Gemeinschaftsstand der Landesregierung des Landes Nordrhein-Westfalen Organisationsmappe für Aussteller

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1 Gemeinschaftsstand der Landesregierung des Landes Nordrhein-Westfalen Organisationsmappe für Aussteller 1

2 Formular Messe-Anmeldung Anmeldung bei Interesse bitte bis zum bei der Messe Düsseldorf! Sehr geehrte Aussteller, aus Haushaltsgründen können wir erst jetzt mit den Vorbereitungen des NRW-Gemeinschaftsstandes auf der diesjährigen Medica beginnen. Deshalb müssen wir zur Einhaltung der generellen Terminvorgaben durch die Messe in einigen Bereichen etwas zügiger als in den Vorjahren handeln. Dafür bitten wir um Ihr Verständnis. Die Deadline für den Katalogeintrag bei der Messe Düsseldorf ist der Wir bitten Sie daher dringend, sich bis zum unter dem unten stehenden Link bei der Messe als Mitaussteller anzumelden. Die Basisdaten (Firmenname + Adresse) werden von der Messe im Katalog aufgenommen. Zusätzliche Leistungen wie z.b. die Abbildung Ihres Logos müssten Sie bitte in Eigenleistung ordern. Kontaktdaten Serviceparter der Messe für den Katalog zur Medica: A. Sutter Fair Business GmbH (Offizieller Katalogverlag) Postfach Essen Fax: +49 (0) Link für die Online Anmeldung bei der Messe Düsseldorf Medica axnhdg9yzw4= Für Ihre Online-Anmeldung bei der Messe Düsseldorf folgen Sie bitte den im Link angegeben Schritten und faxen die von Ihnen ausgefüllten Formular nicht nur zur Messe Düsseldorf sondern auch zur PROJEKTSERVICE Schwan GmbH. Ich bitte Sie, bei Ausrichter/Organisator der Gemeinschaftsbeteiligung immer das jeweilige Ministerium anzugeben, bei dem Sie als Mitaussteller gemeldet sind. Ansprechpartner bei PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Name: Barbara Rüsing oder Manuela Markus Faxnummer: 02225/

3 Sehr geehrte Aussteller des Gemeinschaftsstandes der Landesregierung Nordrhein-Westfalen auf der Medica PROJEKTSERVICE Schwan GmbH ist die Veranstaltungsagentur und das Messebauunternehmen des Ministeriums für Wirtschaft, Energie, Bauen Wohnen und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen für dessen Messebeteiligungen. Ihre Ansprechpartnerin für Ihre Belange und Fragen, die Sie organisatorisch oder messebautechnisch haben, ist in unserem Haus: Barbara Rüsing Tel.: Fax.: Nach Ihrer verbindlichen Zusage für eine Teilnahme an der Medica melden wir Sie als Aussteller an und planen den Gemeinschaftsstand mit Ihrer individuellen Ausstellerfläche und den für Ihren Messeauftritt erforderlichen Materialien. Hierzu finden Sie in dieser Organisationsmappe Formulare, die Sie uns bitte bis zu den angegebenen Terminen zurücksenden. Es ist dringend erforderlich, dass die Abgabetermine eingehalten werden. Jede Verzögerung hat eine Verspätung des gesamten Produktionsplans zur Folge. Bitte teilen Sie uns unvermeidliche Verspätungen, so früh wie möglich, mit. Denn ggf.. resultieren erhöhte Bearbeitungsbeiträge hieraus. Bitte beachten Sie: Der technische Bedarf aller Aussteller und das Mobiliar wird von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH koordiniert und bei der Messe bestellt. Darüber hinaus gehende Serviceleistungen (Parkausweise, zusätzliche Ausstellerausweise, Eintrittskartengutscheine, Werbematerial etc.) müssen von den Ausstellern selbst bestellt werden. Bei Rückfragen oder Wünschen wenden Sie sich bitte an uns wir helfen gerne weiter. Auf eine erfolgreiche Zusammenarbeit Barbara Rüsing PROJEKTSERVICE Schwan GmbH 3

