Dienstsiegelfü h ru ng. Anordnung über die Form und Führung von Dienstsiegeln

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1 Beglaubigungen D 41.6 Dienstsiegelführung Anordnung über die Form und Führung von Dienstsiegeln Anwendung Art und Form Siegelführende Stelle Führung und Verwaltung Verlust und Missbrauch Siegelmarken Überwachung Schlussvorschriften Dienstsiegelfü h ru ng Der Senat hat am die abgedruckte Anordnung über die Form und Führung von Dienstsiegeln beschlossen. Die Anordnung ist mit sofortiger Wirkung anzuwenden. Dienstsiegel, die von der in Nr. 2 der Anordnung vorgeschriebenen Form abweichen, können aus Kostengründen bis zu einer ohnehin erforderlichen Ersatzbeschaffung (z. B. wegen Unleserlichkeit des Abdrucks) weiter verwendet werden. Es \Nird darauf hinge\niesen, dass die Dienstsiegel jetzt unmittelbar bei einer von der Senatskanzlei bestimmten Vertragsfirma beschafft \'Verden sollen und dass die Behörden und Ämter aufgefordert "NOrden sind, zu den Nm. 1 und 6 jeweils nach ihren besonderen Gegebenheiten Oienstanvveisungen zu erlassen. Hierbei soll der Gebrauch des Dienstsiegels auf die unbedingt not1mendigen Fälle beschränkt werden. Das Organisationsamt bittet, die Dienstanweisungen innerhalb eines halben Jahres mit der Senatskanzlei abzustimmen, damit im Ergebnis annähernd gleiche Maßstäbe angelegt werden , 12 Der Senat - Organisationsamt 1

2 Dienstsiege lführung Anordnung über die Form und Führung von Dienstsiegeln'l vom 30. November Anwendung Das Dienstsiegel ist zu verwenden, wenn es gesetzlich vorgeschrieben ist. Außerdem wird es amtlichen Beglaubigungen beigedrückt. In anderen Fällen sind Schriftstücke nur zu siegeln, wenn ihnen besondere Bedeutung verliehen werden soll. Im innerdienstlichen Schriftverkehr ist in der Regel von dem Gebrauch des Dienstsiegels abzusehen. Die einzelnen Verwaltungszweige bestimmen unter Berücksichtigung dieser Grundsätze, welche Urku nden, Erklärungen, Bescheide und Abschriften zu siegeln sind. 2. Art und Form Dienstsiegel können Prägesiegel (Petscha1fte, Prägestempel, Siegelzangen) oder Farbdruckstempel sein. Sie haben eine kreisrunde Form und tragen in der Mitte das große o der das kleine hamburgische Wappen. Die siegelführende Stelle vvird in einer einzeiligen Umschrift in Antiqua bezeichnet. Am unteren Rand steht das Wort Hamburg". Zwischen dem Wappen und dem Wort Hamburg" erhält jedes Siegel als Kennziffer eine laufende Nummer. Jede Dienstsiegelgruppe beginnt mit der Nummer 1. Im Regelfall sind in Gummi ausgeführte Farbdruckstempel mit einem Durchmesser von 3,5 oder 2 cm zu ver.venden. Für begründete Ausnahmefälle kann die Senatskanzlei Sonderanfertigungen zulassen. Andere Stempel dürfen nicht so gestaltet sein, dass ihr Abdruck dem Dienstsiegel ähnelt. Die Dienstsiegel sind unmittelbar bei einer von der Senatskanzlei bestimmten Vertragsfirma zu beschaffen. Die Form neuer Siege~serien ist mit der Senatskanzlei abzustimmen. 3. Siegelführende Stellen Die Senatsämter. die Fachbehörden und dlie Oberfinanzdirektion führen Dienstsiegel mit dem großen Wappen, die ihnen unterstellten Dienststellen und Anstalten sowie die Bezirksämter Dienstsiegel mit dem kleinen Wappen. Die Landesjustizvetwaltung bestimmt im Einvernehmen mit der Senatskanzlei, welche Organe der Rechtspflege das große und welche das kleine Wappen verwenden. Zmifelsfälle entscheidet die Senatskanzlei. Die Siegelführung von Senat, Bürgerschaft und Rechnungshof bleibt unberührt. i siehe dazu auch Nummer 8.2 der,.anordnung ober Wappen, Flaggen und Siegel der Freien und Hansestadt Hamburg" vom 21. Juni 1982 (GOBest ) 2

