Der Prozess als Chance!

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1 Der Prozess als Chance! Prozessablauf bis Projektphase Zusammenschluss Prozessbegleitung Organisationsentwicklung 1

2 Inhaltsverzeichnis Ausgangslage 3 Bildung Projektorganisation 4 Phase 1 Vorabklärung / Projektstart 5 Phase 2 Projekt-Fortsetzung 7 Phase 3 Projektarbeit für Zusammenschluss und vorgezogene Projekte 10 Anhang 1 Organigramm Projekt Kirchgemeinden Plus Weinland Mitte 14 Anhang 2 schematischer und zeitlicher Ablauf 15 2

3 Ausgangslage An ihrer Sitzung vom beschlossen einzelne Mitglieder (KGPlus-Gruppe) aus den Kirchenpflegen von Benken, Marthalen, Ossingen, Rheinau-Ellikon und Trüllikon-Truttikon eine gemeinsame Formulierung: Endziel: Wir befassen uns schwerpunktmässig mit der regionalen Gestaltung des kirchlichen Lebens und der Zusammenarbeit unserer Kirchgemeinden mit dem Ziel einer Zusammenführung. Ebenfalls beschlossen wurden kurzfristige Zwischenziele: Lebenswelten ausloten und mögliche Profile erarbeiten Mit Hilfe von Informationsveranstaltungen in den Gemeinden die Bildung von Arbeitsgruppen erreichen Rasch realisierbare Bereiche der Zusammenarbeit definieren Zielabhängige Strukturen erarbeiten Ende November 2014 beschloss die Kirchenpflege von Stammheim sich ebenfalls aktiv am Projekt KGPlus Weinland Mitte zu beteiligen. An der Sitzung vom bestimmt die KGPlus-Gruppe Hanspeter Lienhart, Lienhart GmbH, Bülach, als Prozessbegleiter. Der Prozess und der Prozessablauf sind noch zu definieren. Dieser soll sich auf den Prozess KirchGemeindePlus ZusammenWachsen Kirche im Wandel abstützen und der dazugehörige Leitfaden soll angewandt werden. An der 5. Sitzung KGPlus-Gruppe vom wurde intensiv über einen möglichen Ablauf des Prozesses Kirchgemeinden Plus Weinland Mitte diskutiert und es wurde nachfolgender Prozessablauf, welcher die Änderungsanregungen der einzelnen Kirchgemeinden berücksichtigt, festgelegt (siehe dazu nachstehend Projektorga- 3

4 nisation, Prozessablauf, Organigramm Projekt Kirchgemeinde Plus Weinland Mitte und schematischer und zeitlicher Ablauf). Über die KGPlus-Gruppe hinaus fand unter den Kirchgemeindemitgliedern noch keine vertiefte Meinungsbildung statt (inkl. Pfarrpersonen und Angestellte der Kirchgemeinden). Reformen sind notwendig und für die betroffenen Kirchgemeinden dringlich. Beim Projekt Kirchgemeinde Plus Weinland Mitte geht es um einen sich entwickelnden Prozess, dessen Resultate offen sind. Im anlaufenden Prozess geht es neben den strukturellen Fragen aber vor allem um die Frage, wie die reformierte Kirche in der Region gesellschaftlich bedeutsam bleiben kann. Bildung Projektorganisation Zusammensetzung: 2 Personen pro Kirchgemeinde, z.b. Kirchenpflegemitglieder, Pfarrpersonen, Mitarbeiter oder weitere interessierte Personen. Steuert Projekt, leitet Arbeitsgruppen, legt Meilensteine fest, ist verantwortlich für die interne Kommunikation. Projektleitung Zusammensetzung: 1 bis 3 Personen Koordiniert das Vorgehen unter den Kirchgemeinden und Arbeitsgruppen, hält Ergebnisse fest, regelt Partizipation der Basis, Pfarrpersonen und Angestellten, ist Themenführer und Partner für die Prozessbegleitung. Die Mitglieder der Projektleitung nehmen an den Sitzungen der teil. 4

