Leitfaden für das ERASMUS Programm (Studium)

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1 1 Hochschule für Angewandte Wissenschaften Hamburg International Office Leitfaden für das ERASMUS Programm (Studium) Das EU-Programm ERASMUS ist ein Mobilitätsprogramm, das Studierenden ermöglicht, zwischen 3 und 12 Monaten an einer europäischen Partnerhochschule zu studieren, die mit dem Heimatdepartment einen ERASMUS-Vertrag abgeschlossen hat. Dieser Vertrag sichert den Gaststudierenden die Befreiung von den Studiengebühren an der Gasthochschule zu, sowie die Anerkennung der an der Gasthochschule erbrachten Studienleistungen. Im ERASMUS Office finden Sie Erfahrungsberichte von Studierenden, die bereits an einer ERASMUS Partnerhochschule studiert haben. Jedes Department der HAW Hamburg verfügt über eigene ERASMUS-Verträge, die inhaltlich von den Programm beauftragten Professor/Innen betreut werden. Eine Kontaktliste finden Sie auf der Website der HAW Hamburg unter International Partnerhochschulen Europa/Erasmus Kooperationen). Die Professor/Innen stehen den Studierenden als fachliche Ansprechpartner/Innen zur Verfügung und entscheiden darüber, ob der/die Studierende an dem Austauschprogramm teilnehmen darf. Die Ausarbeitung des Learning Agreements (Ihres Studienprogramms an der Gasthochschule) sowie alle Fragen der Anerkennung der an der ERASMUS Partnerhochschulen erbrachten Leistungen, sprechen Sie ebenfalls mit den Programm beauftragten Professor/Innen und den Exchange Koordinatoren rechtzeitig vor Ihrer Ausreise ab. Frau Nancy Falke (Tel , nancy.falke@hv.haw-hamburg.de), falls sie an der Fakultät Life Science studieren Herr Nir Alon (Tel , nissemnir.alon@haw-hamburg.de) falls Sie an der Fakultät Design, Medien und Information studieren Frau Lea Andres (Tel , lea.andres@haw-hamburg.de,) falls Sie an der Fakultät Wirtschaft und Soziales studieren An der Fakultät Technik und Informatik gibt es zurzeit leider noch keine Person, die als Exchange Koordinator fungiert. Die Studierenden halten daher ausschließlich Kontakt zu den Fachprofessoren (Kontaktdaten finden Sie auf der Website bei der Liste der ERASMUS Partnerhochschulen und zu Frau Voigt vom International Office.

2 2 Zuständig für die Gesamtkoordination des ERASMUS Programms (Schiene Studium) an der HAW Hamburg ist Heike Voigt MA International Office Stiftstraße Hamburg Tel Sprechstunde Dienstag von und nach Vereinbarung Ein ERASMUS-Programmjahr beginnt am 1.6. eines jeweiligen Jahres und endet am des darauf folgenden Jahres. Wichtig: Sie dürfen sich nur ein einziges Mal für eine ERASMUS Förderung im Bereich Studium bewerben und sollte sich daher genau überlegen, in welcher Phase des Studiums Sie über ERASMUS ins Ausland gehen wollen. Bitte beachten: gefördert werden nur Studienaufenthalte an einer Hochschule, die einen Partnerschaftvertrag mit Ihrem Department unterhält. Diese Vorgabe gilt zu Ihrer eigenen Sicherheit, da nur so die Qualität Ihres Studienaufenthalts gewährleistet werden kann. Wenn Sie ein 2. Mal am ERASMUS Programm teilnehmen wollen, ist dies zwar grundsätzlich möglich, wenn es freie Plätze geben sollte (dann als sog. Label-Student), Sie können dann aber keine finanzielle Unterstützung erhalten. Eine Kombination aus ERASMUS Studium und ERASMUS Praktikum ist möglich, wenn diese beiden Auslandsaufenthalte in einem Programmjahr stattfinden. Achten Sie auch unbedingt auf die Semesterzeiten der Partnerhochschulen, da der Beginn des Sommersemesters der Partnerhochschulen sich oft mit den Klausurzeiten an der HAW Hamburg überschneidet. Wichtig: Für Studierende mit Kind oder besonderen Bedürfnissen im Falle einer Behinderung, können zusätzlich zum ERASMS Stipendium weitere Fördergelder beantragt werden. Informationen dazu erhalten Sie bei Frau Voigt im International Office Bewerbungsvoraussetzungen Mindestens 1 abgeschlossenes Studienjahr Ausreichende Sprachkenntnisse Gut bis sehr gute Studienleistungen Gute Kenntnisse des Lehrangebots der Partnerhochschule Gute Darstellung der Motivation Teilnehmen können alle Studierenden, die an der HAW Hamburg regulär immatrikuliert sind. Im Gegensatz zu früher also auch Studierende, die nicht Staatsbürger der EU oder der assoziierten Länder sind. Stipendienleistungen Die maximalle finanzielle Förderung wurde von der EU auf max.300 /Studienmonat festgelegt. Allerdings stehen den Hochschulen so geringe Fördersummen zur Verfügung, dass meist nur ca. 170 /Studienmonat ausgezahlt werden können. U. U. kann die Fördersumme höher oder niedriger ausfallen. Leider können wir Ihnen nur kleine Mobilitätsstipendien zur Verfügung stellen, aber dafür zahlen Sie auch keine Studiengebühren an der Partnerhochschule. Sie erhalten zu Beginn Ihres Auslandsaufenthaltes 100 /Monat als 1. Rate. Die 2. Rate erhalten Sie, wenn alle notwendigen Unterlagen im International Office vorliegen (Hochschulbericht, DAAD-Bericht, Aufenthaltsbestätigung, Learning Agreement (Original, notfalls Kopie), Kopie des Transcript of Records)

