Excel Das neue Outfit. Ribbon ein / aus. Bedingte Formatierung. Hilfe. Excel- Schaltfläche. Zoom. Statuszeile über das Kontextmenü anpassen

Transkript

1 Excel 2010 Das neue Outfit Excel- Schaltfläche Bedingte Formatierung Ribbon ein / aus Hilfe Neue Arbeitsblätter Statuszeile über das Kontextmenü anpassen Zoom Das Multifunktionsband Das Start Register in Excel: Zwischenablage Schriftart Ausrichtung Zahl Merle Hübner IT-Dozentin info@merle-huebner.de 1

2 Formatvorlagen Zellen Bearbeiten Das Register Einfügen: Tabellen Illustrationen Diagramme Sparklines Filter Hyperlinks Text Symbole Im Register Seitenlayout finden Sie: Designs Seite einrichten An Format anpassen Blattoptionen Das Register Formeln für folgende Bereiche: Funktionsbibliothek Definierte Namen Formelüberwachung Berechnung Merle Hübner IT-Dozentin 2

3 Das Register Daten zeigt Befehle für: Verbindungen Sortieren und Filtern Datentools Gliederung Das Register Überprüfen liefert: Dokumentprüfung Sprache Kommentare Änderungen Die Darstellung stellen Sie im Register Ansicht ein: Arbeitsmappenansichten Zoom Fenster Makros Vorlagen und Design Wie bei Word und PowerPoint stellt auch Excel 2010 jede Menge Vorlagen zur sofortigen Verwendung zur Verfügung. Sie können im Backstage-Bereich über Neu von Office.com geladen werden. Danach findet man sie unter Meine Vorlagen wieder, wie auch Ihre selbsterstellten Vorlagen. Mit den Schnellformatvorlagen kann jede Tabelle schnell ansprechend gestaltet werden. Damit haben Sie mehr Gestaltungs- und Bearbeitungsmöglichkeiten. Im Startregister Formatvorlagen Als Tabelle formatieren kann das gewünschte Modell per Mausklick ausgewählt werden. Danach werden Sie gefragt, wo sich die Daten befinden. Markieren Sie den Bereich mitsamt den Überschriften und aktivieren Sie das Kästen Tabelle hat Überschriften. Im Gegensatz dazu formatiert man mit Formatvorlagen Zellenformatvorlagen nur eine oder mehrere Zellen. Die Zellenformatvorlagen sind unterteilt in die Kategorien: Gut, Schlecht, Neutral Daten und Modell Titel und Überschriften Merle Hübner IT-Dozentin 3

