Storebox User Guide. Swisscom (Schweiz) AG

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1 Storebox User Guide Swisscom (Schweiz) AG

2 Inhalt. Grundsätzliches/Einstellungen 3. Was ist Storebox? 4. Ordnerstruktur 5.3 Anmeldung auf dem Teamportal 6.4 Abmeldung vom Teamportal 8.5 Benutzer -Adresse ändern 9.6 Benutzer-Passwort ändern. Store 4. Datei Upload 5. Datei Download 0.3 Datensicherungen auswählen 3 3. Share / Projekte 5 3. Teilen/Erstellen eines Projekts 6 3. Storebox Invitation Rücknahme einer Invitation 3 4. Sync Installation des Storebox Clients Sync via Storebox Clients Verbinden von Smartphones und Tablets Laufwerk-Mapping z.b. Windows Backupfunktion (optional) 5 5. Backup einrichten Backup wiederherstellen Verbindungsprobleme des Clients 6

3 3 Grundsätzliches/ Einstellungen

4 Was ist Storebox? 4 Was ist Storebox? Storebox ist der sichere Business-Speicher in der Cloud, besonders geeignet für den Austausch von Geschäftsdaten. Der Service läuft in Rechenzentren von Swisscom in der Schweiz. Storebox zeichnet sich durch drei Eigenschaften aus: Speicher, Synchronisation, Sicherheit Speicher Alle Daten befinden sich in der Cloud von Swisscom. Dies garantiert eine hohe Verfügbarkeit. Der Zugriff auf die Daten ist immer klar geregelt. Er lässt sich bis auf die Stufe der einzelnen Anwender definieren und wird vom Administrator-User Ihrer Firma verwaltet. Innerhalb der Firma ermöglichen spezifische Ordner die Zusammenarbeit in Teams. Externe Mitarbeitende können bequem via Link zum Lesen oder Bearbeiten eines Dokuments eingeladen werden. Synchronisation Daten in der Cloud von Swisscom sind immer und überall verfügbar, unabhängig vom Endgerät und dessen Betriebssystem. Selbst aus Apps von Drittanbietern lässt sich dank einer geeigneten Schnittstelle auf die in Storebox gespeicherten Daten zugreifen. Sicherheit Swisscom steht für höchste Sicherheit und für Datenhaltung in der Schweiz. Ihre Geschäftsdaten lagern verschlüsselt in Swisscom Rechenzentren in der Schweiz und sind georedundant auf mehrere Standorte verteilt. Die Daten in Storebox werden regelmässig automatisch gesichert und als Kunde/Kundin haben Sie die Möglichkeit, die Daten selbstständig wiederherzustellen.

5 Ordnerstruktur 5 \myfiles \projects > Persönlicher Ordner für den Benutzer > Nicht sichtbar für die Gruppe > Unterordner können beliebig erstellt werden > Allgemeiner Ordner für dedizierte Benutzer derselben Ablage > Unterordner können beliebig erstellt werden > Lese/Schreib-Rechte auf Gruppe / User einschränkbar > Allgemeiner Ordner für alle Benutzer derselben Ablage > Unterordner können beliebig erstellt werden Invitations \public \PreviousVersions > System-Ordner > Für automatische Snapshots pro Ordner > Nur via WebDAV sichtbar > Belastet Storage-Quota nicht \backups > System-Ordner > Read-Only > Für Restore von Backupdaten (Client Software, Devices )

6 Anmeldung auf dem Teamportal (/) 6 Nachdem Ihr Administrator Sie für einen Storebox Account registriert hat, erhalten Sie eine automatisch generierte . In dieser finden Sie einen Hyperlink zum Storeboxportal (), sowie die Zugangsdaten (), die Sie für den Log-in benötigen. Beispieluser Server URL:

7 Anmeldung auf dem Teamportal (/) 7 Tragen Sie den Benutzernamen () und das Passwort (), welches Sie in der erhalten haben, in die entsprechenden Felder ein. Danach klicken Sie auf den «Log In» Button (3), um Storebox zum ersten Mal zu benutzen. 3

8 Abmeldung vom Teamportal 8 Dies ist die Ansicht, welche Sie sehen, sobald Sie sich erfolgreich eingeloggt haben. Auf dieser Oberfläche können Sie sich unten links mit einem Klick auf «Abmelden» () ausloggen, um das Portal zu verlassen.

