Praxisbericht der Accenture GmbH zum neuen Hauptbuch

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1 Dezember 2008, Autoren Timo Accardo Stefan Bronzel Praxisbericht der Accenture GmbH zum neuen Hauptbuch Die richtige Auswahl und Dosierung des Einsatzes der neuen Funktionalitäten sind die Basis für eine erfolgreiche Implementierung des neuen Hauptbuchs. Kundenbeschreibung und Ausgangssituation Das von uns begleitete Projekt entstand auf Initiative des Konzernrechnungswesen einer weltweit führenden Handels- und Dienstleistungsgruppe (ca. 11,5 Mrd. Umsatz, ca Mitarbeiter im Geschäftsjahr 2007/2008). Im Rahmen der weltweiten Harmonisierung des Konzernkontenplans wurde für den deutsch-niederländischen Rechnungswesensystemverbund (ca. 550 zukünftige SAP-User) entschieden, die herkömmliche Drittsoftware durch SAP ECC6.0 zu ersetzen. Der Umfang des Projekts umfasste 84 legale Gesellschaften an 13 verschiedenen Standorten hauptsächlich in Deutschland mit ihrem Haupt-Geschäftsfeld im Bereich des Multichannel-Einzelhandels (Katalog, Internet, Stationär). Herausforderungen für das Projekt Die vielschichtigen Herausforderungen für das Projekt lagen u.a. in der Anforderung, die an 13 verschiedenen Standorten betriebene Rechnungswesen zu harmonisieren um damit die Vorgaben aus dem Konzernrechnungswesen standortübergreifend einheitlich umzusetzen. Es galt den neuen harmonisierten Konzernkontenplan weiter zu detaillieren, um einen globalen, operativ nutzbaren Kontenplan im SAP ECC6.0 abzubilden. Des Weiteren sollten durch die neuen Prozesse erhebliche Effizienzpotentiale gehoben werden, da die Entscheidung für die SAP-Einführung auf einer Wirtschaftlichkeitsrechnung basierte. Zu den neuen globalen Anforderungen gehörte auch die parallele Rechnungslegung nach lokalem Rechnungslegungsstandard (z.b. HGB, UK GAAP, US GAAP) und nach IFRS abzubilden, welches die Neueinführung der Gewinn- und Verlustrechnung nach Seite: 1 / 8

2 Umsatzkostenverfahren (UKV) bedeutete. Die Realisierung der monatlichen Übergabe beider Rechnungslegungenstandards an das Konzernreporting-System SAP EC-CS und die Notwendigkeit, sich bereits abzeichnende weitere internationale System-Rollouts zu berücksichtigen, rundeten die Anforderungen ab. Die konstitutionellen Entscheidungen des Projekts Aus der Sicht von Accenture trifft die Einführung des neuen Hauptbuchs mit seinen neuen Funktionalitäten die Bedürfnisse des Marktes, welcher aufgrund von gestiegenen Anforderungen an die Rechnungslegung mehr Flexibilität bei der Abbildung des Rechnungswesens mit Hilfe einer Standardsoftware verlangt. Als Beispiele für die gestiegenen Anforderungen sind hier u.a. das Führen von verschiedenen parallelen Rechnungslegungsstandards aufgrund von Globalisierung der Systeme und die Erstellung von vollständigen Bilanzen auch auf Segment-Ebene zu nennen. Die Markteinführung des neuen Hauptbuchs durch die SAP ändert grundsätzlich nicht die Notwendigkeit, in der Konzeptionsphase die konstitutionellen Fragestellungen früh zu identifizieren, Lösungsmöglichkeiten dafür zu konzeptionieren und sich letztendlich für eine Alternative zu entscheiden. Viele dieser Entscheidungen treten bei allen Kunden in ähnlicher Weise auf, führen aber je nach Kundensituation und gewünschter Soll-Situation zu völlig unterschiedlichen Ergebnissen. Genau bei diesen konstitutionellen Entscheidungen erweitert das NewGL den Werkzeugkasten des Projektteams um zusätzliche Alternativen, die jeweils Vor- und Nachteile haben, weswegen auf jedem Projekt erneut die sorgfältige Abwägung von herkömmlichen Lösungsalternativen und Lösungsalternativen auf Basis des NewGLs zu empfehlen ist. Gerade für Kunden, die von anderen Systemen als SAP migrieren, kann aus prozessualer Sicht die Wahl des Umstiegs auf eine neue Funktionalität des NewGLs gegebenenfalls nur die zweitbeste Alternative sein. Das hier beschriebene Implementierungsprojekt wurde von folgenden konstitutionellen Entscheidungen bezüglich des Neuen Hauptbuchs geprägt: Parallele Rechnungslegung Offensichtlich war von Beginn des Projektes an die primäre Anforderung, zwei parallele Bewertungen simultan abbilden zu können. Dieses war je nach Konzerngesellschaft die jeweilige landesübliche Rechnungslegung (z.b. nach HGB, UK GAAP, niederländischer Abschluss) sowie die Rechnungslegung nach IFRS für Seite: 2 / 8

