Dokumentenverwaltungs- und Archivierungssystem

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1 Dokumentenverwaltungs- und Archivierungssystem

2 Einführung dokuarch ist ein Dokumentenverwaltungs- und Archivierungssystem. Dank umfangreicher Funktionen ist es möglich, alle Dokumente in Ihrem Büro schnell und einfach zu verwalten. Mit dem Dokumentendrucker dokuprint können Sie Dokumente aus allen Systemen und Anwendungen Ihrer täglichen Arbeit nutzen und leicht und schnell in dokuarch importieren. Scannen dokuarch verfügt über vielfältige Scannfunktionen und kann mit jedem Scanner arbeiten, egal ob es sich um einen Flachbett- oder einen Profiscanner handelt. Mit einem entsprechenden Gerät (ca. 30 Seiten/min) ist es möglich, in einer Stunde 4 Ordner mit je 300 Seiten zu erfassen. dokuarch kann sämtliche Papierformate bis DIN A0 verarbeiten. Gleichzeitig werden die eingescannten Dokumente von dem OCR Modul erfasst und archiviert. Bedienung Dank seiner Flexibilität ist dokuarch in jeder Branche ohne großen Aufwand und Kosten einsetzbar. Die Benutzeroberfläche ist sehr intuitiv, ergonomisch und schnell erlernbar entworfen. Texterkennung (OCR) Modul dokuarch verfügt über ein Texterkennungsmodul (OCR), dass den Textinhalt eines Dokumentes vollständig erkennt und mit dem Bild der Originalseite verknüpft. Dadurch ist es möglich nach Wörtern im Dokument zu suchen und diese auf der Originalseite markiert anzuzeigen. Durch diese Kombination von OCR Erkennung und Dokumentenmanagement kann man ohne Indexierung der Dokumente jeden Inhalt eines Dokuments sicher und schnell finden. Unser Texterkennungssystem unterstützt mehr als 80 Sprachen. Standardmäßig sind Englisch, Deutsch und Polnisch enthalten.

3 Netzwerk und Gruppenarbeit Dank einer Client-Server Architektur ist gleichzeitiges Arbeiten mehrerer Benutzer mit den gleichen Dokumenten möglich. Alle Dokumente sind auf dem Server gespeichert und über die Programmmodule dokuarch netclient oder dokuarch scanstation für alle Mitarbeiter bequem zugänglich. Auf dem Server werden das Originaldokument in unveränderbarer Form und alle relevanten Zusatzinformationen, wie - Benutzerinformationen, - Ergebnisse der Gruppenarbeit, - Notizen, - Markierungen, - Stempel, - Datumsstempel, - Versionsinformationen - und Änderungshistorie gespeichert. Die Mitarbeiter können über dokuarch netclient Dokumente dem dokuarch server senden, der, ohne Ressourcen des Clientrechners zu verbrauchen, das Dokument erkennt und der Datenbank zufügt. Diesen Vorgang kann man über eine Warteschlangenansicht überwachen. Ordnen und Systematisieren In dokuarch werden die Dokumente in flexiblen und einfachen Strukturen geordnet, die aus Akten, Ordnern und einzelnen Seiten bestehen. Zu jeder Akte oder jedem Ordner kann man zusätzlich eine kurze Beschreibung und Schlüsselwörter hinzufügen, die der besseren Orientierung in der Aktenstruktur dienen. Darüber hinaus lassen sich die Akten und Ordner verschiedenen Kategorien zuordnen. Suche Das Archiv kann nach: einzelnen Wörtern (mit * als Platzhalter für Teile des Wortes), allen Wörtern, mindestens einem Wort, phonetisch ähnlichen Wörtern (z.b. Maier und Meier), dem Anlagedatum, dem Speicherort (aktuelle Akte, aktueller Ordner, Akten übergreifend), Markierungen, dem Inhalt der Notizen und dem absender und dem inhalt durchsucht werden.