9 Benutzer -Adresse ändern (/) 9 Nach einem erfolgreichen Login haben Sie die Möglichkeit, unter «Mein Konto» () «Mein Profil» () die eingetragene -Adresse zu ändern.

10 Benutzer -Adresse ändern (/) 0 Klicken Sie auf « -Adresse ändern» (), um die -Adresse anzupassen.

11 Benutzer-Passwort ändern (/3) Nach einem erfolgreichen Login können Sie unter «Mein Konto» () «Mein Profil» () Ihr Passwort ändern.

12 Benutzer-Passwort ändern (/3) Klicken Sie auf «Passwort ändern» (), um das Benutzer-Passwort anzupassen.

13 Benutzer-Passwort ändern (3/3) 3 Damit die Änderung erfolgt, geben Sie das alte Passwort ein, bevor Sie das neue Passwort () definieren und bestätigen. Mit einem Klick auf «Weiter» () wird der Vorgang abgeschlossen.

14 4 Store

15 Datei Upload (/5) 5 Um eine lokale Datei hochzuladen, wechseln Sie in die Rubrik «Cloud Drive» (). Falls der Reiter «Cloud Drive» nicht sichtbar ist, kontaktieren Sie bitte den Storebox Administrator in Ihrem Unternehmen.

16 Datei Upload (/5) 6 Um Dateien hochzuladen, wählen Sie einen Ordner aus () (z.b. «myfiles» oder «public»). Danach können Sie «Hochladen» () anwählen um lokale Dateien auszuwählen, die Sie hochladen möchten.

17 Datei Upload (3/5) 7 Klicken Sie auf «Dateien hinzufügen» (), um die Dateien auszuwählen, welche Sie hochladen möchten.

18 Datei Upload (4/5) 8 Sie können nun die Dateien auswählen () und die Auswahl mit einem Klick auf «Öffnen» () bestätigen. Die Datei wird auf dem jeweiligen Account hochgeladen. Tipp: Halten Sie die Ctrl-Taste gedrückt, um mehrere Dateien auf einmal auszuwählen.

19 Datei Upload (5/5) 9 Unter «Status» () sehen Sie, ob der Upload der Datei(en) abgeschlossen ist. > Fertiggestellt: Vorgang abgeschlossen > Uploading: Datei wird hochgeladen > Bereit: Upload ausstehend

20 Datei Download (/3) 0 Um eine Datei aus Ihrem «Cloud Drive» lokal auf Ihrem Computer zu speichern, können Sie diese mit einem Doppelklick auf das Dateisymbol im «Cloud Drive» () herunterladen.

21 Datei Download (/3) Alternativ können Sie eine Datei, die Sie lokal auf Ihrem Computer speichern möchten, auch mit einem Mausklick auswählen () und mit Hilfe von «Aktionen» () oder mit einem Rechtsklick auf die Datei herunterladen:

22 Datei Download (3/3) Den Vorgang zum Herunterladen der Datei über «Aktionen» oder einen Rechtsklick auf die Datei schliessen Sie mit einem Klick auf «Herunterladen» () ab.

23 Datensicherungen auswählen (/) 3 Ihre Daten im Cloud Drive von Storebox werden regelmässig automatisch gesichert und während 30 Tagen aufbewahrt. Sie haben die Möglichkeit, diese Datensicherungen selbständig wiederherzustellen. Wählen Sie hierzu das Verzeichnis aus, das auf einen früheren Zustand wiederhergestellt werden soll (). Klicken Sie anschliessend auf das Dropdownmenu bei «Letzte Version» ().

