Bargeld, Post und Schülerbeiträge

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1 ACS Data Systems AG Bargeld, Post und Schülerbeiträge (Version ) Buchhaltung für Schulen ACS Data Systems AG Bozen / Brixen / Trient Tel

2 2 Inhaltsverzeichnis 1. BARGELDVERWALTUNG Erfassen Eingänge Abrechnung und Überweisung Aufheben der Abrechnung Ausdrucke Bargeldverwaltung Drucken der Empfangsbestätigung Drucken des Registers der Bargeldeinahmen Drucken der Bargeldabrechnungen Tabellen Erfassen Register Bareinnahmen Erfassen der Art der Einnahmen Drucken der Art der Einnahmen VERWALTUNG DES POST K/K Erfassen der Einnahmen und Ausgaben des Post K/K Ausgabe des Registers Post K/K Tabellen Erfassen der Art der Einnahmen Drucken der Art der Einnahmen SCHÜLERBEITRÄGE Erfassen der Schülerbeiträge Generieren der Schülerbeiträge Einheben der Schülerbeiträge Abrechnung und Überweisung...34

3 3 3.5 Aufheben der Abrechnung Ausdrucke Schülerbeiträge Drucken der Empfangsbestätigungen Drucken des Registers der Schülerbeiträge Drucken des Registers der Abrechnungen Drucken Übersicht Schülerbeiträge nach Klassen Drucken Übersicht Schülerbeiträge pro Schüler Tabellen Erfassen der Schüler Übertragen / Aktualisieren der Schüler aus Popcorn Erfassen der Art der Einnahmen und der Befreiungen Drucken der Art der Einnahmen und der Befreiungen... 49

4 4 1. Bargeldverwaltung Mit der Bargeldverwaltung werden die Einnahmen wie Beiträge von Schülern und Lehrer verwaltet. Grundsätzlich werden alle Beiträge der Schüler in der Verwaltung der Schülerbeiträge erfasst; sollte es sich um eine Bargeldeinnahme (oder um eine Einnahme in das Post K/K) handeln, so wird automatisch dieser Eintrag auch in die Bargeldverwaltung (oder Post K/K Verwaltung) übernommen. Deshalb werden in der Bargeldverwaltung nur die Einnahmen direkt erfasst, die nicht von den Schülern stammen. Die Abrechnung und Überweisung aller Bargeldeinnahmen, auch die der Schüler, wird hingegen in der Bargeldverwaltung durchgeführt. 1.1 Erfassen Eingänge Für jede Bargeldeinnahme wird ein Eintrag im Programm Erfassen Bargeldeinnahmen (Menü Bargeldverwaltung) durchgeführt. Ähnlich wie beim Ökonomatsdienst können auch bei der Bargeldverwaltung mehrere Register (z.b. für andere Schulstellen) verwendet werden. Grundsätzlich muss mindestens ein Register vorhanden sein (siehe hierzu Kapitel Erfassen Register Bareinnahmen, Seite 15). Nach Eingabe des Registers (dieses wird ggf. automatisch vorgeschlagen) wird durch Klicken auf [Neu] automatisch eine Nummer vorgeschlagen; diese Nummer ist fortlaufend für jedes Register und

5 5 beginnt jedes Finanzjahr mit 1. Bestehende Einnahmen können durch Klicken auf [Übersicht] angezeigt werden. Dabei stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung. Mit [Ändern] kann eine ausgewählte Einnahme geändert werden. Für jeden Beitrag wird das Datum der Einnahme (muss innerhalb des Finanzjahres liegen), eine Beschreibung über die Einnahme, der eingenommene Betrag und der Schuldner erfasst. Der Schuldner kann als freies Textfeld eingegeben oder vom Archiv der Schuldner (die für die Einnahmeanordnungen verwendet werden) durch Klicken auf [Schuldner]ausgewählt werden. Achtung: Es dürfen hier keine Schülerbeiträge erfasst werden; diese werden immer über das Programm Erfassen Schülerbeiträge eingegeben, auch wenn es sich um Bareinnahmen handelt. Diese werden dann automatisch vom Programm Schülerbeiträge in die Bargeldverwaltung kopiert und können gemeinsam mit den anderen Einnahmen hier abgerechnet werden. Gleichzeitig wird auch der Saldo der noch abzurechnenden Bargeldeinnahmen angezeigt. Weitere Felder sind optional und können bei Bedarf erfasst werden: Art der Einnahme: es ist möglich, die Einnahmen in bestimmten, von der Schule frei definierbaren Kategorien zu unterteilen, um somit getrennte Auswertungen nach Art der Einnahme zu erhalten (z.b. Einnahmen für Lehrfahrten, für Veranstaltungen, usw.). Diese Tabelle gilt sowohl für die Bargeldeinnahmen, als auch für die Post K/K Einnahmen und die Schülerbeiträge; für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen, Seite 16. Kostenaufteilung: es kann eine Kostenaufteilung erfasst werden; diese wird dann bei der Abrechnung auf die Einnahmeanordnung übertragen. Sollten mehrere Kostenaufteilungen erforderlich sein, so können diese auf der Seite Kostenaufteilung als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Projekt: falls diese Einnahme mit einem Projekt verbunden ist, so kann hier das Projekt und die Art ausgewählt werden; falls diese Einnahme mehrere Projekte betrifft, so können diese auf der Seite Projekte als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Für jede Bargeldeinnahme kann eine Empfangsbestätigung generiert werden; normalerweise wird hier das Feld Empfangsbestätigung automatisch aktiviert; sollten Sie keine Bestätigung wünschen, so löschen Sie den Eintrag im Feld (Häckchen). Falls hingegen einmal eine Bestätigung generiert wurde, so kann diese nicht wieder annulliert werden. Neben dem Feld Empfangsbestätigung wird die Nummer der generierten Bestätigung angezeigt; diese Nummer ist immer fortlaufend (auch über das Jahr hinaus). Falls eine Bewegung, die bereits abgerechnet wurde (d.h. die Einnahmeanordnung wurde bereits erstellt), erneut aufgerufen wird, so werden in den Feldern am unteren Bildschirmrand die Nummer, das Datum und die Einnahmeanordnung der Abrechnung angezeigt. Diese Felder können nicht geändert werden. Es ist jedoch möglich, eine Abrechnung wieder aufzulösen, um ggf. eine Einnahme zu korrigieren (siehe hierzu Kapitel 1.3 Aufheben der Abrechnung, Seite 9).

