Excel in 10 Schritten Tabellenkalkulation leicht gemacht

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1 Tabellenkalkulation leicht gemacht Version 2010 Dossier-Themen Unternehmens führung Personal Führung Erfolg & Karriere Kommunikation Marketing & Vertrieb Informatik Recht, Steuern & Finanzen Sofort-Nutzen Sie erfahren: wo sich welche Befehle in Excel 2010 befinden. wie Sie einfach und effizient Tabellen und Formeln erstellen. mit welchen Formatierungen Sie Zahlen und Text richtig darstellen. welche Diagramme zur Visualisierung zur Verfügung stehen. wie eine Datenbank in Excel erstellt werden kann. Sie können: Informationen sinnvoll gruppieren und Daten berechnen. Vorlagen für Ihre Zwecke umgestalten und anpassen. Inventarlisten erstellen, sortieren und ausdrucken. Grafiken gestalten, welche die Informationen in einem Tabellen-Blatt visualisieren. eine kleine Lagerbuchhaltung für Weine erstellen.

2 Autor Beat D. Wyser Beat D. Wyser, Dr. oec. HSG, beschäftigt sich seit seinem Marketing-Studium in St. Gallen mit neuen Medien und zukunftsweisenden Technologien. Im Jahre 1998 gründete er die Information-Factory NETCAST AG, welche sich mit Strategie-Beratung, IT-Outsourcing, Suchmaschinen-Optimierung und Digital Marketing beschäftigt. Er ist Autor diverser Bücher und Lehrmittel, nebenamtlicher Dozent sowie Prüfungsexperte GS1. Internet: Impressum Tabellenkalkulation leicht gemacht Satz: Dimitri Gabriel Korrektorat: WEKA Business Media WEKA Business Media AG Hermetschloostrasse Zürich Tel Fax Auflage 2012 VLB Titelaufnahme im Verzeichnis Lieferbarer Bücher: ISBN: WEKA Business Media AG, Zürich Alle Rechte, insbesondere das Recht der Vervielfältigung und Verbreitung sowie der Übersetzung, vorbehalten. Kein Teil des Werks darf in irgendeiner Form (durch Fotokopie, Mikrofilm oder ein anderes Verfahren) ohne schriftliche Genehmigung des Verlages reproduziert oder unter Verwendung elektronischer Systeme gespeichert, verarbeitet oder verbreitet werden.

3 Inhalt Inhalt Tabellenkalkulation leicht gemacht Einführung... 5 Schritt 1: Wo befinden sich welche Befehle... 7 Die verschiedenen Menüs... 7 Titelleiste mit Dokumentname... 7 Schnellzugriff-Symbolleiste... 8 Menüband (Multifunktionsleiste)... 9 Menüs mit der rechten Maus-Taste aufrufen Arbeitsmappe (Mappe) = Datei Tabelle, Blatt, Zelle, Zeilen und Spalten Tabellen umbenennen Tabellen hinzufügen, kopieren oder löschen Bearbeitungsleiste Bereiche markieren Formeln Namen geben und absolute Bezüge schaffen Schritt 2: Grundfunktionen Eingabe Übung Beleg Teil Markieren Kopieren und verschieben Speichern Öffnen Hüten Sie sich vor diesen Zeichen oder was ist hier falsch? Hilfe ich komme nicht mehr weiter! Schritt 3: Formate oder wie sich Zahlen und Text richtig darstellen lassen Zellen und Bereiche formatieren Spaltengrössen anpassen Das Buchhaltungs-Format Ausblenden von Spalten und Zeilen Schritt 4: Einfache Formeln Addition, Subtraktion, Multiplikation und Division Übung Beleg Teil Funktionen Summe-Funktion / =SUMME() Übung Beleg Teil Weitere Funktionen

4 Inhalt Kommentare erleichtern die Arbeit Kommentar erstellen Kommentar ändern Schritt 5: Diagramme Diagramm-Typen Diagramme erstellen Diagramm anpassen Schritt 6: Schrift, Farben und Gestaltung Inhalte von Zellen Bedingte Formatierung Schritt 7: Drucken Seitenvorschau Druckbereich festlegen Seitenumbruchvorschau Schritt 8: Vorlagen anpassen Schritt 9: Üben, üben, üben Aufgabe PW-Fahrtenbuch Lösungs-Vorschlag PW-Fahrtenbuch Wie soll das Resultat aussehen Welche Daten benötigen Sie dazu Wie lauten die Berechnungsformeln Resultat Schritt 10: Datenbank erstellen Datentabelle erstellen Eingabemaske erstellen Daten sortieren und suchen