24 Datensicherungen auswählen (/) 4 Bei jeder Änderung in diesem Verzeichnis hat Storebox eine Momentaufnahme, einen sogenannten Snapshot erstellt. Wählen Sie den Snapshot, aus welchem Sie bspw. eine Datei wiederherstellen möchten (). Sie sehen nun das Verzeichnis, wie es zum angegebenen Zeitpunkt vorhanden war. Zur Wiederherstellung einer Datei gehen Sie wie folgt vor: Datei auswählen im alten Snapshot auswählen-> «Aktionen» anklicken -> kopieren -> Im Dropdownmenu den aktuellen Snapshot mit einem Klick auf den Eintrag «Letzte Version» wählen -> «Aktionen» anklicken-> Einfügen. Die Datei ist wiederhergestellt.

25 5 Share / Projekte

26 Teilen/Erstellen eines Projekts (/3) 6 Um Dateien mit Personen innerhalb von Storebox auszutauschen, wechseln Sie in den Ordner «projects» (). Klicken Sie auf «Neues Projekt» (), um den Vorgang zur Eröffnung eines neuen Projekts zu starten.

27 Teilen/Erstellen eines Projekts (/3) 7 In der nun erscheinenden Eingabemaske geben Sie den Namen des Projekts ein (). Wenn Sie möchten, dass das Symbol für dieses Projekt in der Navigation (vgl. Punkt im vorherigen Schritt) auf der gleichen Ebene erscheint, wie die Verzeichnisse «myfiles», «public» und «projects», dann aktivieren Sie das Kästchen neben «Schnellzugriff» (). Unter «Projektmitglieder» (3) bestimmen Sie die einzelnen User, welche auf Ihr Projekt zugreifen können sollen. Klicken Sie auf «Speichern» (4), um den Vorgang zu beenden. 3 4

28 Teilen/Erstellen eines Projekts (3/3) 8 Nun sehen Sie den vorhin erstellten Projektordner im Verzeichnis «projects» (). Mit einem Doppelklick auf den jeweiligen Projektordner (), können Sie nun Dateien mit den im zweiten Schritt definierten Projektmitgliedern austauschen.

29 Storebox Invitation (/3) 9 Um Personen ohne eigene Storebox (z.b. ausserhalb Ihres Unternehmens) Zugang zu Ordnern oder einzelnen Dateien in Ihrer Storebox zu gewähren, können Sie eine Einladung («Invitation») erstellen. Mit einer «Invitation» können Sie Ordner oder einzelne Dateien freigeben (). Dazu wählen Sie die zu teilenden Inhalte aus, indem Sie diese anklicken (). Mittels eines Klicks auf «Gast einladen» (3) können Sie die Einladung an Gäste versenden. 3

30 Storebox Invitation (/3) 30 Definieren Sie zunächst einen Gast, in dem Sie die entsprechende -Adresse eingeben (). Sie haben die Möglichkeit dem Gast eine Nachricht zu übermitteln (). Unter Punkt «Typ» definieren Sie, ob der Gast nur Leserechte erhält oder den Inhalt auch verändern darf (Lesen, Schreiben) (3). Unter «Schutzebene» können Sie definieren, ob ein Teilnehmer direkt in das Dokument einsehen kann (Öffentlicher Link) oder den Besuch mit einem Passwort bestätigen muss (Mit prüfen) (4). Sie können die Gültigkeit der Einladung zeitlich begrenzen (5). Bestätigen Sie den Vorgang mit einem Klick auf «Einladen» (6)

31 Storebox Invitation (3/3) 3 Sie verfügen Sie zusätzlich über die Möglichkeit, Dateien manuell zu teilen. Die Verlinkung zu der jeweiligen Datei erhalten Sie mit einem Klick auf «Öffentlichen Link beziehen» ().