6 6 Eine Einnahme wird mit [Speichern] gespeichert. Anschließend erscheint folgende Frage: Mit [Ja] wird sofort die Empfangsbestätigung gedruckt; diese kann auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgegeben werden. 1.2 Abrechnung und Überweisung Die erfassten Bareinnahmen können mit dem Programm Abrechnung und Überweisung abgerechnet werden. Dabei werden alle Bargeldeinnahmen, die sowohl direkt in der Bargeldverwaltung als auch in den Schülerbeiträgen erfasst wurden, berücksichtigt. Durch Anklicken von [Suchen] werden alle noch abzurechnenden Eingänge angezeigt. Mit den Feldern Register, Beschreibung, Schuldner und Art der Einnahme (anschließend [Suchen] anklicken) können nur bestimmte Einnahmen für die Abrechnung ausgewählt werden; so z.b. können aufgrund der Beschreibung der Einnahme getrennte Abrechnungen durchgeführt und somit unterschiedliche Einnahmeanordnungen erstellt werden. Weiters können einzelne Einnahmen auch durch Aktivieren bzw. Deaktivieren des Feldes Abrechnen (Spalte ganz rechts) ausgewählt werden. Durch Anklicken von [Alle] werden alle angezeigten Einnahmen ausgewählt, durch Anklicken von [Keine] wird die Auswahl wieder gelöscht. In der letzten Zeile der Tabelle werden die Summe der abzurechnenden Beträge und die Anzahl der ausgewählten Einträge (Zeilen mit Häckchen) angezeigt; es ist jedoch zu beachten, dass diese Angaben erst nach Verlassen der ausgewählten Zeile aktualisiert werden.

7 7 Nach der Auswahl der abzurechnenden Eingänge klicken Sie auf [Weiter] oder wählen Sie die 2. Seite (Abrechnung) aus. Hier werden die erforderlichen Daten für die Abrechnung erfasst. Das Register wird von der 1. Seite übernommen und die Abrechnungsnummer wird automatisch vorgeschlagen. Die Felder Datum, Beschreibung, Titel Guthaben und Sekretär/in werden in die Feststellung und die Einnahmeanordnung übertragen (falls diese automatisch erstellt werden). Diese Daten werden bei der ersten Abrechnung gespeichert und somit bei einer neuen Abrechnung wieder vorgeschlagen. Das Kapitel, auf dem die Abrechnung erfolgt, kann entweder von der laufenden als auch von der Rückständegebarung sein. Falls die Felder Feststellung und Einnahmeanordnung leer bleiben, so werden diese automatisch mit den oben erfassten Daten (Datum, Beschreibung, usw.) erstellt. Sollte hingegen die Feststellung und evtl. auch die Einnahmeanordnung bereits bestehen, so können diese hier eingegeben werden; in diesem Falle werden keine neuen Dokumente erstellt und der Betrag der Einnahmen muss mit dem Betrag der Feststellung und der Einnahmeanordnung übereinstimmen. Wenn es sich um einen Rückstand handelt, so muss der Rückstand erfasst werden (dieser wird niemals automatisch erstellt). Die Einnahmeanordnung kann jedoch automatisch erstellt werden.

8 8 Mit [Erstellen] wird die Abrechnung durchgeführt. Dabei erscheint folgende Frage: Kontrollieren Sie hier nochmals, ob der Betrag und die Anzahl der Einnahmen übereinstimmen. Mit [Ja] wird die Abrechnung durchgeführt. Anschließend erscheint die Meldung: Falls die Felder Feststellung und Einnahmeanordnung nicht ausgefüllt wurden, werden Feststellung und Einnahmeanordnung automatisch erstellt; andernfalls werden diese nicht erneut erstellt und nur den einzelnen Einnahmen zugewiesen (in diesem Falle erscheint dann in der Meldung 0 Feststellung und 0 Einnahmeanordnung ). Im unteren Teil des Bildschirms werden die erstellten Dokumente (Feststellung und Einnahmeanordnung) angezeigt. Sollten Sie eine abgerechnete Einnahme erneut aufrufen (Programm Erfassen Eingänge ), so erscheint folgende Meldung: In diesem Falle kann nur mehr die Beschreibung geändert werden.

9 9 Weiters sind im unteren Teil des Bildschirms die Daten der Abrechnung ersichtlich. Um ggf. eine Korrektur in den Einnahmen durchzuführen, muss die Abrechnung vorher wieder aufgelöst werden (siehe hierzu folgendes Kapitel). 1.3 Aufheben der Abrechnung Sobald eine Abrechnung der Bargeldeinnahmen durchgeführt wurde, können die einzelnen Bewegungen der Einnahmen nicht mehr geändert werden (ausgenommen die Beschreibung). Um jedoch eine Korrektur durchführen zu können, muss die jeweilige Abrechnung aufgehoben werden. Mit dem Programm Aufheben Abrechnung (Menü Bargeldverwaltung > Tabellen) kann das Register und die Abrechnungsperiode, die aufgehoben werden soll, erfasst werden; es wird immer die letzte Periode vorgeschlagen, es ist jedoch auch möglich, auch vorherige Perioden aufzuheben. Um ggf. die korrekte Periode zu ermitteln, drucken Sie das Register der Bargeldeinnahmen aus; dort wird die Periode der Abrechnung angezeigt. Beim Anklicken von [Auflösen] erscheint folgende Frage: Mit [Ja] wird die Periode aufgelöst. Die einzelnen Einnahmen können jetzt wieder geändert werden.

10 10 Achtung: die für die Abrechnung verwendete Feststellung und Einnahmeanordnung, unabhängig ob diese händisch vom Anwender oder automatisch bei der Abrechnung erstellt wurden, bleiben bestehen. Sollte sich der Betrag der Einnahmen ändern, müssen ggf. diese Feststellung und Einnahmeanordnung manuell korrigiert werden. Bei der erneuten Abrechnung muss dieselbe Periode und auch dieselbe Feststellung und Einnahmeanordnung angegeben werden. Falls die Felder Feststellung und Einnahmeanordnung leer bleiben, so werden neue erstellt. Alternativ dazu können auch Einnahmeanordnung und Feststellung (in dieser Reihenfolge) gelöscht und dann bei der Abrechnung durch Freilassen dieser beiden Einträge neu erstellt werden. In diesem Falle jedoch wird für beide Dokumente die letzte freie Nummer verwendet (es werden also keine Löcher in der Nummerierung aufgefüllt, falls die gelöschte Einnahmeanordnung nicht die letzte Nummer war).

11 Ausdrucke Bargeldverwaltung In der Bargeldverwaltung stehen verschiedene Ausdrucke zu Verfügung Drucken der Empfangsbestätigung Für jede Bargeldeinnahme, bei der das Feld Empfangsbestätigung generieren aktiv ist (Häckchen), kann eine Empfangsbestätigung ausgegeben werden. Dieser Druck kann sowohl direkt bei der Erfassung der Einnahme als auch mit dem Programm Drucken Empfangsbestätigung erfolgen. Der Vorteil des Druckprogrammes liegt darin, dass damit 2 Bestätigungen auf einer Seite gedruckt werden können. Für die Auswahl stehen mehrere Felder zur Verfügung: Nummer der Empfangsbestätigung, Datum der Einnahme, Schuldner, Beschreibung der Einnahme oder Art der Einnahme.

12 12 Die Nummerierung der Empfangsbestätigung ist immer fortlaufend, auch über das Finanzjahr. Sollte eine Empfangsbestätigung gelöscht werden (da die Einnahme gelöscht wird), so kann diese Nummer nicht erneut verwendet werden (es wird immer eine neue fortlaufende Nummer verwendet). Der Name des/der Verantwortlichen (Name Unterschrift) für die Empfangsbestätigung wird in den Stammdaten des Bargeldregisters (Kap Erfassen Register Bareinnahmen, Seite 15) festgelegt.

