardabzüge Firma Lohnarten-Rekapitulation Grafik Bruttolohn Jahresausgleich Quellensteuer Monat - Quellensteuer Rekapitulation Sonstige Listen Kinderzulagen Buchungsliste Personalstamm Eigene Daten 81 9 Schnittstellen Spezialfälle ALV-Beitrag Höhe der Beiträge Kurzarbeit Stundenlöhner Lizenz und Gewährleistung 89 v

6 Inhaltsverzeichnis vi

7 1 Einführung 1.1 Willkommen Willkommen zu SelectLine Lohn, der leicht zu bedienenden, professionellen und nach den SUVA Richtlinien programmierten Lohnbuchhaltung unter Windows. Wir danken Ihnen, dass Sie sich für unser Produkt entschieden haben. Dieses Programmpaket wurde konsequent objektorientiert in der Programmiersprache Borland Delphi programmiert. Dies und der modulare Aufbau ermöglichen eine enge Verknüpfung vieler Programmteile, einen kompakten Programmcode und eine leichte Anpassung an Anwenderwünsche. SelectLine SelectLine Software AG Achslenstrasse 15 CH St. Gallen Willkommen Die Internetadresse erreichen Sie bequem mit dem Internet Schalter oder über Hilfe / Internet / Homepage. Auf der Homepage können Sie sich jederzeit über Neuigkeiten der Software informieren. SelectLine Lohn wird ständig weiterentwickelt, um den Anforderungen und Wünschen der Anwender gerecht zu werden. Wir empfehlen daher den Abschluss eines Updatevertrages, durch den Sie Anspruch auf die Teilnahme an der Programmpflege und -verbesserung (automatischer Update-Service) haben. Updatevertrag 1.2 Allgemeine Programmbeschreibung Der SelectLine Lohn wurde mit dem Ziel entwickelt, Ihnen die zeitaufwendige Lohn- und Gehaltsabrechnung zu erleichtern. Das Programm ist leicht zu bedienen und ermöglicht eine schnelle, korrekte und professionelle Abrechnung der Löhne und Gehälter. Die modulare Programmorganisation bietet den unterschiedlichen Anwendern das jeweils optimale Programm. Damit ist es für den Einsatz in grossen Unternehmen ebenso geeignet wie für kleinere Firmen. Zugleich wird es durch die uneingeschränkte Mehrmandantenfähigkeit auch Steuerberatern und Wirtschaftsprüfern gerecht, die viele Firmen betreuen. Besonders effizient wird die Arbeit, wenn SelectLine Lohn im Komplex mit weiteren Programmen der SelectLine-Reihe eingesetzt wird, bspw.: Allgemeine Programmbeschreibung 1

8 1.2. ALLGEMEINE PROGRAMMBESCHREIBUNG Rechnungswesen Anlagenbuchhaltung Kassenbuch Auftrag Datanorm Vertriebsmodul In diesem Fall können die Programme teils mit dem selben Datenbestand arbeiten bzw. auf diesen zugreifen. Der SelectLine Lohn bietet Ihnen: Stammdatenverwaltung Mandantenübergreifende Stammdatenverwaltung Lohnsteuer-, Pfändungs- und Einkommensteuertabellen werden mitgeliefert Listen über Kinderzulagen, Personalstamm, Buchungen werden mitgeliefert Umfangreiche Auswahl vordefinierter Lohnarten Buchungsliste kann in SelectLine Rechnungswesen exportiert werden Abrechnung Es steht ein unterstützender Abrechnungsassistent zur Verfügung Automatische Vergabe der Lohnarten Umfangreiche Unterstützung bei der Anlage von Kindergeldzulagen, Pensionskassenberechnung, AHV, SUVA Auswahl der abzurechnenden Mitarbeiter und der entsprechenden Periode Abrechnung von Teillohnzahlungszeiträumen Arbeitszeit und Ferienkontrolle Schnellberechnung der Abrechnung in wenigen Sekunden am Bildschirm ersichtlich Erstellung von Fälligkeitslisten, Überzahlungslisten, Barzahlungslisten und Zahlungsvorschlägen Ausgaben und Auswertungen viele vordefinierte Formulare, die beliebig erweitert oder geändert werden können Ausdrucke in Listenform, als Datenblatt oder auf Etikettenformulare Monatsauswertungen, wie z.b. Lohnabrechnungen, neuer Lohnausweis, usw. Jahresauswertungen, z.b. für AHV und SUVA Für die Steuerbehörden, z.b. Lohnausweis, Quellensteuernachweis, usw. Bescheinigungen, wie Kinderzulagen, Arbeitsbescheinigung. 2

9 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG jede Menge Extras Passwortverwaltung Integrierte Fehler- und Plausibilitätskontrolle für problemlose Bereinigung fachlicher Widersprüche Aufgaben- und Terminverwaltung Makro-Assistent Toolboxeditor Netzkommunikation Bei der Entwicklung von SelectLine Lohn wurden folgende Zielvorstellungen realisiert: Komfortable Bedienmechanismen Hohe Flexibilität Sichere Handhabung Beachtung der gesetzlichen Voraussetzungen Unbegrenzte Mandantenfähigkeit Komplette Ausstattung Kompakter Programmcode, um möglichst wenig Speicherkapazität zu belegen Zukunftssicherheit und Erweiterbarkeit Das Programm erlaubt das gleichzeitige Offenhalten mehrerer Eingabemasken und Dialogfenster. Sie können zwischen den Fenstern wechseln. Einmal erfasste Daten können später über einfache Auswahlmechanismen weiterverwendet werden. Einstellungen bleiben erhalten, wenn Sie das Programm zwischendurch verlassen. Um Ihrer gewohnten Arbeitsweise entgegen zu kommen, lassen sich viele Aktionen auf verschiedene Weise steuern - per Mausklick, über Kontextmenüs, mit Funktionstasten und Tastenkombinationen oder per Drag & Drop. Das Drücken der Taste [F1] bringt Ihnen kontextbezogene Hilfe. Die sichere Handhabung ist dadurch gewährleistetet, dass auch durch Fehlbedienungen oder Stromausfall eine versehentliches Zerstören von Daten praktisch ausgeschlossen ist. Die Dateien können jederzeit reorganisiert werden. Dies entbindet den Anwender natürlich nicht von der Verpflichtung zur Datensicherung, dafür stehen eigene Programmteile zur Verfügung. Da das Programm auch im Hinblick auf die besonderen Bedürfnisse von Treuhändern entwickelt wurde, ist die volle Mandantenfähigkeit eine Grundvoraussetzung. Das Anlegen eines neuen Mandanten erfolgt sehr komfortabel. Alle Formulare und Ausdrucke können entsprechend Ihren Wünschen verändert werden. Komfortable Bedienmechanismen sichere Handhabung Mandantenfähigkeit Flexibilität 3

