Chancen- und Risikomanagement Von der Konzeption zur Umsetzung. Tagung zhaw vom 10. Dezember 2012 Thomas Kuoni, Stv. Direktor Finanzverwaltung

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1 Chancen- und Risikomanagement Von der Konzeption zur Umsetzung am Beispiel der Stadt Zürich Thomas Kuoni, Stv. Direktor Finanzverwaltung

2 Weshalb Chancen- und Risikomanagement? Als Führungskraft muss ich mir Gedanken darüber machen, welche Risiken mich bei der Erreichung meiner e Ziele e beeinträchtigen. t Der Chancen- und Risikobericht dokumentiert, dass ich mir den Chancen und Risiken meines Verantwortungsbereiches bewusst bin und hilft den vorgesetzten Stellen bei der Einschätzung, wo Massnahmen ergriffen werden müssen. Zwar überlege ich mir bei der täglichen Arbeit, welche Risiken ich eingehe oder welche Chancen ich ergreife, es entlastet mich aber, mir einmal jährlich systematisch Gedanken über Chancen und Risiken in meinem Verantwortungsbereich zu machen. Ich trage dafür Verantwortung, dass die mir anvertrauten öffentlichen Gelder nicht durch von mir unerkannte Risiken oder nicht ergriffene Chancen dezimiert werden. Trotz allem: Es wird immer wieder schwarze Schwäne geben! Hoffentlich landet keiner auf meinem Hausdach Seite 2

3 Das Projekt Die wichtigsten Inhalte Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und Stolpersteine Seite 3

4 Seite 4

5 Auslöser für Projekt: Neue Versicherungslösung Bis 2008 Ab 2009 Zahlreiche Versicherungsverträge mit uneinheitlichen Deckungen Tiefe Selbstbehalte mit entsprechend hohen Prämien Dezentrale Organisation Zwei Hauptversicherungsverträge (Haftpflicht und Sachrisiken) mit wenigen weiteren Einzellösungen (Spitalbereich, gesetzliche Versicherungen) Hoher gesamtstädtischer Selbstbehalt (10 Mio. Franken) und Eigenbehalt für Dienstabteilungen ( Franken) mit tiefen Prämien Zentrale Organisation (Inhouse Broker) Verbesserte Risikokontrolle ist nötig Seite 5

6 Gab es in der Stadtverwaltung Zürich bis anhin kein Risikomanagement? Das Thema war in der Stadtverwaltung Zürich sehr verbreitet. Es fehlte jedoch eine gemeinsame Systematik und eine konsolidierte Sichtweise! Beispiel Pandemie Die Stadt Zürich verfügt über eine umfassende Pandemieplanung, welche Vorkehrungen für die Bevölkerung, eö eug,desad die Stadt Zürich üc as als Arbeitgeberin und die Stadt Zürich als Dienstleisterin vorsieht. Die Mitarbeitenden wurden verschiedentlich über entsprechende Vorkehrungen orientiert. Seite 6

7 Zusammenfassung verschiedener Baustellen zu einer gemeinsamen Baustelle Chancen- und Risikomanagement Versicherungen Projekt CHARM Chancen- und Risikomanagement und Internes Kontrollsystem Internes Kontrollsystem (IKS) Accounting Manual Seite 7

8 Ziele und Instrumente Projekt CHARM Wirkung Ziele Sichere, effiziente und ordnungsgemässe Aufgabenerfüllung Leistungs- Compliance Vermögensschutz Reporting erbringung Rechtsvorschriften, Aktiven, Personal, Zuverlässige, sicherstellen und Regeln und Ethik Know-how, ordnungsgemässe optimieren einhalten Reputation und und vollständige Umwelt schützen Berichterstattung Führungs- Instrumente t AM Accounting Manual regelt das Rechnungswesen IKS Internes Kontrollsystem reduziert Prozessrisiken durch interne Kontrollen RM Chancen- und Risikomanagement erkennt und bewältigt Top-Chancen und -Risiken Im Fokus betrifft das Finanz- & Rechnungswesen betrifft alle wesentlichen Prozesse betrifft die Führung der Organisation Auftrag AM anwenden (ab 11) Regeln des Manuals werden angewendet. Finanz. IKS (ab 12) Umfassendes IKS Wesentliche Finanzprozesse sind identifi- Kontrollen für alle Angemessene interne ziert, dokumentiert und wesentlichen Prozesse angemessen kontrolliert (ab 2013) RM-Bericht (ab 2011) Verwaltungseinheiten erheben und beurteilen jährlich ihre Top-Chanen und Risiken. Konsolidierung Dept und Stadt Hilfsmittel Rechtsgrundlagen Konzepte / Manuals Hilfsmittel / Vorlagen Schulung & Erfahrungsaustausch Unterstützung Seite 8 vor Ort

