Lync an der AAU Klagenfurt

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1 Lync an der AAU Klagenfurt Erneuerung der Kommunikationstechnologie an der Alpen-Adria Universität Klagenfurt Ein anspruchsvoller Change-Prozess

2 AAU Kennzahlen (Studienjahr 2013/14) Standorte in Klagenfurt, Wien und Graz 46 ordentliche Studien 49 Universitätslehrgänge 1494 MitarbeiterInnen (830 FTE) 115 Auslandsaufenthalte > 1 Woche Studierende 8880 ordentliche Studierende 1765 Studierende von Universitätslehrgängen 1717 ausländische Studierende 979 Studienabschlüsse Studierenden Mobilität pro Jahr 154 incoming 228 outgoing

3 AAU - UC relevante Kennzahlen 1135 Computerarbeitsplätze Ca aktive Benutzeraccounts 1055 Personen zugeordneten Telefon-Nebenstellen 291 Raum-Telefone 28 Responsegroups/Chef-Sek Konfigurationen

4 Ausgangssituation Veraltete Telefonanlage Keine Computer Telefonie Integration Hinderungsgrund: NOVELL als Clientsoftware NOVELL als Groupware AD als synchronisierte Kopie des NOVELL edirectorys Studierenden Umfrage Veralteter Mailclient für Studierende Keine IT-basierte Fax-Lösung

5 Managementziele Einführung eines modernen UC Systems Zeitgemäße Telefoniefunktionen IT basierte Kollaboration Unterstützung der Lehre Microsoft Software Infrastruktur Commitment für Mainstream Office365 für Studierende Wenn schon, denn schon Keine neue HW-basierte Nebenstellenanlage Umsetzung mit Standardhardware Betrieb als softwarebasierte IT-Anwendung Komfort kommt über Software Zeitgemäße IT-Services für Studierende Pilotprojekt am Standort Wien

6 Entscheidungsgründe für Microsoft Lync User Experience Einheitliche Kommunikation über alle Office Produkte Leistungsfähiges API für Integration in Fremdprodukte Integration mit Skype Kosten Office 365 für Studierende Basis für einheitliche Kommunikation zwischen Lehrenden und Studierenden Identifizierte Risiken Akzeptanz durch MitarbeiterInnen Technische Machbarkeit Technische Verfügbarkeit Personelle Ressourcen Referenzbesuch Universität Bozen

7 Inhalt des Change Prozess Zuerst Change Prozess in der IT-Abteilung Von Novell zu Microsoft Betroffen ist das gesamte Desktop Management Telefonie wird zur IT-Anwendung Der Telefonapparat hat ausgedient Pro Person nur eine Nebenstelle Upgrade auf Microsoft Office 2013 Outlook 2013 löst NOVELL Groupwise ab FAX-Gateway

8 Organisation als Entwicklungsprojekt Entwicklung eines IT-Service Telefonie war bereits früher ein Service des ZID Capacity Planning Entwicklung des ZID-Personals ca. 60 Schulungstage ca. 20 Beratungstage Integration in hauseigene Systeme Gesprächsabrechnung Identity Management UC Funktionen in Studium und Lehre Online- und Teleprüfungen Eliminierung der PBX

9 Lync Komplexität

10 Active Directory Kritisch für das Gesamtprojekt Professionelle Konzeption Ein AD über alle Personengruppen MitarbeiterInnen, Studierende und Alumni Federation mit Office 365

11 Corporate Voice Die große Unbekannte Leistungsfähige neue Funktionen in Lync 2013 Viele Funktionen einer PBX Makeln, Weiterleiten, Stellvertreter, Rufübernahme, Teamanrufe, Response Groups Eine TelNummer für alle Geräte Migrationsszenario Drop & Insert Kontrollierte Migration ohne Funktionseinbuße Einsatz von SIP Providern geplant ISDN/SIP Gateway

12 Hochverfügbarkeit - Lync

13 Projektzeitplan

14 Akzeptanz Umfangreiche Informationen im Intranet

15 Umstellungsteam Backend Team Telefonie alt/neu Transfer Desktop Team Workshop Desktop (Office 2013) Supervision Termin Koordination Behandlung von Sonderfällen

16 Umstellungspaket Gruppierung zu 10 bis 20 Personen örtlich und organisatorisch zusammenhängend Vereinbarung des Umstellungstages Teilnahme am Workshop Übergabe des Head- oder Handsets Bereitstellung von Info-Folder und Schulungsunterlagen Softwareinstallation durch Desktop-Team Erste Schritte am Arbeitsplatz hinterlegt Anwesenheit des Desktop-Teams nach Workshop Lync Cafe (einmal wöchentlich)

17 Was ist noch zu tun? Projektabschluss Telefonvermittlung Software Common Area Phones Abbau Altsystem Promotion neue Kommunikationstools Instant Messaging Tele Conferencing Reporting QoE Database Skype for Bussiness

18 Audio- und IM-Calls

19 Video-, Filetransfer- und Application Sharing-Calls

20 Betriebsvereinbarung Presence Information Zusage der Universitätsleitung, dass Anzeige freiwillig Aktivierung des Enhanced Privacy Mode Feedback der MitarbeiterInnen Durchwegs positiv Fotos werden sehr geschätzt KritikerInnen Anzahl gering Meinungsäußerung eher lautstark

21 Erfolgsfaktoren Klare Unterstützung durch Universitätsleitung Positive Grundstimmung Kommunikation mit MitarbeiterInnen Train early train often Identifizierung und Motivation von early Adopters Kompetente IT-MitarbeiterInnen Entwicklung des Lync Teams zu Lync Champions Schulung und Unterstützung des Helpdesks Kompetente Beratung Gemeinsame Strategie-Entwicklung Gemeinsame Problemlösung

22 Danke für die Aufmerksamkeit! Hermann Maier, Leiter des Zentralen Informatikdienstes

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