Kursangebot gesammelt einlesen

Transkript

1 Kursangebot gesammelt einlesen Übersicht Datenverwaltung Eine weitere Möglichkeit, Kursinformationen auf der Steirischen Weiterbildungsdatenbank zu veröffentlichen, stellt das Einlesen über eine Excel-Datei dar. Sie finden daher in der Übersichtsseite zur Datenverwaltung den Link "Kursangebot gesammelt einlesen (Excel-Import)".. Damit können Sie mit wenig Aufwand sehr viele Kurse in einem Arbeitsschritt am Server verfügbar machen. Wichtiger Hinweis: Dazu noch ein Hinweis: Kurse, die Sie bereits über die Webmaske eingegeben haben, werden durch den Excel-Import nicht beeinflusst. Die Daten bleiben unverändert. Alle Kursdaten aber, die über den Excelin das System übertragen worden sind, werden bei jedem neuen Einlesen der Excel-Datei Import überschrieben. Das heißt, alle Daten des vorhergehenden Importvorganges werden gelöscht und durch die neuen Kursinformationen ersetzt. Kursangebot gesammelt einlesen Klicken Sie auf den Link "Kursangebot gesammelt einlesen (Excel-Import)»" Vorlage Excel-Datei Bevor Sie Ihre Kursinformationen hochladen können, müssen Sie die Daten in einem vordefinierten Importformat bereitstellen. Eine leere Vorlage kann über den Link "Download Excelvorlage" heruntergeladen werden. Speichern Sie diese Datei lokal auf Ihrem Computer ab. Hinweis: Für die Bearbeitung dieser Datei können Sie ein Programm wie zum Beispiel Microsoft Excel verwenden. Seite 1 von 8

2 Beispiel Sie sehen hier ein Beispiel für eine Excel-Datei. Geben Sie in diese Datei Ihr Kursprogramm ein. Die Spaltenüberschriften entsprechen den Eingabefeldern der Webmaske, die Sie schon kennen. Speichern Sie nach erfolgter Eingabe die Kursdatei ab. Hinweise: Veranstalter-ID, Regionen-ID und Kategorien-ID sind in der Excelvorlage in eigenen Tabellenblättern vorhanden. Die Veranstalter-ID darf nur einmal vorkommen. Mehrere Regionen-ID oder Kategorien-ID sind durch Semikolon zu trennen. Die fett markierten Spaltenüberschriften sind Pflichtfelder. Seite 2 von 8

3 Hier sehen Sie ein Beispiel einer bereits befüllten Vorlage. Kurse mit Bild-Material importieren Haben Sie auch zu Ihren Kursen Bilder, die Sie importieren möchten, ist die Bildbezeichnung in der Importdatei in der Spalte L Bildname eintragen. Für den Import muss dann noch ein ZIP-File generiert werden und zwar mit folgenden Inhalten: der Importdatei und allen Bildern, die hochgeladen werden sollen und in der Spalte Bildname angeführt wurden. Seite 3 von 8

4 In unserer Beispiel-Datei (ZIP-File) befinden sich nun die Excel-Datei und das eingetragene Bild mit der Bezeichnung WBD.jpg. Importdatei Für den Import müssen Sie die Kursdatei hochladen. Benützen Sie dazu die Schaltfläche [Durchsuchen...]. Hinweis: Sie können nur eine einzige Datei importieren. Seite 4 von 8

5 Importdatei auswählen Wählen Sie Ihre Excel-Datei aus und klicken Sie auf öffnen Importdatei übernehmen Klicken Sie dann auf den Button [Öffnen],, um die Datei in das System zu übernehmen. Seite 5 von 8

6 Importdatei speichern Erst durch Klicken auf den Button [Speichern] wird der Importvorgang gestartet. Die eingegebenen Daten werden auf Korrektheit überprüft. Bei einer Nichtübereinstimmung mit dem Datenformat wird eine entsprechende Fehlermeldung angezeigt. Je nach Anzahl der Kurse in der Excel-Datei kann der Vorgang einige Minuten dauern. Kursangebot überprüfen Sind alle von Ihnen eingegebenen Kursinformationen n in Ordnung, werden diese in einer Listenübersicht angezeigt. Möchten Sie trotzdem jetzt noch Änderungen durchführen, so können Sie den Import durch Klick auf den Button [Abbrechen] beenden. Es werden dann keine Daten importiert. Korrigieren Sie Ihre Kursdatei und laden die Datei nochmals hoch. Sie erhalten eine Übersicht der Kurse, die durch den Import gelöscht werden. Seite 6 von 8

7 Darunter werden nochmals die Kurse angezeigt, die durch den Import neu importiert/angelegt werden. Sollten Fehler in der Import-Datei enthalten sein, zeigt Ihnen das System an welcher Stelle der Fehler zu finden ist (Zeilennummer + Erklärung). Sie müssen dann Ihre erstellte Datei bearbeiten, die Datei nochmals auswählen und den Import nochmals starten. Kursangebot speichern In diesem Beispiel sind alle Daten in Ordnung und sollen auch in das System importiert werden. Erst durch Klick auf den Button [Speichern] wird dieser Vorgang endgültig abgeschlossen. Seite 7 von 8

8 Wenn Sie eine -Adresse für die Benachrichtigung eingegeben haben, erhalten Sie eine Informationsmail über den erfolgreichen Import Ihrer Kursdaten. Seite schließen Schließen Sie dann das Fenster, um zur Hauptseite zurückzukehren. Seite 8 von 8