Geschäftsordnung/Anlage zur Nutzung von /internet. in der Saarländischen Landesverwaltung

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1 Geschäftsordnung/Anlage zur Nutzung von /internet in der Saarländischen Landesverwaltung Anlage 2 GGO Regelungen der Nutzung elektronischer Kommunikationssysteme 2.1 Beschreibung und allgemeine Regelungen der elektronischen Kommunikation Formen der elektronischen Kommunikation Unter elektronischer Kommunikation, überwiegend über den weltweiten Verbund von Computern und Netzwerken des Internets, versteht man vor allem Dienste wie die elektronische Post mit dem Austausch von Dokumenten ( ), den Abruf das Surfen des multimedialen Angebots im World Wide Web (WWW) oder im verwaltungsinternen Intranet, die Übertragung von Dateien mit Hilfe des Protokolls FTP, die Nutzung der elektronischen Form schwarzer Bretter (Usenet/Newsgroups) und das chatten, ein direkter Austausch von Beiträgen miteinander verbundener Teilnehmer in verschiedenen Diskussionsrunden (IRC) Umfang der Nutzung Wegen der weitgehenden gesetzlichen Verpflichtungen insbesondere des Telekommunikationsgesetzes (TKG) und der damit verbundenen kostenaufwendigen Realisierung technischer und organisatorischer Maßnahmen ist eine Nutzung der elektronischen Kommunikation ausschließlich zu dienstlichen Zwecken zulässig Bedrohungen Mit dem Anschluss des Landesdatennetzes und der Arbeitsplätze an das Internet oder an sonstige öffentlichen Netze ergeben sich wegen der dortigen Offenheit und Unsicherheit bei der elektronischen Kommunikation folgende Bedrohungen: Verlust von Vertraulichkeit und Integrität der übertragenen Daten: Daten können von Unbefugten mitgelesen, verfälscht oder gelöscht werden. Verlust von Vertraulichkeit und Integrität der Daten in den lokalen Netzen und auf den lokalen Rechnern der öffentlichen Verwaltung: Durch Schadfunktionen in www-seiten, Viren in Programmen oder s und Schwachstellen in Betriebssystemen und der Anwendungssoftware können Programme und Daten verändert oder gelöscht werden.

2 Verlust der Verfügbarkeit des Zugangs oder einzelner Dienste: Durch hohe Netzlast, absichtliches Senden sehr vieler s und Ausfall externer Einrichtungen kann die Kommunikation gestört sein. Bestands- und Nutzungsdaten können missbraucht werden. Suchprogramme können Internet-Angebote und Newsgruppen-Beiträge gezielt nach Inhalten und Teilnehmerkennungen auswerten. Dabei können Angaben zu einer Person mit Informationen in anderen Angeboten verknüpft und damit bis hin zu einem Persönlichkeitsprofil gespeichert werden. Nicht völlig ausgeschlossen ist, dass diese Informationen von Dritten kopiert oder verfälscht werden oder trotz Wegfalls des Angebots allgemein zugreifbar bleiben IT-Sicherheitskonzept Den genannten Bedrohungen kann mit systemtechnischen Mitteln (wie Firewall, Filter) nur teilweise begegnet werden. Zur Abwehr der Gefährdung werden daher auf Basis eines umfassenden IT-Sicherheitskonzepts die geeigneten technischen und insbesondere organisatorischen Maßnahmen getroffen Verantwortung und Schulung der Nutzer Allgemein obliegt den Benutzerinnen/Benutzern selbst die Verantwortung für die Nutzung der Kommunikationsdienste und die Kontrolle auf mögliche Schadensfunktionen beispielsweise Viren. Sie sind daher vor der erstmaligen Nutzung und danach regelmäßig über Nutzungsmöglichkeiten, Risiken, Datenschutzfragen und Maßnahmen zur Absicherung zu unterrichten. In allen Zweifelsfällen sollten sie die IT-Betreuerinnen/Betreuer befragen Rahmenregelungen Die geltenden organisatorischen Rahmenregelungen (z. B: IT-Dienstanweisung) sind zu beachten. Insbesondere sind Zugangsberechtigungen vertraulich zu behandeln Benutzerordnung Die vom Anwender einzuhaltenden Regeln bei Nutzung der elektronischen Kommunikation sind in einer Benutzerordnung zusammenzufassen, ihm auszuhändigen. Dies ist zu dokumentieren IT-Sicherheit und Ausführen von elektronisch übertragenen Programmen Das Übermitteln von ausführbaren Programmen bzw. aktiven Dokumentinhalten als -Anhang ist grundsätzlich nicht zulässig. Ausgenommen davon ist das für dienstliche Zwecke notwendige Versenden durch berechtigte Personen bzw. zu besonderem Zweck (z. B. Verschlüsselung). Unzulässig übersandte Programme und aktive Dokumentinhalte dürfen nicht ausgeführt werden.

