Es ist auch unmöglich, für jeden Verein die gleichen Ratschläge zu erteilen. Jeder Verein ist einzigartig.

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1 10 Tipps für eine erfolgreiche Organisation eines Vereines In meiner Tätigkeit als Obfrau der Zukunftsplattform der Steirischen Vereine sowie als Rechts- und Steuerexpertin von Non-Profit-Organisationen der Möstl und Pfeiffer Steuerberatungsgesellschaft (Deloitte) durfte ich schon zahlreiche Vereine ein Stück auf ihrem Weg mit begleiten. Eines war allen Vereinen gemeinsam: Die unglaubliche Freude und das große Engagement zahlreicher Vereinsvorstände als auch Mitglieder welche sich oft sogar über Jahrzehnte hinweg tatkräftig und voller Energie für Ihren Verein einsetzen. Ohne diese wertvollen Personen wäre unsere wunderschöne und vielfältige Vereinslandschaft in Österreich nicht möglich. In meiner Vortrags- und Beratungstätigkeit habe ich immer wieder gemerkt, dass es nicht nur bei der Abklärung von rechtlichen und steuerlichen Themen bleibt, sondern damit untrennbar verbunden auch eine Analyse der Vereinsstruktur notwendig ist: Wie sieht die Kommunikation im Verein aus? Welche Organisationsstrukturen haben sich in den Jahrzehnten herausgebildet? Kann die Jugend erfolgreich als Vereinsnachwuchs herangezogen werden? Schafft man es, die Öffentlichkeit sowie die Politik und in weiterer Folge potentielle Geldgeber für den Verein zu begeistern? Es ist auch unmöglich, für jeden Verein die gleichen Ratschläge zu erteilen. Jeder Verein ist einzigartig. Um diese umfangreichen Vereinstätigkeiten doch etwas zu erleichtern, erfolgt der Versuch 10 Tipps zusammenzustellen, wo eventuelle Fallen oder Möglichkeiten für einen Verein vorliegen könnten. 1. Tipp Statutencheck notwendig Gefahr des Verlustes der Gemeinnützigkeit infolge fehlender Auflösungsbestimmung Wenn in den Statuten steht, dass der Verein gemeinnützig ist, heißt dass noch lange nicht, dass dies auch vom Finanzamt gesehen wird. Österreichs Vereine riskieren ungewollt den Verlust der Gemeinnützigkeit und damit horrende Nachzahlungen im Bereich der Körperschaftsteuer als auch der Umsatzsteuer, da

2 die meisten Vereine die Statutenvorlage des Innenministeriums benützen. Diese ist zwar vereinsrechtlich korrekt, allerdings werden die Vereine anhand dieser Auflösungsbestimmung von den Finanzämtern bzw. auch den Steuergesetzen als nicht gemeinnützig angesehen, selbst wenn es sich um Vereine wie z.b. einen Sozialverein, Musikverein, Sportverein, kirchlichen Verein, etc. handelt. Der Grund dafür liegt darin, dass in der Auflösungsbestimmung nicht nur die Auflösung, sondern auch wortwörtlich der Wegfall der Gemeinnützigkeit geregelt werden muss. Ist in Ihren Statuten der Wegfall nicht erwähnt, werden sie selbst bei sonst einwandfreier gemeinnütziger Betätigung steuerrechtlich als nicht gemeinnützig eingestuft und haben für ihre Vereinsgewinne die Körperschaftsteuer in der Höhe von 25 % sowie bei Umsätzen über ,00 netto die Umsatzsteuer abzuführen. Daher raten wir Ihnen, schleunigst ihre Statuten hinsichtlich dieser Bestimmung anzupassen, um nicht große steuerrechtliche Probleme zu riskieren 2. Tipp Überprüfung der ausreichenden Aufzählung der Mittel und des Zweckes in den Statuten Die Statuten stellen den Gesellschaftsvertrag eines Vereins dar. somit ist es unbedingt notwendig, diese auch genauestens auf den eigenen Verein anzupassen. Der Vereinszweck muss detailliert, konkret und vollständig beschrieben sein. Daher ist es empfehlenswert, alle möglichen in Frage kommenden Ziele zu definieren. Es darf auf keinen Fall eine Vermischung zwischen den Tätigkeiten und dem Zweck durchgeführt werden. So ist z.b. Durchführung von Veranstaltungen eine Tätigkeit und kein Zweck. Bei der Beschreibung des Zweckes muss unbedingt darauf geachtet werden, ob dieser tatsächlich gemeinnützig ist. Die Förderung der Kameradschaft, der Geselligkeit sowie der Freizeitgestaltung sind beispielsweise keineswegs gemeinnützig und führen zu einem nicht gemeinnützigen Verein, auch wenn dieser sonst ausschließlich gemeinnützige Ziele verfolgt. Von Vorteil ist es auch, den Zweck weiter zu formulieren, wie z.b. der Verein bezweckt die geistige und körperliche Ertüchtigung durch sportliche Betätigung,