10 1.3. HANDBUCH Zukunftsorientiert Zusätzliche eigene Auswertungen, das Herausfiltern von Daten nach betriebsbedingten Kriterien und beliebige andere Aktionen lassen sich mit Hilfe des Makro- Assistenten verwirklichen. Über vielfältige Import- und Exportmöglichkeiten ist ein einfacher Datenaustausch mit anderen Programmen möglich. Mir der COM-Schnittstelle steht für Softwareentwickler eine Programmierschnittstelle zur Verfügung. Wir garantieren für ein zukunftssicheres Programm. Ergeben sich aufgrund von neuen gesetzlichen Bestimmungen notwendige Änderungen und Erweiterungen des Programms, so sind diese ohne grossen Aufwand für den Anwender zu realisieren. 1.3 Handbuch Das Handbuch ist kein Lehrbuch, sondern es setzt Grundkenntnisse in der Lohnbuchhaltung voraus. Hierin werden alle Gegebenheiten und Funktionen beschrieben, die speziell die Lohnbuchhaltung betreffen. Die Handhabung von Programmfunktionen, die generell alle Programme aus der Selectline-Reihe betreffen, wird im System-Handbuch ausführlich beschrieben. Bitte nutzen Sie auch die Online-Hilfe zum Programm. Sie enthält Beschreibungen von Funktionserweiterungen sofort mit dem Update auf die aktuelle Version. Damit Sie schnell zum Ergebnis kommen, hier die Konventionen der Schreibweise: Stammdaten Stammdaten / Personal [Alt] Daten Bearbeiten Menüs werden kursiv dargestellt Hauptmenü / Untermenü Tastaturtasten Datenverzeichnis Schalter in Eingabemasken 1.4 Aufbewahrung der Unterlagen Aufbewahrungs pflicht Sämtliche Lohnaufzeichnungen sowie die zu deren Revision dienenden Buchhaltungsunterlagen und weitere Belege sind lückenlos während mindestens fünf Jahren aufzubewahren. Für buchführungspflichtige Betriebe (Art. 957 OR) gilt die zehnjährige Aufbewahrungspflicht gemäss Art. 962 OR. Rekapitulation Monat Jahreskonti SUVA-Jahresabrechnung AHV-Abrechnung ALV-Abrechnung 4

11 KAPITEL 1. EINFÜHRUNG Richtlinien über die gesetzlichen Bestimmungen Die Installation für SelectLine Lohn ist im Systemhandbuch ausführlich beschrieben. Dieses finden Sie ebenfalls auf der mitgelieferten CD. Installation 1.5 Erste Schritte Erste Informationen über das Programm vermittelt das Hilfesystem, das Sie aus der Menüleiste über Hilfe erreichen. Es bietet Ihnen zum Einen über das Inhaltsverzeichnis eine Einführung in das Programm in logischer Abfolge der einzelnen Kapital. Zum Anderen haben Sie die Möglichkeit eine Stichwortsuche zu starten. So erhalten Sie Erläuterungen im Kontext zum Suchbegriff. In aufgelockerter Form erhalten Sie hier hilfreiche Tipps und Anregungen für eine optimale Programmnutzung. Der Einsatz von SelectLine Lohn kann zu jedem beliebigen Zeitpunkt erfolgen. Sie sollten jedoch bedenken, dass Sie bei einem unterjährigen Beginn ggf. Vorträge für die korrekte Ermittlung der Sozialversicherungen und der Einkommensteuer erfassen müssen. Damit Sie zu Beginn Ihrer Arbeit mit dem neuen Programm nicht die Übersicht verlieren und sicher sein können, nichts Wichtiges zu vergessen, empfehlen wir Ihnen folgende Bearbeitungsreihenfolge: Hilfe / Hilfeindex Tipp des Tages Vorüberlegungen zur Arbeit mit der Lohnbuchhaltung Checkliste Mandant neu Mandant Einstellungen Firma/Betriebsstätten Steuerbehörden Pensionskassen Personalstammdaten Zahlungsart/Banken Schnellberechnung/Abrechnung voll Auswertungen Zahlungsverkehr Monatswechsel 5

12 1.5. ERSTE SCHRITTE 6

13 2 Die Menüs der Lohnbuchhaltung Verschaffen Sie sich einen Überblick über die Menüstruktur der Lohnbuchhaltung, in dem Sie die einzelnen Menüs einmal öffnen. Eine ausführliche Beschreibung der Menüpunkte, die für alle Programme gültig sind und nicht in diesem Handbuch beschrieben werden, finden Sie im System- Handbuch der SelectLine-Programme. Über das Applikationsmenü können Sie neue Mandanten anlegen, zwischen angelegten Mandanten wechseln sowie nutzerbezogene Programm- und Druckereinstellungen vornehmen. Applikationsmenü Abbildung 2.1: Applikationsmenü Von hier aus werden auch die Routinen zum Drucken, zur Erstellung bzw. zum 7

14 Mandant Einlesen einer Datensicherung, zur Reorganisation der Datenbanken, zur Stammdatenaktualisierung und zur Passwortverwaltung gestartet. Ausserdem erreichen Sie über dieses Menü die Passwort- und Druckvorlagenverwaltung sowie die Internetverbindung zur SelectLine Software AG. Über das Menü Mandant erreichen Sie die Mandantenverwaltung, hier können Mandanten neu erstellt werden und unter Einstellungen Vorgabewerte definiert werden. Abbildung 2.2: Menü Mandant Mitarbeiter Die Funktion Liste bietet eine einfache, komfortable Handhabung zur schnellen Information über alle Stammdaten und sonstige angelegte Datenbestände. Spezielle Nutzerfunktionen, wie die Notiz- und Terminverwaltung, sowie die windowsüblichen Bearbeitungswerkzeuge stehen hier zur Verfügung. Über das Menü Mitarbeiter betreffen. erfassen Sie alle Stammdaten die die Mitarbeiter Abbildung 2.3: Menü Mitarbeiter Stammdaten Die persönlichen Stammdaten der Mitarbeiter, sowie die Stammdaten der Zulagen und Abzüge werden hier definiert. Über das Menü Stammdaten werden spezielle und allgemeine Stammdaten zu Pensionskassen, Mitarbeitergruppen, Kumulationsbasen, Bemerkungen Lohnausweis, Banken und Kontoinhaber verwaltet. 8