3 Das Ausführen von Programmen, die aus dem Internet beschafft wurden (download) ist ohne vorherige Prüfung durch das IT-Referat untersagt, um insbesondere die Funktionsfähigkeit der dienstlichen Anwendungen nicht zu gefährden Hard- und Software-Betreuung und Betrieb Die Installation, Pflege und Wartung von Hard- und Software darf nur durch das zuständige IT-Referat vorgenommen werden. Das IT-Referat informiert sich über bekannt gewordene Schwachstellen und sorgt unter Anderem durch regelmäßige Aktualisierung der Installationen dafür, dass Hard- und Software sicher betrieben werden können Protokollierung, Auswertung und Löschung Für die Benutzerverwaltung, die Administration, die Erkennung und Abwehr von missbräuchlicher Nutzung oder von Angriffen werden Bestands- und Nutzungsdaten protokolliert und ausgewertet. Die Daten werden elektronisch gespeichert und können aus administrativen Gründen überprüft werden. Stichprobenartige Kontrollen durch den behördlichen Datenschutzbeauftragten sind ebenfalls vorgesehen. Die Daten werden längstens 80 Tage gespeichert. Die anfallenden Daten werden zu keinen anderen als den oben angegebenen Zwecken, insbesondere nicht zu Verhaltens- und/oder Leistungskontrollen verwendet. Inhalte und Anlagen eingehender s werden bis zum Abruf durch die Empfänger auf dem Server gespeichert und sind, sofern sie nicht verschlüsselt sind, nicht geschützt. Werden die gespeicherten Informationen nicht mehr benötigt, so sind sie beim Absender und beim Empfänger zu löschen Sicherheitskritische Ereignisse Bei Verdacht auf einen unberechtigten Zugang oder auf andere sicherheitskritische Ereignisse ist unverzüglich das IT-Referat zu benachrichtigen. 2.2 Besondere Regelungen zur Nutzung der elektronischen Post Allgemeine Grundsätze Für die verwaltungsinterne Behandlung elektronisch erstellter oder übermittelter Dokumente sind die Regelungen der Anlage 1 der Gemeinsamen Geschäftsordnung für die Obersten Landesbehörden sinngemäß anzuwenden. Soweit technische, rechtliche oder wirtschaftliche Gründe dem nicht entgegenstehen, ist die elektronische Post als Kommunikationsmittel zur Beschleunigung und Vereinfachung von Vorgängen vorrangig gegenüber Briefpost und Telefax zu nutzen Zentrale elektronische Poststelle