9 Aktivitäten im Überblick Konzept September 2010 Alle Departemente (Dept) und Dienstabteilungen (DA) Abschlussbericht stadtweite Vernehmlassung 12. Juli 2012 Stadtrat Ergebnisbericht Dezember 2007 Stadtrat Genehmigung neues Risiko- und Versicherungs-Konzept 1. Januar 2009 Finanzverwaltung (FVW) Neue Versicherungslösung eingeführt Konzept 13. April 2011 Stadtrat Freigabe Umsetzung Piloten Ausbreitung Jährlicher Update März/April 2010 FVW / MRZ Pilotworkshops Dezember 2010 Diverse DA Abschluss Pilotworkshops Ab August 2012 Alle Dept und DA Updateworkshops Juni 2012 Alle Dept Konsolidierung Umsetzung März 2012 Alle DA Abschluss Erhebungen Seite 9

10 Unsere Partner Seite 10

11 Das Projekt Die wichtigsten Inhalte Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und Stolpersteine Seite 11

12 Um was geht es? Das Chancen- und drisikomanagement ik tder Stadt dtzüi Zürich htä trägt tdazu bei, dass die Leistungserfüllung und Funktionsfähigkeit der Stadtverwaltung jederzeit sichergestellt ist, schützt Mensch, Umwelt und Vermögen und wahrt die Reputation, schafft Transparenz bezüglich Chancen und Risiken für die Zielerreichung, unterstützt die Führung mittels umfassender und aktueller Risikoinformationen, ik i dient der Erkennung und Steuerung von Risiken durch entsprechende Massnahmen sowie deren Überwachung, trägt zur Reduktion der Risikokosten bei und fördert das Chancen- und Risikobewusstsein bei allen Mitarbeitenden. Auszug städtische Chancen- und Risikopolitik Seite 12

13 Was ist ein Risiko? Was eine Chance? Unter Risiko / Chance werden Ereignisse und Entwicklungen verstanden, die mit einer gewissen Wahrscheinlichkeit eintreten und wesentliche negative / positive finanzielle und nichtfinanzielle Auswirkungen auf die Erreichung der Ziele und die Erfüllung der Aufgaben haben. Ursachen Risiko / Chance Beispiel Risiko - Spannungen im Team -Mangelnde Wertschätzung - Hohe Arbeitsbelastung Weggang g Schlüsselmitarbeitende Beispiel Chance - Neue IT-Technologie Online-Formular Auswirkungen Know How-Verlust - Online-Erfassung und Übermittlung aller benötigten Daten an DA - DA kann Daten direkt übernehmen - Aufwandreduktion Massnahmen Mitarbeiterförderung Möglichkeiten abklären Seite 13

14 Ganzheitliches Chancen- und Risikomanagement Umfeld Strategisch Operativ Finanzen Gefährdung Gesetze Gesellschaftliche Tendenzen Technologische Entwicklungen Management- entscheide Projekte Haftungsrisiken Vertragsrisiken Betriebsunterbrechung Qualität HR IT Zinsen Liquidität Debitoren Terrorismus Vandalismus Elementarrisiken Diebstahl Seite 14

15 Chancen- und Risikolandkarte Seite 15

16 Beschreibung Chance bzw. Risiko Seite 16

17 Chancen- und Risikomanagement-Prozess 1. Erstellen Zusammenhang 5. Controlling 2. Identifikation 4. Umsetzung 3. Beurteilung Seite 17

18 Ablauf Workshops Vorgespräch Besprechung des Vorgehens mit den verantwortlichen Personen der betroffenen Dienstabteilung Information Geschäftsleitung Dienstabteilung Grundsätzliche Erläuterungen zum Chancen- und Risikomanagement Erläuterung des Vorgehens «Hausaufgaben» Halb- oder ganztägiger Workshop Geschäftsleitung Dienstabteilung Ablauf gemäss Chancen- und Risikomanagement-Prozess Präsentation Chancen- und Risikobericht in der Geschäftsleitung der Dienstabteilung Information über Chancen- und Risikobericht Genehmigung g Chancen- und Risikobericht durch Geschäftsleitung Kommunikation Seite 18