3 insbesondere des.sportes. In diesem Fall können auch die Tätigkeitsfelder erweitert werden, ohne dass die Statuten geändert werden müssen, um nicht den Verlust der Gemeinnützigkeit zu riskieren. Wichtig ist auch, bei den ideellen und materiellen Mitteln des Vereins eine umfangreiche Aufzählung zu erstellen. Mittel, die nicht angeführt sind, sind von einer eventuellen Steuerbefreiung nicht umfasst. Es ist nicht erforderlich, dass der Verein alle Mittel verwirklicht, aber es ist besser, eine lange Aufzählung anzuführen, um im Falle einer neuen Einnahmequelle nicht nochmals die Statuten ändern zu müssen bzw. im Falle des Vorliegens der Gemeinnützigkeit für diese Einnahmequelle Steuern zu zahlen. Zweckmäßig ist es daher, die letzte Aufstellung der Vereinseinnahmequellen mit der Darstellung in den Statuten zu vergleichen. In jedem Fall ist aber anzuraten, für die verschiedenen Einnahmequellen bei etwaiger Unsicherheit eine Beratung in Anspruch zu nehmen, da auch bei einem gemeinnützigen Verein bei bestimmten Aktivitäten eine Steuerpflicht auftreten kann. Weiters ist es auch erforderlich, für gewerberechtliche Tätigkeiten die entsprechenden Befugnisse und Bewilligungen zu erlangen. 3. Tipp Überprüfung der steuerlichen Begünstigung des Vereines Es ist darauf zu achten, dass ein ideeller Verein nicht zwingend ein steuerlich gemeinnütziger Verein sein muss. Der Bescheid von der Bundespolizeidirektion bzw. Bezirkshauptmannschaft allein gibt nur Zeugnis über die Zulassung eines ideellen Vereines. Die Gemeinnützigkeit des Vereines kann durch eine unverbindliche Auskunft vom zuständigen Finanzamt bescheinigt werden. Hierfür sind die Statuten des Vereines einzureichen. Das Finanzamt bescheinigt die Gemeinnützigkeit des Vereines, sofern der Vereinszweck die Allgemeinheit und nicht nur einzelne Vereinsmitglieder (Beispiel Heimgartenverein) fördert. Es ist unbedingt darauf zu achten, dass die tatsächliche Geschäftsführung dem Zweck der Statuten entspricht. Sollte daher ein Fußballverein auch Tennisturniere veranstalten, so hat er seine Statuten entsprechend zu erweitern. Das Finanzamt bescheinigt nur die Statuten, nicht die tatsächliche Geschäftsführung. Weicht

4 diese von den Statuten ab, würde dem Verein die steuerliche Begünstigung abgesprochen werden. 4. Tipp Trotz festgestellter Gemeinnützigkeit des Vereines können bestimmte Tätigkeiten zu einer Steuerpflicht führen Auch wenn nach erfolgter Überprüfung die Gemeinnützigkeit festgestellt wird, ist vom Verein zu beachten, dass für bestimme Tätigkeiten trotzdem eine Steuerpflicht entstehen kann und dementsprechend der Vorstand verpflichtet ist, diese Steuern abzuführen. Entbehrliche Hilfsbetriebe von Vereinen (z.b. kleine Vereinsfeste, Verkauf von Vereinsartikel ohne Gewinnaufschlag) und begünstigungsschädliche Geschäftsbetriebe (z.b. Kantinen, große Vereinsfeste) haben steuerpflichtige Einnahmen und Aufwendungen. Der daraus errechnete Gewinn aller dieser steuerpflichtigen Geschäftsbetriebe wird zusammengerechnet. Bis zu einer Freigrenze von 7.300,00 bleiben alle diese Betriebe in Summe steuerfrei. Erst der die Freigrenze von 7.300,00 übersteigende Gewinn führt zu einer Steuerbelastung des Vereines. Wirtschaftliche Geschäftsbetriebe des Vereines (z.b. Handel mit Waren, der Kantinenbetrieb) benötigen vom Finanzamt eine Ausnahmegenehmigung, sofern der Jahresumsatz ,00 für diese Betriebe übersteigt. Unter ,00 bleiben diese Betriebe zwar steuerpflichtig, die Beantragung einer Ausnahmegenehmigung entfällt. Diese wirtschaftlichen Geschäftsbetriebe (z.b. Kantine) sind dann auch nicht umsatzsteuerpflichtig, sofern der Umsatz all dieser Tätigkeiten ,00 (ohne Umsatzsteuer) jährlich nicht übersteigt, kann der Verein wählen, ob er diese Betriebe umsatzsteuerpflichtig oder umsatzsteuerbefreit behandelt. 5. Tipp Information über die Rechte und Pflichten eines Vorstandes, Wahl sowie Einberufung von Sitzungen entsprechend der Statuten Von einem Vorstand wird wie von einem Geschäftsführer in der Wirtschaft von den Vereinsmitgliedern und der Öffentlichkeit erwartet, dass man das Unternehmen Verein erfolgreich managt.