4 dokuarch Viewer dokuarch Viewer ist ein Programm mit dem ausgewähle Akten oder Teile davon, wie Ordner oder Seiten, aus einer exportierten Datei bearbeitet werden können. Dieses exportierte Archiv kann durchsucht, bearbeitet und mit der ursprunglichen Datenbank synchronisiert werden. dokuarch Viewer light archivierung dokuarch enthält ein Modul zum Archivieren von s. Mit dessen Hilfe können Sie die wichtigsten Nachrichten schnell und einfach archivieren und nach Bedarf ausgewählten Mitarbeitern zur Verfügung stellen. Webanteile werden herunter geladen und mit dem Inhalt der abgespeichert, damit sie auch zu einem späteren Zeitpunkt zur Verfügung stehen. Um den Archivierungsvorgang zu vereinfachen, wurde eine so genannte Whitelist entwickelt, in der selektierte absender eingetragen und deren Nachrichten automatisch in dokuarch verarbeitet werden. dokuarch Viewer light ist kostenlos und wird mit jeder Netzinstallation zur Verfügung gestellt. So können Sie Teile Ihres Archives problemlos Ihren Kunden oder Partnern zur Verfügung stellen. In dieser Version ist die Bearbeitung der Inhalte nicht möglich. Sicherheit Alle Daten, die im dokuarch Server abgespeichert sind, werden mit einem Hardwareschlüssel (USB) codiert. Somit sind Ihre Dokumente gegen unbefugte Zugriffe gesichert. Dieser USB Dongle kann ausschließlich über die Firma pcb service Elektronik GmbH bezogen werden und ist durch hohe Verschlüsselungsstandards kopiergeschützt.

5 Übersicht der wichtigsten Funktionen Client-Server Architektur vereinfacht die Administration- und Sicherungsaufgaben, senkt dabei auch die Betriebskosten. Zentrale Datenlagerung in der Firebird oder MSSQL Datenbank. Texterkennung (OCR) der Dokumente wird auf dem Server von dokuarch Agent durchgeführt. Volltextindizierung auf dem Server. Dank Abbyy OCR Engine wird der Textinhalt jeder Seite im Archiv zur Indizierung verwendet. Zugriffsteuerung mit Benutzern / Abteilungen und 3 Zugriffsebenen (öffentlich / Abteilung / Privat) Archivierung der Dokumenten über vier Quellen: - Scanner (TWAIN) - Datei (pdf, doc, tiff, jpeg uvm.) - Windows Exlorer - dokuprint (aus allen Windows Anwendungen beim Druckvorgang) Umfangreiche und trotzdem sehr effiziente Suche nach : - Phrase / Wörter mit Verwendung von Logikfiltern wie phonetisch ähnliche Wörter (z.b. Meier und Maier) oder Joker (Suche nach *aus liefert als Ergebnis Wort Haus). - Markierungen - Notizen - Ordnern - Nachrichten - Dateien Mit Verwendung von Filtern wie Zeitraum, Suchtiefe (Aktenübergreifend / Akte / Ordner), gespeicherte Suchanfragen uvm. finden Sie ihre Dokumente noch schneller und genauer. leicht anpassbare Bedienungsoberfläche (GUI) im typischen Windows Vista Look and Feel Unterstützung der Gruppenarbeit durch zusätzlichen Inhalte wie Notizen, Markierungen, Datumstempeln und Textfeldern. Leistungsstarker Dokumentenviewer der auch auf schwachen Arbeitstationen die Dokumente in A0 Format problemlos darstellt. Aufgaben mit Unterstützung Teamarbeit: - mehrere Teilnehmer pro Aufgabe möglich - Fortschritt für alle Teilnehmer möglich - Export der Aufgaben nach Outlook Kalen der Öffnen des Dokumentes in Word samt der Formatierung und Bilder. Export der Dokumenten als Bild in JPEG Format. Ausdrucken der Seiten mit oder ohne zusätzlichen Inhalten. Versenden von Dokumenten per Fax direkt aus dokuarch netclient. Export des Dokumentenarchivs oder dessen Teilen nach dokuarch Viewer um mit den Daten auch mobil und ohne Internetzugang arbeiten zu können. Synchronisierungsfunktionalität der exportierten Archivteile zwischen Server und dokuarch Viewer mit halbautomatischer Konfliktlösung. Archivieren von s (incl. Anhänge) und Faxen aus Outlook und Outlook Express. Nachrichten werden samt entfernter Inhalten archiviert.

6 Systemanfroderungen dokuarch netclient, dokuarch Viewer Minimale Systemanforderungen dokuarch server Minimale Systemanforderungen Pentium 4 / Athlon mindestens 1 GHz Pentium 4 / Athlon o taktowaniu 3 GHz 512 MB 1024 MB 55 MB freier nspeicher 420 MB freier nspeicher (zusätzliche Speicherplatz für das Dokumentenarchiv häng von der Dokumentenmenge ab. Empfohlene Systemanforderungen Pentium 4 / Athlon mindestens 2 GHz 1024 MB 55 MB freier nspeicher Empfohlene Systemanforderungen Multikernprozessor mindestens 2 GHz / Kern 4096 MB 420 MB freier nspeicher (zusätzliche Speicherplatz für das Dokumentenarchiv häng von der Dokumentenmenge ab.

7 Ihr Vertriebspartner : pcbservice Elektronik GmbH Im Haslet Wörth a.d. Donau Germany Telefon Telefax

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