RetSoft Archiv Expert - Admin

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1 RetSoft Archiv Expert - Admin Zusammenfassung Das Admin-Tool kann zur Erstellung, Konvertierung und Auswahl von Datenbanken, zur Verwaltung von Benutzerkonten und Erneuerungen der Lizenzen benutzt werden. Es muss von jedem Rechnerplatz aus zu starten sein, auf dem RetSoft Archiv und der geeignete ODBC Treiber installiert sind. Login Das Admin-Tool ist durch ein Benutzernamen und ein Passwort geschützt. Geben Sie scansort als Benutzernamen und ssxprt als Passwort ein, um sich einzuloggen. Page 1

2 Hauptmaske Die Hauptmaske gibt Ihnen Auskunft über die derzeit gewählte Datenbank und listet Ihnen verschiedene Optionen auf. Im nächsten Abschnitt folgt eine kurze Beschreibung zu jeder dieser Optionen. Eine bestehende Datenbank auswählen Wenn Sie mehr als eine Datenbank erstellt haben, können Sie mit dieser Option die zu benutzende Datenbank auswählen. Lesen Sie bei Eine neue Datenbank erstellen weiter, da die Eine bestehende Datenbank auswählen Option recht einfach ist und hier keiner weiteren Erklärung bedarf. Page 2

3 Eine neue Datenbank erstellen Nachdem das DBMS konfiguriert wurde (DBMS Installation Manual.doc) können Sie mit dieser Option eine neue Datenbank erstellen. Klicken Sie auf Weiter um zum folgenden Fenster zu gelangen: Da Scan and Sort it eine Reihe von zusätzlichen Konfigurationen für MySQL oder MS SQL Server ist ein DSN (Data Source Name) zeitweise verhindert. Wählen Sie einen geeigneten ODBC Treiber und geben Sie entweder den Namen des Servers oder seine IP-Adresse ein und klicken auf Weiter. Page 3

4 Geben Sie einen Namen für die Datenbank ein und drücken Sie auf Weiter. Geben Sie den Lizenzschlüssel ein, den Sie erhalten haben. Dadurch wird die Datenbank für Scan and Sort it verfügbar. Der Lizenzschlüssel bestimmt, welche Add-Ons zur Verfügung stehen und wie viele Benutzer gleichzeitig mit Scan and Sort it arbeiten können. Klicken Sie auf Fertigstellen um fortzufahren. Nachdem die Datenbank erstellt wurde erscheint diese Meldung: Page 4

5 Drücken Sie Ja um die erstellte Datenbank als Standard zu definieren. Bitte beachten Sie: Dies bedeutet, dass die Datenbank nur für dieses Konto als Standard gesetzt wurde! Benutzen Sie die die Eine bestehende Datenbank wählen Option an den anderen Computern, um diese Datenbank auszuwählen. Wenn Sie eine Dantebank ausgewählt haben, können Sie Benutzer und Benutzergruppen konfigurieren, indem Sie Benutzerkonten für derzeit gewählte Datenbank verwalten Option. Konvertieren einer bestehenden Lite/Pro Datenbank Diese Option funktioniert genauso wie die Option Eine neue Datenbank erstellen nur mit der Ausnahme, dass eine bestehende Scan and Sort it Lite oder Pro Datenbank erforderlich ist. Wenn Sie diese Option ausführen wollen, stellen Sie vorher bitte sicher, dass die zu konvertierende Datenbank mit dem Scan and Sort it Datenbank-Tool auf Fehler überprüft wurde. Anmerkung: Diese Option kann ebenfalls dafür benutzt werden, mehrere Lite/Pro Datenbanken zu einer bestehenden Expert Datenbank hinzuzufügen. Page 5

6 Benutzerkonten für derzeit gewählte Datenbank verwalten (Reiter Administration) Mit dieser Option verwalten Sie die Benutzer. Folgendes Fenster wird erscheinen: Der erste Abschnitt zeigt die Liste der Benutzer und eine Liste der Gruppen, denen Benutzer zugeordnet werden können. Scan and Sort it hat eine vordefinierte Gruppe Administratoren. Diese Gruppe enthält einen vordefinierten Benutzer mit Namen scansort (Passwort = ssxprt ). Der dritte Abschnitt zeigt die Postfächer aller Benutzer. Durch Drücken des Benutzer hinzufügen -Knopfs können Sie weitere Benutzer anlegen. Vergeben Sie einen Namen und ein Passwort um einen neuen Benutzer zu erstellen und wiederholen Sie diese Schritte, wenn Sie weitere Benutzer anlegen wollen. (Hinweis: Nachdem Sie einen Benutzer erstellt haben, benutzen Sie die Leertaste um weitere benutzer anzulegen). Page 6

7 Um Benutzerrechte zu vergeben, markieren Sie das Kästchen neben dem Benutzernamen (Anwendung). Um ein Passwort eines Benutzers zu ändern, wählen Sie den Benutzer aus und clicken auf den knopf Passwort ändern. Geben Sie das neue Passwort ein und drücken auf OK. Hinweis: MS-SQL Server 2000 kann Probleme mit numerischen Werten (0 9) bei Passwörtern haben. Vermeiden Sie möglichst numerische Werte bei Passwörtern, wenn Sie MS-SQL Server 2000 einsetzen. Page 7