3 3 und feststeht, wie viel Geld für eine 2. Rate zur Verfügung steht. Dies ist erst absehbar, wenn alle Studierenden Ihre Unterlagen abgegeben haben. Daher findet die Auszahlung der 2. Rate meist erst gegen Ende des Programmjahres, also im September statt. Bewerbungsverfahren Wenn Sie an dem ERASMUS Programm teilnehmen wollen, setzen Sie sich mit dem Programm beauftragten Professor bzw. der Professorin in Verbindung (die Namen der Verantwortlichen finden Sie auf der Website der HAW Hamburg unter International-Partnerhochschulen-Europa/Erasmus Kooperationen) Die Exchange Koordinatoren beraten Sie zu den ERASMUS Partnerschaften Ihres Departments und kümmern sich um den Ablauf des Verfahrens (Nominierung, Anmeldung bei der Partnerhochschule etc.) Einige Programm beauftragte Professor/Innen und Exchange Koordinatoren haben spezielle interne Bewerbungstermine. Beachten Sie auch, dass die Partnerhochschulen bestimmte Einschreibungstermine für Programmstudierende haben, informieren Sie sich also rechtzeitig. Oft wollen die Partnerhochschulen ein Transcript of Records (eine Übersicht über Ihre bisher erbrachten Leistungen an der HAW Hamburg) sehen, um Sie als Gaststudent/In fachlich besser einschätzen zu können. Wenn Sie eine Zusage bekommen haben, melden Sie sich im ERASMUS Office unter an. Bitte beachten Sie die Angaben auf der Startseite (Laufband), die darauf hinweisen, ob die Anmeldung bereits vorgenommen werden kann oder nicht. U.U. sind die für Sie gültigen Unterlagen noch nicht eingestellt. Auch wenn Sie sich vielleicht noch nicht registrieren können durch die Nominierung Ihres Departments und die Zusagen der Partnerhochschule nehmen Sie auf alle Fälle am ERASMUS Programm teil. Alle für das ERASMUS Studium notwendigen Unterlagen sind dort hinterlegt, eine detaillierte Anleitung liegt vor. 1. Annahmeerklärung (für das ERASMUS Stipendium): als erstes ausgedruckt und unterschrieben bei Frau Voigt abgeben, sie ist notwendig für die Auszahlung des Stipendiums. 1. Dezember: Abgabeschluss für die Annahmeerklärungen zum folgenden Sommersemester 1. August: Abgabeschluss für die Annahmeerklärungen zum folgenden Wintersemester. 2. Learning Agreement (Original, notfalls eine Kopie, kein Scan)) Bevor Sie an die Partnerhochschule fahren, wird das Learning Agreement erstellt, das die Kurse, die Sie belegen werden und die damit verbundenen Credit Points festlegt. Sollte es nicht möglich sein das Learning Agreement komplett vor Ihrer Abreise auszustellen, kann die endgültige Festlegung der Kurse auch noch bis zum Ende des ersten Aufenthaltsmonats an der Gasthochschule nachgeholt werden. Sollten Sie Kurse wechseln oder reduzieren wollen, können Sie dies auf der 2. Seite des Learning Agreements dokumentieren. Denken Sie daran, dass eine Änderung des Learning Agreements nur in Absprache mit den betreuenden Professoren und Professorinnen vorgenommen werden kann. Erst bei Frau Voigt im International Office abgeben, wenn alle Unterschriften geleistet wurden. Denken Sie auch an Ihre Unterschrift!! 3. Letter of Confirmation (Aufenthaltsbestätigung): füllt die Gasthochschule am Ende des Auslandsaufenthaltes aus. Kontrollieren Sie, ob die Zeitraumangabe auf der Aufenthaltsbestätigung mit Ihren Angaben auf der Annahmeerklärung übereinstimmt. Stimmen die Angaben nicht überein, wirkt sich dies auf die Auszahlung der 2. Rate aus, da für deren Berechnung die Angaben der Gasthochschulen verbindlich sind.