32 Rücknahme einer Storebox Invitation (/) 3 Sollten Sie eine «Invitation» nicht mehr benötigen, können Sie diese zurücknehmen. Zur Rücknahme einer «Invitation» wechseln Sie mit Hilfe eines Mausklicks in die Rubrik «Meine Einladungen» (), unter welcher Sie alle Einladungen sehen, die Sie mit diesem Account versendet haben.

33 Rücknahme einer Storebox Invitation (/) 33 In dieser Auflistung () sehen Sie, wann der Link abläuft und wie der Pfad der Datei in Ihrem «Cloud Drive» lautet. Um einen Link und damit die Invitation zu löschen, markieren Sie die entsprechende Zeile und klicken Sie auf «Löschen» (). Schliessen Sie den Vorgang durch einen Klick auf «Schliessen» (3) ab. 3

34 34 Sync

35 Installation des Storebox Client (/9) 35 Den Storebox Client (auch «Agent» genannt) können Sie nach einer Anmeldung auf der Benutzeroberfläche bei «Mein Konto» unter «Storebox Client Installieren» () herunterladen. Wählen Sie im Meldungsfenster die Version für Ihr Betriebssystem und klicken Sie auf «Installieren» (). Klicken Sie im Browser (hier: Internet Explorer) auf «Ausführen» (3), sobald der Download beendet wurde. portal. 3

36 Installation des Storebox Client (/9) 36 Sie haben einerseits die Möglichkeit den Client als «Standard» zu installieren (), womit Sie als Administrator alleine über die Nutzungsrechte des Clients verfügen. Weiter haben Sie die Möglichkeit, den Client als «Multi-User» zu erstellen (), auf diese Weise kann der Client von mehreren Usern auf demselben Gerät genutzt werden. Um die Installation fortzusetzen, akzeptieren Sie diese Meldung mit einem Klick auf «Next» (3). 3

37 Installation des Storebox Client (3/9) 37 Lesen Sie im darauf folgenden Schritt die Nutzungsbedingungen. Wenn Sie damit einverstanden sind, akzeptieren Sie, indem Sie die Option «I Agree» () auswählen und auf «Next» () klicken, um mit der Installation fortzufahren.

38 Installation des Storebox Client (4/9) 38 Hier können Sie wählen, in welchem Ordner Sie den Storebox Client installieren möchten (). Klicken Sie anschliessend auf «Next» (), um mit der Installation fortzufahren.

39 Installation des Storebox Client (5/9) 39 Nach Abschluss der Installation wird der Client in der Taskbar () angezeigt, welche sich i.d.r. unten rechts auf Ihrem Bildschirm befindet.

40 Installation des Storebox Client (6/9) 40 Es erscheint eine Übersicht zu Ihrem Storebox Client. Klicken Sie auf «Continue» um die Installation fortzuführen ().

41 Installation des Storebox Client (7/9) 4 Sie können nun erste Order und Dateien für den Backup auswählen (). Zudem können Sie bereits jetzt den Zeitplan für Ihre Backups definieren (). Sie können beide Eintellungen auch zu einem späteren Zeitpunkt in der Webansicht definieren. Sie haben weiter die Möglichkeit ein Passwort für Ihre Backupdaten zu definieren, indem Sie auf «Change» (3) klicken. 3

42 Installation des Storebox Client (8/9) 4 In dieser Eingabemaske werden Sie gebeten, ein Passwort zu definieren. Swisscom empfiehlt die Verwendung eines automatisch generierten Encryption Keys (). Sie haben alternativ die Möglichkeit, Ihr eigenes Passwort () zu definieren (nicht empfohlen), damit Sie sicher gehen können, dass allein Sie auf die Backup-Daten zugreifen können. Schliessen Sie diesen Schritt mit einem Klick auf «Initialize» ab (3). Achtung: Falls Sie das Passwort verlieren oder vergessen, ist es nicht mehr möglich auf die Backupdaten zuzugreifen. Sie selbst sind für Ihr Passwort verantwortlich. 3

