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1 Personalamt des Kanton Bern So flexibel sind die Arbeitszeiten beim Kanton Bern. Personalamt des Kantons Bern

2 Leben und Arbeit ein Einklang. Die Ausgestaltung der eigenen Work-Life- Balance nimmt in der Arbeitswelt einen grossen Stellenwert ein. Immer mehr Frauen nehmen aktiv am Erwerbsleben teil. Gleichzeitig steigt der Anteil der Männer, die familiäre Verpflichtungen wahrnehmen wollen. Diese Entwicklungen tragen mit dazu bei, dass Unternehmen aktiv eine Balance zwischen den Ansprüchen von Beruf und Familie und anderen Lebensbereichen finden wollen und müssen. Durch das Angebot von Jahresarbeitszeit und Teilzeitarbeit ermöglicht der Kanton Bern seinen Mitarbeitenden, ihre Arbeitszeit flexibel zu gestalten. Die Mitarbeitenden schätzen den Spielraum, der durch diese Flexibilisierung entsteht. Doch auch der Kanton Bern als Arbeitgeber profitiert. Er kann auf motivierte und leistungswillige Mitarbeitende zählen. Das 2002 eingeführte Jahresarbeitszeit- Modell hat sich bewährt. Die Ansprüche der vorgesetzten Personen und die Erwartungen der Mitarbeitenden konnten gleichermassen erfüllt werden. Jahreszeitbedingte oder projektabhängige Schwankungen der Arbeitsbelastung können besser aufgefangen werden. Berufliche und ausserberufliche Bedürfnisse können aufeinander abgestimmt werden. Gerade Eltern ermöglicht das Modell, die Arbeitszeit zu optimieren. Die unterschiedlichen Bedürfnisse und vielfältigen Aufgaben der Verwaltung des Kantons Bern erlauben allerdings keine Einheitsrezepte. Ob sich das Jahresarbeitszeit-Modell mit den betrieblichen Anforderungen verträgt, entscheiden die Direktionen bzw. die Verwaltungseinheiten. Neben dem Jahresarbeitszeit- Modell haben somit auch andere Arbeitszeitmodelle ihren Platz. Im Jahr 2007 wurde das Konzept der Jahresarbeitszeit durch die Einführung des Langzeitkontos um eine neue Perspektive erweitert. Auf dieses können nicht bezogene Ferienguthaben und Treueprämien übertragen und zu einem späteren Zeitpunkt bezogen werden. Dadurch können Arbeit und Familie, kreative Pausen, Reisen und Weiteres in Einklang gebracht werden. Die vorliegende Broschüre informiert über die grundlegenden Aspekte der Jahresarbeitszeit und die Weiterentwicklung des Modells zum Langzeitkonto. Sie zeigt die Möglichkeiten und Grenzen dieser Modelle auf. Einzelheiten können den beigelegten Reglementen entnommen werden. Hans-Ulrich Zürcher, Leiter Personalamt 3

3 Erfolgsmodell Jahresarbeitszeit. Am Puls der Zeit Work-Life-Balance Die Jahresarbeitszeit gibt den Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern viel Handlungsspielraum, um Arbeit und Privatleben in Einklang zu bringen. Das Prinzip der Jahresarbeitszeit ist einfach: Gibt es viel zu tun, wird mehr gearbeitet. Gibt es weniger zu tun, wird weniger gearbeitet. Die Berechnungsdauer umfasst ein Jahr. Während dieser Periode kann die Arbeit variabel eingeteilt werden. «Überstunden» gibt es nicht, stattdessen wird die Gleitzeit kompensiert. Dies kann bedeuten, dass Vorgesetzte Mitarbeitende auffordern können, ihre Zeitguthaben abzubauen. Der Monatslohn wird nicht tangiert. Die über die Soll-Arbeitszeit hinaus geleisteten Stunden gelten als Gleitzeit und können nur in Form von Freizeit kompensiert werden. Vorteile auf beiden Seiten Vom Modell der Jahresarbeitszeit profitieren alle: Die Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, weil sie Arbeitszeit sowie familiäre und persönliche Bedürfnisse und Wünsche besser aufeinander abstimmen können. Der Arbeitgeber, weil saisonale oder projektabhängige Schwankungen der anfallenden Arbeiten aufgefangen und ausgeglichen werden können und damit auf die Bedürfnisse der externen und verwaltungsinternen Kundschaft eingegangen werden kann. Der Betrieb geht vor Trotz aller Freiheiten, die das Modell der Jahresarbeitszeit offeriert, gilt es, einen elementaren Grundsatz nicht aus den Augen zu verlieren: Die betrieblichen Bedürfnisse haben Priorität. Dies bedeutet auch, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte sich absprechen und gemeinsam Lösungen suchen, wie die betrieblichen Bedürfnisse umgesetzt werden können. 4

