Wichtiges. ExpoVit e-dec

Transkript

1 Wichtiges zu ExpoVit e-dec

2 Seite 2 Arbeiten mit Vorlagen... 3 Absendervorlage... 3 Kundenvorlagen... 3 Eine neue Sendung aus einer Vorlage erstellen... 4 Farbcodes der Ritter... 4 Sendungsnummer / Referenznummer... 5 Sendungsnummer... 5 Referenznummer... 5 Tipp... 5 Suchen einer Sendung mit dem Suchfeld... 6 Schlussfolgerung... 6 Korrekturen bei einer Sendung... 7 Vorgehen bei einer Korrektur... 7 Tipp... 8 Neue Deklaranten oder Namenwechsel... 9 Mutieren in ExpoVit e-dec... 9 Mutieren in der Zollkundenverwaltung ZKV... 9 Tipp... 9 Notfallsystem...11 Was mache ich, wenn die drei Statusfelder rot sind...12

3 Seite 3 Arbeiten mit Vorlagen Am effizientesten arbeiten Sie, indem Sie pro Kunde alle fixen Daten in einer Vorlage hinterlegen. Bei der nächsten Sendung öffnen Sie die Vorlage, erzeugen daraus eine Sendung und erfassen nur noch die variablen Daten. Absendervorlage Erstellen Sie zuerst eine Absendervorlage. Dort sind alle Daten hinterlegt, die bei jedem Kunden gleich sind, vor allem Angaben in den Formularen wie z. B. die Texte im EUR.1. Kundenvorlagen Erstellen Sie für jeden Kunden eine Vorlage mit allen konstanten Daten. Öffnen Sie dazu die Absendervorlage und speichern Sie die neue Kundenvorlage sofort ab (Datei Als Vorlage speichern ) Als Vorlage speichern Kundenname eingeben Nun erfassen Sie alle fixen Daten für diesen Kunden (inkl. Formulardaten). Speichern Sie die Vorlage mit Klicken auf das Diskettensymbol.

4 Seite 4 Eine neue Sendung aus einer Vorlage erstellen Klicken Sie in das Register Vorlagen und dann mit Doppelklick auf die gewünschte Vorlage. Klicken Sie auf das Symbol Blatt mit gelben Linien. Jetzt wird aus der Vorlage eine Sendung erzeugt. Die grünen Ritter werden gelb. Nun können Sie die Sendung ergänzen und fertig stellen. Farbcodes der Ritter Grün: Sie befinden sich in der Vorlage Gelb: Sie befinden sich in einer Sendung

5 Seite 5 Sendungsnummer / Referenznummer Sendungsnummer Der Zoll verlangt im e-dec System immer eine einmalige Sendungsnummer. Wenn Sie eine Sendung aus einer Vorlage erzeugen, schlägt Ihnen ExpoVit e-dec eine Sendungsnummer vor: Die Nummer ist aufgebaut aus Jahr-Monat-Tag und 1,2,3,4,5. Am nächsten Tag beginnt die hinterste Zahl wieder mit eins. Diese Sendungsnummern können Sie so übernehmen oder markieren, löschen und eine eigene wählen. Referenznummer Dieses Feld steht Ihnen zur freien Verfügung. Sie können hier Ihre Auftrags-, Rechnungs- oder Lieferscheinnummer eingeben. Beachten Sie, dass die Referenznummer auch in den Speditionsauftrag übertragen wird. Tipp Damit Sie mit einer einzigen Nummer Ihren Auftrag wieder finden, empfehlen wir Ihnen, diese im Feld Unsere Referenz einzutragen und die von ExpoVit e-dec vorgeschlagene Sendungsnummer zu übernehmen. So haben Sie den geringsten Aufwand. Wenn Sie für Ihre Prozesse zwei Nummern benötigen, so überschreiben Sie die vorgeschlagene Sendungsnummer mit einer Ihrer Nummern. Vorgeschlagene Sendungsnummer und eigene Referenznummer

6 Seite 6 Die Sendungsnummer und Referenznummer erscheinen in der Sendungsliste und sind nach diesen Kriterien auch wieder suchbar. Suchen einer Sendung mit dem Suchfeld Wenn Sie eine Sendung in ExpoVit e-dec suchen, öffnen Sie dazu die Sendungsliste und geben Ihre Auftrags- Rechnungs- oder Lieferscheinnummer in das Suchfeld ein. Die Sendung wird in der Sendungsliste blau markiert. Schlussfolgerung Entscheiden Sie sich (idealerweise) beim Starten mit ExpoVit e-dec, wie Sie die Sendungs- und Referenznummern handhaben. Wählen Sie die Lösung mit dem geringsten Aufwand.