5 Um diese Aufgabe gut bewältigen zu können, ist es wichtig, sich am Anfang der Vereinstätigkeit einen Überblick der Vereinssituation zu machen, sich über die Tätigkeiten des Vereins, über laufende Verträge sowie sonstige Verpflichtungen, über die Führung von ordnungsgemäßen Aufzeichnungen über verschiedene Vereinsvorgänge und über seine Rechte und Pflichten zu informieren. Wichtig ist es auch, darauf zu achten, dass Sitzungen und Beschlussfassungen entsprechend den Statuten durchgeführt werden, um deren Gültigkeit nicht zu gefährden. Oftmals ist zu beobachten, dass Sitzungen als auch Einberufungen zu Versammlungen sich oft selbständig weiterentwickelt haben und dies nicht mehr entsprechend der Vorgabe in den Statuten passiert (z.b. Frist zur Verständigung der Mitglieder oder Einbringung von Tagesordnungspunkten). Dies kann solange gut gehen, bis etwaige Unstimmigkeiten in Vereinen auftreten. Dann passiert es oftmals, dass gerne die Rechtmäßigkeit von Beschlussfassungen in Frage gestellt wird. Daher ist es unbedingt erforderlich und ratsam, diese Vorgaben einzuhalten oder gegebenenfalls die Statuten entsprechend den neuen Abläufen abzuändern. Ebenso ist es unbedingt empfehlenswert, über Sitzungen Protokolle zu verfassen. Nach oft langen Sitzungen sind sich Mitglieder nicht mehr sicher, was tatsächlich alles beschlossen wurde und wie man am Ende verblieben ist. Dies kann oft hilfreich sein, um im Nachhinein unnötige Diskussionen zu vermeiden. Wichtig ist es auch zu erwähnen, dass selbst im besten Verein nach jahrzehntelanger gut funktionierender Zusammenarbeit einmal Disharmonie herrschen kann. In diesem Fall ist es wichtig, nicht zu vergessen, was den Verein im besonderem ausmacht und zu versuchen, mit den Menschen das Gespräch zu suchen. 6. Tipp Erstellen von Checklisten hinsichtlich der umfangreichen Aufgaben der Vereinsorganisation des Vorstandes sowie Delegation derselben

6 Checklisten sind in vielfältiger Weise bereits im Internet zu bekommen und können entsprechend den Vorlagen gut an den eigenen Verein angepasst werden. Checklisten sind ebenfalls empfehlenswerte Hilfen, um die einzelnen Bereiche der Vereinsarbeit gut abarbeiten zu können und dabei die Gefahr zu minimieren, etwaige Punkte zu vergessen oder zu übersehen (z. B. Ablauf bei der Organisation eines Festes, erforderliche Bewilligungen, etc.). Mittels dieser Checklisten ist es auch leichter, die Vereinsarbeit auf mehrere Schultern zu verteilen und trotzdem den Überblick zu behalten, ob alle Aufgaben zeitgemäß erledigt werden. Alle Vereinsarbeiten können und sollen nicht alleine vom Vorstand erledigt werden. Es ist wichtig und richtig aktive Vereinsmitglieder in die Vereinsarbeit mit einzubinden. Dies fördert den Zusammenhalt sowie die Verbundenheit der einzelnen Mitglieder mit dem Verein. 7. Tipp Einbindung von Jugendlichen in die Vereinsarbeit Oft gibt es gut geführte Vereine, die große Probleme mit dem Nachwuchs haben. Die Jugend ist die Zukunft des Vereins und sollte deshalb frühzeitig an die Vereinsarbeit herangeführt werden. Auf diese Weise realisieren die Jugendlichen, dass Sie wichtig für den Verein sind, fühlen sich mehr beachtet, gehen dementsprechend eine engere Bindung mit dem Verein ein und bleiben den Verein auf diese Weise auch mit höherer Wahrscheinlichkeit auch im Erwachsenenalter als Mitglied erhalten. Auf diese Weise können jugendliche Vereinsmitglieder von erfahrenen Personen das Vereinshandwerk erlernen und gut auf etwaige spätere weitreichendere Aufgaben vorbereitet werden. 8. Tipp Gut durchdachte Organisation der Pressearbeit

