Erste Schritte mit Brainloop Dox

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1 Copyright Brainloop AG, Alle Rechte vorbehalten. Dokumentenversion 1.1 Sämtliche verwendeten Markennamen und Markenzeichen sind Eigentum der jeweiligen Markeninhaber.

2 Inhaltsverzeichnis 1 Einleitung Erste Schritte Wie registriere ich mich als Benutzer bei? Wie kann ich einen neuen Ordner hinzufügen? Wie kann ich Dateien hochladen? Wie kann ich Ordner hochladen? Wie kann ich eine Datei herunterladen? Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen? Gibt es eine maximale Dateigröße für den Upload und Download? Links in Was ist ein Link? Welche Dateiberechtigungen haben die Empfänger eines Links? Wie kann ich einen Link zusätzlich schützen? Kann ich ein Gültigkeitsdatum für einen Link definieren? Freigaben in Was ist eine Freigabe? Welche Zugriffsrollen gibt es für einen Ordner und welche Berechtigungen haben diese? Wie kann ich eine Freigabe zusätzlich schützen? Kann ich ein Gültigkeitsdatum für eine Freigabe definieren? Was sind Collaboration User? Dateien löschen und gelöschte Dateien wiederherstellen Wer darf Dateien endgültig löschen? Wie kann ich Dateien aus den Gelöschten Objekten wiederherstellen? Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für gelöschte Objekte? Diverses Wie kann ich meine Benutzereinstellungen in Dox ändern? Ich habe mein Mobiltelefon vergessen. Wie kann ich auf meine TAN-geschützten Dox-Inhalte zugreifen?... 9 Seite 2 von 12

3 7 Wichtige Informationen für Dox-Administratoren Was sind die Systemvoraussetzungen für die Mobilen Apps und den Windows Desktop-Client? Wie kann ich ein Unternehmenskonto für erstellen? Welche Aufgaben hat ein Dox-Administrator? Wie kann ich einen neuen Benutzer einladen? Wie kann ich einem Benutzer eine neue Benutzerrolle zuweisen? Wo kann ich meine Unternehmensrichtlinien ändern? Wie kann ich meinen Speicherplatz erhöhen? Wie können Dox-Benutzer ohne Mobiltelefon ihre TANs zur Authentifizierung erhalten? Wie kann ein Dox-Administrator seinen Vertrag während der Testphase kündigen? Wie kann ich die Rechnungsadresse meines Unternehmens ändern? Anhang: Änderungsprotokoll Seite 3 von 12

4 1 Einleitung Mit erhalten Unternehmen eine hochsichere und hochskalierbare Lösung für File Sync und Share, die es Mitarbeitern erlaubt, wichtige Informationen einfach und flexibel auf allen Endgeräten sicher und regelkonform zu teilen und zu synchronisieren. Dies erfolgt ausschließlich über Links in einer sicheren Umgebung. In diesem Dokument finden Sie Informationen zu den wichtigsten Funktionen in. 2 Erste Schritte 2.1 Wie registriere ich mich als Benutzer bei? Um sich als Benutzer bei zu registrieren, benötigen Sie eine Einladung per . Klicken Sie auf den Link in dieser , um mit der Registrierung zu beginnen, und folgen Sie dann den Anweisungen am Bildschirm. 2.2 Wie kann ich einen neuen Ordner hinzufügen? Web-Client: Klicken Sie auf das Symbol Ordner anlegen. Windows Desktop-Client: Legen Sie neue Ordner mithilfe der Standardfunktionen an, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: - Dox für ios: Tippen Sie auf das Symbol Weitere Funktionen, und wählen Sie Ordner anlegen. - Dox für Android: Tippen Sie auf das Plus -Symbol, und wählen Sie Ordner anlegen. Seite 4 von 12

5 2.3 Wie kann ich Dateien hochladen? Web-Client: Öffnen Sie einen Ordner, und ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop hinein, oder klicken Sie auf das Upload-Symbol. Windows Desktop-Client: Öffnen Sie einen Ordner, und ziehen Sie eine oder mehrere Dateien per Drag & Drop hinein, oder nutzen Sie die Standardfunktionen, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: - Dox für ios: Öffnen Sie einen Ordner. Tippen Sie auf das Symbol Weitere Funktionen, und wählen Sie Dateien hinzufügen. - Dox für Android: Öffnen Sie einen Ordner. Tippen Sie auf das Plus-Symbol, und wählen Sie Dateien hinzufügen. 2.4 Wie kann ich Ordner hochladen? Web-Client: Diese Funktion ist hier nicht verfügbar. Windows Desktop-Client: Per Drag & Drop oder über die Standardfunktionen, z. B. über das Kontextmenü in Windows. Mobile Apps: Diese Funktion ist hier nicht verfügbar. 2.5 Wie kann ich eine Datei herunterladen? Web-Client: Doppelklicken Sie auf die gewünschte Datei. Windows Desktop-Client: Alle Dateien werden während der Synchronisierung automatisch heruntergeladen. Mobile Apps: Tippen Sie auf den grau dargestellten Namen einer Datei. Der Dateiname und das Dateisymbol werden nach dem Download schwarz dargestellt. Seite 5 von 12