15 KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG Abbildung 2.4: Menü Stammdaten Über das Menü Abrechnen erreichen Sie den Abrechnungsassistenten. Von hier aus können Sie den Monats- und den Jahreswechsel starten. Sie können die vergangenen Abrechnungsdaten einsehen und Vergütungsaufträge veranlassen. Abrechnen Abbildung 2.5: Menü Abrechnen Das Menü Auswertungen liefert Ihnen alle mandantenbezogenen Auswertungen zur Kontrolle. Über das Untermenü Scheine drucken Sie Jahres- oder Monatsabrechnungen SUVA und AHV, die Lohnabrechnungen der Mitarbeiter und die Lohnausweise. Im Untermenü Journal können diverse Informationen über Löhne, Standard-Abzüge, Grafiken und über die Quellensteuer abgerufen werden. Im Untermenü Sonstige haben Sie die Möglichkeit eine Geburtstags- bzw. Jubiläumsliste zu drucken. Auswertungen Abbildung 2.6: Menü Auswertungen 9

16 Eigene Daten Das Menü Eigene Daten enthält den Makro-Assistenten und Menüpunkte zur Toolbox. Es kann mit Menüpunkten zum Starten eigener Makro-Abfragen und mit eigenen Dialogen erweitert werden. Abbildung 2.7: Eigene Daten Schnittstellen Über das Menü Schnittstellen können Sie z.b. die Daten aus der Lohnbuchhaltung als Stapel für das Rechnungswesen bereitstellen. Abbildung 2.8: Menü Schnittstellen Fenster Im Menü Fenster können Sie die Anordnung der geöffneten Fenster und die Anzeige der Fensterleiste organisieren. Abbildung 2.9: Menü Fenster 10

17 KAPITEL 2. DIE MENÜS DER LOHNBUCHHALTUNG Abbildung 2.10: Menü Hilfe Über das Menü Hilfe können Sie den Nachrichtenaustausch zwischen den aktiven Nutzern organisieren. Unter Hilfeindex finden Sie die Beschreibung der einzelnen Programmfunktionen, die thematisch gegliedert ist bzw. in der Sie gezielt über Suchbegriffe Informationen abrufen können. Interessante Anregungen über zusätzliche Verfahrensweisen finden Sie im Tipp des Tages. Informationen zur Programmversion bzw. zur Datenbank stehen unter Programmversion bzw. Systeminformation bereit. Über den Schalter Registrierung kann ein als Demoversion installiertes Select- Line-Programm in eine registrierte Vollversion umgewandelt oder eine Lizenzänderung vorgenommen werden. Geben Sie dazu Firmenname, PLZ und Ort in der Form genau so ein, wie in Ihrem Registrierungsbescheid ausgewiesen. Die An- und Abmeldung für den SelectLine-Newsletter und das Öffnen der SelectLine-Homepage regeln Sie über das Untermenü Internet. Die Ereignisanzeige bzw. die Meldungsliste protokollieren alle Vorgänge bzw. Programmmeldungen innerhalb der SelectLine-Anwendung. Hilfe 11

18 12

19 3 Mandanten 3.1 Vorüberlegung Allgemeingültige Daten, wie Passwörter, Postleitzahlen, Banken, Steuerämter, Schriften, Formulare und Etiketten werden zentral im Verzeichnis Daten verwaltet. Diese vom Mandanten unabhängigen, so genannten Programmdaten werden vom Programm mitgeliefert und während der Nutzung laufend ergänzt oder sie werden mit der Nutzung erstellt (Passwörter). Für die mandantenspezifischen Daten, wie Personal, Firma/Betriebsstätten etc., wird für jeden Mandanten ein eigener Datenbestand verwaltet. Je Mandant wird dazu im Verzeichnis Daten ein neues Verzeichnis unter dem Namen M, ergänzt um das Mandantenkennzeichen, angelegt. Auch wenn Sie selbst nur die Daten einer Firma verwalten wollen, können Sie die Mandantenfähigkeit dazu nutzen, an einem Testmandanten mit überschaubarem Datenbestand das Programm kennen zu lernen und Aktionen, deren Ausgang Ihnen unklar erscheinen, erst einmal mit dem Testmandanten auszuprobieren. Weitere Informationen über mandantenspezifische Daten sind im Selectline Systemhandbuch enthalten. Das Programm kann gleichzeitig die Datenbestände mehrerer Firmen -Mandantenverwalten. mandantenunabhängig mandantenabhängig Hinweis 3.2 Mandant anlegen Mit Mandant Neu geben Sie einen neuen Mandanten ein.. Mandant Neu Abbildung 3.1: Mandant anlegen 13

20 3.3. MANDANT WÄHLEN Nummer Die Mandantennummer kann aus maximal 6 Zeichen bestehen. Es sind neben Ziffern und Buchstaben nur Zeichen erlaubt, die den Konventionen für gültige Dateinamen entsprechen. Geben Sie hier auch den Beginn der Abrechnung mit Monat und Jahr an. 3.3 Mandant wählen Mandant wählen Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt. Ueber Mandant / Wechseln oder über Applikationsmenü / Wechseln können Sie einen anderen Mandanten auswählen. Abbildung 3.2: Mandant wählen erhalten Sie die Auswahlmöglichkeit unter den be- Durch betätigen des Buttons stehenden Mandanten. Abbildung 3.3: Mandant auswählen 14

21 KAPITEL 3. MANDANTEN Der gerade aktive Mandant wird Ihnen ständig in der Statuszeile angezeigt. Mit Mandant wechseln wechseln Sie zu einem anderen Mandanten. Es werden alle für das Programm verfügbaren Mandanten angezeigt. Sie können jetzt einen Mandanten per Doppelklick oder über den Schalter auswählen. Weiterhin können Sie mit dem Schalter evtl. nicht mehr benötigte Mandanten entfernen. Dazu darf der zu löschende Mandant aber nicht der gerade aktive Mandant sein. Mandant wechseln Vorlagemandanten sind farblich grün gekennzeichnet, selbst angelegte Mandanten hingegen schwarz. In der SQL-Version werden Vorlagemandanten erst mit ihrem ersten Gebrauch angelegt (Ausnahme: SQL-Auftrag) 3.4 Mandant bearbeiten Mit Menüpunkt Mandant / Einstellungen werden Details und Voreinstellungen zum Programmverhalten für den entsprechenden Mandanten festgelegt. Ueber die Baumstruktur wechseln Sie zwischen den einzelnen Seiten: aktuellen Mandanten bearbeiten Adresse Optionen Standards Fibuexport Verwaltung Maskeneditor Freie Felder Adresse An dieser Stelle werden die allgemeinen Daten, wie Adresse, Telefonnummern usw. erfasst. Seite Adresse 15