7 Im heutigen Medienzeitalter ist es für Vereine beinahe unmöglich, auf eine gute Pressearbeit zu verzichten. Gut durchdachte Pressearbeit fördert nicht nur den Bekanntheitsgrad des Vereines, sondern hilft in weiterer Folge auch leichter Sponsoren zu finden sowie neue Mitglieder an sich zu binden. Wichtig ist es daher, persönliche Kontakte zu den Redakteuren aufzubauen. Ebenso sind angekündigte Besuche in den R edaktionen hilfreich und informativ. Schaffen Sie Vertrauen. Dabei hilft die prompte und möglichst offene Beantwortung aller Journalistenfragen. Der Verein sollte auch eine Pressemappe erstellen und laufend aktualisieren. Empfehlenswert ist es auch, stets von sich aus druckbare Fotos, Grafiken sowie Berichtzusammenfassungen zu liefern. Diese kleinen Mühen sind unbezahlbar. 9. Tipp Öffentlichkeitsarbeit, Homepage und Mitgliederwerbung Neben einer gut durchdachten Pressearbeit ist es auch wichtig, insgesamt die Öffentlichkeitsarbeit sehr ernst zu nehmen. Im stillen Kämmerlein wird selbst der tollste Verein nicht entdeckt und die besten Ideen nicht wahrgenommen. Zu einer guten Öffentlichkeitsarbeit gehört eine Homepage, welche Auskunft über den Verein, dessen Ziele und laufenden Aktivitäten gibt und laufend gewartet wird. Gerade die Homepagegestaltung ist ein ideales Betätigungsfeld, um jüngere Vereinsmitglieder in die Vereinsarbeit mit einzubinden. Auf jeden Fall muss die Homepage regelmäßig aktualisiert werden. Ebenso empfehlenswert ist ein Newsletter, welcher in regelmäßigen Abständen an die Vereinsmitglieder als auch vereinsnahe Personen und Organisationen ausgeschickt wird. Für viele Vereine stellen Weblogs eine gut geeignete Möglichkeit der Öffentlichkeitsarbeit dar. Weblogs sind Webseiten, die wie ein Tagebuch oder ein Newsticker zeitlich sortierte, meist kürzere Artikel veröffentlichen. Bei den meisten

8 Weblogs stehen die neuesten Einträge an oberster Stelle, damit ein etwaiger Gast zuerst die aktuellsten Informationen sieht. Auf diese Weise wird zum regelmäßigen Besuch des jeweiligen Blogs animiert. 10. Tipp Fundraising, Finanzierung eines gemeinnützigen Vereines Wenn ein Verein seine Ziele umsetzen möchte, sind damit zwangsläufig auch Aufwendungen verbunden. Hiezu gibt es mehrere Möglichkeiten diese Aufwendungen zu finanzieren: z. B: Mitgliedsbeiträge, die Beantragung von Fördermitteln, Spenden, Sponsoring von Projekten durch Unternehmen, Einnahmen aus gewerblichen Unternehmungen des Vereins, Förderungen. Wichtig ist es, bereits am Jahresanfang oder Projektanfang eine Kostenaufstellung zu machen, welche alle Eventualitäten berücksichtigt. Auf diese Weise kann man bereist bestimmte Finanzierungsengpässe erkennen und dementsprechend gegensteuern. Empfehlenswert ist es auch, sich im Internet oder bei Beratungsstellen über etwaige Förderungen zu informieren. Hier sollten gleich auch schon genauestens Information über die Förderungsabwicklung sowie abrechnung eingeholt werden. Dank an Vereine Abschließend muss man einfach noch einmal allen Vereinen einen Dank für den großartigen gesellschaftlichen Beitrag aussprechen. Zahlreiche Vereine unterstützen ein Zusammenleben von Jung und Alt, von unterschiedlichen Interessensgruppen, vom Tradition und Moderne. P.S. Korrekte Statutenvorlagen, Beispiellisten für Mittel und vieles mehr finden Sie auf Mag. Heike Stark, Obfrau der Zukunftsplattform Steirische Vereine,