5 Arbeitsgruppen Werden geführt von einem Mitglied der. Nach Aufgaben und Themen strukturiert. Stellt Anträge an die. Ihre Aufgaben sind klar umschrieben. Die Fachstelle der Landeskirche wird fallweise für Beratungen beigezogen. Prozessbegleiter Partner der Projektleitung, betreut und berät Projektleitung und. Begleitet durch den Prozess Weinländer Kirchgemeinde Plus Mitte. Der Prozessbegleiter garantiert eine neutrale Begleitung des Entwicklungsprozesses. Der Prozessbegleiter ist zuständig für den Ablauf der Prozesse und die Methodik. Kommunikation Es ist äusserst wichtig, dass die Kirchgemeinden (Mitglieder, Behörden, Pfarrpersonen und Angestellte) über Projekt, Ablauf und Ergebnisse orientiert sind. Phase 1: Vorabklärungen / Projektstart Ziel: Projekt und Prozess sind akzeptiert und kommuniziert, erste Anträge sind diskutiert und kommuniziert Was? Wer? Workshops für einzelne Kirchgemeinden Beurteilung eigener Situation SWOT-Analyse, Stärken, Schwächen, Chancen und Bedrohungen für die Kirchgemeinden Kirchenpflegen, Pfarrpersonen, Angestellte und weitere, gezielt ausgesuchte Personen (Schlüsselpersonen, Freiwillige) 5

6 Bestandsaufnahme Teilzuammenschluss, Fusion. Erarbeiten von inhaltlichen und strukturellen Thesen Ängste Lebenswelten Profile Bestimmung der Mitglieder von Kommunikation Empfehlung Mitglieder für Projektleitung zuhanden Steuerungsausschuss Vorschlag Prozessablauf zuhanden Kirchenpflegen Zwischenentscheid wie weiter im Prozess (Synthese der WS und Thesen für Zukunftswerkstatt) Orientierung der Mitglieder Zukunftswerkstatt/Tagung Kirchgemeinde Plus Weinland Mitte Vorstellung, Orientierung Projekt KGPlus, unterschiedliche Szenarien Schwächen/Stärken Visionsschritt Konkretisierung Bildung Arbeitsgruppen inkl. Auftrag an Arbeitsgruppen Arbeitsgruppen Bearbeitung der Aufträge Formulierung von Anträgen zuhanden der Ergebniskonferenz Kirchenpflege Kirchgemeindeversammlung Alle Interessierte der Kirchgemeinden Mitglieder AG 6

7 Ergebnisskonferenz Die Ergebnisse der Arbeitsgruppen werden erklärt und diskutiert und wo beschlossen, als Anträge an zuhanden der Kirchenpflege weitergegeben Weiter zu verfolgende Ziele und Themen sind festgelegt Beschluss über Weiterführung des Projekts mit welchen Zielen / Themen Kommunikation Mitglieder der Kirchgemeinden Bezirkskirchenpflege Landeskirche Alle Interessierten der Kirchgemeinden Kirchgemeindeversammlung auf Antrag der Kirchenpflege Kirchenpflege Zeitaufwand: rund 1 Jahr Ende 2015 Überarbeitung Projektabläufe durch, neue Erkenntnisse müssen einfliessen. Kritik am bisherigen Verlauf! Phase 2: Projekt-Fortsetzung Ziel: Arbeitsgruppen arbeiten zuhanden, Kirchenpflegen und Kirchgemeindeversammlungen konkrete Anträge aus. Das Wissen und die Akzeptanz, wohin die Reise gehen soll, sind vorhanden. 7 Die Projekt-Fortsetzung stützt sich auf die erarbeiteten Ziele und Themen der Phase 1 ab. Geklärt ist also zu diesem Zeitpunkt, welche Kirchgemeinde sich mit welchen Projektzielen an der Projekt-