13 Drucken des Registers der Bargeldeinahmen Für die Bargeldeinnahmen kann mit dem Programm Register Bargeldeinhebungen eine Übersicht über alle Bargeldeinnahmen ausgegeben werden. Dabei stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung. Zusätzlich zu den Eingaben wie Register, Nummer der Einnahme, Schuldner, Datum und Art der Einnahme kann hier die Abrechnungsperiode und die Bewegungen nach Abrechnungsstatus ausgewählt werden. Aus dieser Übersicht wird neben den Daten der Abrechnung am Ende auch eine Aufstellung nach Art der Einnahme (frei von der Schule definierbar) ausgegeben.

14 Drucken der Bargeldabrechnungen Mit dem Programm Register Abrechnungen Bargeldeinhebungen kann eine Aufstellung der durchgeführten Abrechnungen ausgegeben werden. Dabei können Abrechnungsnummer, Einnahmeanordnung, Kapitel und Datum der Abrechnung ausgewählt werden. Auf dem Ausdruck erscheint je eine Zeile pro Abrechnung.

15 Tabellen Für die Bargeldverwaltung müssen vorher bestimmte Stammdaten erfasst werden Erfassen Register Bareinnahmen Ähnlich wie beim Ökonomatsdienst können auch bei der Bargeldverwaltung mehrere Register (z.b. für andere Schulstellen) verwendet werden. Grundsätzlich muss mindestens ein Register vorhanden sein. Normalerweise sollte das Hauptregister (oder einzige Register) den Kode 1 beinhalten, da dieses dann automatisch vorgeschlagen wird. Folgende Felder müssen erfasst werden: Bezeichnung (dt) und (it): Beschreibung des Registers. Verantwortliche/r: falls hier ein Namen erfasst wird, so erscheint dieser auf den Empfangsbestätigungen. Einnahmeanordnung Abrechnung: diese Felder (Beschreibung, Titel Guthaben, Kapitel und Sekretär) werden für die automatische Erstellung der Feststellungen und Einnahmeanordnungen verwendet und werden hier nur als Vorgabewerte erfasst. Bei der Abrechnung werden diese Felder vorgeschlagen und können dort geändert werden. Anmerkung Inaktiv: sollte ein Register nicht mehr benötigt werden (z.b. Außenstelle), so kann dieses auf inaktiv gesetzt werden, damit es nicht mehr vorgeschlagen wird. Mit [Speichern] werden diese Einträge gespeichert.

16 Erfassen der Art der Einnahmen Für jede Einnahme kann eine Art zugewiesen werden; diese Art wird dann bei den Ausdrucken als Auswahlkriterium verwendet (z.b. alle Einnahmen für Schulgebühren, usw.) bzw. wird auf dem Ausdruck des Registers als Zusammenfassung angeführt. Die Art der Einnahmen gilt sowohl für die Bargeldeinnahmen, als auch für das Post K/K und die Schülerbeiträge; es handelt sich hier immer um dieselbe Tabelle. Diese Tabelle ist jahresabhängig, d.h. die Arten müssen jedes Finanzjahr entweder neu erfasst werden oder können mit dem Dienstprogramm Übertragen Stammdaten vom Vorjahr übernommen. Die Tabelle mit den Arten der Einnahmen wird von der Schule mit dem Programm Erfassen Art Einnahmen (Menü Bargeldverwaltung > Tabellen) festgelegt. Der Kode besteht aus einer Nummer. Diese Nummer wird automatisch fortlaufend angezeigt; es ist jedoch auch möglich, nicht fortlaufende Nummern (z.b. 10, 20, usw.) händisch zu erfassen. In den Feldern Bezeichnung wird die Beschreibung dieser Art erfasst; die Bemerkung steht für eine zusätzlichen Kommentar zur Verfügung. Mit [Speichern] wird die Art gespeichert; mit [Übersicht] werden die erfassten Arten angezeigt Drucken der Art der Einnahmen Die oben erfassten Arten der Einnahmen können mit dem Programm Drucken Art Einnahmen (Menü Bargeldverwaltung > Tabellen) tabellarisch ausgegeben werden.

17 17 2. Verwaltung des Post K/K Mit dieser Verwaltung werden die Einnahmen wie Beiträge von Schülern und Lehrer als auch Ausgaben des Post K/K erfasst. Grundsätzlich werden alle Beiträge der Schüler in der Verwaltung der Schülerbeiträge erfasst; sollte es sich um eine Einnahme über das Post K/K (oder Bargeld) handeln, so wird dieser Eintrag automatisch auch in die Post K/K Verwaltung (oder Bargeldverwaltung) übernommen. Deshalb werden hier nur die Einnahmen direkt erfasst, die nicht von den Schülern stammen. Bevor Sie mit der Eingabe der Bewegungen beginnen, geben Sie den Anfangssaldo ein (siehe Laufende Gebarung: Erfassen des Bank und Post K/K Saldos). 2.1 Erfassen der Einnahmen und Ausgaben des Post K/K Mit dem Programm Erfassen Einnahmen und Ausgaben (Menü Verwaltung Post K/K) werden werden die Einnahmen und auch die Ausgaben erfasst. Wählen Sie zuerst die Art (Einnahme oder Ausgabe) aus. Mit [Neu] wird automatisch die nächste freie Nummer ausgewählt; die Nummerierung ist fortlaufend und beginnt jedes Finanzjahr mit 1. Bestehende Bewegungen können durch Klicken auf [Übersicht] angezeigt werden. Dabei stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung. Mit [Ändern] kann ein ausgewählter Eintrag geändert werden.

18 18 Für jeden Eintrag (Einnahme oder Ausgabe) wird das Datum der Bewegung (muss innerhalb des Finanzjahres liegen), eine Beschreibung über die Einnahme/Ausgabe, der eingenommene oder bezahlte Betrag und der Schuldner (bei Einnahmen) erfasst. Der Schuldner kann als freies Textfeld eingegeben oder vom Archiv der Schuldner (die für die Einnahmeanordnungen verwendet werden) durch Klicken auf [Schuldner]ausgewählt werden. Achtung: Es dürfen hier keine Schülerbeiträge erfasst werden; diese werden immer über das Programm Erfassen Schülerbeiträge eingegeben, auch wenn es sich um Einnahmen in das Post K/K handelt. Diese werden dann automatisch vom Programm Schülerbeiträge in die Post Verwaltung kopiert und können gemeinsam mit den anderen Einnahmen überwiesen werden. Gleichzeitig wird auch der aktuelle Saldo des Post K/K angezeigt. Weitere Felder sind optional und können bei Bedarf erfasst werden: Art der Einnahme: es ist möglich, die Einnahmen in bestimmten, von der Schule frei definierbaren Kategorien zu unterteilen, um somit getrennte Auswertungen nach Art der Einnahme zu erhalten (z.b. Einnahmen für Lehrfahrten, für Veranstaltungen, usw.). Diese Tabelle gilt sowohl für die Post K/K Einnahmen, als auch für die Bargeldeinnahmen und die Schülerbeiträge; für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen, Seite 16. Kostenaufteilung: es kann eine Kostenaufteilung erfasst werden. Sollten mehrere Kostenaufteilungen erforderlich sein, so können diese auf der Seite Kostenaufteilung als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Projekt: falls diese Einnahme mit einem Projekt verbunden ist, so kann hier das Projekt und die Art ausgewählt werden; falls diese Einnahme mehrere Projekte betrifft, so können diese auf der Seite Projekte als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Eine Einnahme oder Ausgabe wird mit [Speichern] gespeichert. Für das Post K/K gibt es kein eigenes Programm für die Abrechnung und Überweisung. Sollte der Betrag des Post K/K an das Bankkonto überwiesen werden, so müssen Feststellung und Einnahmeanordnung händisch erstellt und in der Post K/K Verwaltung eine Ausgabe eingetragen werden.