3 Dienstsiegelführu11g 4. Führung und Verwahrung Die Verwaltungszweige bestimmen, welche Bediensteten berechtigt sind, Dienstsiegel zu führen und 2u vervvahren. Wegen der Gefahr missbräuchlicher Benutzung ist die Anzahl der Siegelbenutzer und der Dienstsiegel klein zu halten. Die berechtigten Beamten und Angestellten sind darauf hinzuweisen, dass sie für eine ordnungsgemäße, jeglichen Missbrauch ausschließende Führung und sichere Aufbewahrung der ihnen anvertrauten Dienstsiegel verantw'.>rtlich sind. Es ist ein Nachweis darüber zu führen, Vv'em ein Dienstsiegel ausgehändigt worden ist. Darin sind insbesondere Namen, Amts- oder Dienstbezeichnung und Dienststelle des Berechtigten so'nie Art, Größe, Aufschrift und Kennziffer des überlassenen Siegels zu bezeichnen. Der Empfang des Dienstsiegels und der Hinweis auf die mit der Führung und Verwahrung von Dienstsiegeln verbundenem Pflichten sind schrrttlich zu bestätigen. Unbrauchbar oder ungültig gev110rdene Farbdruckstempel aus Gummi sind von dem siegelführenden Verwattungszvveig zu vernichten. Hierüber ist eine von zwei Bediensteten unterzeichnete Erklärung aufzunehmen. Eine Durchschrift ist dem Staatsarchiv zusammen mit z-wei Abdrücken des vernichteten Siegelstempels zu übersenden. Andere nicht mehr zu verwendende Dienstsiegel sind an das Staatsarchiv abzuliefern. 3

4 Beglaubigungen Dienstsiegelführung Während des Dienstes sind die Dienstsiegel in einem verschlossenen Fach und nach Dienstschluss in einem Panzerschrank oder, falls ein solcher nicht vorhanden ist, auf andere geeignete Weise sicher aufzubevvahren (z. B. Wandsafe, Sicherheitsschloss). Außendienstbeamte, die aus dienstlichen Gründen ein Dienstsiegel bei sich führen, haben es so zu verwahren, dass ein Missbrauch ausgeschlossen ist. 5. Verlust und Missbrauch Bei Verlust, Diebstahl oder missbräuchlicher Benutzung eines Dienstsiegels ist die Senatskanzlei sofort zu benachrichtigen. Werden strafbare Handlungen festgestellt oder vermutet, ist die Kriminalpolizei zu beteiligen. Die siegelführende Stelle hat das verlorene oder gestohlene, erforderlichenfalls auch das missbräuchlich benutzte Dienstsiegel für ungültig zu erklären. Die Verfügung ist im Amtlichen Anzeiger und in den Mitteilungen für die Verwaltung der freien und Hansestadt Hamburg zu veröffentlichen. 6. Siegelmarken Die Vorschriften über die Anwendung und die Form von Dienstsiegeln gelten für Siegelmarken entsprechend. Das Weitere regeln die einzelnen Verwaltungszweige durch eigene Die nstanvveisungen. 7. Überwachung Die einzelnen Verwaltungszweige haben in geeigneter Weise und in angemessenen Fristen zu prüfen, ob die Vorschriften über Anvvendu ng, Führung und Aufbewahrung von Dienstsiegeln beachtet werden. 8. Schlussvorschriften 1. Es werden aufgehoben: a) der Erlass des Bürgermeisteramts - G/R - vom betr. Dienstsiegelstempel b) die Verfügung des Organisationsamts vom betr. Verwendung des Dienstsiegels (MittVw Seite 108) 4

5 Dienstsiegelführu11g c) die Verfügung der Senatskanzlei vom betr. ungültige Dienstsiegel (MittVw Seite 118) d) die Verfügung der Senatskanzlei vom betr. Dienslsiegelstempel (MittVw Seite 233) der Dienstordnung der Notare (Allgemeine Verfügung der Landesjustizverwaltung Nr. 17/1961 vom Amtlicher Anzeiger Seite 693) vvird durch diese Anordnung nicht berührt. MittVw 1966 Seite 3 5