8 fortsetzung beteiligt. Die Projektziele und die Themen können unterschiedlich sein. Der weitere Prozessverlauf muss das berücksichtigen. Was? Thematische Arbeitsgruppen bearbeiten die Themen / Ziele aus Phase 1.2. diese können durch die Arbeitsgruppen noch ergänzt werden. Die Arbeitsgruppen stellen Anträge zuhanden der Wer? Mitglieder der als Leitung der Arbeitsgruppen Pfarrpersonen Mitarbeiter Mitglied Bezirkskirchenpflege weitere ausgesuchte Personen (als Beispiele) Betrieb inkl. Finanzen Liegenschaften Verwaltung Personal Organisation Behörden Pfarrschaft, Mitarbeitende Kirchgemeindliche Profile und Aufgaben Lebenswelten Gottesdienste Seelsorge Pfarramt und Diakonie u.v.m. (Aufzählung nicht vollständig) Informationsveranstaltungen Präsentation bisheriger Arbeit und Anträge aus den Arbeitsgruppen Diskussion, Teilnehmende können sich einbringen Alle interessierten Mitglieder der Kirchgemeinden 8

9 (Interaktion) Beschluss Kirchenpflege und Antragstellung Kirchgemeindeversammlung Ausspracheversammlung zwischen Kirchenpflegen bezüglich gemeinsamer Anträge ev. Anträge einzelner Kirchgemeindepflegen Synchronisierung Mandatserteilung strukturelle und inhaltlichen Abklärung im Hinblick auf einen Zusammenschluss oder Teilzusammenschluss Vorgezogene Projekte Kommunikation Mitglieder der Kirchgemeinden Bezirkskirchenpflege Landeskirche Überprüfung Realisierungszeitpunkt einzelner Projekte Kann die Realisierung einzelner Projekte unabhängig vom Fahrplan des Zusammenschlusses vorgezogen werden? Beschlussfassung durch Kirchgemeindeversammlungen Kirchenpflege Kirchenpflege Zeitaufwand: rund 1/2 Jahr Mitte

10 Überarbeitung Projektabläufe durch, neue Erkenntnisse müssen einfliessen. Kritik am bisherigen Verlauf! Phase 3: Projektarbeit für Zusammenschluss und vorgezogener Projekte Ziel: Anträge der Kirchenpflegen bezüglich Zusammenschluss und der vorgezogenen Projekte sind gestellt. Beschlussfassung durch Kirchgemeindeversammlungen/Urnenabstimmung A: Vorgezogene Projekte Was? Arbeitsgruppen Erarbeiten Ziele Massnahmen und Lösungsvorschläge zur Umsetzung der vorgezogenen Projekte Stellen Anträge an die Informationsveranstaltungen Gemeinsam oder je Kirchgemeinde Präsentation Arbeit und Anträge aus den Arbeitsgruppen zur Umsetzung der vorgezogenen Projekte Diskussion, Teilnehmende können sich einbringen (Interaktion) Wer? Mitglieder der als Leitung der Arbeitsgruppen Pfarrpersonen Mitarbeiter Mitglied Bezirkskirchenpflege weitere ausgesuchte Personen Gesamtkirchliche Dienste ext. Fachpersonen Alle interessierten Mitglieder der Kirchgemeinden resp. der betroffenen Kirchgemeinden 10

11 Beschlussfassung über vorgezogene Projekte Kirchenpflegen stellen Antrag Kommunikation Mitglieder der Kirchgemeinden Bezirkskirchenpflege Landeskirche Kirchgemeindeversammlung Kirchenpflege Zeitaufwand: rund 1/2 Jahr ab Ende 2016 Überarbeitung Projektablauf vorgezogene Projekte durch. Was kann abgeschlossen werden? Neue Erkenntnisse müssen einfliessen. Kritik am bisherigen Verlauf! B: Zusammenschluss oder Teilzusammenschlüsse Was? Wer? 11 Arbeitsgruppen Erarbeiten Ziele, Massnahmen und Lösungsvorschläge zur Umsetzung der Zusammenschlüsse oder Teilzusammenschlüsse Festlegung Meilensteine Erarbeitung Gesamtkonzept mit Schwerpunktbildung Profilierung (en) u.v.m. Stellen Anträge an Steue- Mitglieder der als Leitung der Arbeitsgruppen Mitglieder Projektleitung Pfarrpersonen Mitarbeiter Mitglied Bezirkskirchenpflege weitere ausgesuchte Personen Gesamtkirchliche Dienste ext. Fachpersonen