4 Die Behörden richten für die elektronische Dokumentenübertragung jeweils eine Adresse für die zentrale Poststelle ein. Sie stellen sicher, dass elektronische Dokumente zeitnah abgerufen und - soweit möglich elektronisch - weiterverteilt werden. Die Behörde bestimmt, für welche Mitarbeiter elektronische Adressen eingerichtet werden. (inwieweit die Forderung Schreiben werden grundsätzlich an die Behörde gerichtet; dabei wird die elektronische Adresse ihrer zentralen Posteingangsstelle verwendet. aufrechterhalten werden muss, ist aus verwaltungspolitischen Erwägungen zu sehen, In der Realität wird diese Vorgehensweise die Ausnahme sein. Die zentrale Poststelle hat die Funktion einer allgemeinen Anlaufstelle. Die Verfahrensabläufe werden in geregelt) Empfang elektronisch übermittelter Dokumente Die elektronische Post ist vom Nutzer regelmäßig abzurufen. Der Vertretungsfall ist intern ggf. über programmtechnisch gesteuerte Weiterleitung eingehender Nachrichten zu regeln. In Fällen unmittelbarer Adressierung oder elektronischer Weiterleitung an den/die Bearbeiter/Bearbeiterin hat er/sie - insbesondere bei Vorgängen mit besonderer Bedeutung - seinen/ihren Vorgesetzten umgehend zu informieren. Irrläufer sind dem Adressaten in geeigneter Form zuzustellen. Bei Unzustellbarkeit ist der Absender zu benachrichtigen Versand von Dokumenten Die absendende Behörde stellt sicher, dass nur schlussgezeichnete Dokumente versandt werden. Die Namensangabe des/der Schlusszeichnenden mit dem Zusatz "gez." ersetzt die eigenhändige Unterschrift oder den Beglaubigungsvermerk. Bei Hinweisen auf Störungen des elektronischen Versandes veranlasst der Bearbeiter eine Überprüfung des Sendevorgangs Versand an die Adresse von Mitarbeitern An die elektronische Adresse einzelner Mitarbeiter sollen Schreiben - wie beim herkömmlichen Postversand - nur aus besonderen Gründen unmittelbar übermittelt werden, wenn sie z.b. zeitkritisch sind oder der Abstimmung von Arbeitsergebnissen oder Terminabsprachen dienen Zusätzlicher Versand als Briefpost Elektronisch versandte Dokumente sollen nur dann zusätzlich als Brief versandt werden, wenn außergewöhnliche Gründe vorliegen Aktenführung Elektronisch übermittelte Dokumente, für die eine revisionssichere Dokumentation erforderlich ist, sind in Papierform zu den Akten zu nehmen. Dabei hat der Bearbeiter

5 dafür zu sorgen, dass erforderliche Verfügungen, Abzeichnungen oder Zustellnachweise dem Dokument beigefügt werden Vorgangsverwaltung Die Behörde regelt den weiteren Geschäftsgang unter Anwendung gleichartiger Regelungen für die Briefpost, insbesondere die elektronische Weiterleitung der elektronischen Eingänge der Behörde, den Ausdruck der Dokumente für die Aufnahme in die Akten, wo, in welcher Weise und wie lange die Texte elektronisch gespeichert werden, und wie die Information von Mitarbeitern sichergestellt wird, denen Dokumente nicht in elektronischer Form zugeleitet werden können Äußere Form des Dokuments und Gestaltung der Anlagen Beim elektronischen Dokumentenaustausch innerhalb der Landesverwaltung sollte der Mail-Text selbst einfach gehalten sein (keine grafischen Elemente, kein html- Format). Falls für solche Darstellungen und für Formatierungen ein Bedarf besteht (z. B. förmliches Schreiben zu den Akten, Gesetzeslayout), sollten die Informationen in einem Dokument als Anlage beigefügt werden. Werden Anlagen beigefügt, sollte der Mail-Text ergänzende Hinweise über den Dateinamen, den Dateityp der Anlage und über eine eventuelle Verschlüsselung enthalten, um dem Empfänger ein zeitaufwendiges Suchen der passenden Anwendungssoftware zum Lesen zu ersparen. Weitergehende Regelungen werden landeseinheitlich vereinbart und der Benutzerordnung beigefügt Absendermerkmale Eine einfache sollte mindestens folgende Absendermerkmale enthalten: aussagekräftiger Betreff Dienststelle Ansprechpartner Telefon-Nr. Elektronische Formschreiben als Anlage sollten in Form und Inhalt den Papierdokumenten entsprechen.

6 Reduzierung der Übertragungszeit Umfangreiche Dokumente sollen komprimiert werden. Als Packer soll das von der Landesverwaltung über eine Landeslizenz beschaffte Komprimierungsprogramm verwendet werden Dokumentenformat der Anlagen Dokumente werden innerhalb der Landesverwaltung jeweils in dem landeseinheitlich vereinbarten Austauschformat versandt. Beim Dokumentenaustausch mit Stellen außerhalb der Landesverwaltung sollte aus Sicherheits- und Kompatibilitätsgründen ebenfalls das Austauschformat genutzt werden. Gegebenenfalls kann unter Berücksichtigung von Sicherheitsaspekten mit dem Empfänger ein spezielles Format vereinbart werden Vertrauliche Informationen und Datenschutz Bei der Übertragung personenbezogener oder anderer vertraulicher Informationen ist durch geeignete Maßnahmen die Vertraulichkeit und der Datenschutz zu gewährleisten. Hierzu sind bei Bedarf Verschlüsselungsverfahren und/ oder digitale Signaturen entsprechend dem Schutzbedarf einzusetzen.