19 Ausgabe des Registers Post K/K Mit dem Programm Register Post K/K (Menü Verwaltung Post K/K) kann das Register ausgegeben werden. Die Bewegungen können mit Nummer und Datum eingeschränkt werden. Sollte ein Von Datum erfasst werden, so wird automatisch ein Übertrag bis zum ausgewählten Datum berechnet. Am Ende der Tabelle wird eine Zusammenfassung nach Art der Einnahmen angezeigt.

20 Tabellen Für die Verwaltung des Post K/K müssen vorher bestimmte Stammdaten erfasst werden Erfassen der Art der Einnahmen Für jede Einnahme kann eine Art zugewiesen werden; diese Art wird dann bei den Ausdrucken als Auswahlkriterium verwendet (z.b. alle Einnahmen für Schulgebühren,usw) bzw. wird auf dem Ausdruck des Registers als Zusammenfassung angeführt. Die Art der Einnahmen gilt sowohl für die Bargeldeinnahmen, als auch für das Post K/K und die Schülerbeiträge; es handelt sich hier immer um dieselbe Tabelle. Diese Tabelle ist jahresabhängig, d.h. die Arten müssen jedes Finanzjahr entweder neu erfasst werden oder können mit dem Dienstprogramm Übertragen Stammdaten vom Vorjahr übernommen werden. Die Tabelle mit den Arten der Einnahmen wird von der Schule mit dem Programm Erfassen Art Einnahmen (Menü Verwaltung Post K/K > Tabellen) festgelegt. Der Kode besteht aus einer Nummer. Diese Nummer wird automatisch fortlaufend angezeigt; es ist jedoch auch möglich, nicht fortlaufende Nummern (z.b. 10, 20, usw.) händisch zu erfassen. In den Feldern Bezeichnung wird die Beschreibung dieser Art erfasst; die Bemerkung steht für eine zusätzlichen Kommentar zur Verfügung. Mit [Speichern] wird die Art gespeichert; mit [Übersicht] werden die erfassten Arten angezeigt Drucken der Art der Einnahmen Die oben erfassten Arten der Einnahmen können mit dem Programm Drucken Art Einnahmen (Menü Verwaltung Post K/K > Tabellen) tabellarisch ausgegeben werden.

21 21 3. Schülerbeiträge Mit der Verwaltung der Schülerbeiträge werden alle Einnahmen von Schüler (nur von Schüler) erfasst. Sollte es sich um Einnahmen über Bargeld oder Post handeln, so müssen diese immer im Programm der Schülerbeiträge erfasst werden; diese Einnahmen werden dann automatisch in die Bargeld oder Post K/K Verwaltung übernommen. Die Erfassung der Schülerbeiträge kann sowohl einzeln nach Schüler als auch blockweise nach Klasse, Fachrichtung oder Schulstelle erfolgen. Nachfolgend werden die einzelnen Programme erläutert. 3.1 Erfassen der Schülerbeiträge Mit dem Programm Erfassen Schülerbeiträge (Menü Schülerbeiträge) werden die Einnahmen der Schüler erfasst. Durch Klicken auf [Neu] wird automatisch eine fortlaufende Nummer vorgeschlagen; diese Nummer beginnt jedes Finanzjahr mit 1.

22 22 Bestehende Einnahmen können durch Klicken auf [Übersicht] angezeigt werden. Dabei stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung: Neben den verschiedenen Auswahlkriterien wie Art Einzahlung, Datum, Schüler usw. können mit den Feldern Betrag eingehoben bzw. Quittungsnummer alle Beiträge ausgewählt werden, in denen die Einzahlung noch offen ist bzw. die Quittungsnummer noch nicht erfasst wurde. Mit [Ändern] kann eine ausgewählte Einnahme geändert werden. Bei der Erfassung eines neuen Schülerbeitrages werden folgende Felder ausgefüllt: Datum der Eintragung: für jeden Eintrag wird ein Datum erfasst; dieses bezieht sich nur auf die Eintragung und nicht auf die Einnahme. Beschreibung: Textfeld für die Beschreibung der Einnahme Schüler: der Name des Schülers wird aus der Schülertabelle ausgewählt; diese wird von Popcorn übertragen. Für die Suche des Schülers (durch Klicken auf [ ] oder mit der Taste <F2>) stehen mehrere Suchfelder zur Verfügung: neben dem Namen kann ein Schüler auch nach Klasse, Fachrichtung und Schulstelle gesucht werden. Klasse, Fachrichtung und Schulstelle: diese Daten werden von den anagrafischen Daten des Schülers übernommen und mit der Einnahme gespeichert. Somit bleiben diese unverändert mit diesem Eintrag gespeichert, auch wenn der Schüler im nächsten Jahr die Klasse ändert. Es ist jedoch auch möglich, diese Felder hier manuell zu ändern. Betrag einzuheben: für jeden Eintrag kann vorerst auch nur der einzuhebende Betrag erfasst werden; dieses Feld ist optional und dient dazu, um offene Beiträge zu verwalten. Falls hier ein Betrag erfasst wird, so scheint dieser als einzuhebender Betrag auf den Listen auf. Dadurch ist es möglich, eine Aufstellung nach Klassen zu erhalten, auf der alle Schüler und die einzuhebenden Beträge aufscheinen. Sollte der Betrag hingegen schon eingenommen worden sein, so kann dieses Feld leer bleiben; in diesem Falle wird das Feld Betrag eingehoben ausgefüllt. Betrag eingehoben: hier wird der effektiv eingehobene Betrag erfasst; dieser Betrag wird dann auch als Einnahme abgerechnet. Durch Klicken auf den Knopf bzw. mit der Taste <F2> wird ggf. der einzuhebende Betrag übernommen (falls dieser vorher erfasst wurde). Im Feld Saldo wird die Summe der noch abzurechnenden Einnahmen mittels Bank angezeigt.

