Online-Datenbank Berufsfelderkundung Kurzanleitung für Lehrkräfte

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2 Kontakt Kreis Siegen-Wittgenstein Fachservice Schule Regionales Bildungsbüro Kommunale Koordinierung Koblenzer Straße Siegen Hanni Leepile Telefon: Bildnachweis: istock.com/lisafx 2014 Kreis Siegen-Wittgenstein Alle Rechte vorbehalten. Stand: November

3 Agenda 1. Online-Datenbank Berufsfelderkundung Die Organisationsplattform für Schnuppertage Schritt 1 Das Buchungsportal Schritt 2 Die Registrierung Schritt 3 Die Pflege Ihrer Klassendaten Schritt 4 Berufsfelderkundungsangebote finden Schritt 5 Die Übersichtsseite

4 1. Online-Datenbank Berufsfelderkundung Die Organisationsplattform für Schnuppertage 1.1 Schritt 1 Das Buchungsportal Rufen Sie das Buchungsportal auf, indem Sie in der Adresszeile Ihres Browsers die folgende Adresse eingeben: oder https://berufsfelderkundungsiwi.ontavio.de/login.php Haben Sie noch keine Zugangsdaten zu unserer Plattform? Auf der Startseite der Online-Datenbank zur Berufsfelderkundung können Sie über die Schaltfläche Registrieren als Lehrkraft kostenlos einen Account anlegen. Möglicherweise wurden Sie bereits als Lehrkraft registriert. Dies geschieht, wenn eine andere Lehrkraft Ihrer Schule bereits einen Datenimport vorgenommen hat. In diesem Fall haben Sie Ihre Zugangsdaten per erhalten. Sollten Sie bereits über einen Account verfügen, springen Sie zur Seite 7. 4

5 1.2 Schritt 2 Die Registrierung Wählen Sie auf der Startseite die Schaltfläche Registrieren als Lehrkraft aus. Erfassen Sie zunächst Ihre Kontaktdaten in den vorgesehenen Feldern. Geben Sie eine gültige -Adresse und ein Passwort ein. Denken Sie daran: Mit dieser -Adresse melden Sie sich künftig auf der Online- Datenbank Berufsfelderkundung an. Außerdem erhalten Sie an die angegebene Adresse alle Buchungsrückmeldungen der Unternehmen für einzelne Berufsfelderkundungstage. Geben Sie nun noch die Schulkennung für Ihre Schule in das Feld Schulkennung ein. Die Kennung erhalten Sie von der Kommunalen Koordinierungsstelle. Klicken Sie nun auf das Aktionsfeld Registrieren im unteren rechten Seitenbereich. 5

6 Wie geht es nun weiter? Nach erfolgreicher Registrierung erhalten Sie von uns eine mit einem Bestätigungslink, den Sie bitte anklicken. Sollte sich keine in Ihrem Posteingang befinden, überprüfen Sie bitte Ihren Spamordner. Nachdem Ihre -Adresse bestätigt wurde, erfolgt der wichtigste Schritt: Melden Sie sich mit Ihren Zugangsdaten am Buchungssystem an und fügen Sie Ihrem Account die entsprechenden Klassen- und Schülerdaten hinzu. Die genaue Erklärung erfolgt ab Seite 7. Sobald Ihre Daten vollständig in unserem System hinterlegt sind, können die bereitgestellten Berufsfelderkundungsplätze von Ihnen und anderen Lehrkräften Ihrer Schule angefragt werden: Zu jeder Anfrage erhält das Unternehmen eine entsprechende , die einen Bestätigungs- und einen Ablehnen-Link enthält. Die Rückmeldungen der Unternehmen erhalten Sie sowohl per , als auch als Statusmeldung innerhalb des Buchungssystems. 6

7 1.3 Schritt 3 Die Pflege Ihrer Klassendaten Haben Sie Ihren Account erfolgreich registriert, können Sie sich mit Ihren Zugangsdaten ( - Adresse sowie Passwort) auf der Buchungsplattform anmelden. Nutzen Sie hierzu die Schaltfläche Anmeldung im oberen linken Seitenbereich. Sollten Sie Ihr Passwort einmal vergessen haben, können Sie über das Aktionsfeld Haben Sie ihr Passwort vergessen ein neues Passwort per anfordern. Ihr neues Passwort wird an die hinterlegte -Adresse verschickt. Nach erfolgreicher Anmeldung gelangen Sie auf eine Übersichtsseite, auf der Sie die wesentlichen Daten und Informationen zur Berufsfelderkundung hinterlegen können. 7