22 3.4. MANDANT BEARBEITEN Abbildung 3.4: Mandant Adresse Optionen Seite Optionen Ueber die Seite Optionen Mandant / Einstellungen / Mandanten / Optionen werden die Daten für die Arbeitszeitberechnung - Arbeitszeit pro Tag - Arbeitstage pro Monat - usw. eingegeben. Geben Sie hier die Arbeitszeit pro Tag und die Arbeitstage pro Monat ein. Diese Felder sind ausschlaggebend für die IST-Zeit in der Abrechnung. Unter Pro-Rata-Berechnung bestimmen Sie ob diese nach Arbeitstagen (5 Tage pro Woche) Wochentagen (7 Tage pro Woche), oder 30 Tage / Monat berechnet werden soll. Ist der Schalter Runden nicht aktiv wird im gesamten Programm nie gerundet. Ist der Schalter auf 5 Rappen runden aktiv rundet das gesamte Programm immer auf 5 Rappen. 16

23 KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.5: Mandant Optionen Sind die Felder Ferienkontrolle und Stundenkontrolle aktiv, wird bei der Neuanlage eines Mitarbeiters automatisch das Feld Mitarbeiter / Allgemein / Ferienkontrolle bzw. Gleitzeitkontrolle aktiviert Standards Achtung!! Diese Maske ist eine der wichtigsten, die sich in unserem Programm befindet. Hier definieren Sie die elementaren Angaben, wie die Basisdaten und die Standard-Abzüge. Wenn hier falsche Basen definiert werden, hat dies Einfluss auf sämtliche Auswertungen und auf sämtliche Abrechnungen. Seite Standards 17

24 3.4. MANDANT BEARBEITEN Abbildung 3.6: Mandanteinstellungen Einstellungen Standards Standards Wir bitten Sie diese Masken exakt und mit Vorsicht zu bearbeiten. Auf der Seite stehen Ihnen folgende Felder zur Verfügung: Basen: ALV-Basis 1 Weisen Sie hier die ALV-Basis 1 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis- Nummer 2. ALV-Basis 2: Weisen Sie hier die ALV-Basis 2 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis- Nummer 5. Bis 2003 war die ALV 2 Pflicht. Heute behalten wir diesen Punkt lediglich aus History-Gründen im Programm. AHV-Basis 18

25 KAPITEL 3. MANDANTEN Weisen Sie hier die AHV-Basis zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis- Nummer 1. SUVA-Basis: Weisen Sie hier die SUVA-Basis zu. In unserer Mustervorlage ist das die Basis- Nummer 3. Abzüge Arbeitnehmer: ALV-Abzug 1 Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die ALV 1 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 401. ALV-Basis 2: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für ALV 2 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 402. Bis 2003 war die ALV 2 Pflicht. Heute behalten wir diesen Punkt lediglich aus History-Gründen im Programm. AHV-Abzug: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die AHV zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 400. SUVA-Abzug: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die SUVA zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 403. AHV-Abzug für Rentner: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die AHV für Rentner zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 800. Abzüge Arbeitgeber: ALV-Abzug 1 Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die ALV 1 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 911. ALV-Basis 2: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für ALV 2 zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 953. Bis 2003 war die ALV 2 Pflicht. Heute behalten wir diesen Punkt lediglich aus History-Gründen im Programm. AHV-Abzug: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die AHV zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 910. AHV-Abzug für Rentner: Weisen Sie hier den üblichen Standard-Abzug für die AHV für Rentner zu. In unserer Mustervorlage ist das die Abzugs-Nummer 915. Kinderzulage Kinderzulage: Weisen Sie hier die übliche Standard-Zulage für die Kinder-Zulage zu. In unserer Mustervorlage ist das die Zulagen-Nummer

26 3.4. MANDANT BEARBEITEN Ferien Zuschlag: Weisen Sie hier den Ferien-Zuschlag in % der Basis zu. Basis: Wählen Sie die Basis. In unserem Beispiel ist es FB = Ferien. Zulage: Wählen Sie hier die Art der Zulage aus. In unserem Beispiel ist es FGZ = Ferienzulage per Stundenlohn. Gratifikation Zuschlag: Weisen Sie hier den Ferien-Zuschlag in % der Basis zu. Basis: Wählen Sie die Basis. In unserem Beispiel ist es GB = Gratifikation. Zulage: Wählen Sie hier die Art der Zulage aus. In unserem Beispiel ist es GGZ = Gratifikation per Stundenlohn. Quellensteuer Abzug Quellensteuer: Die Lohnart 901Quellensteuer % ist im Vorlagemandenten bereits enthalten. Quellensteuer Bank: Wählen Sie das Bankkonto ab welchem die Quellensteuer an den betreffenden Kanton bezahlt wird. Quellensteuer-Abrechnungsnr.: Fügen Sie die Quellensteueerabrechnungsnummer Ihrer Firma ein. Quellensteuer-Inkasso: % Satz für das Inkasso der Quellensteuer. Zur Zeit: 4 % Fibuexport Fibuexport Fibu Kopplung Unter Mandant / Einstellungen / Mandanten / Fibuexport geben Sie die erforderlichen Einstellungen für den Export in die gewünschte Finanznbuchhaltung. Sie haben bei Fibu-Kopplung folgende Auswahlmöglichkeiten: Direktexport: Ist eine SeletLine Finanzbuchhaltung oder Sesam Rewe auf dem selben PC oder im Netzwerk installiert, auf welche zugegriffen werden kann, können die Lohnabrechnungen per Direktexport in die Fibu exportiert werden. Mit dem Direktexport werden die Buchungen auf Zulässigkeit der zu übertragenden Konten und auf den Zeitraum geprüft und ggf. mit einer Fehlermeldung abgewiesen. keine Direktkopplung: 20

