Compliance: Die gerichtsfeste Organisation Wie gibt die gute Organisation dem Einzelnen Sicherheit für sein Entscheidungsverhalten?

Transkript

1 Compliance: Die gerichtsfeste Organisation Wie gibt die gute Organisation dem Einzelnen Sicherheit für sein Entscheidungsverhalten? Anne Sick, Leiterin Amt für Hochbau und Gebäudewirtscha; Stadt Karlsruhe

2 Badische Neueste Nachrichten

3 Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft

4 Gebäude der Stadt Karlsruhe Anzahl der Gebäude der Stadt Karlsruhe 919 Von HGW bewirtschaftet und betrieben 684 Anmietungen 107 Gesamtfläche 1,03 Mio qm Gesamtwert 1,71 Mrd.

5 Verteilung der Flächen

6 Organigramm

7 Auf dem Weg zur guten Organisation Gerichtsfeste Organisation Unternehmerpflichten Betreiberverantwortung Compliance Management System Beachtung von Recht und Gesetz (externe Regeln) Integrität, Redlichkeit (interne Regeln) Organisationshandbuch Niederschrift der Regelungen innerhalb der Organisation

8 Vorgehensweise Projektphase Analyse Identifikation von Handlungsfeldern Aufstellung eines Maßnahmenkatalogs Umsetzungsphase Umsetzung des Maßnahmenkatalogs Einführung des Organisationshandbuchs Einführung eines Compliance Management Systems

9 Handlungsfelder ü Arbeitsplatzbeschreibungen ü Übertragung von Unternehmerpflichten ü Vertretungsregelungen ü Objekt-/Anlagendokumentation (wird kontinuierlich verbessert) ü Anweisungssystem ü Arbeitssicherheit insbesondere der Erstellung von Gefährdungsbeurteilungen ü Entsorgung von gefährlichen Abfällen auf Baustellen ü Regelwerksverwaltung ü Gesetzliche Prüfungen ü Erstellung eines Organisationshandbuches...in Arbeit

10 Umsetzung von 42 Maßnahmen 2.17 Verfügung Regelwerksverwaltung (Information über Gesetzes- und Regelwerksänderungen und deren Umsetzung innerhalb des HGW) Frau Sick alle Abteilungsleitungen ZD Stand der Bearbeitung 07/15 Nachverfolgung durch interne Projektleitung Nr. 13 Die Verfügung Regelwerksverwaltung im HGW wurde am fertig gestellt. Der Leitungskreis hat der Verfügung am zugestimmt. Die Verfügung ist am in Kraft getreten Verfügung Umgang mit Störungen / Störmeldungen Herr Ringle (OM) Herr Dr.Lehrmann (Betriebsführung) ZD Nr. 17 Die Dienstanweisung ist fertiggestellt und wurde vom OB unterschrieben. Die Inkraftsetzung bzw. die Information der Nutzer-dienststellen muss noch erfolgen Schulhausmeister Meldezettel für Störungen/Schäden Frau Guttenbacher SuS Nr. 22 Erledigt durch SAM seit Verfügung Anlagenverantwortung TGA/OM TGA Nr. 25 Der Entwurf der Verfügung ist fertiggestellt und muss noch innerhalb der Abteilungsleitungen abgestimmt werden. Danach Einbringung in die Amtsbesprechung-.

11 Systematik der Regelungen Oberbürgermeister Stadt Dienstanweisung Amtsleitung Amt Verfügung Abteilungsleitung Abteilung Arbeitsanweisung

12 Schulungen Inhaltsverzeichnis 1. Situation und Aufgabenstellung 2. Leistungen des Auftragnehmers 2.1. Erstunterweisung der derzeitigen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter für die genannten Verfügungen 2.2. Schulungstermine für neue Mitarbeitende für die genannten Verfügungen 2.3. C oaching bei spezifischen Fragestellungen der genannten Verfügungen 3. Leistungen des Amts für Hochbau und Gebäudewirtschaft 4. Termine 5. Laufzeit 6. Ergänzende Unterlagen 7. Kompetenzbestätigungen, Zertifizierungen und Referenzen Externe Unterstützung

13 Gerichtsfeste Organisation als Teil eines Compliance Management Systems ü Betreiberverantwortung ü Unternehmerpflichten Verlässlichkeit? Loyalität Unbestechlichkeit Ehrlichkeit Dienstleistungsmentalität..