3 das Konzernberichtswesen. Sekundäre Ziele waren die Minimierung des operativen Aufwands in der Buchhaltung zur Erfassung des Buchhaltungsstoffs und Erstellung der Abschlüsse, die Erfüllung der Grundsätze ordnungsgemäßer Buchführung, die Maximierung der Übersichtlichkeit der implementierten Lösung und ein Maximum an Funktionalität in allen Rechnungslegungen (Ledgern). Folgende Alternativen wurden auf ihre Praxistauglichkeit hin analysiert und bewertet. Abbildung über Kontenlogik Abbildung über Konten-Delta-Logik 1 Abbildung über die neue Funktionalität Parallele Ledger Bei der Abbildung über die Kontenlogik gibt es ein einziges Hauptbuch, sprich einen einzigen Datenspeicher, in welchem sowohl die Sachverhalte der lokalen Rechnungslegung (der Einfachheit halber ab hier auf HGB reduziert), als auch die Sachverhalte nach IFRS gebucht werden. Diese Variante wurde vom Kunden auch im ursprünglichen Rechnungswesen-System abgebildet, der im Projekt so genannten Micky-Mouse-Logik. Die meisten Sachverhalte werden sowohl nach IFRS und HGB gleich gebucht. Diese Sachverhalte werden auf den Sachkonten, die ausschließlich für gemeinsame Sachverhalte zulässig sind gebucht (Kopf der Micky Mouse). Das linke Ohr ist nur für die HGB-Sachverhalte (z.b. steuerrechtliche Anpassungen) das rechte Ohr nur für die IFRS-Sachverhalte (z.b. Aktivierung von eigenerstellter Software) reserviert. Somit sind nur für Sachverhalte, die zwischen den beiden Rechnungslegungsstandards unterschiedlich zu verbuchen sind, die Buchungen doppelt zu erfassen. Aufgrund der Hauptnachteile dieser schon beim Kunden bestehenden Lösung, nämlich die Verlängerung des Kontenplans um die doppelten Konten, welche gleiche Inhalte in den unterschiedlichen Ohren präsentierten und die Möglichkeit, durch versehentliche Buchungen zwischen den Rechnungslegungsstandards Wertverschiebungen zu erzeugen, wurde die Analyse der Abbildung über parallele Ledger mit großem Interesse betrieben. Offensichtliche Vorteile sind dabei die klare Trennung der jeweiligen Rechnungslegungen in zwei unterschiedliche Datenspeicher und die Vermeidung von gedoppelten Konten, wenn gleiche Sachverhalte in unterschiedlicher Betragshöhe gebucht werden sollen. Eine Vermischung der Sachverhalte ist somit nicht mehr möglich. Der operative Buchungsaufwand ist mit dem der Micky-Mouse- Kontenlösung vergleichbar, da es dass neue Hauptbuch ermöglicht, gleiche 1 Diese Alternative wurde wegen der schlechteren Nachvollziehbarkeit nicht weiter verfolgt Seite: 3 / 8

4 Sachverhalte gleichzeitig in beide Ledger fortzuschreiben. Als nachteilig erwiesen sich in einem Release-Stand ECC6.0 ohne Enhancement Package 3 (das EHP3 war noch im Ramp-up) allerdings die Restriktionen, dass die offene Postenverwaltung nur im führenden Ledger möglich war (z.b. zum Ausziffern von Rückstellungskonten) und die Rückschreibung des Controlling-Ledger (z.b. für das UKV) auch nur in das führende Ledger möglich war. Aufgrund dieser Nachteile (die allerdings im Enhancement Package 3 durch die SAP teilweise behoben wurden) und des Komforts, die Buchungslogik während der Umstellung nicht ändern zu müssen, wurde sich letztendlich nach intensiven Überlegungen für die bewährte Kontenlösung entschieden. Einführung der GuV nach Umsatzkostenverfahren mit Echtzeitintegration CO->FI Bei der