27 KAPITEL 3. MANDANTEN Abbildung 3.7: Mandanteinstellungen Fibuexport Der Export in eine externe Datei ist für getrennte Datenbestände vorgesehen. Es erfolgt keine Plausibilitätsprüfung des Zeitraums und der Konten in der Lohnabrechnung. Ein erfolgter Export kann je Exportdatum komplett zurückgenommen werden. Optionen für SelectLine und Sesam Rewe Direktzugriff: Diese Felder sind nur aktiv, wenn der Flag auf SelectLine oder Sesam Rewe gesetzt wurde. Für einen Export ohne direkte Kopplung sind diese Felder nicht von Bedeutung. Unter Mandantenwahl - Benutzer - Passwort wählen Sie hier den entsprechenden Mandanten der Fibu au und komplettieren Sie die restlichen Felder. Damit anhand der Lohnabrechnungen Buchungssätze für die Fibu erstellt werden können, muss das entsprechende Konto für die Standard-Zulage bzw. Standabzüge hier hinterlegt werden. Falls bei den Zulagen / Abzügen kein Konto hinterlegt wurde, wird auf dieses Konto gebucht. Für Buchungstexte Sammelbeleg / Einzelbeleg / Auszahlung müssen die entsprechenden Texte hinterlegt sein, damit anhand der Lohnabrechnung Buchungssätze für die Fibu erstellt werden können. Hier können Sie getrennt für die Auszahlung die Felder für die Texte der Belege über den Button auswählen, die beim Fibu Export als Buchungstexte verwendet werden sollen. Nach erfolgter Auswahl markieren Sie die Zielposition unter Text 1 bzw. Text 2 und übernehmen das Feld mit Schalter Konten Kostenstellen 21

28 3.4. MANDANT BEARBEITEN Verwaltung Maskeneditor Maskeneditor Mit dem Maskeneditor können Sie die Eingabemasken der Stammdialoge und Belege nutzer- und mandantenabhägig konfigurieren. Für Details konsultieren Sie die Online-Hilfe oder das SelectLine Systemhandbuch Freie Felder Freie Felder Sie haben hier die Möglichkeit zusätzliche freie Felder zu definieren. Für Details schauen Sie bitte im SeletLine Systemhandbuch nach. 22

29 4 Mitarbeiter 4.1 Mitarbeiter Die Mitarbeiterstammdaten werden über den Menüpunkt Mitarbeiter / Mitarbeiter verwaltet. Bei der Erfassung der Personalstammdaten werden auf mehreren Seiten Angaben zu den Arbeitnehmern erfasst. Der Wechsel zu den einzelnen Seiten wird über eine Baumstruktur im linken Maskenbereich gesteuert. Der Mitarbeiterstamm gliedert sich in die Erfassung der Daten zur: Adresse Allgemein Kinder Zulagen/Abzüge Kostenstellen/-träger Lohnausweis History Text Notizen Adresse Im Feld Mitarbeiter weisen Sie jedem Arbeitnehmer eine eindeutige Nummer zu. Die hier eingegebene Mitarbeiternummer erscheint auf allen mitarbeiterspezifischen Auswertungen. Bei der Neuanlage eines Arbeitnehmers wird eine Mitarbeiternummer vom Programm vorgeschlagen, die um einen Zähler höher ist, als die zuletzt eingegebene. Mitarbeiter nummer 23

30 4.1. MITARBEITER Abbildung 4.1: Mitarbeiter Adresse Adresse Tarif Quellensteuer Abrechnungssperre Beschäftigungsgrad Hinweis AHV bzw. Soz.-Vers.-Nr. Prüfen Mit Hilfe der Seite Adresse sind Angaben zur Person wie Name, Anschrift, persönliche Daten, Beruf, Position des Arbeitnehmers usw. zu erfassen. Definieren Sie hier den allfälligen Quellensteuertarif des Mitarbeiters. Die gesetzlichen Regelungen betreffend Quellensteuer und die Quellensteuertarife finden Sie auf Ist das Feld Abrechnungssperre aktiviert, dann kann der Mitarbeiter nicht abgerechnet werden. Geben Sie unter Beschäftigungsgrad den entsprechenden Prozentsatz ein. Der Beschäftigungsgrad kann in den Lohn-Zulagen aktiviert werden. Sie haben dafür im Zulagenstamm bei der Abrechnungsart Fixbetrag ein Kontrollkästchen. Eingabefeld für die AHV-Nummer. Soweit als möglich wird die AHV-Nummer automatisch aus dem Namen, dem Geburtsdatum und aus dem Geschlechtscode zusammengestellt. Die bisherige, 11-stellige AHV-Nummer wird durch die neue, 13-stellige Nummer ersetzt. Die alte Nummer bleibt gespeichert und wird im AHV- Register mit der neuen verbunden. Durch diesen Wechsel gehen keine Daten verloren. Mit dem Befehlsschalter gepüft: werden die folgende Daten des Mitarbeiters Ist ein Eintrittsdatum vorhanden Wenn ein Austrittsdatum vorhanden ist, wird geprüft ob dieses grösser als das Eintrittsdatum ist Stimmen die Zulagen und die Abzüge mit den Kinderzulagen, SUVA-, AHVund mit dem ALV-Code überein. 24

31 KAPITEL 4. MITARBEITER Ist die Versicherungs-Nummer bzw. AHV-Nummer anhand des Namens, Geschlechts und des Geburtsdatums richtig eingegeben. Mit erhalten Sie eine Uebersicht des Lohnkontos des Mitarbeiters. Sie können dieses ausdrucken oder am Bildschirm anschauen. Uebersicht Lohnkonto Allgemein Unter Mitarbeiter / Mitarbeiter - Allgemein Verfügung: stehen Ihnen folgende Felder zur Allgemein Abbildung 4.2: Mitarbeiter Allgemein Unter Pensionskasse weisen Sie dem Mitarbeiter die entsprechende Pensionskasse zu. Unter AG-Abzugsgruppe sind die Abzüge definiert, die durch den Arbeitgeber zu tragen sind. Mit dem SUVA-Code können Sie den entsprechenden SUVA-Code zuweisen. Mit dem zweistelligen SUVA-Code wird angegeben, in welchem Betriebsteil der Mitarbeiter beschäftigt ist. Im Weiteren kann dem Code entnommen werden, ob dieser Mitarbeiter nur gegen Berufsunfälle (BU) oder auch gegen Nichtbetriebsunfälle (NBU) versichert ist und ob ein NBU-Abzug vorgenommen wird. Pensionskasse SUVA-Code Aufbau SUVA-Code: 1. Stelle = Betriebsteil, möglich sind die Buchstaben A - Z 25