4 Zellformatvorlagen mit Designs Zahlenformat Dank der Livevorschau können verschiedene Vorlagen ausprobiert werden, bevor sie per Mausklick angewandt werden. Soll dagegen ein komplettes Design oder Designkomponenten Verwendung finden, gehen Sie in das Register Seitenlayout und wählen im Listenmenü Design ein passendes Modell. Daneben befinden sich drei kleine Schaltflächen, mit denen Sie Farben, Schriftarten und Effekte der Komponenten anpassen können. Laden Sie aus der Kategorie Spesenabrechnungen die Vorlage Reisekostenabrechnung auf Ihren Rechner. Schließen Sie die Mappe und öffnen Sie sie erneut aus dem Bereich Meine Vorlagen. Wählen Sie eine geeignete Tabellenformatvorlage für den Bereich A12:K26. Formatieren Sie die restlichen Inhalte mit Zellenformatvorlagen. Wählen Sie das Design Austin und verändern die Farbe für den Akzent1. Zahlenformate Im Register Start in der Befehlsgruppe Zahl finden Sie Schaltflächen für das gewünschte Zahlenformat. Nachdem Sie die Zelle markiert haben, können Sie zwischen dem Buchhaltungszahlenformat, für Euro und Dollar, dem Prozentformat und dem Tausendertrennzeichen, aktiviert das Buchhaltungszahlenformat ohne Währungssymbol, wählen. Die beiden anderen Schaltflächen fügen Dezimalstellen hinzu oder entfernen sie. Darüber hinaus können mit der Befehlsliste Zahlenformate weitere Formate schnell eingesetzt werden. Selbstverständlich können Formate nach wie vor über das Dialogfenster Zellen formatieren gewählt werden. Starten Sie es über den Befehl Mehr am unteren Ende der Befehlsliste Zahlenformat oder über den Pfeil neben dem Gruppennamen Zahl. Excel bietet jetzt drei Sonderformate für Postleitzahlen, ISBN- und Versicherungsnummern. Erweitern Sie die Tabelle durch den Text PLZ in D9 und erfassen Sie eine Postleitzahl in E9. Über tragen Sie die Formate aus den darüber liegenden Zellen und formatieren Sie E9 mit dem Sonderformat Postleitzahl. Rechnen Zum schnellen Einsatz der häufigsten Funktionen enthält bereits das Startregister den Schalter AutoSumme mit der Liste automatischer Funktionen: SUMME, MITTELWERT, ANZAHL, MINIMUM und MAXIMUM. Der gleiche Schalter ist auch im Register Formeln zu finden. Haben Sie eine Zelle markiert in der gerechnet werden soll und klicken Sie direkt auf den Schalter, wird sofort addiert. Wählen Sie eine Funktion aus der Liste, können Sie die Zellen anschließend per Maus auswählen. Genügen Ihnen die Funktionen aus der Liste Autosumme nicht, wählen Sie eine andere Liste aus der Befehlsgruppe Funktionsbibliothek im Register Formeln aus. Excel bietet folgende Listen: Finanzmathematik, Logisch, Text, Datum und Uhrzeit, Nachschlagen und Verweise, sowie Mathematik und Trigonometrie und eine Liste für mehr Funktionen. Die Listen stellen Kategorien aus dem Dialog Funktion einfügen dar. Das Dialogfenster öffnen Sie mit der Schaltfläche f x, Funktion einfügen, die sich auch jeweils am Ende der Listen befindet. Die letzten 10 benutzen Funktionen sind in der Liste Zuletzt verwendet aufgeführt. Merle Hübner IT-Dozentin info@merle-huebner.de 4

5 Wenn Sie eine Funktion immer wieder benötigen, fügen Sie diese über das Kontextmenü der Symbolleiste für den Schnellzugriff hinzu. Möchten Sie dagegen Funktionen direkt in eine Zelle eingeben, können Sie mit der Funktion AutoVervollständigen die Eingabe erleichtern. Excel erkennt die Funktion und zeigt die richtige Syntax an. Öffnen Sie eine neue Arbeitsmappe und erzeugen eine beliebige Zahlenreihe in Spalte A. Berechnen Sie mit Hilfe des Schalters AutoSumme untereinander die SUMME, das MAXIMUM und die ANZAHL. Betrachten Sie das Ergebnis der Funktion MITTELWERT in der Statuszeile. Fügen Sie darunter mit einer Funktion aus der Liste Datum und Uhrzeit die aktuelle Zeit ein. Erweitern Sie die Symbolleiste für den Schnellzugriff um die Funktion HEUTE. Bereichsnamen Wenn Sie immer wieder die gleichen Berechnungen durchführen, legen Sie benannte Bereiche fest. Namen können direkt in das Namensfeld der Funktionsleiste eigegeben werden, oder aus einer Auswahl erstellt werden. Ist bereits eine Überschrift für den Bereich vorhanden, markieren Sie zu benennenden Bereich mitsamt der Überschrift und wählen im Register Formeln Definierte Namen Aus Auswahl erstellen. Wählen Sie die Zelle, bzw. die Zellen aus, die die Überschrift enthalten. Über den Namens Manager können alle vergebenen Namen verwaltet werden. Während der Eingabe von Funktionen stehen die Namen über das Fenster Namen einfügen, Taste F3, zur Verfügung. Erweitern Sie Ihre Zahlenreihe in Spalte A um eine Überschriftenzeile mit dem Inhalt Ausgaben. Erzeugen Sie den Namen Ausgaben für den Bereich Ihrer Zahlenreihe. Berechnen Sie die Summe erneut unter Verwendung des vergebenen Namens. Sparklines Excel 2010 hat interessante neue Darstellungsfunktionen im Gepäck: Minidiagramme. Mit Sparklines lassen sich in einer einzigen Tabellenzelle Datenentwicklungen darstellen. Für die Datentrends stehen die Sparkline-Typen Linie, Spalte und Gewinn/Verlust zur Verfügung. So geht`s: Markieren Sie den Datenbereich, der mit dem Sparkline-Diagramm dargestellt werden soll. Wählen Sie im Register Einfügen Sparklines den Typen und klicken Sie im folgenden Dialog in die Zelle, in der das Diagramm eingefügt werden soll. Formatieren Sie mit den Sparklinetools. Öffnen Sie die Tabelle Haushaltbuch 2015.xlsx. Führen Sie die geforderten Rechenschritte für die Spalten Summewenn, Gesamt und Anteil in % aus. Erzeugen Sie von G13:G17 Sparkline-Diagramme vom Typ Linie. Bedingte Formatierung Gewinne und Verluste, Trends oder Daten, die über dem Durchschnitt liegen können mit der bedingten Formatierung hervorgehoben werden. Sie finden diese Funktion im Startregister Formatvorlagen mit deutlich erweiterten Möglichkeiten. Excel 2010 bietet fünf verschiedenen Typen von bedingter Formatierung an: Regeln zum Hervorheben von Zellen, Obere/Untere Regeln, Datenbalken, Farbskalen und Symbolsätze. Zusätzlich haben Sie die Möglichkeit mit Funktionen Werte zu überprüfen, um Merle Hübner IT-Dozentin info@merle-huebner.de 5