5 Einführung Einführung Krankheitskosten, Fahrtenschreiber und Budget Wann haben Sie zum letzten Mal Ihre Steuerrechnung ausgefüllt? Egal, ob Sie sich jeweils selbst dahinter setzen (hoffentlich online oder zumindest am PC) oder ob dies jemand anderes für Sie er ledigt, Sie müssen so oder so gewisse Unterlagen bereithalten. Zum Beispiel eine Zusammenstellung Ihrer Ausgaben für Krankheit und Unfall. Diese sind in den meisten Kantonen abzugsberechtigt. Oder wenn Sie das Geschäftsauto auch privat nutzen, so müssen Sie belegen, welche Fahrten privat und welche geschäftlich waren, möglichst mit Abfahrtsort, Zielort und Km-Angaben. Oder wann mussten Sie zuletzt privat oder geschäftlich einen grösseren Anlass organisieren? Hatten Sie da ein vorgegebenes Budget oder wurden Sie vielleicht sogar gebeten, ein solches zu erstellen. Dabei ist es natürlich entscheidend, wie viele Personen letztlich anwesend sind. Bei einer Geburtstagsparty kann man davon ausgehen, dass fast alle Eingeladenen kommen, doch bei einem Workshop oder einem Ausflug in die Berge gibt es immer Abmeldungen. Wenn Sie da bei jeder Anund Abmeldung das Budget neu berechnen müssen, haben Sie ganz schön viel zu tun. All dies lässt sich mit Excel stark vereinfachen. Während eine Zusammenstellung der Krankheitskosten in zwei Minuten erledigt ist, dauert die Erstellung eines Fahrtenbuches schon etwas länger, da hier die eine oder andere Formel eingebaut werden muss. Bei der Erstellung eines Budgets ist die Erstellungszeit noch etwas grösser, aber nicht unbedingt, weil es sich um komplizierte Formeln handelt, sondern weil es darum geht, möglichst nichts zu vergessen. Doch auch hier bietet Excel den grossen Vorteil, dass man auch nachträglich fast alles einbauen kann, solange man nicht die Übersicht verliert. Damit es aber auf Anhieb klappt, empfehlen wir Ihnen, sich zu Beginn drei Fragen zu stellen: 1. Was will ich machen und wie soll das Resultat aussehen? 2. Auf welchen Eingaben basiert dieses Resultat resp. welche Daten benötige ich zur Berech nung? 3. Wie lauten die Formeln zur Berechnung? Mit Excel kann gerechnet werden Spätestens nach diesen Beispielen erkennen Sie, weshalb man bei Excel auch von einem Tabellen- Kalkulations-Programm spricht. Es dient hauptsächlich «zum Rechnen». Es gibt kaum etwas, das man mit Excel (oder einem anderen Tabellen-Kalkulations-Programm) nicht berechnen könnte. 5

6 Einführung Wie wäre es mit einer Lager-Datenbank (Wein, DVD etc.) Wenn Sie sich vor etwas Aufwand nicht scheuen, können Sie mit Excel sogar eine prob lemlos funktionierende Datenbank erstellen (wofür in der Microsoft-Welt eigentlich das Programm Access gedacht wäre), z.b. eine Produkt-Datenbank, aus der man Preis- und Inventarlisten generieren kann. Das private Gegenstück dazu wäre zum Beispiel eine Wein- oder DVD-Datenbank, mit der Sie nie den Überblick über Ihre Sammlung verlieren und z.b. immer genau erkennen, welche Weine nun im trinkfähigen Alter sind oder in welchen Filmen Richard Gere mitspielt. Grenzenlose Freiheit vorausgesetzt, man hat genug Fantasie Fragen Sie mal den Buchhalter in Ihrer Firma, was er alles mit Excel macht! Sie werden staunen. Ganze Betriebsabrechnungen, Mittelflusspläne und Investitionsrechnungen sind überhaupt kein Problem. Ausserdem lassen sich gewisse Kennzahlen jederzeit berechnen, sofern man die Tabellen mit den richtigen Daten verknüpft. Es ist schlicht unmöglich, alle möglichen Anwendungsgebiete zu nennen, in denen Excel sinnvoll eingesetzt werden kann. Deshalb gibt es auch für viele Problemstellungen bereits entsprechende Vorlagen, welche nur etwas angepasst werden müssen, um dann hervorragende Dienste zu leis ten. Schauen Sie sich etwas um. Sowohl im Internet als auch im Buchhandel und natürlich auch bei WEKA Business Media können solche Vorlagen gratis oder für wenig Geld erstanden werden. Sie können es auch Es ist nicht das Ziel dieses Dossiers, Ihnen alle Tricks und Kniffe von Excel beizubringen, dazu würden auch 3000 Seiten kaum reichen. Vielmehr geht es darum, Ihnen anhand von konkreten Beispielen aufzuzeigen, wie einfach es ist, solche Tabellen zu erstellen, anzupassen und zu nutzen und wie viele sinnvolle Anwendungen es für dieses Programm gibt. Konkret möchten wir n n n Sie sensibilisieren, wie mächtig dieses Programm ist und wie sehr es Sie im täglichen Umgang mit Zahlen unterstützen kann; Ihnen den Einstieg erleichtern, mittels einer Schritt-für-Schritt-Anleitung anhand konkreter Beispiele; Vorurteile abbauen, da gerade bei Excel oft die Meinung besteht, das sei viel zu kompliziert, das begreife man nie, das sei nur etwas für Spezialisten; das ist falsch alle können mit Excel arbeiten, sofern man bereit ist, die «Sprache» von Excel zu lernen, und die bringen wir Ihnen bereits im ersten Schritt bei. Wenn Sie sich auf Excel einlassen und dieses Dossier gründlich studieren, so sind wir überzeugt, dass Sie nicht nur Spass am Programm bekommen werden, sondern bald auch erfolgreich erste Projekte umsetzen! Wir wünschen Ihnen viel Freude dabei! 6

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