32 4.1. MITARBEITER 2. Stelle = Versicherungsumfang und Abzug 0 = nicht SUVA-versichert 1 = BU- und NBU-versichert, mit NBU-Abzug 2 = BU- und NBU-versichert, ohne NBU-Abzug 3 = nur BU-versichert, deshalb kein NBU-Abzug (für Arbeitnehmer mit wöchentlicher Arbeitszeit unter 12 Stunden) AHV-Code Der SUVA-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der SUVA- Code an der 2. stelle mit dem Code 1 versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein NBU-Anzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Mit dem Auswahlfeld AHV-Code weisen Sie den entsprechenden AHV-Code zu. Die AHV-Beitragspflicht beginnt in der Regel mit dem Jahre der Vollendung des 17. Altersjahres. Im AHV-Rentenalter müssen nur von jenem Teil des Lohnes AHV- Beiträge entrichtet werden, der den AHV-Freibetrag pro Monat übersteigt. Die AHV-Beitragspflicht kann von der Versicherten-Nummer (AHV-Nummer) oder dem Geburtsdatum und einem AHV-Code abgeleitet werden. In der obligatorischen Unfallversicherung besteht für die Prämienpflicht keine Altersgrenze, deshalb ist hier kein Freibetrag auszuscheiden. Für den AHV-Code können die folgenden Werte verwendet werden: 0 nicht AHV-pflichtig (Jugendliche, Sonderfälle) 1 AHV-pflichtig mit AHV-Abzug 2 AHV-pflichtig ohne AHV-Abzug 3 Rentner mit AHV Abzug 4 Rentner ohne AHV-Abzug Ferienzuschlag ALV-Code Der AHV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der AHV- Code mit der Zahl 1 versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein AHV-Abzug zugewiesen werden oder wenn der AHV-Code mit der Zahl 4 versehen ist, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein AHV-Abzug Rentner zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Falls allfällige Ferienguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt. Mit dem Auswahlfeld ALV-Code können Sie den entsprechenden ALV-Code zuweisen. Der Beginn der Beitragspflicht ist wie bei der AHV geregelt. Damen und Herren, die ein gewisses Alter vollendet haben sind von der Beitragspflicht ausgenommen. Für den ALV-Code können die folgenden Werte verwendet werden: 26

33 KAPITEL 4. MITARBEITER 0 nicht ALV-pflichtig (Jugendliche, AHV-Rentner, Sonderfälle) 1 ALV-pflichtig mit ALV-Abzug 2 ALV-pflichtig ohne ALV-Abzug Der ALV-Code hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Abzüge. Ist der ALV- Code mit der Zahl 1 versehen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung ein ALV-Abzug zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Geben Sie hier die Anzahl der minderjährigen Kinder des Mitarbeiters ein. Die Anzahl der minderjährigen Kinder hat Auswirkungen auf die Zuweisung der Zulagen. Hat ein Mitarbeiter hier z.b. 2 minderjährige Kinder eingetragen, dann muss dem Mitarbeiter bei der Abrechnung eine Kinderzulage mit der Anzahl Kinder 2 zugewiesen werden, damit man den Mitarbeiter abrechnen kann. Anhand des Codes können Sie die Abzüge automatisch zufügen lassen. Ist das Feld Ferienkontrolle aktiviert, dann findet bei diesem Mitarbeiter eine Ferienkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, dann wird diese Option von den Einstellungen automatisch übernommen. Geben Sie unter Ferien Total und unter Ferien bezogen die entsprechenden Daten ein. Dieser Saldo wird dann fortlaufend immer berechnet. Ist das Feld Gleitzeitkontrolle aktiviert, dann findet bei diesem Mitarbeiter eine Gleitzeitkontrolle statt. Wenn Sie einen neuen Mitarbeiter anlegen, dann wird diese Option von den Einstellungen automatisch übernommen. Unter Vortrag geben Sie die entsprechenden Daten ein. Dieser Saldo wird dann fortlaufend immer berechnet. Falls allfällige Ferienguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt. Falls allfällige Gratifikationsguthaben in Form eines Zuschlages abgegolten werden, ist dieser hier einzugeben. Falls das Kontrollkästchen aktiviert ist, wird dieser Zuschlag automatisch mit der nächsten Lohnzahlung ausbezahlt. Unter Lohnauszahlung definieren Sie wie und auf welches Konto Sie den Lohn des Mitarbeiters auszahlen wollen. Geben Sie die entsprechenden Daten, wie Konto- Nr., an welche Bank usw. an. Unter Interne Bank geben Sie an wie die Zahlung an den Mitarbeiter erfolgt, per Bank, Bar, usw. Kinder minderjährig Ferienkontrolle Gleitzeitkontrolle Ferienzuschlag Gratifikations zuschlag Lohnauszahlung Auszahlung an Dritte Falls Beträge nicht direkt an den Mitarbeiter sondern an Dritte ausbezahlt werden sollen, werden diese hier definiert. Auszahlung an Dritte 27

34 4.1. MITARBEITER Abbildung 4.3: Mitarbeiter Zahlung an Dritte Kinder Abbildung 4.4: Lohnausweis Abbildung 4.5: Mitarbeiter Kinder Kinder Hier werden die erforderlichen Daten über die Kinder des Mitarbeiters, mit Namen, Vornamen und Geburtsdatum aufgeführt. Unter Spalte Berechtigt bis wird das Ende für die Zahlung der Kinderzulage festgehalten Zulagen / Abzüge Zulagen Abzüge Lohnzulagen und Lohnabzüge, wie z.b. Monatslohn, Stundenlohn, fixe Spesen, AHV-Abzüge, ALV-Abzüge, usw. eines Mitarbeiters können in dieser Eingabemaske festgelegt werden. Pro Mitarbeiter können unbegrenzt viele Zulagen und unbegrenzt viele Abzüge definiert werden. 28

35 KAPITEL 4. MITARBEITER Abbildung 4.6: Mitarbeiter Zulagen + Abzüge Zulagen Abbildung 4.7: Mitarbeiter Zulagen Der Schalter oder die rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das Dialogfeld. Zulagen Anlegen bzw. Zuweisen der Zulagen: 29

