Excel Auswertungen in XAuftrag / XFibu

Transkript

1 1 Excel Auswertungen in XAuftrag / XFibu Im Folgenden wird kurz beschrieben, wie Anwender die Sicherheitseinstellungen in Excel Auswertungen anpassen können. Sicherheitseinstellungen verhindern, dass Makros oder andere Programmteile in einer Excel Datei, nicht gewünschte Änderungen am PC und Betriebssystem vornehmen können. Grundsätzlich ist mit solchen Änderungen vorsichtig umzugehen. Damit die Auswertungen aber Daten aktualisieren kann, muss die Sicherheitsstufe in diesen Excel Tabellenblättern angepasst werden. 1.1 Erstmaliges Öffnen der Auswertungen Wir empfehlen nach dem Öffnen eines Tabellenblattes die Sicherheitsstufe auf Mittel zu setzen. Diese Stufe ist akzeptabel und fragt beim Öffnen von Tabellenblättern immer, ob die Makros aktiviert werden sollen oder nicht. Es wird also nicht unbemerkt etwas in Gang gesetzt. So wird s gemacht 1.2 Sicherheitsstufe einstellen dazu Menü, Extras, Makro, Makrosicherheit aufrufen. In neueren Versionen von Microsoft Office kann der Zugang zu diesem Menüpunkt abweichen. Bitte in der Hilfe nachschauen. 1

2 1.3 Die Stufe auf Mittel einstellen und mit OK bestätigen Diese Stufe ist relativ sicher. Sie werden beim Öffnen eines Dokumentes mit Makros gefragt, ob sie diese aktivieren möchten oder nicht. Im Zweifel sagen Sie dann einfach Makros deaktivieren. 2

3 1.4 Anschließend das Tabellenblatt speichern. 1.5 Tabellenblatt erneut öffnen Beim Öffnen fragt das System, ob die Makros aktiviert werden sollen. Das muss bestätigt werden damit die Auswertung funktioniert. Dieses Prozedere müssen Sie nur 1 mal pro Tabellenblatt durchführen. Anschließend werden die Sicherheitseinstellungen im Tabellenblatt gespeichert und müssen nicht erneut angegeben werden. 3

4 1.6 Bei der Datenbank anmelden Die meisten Excel Anwendungen haben eine entsprechende Benutzer-Oberfläche mit Schaltflächen und Eingabefeldern um die Anwendung auszuführen. Um Daten zu aktualisieren, muss sich der Anwender gegenüber der Datenbank identifizieren. Dazu müssen zwei Angaben gemacht werden Name der Datenbank Benutzername Im Beispiel hier ist die Datenbank HL_64001 und der Benutzer / User db2inst1 vorgegeben. Beim ersten Aktualisieren muss der Benutzer sein Passwort angeben um die Verbindung herzustellen. Anschließende Abfragen benötigen dieses dann nicht mehr Den Namen der Datenbank können Sie ebenfalls im Xauftrag einsehen. Rufen Sie dort nach dem Anmelden den Menüpunkt Hilfe / About auf. Es werden nur Benutzernamen akzeptiert, die auch in Xauftrag / XFibu definiert sind. 1.7 Daten abrufen / Aktualisieren Um aktuelle Daten abzurufen betätigen Sie die Befehlsfläche Aktualisieren. 4

5 1.8 Datenbank Passwort Abbildung 1: Datenbank Passwort angeben Nach dem Betätigen der Schaltfläche Daten aktualisieren müssen Sie das Datenbank-Passwort angeben. Es ist das XAuftrag, bzw. das Xfibu Passwort. 5

6 1.9 Makros direkt ausführen. Bestimmte Excel Anwendungen haben keine explizite Oberfläche über die die Funktionen aufgerufen werden können. In diesem Falle müssen Sie die Makros direkt aufrufen und ausführen Makro aufrufen und ausführen Dazu über das Menü Extras / Makro / Makros aufrufen. Danach erscheint das Fenster mit allen verfügbaren Makros. Wählen Sie hier das gewünschte Makro aus und klicken auf die Schaltfläche Ausführen Die Funktion wird danach sofort ausgeführt. Im Allgemeinen erhalten Sie nach der Ausführung eine Rückmeldung. 6

7 1.10 Eingabeform Mit Hilfe der neuen Eingabeform ist die Bedienung der Excel Controlling Listen noch einfacher. Die Eingabeform ist immer am oberen Rand der Tabelle platziert. Abbildung 2: Eingabeform Leider ist es in Excel nicht einfach möglich, die Position der Eingabeform zu arretieren. Durch vergrößern, verkleinern oder Ziehen des Fensters, kann die optimale Position verloren gehen. Abbildung 3: Eingabeform ist verschoben 7

8 Ein einfacher Klick mit der Maus in den freien Bereich der Eingabeform rückt diese wieder in die gewünschte Position zurück. Ein Doppelklick unterdrückt die Eingabeform. Abbildung 4: Eingabeform unterdrückt Um sie wieder sichtbar zu machen, wechseln Sie einfach zwischen zwei Tabellenblättern hin und her. Abbildung 5: zwischen Tabellen umschalten Aktivieren Sie zuerst die zweite Tabelle (Tabelle1) und danach wieder die erste Tabelle (Absatzzahlen). Anschließend ist die Eingabemaske wieder sichtbar. 8