Kostensenkung durch Prozessoptimierung

Transkript

1 Kostensenkung durch Prozessoptimierung FH Frankfurt Von Nikolaus Kühl Mittelstands-Beratung Kühl

2 Das Problem oumsätze brechen dramatisch ein okosten steigen trotzdem weiter ofinanzielle Engpässe lassen sich kaum überwinden obanken geben kaum noch Kredite Was tun?

3 Die Lösung Analyse von Kostentreibern Umsetzung von kostensenkenden Maßnahmen Identifizierung von Optimierungspotentialen Geschäftsprozessoptimierung und Verringerung der Auftrags-Durchlaufzeiten Verbesserung des Liquiditätsmanagement Verbesserung des Ratings Verbesserung der Kommunikation

4 Die Werkzeuge Referenzmodelle Prozesslandkarten MindMap BPM Business-Prozess-Modellierung Checklisten MS-Office Rating-Tools

5 Das Umfeld, die Prozesslandkarte

6 MindMap MindMap

7 Optimierungspotential identifizieren

8 Effizienzsteigerung durch Integration Phasen Bereiche Vertrieb Einkauf Administration Konstruktion/Design Disposition Logistik 1. Projektvorbereitung und - Start 2. Aufnahme Ist-Prozesse und -analyse 3. Optimieren der Prozesse, Potentiale 4. Soll-Prozesse, Organisation gestalten 5. Massnahmen umsetzen 6. Anforderungen definieren, Pflichtenheft 7. Software bewerten und auswählen 8. Begleitung bei der Software Einführung Input Fachwissen Methodenwissen Autor: Nikolaus Kühl

9 Vorgehen bei der Prozessoptimierung Ist-Situation / Positionierung Phase 1 Prozess-Ist Aufnahme; Analyse Prozess-Ketten Entwicklung der Soll-Geschäftsprozesse Soll-Prozesse einführen kontinuierlich verbessern Phase 2 Phase 3 Phase 4

10 Prozessanalysen Ziele - Nutzen Prozessanalysen Schnittstellenanalyse Prozesskettenanalyse Analyse Strukturbrüche Wertschöpfungsanalyse Analyse IT-Unterstützung Ziele Abbau von Schnittstellen, Workflow-Verbesserung, Vertikale Aufgabenintegration Redundante Tätigkeiten eliminieren, Prozessabläufe neu strukturieren Insellösungen integrieren, durchgängige Bearbeitung auf identischen Datenträgern Nicht wertschöpfende Aktivitäten vermeiden Nutzung IT-Funktionalitäten Verbessern, Software- Einsatz optimieren Nutzen Qualität Kosten Zeit Kosten Zeit Qualität (Fehler vermeiden) Kosten Leistung Wettbewerbsfähigkeit Qualität Kosten Zeit

11 Beispiele für Schwachstellen Auftragsabwick lung klung c1 1 Dispo-Liste drucken drucken Unzureichende Information Anfrage Anfrage NEIN c2 2 Preise im im System System verfügbar? verfügbar? a1 3 Preisverhandlung //-abstimmung durchführen durchführen Preis Preis Auftragsabwicklung Auftragsabwicklung Lieferantenauswahauswahl c3 4 durchführen durchführen n. n. billigstem billigstem Angebot Angebot JA c4 5 Preise Preise u. u. Daten Daten ins ins System System einpflegen einpflegen Medienbruch Bestellungen c5 6 eingeben eingeben ins ins System System & Kontrolldruck Kontrolldruck erstellen erstellen Bestellung Bestellung DFÜ DFÜ Doppelarbeit a2 7 Bestellung Bestellung bearbeiten // bestätigen bestätigen Bestätigung Bestätigung b1 8 Überprüfen Überprüfen der der Bestätigung Bestätigung b2 9 Bestätigung Bestätigung in in Ordnung? Ordnung? NEIN b3 10 Klärung Klärung mit mit LF LF durchführen durchführen Klärung Klärung Info Info a3 11 klären c6 13 Kenntnisnahme Kenntnisnahme Zuständigkeit nicht definiert JA Bestätigung Bestätigung b4 12 Bestätigung Bestätigung eingeben eingeben b5 14 Bestätigung Bestätigung gemäß gemäß Bestellung? Bestellung? NEIN bestätigung bestätigung JA c7 17 Geänderte Geänderte Bestätigung Bestätigung akzeptieren? akzeptieren? b6 18 Grunddaten Grunddaten im im System System ändern ändern NEIN c8 19 Klärung mit mit LF LF durchführen durchführen Klärung Klärung a4 20 JA klären Viele Schnittstellen Bestätigung Bestätigung c9 21 weiterleiten weiterleiten Bestätigung Bestätigung Lieferstatus b7 22 b8lieferstatus 23 überprüfen Bestätigung überprüfenbezgl. Bestätigung nichtgelieferte eingeben bezgl. eingeben Teile nichtgelieferte Teile Fehlende Transparenz Liste Liste c10 24 Liste Liste überprüfen u. u. bestätigen bestätigen bestätigte bestätigte Liste Liste b9 25 NEIN LF LF mahnen mahnen Mahnung Mahnung a5 26 neue neue Terminzusage geben geben Termin Termin b10 27 LF-Termine LF-Termine eingeben eingeben b11 28 Termin Termin kritisch? kritisch? JA Info Info Wartezeit c11 29 Kenntnisnahme Kenntnisnahme d1 30 Termin Termin akzeptabel? NEIN JA c12 32 weiterleiten weiterleiten d2 31 Auftrag Auftrag verschieben Lieferant LF Disposition Dispo Einkauf EK Arbeitsvorbereitung AV

12 Ansatzpunkte zur Neugestaltung und Optimierung von Prozessen

13 Funktionsorientierung vs. Prozessorientierung Prozess-Orientierung bedeutet, sich quer zu den Abteilungsstrukturen eines Unternehmens oder einer Organisation mit dem Prozessablauf zu befassen.

14 Werkzeuge zur Geschäftsprozessmodellierung

15 Geschäftprozesse in UML Notation

16 Erläuterungen zur Prozess- Modellierung allgemein

17 Geschäftsprozess-Modellierung mit ViFlow Aufbauend auf der Ist-Analyse werden die Geschäftsprozesse modelliert.

18 Danke Ich bedanke mich für Ihre Aufmerksamkeit und stehe für Fragen gerne zur Verfügung.