Einführung einer Gewinn- und Verlustrechnung nach dem Umsatzkostenverfahren stellt sich im Handel sofort die Frage, nach welchen Berichtsdimensionen wie z.b. Kundengruppe, Artikel, Warengruppe, Vertriebskanal, Filiale, usw. berichtet werden soll. Die Analyse beim Kunden ergab, dass für die für die detaillierte Deckungsbeitragsrechnung / Marktsegmentrechnung schon eine eigenentwickelte Lösung vorhanden war, weswegen sich die geforderten Berichtsdimensionen auf den Buchungskreis beschränkten. Alle weiteren Dimensionen der kundeneigenen Ergebnisrechnung wurden aus anderen operativen Systemen gefüllt. Als erstes schied somit die gerade für die kundenspezifische Multidimensionalität der Berichtsdimensionen geeignete Alternative der Abbildung über die Marktsegment und ergebnisrechnung SAP CO-PA aufgrund des nicht unerheblichen Implementierungsaufwands und der notwendigen Prozessveränderungen beim Erfassen des Buchungsstoffs aus. Neben der Anzahl der Berichtsdimensionen musste die Anforderung des Führens eines so genannten Sub-Funktionsbereichs erfüllt werden. Dies bedeutete, dass unterhalb des eigentlichen Funktionsbereichs wie z.b. Verwaltungs- oder Vertriebskosten die Art des Kostenanfalls berücksichtigt werden sollte. Diese Anforderung konnte sowohl über eine Ausmultiplizierung der relevanten GuV-Konten mit den Funktionen als auch über die Verwendung der klassischen Variante über das Objekt Funktionsbereiche abgebildet werden. Die Variante, die Konten auszumultiplizieren, hätte zwangsläufig zu einer Verlängerung des Kontenplans geführt. Deswegen wurde diese Variante als nächstes verworfen, weil die notwendige Verlängerung des Kontenplans mit dem Projektziel, eine Reduzierung der Kontenanzahl zu erreichen, kollidierte. Außerdem Seite: 4 / 8

5 ist durch die neue CO-FI-Echtzeit-Integration des New GLs insbesondere der ehemals exklusive Vorteil dieser Variante, dass durch die Bebuchung von ausmultiplizierten Konten die GuV nach UKV auch beinutzung des klassischen Hauptbuch in Echtzeit vorlag (und nicht erst die Buchungen aus dem Abstimmledger abgewartet werden mussten), nicht mehr gegeben. Letztendlich wurde sich somit für die Abbildung über Funktionsbereiche und die Nutzung der neuen CO-FI- Echtzeitintegration entschieden, bei der die Funktionsbereiche entweder im Sachkostenstamm bzw. Kostenstellenstamm hinterlegt werden und somit alle relevanten Informationen für das UKV ohne weiteren operativen Aufwand bei der Erfassung der Buchhaltungsbelege automatisch im Hintergrund abgeleitet werden können. Die Informationen für den oben angesprochenen Sub-Funktionsbereich sind im FI-Sachkonto bzw. der CO-Kostenart enthalten, so dass die Kombination aus Sachkonto/Kostenart und Funktionsbereich die inhaltlichen Anforderungen an das UKV erfüllt. Die kundeneigenen Felder des neuen Hauptbuchs Bei der Verwendung der kundeneigenen Felder steht der Wunsch, gemäß dem Grundsatz eine Wahrheit alle finanzwirtschaftlichen Auswertungen aus einer Datenquelle zu beziehen, in Konkurrenz zu dem Ziel, die Komplexität des Finanzbuchhaltungssystems gering zu halten und somit einen performanten Betrieb zu ermöglichen. Jede zusätzliche Berichtsdimension muss zusätzlich erfasst werden und sie erweitert die Summensatztabellen um eine zusätzliche Ebene. Somit gilt es während der Konzeptionsphase für jeden Kunden erneut diese beiden Zielrichtungen gegeneinander abzuwägen. In unserem Falle kam als Anforderung heraus, dass die Finanzbuchhaltung Daten bezüglich der Artikelnummer und der Warengruppe zu erfassen und an eine nachgelagerte Ergebnisrechnung weiterzuleiten hatte. Eine Übernahme der Stammdaten Artikel und Warengruppe in die Finanzbuchhaltung und somit eine Synchronisation zwischen diesen Systemen wurde jedoch aufgrund der Komplexität der Stammdaten ausgeschlossen. Die sinnvolle Voraussetzung für kundeneigene Felder ist jedoch das Vorhandensein von geeigneten im SAP abgelegten Stammdaten. Somit blieb in diesem Fall für den Kunden als beste Alternative die Verwendung eines freien Textfeldes (in diesem Fall Zuordnung) in welchem die Artikelnummer bzw. Warengruppe eingetragen werden kann. Dieser Ansatz ist keinesfalls eine für die breite Masse von SAP-Kunden zu empfehlende Lösung, soll aber zeigen, dass auch eine unkonventionelle Lösung ziel führend sein kann. Seite: 5 / 8