43 Installation des Storebox Client (9/9) 43 Schliessen Sie den Vorgang mit einem Klick auf «All Done!» ab ().

44 Sync via Storebox Client (/4) 44 Damit Sie auch auf die Daten in Storebox zugreifen können, wenn Sie nicht mit dem Internet verbunden sind, definieren Sie die Synchronisation. Öffnen Sie hierzu den Login-Dialog, indem Sie mit der rechten Maustaste auf das Storebox-Symbol in Ihrer Taskbar klicken und die Option «Settings» auswählen (). Um die Synchronisation mit Storebox einzurichten, benötigen Sie die URL Ihres Teamportals (ist in der initialen ersichtlich). Geben Sie diese zusammen mit Ihrem Benutzernamen und Ihrem Passwort ein (). Klicken Sie danach auf «Sign In» (3). 3

45 Sync via Storebox Client (/4) 45 Wählen Sie auf der folgenden Webseite «Cloud Drive» () aus. Anschliessend klicken Sie auf «Einstellungen» ().

46 Sync via Storebox Client (3/4) 46 Wählen Sie unter «Einstellungen» () den lokalen Ordner der mit Storebox synchronisiert werden soll. Dazu setzten Sie ein Häkchen () und wählen anschliessend den gewünschten Ordner im Explorer (3). Mit einem Klick auf «OK» (4) schliessen Sie den Vorgang ab. 3 4

47 Sync via Storebox Client (4/4) 47 Die untenstehende Ansicht erscheint mit einem Klick auf das Client-Symbol in der Taskbar. Hier sehen Sie den Synchronisations-Status sowie den Speicherplatz (), welcher durch die Synchronisationsdaten beansprucht wird. Falls Ihr Storebox Account die Option Backup beinhaltet, sehen Sie, wann der letzte Backup-Vorgang erfolgt ist () und ob er erfolgreich (3) war. 3

48 Verbinden von Smartphones und Tablets 48 Neben der offiziellen Swisscom Storebox Applikation, erhältlich bei itunes und im Google Play Store, existieren noch zahlreiche weitere Apps von Drittanbietern, welche mit Hilfe von WebDAV eine Verbindung zu Storebox herstellen können. Eine Auswahl geeigneter Applikationen ist im Quick Guide Storebox Apps beschrieben: Zum Guide

49 Laufwerk-Mapping z.b. Windows 7 (/3) 49 Um ein lokales Laufwerk oder einen lokalen Ordner an Ihr Storebox Cloud Drive anzubinden, können Sie wie folgt vorgehen: Klicken Sie nacheinander auf Start Computer «Netzlaufwerk verbinden» ().

50 Laufwerk-Mapping z.b. Windows 7 (/3) 50 Geben Sie nun die URL () Ihres Teamportals an (ersichtlich in der initialen ) und setzen das Häkchen bei «Verbindung mit anderen Anmeldeinformationen herstellen» (), damit Ihnen der Dialog mit den Anmeldeinformationen angezeigt wird. Klicken Sie zum Schluss auf «Fertig stellen» (3). 3

51 Laufwerk-Mapping z.b. Windows 7 (3/3) 5 Tragen Sie nun die Anmeldeinformationen (Benutzername und Passwort) () ein, damit die Anmeldung erfolgen kann. Aktivieren Sie das Kästchen «Anmeldedaten speichern» (), damit die Anmeldung automatisch erfolgt. Klicken Sie auf «OK» (3) um fortzufahren. 3

52 5 Backupfunktion (optional)