23 23 Datum Einnahme: falls ein eingehobener Betrag erfasst wurde, so muss hier das Datum der Einnahme eingegeben werden. Dieses Datum muss sich innerhalb des aktuellen Finanzjahres befinden; es ist nicht möglich, Einnahmen eines anderen Jahres zu verwalten. Falls nur der einzuhebende Betrag erfasst wurde, muss dieses Datum leer bleiben. Art der Einzahlung: hier wird bestimmt, wie die Einnahme erfolgt ist: Bargeld, Bank, Post oder Abrechnung (Art. 19). Falls ein eingehobener Betrag erfasst wurde, muss dieses Feld ausgefüllt werden, andernfalls kann es leer bleiben. Bei Bargeld bzw. Post wird gleichzeitig die Einnahme in das Bargeldregister bzw. Post K/K Register verbucht; evtl. Korrekturen müssen jedoch immer über die Schülerverwaltung durchgeführt werden. Falls die Art Bank ist, so erfolgt die Einnahme über die Bank; in diesem Falle wird die Abrechnung und Überweisung in der Schülerverwaltung erstellt. Bei Abrechnung wird hingegen nur die Abrechnung durchgeführt und keine Feststellung und Einnahmeanordnung erstellt; diese werden ggf. manuell vom Anwender erfasst. Quittungsnummer: wenn als Art der Einnahme Bank ausgewählt wurde, kann die Quittungsnummer erfasst werden; diese wird dann als Anlage zur Einnahmeanordnung, mit der dann die Abrechnung durchgeführt wird, angezeigt. Weitere Felder sind optional und können bei Bedarf erfasst werden: Art der Einnahme: es ist möglich, die Einnahmen in bestimmten, von der Schule frei definierbaren Kategorien zu unterteilen, um somit getrennte Auswertungen nach Art der Einnahme zu erhalten (z.b. Einnahmen für Lehrfahrten, für Veranstaltungen, usw.). Diese Tabelle gilt sowohl für die Bargeldeinnahmen, als auch für die Post K/K Einnahmen und die Schülerbeiträge (für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen und der Befreiungen, Seite 49) Art der Befreiung: für evtl. Befreiungen oder Reduzierungen an den Schülerbeiträgen können von der Schule frei definierbare Arten erfasst werden; diese können bei den Ausdrucken als Auswahlfeld verwendet werden (für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen und der Befreiungen, Seite 49) Kostenaufteilung: es kann eine Kostenaufteilung erfasst werden; diese wird dann bei der Abrechnung auf die Einnahmeanordnung übertragen. Sollten mehrere Kostenaufteilungen erforderlich sein, so können diese auf der Seite Kostenaufteilung als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Projekt: falls diese Einnahme mit einem Projekt verbunden ist, so kann hier das Projekt und die Art ausgewählt werden; falls diese Einnahme mehrere Projekte betrifft, so können diese auf der Seite Projekte als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Für jede Einnahme kann eine Empfangsbestätigung generiert werden; bei der Art Bargeld wird das Feld Empfangsbestätigung automatisch aktiviert; sollten Sie keine Bestätigung wünschen, so löschen Sie den Eintrag im Feld (Häckchen); andernfalls aktivieren Sie dieses Feld (für Bank, Post oder

24 24 Abrechnung). Eine einmal generierte Bestätigung kann nicht wieder annulliert werden. Neben dem Feld Empfangsbestätigung wird die Nummer der generierten Bestätigung angezeigt; diese Nummer ist immer fortlaufend (auch über das Jahr hinaus). Falls die Art der Einzahlung Bargeld ist, so kann am unteren Teil des Bildschirms das Bargeldregister ausgewählt werden (falls mehrere vorhanden sind); weiters wird die Nummer der Bargeldbuchung angezeigt (der Schülerbeitrag wird automatisch in das Bargeldregister übertragen). Falls die Art der Einzahlung Post ist, so können am unteren Teil des Bildschirms evtl. Postspesen, die mit der Einnahme verbunden sind, erfasst werden; weiters wird die Nummer der Post K/K Buchung angezeigt (der Schülerbeitrag wird automatisch in das Register des Post K/K übertragen). Falls eine Bewegung, die bereits abgerechnet wurde (d.h. die Einnahmeanordnung wurde bereits erstellt), erneut aufgerufen wird, so werden in den Feldern am unteren Bildschirmrand die Nummer, das Datum und die Einnahmeanordnung der Abrechnung angezeigt. Diese Felder können nicht geändert werden. Es ist jedoch möglich, eine Abrechnung wieder aufzulösen, um ggf. eine Einnahme zu korrigieren (siehe hierzu Kapitel 3.5 Aufheben der Abrechnung, Seite 38). Eine Einnahme wird mit [Speichern] gespeichert. Falls das Feld Empfangsbestätigung aktiv ist, erscheint folgende Frage: Mit [Ja] wird sofort die Empfangsbestätigung gedruckt; diese kann auch zu einem späteren Zeitpunkt ausgegeben werden.

25 Generieren der Schülerbeiträge Anstatt die Schülerbeiträge einzeln zu erfassen, ist es auch möglich, diese mit dem Programm Generieren Schülerbeiträge blockweise nach Klassen, Fachrichtung oder Schulstelle zu erstellen. Wählen Sie hierfür eines der 3 Auswahlfelder aus und klicken Sie auf [Suchen]. In der ersten Spalte können Sie zusätzlich die Schüler bestimmen, für die der Beitrag generiert werden soll; falls das Feld aktiv ist (Häckchen), wird der Beitrag für diesen Schüler generiert. Es ist auch möglich mit [Alle] alle zu aktivieren bzw. mit [Keine] alle zu deaktivieren und dann einzeln anzuklicken. Mit der Taste [Invertieren] wird die Auswahl umgekehrt. In der letzten Zeile der Tabelle wird die Anzahl der ausgewählten Schülerbeiträge (Zeilen mit Häckchen) angezeigt; es ist jedoch zu beachten, dass diese Angaben erst nach Verlassen der ausgewählten Zeile aktualisiert werden.

26 26 Mit [Weiter] gelangen Sie auf die 2. Seite für die Eingabe der Daten der Schülerbeiträge. Für jeden der vorher ausgewählten Schüler wird ein Eintrag mit folgenden Daten erstellt (es werden dieselben Daten erfasst wie im vorher beschriebenen Programm Erfassen Schülerbeiträge ): Datum der Eintragung: für jeden Eintrag wird ein Datum erfasst; dieses bezieht sich nur auf die Eintragung und nicht auf die Einnahme. Beschreibung: Textfeld für die Beschreibung der Einnahme Betrag einzuheben: für jeden Eintrag kann vorerst auch nur der einzuhebende Betrag je Schüler erfasst werden; dieses Feld ist optional und dient dazu, um offene Beiträge zu verwalten. Falls hier ein Betrag erfasst wird, so scheint dieser als einzuhebender Betrag auf den Listen auf. Dadurch ist es möglich, eine Aufstellung nach Klassen zu erhalten, auf der alle Schüler und die einzuhebenden Beträge aufscheinen. Sollte der Betrag hingegen schon eingenommen worden sein, so kann dieses Feld leer bleiben; in diesem Falle wird das Feld Betrag eingehoben ausgefüllt. Im Feld Summe einzuheben wird die Gesamtsumme der einzuhebenden Beträge, also der Betrag je Schüler multipliziert mit der Anzahl der ausgewählten Schüler, angezeigt. Betrag eingehoben: hier wird der effektiv eingehobene Betrag je Schüler erfasst; dieser Betrag wird dann auch als Einnahme abgerechnet. Durch Klicken auf den Knopf bzw. mit der Taste <F2> wird ggf. der einzuhebende Betrag übernommen. Im Feld Saldo wird die Summe der noch abzurechnenden Einnahmen mittels Bank angezeigt. Im Feld Summe eingehoben wird die Gesamtsumme der eingehobenen Beträge, also der Betrag je Schüler multipliziert mit der Anzahl der ausgewählten Schüler, angezeigt. Datum Einnahme: falls ein eingehobener Betrag erfasst wurde, so muss hier das Datum der Einnahme eingegeben werden. Dieses Datum muss sich innerhalb des aktuellen Finanzjahres befinden; es ist nicht möglich, Einnahmen eines anderen Jahres zu verwalten. Falls nur der einzuhebende Betrag erfasst wurde, muss dieses Datum leer bleiben.