4 Allgemeine Informationen Medica 2011 Veranstalter Veranstalter des Gemeinschaftsstandes ist die Landesregierung Nordrhein-Westfalen, vertreten durch die Ministerin für Wirtschaft, Gesundheit und Wissenschaft/Forschung. Messestand Auf dem Gemeinschaftsstand der Landesregierung Nordrhein-Westfalen präsentieren Sie Ihr Unternehmen und Ihre innovative Arbeit. Der Gemeinschaftsstand lässt sich in drei Bereiche gliedern: Der Präsentationsbereich erstreckt sich über die Ausstellerflächen mit Exponaten, einer dazugehörigen Schautafel und personeller Betreuung durch die Aussteller selbst. Der Kommunikationsbereich umfasst Lounge und Infotheke. Im logistischen Zentrum des Standes befinden sich Küche und Lager. Standbau und Standorganisation PROJEKTSERVICE Schwan GmbH als Agentur und Messebauunternehmen ist von der Landesregierung Nordrhein-Westfalen beauftragt worden, den Messeauftritt zu organisieren und anhand der von den Ausstellern bezeichneten Exponate die Standfläche und ihre Aufteilung zu realisieren. Die Exponate bestehen in der Regel aus Demonstrationsobjekten und/oder Funktionsmodellen. Es besteht kein Anspruch auf eine spezielle Positionierung auf der Standfläche. Je nach Planungsstand kann es möglich sein, dass die einzelnen Aussteller umpositioniert werden. Ein Anspruch auf eine fixe Standgröße besteht ebenfalls nicht. Der Ausstellerbeitrag bleibt grundsätzlich bei jeder Größe gleich. Messegesellschaft Der Pflichteintrag im Messeausstellerkatalog wird auf Basis der abgefragten Anmeldedaten erstellt und kann nach Ablauf der Anmeldefrist nur noch für die elektronischen Medien (Katalog im Internet, Besucherinformationssystem) korrigiert werden. Versicherung Die Landesregierung kann für den Gemeinschaftsstand keine Versicherung abschließen, da dies aufgrund der Staatshaftung haushaltsrechtlich nicht möglich ist. Der Abschluss einer Transport- und Ausstellungsversicherung Ihrerseits ist jedoch möglich und wird empfohlen. Diese kann über die Messe Düsseldorf oder eine andere Versicherung abgeschlossen werden. Eine Bewachung des Messestandes außerhalb der Messeöffnungszeiten, innerhalb der tatsächlichen Messetage , ist sichergestellt. 4

5 Personelle Betreuung Die Aussteller präsentieren ihre Exponate in eigenem Namen und Interesse und stellen eine persönliche Standbetreuung ohne Unterbrechung während der gesamten Messedauer sicher. Bitte beachten Sie, dass die Präsenz der Aussteller am Stand über die gesamte Messelaufzeit von Anfang bis Ende unabdingbare Teilnahmevoraussetzung ist. Hier ist insbesondere darauf hinzuweisen, dass der Abbau der Präsentationsfläche sowie die Abreise vor dem offiziellen Messeende nicht erfolgen darf. Bei Verstoß gegen diese Voraussetzung erhöht sich der Ausstellerbetrag um 500,00 EUR. Kosten/Leistungen Die Mitaussteller werden an den Kosten für den Stand mit pauschal 4.150,00 zzgl. 19% MwSt. beteiligt. Außerdem wird eine Multimediapauschale in Höhe von 330,00 von der Messe Düsseldorf berechnet. Zudem beinhaltet der Beitrag registrierungspflichtige Fachbesucher-Tickets, die in unbegrenzter Zahl abgefordert werden können und nur eingelöste Tickets von der Messe Düsseldorf nach der Messe dem Aussteller in Rechnung gestellt werden. Bei der Aufnahme auf den Landesgemeinschaftsstand handelt es sich um eine Inlandsmesseförderung, die den De-minimis Beihilferegelungen unterliegt. Danach kommt eine solche Förderung nur in Betracht, wenn im Laufe der letzten drei Jahre die Gesamtfördersumme, die durch die öffentliche Hand gewährt wurde, den Grenzwert von insgesamt EUR nicht überschreitet. Hierzu zählt jegliche Zuwendung von öffentlichen Stellen, die als De-minimis-Beihilfen ausdrücklich deklariert wurde. Im Vorfeld der Messebeteiligung wird den Mitausstellern ein Erklärungsvordruck übersandt mit der Bitte um Angaben über bisher erhaltene öffentliche Förderungen. Nach Auswertung erhalten die Aussteller eine Prüfungsmitteilung. Diese Auswertung muss 10 Jahre aufgehoben werden. Die Kosten werden ca. 6 Wochen vor Messebeginn durch PROJEKTSERVICE Schwan GmbH abgerechnet und beinhalten folgende Leistungen: Messestand o moderne, transparente Stand-Architektur o exponatabhängige Teilfläche auf dem Stand o Platzierung zur Gangseite o Grundausstattungs-Mobiliar wie EDV-Counter, Vitrine, Broschürenständer, Stehhilfe. (Darüber hinaus gehende Leistungen wie 42 Zoll Monitore, Podeste, o.ä. werden auf Grundlage eines Angebotes gesondert mit dem Aussteller abgerechnet). 5

