Whitepaper ONTIV-Sonderfahrt. Sonderfahrten im Industriebereich planen und überwachen

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1 Whitepaper ONTIV-Sonderfahrt Sonderfahrten im Industriebereich planen und überwachen

2 Einleitung Sonderfahrten sind in vielen Unternehmen, die mit einem externen Dienstleister zusammenarbeiten, ein Thema. Sie treten immer dann ein, wenn ein unvorhergesehener Fall bezüglich einer Bestellung oder eines Produktionsvorganges auftritt. Sie lassen sich nicht vermeiden, aber ihr Aufwand lässt sich reduzieren. Das geht mit einer Software, die auf alle Eventualitäten im Sonderfahrten-Bereich vorbereitet ist. Eine Software, die Ihnen eine elektronische Unterstützung im administrativen Bereich bietet und als Verbindung zwischen den einzelnen Abteilungen in Ihrem Hause agiert. Eine Software wie ONTIV- Sonderfahrt. Wir haben uns mit diesem Modul auf alle Möglichkeiten, die eine Sonderfahrt veranlassen können, spezialisiert. Eng orientiert an den Bedürfnissen eines unserer Kunden haben wir die App entwickelt und daher praxisnahe Erfahrungen im Sonderfahrtenbereich gesammelt. Diese haben wir in ONTIV- Sonderfahrt direkt einfließen lassen. Lesen Sie selbst Was kann als Sonderfahrt bezeichnet werden? Die regelmäßigen Fahrten, die Ihre Firma zu einem externen Dienstleister absolviert, sind mit dem Begriff Sonderfahrt nicht gemeint. Nur dann, wenn ein zuvor nicht geplantes (und meist auch gar nicht planbares) Ereignis eintritt, das eine zusätzliche Fahrt erfordert, spricht man von einer Sonderfahrt. Bei einer Sonderfahrt werden Güter von Ihrem externen Dienstleister zu Ihnen oder von Ihnen zu Ihrem Kunden transportiert, um einen unvorhergesehenen Spezialfall (wie beispielsweise eine Reklamation oder einen Liefervorzug) schnellstmöglich zu bearbeiten und Engpässe bei der Produktion zu vermeiden oder immerhin zu reduzieren. Auch Fahrten von Ihrem Unternehmen zu einem externen Zulieferer, um dessen Unregelmäßigkeiten auszugleichen, können als Sonderfahrt bezeichnet werden. Da die Sonderfahrt ein nicht planbares Ereignis darstellt, kann sie jederzeit stattfinden.

3 Wer profitiert von Sonderfahrten? Ihre Kunden profitieren von der Flexibilität, die Sie Ihnen durch die spontane Organisation von Sonderfahrten bieten. Wer eine berechtigte Reklamation abgibt oder einen Liefervorzug beantragt, erwartet eine schnelle Reaktion auf diese Anfrage. Wird also von der Seite Ihres Unternehmens aus direkt reagiert und eine Sonderfahrt für den jeweiligen Fall eingeleitet, so wirkt sich dies positiv aus. Ihre Kunden können sich auf eine schnelle Bearbeitung ihres Anliegens einstellen. Je kürzer die Bearbeitungs-, Produktions- und Transportzeit ausfallen, desto zufriedener sind auch Ihre Kunden. Und dies wiederum wirkt sich positiv auf Ihr Unternehmen aus. Eine gute Zusammenarbeit zwischen Ihnen, Ihrem externen Dienstleister und Ihren Kunden ist das Ziel. Wenn hier und da einmal eine Sonderfahrt auftritt, stellt das kein großes Problem dar. Doch häufen sich die Sonderfahrten, kann die Administration und Übersicht darunter leiden. In sehr großen industriellen Unternehmen sind Reklamationen, Liefervorzüge oder ein unvorhergesehener Lieferverzug oft an der Tagesordnung. Hier bringen häufig auftretende Sonderfahrten einen enormen, administrativen Aufwand mit sich. Das Problem Bei einer Sonderfahrt sind viele Abteilungen involviert: Die Produktion muss bei Bedarf schnell neue Produkte herstellen, für die wiederum zusätzliche Komponenten, die der externe Dienstleister zur Verfügung stellt, benötigt werden. Der Einkauf muss wissen, wie viele Komponenten benötigt werden. Der Vertrieb muss wissen, ob eine Rechnung ausgestellt werden muss (bei berechtigten Reklamationen z.b. entfällt dieser Vorgang) und wie hoch diese ausfällt. Die Interaktion zwischen allen Abteilungen kann besonders in Unternehmen mit vielen Produktionshallen und Standorten viel Zeit in Anspruch nehmen. Und auch die Suche nach benötigten Dokumenten ist zeitaufwändig. Die Lösung Unser Modul ONTIV-Sonderfahrt ist die perfekte Lösung für Sie! Es liefert alle notwendigen Funktionen, die für Ihre Sonderfahrten notwendig sind. Alle Abteilungen arbeiten Hand in Hand. Die Beteiligten haben den aktuellen Status einer Sonderfahrten-Bearbeitung jederzeit im Fokus.