36 4.1. MITARBEITER Mit können Sie dem Mitarbeiter die Zulagen zuweisen. Wählen Sie die entsprechenden Zulagen aus der Tabelle Stammdaten / Abzüge aus und ergänzen Sie die erforderlichen Daten. Betrag Menge Ansatz Faktor Prozente Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit Fixbetrag oder Prozent vom Fixbetrag definiert wurde. Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit Menge * Ansatz oder Menge * Ansatz * Faktor definiert wurde. Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit Menge * Ansatz oder Menge * Ansatz * Faktor definiert wurde. Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit Menge * Ansatz * Faktor definiert wurde. Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart der ausgewählten Zulage mit Prozent von Fixbetrag definiert wurde. Standard speichern Zulagen aktualisieren Mit Zulagen als Standard speichern können Sie alle zugewiesenen Zulagen in einen Standard-Speicher laden. Dies hat den Vorteil, dass wenn Sie z.b. 30 Mitarbeiter erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Zulagen erhalten, diese einmal erfassen, in den Standard laden und bei jedem Mitarbeiter den Standard mit Zulagen vom Standard laden hineinladen. Zulagen mit Stammdaten aktualisieren: Wenn Sie z.b. in den Zulagen oder in den Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann betätigen Sie Befehlsschalter "Mitarbeiterstamm aktualisieren" in den Stammdaten / Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen. 30

37 KAPITEL 4. MITARBEITER Abzüge Abbildung 4.8: Mitarbeiter Abzüge Der Schalter oder die rechte Maustaste im Zulagenfeld öffnet das Dialogfeld. Mit Pflichtabzüge einfügen AHV-Abzug anhand des AHV-Codes werden die Pflichtabzüge automatisch eingefügt. AHV-Abzug für Rentner anhand des AHV-Codes ALV-Abzug anhand des ALV-Codes SUVA- bzw. NBU-Abzug anhand des SUVA-Codes etc. Anlegen bzw. Zuweisen der Abzüge: Mit können Sie dem Mitarbeiter die Abzüge zuweisen. Wählen Sie die entsprechenden Zulagen aus der Tabelle Stammdaten / Abzügen aus und ergänzen Sie die erforderlichen Daten. Der Betrag wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit Fixbetrag oder Prozent vom Fixbetrag definiert wurde. Die Menge wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit Menge * Ansatz oder Menge * Ansatz * Faktor definiert wurde. Der Ansatz wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit Menge * Ansatz oder Menge * Ansatz * Faktor definiert wurde. Pflichtabzüge einfügen Abzüge Betrag Menge Ansatz 31

38 4.1. MITARBEITER Faktor Prozente Der Faktor wird benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit Menge * Ansatz * Faktor definiert wurde. Die Prozente werden benötigt, wenn die Abrechnungsart des ausgewählten Abzuges mit Prozent von Fixbetrag definiert wurde. Standard speichern Abzüge aktualisieren Mit Abzüge als Standard speichern können Sie alle zugewiesenen Zulagen in einen Standard-Speicher laden. Dies hat den Vorteil, dass wenn Sie z.b. 30 Mitarbeiter erfassen müssen, welche mehr oder weniger dieselben Abzüge erfahren, diese einmal erfassen, in den Standard laden und bei jedem Mitarbeiter den Standard mit Abzüge vom Standard laden hineinladen. Abzüge mit Stammdaten aktualisieren: Wenn Sie z.b. in den Zulagen oder in den Abzügen Prozentsätze angepasst haben und diese nicht bei allen Mitarbeitern aktualisieren wollen, dann betätigen Sie diesen Befehlsschalter für jeden einzelnen gewünschten Mitarbeiter. Wenn Sie hingegen alle Mitarbeiter ändern wollen, dann betätigen Sie Befehlsschalter "Mitarbeiterstamm aktualisieren" in den Stammdaten / Zulagen und in den Stammdaten / Abzügen Kostenstellen/-träger In der Eingabemaske Kostenstellen/-träger in den Mitarbeiter-Stammdaten können Sie jede Lohnzulagen und jeden Lohnabzüge nach Kostenstellen aufteilen. 32

39 KAPITEL 4. MITARBEITER Abbildung 4.9: Kostenstellen/-träger Auflistung der zugewiesenen Lohnabzüge und Lohnzulagen. Unter Kostenstellen/- träger können Sie die entsprechenden Zulagen bzw. Abzüge nach Prozenten und/oder Betrag aufteilen. Rechts neben den Grids sehen Sie jeweils den Betrag welcher gesamt zu verteilen ist, und den Restbetrag, welcher auf die Kostenstelle Allgemein gebucht wird. 33

40 4.1. MITARBEITER Lohnausweis Allgemeine Information zu Lohnausweis Abbildung 4.10: Lohnausweis Lohnausweis Informationen ESTV neuer Lohnausweis Lohnbeiträge an AHV-IV-EO In dieser Eingabemaske haben Sie die Möglichkeit die Auszahlung des Lohnes zu definieren und die restlichen Felder, welche Sie für den Lohnausweis Formular Form. 11 benötigen, einzutragen. Jede Beschreibung enthält immer noch einen Text auf dem Formular Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises Formular 11. Detaillierte Angaben zum neuen Lohnausweis finden Sie unter 12 Vorlagen / Hilfen 12.1 Ausfüllen neuer Lohnausweis oder unter den u.a. Links: d Kurzanleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung Unter diesem Lind sind die Eckdaten für die Deklaration der Lohnelemente aufgeführt. Lohnbeiträge an die AHV, die IV und die EO Ausfüllen des Lohnausweises Mitarbeiter Auswahl der Mitarbeiter mit oder Eingabe der Mitarbeiternummer. 34