6 Organisation o Organisatorische Betreuung durch PROJEKTSERVICE Schwan GmbH o Terminvorgaben- und kontrolle Messeservice o alle Miet- und Nebenkosten (Strom, Wasser etc.) o Standreinigung o Standbewachung o Voraussichtlich 2 kostenfreie Ausstellerausweise o Hostessen-Service für den Loungebereich und die Info-Theke o Schließfächer für die Standbesetzung o Verpflegung der Standbesetzung/Messegäste am letzten Aufbautag und während der Messe (Getränke, warmer Mittags-Imbiss, Nachmittags-Snack) Marketing/Drucksachen o Aussteller-Handout o Layout + Produktion einer Schautafel o Präsentation der Aussteller in einem einheitlichen Layout (Abstimmung und Produktion durch PROJEKTSERVICE Schwan GmbH) o Bereitstellung einer Kartonage zur Mitnahme der gerollten Schautafelgrafik nach Messeende o Individuelle Pressemitteilung in der Pressemappe des Firmengemeinschaftsstandes (Anmietung Pressefach) o Einladung der Fach- und Tagespresse zum Besuch des Messestandes o Foto-CD vom Profi-Fotografen in 2 Versionen o Bewerbung des Standes auf der Internetseite Bei Nichteinhaltung der Anmeldefristen obliegt es PROJEKTSERVICE Schwan GmbH einen erhöhten Bearbeitungsbeitrag, in Höhe von 25% der jeweiligen Aufwendungen, zu berechnen. Storno Gebühren Bei Stornierung der Teilnahme, nach Abgabe der verbindlichen Anmeldung, fallen Stornogebühren in Höhe von 500 an. 6

7 Externe Kosten Die Mitaussteller tragen alle weiteren Kosten selber, die ihnen im Zusammenhang mit der Messebeteiligung entstehen, wie z.b. o Personalkosten o Reisekosten o Exponatvorbereitungs- und -gestellungskosten o Transportkosten o Drucksachen zum Exponat o Bestellungen aus dem Servicepaket des Messeveranstalters o Versicherungen o Zusätzliche Kosten für den Katalogeintrag o Podeste, 42 Zoll Monitor inkl. Fuß (Absprache mit PROJEKTSERVICE Schwan GmbH) Servicekatalog der Messegesellschaft Die auf dem Gemeinschaftsstand ausstellenden Firmen, Initiativen und Institutionen werden der Messegesellschaft als Mitaussteller gemeldet und erhalten nach der Anmeldung eine Service- und Kommunikationsmappe. Bestellungen aus diesen Service-Paketen oder im Internet erfolgen auf eigene Rechnung und eigenes Risiko. Zusätzliche Ausstellerausweise, Parktickets, Eintrittskartengutscheine und die Einträge in den Messekatalog müssen von den Ausstellern vorgenommen werden und werden nicht über PROJEKTSERVICE Schwan GmbH erfolgen. Sonstiges eingeschränkte Lagerkapazitäten Bitte beachten Sie, dass es auf dem Gemeinschaftsstand zugunsten der Ausstellerpräsentation wenig Lagermöglichkeiten gibt. Das Lager steht lediglich für den jeweiligen Tagesbedarf an Prospekten sowie die persönlichen Dinge der Aussteller (Handtasche, Diplomatenkoffer, u.ä.) zur Verfügung. Koffer des Standpersonals müssen anderweitig untergebracht werden (z.b. Messeschließfächer oder Messegarderobe an den Haupteingängen der Messe Düsseldorf). 7