27 27 Art der Einzahlung: hier wird bestimmt, wie die Einnahme erfolgt ist: Bargeld, Bank, Post oder Abrechnung (Art. 19). Falls ein eingehobener Betrag erfasst wurde, muss dieses Feld ausgefüllt werden, andernfalls kann es leer bleiben. Bei Bargeld bzw. Post wird gleichzeitig die Einnahme in das Bargeldregister bzw. Post K/K Register verbucht; evtl. Korrekturen müssen jedoch immer über die Schülerverwaltung durchgeführt werden. Falls die Art Bank ist, so erfolgt die Einnahme über die Bank; in diesem Falle wird die Abrechnung und Überweisung in der Schülerverwaltung erstellt. Bei Abrechnung wird hingegen nur die Abrechnung durchgeführt und keine Feststellung und Einnahmeanordnung erstellt; diese werden ggf. manuell vom Anwender erfasst. Quittungsnummer: wenn als Art der Einnahme Bank ausgewählt wurde, kann die Quittungsnummer erfasst werden; diese wird dann als Anlage zur Einnahmeanordnung, mit der dann die Abrechnung durchgeführt wird, angezeigt. Es ist jedoch auch möglich, nach der Generierung der Schülerbeiträge tabellarisch die einzelnen Quittungsnummern zu erfassen (siehe unten). Weitere Felder sind optional und können bei Bedarf erfasst werden: Art der Einnahme: es ist möglich, die Einnahmen in bestimmten, von der Schule frei definierbaren Kategorien zu unterteilen, um somit getrennte Auswertungen nach Art der Einnahme zu erhalten (z.b. Einnahmen für Lehrfahrten, für Veranstaltungen, usw.). Diese Tabelle gilt sowohl für die Bargeldeinnahmen, als auch für die Post K/K Einnahmen und die Schülerbeiträge (für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen und der Befreiungen, Seite 49). Art der Befreiung: für evtl. Befreiungen oder Reduzierungen an den Schülerbeiträgen können von der Schule frei definierbare Arten erfasst werden; diese können bei den Ausdrucken als Auswahlfeld verwendet werden (für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen und der Befreiungen, Seite 49). Kostenaufteilung: es kann eine Kostenaufteilung erfasst werden; diese wird dann bei der Abrechnung auf die Einnahmeanordnung übertragen. Sollten mehrere Kostenaufteilungen erforderlich sein, so können diese auf der Seite Kostenaufteilung als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Projekt: falls diese Einnahme mit einem Projekt verbunden ist, so kann hier das Projekt und die Art ausgewählt werden; falls diese Einnahme mehrere Projekte betrifft, so können diese auf der Seite Projekte als Tabelle erfasst werden. Die Eingabe dieser Felder erfolgt nach derselben Vorgangsweise wie in den Zahlungsaufträgen. Falls die Art der Einzahlung Bargeld ist, so kann das Bargeldregister ausgewählt werden (falls mehrere vorhanden sind); falls die Art der Einzahlung Post ist, so können evtl. Postspesen, die mit der Einnahme verbunden sind, erfasst werden. Für jede generierte Einnahme kann eine Empfangsbestätigung erstellt werden; bei der Art Bargeld wird das Feld Empfangsbestätigung automatisch aktiviert; sollten Sie keine Bestätigung wünschen,

28 28 so löschen Sie den Eintrag im Feld (Häckchen); andernfalls aktivieren Sie dieses Feld (für Bank, Post oder Abrechnung). Eine einmal generierte Bestätigung kann nicht wieder annulliert werden. Mit [Erstellen] werden die einzelnen Einträge der Schülerbeiträge erstellt. Dabei erscheint folgende Meldung. Falls die Art der Einnahme Bank ist, so können die einzelnen Quittungsnummern anschließend tabellarisch erfasst werden. Beantworten Sie hierzu die folgenden Frage mit [Ja]. In der folgenden Tabelle werden die erstellten Schülerbeiträge angezeigt. In der letzten Spalte können die Quittungsnummern jeweils einzelnen erfasst werden. Anschließend schließen Sie die Eingaben mit [Speichern] ab.

29 29 Falls das Feld Empfangsbestätigung aktiv ist, erscheint anschließend folgende Meldung. Mit [Ja] können die generierten Empfangsbestätigungen sofort ausgegeben werden; diese können auch in einem zweiten Moment ausgegeben werden (siehe Kap , Drucken der Empfangsbestätigungen, Seite 40). Anschließend kehrt das Programm wieder in die Auswahl der Schüler zurück. Es kann wieder eine neue Auswahl von Schüler durchgeführt (z.b. andere Klasse) und weitere Einträge für die Schülerbeiträge generiert werden; dabei bleiben die zuletzt erfassten Daten auf der 2. Seite erhalten. Falls unterschiedliche Beiträge von Schülern einer Klasse zu entrichten sind, so führen Sie dieses Programm einfach mehrmals aus. Wählen Sie zuerst alle Schüler aus, die denselben Beitrag bezahlen müssen (evtl. durch Anklicken der Spalte Auswahl, wobei das Feld aktiviert bzw. deaktiviert wird) und generieren Sie die Einträge. Anschließend kehrt das Programm wieder auf die 1. Seite mit der Schülerauswahl zurück; führen Sie wieder eine neue Auswahl von Schüler durch (ggf. wird durch die Taste [Invertieren] die bestehende Auswahl umgedreht, so dass die nicht ausgewählten Schüler ausgewählt und die vorher ausgewählten Schüler nicht mehr ausgewählt werden. Wechseln Sie zur 2. Seite mit [Weiter] und ändern den Betrag (die vorher erfassten Daten wie Beschreibung, Datum usw. werden wieder vorgeschlagen). Wiederholen Sie den Vorgang für jeden Betrag. Als Ergebnis der Generierung erhalten Sie für jeden ausgewählten Schüler Einträge im Programm Erfassen Schülerbeiträge. Um ggf. die generierten Einträge zu ändern, rufen Sie deshalb das Programm Erfassen Schülerbeiträge auf und suchen mit der Funktion [Übersicht] die gewünschten Einträge. Wenn Sie bei der Generierung der Schülerbeiträge nur den einzuhebenden Betrag erfasst haben, so kann anschließend der effektiv eingehobene Betrag auf zwei Arten nachgetragen werden: Falls die Einhebung einzeln erfolgt, wie z.b. bei der Überweisung mittels Bank oder Post getrennt für jeden einzelnen Schülers, so muss der eingehobene Betrag und das Datum einzeln erfasst werden. Hierzu verwenden Sie das Programm Erfassen Schülerbeiträge und wählen im Fenster [Übersicht] die Einträge aus: hierzu stehen verschiedene Auswahlfelder zur Verfügung, insbesondere mit dem Feld Betrag eingehoben können Sie alle offenen Schülerbeiträge auswählen (anschließend auf [Suchen] klicken, um die Suche zu beginnen). Mit [Ändern] rufen Sie dann den gewünschten Eintrag auf, fügen den eingehobenen Betrag (ggf. mit dem Knopf bzw. mit der Taste <F2> kann der Betrag übernommen werden), das Datum und die Art der