6 2.6 Kann ich mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen? Web-Client: Nein Windows Desktop-Client: Alle Dateien werden während der Synchronisierung automatisch heruntergeladen. Mobile Apps: - Dox für Android: Nein - Dox für ios: Öffnen Sie einen Ordner. Tippen Sie auf das Symbol Weitere Funktionen, und wählen Sie Dateiinhalte herunterladen. 2.7 Gibt es eine maximale Dateigröße für den Upload und Download? Ja, die maximale Dateigröße für den Upload und Download liegt bei 1 GB. Seite 6 von 12

7 3 Links in 3.1 Was ist ein Link? Ein Link ist eine eindeutige URL, über welche die Empfänger Zugriff auf eine bestimmte Datei oder einen bestimmten Ordner haben. Auch nicht registrierte Personen können so auf eine Datei oder einen Ordner zugreifen. 3.2 Welche Dateiberechtigungen haben die Empfänger eines Links? Empfänger eines Links haben lediglich Lesezugriff auf die verlinkten Dateien, das heißt, sie können diese nur herunterladen und öffnen. Eine heruntergeladene Datei ist eine Kopie der Originaldatei. Bitte beachten Sie, dass die Dateien durch keinerlei Rechtemanagement geschützt sind. 3.3 Wie kann ich einen Link zusätzlich schützen? Sie können einen Link zusätzlich mithilfe der Optionen Geschützt durch TAN oder Geschützt durch Passwort schützen. Für Links, die durch TANs geschützt werden, müssen Sie die Mobiltelefonnummer der Empfänger hinterlegen. Für Links, die durch ein Passwort geschützt werden, müssen Sie ein Passwort definieren und dieses dann separat an die Empfänger kommunizieren. 3.4 Kann ich ein Gültigkeitsdatum für einen Link definieren? Ja, Sie können beim Erstellen eines Links ein Datum definieren, nach welchem der Link ungültig wird. Seite 7 von 12

8 4 Freigaben in 4.1 Was ist eine Freigabe? Eine Freigabe ist eine Einladung in einen bestimmten Ordner. Empfänger müssen sich zuerst bei Brainloop Dox registrieren, um auf die freigegebenen Inhalte zugreifen zu können. Nach der Registrierung können die Empfänger auf den freigegebenen Ordner in ihren Dox-Konten zugreifen. Der Zugriff hängt dabei von der jeweiligen Rolle - Leser, Editor oder Miteigentümer - ab. 4.2 Welche Zugriffsrollen gibt es für einen Ordner und welche Berechtigungen haben diese? Leser: Leser haben lediglich Lesezugriff auf die Ordnerinhalte, das heißt, sie dürfen die Inhalte nur herunterladen und öffnen. Editor: Editoren dürfen Dateien herunterladen und öffnen, neue Ordner anlegen, Dateien verschieben, kopieren und löschen, neue Versionen erstellen und neue Dateien hochladen. Miteigentümer: Miteigentümer haben dieselben Berechtigungen wie Editoren. Zusätzlich können sie auch Ordner freigeben und Links auf Ordner senden, die für sie von anderen freigegeben wurden. 4.3 Wie kann ich eine Freigabe zusätzlich schützen? Sie können eine Freigabe zusätzlich mithilfe der Option Geschützt durch TAN schützen. TANs werden je nach Unternehmensrichtlinien an die Mobiltelefonnummern der Empfänger oder an deren -Adressen gesendet. 4.4 Kann ich ein Gültigkeitsdatum für eine Freigabe definieren? Ja, Sie können beim Erstellen einer Freigabe ein Datum definieren, nach welchem die Freigabe ungültig wird. 4.5 Was sind Collaboration User? Als Dox-Benutzer können Sie jede beliebige Person in einen Ordner einladen, indem Sie diesen freigeben. Die Eingeladenen sind in diesem Fall Collaboration User : Sie können nur auf die für sie freigegebenen Ordner zugreifen, erhalten aber keinen eigenen Speicherplatz. Seite 8 von 12