8 Verbindliche Anmeldung Medica 2011 Formular Anmeldung Seite 1 Zur Teilnahme als Mitaussteller auf dem Gemeinschaftsstand der Landesregierung Nordrhein-Westfalen auf der Medica 2011 vom in Düsseldorf. Rückgabe: bis zum An: PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Barbara Rüsing Grenzstraße Meckenheim Per Fax: Firma Ansprechpartner für die Medica Titel/Funktion Vorname/Name Tel. Fax. Handy-Nr. Vertretung Ansprechpartner für die Medica Titel/Funktion Straße PLZ/Ort PLZ / Postfach Internet-Adresse Vorname/Name Tel. Fax. Handy-Nr. Wir erkennen die Teilnahmebedingungen ausdrücklich an. Datum Unterschrift 8

9 Rechnungsadresse: Formular Anmeldung Seite 2 Firma Vorname/Name Straße PLZ Ort Wir waren bereits Teilnehmer auf Nordrhein-Westfalen Landesständen! Bitte Messe und Jahr angeben! 9

10 Angaben zu Exponaten - Medica 2011 Formular Exponate Seite 1 Rückgabe bis zum Firma 1 Seite pro Exponat bei Bedarf bitte kopieren! Kurzbeschreibung des Exponats Wenn möglich bitten wir Sie uns ein Foto Ihres Exponats zukommen zu lassen WICHTIG: Bitte geben Sie nur die tatsächliche Exponatsgröße ohne Verkehrsflächen an! Größen / Bezeichnungen der zum Exponat gehörenden Teile L cm, B cm, H cm. Gewicht kg Stromangaben für das Exponat Verbrauch in Watt: Wichtig! Steckdose nein: Steckdose ja: Anzahl: Besonderheit: (Z.B. 16Ah CEE o.ä.) Druckluft Nein: ja: Anschluss: bar Rauch- / Gasabzug Nein: ja: Wasser Zu- und / oder Ablauf Nein: ja: Anschluss:. Internetanschluss Nein: ja: Bitte geben Sie genaue Hinweise zu Besonderheiten Ihres Exponates wie Auftreten von Geräuschen, Vibration, Abgasen, etc. 10

11 Angaben zur Standausstattung Medica 2011 (Zusätzliches Mobiliar ist kostenpflichtig) Formular Exponate Seite 2 Rückgabe bis zum Firma Benötigen Sie Podeste für Ihre Exponate ja nein Eigene Podeste (Größe) Podeste von PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Podestgröße? Säulenvitrine 50*50*200 cm (Breite*Tiefe*Höhe) Anzahl Foto entspricht unseren Vitrinen Hochvitrine 100*50*200 cm Anzahl Foto entspricht unseren Vitrinen Tischvitrine Anzahl 100*50*100 cm Foto entspricht unseren Vitrinen Sonstige zusätzliche Ausstattung (Grundsätzlich: jeder Aussteller erhält einen Counter, ein Stehhilfe und einen Prospektständer) 11

12 Angaben zum Themenbereich Medica 2011 Formular Themenbereiche Seite 1 Rückgabe bis zum Unsere Firma zählt zu dem Bereich (bitte nur einen Bereich ankreuzen): Bedarfs- und Verbrauchsartikel Consulting Dienstleistungen und Verlagserzeugnisse Diagnostika Elektromedizin, Medizintechnik Facility Management Gebäudetechnik Informations- und Kommunikationstechnik Labortechnik Physiotherapie, Orthopädietechnik OP-Ausstattung, med. Mobiliar, Raumeinrichtung Regionen der Gesundheitswirtschaft in NRW Rettungsausrüstung, Notfallmedizin Telematik Textilien Med in.nrw 12