19 Workshops Seite 19

20 Statistische Informationen Gefährdung; 97 Umfeld; 116 Finanziell; 54 Strategisch; 197 Operativ; 300 Seite 20

21 Konsolidierung Stadtrat FVW erstellt auf Basis der von den Departementsvorstehenden genannten Chancen und Risiken einen Bericht Optik Stadtrat rch RVZ Unters stützung du Departement 1 Departement 2 Dienstabteilung 1 Dienstabteilung 2 Weitere Departemente Weitere Dienstabteilungen Chancen und Risiken der Dept Chancen und Risiken der DA Departemente erstellen auf Basis eines Vorschlags der FVW einen Chancen- und Risikobericht Optik Stadtrat t Departementsvorstehende bestimmen, welche Chancen und Risiken dem Stadtrat vorgelegt werden Dienstabteilungen und Departementssekretariate erheben Chancen und Risiken Optik Dienstabteilung bzw. Departementssekretariat Selbstdeklaration der Chancen und Risiken, welche auf Stufe Departement und Stadtrat relevant sind Erstellung Chancen- und Risikobericht Massnahmen ableiten und umsetzen inkl. Controlling Seite 21

22 Schnittstellen Politik und Strategie der Organisation FIBAL Kontinuitätsmanagement Versicherungsmanagement Weitere Schnittstellen Arbeitssicherheit Gesundheitsschutz, Case Management Gesundheitsförderung Qualitäts management Meldung der im IKS erkannten Toprisiken und Chancen Organisationsweites Chancen- und Risikomanagement als Querschnittsfunktion verschiedener Management-Teilsysteme Internes Kontrollsystem als Führungsinstrument zur Kontrolle und Optimierung verschiedener Management-Teilsysteme Meldung der im RM erkannten Prozessrisiken In Anlehnung an ONR Seite 22

23 Das Projekt Die wichtigsten Inhalte Herausforderungen, Erfolgsfaktoren und Stolpersteine Seite 23

24 Nutzen Könnte es sich die Stadt Zürich leisten, kein Risikomanagement zu betreiben? Seite 24

25 Die grösste Herausforderung Schwarze Schwäne entdecken In Anlehnung an Nassim Nicholas Taleb, Der Schwarze Schwan, Die Macht höchst unwahrscheinlicher Ereignisse Entscheidend ist nicht die Tiefe des Wissens, sondern das Wissen über das Nichtwissen. NZZ, 29. Oktober 2008, Artikel «Was lernt die Lehre aus der Finanzmarktkrise?» von Thorsten Hens Seite 25

26 Die grössten Herausforderungen Wesentliche Chancen und Risiken erkennen Seite 26

27 Erfolgsfaktoren Nicht nur über Risiken ik sprechen, auch Chancen einbeziehen i Fördert Akzeptanz des Projekts Einfacher Ansatz wählen Es braucht Geduld: Ergebnisse werden im ersten Durchgang vermutlich noch nicht befriedigen Weniger die Frage, wo eine Chance oder ein Risiko mathematisch exakt positioniert wird ist wichtig, als die Diskussion über die Chance oder das Risiko ik und die Festlegung von Massnahmen Die Beschreibung der Chance oder des Risikos ist wichtig Die eingeführte IT-Lösung erleichtert t die Arbeit enorm (Konsistenz der Daten, Auswertungen etc.) Führungskräfte für Projekt gewinnen Ganzheitlich angehen aber klare Grenzen setzen Seite 27

28 Stolpersteine Die Frage der Konsolidierung der Chancen und Risiken ik auf eine höhere Ebene ist auch in der Wissenschaft noch ungelöst und wird in der Literatur konsequent ignoriert Die Achsenskalierung ist erklärungsbedürftig und gibt jeweils zu umfangreichen Diskussionen Anlass Die Quantifizierung der Chancen und Risiken ist in der Regel schwierig Seite 28

29 Weiterentwicklungsschritte Abfrage jährliches h Schwerpunktthema Erhebung der tatsächlich eingetretenen Risiken Finanzielle Bewertung der Chancen und Risiken Frühwarnindikatoren Einsatz einer Voting-Software für die Positionierung der Chancen- und Risiken in der Matrix Soll-Bewertung als zusätzliche Ebene Verkettung von Chancen und Risiken Erarbeitung eines stadtweiten Chancen- und Risikokataloges zwecks Überprüfung der Chancen und Risiken durch die Organisationseinheiten Analyse der Querschnittsrisiken i ik durch die Querschnittsämter t Seite 29

30 «Like Wayne Gretzky says, go where the puck is going, not where it is.» Warren Buffet, Chairman and Chief Executive, Berkshire Hathaway Seite 30

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