9 5 Dateien löschen und gelöschte Dateien wiederherstellen 5.1 Wer darf Dateien endgültig löschen? Eigentümer, Miteigentümer und Editoren von Ordnern dürfen Dateien aus diesen Ordnern löschen. Diese werden zuerst in die Gelöschten Objekte des Objekt-Eigentümers verschoben, von wo aus sie dann nur der Eigentümer endgültig löschen kann. 5.2 Wie kann ich Dateien aus den Gelöschten Objekten wiederherstellen? Bitte beachten Sie, dass nur der Eigentümer einer Datei diese aus den Gelöschten Objekten wiederherstellen kann. Wählen Sie im Web-Client Meine Dateien > Gelöschte Objekte. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf die gewünschte Datei, und wählen Sie Objekte wiederherstellen aus dem Kontextmenü. 5.3 Gibt es eine Aufbewahrungsfrist für gelöschte Objekte? Ja, gelöschte Objekte werden 90 Tage in den Gelöschten Objekten aufbewahrt. Nach Ablauf der 90 Tage werden sie endgültig gelöscht. 6 Diverses 6.1 Wie kann ich meine Benutzereinstellungen in Dox ändern? Benutzereinstellungen wie die Anzeigesprache, Mobiltelefonnummer und das Passwort können im Web- Client geändert werden. Klicken Sie auf das Profil-Symbol, und wählen Sie Benutzereinstellungen. Passen Sie Ihre Einstellungen wie gewünscht an, und wählen Sie Speichern. 6.2 Ich habe mein Mobiltelefon vergessen. Wie kann ich auf meine TAN-geschützten Dox- Inhalte zugreifen? Wenn Ihre Dox-Inhalte zusätzlich SMS-TAN-geschützt sind, können Sie auf diese ohne ein Mobiltelefon nicht zugreifen. Seite 9 von 12

10 7 Wichtige Informationen für Dox-Administratoren 7.1 Was sind die Systemvoraussetzungen für die Mobilen Apps und den Windows Desktop-Client? Mobile Apps: - Dox für ios: ios 8 und neuer - Dox für Android: Android 4.3 und neuer Windows Desktop-Client: - Dox für Windows: Win 7 und neuer 7.2 Wie kann ich ein Unternehmenskonto für erstellen? Zum Erstellen eines Unternehmenskontos für, besuchen Sie unsere Webseite Wählen Sie das gewünschte Paket aus (Business oder Corporate), um die Registrierung zu starten. Die Person, die das Unternehmenskonto erstellt, wird der Dox-Administrator des Unternehmens und kann andere Benutzer einladen. 7.3 Welche Aufgaben hat ein Dox-Administrator? Ein Dox-Administrator verwaltet die Konten von gewerblichen Nutzern, Benutzerrollen und Richtlinien. Er hat keinen Zugriff auf die Daten der Benutzer. Collaboration User sind für Dox-Administratoren nicht sichtbar, da sie nicht zu deren Unternehmen gehören. 7.4 Wie kann ich einen neuen Benutzer einladen? Als Dox-Administrator können Sie neue Benutzer in Ihr Dox-Unternehmenskonto einladen. Diese sogenannten Corporate User erhalten ihren eigenen Speicherplatz und sind die Eigentümer der Dateien, die in Dox hochgeladen werden. 7.5 Wie kann ich einem Benutzer eine neue Benutzerrolle zuweisen? Als Administrator können Sie anderen Dox-Benutzern die Administratorenrolle zuweisen. Klicken Sie dazu auf das Profil-Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Benutzerverwaltung, und klicken Sie neben dem gewünschten Benutzer auf das Symbol Bearbeiten. Das Erstellen und Zuweisen von benutzerdefinierten Rollen wird derzeit nicht unterstützt. Seite 10 von 12

11 7.6 Wo kann ich meine Unternehmensrichtlinien ändern? Bitte beachten Sie, dass Unternehmensrichtlinien nur von Dox-Administratoren und nur im Web-Client von geändert werden können. Klicken Sie auf das Profil-Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Richtlinien. Passen Sie die Unternehmensrichtlinien wie gewünscht an, und wählen Sie Speichern. 7.7 Wie kann ich meinen Speicherplatz erhöhen? Der verfügbare Speicherplatz hängt vom gewählten Paket ab. Wenn Sie mehr Speicherplatz benötigen, müssen Sie auf ein anderes Dox-Paket upgraden. 7.8 Wie können Dox-Benutzer ohne Mobiltelefon ihre TANs zur Authentifizierung erhalten? Dox-Administratoren können die Option TANs per zur Anmeldung erlauben aktivieren: Klicken Sie im Web-Client auf das Profil-Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Richtlinien. Wenn die Option TANs per zur Anmeldung erlauben aktiviert ist, erhalten Dox-Benutzer ohne hinterlegte Mobiltelefonnummer ihre TANs zur Authentifizierung per Mail. 7.9 Wie kann ein Dox-Administrator seinen Vertrag während der Testphase kündigen? Klicken Sie im Web-Client auf das Profil-Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Kontodetails. Wählen Sie im Bereich Paket-Informationen die Option Testphase kündigen Wie kann ich die Rechnungsadresse meines Unternehmens ändern? Klicken Sie im Web-Client auf das Profil-Symbol, und wählen Sie Administration. Wählen Sie dann Kontodetails. Ändern Sie die Rechnungsadresse, und wählen Sie Speichern. Seite 11 von 12

12 8 Anhang: Änderungsprotokoll Version Änderungsdatum Änderung Dezember 2015 Erste Freigabe des Dokuments Januar 2016 Geringfügige Änderungen an Software-Beschreibungen Seite 12 von 12

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