13 Rückgabe bis zum Angaben zur Broschüre - Medica 2011 Informationen zum Eintrag für die Einladungsbroschüre für die Mitaussteller des Nordrhein-Westfalen-Gemeinschaftsstandes auf der Medica Zur Messe wird eine 2-sprachige Einladungsbroschüre erscheinen. Darin ist jeder Aussteller des Gemeinschaftsstandes Name und Internetadresse vertreten. Zur Produktion der Broschüre benötigen wir: o Name der Firma o Name des Instituts o Internetadresse Dazu wird Ihnen mit dem Protokoll der ersten Ausstellersitzung eine Excel-Datei zugesandt, die Sie bitte ausgefüllt an folgende -Adresse senden: Barbara Rüsing 13

14 Angaben zur Schautafel - Medica 2011 Rückgabe bis Wichtig: Um bei der Informationsflut der Messeveranstaltung den einzelnen Besucher zu fangen, sind folgende Kriterien maßgeblich: Die Schautafel soll ein Eyecatcher der jeweiligen Standfläche sein! Das wichtigste Tafelelement ist ein Bild. Es soll Aufmerksamkeit erzielen und den Besucher zu einem zweiten Blick animieren. Das kann bedeuten: interessante Detailaufnahme, ungewöhnliche Perspektive, farbverfremdete Darstellung. Es sollte nicht bedeuten: Abbild des in natura vorhandenen Exponats, vielschichtige Prozessdarstellung, Gruppenbild von Menschen, die wenig aussagekräftiges Objekt betrachten. Bitte beachten Sie, dass auf Grund des von der Landesregierung vorgegebenen CD's (Corporate Design) im Eyecatcher keinerlei Logos oder Text aufgenommen werden dürfen.! Das zweitwichtigste Element ist eine aufmerksamkeitsstarke Headline entweder aufgrund der Wortwahl, der Mehrdeutigkeit ihrer Aussage oder eines Spannungsverhältnisses zwischen Headline und Bild. Der Text ist (leider) Nebensache. Er sollte nur Schlagworte oder kurze prägnante Aussagen enthalten. Je kürzer desto besser nur STICHWORTE! Die Schautafel wird mit Ihren Vorlagen im Design des Standes gestaltet und mit Ihnen abgestimmt. Wichtig: Bitte halten Sie sich unbedingt an die vorgegebenen Textmengen, da die Zeichenzahl nicht überschritten werden darf. Das Beispiel auf der nachfolgenden Seite soll als Muster dienen Als Vorlagen benötigen wir von Ihnen: Kontaktdaten Internetadresse Logo digitale Vorlage (vektorisierte EPS-Datei) Ihres Logos mit verbindlicher Angabe der Farbwerte eine farbverbindliche Vorlage wünschen wir uns - Das Logo erscheint auf dem Leitsystem und nicht auf der Schautafel selber -!!! 14

15 Text Headline als Worddatei, max. 10 Zeilen mit max Zeichen (inkl. Leerzeichen) 5 Zeilen deutsch 5 Zeilen englisch 1 2 Zeilen à max. 20 Zeichen (inkl. Leerzeichen) Bilder/Grafiken! ein interessantes, plakatives Bild oder eine Grafik, als Negativ, Fotoabzug, Dia, als EPS-Datei oder in einem der üblichen Mac-Formate. 100 dpi braucht unsere Druckerei mindestens, um ein gutes Druckergebnis zu erzielen (diese Angabe bezieht sich auf das entgültige Zielformat 100 x 80 cm= Breite 3933 Pixel * Höhe 3147 Pixel) Bitte kennzeichnen Sie Ihre Sendungen mit dem Namen der Veranstaltung (Medica 2011) und Ihrem Firmennamen. Sehr wichtig! Wir benötigen durch Sie im Vorfeld abgestimmte und verabschiedete Texte, Bilder, etc. Nach der Layouterstellung durch PROJEKTSERVICE erhalten Sie lediglich einen Korrekturabzug zur Freigabe. Sollten Sie uns eine CD zuschicken, so senden Sie uns bitte einen Kontrollausdruck mit. PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Barbara Rüsing Grenzstraße Meckenheim Telefon Fax 02225/ Serverdaten: server: benutzer: passwort: projektservice-ftp.de nrw cs3br2j7k4 15