14 Compliance Kultur Bekenntnis zu rechts- und regeltreuem Verhalten der Leitung und Mitarbeitenden, Vorbildfunktion der Führungskräfte Ziele Festlegung, was HGW unter Compliance versteht, Eingrenzen der Compliance Themen, welche Ziele werden mit Compliance verfolgt? Risiko Systematische Identifikation und Bewertung der Risiken für Rechtsverstöße (entsprechend der Compliance Ziele) Programme Entwicklung von Maßnahmen und Instrumenten, um Rechtsverstöße zu vermeiden, zu erkennen, zu analysieren und zu sanktionieren Organisation Entwicklung bzw. Anpassung der Aufbau und Ablauforganisation (Prozessmanagement), Festlegung der Aufgaben- und Verantwortungsbereiche Kommunikation Controlling Angemessene Kommunikation der Ziele, Programme und Organisation von Compliance Überprüfungen zur Sicherstellung, dass Compliance wirksam ist à Qualitätssicherung à Kontinuierliche Verbesserung der Prozesse und Maßnahmen

15 Compliance in aller Munde Chefsache ein Modewort aus den alltäglichen Abläufen und Prozessen eines modernen, Unternehmens nicht mehr wegzudenken komplex Interdiszi- plinär ein zentral vertrauensbildendes Instrument ein läswger ZeiYresser Einhaltung von Rechtsnormen Regeltreue proakwves Risikomanagement

16 Kriterien Compliance Management System maßgeschneidert für das Amt für Hochbau und Gebäudewirtschaft Prüfung hinsichtlich Wirksamkeit, ob erforderlich für welche Teilbereiche? angemessen welche Maßnahmen sind angemessen? geeignet sind Programme und Maßnahmen geeignet, wesentliche Regelverstöße mit hinreichender Sicherheit aufzudecken?

17 Compliance Workshop II Juli 2015

18 Risikomatrix Schadensschwere Eintri\swahrscheinlichkeit

19 Risiken minimieren durch: Einfache Arbeitsabläufe Themenverantwortung Personalentwicklung / Qualifizierung Schulungen, Trainings Zielgerichtete Fortbildungen Info MA Transparenz in allen Bereichen erhöhen Qualitätsmanagement einführen Prozesshandbuch Abgleich Vorschläge hinsichtl. Risiken und Gerichtsfeste OrganisaWon Priorisieren der Risiken Adäquate Personalaussta\ung Kapazitäten erhöhen Strukturelles Denken als Workshop (Methoden erlernen)

20 Organisationshandbuch Wunsch: Ein Buch, in dem alles drin steht, was zu tun ist. Regelungen.sind zum überwiegenden Teil nicht neu gelten jetzt schon (qua Gesetz) sind Gegenstand der Ausbildung waren bislang nicht aufgeschrieben werden jetzt systematisch zusammengestellt

21 Organisationshandbuch Zentrale Handbuchbeau;ragte Runder Tisch vierteljährlich Abteilungsleitungen und Sachgebietsleitungen

22 Ich kann Entscheidungen treffen wenn ich für die Aufgaben qualifiziert bin Personalauswahl, Stellenanforderungsprofil Fortbildungen, Schulungen wenn ich die relevanten Regelwerke kenne Regelwerksverwaltung Schulungskonzept wenn ich meinen Entscheidungsspielraum kenne Aufbau und Ablauforganisation Prozesse Stellenbeschreibungen wenn ich regelmäßiges feedback erhalte Jahresgespräche