6 eigenen Regeln zu erstellen. Mit dem Befehl Regeln verwalten starten Sie den Manager für Regeln zur bedingten Formatierung. Jede Regel kann weiter bearbeitet, verschoben und wieder gelöscht werden. Stellen Sie in der Tabelle Haushaltbuch 2011.xlsx folgende Regeln für die bedingte Formatierung ein: Spalte Summewenn, größer als 30,- hellrote Füllung Spalte Betrag, die oberen 10% hellgelbe Füllung und die unteren 10% mit roter Textfarbe Spalte Anteile in % mit blauen Datenbalken Spalte Datum mit Farbskala Grün-Gelb-Rot Für die Monate in den jeweiligen Kategorie verschiedene Symbolsätze Diagramme Zum grafischen Darstellen der Daten finden Sie verschiedene Kategorien von Diagrammtypen im Register Einfügen Diagramme. Die vollständige Liste erhalten Sie über das Pfeilsymbol der Befehlsgruppe oder mit Alle Diagrammtypen aus der jeweiligen Liste. Markieren Sie zunächst die Daten mit den Überschriften, wählen eine Kategorie und anschließend einen Diagrammtypen aus. Das Diagramm wird als Objekt auf das Tabellenblatt gelegt. Anschließend stehen die Diagrammtools mit den Karten Entwurf, Layout und Format zur Verfügung. Öffnen Sie die Datei Bundestagswahl 2013.xlsx. Stellen Sie im Tabellenblatt Wahl die Wahlergebnisse sowie Gewinne und Verluste in zwei geeigneten Säulendiagrammen dar. Präsentieren Sie mit einem Kreisdiagramm die Sitzverteilung im Tabellenblatt Sitze. Datenimport aus dem Web Im dem Zusammenhang ist eine Funktion von Excel 2010 interessant: Das Einfügen und Aktualisieren von Daten aus dem Internet. Wechseln Sie dazu in das Register Daten Externe Daten abrufen Aus dem Web. Es öffnet sich ein Browser-Fenster. Nach der Eingabe der Adresse kennzeichnet Excel alle gefundenen Tabellen mit einem kleinen Pfeil in der oberen linken Ecke. Markieren Sie die gewünschte Tabelle und klicken Sie auf den Schalter Importieren. Anschließend kann über die Eigenschaften in der Befehlsgruppe Verbindungen die regelmäßige Aktualisierung der Abfrage eingestellt werden. Importieren Sie von de.finance.yahoo.com den Kurs der Volkswagen AG VW-V.SW in eine neue Mappe und vergeben Sie für den benutzten Tabellenbereich den Namen VW. Stellen Sie die Aktualisierung auf 5 Minuten. Andere Datenbestände werden häufig als.csv-dateien zum Download bereitgestellt. Für diesen Import wählen Sie Register Daten Externe Daten abrufen Aus Text. Beim Importieren hilft der Textkonvertierungs-Assistent. Wählen Sie das Trennzeichen und das Format und bestimmen wo der Inhalt eingefügt werden soll. Importieren Sie die Datei Adressen.csv in ein neues Arbeitsblatt. Mit dem Online-Speicherplatz SkyDrive oder einem SharePoint-Speicherplatz können die Daten auch einfach im Excel Dateiformat ausgetauscht werden. Die Dateien können direkt wieder in Excel geöffnet werden oder mit dem Excel WebApp online bearbeitet werden. Wie bei den anderen Office Apps stehen nur ausgewählte Register und Befehle auf der Plattform von windowslive.com zur Verfügung. Merle Hübner IT-Dozentin info@merle-huebner.de 6