4 Der Betrieb geht vor Trotz aller Freiheiten, die das Modell der Jahresarbeitszeit offeriert, gilt es, einen elementaren Grundsatz nicht aus den Augen zu verlieren: Die betrieblichen Bedürfnisse haben Priorität. Dies bedeutet auch, dass Mitarbeitende und Vorgesetzte sich absprechen und gemeinsam Lösungen suchen, wie die betrieblichen Bedürfnisse umgesetzt werden können.

5 Flexible Arbeitszeiten. Ein Modell setzt sich durch Ein Arbeitstag für Vollbeschäftigte beträgt 8 Stunden und 24 Minuten. Multipliziert mit der jeweiligen Anzahl Arbeitstage pro Jahr ergibt sich daraus die jährliche Soll-Arbeitszeit. Beispiel für 2009 Anzahl Arbeitstage (AT) 253 Brutto-Arbeitszeit (AT à 8.4 Std.) Zibelemärit 2-2 Reduzierte Arbeitszeit von 1 Std. vor Karfreitag/Auffahrt/1. August -3 Netto-Arbeitszeit Ferientage (23 Tage) Individuelle Netto-Arbeitszeit Dezimalrechnung 2 Nur für Mitarbeitende in der Stadt Bern Nutzen können das Jahresarbeitszeit-Modell Vollzeit- wie auch Teilzeitangestellte. Bei Teilzeitangestellten berechnet sich die übers ganze Jahr zu leistende Arbeitszeit entsprechend ihrem Beschäftigungsgrad. 6

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7 Keine Standardlösungen Rund 90 Prozent der Mitarbeitenden beim Kanton Bern arbeiten mit dem Jahresarbeitszeit- Modell. Bei der Kantonspolizei, dem Strassenverkehrs- und Schifffahrtsamt, in Kliniken usw., wo starker Publikumsbetrieb herrscht und die auf Schalterstunden oder Schichtbetrieb angewiesen sind, kommt es jedoch zwangsläufig zu Einschränkungen. Dort gelten die Regeln der Jahresarbeitszeit nur soweit, als dies mit den Öffnungszeiten oder einem geordneten Schichtbetrieb zu vereinbaren ist. Dienstpläne und Arbeitszeiteinteilungen gehen vor. Frage: Ich arbeite heute noch nicht nach dem Jahresarbeitszeit-Modell. Kann ich auch nach diesem Modell arbeiten? Antwort: Nicht in jedem Fall. Es besteht kein Anspruch auf die Jahresarbeitszeit. Die Direktionen bzw. die Verwaltungseinheiten sind frei, sich für ein anderes Arbeitszeitmodell zu entscheiden, sofern die betrieblichen Verhältnisse oder die zu erfüllenden Aufgaben dies erfordern. Es sind jedoch die nötigen organisatorischen Vorkehrungen zu treffen, damit möglichst viele Mitarbeitende vom Jahresarbeitszeit-Modell profitieren können. Immer eine Ansprechperson anwesend Auch wenn Schalter geöffnet sind und Telefone bedient werden, müssen nicht immer alle Mitarbeitenden anwesend sein. Die Teammitglieder sprechen sich mit den Vorgesetzten und untereinander ab und stellen sicher, dass die anfallende Arbeit erledigt wird. Dies erhöht die Selbstverantwortung eines jeden Mitarbeitenden und fördert darüber hinaus die Teamentwicklung, den Respekt und die gegenseitige Rücksichtnahme. Teamplayer sind in diesem neuen Modell umso mehr gefragt. Frage: In unserem Amt wurden die Ansprechzeiten für den Freitag zwischen und Uhr und und Uhr festgelegt. Muss ich zu diesen Zeiten immer anwesend sein? Antwort: Die Ansprechzeiten beziehen sich nicht auf die einzelne Person, sondern auf die Organisationseinheit, d.h. in Ihrem Fall auf das Amt. Wichtig ist, dass der Betrieb während dieser Zeit funktioniert. Sie müssen mit den Vorgesetzten sowie Ihren Kolleginnen und Kollegen klären, ob während den Ansprechzeiten stets die Anwesenheit aller Mitarbeitenden erforderlich ist. 8