4 4 4. Transcript of Records (Kopie, falls Sie das Original für die Anrechnung benötigen): füllt ebenfalls die Gasthochschule zum Schluss aus. Sollten Sie weniger als 23 Credits erreichen, erklären Sie den Grund mit einem kurzen Schreiben. 5. Der Hochschulbericht (wird später für interessierte Studierende veröffentlicht) 6. DAAD Bericht Beide Berichte ausdrucken und unterschrieben sowie datiert bei Frau Voigt einreichen! Unterlagen bitte nicht scannen!!! Unterlagen 3 6 bei Frau Voigt einreichen, wenn Sie wieder an der HAW sind. Sollte die endgültige Festlegung des Learning Agreements erst an der Gasthochschule erfolgen, können Sie das Dokument ebenfalls am Ende Ihres Aufenthaltes bei Frau Voigt einreichen. Und zum Schluss Am Ende Ihres Auslandsstudiums erstellt das International Office Ihrer Gasthochschule das Transcript of Records. Dieses Dokument (Kopie an Frau Voigt) reichen Sie bei Ihrem betreuenden Professor oder der betreuenden Professorin ein, damit Ihnen die im Ausland erbrachten Leistungen anerkannt werden. Leider gibt es auch viele Partnerhochschulen, die sich ziemlich viel Zeit mit der Ausstellung des Transcripts of Record lassen. Bleiben Sie am Ball und melden Sie sich bei Ihrem Department oder bei Frau Voigt, wenn die Dokumente nicht bei Ihnen eingehen. Spätestens 1 Monate nach Ihrer Rückkehr müssen die o.g. Unterlagen vollständig bei Frau Voigt vorliegen. Ansonsten wird die 2. Rate nicht ausgezahlt bzw. reduziert und u.u. auch die 1. Rate zurückgefordert. Dies und das Sollten Sie sich für das ERASMUS Programm interessieren, wenden Sie sich an die oben aufgeführten Exchange Koordinatoren oder an Frau Voigt, die für die Zentralkoordination des ERASMUS Programms verantwortlich ist. Wenn Sie sich bis Ende Februar bzw. Ende August rückmelden, können Sie beim Studierendenwerk das Geld für die HVV- Karte zurück fordern. Formulare erhalten Sie beim Studentensekretariat direkt oder auf der Website der HAW Hamburg. Denken Sie an einen ausreichenden Versicherungsschutz! Wenn Sie die Dauer Ihres Auslandsstudiums verlängern oder abkürzen, vielleicht auch den Aufenthalt abbrechen, müssen Sie sich umgehend mit Frau Voigt und Ihrem Department in Verbindung setzen. Auf den websites und können Sie sich über unterschiedliche Zielländer informieren, sich interkulturell vorbereiten, Ihre Fremdsprachenkenntnisse trainieren und sich über viele andere nützliche Dinge informieren.

5 5 Die HAW Hamburg bietet seit Jahren erfolgreiche ein interkulturelles Training in Form von Wochenendseminaren an. Informationen und Termine finden Sie unter Zögern Sie nicht, sich bei Frau Voigt und /oder Ihren Betreuern im Department zu melden, wenn sich Schwierigkeiten während Ihres Auslandsaufenthaltes ergeben sollten. Sie können sicher sein, dass wir das meiste schon erlebt oder gehört haben Wir wünschen Ihnen viel Spaß und Erfolg bei Ihrem ERASMUS Auslandsstudium!!