41 KAPITEL 4. MITARBEITER Eingabefeld für den Arbeitsort des Mitarbeiters. Diese Angabe ist bei Arbeitgebern mit mehreren Betrieben oder Betriebsstätte erforderlich, damit die Steuerbehörde beurteilen kann, ob und welche Abzüge für Fahrtkosten gerechtfertigt sind. Bei Wechsel des Arbeitsortes im Laufe des Jahres ist der Arbeitsort am Ende der bescheinigten Lohnperiode einzusetzen. In Betracht kommt nur der ständige Arbeitsort; wechselt der Arbeitsort häufig (z.b. bei einem Bauarbeiter), so ist er nicht anzugeben. Für das Lohnausweisformular ist das Feld Abteilung fakultativ. Es dient in erster Linie dem Arbeitgeber für das Aufteilen der Lohnausweise am Arbeitsplatz, erleichtert aber auch die Identifizierung bei Rückfragen. Die Schichtarbeit bildet einen Bestandteil des Lohnes und ist im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises anzugeben. Geben Sie hier die Anzahl der Schicht- oder Nachtarbeits-Tage, mit Hilfe eines Spin-Buttons, ein. Die Bescheinigung der Schichttage ist Voraussetzung dafür, dass der Arbeitnehmer in seiner Steuererklärung den Schichtarbeitsabzug vornehmen kann. Anzugeben ist die Zahl der Tage mit durchgehender, mindestens achtstündiger Schicht- oder Nachtarbeit. Mit dem Auswahlfeld Naturalleistungen Code geben Sie die entsprechenden Informationen zu Naturalleistungen ein. Die für die Bewertung von Verpflegung und Unterkunft in der Regel massgebenden Ansätze sind aus den Unterlagen der kantonalen Steuerverwaltung oder der Eidg. Steuerverwaltung ersichtlich d Merkblatt N2/2007 Naturalbezüge von Arbeitnehmenden Geben Sie hier die Anzahl der Tage mit Lohnausfall ein. Diese sind nur anzugeben, wenn die entsprechenden Erwerbsausfallentschädigungen nicht durch den Arbeitgeber ausbezahlt werden und deshalb nicht im Brutto des Lohnes enthalten sind. Hier können Sie den Trinkgelder Code des Mitarbeiters eingeben. Code A = vom Arbeitgeber ausbezahlt Code B = geschätzt Bei Trinkgeldern gilt dieselbe Regelung wie bei der AHV. Trinkgelder müssen (nur) dann angegeben werden, wenn sie einen wesentlichen Teil des Lohnes ausmachen. Sie sind dann unter Ziffer 7. Andere Leistungen des Lohnausweises aufzuführen. Geben Sie hier die Anzahl der Reisetage ein. Unter Andere Spesen besteht ein Eingabefeld für weitere nicht speziell aufgeführte Spesen. Das Feld Geschäftsauto ist anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein Geschäftsauto zur Verfügung steht. Siehe Definition in Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises ESTV. Durch Eingabe über Zulagen ist der effektive Wert anzugeben, der dem Arbeitnehmer zufliesst, dadurch dass er einen Geschäftswagen auch privat benutzen darf. Falls der Geschäftswagen, nicht privat, jedoch für den Arbeitsweg Arbeitsort Abteilung Schichtarbeit Naturalleistungen Code Hinweis Lohnausfall Trinkgelder Code Hinweis Reisetage Andere Spesen Geschäftsauto 35

42 4.1. MITARBEITER Abonnement bezahlt unentgeltliche Beförderung (F) Beitrag an die Kostenmahlzeiten benutzt werden kann, ist in allen Fällen im Lohnausweis das Feld F (unentgeltliche Beförderung zwischen Wohn- und Arbeitsort) anzukreuzen. Dieses Feld ist dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer ein vom Arbeitgeber bezahltes Abonnement zur Verfügung gestellt wird, ohne dass eine geschäftliche Notwendigkeit besteht. Das Generalabonnement ist als Zulage zum Marktwert unter Ziffer 2.3 des Lohnausweises zu deklarieren. Die Vergütung eines Halbtaxabonnements muss nicht bescheinigt werden. Das Feld unentgeltliche Beförderung (F) ist dann anzukreuzen, wenn dem Arbeitnehmer keine Kosten für den Arbeitsweg entstehen, durch das zur Verfügungstellen eines Geschäftswagens, siehe auch Erklärung zu Geschäftsauto Beförderung zum Arbeitsort mittels Sammeltransport Vergütung der effektiven Autokilometer das zur Verfügungstellen eines Generalabonnements Alle Beiträge an die auswärtige Verpflegung am Arbeitsort (z.b. Mittagszulagen) sind durch Ankreuzen zu kennzeichnen. Die Abgabe von Lunch-Checks ist bis zur von der AHV festgelegten Limite (siehe Link AHV Lohnbeiträge) mit einem Kreuz im Feld G des Lohnausweises zu deklarieren; darüber hinausgehende Beiträge sind zusätzlich zum Lohn im Sinne von Ziffer 1 des Lohnausweises zu addieren. Kantinenverpflegung Für den Fall der Kantinenverpflegung ist Feld G des Lohnausweises zu aktivieren. Einstellungen Einstellungen neuer Lohnausweis neuer Das Feld Reise, Verpflegung, Übernachtung (13.1.1) ist zu aktivieren, wenn u.a. Lohnausweis folgende Vorgaben eingehalten werden: Uebernachtungsspesen werden gegen Beleg zurückerstattet Die Höhe der effektiven Spesenvergütung für Mittag- oder Abendessen entspricht in der Regel einem Wert von maximal CHF 35 bzw. die Pauschale für eine Hauptmahlzeit beträgt maximal CHF 30. Kundeneinladungen usw. werden ordnungsgemäss gegen Orignalquittung abgerechnet Die Benutzung öffentlicher Transportmittel (Bahn, Flugzeug, usw.) erfolgt gegen Beleg Für die geschäftliche Benutzung des Privatwagens werden maximal 70 Rappen pro Kilometer vergütet. Kleinspesen werden, soweit möglich, gegen Beleg oder in Form einer Tagespauschale von maximal CHF 20. vergütet. Die detaillierten bzw. aktuellen Angaben hierzu finden Sie unter: d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung Ziffer 13. Spesenvergütung RZ 52 36

43 KAPITEL 4. MITARBEITER Unter Ziffer 15 sind alle zusätzlichen Angaben zu machen, die nicht in einem der anderen Felder eingetragen werden. Die detaillierten Angaben hierzu finden Sie unter Bemerkungen Zeile d Wegleitung zum Ausfüllen des Lohnausweises bzw. der Rentenbescheinigung Ziffer 13. Spesenvergütung RZ History Abbildung 4.11: Lohndetails History Hier können Sie die Informationen über die geleisteten Zahlungen an einzelne Mitarbeiter im SelectLine Lohn nachschlagen. Informationsmaske Lohndetails 37

44 4.1. MITARBEITER Text Abbildung 4.12: Lohnausweis Abbildung 4.13: Text pro Mitarbeiter Indiv. Bemerkungen pro Mitarbeiter Individuelle Bemerkungen zum einzelnen Mitarbeiter inklusive Bild. 38