8 Die Ampel der Arbeit. Frühzeitige Warnung durch Ampelsystem Idealerweise sollten die Zeitkonti der Mitarbeitenden Ende des Jahres ausgeglichen sein. Soll die Arbeitszeit besser auf Kundenbedürfnisse oder die Auftragslage abgestimmt werden, ist in vielen Fällen die Auslastung über das ganze Jahr nicht genau planbar. Auf die monatliche Kontrolle der geleisteten Arbeit kann deshalb nicht völlig verzichtet werden. Als Instrument dient die «Ampelsteuerung». Sie legt Warngrenzen fest, die Mitarbeitende und Vorgesetzte dazu auffordern, die aktuelle Arbeitssituation zu besprechen. Das Konto übersteigt einen Plus- oder Minussaldo von 100 Stunden. Die Ampel steht auf rot. Mit den Vorgesetzten sind Abbaumassnahmen festzulegen. Das Konto weist zwischen 60 und 100 Stunden im Plus oder Minus auf. Die Ampel steht auf gelb. Weitere Plus- oder Minusstunden müssen abgesprochen werden. Das Konto ist 60 Stunden im Plus oder im Minus. Die Ampel steht auf grün. Die Arbeitszeit darf in eigener Kompetenz eingeteilt werden. Nach Ablauf der zwölfmonatigen Periode dürfen grundsätzlich maximal 100 Plus- oder Minusstunden übertragen werden. Zeitguthaben, welche 100 Plusstunden überschreiten, verfallen ersatzlos. Diese Massnahme zwingt sowohl Mitarbeitende als auch Vorgesetzte, die zuviel geleisteten Stunden fortlaufend abzubauen und ihren Arbeitseinsatz vorausschauend zu planen. 9

9 Mehr Flexibilität dank dem Langzeitkonto. Durch die Einführung des Langzeitkontos wurde die Philosophie des Jahresarbeitszeit-Modells weitergeführt. Die Arbeitszeit kann noch flexibler gestaltet werden. Das Langzeitkonto kann genau so wie die Jahresarbeitszeit sowohl von Vollzeit- wie von Teilzeitmitarbeitenden in Anspruch genommen werden. Einsatz von Gleitzeit für Ferien Unabhängig von Alter und Lohnklasse müssen mindestens 23 freie Tage (Mindestferienanspruch 2009) bezogen werden, wobei hierfür Ferienguthaben oder die Saldi der Gleitzeit bzw. der Jahresarbeitszeit eingesetzt werden können. Das am Ende des Kalenderjahres verbleibende Ferienguthaben wird, sofern die 23 freien Tage bezogen wurden, auf das Langzeitkonto übertragen. Falls nicht 23 freie Tage bezogen wurden, kann nur ein Teil der verbleibenden Ferientage auf das Langzeitkonto übertragen werden. Der Rest muss auf den Ferienanspruch des Folgejahres übertragen und soll nach Möglichkeit bis Ende des Jahres bezogen werden. Beispiel 1: Ferienanspruch: 23 Tage; Bezug von freien Tagen: 25 Tage Die Mitarbeiterin bezieht 25 freie Tage: 17 zu Lasten Ferienanspruch, 8 vom Jahresarbeitszeitsaldo (17+8=25). Die Mindestanzahl freier Tage (23 Tage) wurde bezogen. Ende Kalenderjahr verbleibt ein nicht bezogener Ferienanspruch von 6 Tagen (23-17=6). Dieser wird auf das Langzeitkonto übertragen. Beispiel 2: Ferienanspruch: 23 Tage; Bezug von freien Tagen: 18 Tage Die Mitarbeiterin bezieht 18 freie Tage: 10 zu Lasten Ferienanspruch, 8 vom Jahresarbeitszeitsaldo (10+8=18). Sie hat 5 freie Tage zu wenig bezogen (23-18=5). Ende Kalenderjahr verbleiben vom Ferienanspruch 13 nicht bezogene Tage (23-10=13). Die 5 zu wenig bezogenen Tage werden auf den Ferienanspruch des Folgejahres übertragen und sollen nach Möglichkeit bis Ende des Jahres bezogen werden. Die verbleibenden 8 Tage werden auf das Langzeitkonto transferiert (13-5=8). 10