16 Variante einer Schautafel! 16

17 Rückgabe bis zum Angaben zur Internetseite Medica 2011 Informationen zum Text für den Internetauftritt unter des Ministeriums. Auf dieser Internetseite wird die Medica beworben. Neben dem Standflyer wird es auch Ausstellerseiten geben, auf denen das Profil der Aussteller sowie die Kontaktdaten und ein direkter Link zur Internetseite des Ausstellers vorhanden sein werden. Für die Internetseite benötigen wir: o Ihr Logo o Ihre Kommunikationsdaten mit o Name der Firma o Name des Instituts o Straße, PLZ, Ort o Telefon o und o Internetadresse. Text mit maximal 1600 Zeichen inkl. Leerzeichen (als PDF) Mit diesem Text stellen Sie interessierten Besuchern der Homepage, also potentiellen Kooperationspartnern bzw. Kunden, Ihr Projekt vor. Schwerpunkt der Beschreibung sollte sein, was die Innovation an Ihrem Produkt, Projekt oder Forschungsergebnis ist. Die Internetseite richtet sich nicht nur an Fachleute, sondern auch an interessierte Besucher, deswegen sollte der Text so allgemeinverständlich wie möglich, mit möglichst wenig Fachvokabular formuliert sein. Der Text kann entweder als Fließtext oder auch mit Bulletpoints geschrieben werden. Die Unterlagen schicken Sie bitte bis an: 17

18 Rückgabe bis zum Angaben zur Pressemitteilung Medica 2011 Die Ministerien mieten für die Messelaufzeit Pressefächer an und stellen eine gemeinsame Pressemappe aller Aussteller zusammen. Dadurch erhalten Sie die Möglichkeit die Pressemitteilung Ihres Unternehmens / Ihrer Institution kostenfrei auszulegen. Der Text (inkl. Kommunikationsdaten) darf maximal eine DIN A4-Seite in Deutsch und eine DIN A4 Seite in Englisch umfassen. Bitte stellen Sie uns die von Ihnen gesetzte, korrigierte und zum Druck freigegebene Mitteilung zum angegebenen Datum als PDF per zu. PROJEKTSERVICE Schwan GmbH Barbara Rüsing 18

19 Rückgabe bis Namensschilder für Standbetreuer - Medica 2011 für die Mitaussteller auf dem Gemeinschaftsstand der Landesregierung Nordrhein- Westfalen auf der Medica vom Bitte teilen Sie uns bis zum die Namen und die Handy-Nr. der Standbetreuer mit. Sowie ggf. die Nummer Ihres Spediteurs, Lieferanten oder Monteurs. Dazu wird Ihnen eine Woche vor Deadline eine Excel-Datei zugesandt, die Sie bitte ausgefüllt an folgende -Adresse senden: An: Barbara Rüsing 19

20 Medica 2011 vom November in Düsseldorf Das Wichtigste noch einmal in Kürze: Logos, Fotos und Graphiken müssen mindestens eine Auflösung von 100 dpi haben. (Ausgehend von einer Zielgröße von Breite 3933 Pixel * Höhe 3147 Pixel) Wir benötigen genaue Angaben zu Ihren Exponaten, um Ihre Firma optimal präsentieren zu können. Bitte halten Sie sich an die Deadlines! Ablaufplan Abgabe bis erledigt Anmeldung Anmeldung bei der Messe Angaben zu Exponat/Standausstattung Angaben zum Themenbereich Angaben zur Broschüre Firmen-Logo Angaben zur Schautafel Angaben zur Internetseite Text für Pressemitteilung Angaben für Namensschilder Wir bitten um Ihr Verständnis, dass wir diese Deadlines strikt einhalten werden, um einen reibungslosen Ablauf sicher zu stellen, im Sinne aller Aussteller. 20

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