6 Profit Center Rechnung, Segmentberichterstattung und Online-Belegsplit Den größten Nutzen bot für unseren Kunden die in das neue Hauptbuch integrierte Profit-Center-Rechnung. Sie erfüllt vielfältige Anforderungen. Über sie konnte das ausgeprägte Filial- und Shopnetz abgebildet werden, so dass jedem Standort seine eigene GuV, aber auch die wichtigsten Bilanzpositionen wie z.b. Warenbestand zur Verfügung gestellt werden. Zusätzlich diente die Profit-Center-Rechnung als Grundlage der Segmentberichterstattung, insbesondere bei den Gesellschaften, die Beteiligungen in verschiedenen Segmenten halten. Außerdem wurden die ausländischen Kommissionärsgesellschaften über Profit Center dargestellt. Mit Blick auf zukünftige Anforderungen wurde bei der Konfiguration des Systems der Online-Belegsplit aktiviert und bei der Einstellung der Belegaufteilungsmerkmale die Einstellung Null-Saldo für Profit-Center gewählt. Durch diese technischen Funktionalitäten, die im Hintergrund mitlaufen, wurde schon ein wichtiger vorbereitender Schritt für zukünftige Anforderungen wie z.b. das so genannte Aktivitäten-Reporting absolviert, da das SAP-System nun auf Profit-Center-Ebene in der Lage ist, vollständige Bilanzen abzubilden. Daraus ensteht die Möglichkeit, neue Geschäftsmodelle ohne Gründung einer eigenen legalen Einheit und somit der Anlage eines neuen Buchungskreises auf Basis von Profit Centern getrennt abzubilden und zu berichten. Dies ermöglicht dem Kunden, neue Aktivitäten schon vor der Ausgliederung nach den gleichen Profitabilitätskennzahlen zu controllen und verringert somit die Investitionskosten beim Erschließen neuer Geschäftsfelder. Die Erfahrungswerte dieses und weiterer von Accenture begleiteter Projekte und die Aussagen der SAP selbst zeigen, dass der Online-Belegsplit einen hohen initialen Konfigurationsaufwand während der Projektphase verursacht, welcher bei der Planung des Projektes im Rahmen der der Business Case Erstellung und der Ressourcenplanung beachtet werden muss. Auch müssen für den späteren Betrieb Mechanismen implementiert werden, die vermeiden, dass z.b. fehlende Profit Center Informationen zu Problemen und damit zu Nacharbeiten bei der Verbuchung von Belege führen, was deutlich höhere Betriebskosten nach sich zieht. Special Ledger und SAP CO-OM als Ergänzung zum neuen Hauptbuch Grundsätzlich ähnelt der Aufbau des neuen Hauptbuchs dem eines Special Ledgers. Von dem Grundsatz, möglichst nur eine Wahrheit abzubilden und somit alle rechnungswesenrelevanten Informationen im Hauptbuch abzubilden, wurde in zwei Fällen abgewichen. 1) Die Abbildung der Kostenstellen- und der Innenauftragsrechnung wurde klassisch im SAP CO-OM abgebildet, z.b. wegen buchungskreisübergreifender Allokationen, Nutzungen des bewährten CO- Seite: 6 / 8