10 Grafik Beispiel 1 Ferienanspruch 23 Tage Bezug freier Tage = 25 Ferienanspruch 23 Tage Gleitzeit kein Übertrag auf LZK etc. Nicht bezogener Ferienanspruch 6 Tage Langzeitkonto (LKZ) Grafik Beispiel 2 Ferienanspruch 23 Tage Bezug freier Tage = 18 Ferienanspruch 23 Tage Gleitzeit kein Übertrag auf LZK Ferienanspruch Folgejahr Zu wenig bezogene 5 Tage etc. etc. Nicht bezogener Ferienanspruch 8 Tage Langzeitkonto (LKZ) 11

11 Einzelne Tage en bloc beziehen Nichtbezogene Ferientage und Feriengutschriften aus Treueprämien, die auf das Langzeitkonto übertragen werden, sollen in der Regel en bloc bezogen werden. Die Saldi der Gleitzeit bzw. der Jahresarbeitszeit hingegen dürfen nicht auf das Langzeitkonto überführt, sondern müssen wie bisher kompensiert werden (vgl. Ampelsystem). Keine grenzenlose, aber viel Freiheit Mit den auf dem Langzeitkonto angesammelten Ferienguthaben können längere oder kürzere Urlaube bezogen werden, z.b. für eine Weiterbildung, kreative Auszeiten oder Reisen, für einen Vaterschaftsurlaub oder die Verlängerung des Mutterschaftsurlaubs. Oder man reduziert im Jahr vor dem Ruhestand den Beschäftigungsgrad bei gleich bleibendem Lohn. Auch eine temporäre Reduktion des Beschäftigungsgrades bei vollem Lohn ist mit dem Langzeitkonto möglich. Grenzenlos ist die Freiheit allerdings nicht: In der Regel müssen fünf aufeinander folgende Arbeitstage bezogen werden. Geplante längere Urlaube müssen frühzeitig in der Regel sechs Monate vor Beginn der vorgesetzten Person angekündigt werden. Die vorgesetzte Person muss mit dem Urlaub einverstanden sein. 12

12 Mehr Freiraum mehr Verantwortung. Mit der Einführung des Langzeitkontos entwickelt der Arbeitgeber Kanton Bern seine Arbeitszeitmodelle weiter in der Absicht, den Mitarbeitenden moderne, den gesellschaftlichen Entwicklungen entsprechende Arbeitszeitmodelle anzubieten. Der Freiraum zur Gestaltung der individuellen Arbeitszeit wird für die Mitarbeitenden damit noch grösser; grösser wird aber auch die Verantwortung jedes Einzelnen. Denn die Anforderungen der Aufgabenerfüllung und die Anliegen der Mitarbeitenden müssen Tag für Tag in Einklang gebracht werden. Allseitige Rücksichtnahme, Offenheit und gegenseitige Absprachen sind deshalb für einen reibungslosen Ablauf des Betriebs unabdingbar. 13

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14 Bezugsquelle Personalamt des Kantons Bern Münstergasse Bern Tel Fax

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