8 Der Reiter Klassendaten dient der Pflege Ihrer Klassen- und Schülerdaten. Ihr Lehrkräfte-Account basiert auf einem lehrkräfteübergreifenden Schul-Account. Alle Schülerdaten einer Schule können somit von allen Lehrern der gleichen Schule eingesehen und gepflegt werden. Dies gilt auch für das Anfragen von Berufsfelderkundungsplätzen. Wählen Sie zunächst das gewünschte Schuljahr aus. Überprüfen Sie in der Übersicht Klassenliste, ob Ihre Klasse bereits von einer anderen Lehrkraft Ihrer Schule angelegt worden ist. Sollte dies nicht der Fall sein, tragen Sie in dem Feld Neue Klasse anlegen den Klassennamen ein (bspw. Klasse 8c). Wählen Sie im Aktionsfeld Für Lehrkraft aus, ob die Klasse Ihnen oder einem anderen Lehrer Ihrer Schule zugeordnet werden soll (falls Ihnen keine weiteren Lehrkräfte angezeigt werden, müssen diese zunächst über den CSV-Datenimport nähere Informationen ab Seite 9 in das Buchungsportal importiert werden oder sich selbstständig registrieren). Anschließend klicken Sie in dem Kalender (rechter Seitenbereich) die Tage an, an denen die entsprechende Klasse verschiedene Berufsfelder erkunden soll. Ihre ausgewählten Tage werden durch eine Blaufärbung gekennzeichnet. Speichern Sie Ihre Änderungen über das Aktionsfeld Speichern im rechten Seitenbereich. Die Klasse wurde nun erfolgreich angelegt. Fügen Sie der Klasse nun wie folgt Schüler hinzu: Wählen Sie die zu bearbeitende Klasse in der Übersicht Klassenliste aus. Sollten der Klasse noch keine Schüler hinzugefügt worden sein, erscheint im unteren Seitenbereich unter Meine Schüler/- innen der Hinweis: Der ausgewählten Klasse Klasse 8c wurden noch keine Schüler/-innen hinzugefügt. 8

9 Um der ausgewählten Klasse Schüler hinzuzufügen, tragen Sie bitte in den Feldern unterhalb Schüler/-in zur ausgewählten Klasse hinzufügen die relevanten Informationen ein. Die Schülerkennung wird automatisch von dem System generiert. Jeder Schüler erhält somit eine individuelle Kennung, die der Anmeldung innerhalb des Schülerbereichs dient. Sollten Sie Ihren Schülern die Schülerkennungen nicht mitteilen, können sich diese auch nicht am Portal anmelden. Speichern Sie Ihre Angaben über das Aktionsfeld Speichern. Alternativ können Sie die Klassen- und Schülerdaten per CSV-Datenimport in das Buchungsportal importieren. Klicken Sie hierzu im Bereich Datenimport via CSV-Datei auf das Feld Daten importieren. Sie gelangen auf eine Informationsseite, auf der Sie die wesentlichen Hinweise zur Verwendung des Datenimports nachlesen können. Der Datenimport funktioniert nur mit so genannten CSV-Dateien, die Sie entweder von Hand anlegen (z.b. in Microsoft Excel) oder aus anderen Datenverarbeitungsprogrammen exportieren. Der Import ist immer nur für das aktuelle Schuljahr möglich. Eine Beispieldatei mit Mustereinträgen steht Ihnen auf der Informationsseite als Download zur Verfügung. Tipp: Sie können auch Daten für mehrere Lehrkräfte derselben Schule importieren. Lehrkräfte, die noch nicht über Zugangsdaten zum Portal verfügen, erhalten dann automatisch eine Einladung per . 9

10 Klicken Sie auf Datei hochladen und verarbeiten um Ihre CSV-Datei zu importieren. Sie müssen nun nur noch die relevanten Erkundungszeiträume für die zuvor importierten Klassen in dem Reiter Klassendaten eintragen. Für Ihre Unterlagen können Sie einzelne Übersichtslisten der angelegten Klassen ausdrucken. Klicken Sie hierzu das Symbol im Bereich Klassenliste an. Ihnen wird nun eine Übersicht über Ihre Klasse angezeigt, die Sie per Auswahl des Aktionsfeldes Liste ausdrucken an Ihren Drucker senden können. Benötigen Sie die Klassenlisten als CSV-Datei? Eine Downloadfunktion steht Ihnen sowohl im Reiter Klassendaten, als auch unter Aktivitäten zur Verfügung. Eine ausführliche Beschreibung finden Sie auf Seite