8 Jeder Benutzer kann einer oder auch mehreren Gruppen zugeteilt werden. In Scan and Sort it kann dann jeder einzelnen Gruppe verschiedene Nutzungsrechte (lesen/schreiben/bearbeiten/verschieben/löschen) auf Ordner und Dokumente zugewiesen werden. Diese Rechte können ausschließlich von Benutzern der Gruppe Administratoren verändert werden. Hinweise: Sobald Sie eine neue Gruppe hinzufügen, wird das Archiv für Nutzerrechte neu erstellt. Wenn Sie große Archive haben, kann dies etwas Zeit in benötigen. Es wird ebenfalls empfohlen, Änderungen bei Gruppen und Benutzerrechten nur dann vorzunehmen, wenn niemand eingeloggt ist (insbesondere Benutzer mit Administratoren-Rechten), da dies zu Konflikten führen kann. Wenn Sie eine Lizenz mit Webplugin haben, können Sie hier auch die Benutzer bestimmen, die über das Internet Zugriff haben sollen. Dazu markieren Sie einfach das Kästchen Webplugin neben dem Namen des Benutzers. Page 8

9 Der zweite Abschnitt zeigt eine Liste der derzeit eingeloggten Benutzer: Im Falle eines Systemabsturzes sind die Benutzer nicht automatisch ausgeloggt. Dieser Abschnitt kann dann dafür benutzt werden, die Benutzer auszuloggen, falls dies notwendig sein sollte. Das Kästchen OCR kann nicht geändert werden. Es zeigt lediglich, ob ein Benutzer gerade eine OCR- Lizenz in Anspruch nimmt oder nicht. Inboxen Page 9

10 Dieser Abschnitt zeigt die Pfade zu den Postfächer der Benutzer. Eine Postfächer ist mit einem Verzeichnis auf der Festplatte oder auf dem Server verbunden und arbeitet wie folgt: Der Benutzer legt ein oder mehrere Dateien in den verbundenen Ordner. Jedes Mal wenn Scan and Sort it gestartet wird oder wenn der Benutzer manuell seine Postfächer auf neue Dateien überprüft, werden diese Dateien automatisch importiert. Die meisten Dateiformate werden unterstützt, wie z.b. gescannte Dokumente in TIFF oder JPEG, aber auch solche wie MS Word, Excel, PDF und viele andere. Wenn ein neuer Benutzer angelegt wird, wird automatisch eine neue Postfächer erstellt und freigegeben. Der Pfad zur Postfächer muss dann nur noch vom Benutzer in der Client-Anwendung von Scan and Sort it eingerichtet warden. Weitere Informationen dazu erhalten Sie im Quick Manual. Im Postfächer Abschnitt können Sie Postfächer aktivieren oder deaktivieren. Wenn Sie eine Postfächer deaktivieren, die noch Dateien beinhaltet, wird diese Postfächer zu einem regulären Ordner mit Administrator-Status. Anmerkung: - Wenn ein Benutzer der Gruppe Administratoren sich bei Scan and Sort it einloggt, werden Ihm alle aktivierten Postfächer angezeigt, aber nur ein Administrator kann den Inhalt seiner eigenen Postfächer überprüfen. - Scan and Sort it s Administrator Benutzer scansort kann keine eigene Postfächer erhalten. Lizenzcode für gerade ausgewählte Datenbank überarbeiten Bei Scan and Sort it bestimmt der Lizenzschlüssel, welche Add-Ons verfügbar sind, wie viele Benutzer sich gleichzeitig anmelden können, die Anzahl der Web-Zugriffe und noch viele weitere Einstellungen. Dies gibt Ihnen die Möglichkeit, nur durch Änderung des Lizenzschlüssels die Anzahl der gleichzeitigen Zugriffe zu erhöhen oder z.b. auch Add-Ons freizugeben. Page 10

11 Zentrale Updates verwalten (Abschnitt Administration) Mit dieser Option können Sie die neusten Updates und Patches für Scan and Sort it runterladen und auf alle Clients aufspielen. In der Abbildung unten wird die Versionsnummer angezeigt (wenn verfügbar). Verwenden Sie den Button Auf neue Versionen überprüfen um Scan and Sort it zu aktualisieren. Wenn die Option Automatisch Clients aktualisieren markiert ist, wird Scan and Sort it Client automatisch beim nächsten Start mit der Installation des Updates beginnen. Markieren Sie diese Option nicht, wenn Sie Updates manuell installieren möchten. Schauen Sie in Kapitel 1 des Handbuchs nach um mehr über das manuelle Aktualisieren zu erfahren. Anmerkung: Administratoren-Rechte sind für Updates der Scan and Sort it Clients notwendig. Page 11

12 Dokumenten-Klassifizierung-Datenbank Eine Klassifizierungs-Datenbank kann Ihnen Empfehlungen bim Verschieben von Dokumenten geben. Wenn Sie ein Scan and Sort it Archiv importieren, benutzen Sie diese Option um die Datenbank neu aufzubauen und prüfen Sie anschließend die Qualität der Empfehlungen. Der Neuaufbau wird auf dem Client ausgeführt und kann einige Stunden in Anspruch nehmen. Standardmäßig werden nur die letzten 1000 benutzen Ordner der Klassifizierungs-datenbank zugefügt RetSoft BV Page 12

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