30 30 Einhebung und ggf. die Quittungsnummer ein und speichern diese mit [Speichern]. Klicken Sie wieder auf [Übersicht] und wiederholen Sie die hier beschriebenen Schritte für alle Einhebungen (für eine Beschreibung siehe Kapitel 3.1 Erfassen der Schülerbeiträge, Seite 21). Falls die Einhebung ebenfalls blockweise erfolgt, wie z.b. bei der Überweisung als Bareinnahme seitens eines Schülers oder Klassenlehrers für die gesamte Klasse, so kann diese mit dem Programm Einheben der Schülerbeiträge erfasst werden. Im nächsten Kapitel wird dieses Programm beschrieben. 3.3 Einheben der Schülerbeiträge Falls Schülerbeiträge generiert werden, bei denen der eingehobene Betrag nicht ausgefüllt wurde, also die noch offen sind, so kann mit dem Programm Einheben Schülerbeiträge blockweise die Einhebung für sämtliche Schüler erfasst werden. Im Gegensatz zum vorher beschriebenen Programm, Generieren Schülerbeiträge, werden hier keine neuen Einträge generiert, sondern lediglich in bereits bestehenden Einträgen der eingehobene Betrag hinzugefügt. Alternativ dazu kann der eingehobene Betrag mit dem Programm Erfassen Schülerbeiträge einzeln eingetragen werden (siehe hierzu Kapitel 3.1 Erfassen der Schülerbeiträge, Seite 21). Für die blockweise Einhebung verwenden Sie jedoch das hier folgend beschriebene Programm.

31 31 Mit den Feldern Beschreibung, Klasse, usw. können bestimmte Schülerbeiträge ausgewählt werden; mit [Suchen] werden die offenen Schülerbeiträge angezeigt. In der ersten Spalte können Sie zusätzlich die Einträge bestimmen, für die der Beitrag eingetragen werden soll; falls das Feld aktiv ist (Häckchen), wird der Beitrag eingetragen. Es ist auch möglich mit [Alle] alle zu aktivieren bzw. mit [Keine] alle zu deaktivieren und dann einzeln anzuklicken. Mit der Taste [Invertieren] wird die Auswahl umgekehrt. In der letzten Zeile der Tabelle werden die Anzahl der ausgewählten Schülerbeiträge (Zeilen mit Häckchen) und die Summe der einzuhebenen Beiträge angezeigt; es ist jedoch zu beachten, dass diese Angaben erst nach Verlassen der ausgewählten Zeile aktualisiert werden. Mit [Weiter] gelangen Sie auf die 2. Seite für die Eingabe der Daten der Schülerbeiträge. Es werden hier keine neuen Einträge für Schülerbeiträge erstellt, sondern nur in bestehenden Einträgen mit offenen, d.h. noch einzuhebenden Schülerbeiträgen der eingehobene Betrag und noch die nachfolgend beschriebenen Daten hinzugefügt. Folgende Felder werden erfasst: Betrag eingehoben: hier wird der effektiv eingehobene Betrag je Schüler erfasst; dieser Betrag wird dann auch als Einnahme abgerechnet. Alternativ kann das Feld Automatisch offene Beträge einheben aktiviert werden; dadurch wird automatisch der offene Betrag als Einnahme verwendet (dies ist vorallem dann interessant, wenn die ausgewählten Beiträge unterschiedliche Beträge enthalten). Im Feld Summe eingehoben und Anzahl Schülerbeiträge werden die Summe der Einhebungen (lt. vorher ausgewählten Beiträge) und die Anzahl der ausgewählten Beiträge angezeigt. Datum Einnahme: hier wird das Datum der Einnahme eingegeben. Dieses Datum muss sich innerhalb des aktuellen Finanzjahres befinden; es ist nicht möglich, Einnahmen eines anderen Jahres zu verwalten. Art der Einzahlung: hier wird bestimmt, wie die Einnahme erfolgt: Bargeld, Bank, Post oder Abrechnung (Art. 19). Bei Bargeld bzw. Post wird gleichzeitig die Einnahme in das Bargeldregister

32 32 bzw. Post K/K Register verbucht; evtl. Korrekturen müssen jedoch immer über die Schülerverwaltung durchgeführt werden. Falls die Art Bank ist, so erfolgt die Einnahme über die Bank; in diesem Falle wird die Abrechnung und Überweisung in der Schülerverwaltung erstellt. Bei Abrechnung wird hingegen nur die Abrechnung durchgeführt und keine Feststellung und Einnahmeanordnung erstellt; diese werden ggf. manuell vom Anwender erfasst. Quittungsnummer: wenn als Art der Einnahme Bank ausgewählt wurde, kann die Quittungsnummer erfasst werden; diese wird dann als Anlage zur Einnahmeanordnung, mit der dann die Abrechnung durchgeführt wird, angezeigt. Es ist jedoch auch möglich, nach der Einhebung der Schülerbeiträge tabellarisch die einzelnen Quittungsnummern zu erfassen (siehe unten). Art der Einnahme: es ist möglich, die Einnahmen in bestimmten, von der Schule frei definierbaren Kategorien zu unterteilen, um somit getrennte Auswertungen nach Art der Einnahme zu erhalten (z.b. Einnahmen für Lehrfahrten, für Veranstaltungen, usw.). Diese Tabelle gilt sowohl für die Bargeldeinnahmen, als auch für die Post K/K Einnahmen und die Schülerbeiträge (für die Erfassung siehe Kapitel Erfassen der Art der Einnahmen und der Befreiungen, Seite 49). Falls die Art der Einzahlung Bargeld ist, so kann das Bargeldregister ausgewählt werden (falls mehrere vorhanden sind); falls die Art der Einzahlung Post ist, so können evtl. Postspesen, die mit der Einnahme verbunden sind, erfasst werden. Für jede generierte Einnahme kann eine Empfangsbestätigung erstellt werden; bei der Art Bargeld wird das Feld Empfangsbestätigung automatisch aktiviert; sollten Sie keine Bestätigung wünschen, so löschen Sie den Eintrag im Feld (Häckchen); andernfalls aktivieren Sie dieses Feld (für Bank, Post oder Abrechnung). Eine einmal generierte Bestätigung kann nicht wieder annulliert werden. Mit [Erstellen] werden die einzelnen Einträge der Schülerbeiträge erstellt. Dabei erscheint folgende Meldung. Falls die Art der Einnahme Bank ist, so können die einzelnen Quittungsnummern anschließend tabellarisch erfasst werden. Beantworten Sie hierzu die folgenden Frage mit [Ja].

33 33 In der folgenden Tabelle werden die eingehobenen Schülerbeiträge angezeigt. In der letzten Spalte können die Quittungsnummern jeweils einzelnen erfasst werden. Anschließend schließen Sie die Eingaben mit [Speichern] ab. Falls das Feld Empfangsbestätigung aktiv ist, erscheint anschließend folgende Meldung. Mit [Ja] können die generierten Empfangsbestätigungen ausgegeben werden; diese können auch in einem zweiten Moment ausgegeben werden. Anschließend kehrt das Programm wieder in die Auswahl der Schülerbeiträge zurück. Es kann wieder eine neue Auswahl durchgeführt (z.b. andere Klasse) und weitere Einträge für die Schülerbeiträge ausgefüllt werden; dabei bleiben die zuletzt erfassten Daten erhalten. Um ggf. die hier durchgeführten Einträge zu ändern, rufen Sie das Programm Erfassen Schülerbeiträge auf und suchen mit der Funktion [Übersicht] die gewünschten Einträge.