7 Seite 7 Korrekturen bei einer Sendung ExpoVit e-dec erstellt nach der erfolgreichen Übermittlung der Sendung an den Zoll eine Ausfuhrliste als pdf. Diese Ausfuhrliste enthält einen Barcode. Bei der Ausfuhrabfertigung am Schweizer Zoll wird der Barcode eingelesen. Solange dieser Barcode noch nicht eingelesen ist, können Sie Ihre Sendung beliebig oft korrigieren. Ausfuhrliste pdf Sie können die Sendung erst korrigieren, wenn Sie die Ausfuhrliste erhalten haben. Die Anmeldung erfolgt als Erstübermittlung, bis im ersten Statusfeld ein pdf erscheint. Vorgehen bei einer Korrektur Ändern Sie Ihre Daten in der Sendung. Dann wechseln Sie in den Kopfdaten oben rechts beim Korrekturcode von 1 Erstübermittlung auf 2 Berichtigung. Dabei wird der Korrekturgrund automatisch auf 1 Antrag vor Aufnahme der Kontrolltätigkeit gestellt. Danach übermitteln Sie die Sendung nochmals an den Zoll. Sie können die Sendung nun mehrmals korrigieren und übermitteln.

8 Seite 8. In der Ausfuhrliste werden nun die bisherigen Daten gestrichen und die neuen blau dargestellt. Tipp Wenn Sie eine Korrektur vorgenommen haben, sind alle Korrekturen auf Ihrer Ausfuhrliste sichtbar. Sie können nun die Daten nochmals an den Zoll übermitteln, ohne etwas zu verändern. Das System übernimmt ihre früheren Korrekturen als gegeben an und zeigt nur noch die neuen Korrekturen an. Da Sie nichts mehr verändert haben, erhalten Sie nun eine saubere Ausfuhrliste. Niemand, der Ihre Ausfuhrliste in die Hand bekommt, sieht noch, was Sie verändert haben. Die Asiaten nennen das das Gesicht wahren. Wichtig Senden und/oder übergeben Sie Ihrem Spediteur die neuste Version der Ausfuhrliste.

9 Seite 9 Neue Deklaranten oder Namenwechsel Wenn es bei Ihnen einen Wechsel bei den Deklaranten gibt (neuer Mitarbeiter oder Namenwechsel durch Heirat), müssen Sie dies in ExpoVit e-dec und in der Zollkundenverwaltung ZKV mutieren. Mutieren in ExpoVit e-dec Gehen Sie dazu in Stammdaten > Deklaranten und ändern dort die Angaben. Mutieren in der Zollkundenverwaltung ZKV Kopieren Sie die Benutzer-ID (und das Passwort) und klicken auf den Link Zollkundenverwaltung. Sie kommen so direkt in die ZKV. Es funktionieren nur die Browser Internet-Explorer und Firefox. Google Chrom und Safari gehen nicht. Zur Beachtung In der ZKV kann jede Deklaranten-Nr. (1,2,3 ) nur ein einziges Mal verwendet werden. Wenn ein Deklarant gelöscht wird, muss als Datum min. der nächste Tag gewählt werden. Die Mutationen in der ZKV werden beim Zoll über die nächste Nacht migriert. Ihre Mutationen sind folglich erst am nächsten Tag aktiv. Tipp Notieren Sie Ihre Benutzer-ID und Passwort für die ZKV in den beiden Feldern in der Maske Deklaranten. So finden Sie sie später wieder.

10 Gehen Sie ins Menu Deklaranten und nehmen Sie dort die Mutationen ebenfalls vor. Seite 10

11 Seite 11 Notfallsystem Für den Fall, dass das System des Zolls ausfällt oder Ihre Internetverbindung ausgefallen ist, gibt es ein Notfallsystem. - Erfassen Sie dazu Ihre Sendung ganz normal. - Aktivieren Sie im Register Formulare das Formular Notfallblatt. - Drucken Sie die Seiten aus und geben Sie sie dem Spediteur mit. - WICHTIG: Sobald die Systeme wieder funktionieren, müssen Sie die Sendung nachträglich ganz normal an den Zoll übermitteln. Bei Verwendung des Notfallblattes muss zuerst beim Zoll eine Bewilligung eingeholt werden: ksc.helpdesk@ezv.admin.ch oder Wenn das Problem beim Zoll liegt, braucht es keine Bewilligung. Test: / Zollanmeldung / Anmeldung Firmen / Systemverfügbarkeit / Status Produktion