4 Ihre Vorteile ONTIV-Sonderfahrt verfolgt Ihre Sonderfahrten vom Eingang der Reklamation bzw. des Liefervorzugs bis hin zum erfolgreichen Abschluss des Falles. Sie erfahren jederzeit durch die App, wie der Status einer Lieferung aussieht und welche Dokumente (Rechnungen etc.) noch für den aktuellen Vorgang benötigt werden. Welche Abteilung muss als Nächstes in Aktion treten? Sie und alle beteiligten Mitarbeiter wissen darüber Bescheid. Auch weiß jede Abteilung sofort, welche anderen Abteilungen an dem Liefervorgang beteiligt sind. Die automatischen Benachrichtigungen helfen hierbei ungemein. Denn jede Abteilung wird sofort informiert, wenn eine offene Aufgabe für sie im Sonderfahrtenbereich ansteht. Die Verantwortlichen werden direkt in die ausstehende Aufgabe eingeführt. Diese Funktion greift in jeder Abteilung: Wenn beispielsweise in der Abteilung Einkauf ein Arbeitsschritt abgeschlossen ist, wird die Abteilung Versand automatisch darüber informiert und kann sofort mit der Vorbereitung des Versandes beginnen. Weitere Vorteile Bei ONTIV-Sonderfahrt erhalten Sie eine strukturierte Übersicht über alle Verkaufsvorgänge und eine schnellstmögliche Durchlaufzeit Ihres Reklamations- oder Liefervorzugsfalles. Sie garantieren somit Ihren Kunden eine schnelle Reaktion und eine zügige Umsetzung von Anfragen. Rechnungen und andere relevante Details sind per Knopfdruck in der Sonderfahrt-App aufrufbar, außerdem können Sie jederzeit den Stand der Dinge nachvollziehen. Statistiken darüber, wo häufig Reklamationen auftreten oder welches Unternehmen gehäuft um Liefervorzüge bittet, helfen Ihnen zusätzlich, sich auf zukünftige Sonderfahrten strukturiert vorzubereiten. Krisenanfällige Produktionen haben Sie durch die Statistiken im Blick. Machen Sie das Nicht-Planbare planbar mit ONTIV- Sonderfahrt.

5 Anwendungsbeispiele Nachfolgend finden Sie drei Anwendungsbeispiele für Sonderfahrten. Lieferverzug Geraten Sie mit Ihrer Produktion in den Rückstand und können eine Lieferung nicht zeitnah durchführen, so greift die Sonderfahrten-App. Mit den schnellen Durchlaufzeiten für eine eventuelle Nachbestellung fehlender Teile bei Ihrem externen Dienstleister können Sie einen Lieferverzug umgehend bearbeiten. Durch die Statistiken sehen Sie, in welchem Bereich es gehäuft zu einem Verzug kommt. Somit können Sie sich ideal auf weitere Engpässe vorbereiten und Vorbestellungen der betroffenen Teile durchführen. Liefervorzug Manche Kunden genießen einen privilegierten Status, beispielsweise Stammkunden, die aufgrund ihrer Großbestellungen häufig auf Ihre Produkte zurückgreifen. Diese Kunden bitten eventuell um einen Liefervorzug und eine schnellere Bearbeitung ihres Anliegens, als ursprünglich geplant. Auch hier können Sie die jeweilige Rechnung mit ONTIV-Sonderfahrt bequem im Intranet aufrufen und sehen, um welches Produkt es sich handelt und welche Eckdaten beachtet werden müssen. Zusätzlich wird vermerkt, wer um einen Liefervorzug gebeten hat. Statistiken darüber wappnen Sie im Voraus für ähnliche Anfragen. Reklamation Leider kann es auch in den strukturiertesten Unternehmen zu berechtigten Reklamation seitens eines Kunden kommen. Verärgern Sie Ihre Kunden nicht durch aufgeschobene oder umständlich abgehandelte Reklamationen aus Zeitmangel und fehlender Übersicht, denn mit ONTIV-Sonderfahrt haben Sie alles Schritt für Schritt erledigt. Sie gelangen zeitnah zu einem zufriedenstellenden Ergebnis für alle Seiten.

6 Firmenprofil ONTIV-Managementsystems ist ein Software- und Beratungshaus, das sich auf die Entwicklung von praxisnahen Softwarelösungen in den Bereichen Qualitäts- und Prozessmanagement spezialisiert hat. Hierbei stehen die Kommunikation und Informationsverteilung im Fokus. Auch die Zeitreduzierung und die Einsparung wertvoller Ressourcen genießen eine hohe Priorität. Die Produkte aus dem Hause ONTIV zielen auf einen produktiveren und dennoch leichteren Arbeitsalltag ab. Ein großes Spektrum an Beratungsleistungen rundet das Profil ab. Unsere Spezialisten haben jahrelange Erfahrungen in den oben genannten Schwerpunkten. Mit verschiedenen Serviceangeboten wie Schulungen, Workshops und Webinaren stehen wir unseren Kunden mit Rat und Tat zur Seite. Kontakt Für Rückfragen, Anregungen oder Anfragen zu ONTIV-Sonderfahrt stehen Ihnen unsere Experten Rede und Antwort. Kontaktieren Sie uns wir freuen uns auf Sie! Sie erreichen uns während unserer Geschäftszeiten (montags bis freitags zwischen 09:00 Uhr und 12:30 Uhr sowie von 13:00 Uhr bis 17:00 Uhr). ONTIV GmbH Ansprechpartner: Thorsten Weber Sandstraße Siegen Tel.: Fax: Mail: Web:

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