34 Abrechnung und Überweisung Die erfassten Schülerbeiträge können mit dem Programm Abrechnung und Überweisung abgerechnet werden. Dabei werden alle Schülerbeiträge mit der Art Einzahlung Bank oder Abrechnung, berücksichtigt; Schülerbeiträge mit der Art Bargeld bzw. Post werden in der Bargeldverwaltung bzw. Postverwaltung abgerechnet. Durch Anklicken von [Suchen] werden alle noch abzurechnenden Schülerbeiträge mit Art Bank oder Abrechnung angezeigt. Mit den Feldern Beschreibung, Klasse, Fachrichtung, Schulstelle und Art der Einnahme können nur bestimmte Einnahmen für die Abrechnung ausgewählt werden; so z.b. können aufgrund der Beschreibung der Einnahme getrennte Abrechnungen durchgeführt und somit unterschiedliche Einnahmeanordnungen erstellt werden. Weiters können einzelne Einnahmen auch durch Aktivieren bzw. Deaktivieren des Feldes Abrechnen (Spalte ganz rechts) ausgewählt werden. Durch Anklicken von [Alle] werden alle angezeigten Einnahmen ausgewählt, durch Anklicken von [Keine] wird die Auswahl wieder gelöscht. In der letzten Zeile der Tabelle werden die Summe der abzurechnenden Beträge und die Anzahl der ausgewählten Einträge (Zeilen mit Häckchen) angezeigt; es ist jedoch zu beachten, dass diese Angaben erst nach Verlassen der ausgewählten Zeile aktualisiert werden.

35 35 Nach der Auswahl der abzurechnenden Eingänge klicken Sie auf [Weiter] oder wählen Sie die 2. Seite (Abrechnung) aus. Hier werden die erforderlichen Daten für die Abrechnung erfasst. Die Abrechnungsnummer wird automatisch vorgeschlagen. Die Felder Datum, Beschreibung, Titel Guthaben und Schuldner werden in die Feststellung und die Einnahmeanordnung übertragen (falls diese automatisch erstellt werden). Diese Daten werden bei der ersten Abrechnung gespeichert und somit bei einer neuen Abrechnung wieder vorgeschlagen. Wichtig ist, dass als Schuldner nicht der einzelne Schüler erfasst wird, sondern ein Sammelbegriff für die Schüler (z.b. verschiedene Schüler), da für mehrere Schülerbeiträge eine einzige Einnahmeanordnung erstellt wird. Das Kapitel, auf dem die Abrechnung erfolgt, kann entweder von der laufenden als auch von der Rückständegebarung sein. Falls die Felder Feststellung und Einnahmeanordnung leer bleiben, so werden diese automatisch mit den oben erfassten Daten (Datum, Beschreibung, usw.) erstellt. Sollte hingegen die Feststellung und evtl. auch die Einnahmeanordnung bereits bestehen, so können diese hier eingegeben werden; in diesem Falle werden keine neuen Dokumente erstellt und der Betrag der Einnahmen muss mit dem Betrag der Feststellung und der Einnahmeanordnung übereinstimmen.

36 36 Wenn es sich um einen Rückstand handelt, so muss der Rückstand erfasst werden (dieser wird niemals automatisch erstellt). Die Einnahmeanordnung kann jedoch automatisch erstellt werden. Mit [Erstellen] wird die Abrechnung durchgeführt. Dabei erscheint folgende Frage: Kontrollieren Sie hier nochmals, ob der Betrag und die Anzahl der Einnahmen übereinstimmen. Falls die Art Einzahlung Abrechnung ist, so werden keine Feststellung und Einnahmeanordnung generiert, sondern nur die Einnahmen als abgerechnet gekennzeichnet. Mit [Ja] wird die Abrechnung durchgeführt. Anschließend erscheint die Meldung: Falls die Felder Feststellung und Einnahmeanordnung nicht ausgefüllt wurden, werden Feststellung und Einnahmeanordnung automatisch erstellt; andernfalls werden diese nicht erneut erstellt und nur den einzelnen Einnahmen zugewiesen (in diesem Falle erscheint dann in der Meldung 0 Feststellung und 0 Einnahmeanordnung ). Im unteren Teil des Bildschirms werden die erstellten Dokumente (Feststellung und Einnahmeanordnung) angezeigt.

37 37 Sollten Sie eine abgerechnete Einnahme erneut aufrufen (Programm Erfassen Schülerbeiträge oder Erfassen Eingänge ), so erscheint folgende Meldung: In diesem Falle kann nur mehr die Beschreibung geändert werden. Weiters sind im unteren Teil des Bildschirms die Daten der Abrechnung ersichtlich. Um ggf. eine Korrektur in den Einnahmen durchzuführen, muss die Abrechnung vorher wieder aufgelöst werden (siehe hierzu für Einnahme Bank oder Abrechnung Kapitel 3.5 Aufheben der Abrechnung, Seite 38 bzw. für Einnahme Bargeld Kapitel 1.3 Aufheben der Abrechnung, Seite 9).

38 Aufheben der Abrechnung Sobald eine Abrechnung der Schülerbeiträge durchgeführt wurde, können die einzelnen Bewegungen der Einnahmen nicht mehr geändert werden (ausgenommen die Beschreibung). Um jedoch eine Korrektur durchführen zu können, muss die jeweilige Abrechnung aufgehoben werden. Für die Schülerbeiträge mit Art Einzahlung Bank oder Abrechnung wird das hier beschriebene Programm verwendet; sollten Schülerbeiträge mit Art Einzahlung Bargeld korrigiert werden, so muss das Programm im Menü Bargeldverwaltung verwendet werden (siehe Kapitel 1.3 Aufheben der Abrechnung, Seite 9). Mit dem Programm Aufheben Abrechnung (Menü Schülerbeiträge > Tabellen) kann die Abrechnungsperiode, die aufgehoben werden soll, erfasst werden; es wird immer die letzte Periode vorgeschlagen, es ist jedoch auch möglich, auch vorherige Perioden aufzuheben. Um ggf. die korrekte Periode zu ermitteln, drucken Sie das Register der Schülerbeiträge aus; dort wird die Periode der Abrechnung angezeigt. Beim Anklicken von [Auflösen] erscheint folgende Frage: Mit [Ja] wird die Periode aufgelöst. Die einzelnen Schülerbeiträge können jetzt wieder geändert werden. Achtung: die für die Abrechnung verwendete Feststellung und Einnahmeanordnung, unabhängig ob diese händisch vom Anwender oder automatisch bei der Abrechnung erstellt wurden, bleiben bestehen. Sollte sich der Betrag der Einnahmen ändern, müssen ggf. diese Feststellung und Einnahmeanordnung manuell korrigiert werden. Bei der erneuten Abrechnung muss dieselbe Periode und auch dieselbe Feststellung und Einnahmeanordnung angegeben werden. Falls die Felder Feststellung und Einnahmeanordnung leer bleiben, so werden neue erstellt.

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