12 Seite 12 Was mache ich, wenn die drei Statusfelder rot sind Eine Ausfuhranmeldung beim Zoll ist 30 Tage gültig. danach verfällt sie. Nach 15 Tagen erhalten sie eine Warnung. Dabei werden die 3 Statusfelder gelb und in der Sendung erscheint der Text "Anmeldung ist noch 15 Tage gültig". Nach 25 Tagen erhalten sie eine 2. Warnung. Dabei werden die 3 Statusfelder rot und in der Sendung erscheint der Text "Anmeldung verfällt in 5 Tagen". Die Einfärbung und der Text sind statisch und bleiben bestehen. Wenn die Sendung verfallen ist, gibt es 4 mögliche Ursachen: 1. Der Spediteur hat Ihre Ausfuhrliste übersehen und hat die Sendung beim Zoll nochmals angemeldet (häufigster Fall). 2. Die Ausfuhrliste wurde vom Zoll (noch) nicht verarbeitet. 3. Der Spediteur hat die Ausfuhrliste dem Zoll nicht vorgelegt oder der Chauffeur fuhr über die Grenze, ohne die Ausfuhrliste abzugeben. 4. Die Sendung liegt noch bei Ihnen oder wurde annulliert. 5. Sie haben die Sendung doppelt angemeldet 1. Der Spediteur hat Ihre Ausfuhrliste übersehen. In diesem Fall hat der Spediteur die Sendung beim Zoll nochmals angemeldet. Dazu hat er 2 Möglichkeiten; mit e-dec (wie Sie) mit dem alten NCTS (erkennbar am rosa Ausfuhrbeleg 11.38) Wenn er Ihre Sendung mit e-dec angemeldet hat, gibt es 2 Möglichkeiten: Versuchen Sie die Sendung in ExpoVit mit dem Tool evv Export (Button mit Schweizerkreuz und LKW) abzuholen. Das funktioniert, wenn der Spediteur die Sendung im Feld "Versender" mit Ihrer UID-Nummer angemeldet hat. Andernfalls kontaktieren Sie Ihren Spediteur und fragen Sie ihn, wie er die Sendung verzollt hat (e-dec oder NCTS). Wenn er Ihre Sendung mit e-dec angemeldet hat, so sollten Sie von ihm per Mail die evv erhalten oder die Zugangsdaten für die Abholung auf dem Zollserver (Web-GUI). Importieren Sie nun die xml-datei (ohne Signatur-Check) mit Tools > evv importieren (per erhalten) in Ihr ExpoVit. Verarbeitung nach Erhalt der evv Öffnen Sie nur Ihre Sendung und setzen Sie im Feld Unsere Referenz ein Zeichen vor Ihre Referenz, z.b. xxx. Danach kopieren Sie das ganze Feld, öffnen die evv des Spediteurs und setzen Ihre Referenz (mit den xxx) ins Feld Unsere Referenz und speichern es ab. Danach können Sie die Sendung manuell ins Archiv verschieben (rechte Maustaste). Nun haben Sie im Archiv für die Sendung 2 Zeilen; Ihre Anmeldung mit allen Warendaten und die evv vom Spediteur (ohne Warendaten auf dem

13 Bildschirm). Mit dem Zeichen vor Ihrer Referenz ersehen Sie, dass die Sendung ein Geschwister haben muss und sind so bei einer MWST-Revision gewappnet. Seite 13 Wenn er Ihre Sendung mit NCTS angemeldet hat, so sollten Sie den rosa Ausfuhrbeleg erhalten. Diesen müssen Sie währen 10 Jahren aufbewahren. Zur Kontrolle in ExpoVit können Sie die Sendung öffnen und im Feld Unsere Referenz den Vermerk "Form 11.38" voranstellen und speichern. So ersehen Sie in der Sendungsliste in der Kolonne Unsere Referenz den Vermerk. Danach können Sie die Sendung manuell ins Archiv verschieben (rechte Maustaste). 2. Die Ausfuhrliste wurde vom Zoll (noch) nicht verarbeitet. Ihre Ausfuhrliste wurde wohl vom Zoll eingelesen (grüner Punkt, Datum "Annahme"), aber Sie haben noch keine evv erhalten. Es kann sein, dass die Bearbeitung beim Zoll mal etwas mehr Zeit in Anspruch nimmt oder das Zollamt noch weitere Unterlagen benötigt. Warten Sie etwas ab. Ca. 20 Tage nach der Sendungsanmeldung können Sie beim Zoll eine Anfrage zum Stand Ihrer Ausfuhr stellen. 3. Die Sendung wurde vom Spediteur beim Zoll nicht angemeldet oder der Chauffeur fuhr über die Grenze, ohne die Ausfuhrliste abzugeben. Wenn dieser Fall zutrifft, muss der Spediteur die Sendung nachträglich beim Zoll anmelden. Dazu müssen Sie die Sendung nochmals in ExpoVit erfassen und dem Zoll übermitteln. Dazu ein Trick: Speichern Sie die Sendung als Vorlage ab, öffnen die Vorlage und erzeugen aus der Vorlage wieder die Sendung. So haben Sie eine Kopie der ursprünglichen Sendung. Die Vorlage können Sie danach löschen Wenn Sie die evv für die 2. Anmeldung erhalten haben, können Sie die erste Anmeldung in der Sendungsliste löschen. 4. Die Sendung liegt noch bei Ihnen oder wurde annulliert. Verlängern Sie die Ausfuhrliste (innerhalb der letzten 5 Tage). Wenn die Sendung annulliert wurde, können Sie sie ins Archiv verschieben oder mit der rechten Maustaste löschen. 5. Sie haben die Sendung doppelt angemeldet. Kontrollieren Sie in Ihrer Sendungsliste, ob die Sendung evtl. doppelt angemeldet wurde. In diesem Fall löschen Sie die Sendung ohne evv (2. PDF).