53 Backup einrichten (/6) 53 Klicken Sie auf das Symbol des Storebox Clients in Ihrer Taskbar (), welche sich i.d.r. rechts unten auf Ihrem Desktop befindet. Sie sehen die Anmeldeansicht, auf welcher Sie die URL zu Ihrem Teamportal (ersichtlich in der initialen ), den Benutzernamen und Ihr Passwort () eingeben. Klicken Sie danach auf «Sign in» (3). Die Backupfunktion ist nur optional in Storebox enthalten und wird mit einer entsprechenden Lizenz freigeschaltet. 3

54 Backup einrichten (/6) 54 Um die Einstellungen der Backupfunktion zu konfigurieren, klicken Sie auf «Settings» () (Rechtsklick auf Taskbar-Icon). Es erscheint eine Webansicht, bei welcher Sie auswählen können, welche Daten per Backup in die Cloud gesichert werden sollen.

55 Backup einrichten (3/6) 55 Für das Auswählen der genauen Daten können Sie unter «Backup-Optionen» in «Datei-Backup» () gehen und diejenigen Ordner mit einem Häkchen markieren, welche für den Backup ausgewählt werden sollen.

56 Backup einrichten (4/6) 56 Unter «Backup-Datensätze» () sind vordefinierte Backupvorlagen zu finden, welche selektiv einzelne Dateitypen/-gruppen in Storebox sichern, z.b. alle Office-Dokumente auf Ihrem Computer. In der Spalte «Kommentar» () steht jeweils eine kurze Beschreibung, welche Typen gesichert werden.

57 Backup einrichten (5/6) 57 Unter dem Punkt «Zeitplan» () können Sie definieren, zu welchem Zeitpunkt und wie oft der Backup erfolgen soll: Periodisch nach einem gewissen Zeitintervall, z.b. alle 4 Stunden (), oder zu einer bestimmten Uhrzeit bzw. an einem bestimmten Tag. (3) 3

58 Backup einrichten (6/6) 58 Nach der Definition des Backups können Sie nun den Backup mit einem Klick auf «Backup» () im Client starten. Die Dauer () kann je nach Datenmenge variieren. Hier (3) ist zu sehen wann der letzte Backup erfolgt ist und ob er erfolgreich war. Alle Ordner, welche vom Client gesichert wurden, werden mit einem kleinen Pluszeichen (4) markiert. 3 4

59 Backup wiederherstellen(/3) 59 Um Backup-Daten wiederherzustellen (Restore), öffnen Sie den Client und klicken Sie auf Wiederherstellen ().

60 Backup wiederherstellen (/3) 60 Der Dateiwiederherstellungs-Assistent wird geöffnet. Wählen Sie bei Snapshot () das Datum des Backups, von dem Sie Daten wiederherstellen möchten. Anschliessend navigieren Sie zum Pfad () der Datei oder des Ordners, die resp. den Sie wiederherstellen möchten. Setzen Sie das Häkchen neben der entsprechenden Datei oder dem entsprechenden Ordner (3). Wählen Sie den Zielordner, in den die Daten wiederhergestellt werden sollen, unter In Ordner wiederherstellen (4). Klicken Sie anschliessend auf Weiter (5)

61 Backup wiederherstellen (3/3) 6 Wählen Sie aus, was mit der wiederherzustellenden Datei geschehen soll, wenn im Zielverzeichnis eine nicht-identische Datei des gleichen Namens existiert (). Klicken Sie danach auf Weiter und anschliessend auf Fertigstellen, damit der Wiederherstellungsprozess gestartet wird (). Die erfolgreiche Wiederherstellung wird Ihnen mit einer Meldung bestätigt (3). 3

62 Verbindungsprobleme des Clients 6 Falls der Client bei der Verbindung folgende Fehlermeldung anzeigt () und/oder das Symbol in der Taskbar ein Verbindungsproblem signalisiert (), stellen Sie bitte sicher, dass folgende Firewall-Ports geöffnet sind: 53, 80, 443, 995. Möglicherweise blockiert Ihr Virenprogramm den Client. In diesem Fall prüfen Sie bitte die Kompatibilität mit dem Storebox Client.

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