7 Daten sortieren und filtern Zum Sortieren und Filtern der Daten gibt es die gleichnamige Befehlsgruppe im Register Daten. Aus den ehemals drei Sortierregeln sind 64 mögliche Ebenen geworden. Nach jeder Spalte kann nach Werten, Zellfarben, Schriftfarben oder Zellensymbolen aufsteigend bzw. absteigend sortiert werden. Sortieren Sie die Adressen 1. nach Namen 2. nach Vorname und 3. nach Anrede 4. nach Ort. Zum Filtern der Daten markieren Sie zunächst den Bereich und aktivieren Sie den Schalter Filtern. Jede Spalte erhält eine kleine Pfeilschaltfläche. Mit einem Klick auf das Symbol öffnet sich das Filterfenster. Sie können nach allen Textinhalten filtern oder alles wieder einblenden. Ist ein Filter eingestellt, wird ein Filtersymbol mit Funktion eingeblendet. Auch von hier können die Daten aufsteigend oder absteigend sortiert werden. Möchten Sie die Filter wieder entfernen deaktivieren Sie die Schaltfläche Filter im Ribbon. Aktivieren Sie die Filter für alle Spalten. Lassen Sie sich nur die folgenden Inhalte anzeigen: Frauen aus Freienhufe. Sortieren Sie absteigend nach Name. Drucken Die Vorbereitung für den Druck kann über die Ansichten Seitenlayout und die Umbruchvorschau erfolgen. Für den Schnellzugriff befinden sich dafür Schaltflächen neben dem Schalter Normal in der Statuszeile. Alle Ansichten können auch über das Register Ansicht Arbeitsmappenansichten gewechselt werden. In der Ansicht Seitenlayout werden Lineale eingeblendet und es steht Ihnen bereits eine Kopf- und Fußzeile zur Verfügung. Der Befehl Seitenansicht und Drucken kann über die Liste Symbolleiste für den Schnellzugriff anpassen den Symbolen hinzugefügt werden. Dies startet die gleiche Ansicht, die Sie im Backstage- Bereich mit einem Klick auf Drucken anzeigen. Dort haben Sie eine Vorschau und können die Blätter mit Sortierung, das Format, die Seitenränder und die Skalierung einstellen. Weitere Einstellung, z.b. das Drucken von Gitternetzlinien erreichen Sie ganz unten über Seite einrichten. Möchten Sie das Fenster Seite einrichten in die Symbolleiste aufnehmen, fügen Sie den Befehl Seitenansicht Bearbeitungsmodus hinzu. Druckbereiche und Drucktitel können im Register Seitenlayout festgelegt werden. Merle Hübner IT-Dozentin 7