11 1.4 Schritt 4 Berufsfelderkundungsangebote finden In dem zweiten Reiter BFE-Angebote finden Sie alle verfügbaren Berufsfelderkundungsplätze. Wählen Sie zunächst eine Klasse aus, um die Angebote der Unternehmen zu sichten. Ihnen werden nur die Berufsfelderkundungen angezeigt, die in dem zuvor definierten Erkundungszeitraum der ausgewählten Klasse angeboten werden. Wählen Sie anschließend einen Schüler aus, um dessen Reservierungen und Buchungen einzusehen oder um Angebote anzufragen. Mit Hilfe der Funktion Suchfilter anzeigen können Sie die angezeigten Berufsfelderkundungsangebote gezielt nach Berufsfeld, Schlagwort, Wunschdatum und Postleitzahl filtern. Klicken Sie auf ein Angebot, um weiterführende Informationen zu erhalten. 11

12 Sollten Sie ein Angebot anfragen wollen, welches zuvor von einem Schüler reserviert wurde (blauer Kreis mit Fahne), klicken auf das Aktionsfeld Anfragen. Selbstverständlich können Sie auch Angebote anfragen, die keine Reservierung eines Schülers aufweisen. Hierzu wählen Sie bei einem nicht reservierten Berufsfelderkundungsangebot das Aktionsfeld Anfragen aus. Es öffnet sich ein neues Fenster, in dem Sie das Datum der vorgesehenen Berufsfelderkundung eintragen müssen. Die endgültige Buchungsanfrage richten Sie über das Aktionsfeld Platz anfragen an das Unternehmen. Nach erfolgreicher Anfrage erhält das Unternehmen eine über Ihre gewünschte Buchung. Sie werden sowohl über eine Bestätigung, als auch eine Absage der Buchungsanfrage per benachrichtigt. Eine Übersicht über alle Buchungsvorgänge Ihrer Schüler finden Sie in dem Bereich Aktivitäten. Wichtige Information: Für den Fall, dass Sie auf eine Buchungsanfrage einmal gar keine Rückmeldung erhalten, wird diese nach 10 Tagen automatisch abgelehnt. In diesem Fall müssen Sie ein neues Angebot für den jeweiligen Schüler anfragen. Reservierungen Ihrer Schüler müssen ebenso nach 10 Tagen von Ihnen als Lehrkraft bearbeitet werden, da sonst die Reservierung verfällt. 12

13 1.5 Schritt 5 Die Übersichtsseite Der dritte Reiter Aktivitäten gibt Ihnen Auskunft über die bisher getätigten Buchungsanfragen und sonstigen Aktivitäten Ihrer Schulklassen. Wählen Sie aus, ob alle Aktivitäten Ihrer Schule in einer Gesamtübersicht angezeigt werden sollen oder ob Sie lieber einzelne Klassen oder Schüler sichten wollen. Über die Einstellungen Wählen Sie eine Klasse aus, Wählen Sie eine/n Schüler/in aus sowie Wählen Sie ein Unternehmen können Sie die Übersichtsseite ganz nach Ihren Bedürfnissen anpassen. Zusätzlich können Sie die Suchergebnisse nach Buchungsstatus eingrenzen und die Sortierung nach verschiedenen Kriterien einstellen. Je nach Filterung können Sie somit über das Aktionsfeld Liste als CSV-Datei herunterladen eine Schulübersicht, eine Klassenübersicht oder eine Schülerliste downloaden. Falls Sie ein Schülerdatenblatt erzeugen wollen, müssen Sie in der Übersicht auf das folgende Symbol klicken: 13

14 Neben dem Download einzelner Übersichtslisten können Sie in dem dritten Reiter Aktivitäten Buchungsanfragen von reservierten Berufsfelderkundungsangeboten vornehmen. Hierzu wählen Sie ein oder mehrere reservierte Angebote aus (Sie klicken auf die Auswahlboxen im linken Tabellenbereich) und beenden den Anfragevorgang über das Aktionsfeld Alle vorreservierten Berufsfelder anfragen. Die angefragten Unternehmen erhalten eine über Ihre gewünschte Buchung. Sie werden sowohl über eine Bestätigung, als auch eine Absage der Buchungsanfrage per benachrichtigt. Stornierungen von Buchungen (z.b. im Krankheitsfall) können Sie in der Spalte Status über das Symbol vornehmen. Wenn eine Buchung gelöscht wird, wird das betroffene Unternehmen benachrichtigt. 14

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