12 rungsgruppe und legen Meilensteine fest Informationsveranstaltungen Gemeinsam oder je Kirchgemeinde Vorstellung Ziele und Massnahmen und Lösungsvorschläge zur Umsetzung oder Teilumsetzung der Zusammenschlüsse Diskussion, Teilnehmende können sich einbringen (Interaktion) Antrag Kirchenpflege über Vollzug des Zusammenschlusse oder der Teilzusammenschlüsse Kirchenpflege stellt Antrag Kommunikation Kommunikation Mitglieder der Kirchgemeinden Bezirkskirchenpflege Landeskirche Alle interessierten Mitglieder der Kirchgemeinden Beschluss Kirchgemeindeversammlung/ Urnenabstimmung Kirchenpflege Zeitaufwand: rund 1 Jahr Mitte 2017 Überarbeitung Projektablauf Zusammenschlüssen oder Teilzusammenschlüssen durch. Was kann abgeschlossen werden? Neue Erkenntnisse müssen einfliessen. Kritik am bisherigen Verlauf! 12

13 Projektphasen Zusammenschluss und Umsetzungen werden erst später umschrieben und halten sich an den Leitfaden KirchGemeindePlus 13

14 Anhang 1 14

15 Anhang 2 Schematischer und zeitlicher Ablauf Phase 1 Phase 2 Phase 3 Vorbereitung/Projektstart Projekt-Fortsetzung Projektarbeit Zusammenschluss und vorgezogene Projekte Workshop für einzelne Kirchgemeinden Abend oder Samstagvormittag Zeitbedarf: 3.5 h bis März 2015 Zwischenentscheid Synthese und Thesen für Zukunftswerkstatt Kirchenpflege, Information Kirchgemeinde bis April 2015 Zukunftswerkstatt 13. Juni Uhr Tagung Kirchgemeinde Plus Weinland Mitte ganzer Samstag bis Juni 2015 Arbeitsgruppen ca. 2 mal 3 h bis Sept Ergebniskonferenz Samstagvormittag bis Nov Beschluss Kirchenpflege Weiterführung Projekt mit welchen Themen/Inhalten Beschluss Weiterführung durch Kirchgemeindeversammlung bis Dez Kommunikation bis Dez Thematische Arbeitsgruppen Abend oder Samstagvormittag Zeitbedarf ca. 2 mal 3 h bis März 2016 Informationsveranstaltung inkl. Interaktion Samstagvormittag bis Mai 2016 Beschluss Kirchenpflege u. Antragstellung Kirchgemeindeversammlung bis Juni 2016 Arbeitsgruppen Abend oder Samstagvormittag Zeitbedarf: ca. 2 mal 3 h bis Okt Informationsveranstaltung/ vorgezogene Projekte inkl. Interaktion Samstagvormittag bis Nov Beschluss Kirchenpflege über vorgezogene Projekte inkl. Beschlussfassung KG-versammlung bis Dez Kommunikation bis Juni 2016 Arbeitsgruppen Abend oder Samstagvormittag Zeitbedarf: ca. 2 mal 3 h bis März 2017 Überprüfung Realisierungszeitpunkt der einzelnen Projekte bis Juni 2016 Informationsveranstaltung/ Teil- / Zusammenschluss inkl. Interaktion Samstagvormittag bis Juni 2017 Beschluss Kirchenpflege über vorgezogene Teil- / Zusammenschluss bis Juli Kommunikation über Anträge Teil- / Zusammenschluss bis Juli 2017 Vorbereitung Umsetzung Beschlüsse Urnenabstimmung bis Okt

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