7 Standardreportings und der Planfunktionalitäten. 2) Es wurde trotz des neuen Hauptbuchs zusätzlich ein Special Ledger eingeführt, welcher die Datenbasis für die EC-CS-Schnittstelle darstellt. Die Entscheidung beruhte auf zwei Hauptgründen: 1) einerseits konnte der (Sub)funktionsbereich wie vom Konzernrechnungswesen gefordert über die Special Ledger Ableitungsregeln in eine echte Sachkontenbuchung auf dem Konzernkonto umgesetzt werden (siehe auch Kapitel ) 2) andererseits erreichten wir darüber eine höhere Flexibilität bei der Abbildung der Segmentzuordnung von Profit Centern, dessen Zuordnung im Profit-Center- Stammsatz im SAP Standard im neuen Hauptbuch nicht mehr änderbar wäre, sobald Buchungen stattgefunden haben. Die Projekterfahrung zeigt, dass sich das neue Hauptbuch hervorragend mit den herkömmlichen Techniken wie z.b. einem Special Ledger oder dem Gemeinkostencontrolling kombinieren lässt, was eine nie dagewesene Flexibilität bei der Konzeption der Rechnungswesenlösung darstellt. Exkurs Liquidity Planner Eine ebenfalls noch relative neue Funktionalität stellt der Liquidity Planner dar. Die Funktionalität des Liquidity Planner, die seit Release mysap ERP 2004 unter dem Dach der des Financial Supply Chain (FSCM) bereitgestellt wird 2 ersetzt die bis dato bekannte Finanzmittelrechnung. Obwohl der Liquidity Planner kein Bestandteil des neuen Hauptbuchs ist, sondern zum Financial Supply Chain Management gehört, sei an dieser Stelle aufgrund der engen Verbindung der LP-Istrechnung mit der Finanzbuchhaltung ein kurzer Exkurs erlaubt. In der Istrechnung des Liquidity Planners werden die getätigten Zahlungen eines Unternehmens von den Bank- und Kassekonten eines Unternehmens über geschlossene Belegketten bis hin zum informationstragenden GuV- oder Bilanzkonto zurückverfolgt. Auf Basis der so gewonnenen Information zur Zahlungsursache wird nun eine direkte Cash-Flow- Rechnung im Liquidity Planner aufbereitet. Da die Grundvoraussetzung für den Liquidity Planner geschlossene Belegketten sind, hat seine Einführung Einfluss auf die Definition, welche Konten offene Posten geführt sein sollten. Es empfiehlt sich somit, die Hauptbelegketten (Kundenzahlungen, Lieferantenzahlungen für Ware oder Kostenrechnungen, Intercompanyzahlungen, ) schon während des Projekts aufzunehmen, damit später bei bereits vorhandenen operativen Buchungsstoff keine Änderungen an der Kontenkonfiguration notwendig werden. 2 Quelle: SAP-Heft Nr. 15: Liquiditätsrechnung und planung mit dem SAP Liquidity- Planner; Sephan Kerber, Dirk Warntje Seite: 7 / 8

8 Fazit Die Funktionalitäten des neuen Hauptbuchs erweitern den durch das SAP-System bereitgestellten Werkzeugkasten erheblich und bieten dem Projektteam eine nie dagewesene hohe Flexibilität bei der Abbildung der Kundenanforderungen. Aus Sicht von Accenture stehen auch mit der Einführung des New GL die Prozesse und die Ermittlung der wichtigsten zukünftigen Reportinganforderungen weiterhin im Vordergrund, Systemfunktionalitäten, egal ob die neue oder klassische Variante gewählt wird, müssen diese bestmöglich unterstützen. Aus unserer Sicht ist somit eine sorgfältige Abwägung der Kundenanforderungen und des sinnvollen Einsatzes der neuen Funktionalitäten in der Konzeptionsphase äußerst wichtig. Insbesondere die erweiterten Möglichkeiten (wie z.b. die kundeneigenen Felder und der Online-Belegsplit), den Buchungsstoff um zusätzliche Kontierungsinformationen anzureichern, erzeugen den Bedarf an erhöhter Disziplin bei der Erfassung des Buchungsstoffs. Sämtliche Vorsysteme und Sachbearbeiter müssen in die Lage versetzt werden, die zusätzlichen Informationen im Zugriff zu haben um sie der jeweiligen Buchung mitgeben zu können. Diese Anforderungen sollten beim Design von Schnittstellen, Prozessen und Schulungen unbedingt berücksichtigt werden. Insgesamt lohnt sich die Einführung des neuen Hauptbuchs auch noch aus einem weiteren Aspekt. In der Entwicklung des NewGL seitens der SAP ist noch viel Bewegung, so dass auch zukünftig ohne großen Aufwand von Funktionalitätsverbesserungen und erweiterungen profitiert werden kann. Ermöglichen wird dies die Strategie der SAP, in kurzen Abständen in so genannten Enhancement Packages neue Funktionalitäten bereitzustellen, welche mit geringem Aufwand nach und nach eingeführt werden können. Ansprechpartner Accenture: Timo Accardo und Stefan Bronzel Seite: 8 / 8