Fachhochschule Köln. University of Applied Sciences Cologne. Fakultät für Wirtschaftswissenschaften

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1 Fachhochschule Köln University of Applied Sciences Cologne Fakultät für Wirtschaftswissenschaften Diplomarbeit (Drei-Monats-Arbeit) zur Erlangung des Diplomgrades Diplom-Kauffrau/mann (FH) in der Fachrichtung Wirtschaft Vorleistung im Schwerpunktfach Organisation und Datenverarbeitung: Erstellung von Diplomarbeiten mit MS-Word sowie Bereitstellung einer Druckformatvorlage, die den Anforderungen des Prüfungsamts der Fakultät WiWi der FH Köln entspricht Erstprüfer/in: Zweitprüfer/in: Prof. Dr. Susann Kowalski vorgelegt am von cand. aus Britta Ansteeg Monika Fischer Matrikel-Nr.: Tel.-Nr.: -Adresse:

2 2 Danksagung Diese Anleitung mit der dazugehörigen Druckformatvorlage soll Ihnen helfen, Ihre Diplomarbeit ohne große technische Vorbereitungen in angemessener Form zu erstellen. Außerdem soll sie helfen, die knappen Betreuungszeiten während Ihrer Diplomarbeitsphase von der Erörterung von Standardfragen um das Layout zu entlasten. An dieser Stelle möchten ich den beiden Erstellerinnen der ersten Version für ihre Arbeit danken. Sie haben damit den Grundstein für die nun veröffentliche Version gelegt. Danken möchte ich auch Herrn Prof. Dr. Eckardt sowie seiner studentischen Hilfskraft, Frau Spohr, als auch Frau Schierhofer für die freundliche Durchsicht und das hilfreiche Feedback. Wenn Sie Frage, Hinweise oder Anregungen zu diese Anleitung oder der Druckformatvorlage haben, wäre es im Interesse aller kommenden Studenten nett, wenn Sie mir diese zukommen lassen könnten Allerdings kann eine Betreuung für die Nutzung der Formatvorlage aus zeitlichen Gründen nicht gegeben werden. Bitte beachten Sie auch, dass Sie Änderungen an den in der Formatvorlage enthaltenen Formaten nur dann vornehmen, wenn Sie genau wissen, was Sie tun. Word nimmt kleine Fehler in der Regel sehr krumm. Auf jeden Fall gilt: Legen Sie sich vorher eine Sicherheitskopie an. Ein letzter Hinweis, bevor Sie starten: Eine Danksagung ist in Diplomarbeiten normalerweise nicht üblich, sondern nur in Dissertationen und Habilitationen. Ich wünsche Ihnen viel Erfolg bei der Erarbeitung Ihrer Diplomarbeit, einen baldigen Studienabschluss und einen guten Start in die Arbeitswelt. Susann Kowalski

3 3 Inhaltsverzeichnis Seite Danksagung... 2 Inhaltsverzeichnis... 3 Abbildungsverzeichnis... 4 Tabellenverzeichnis... 5 Abkürzungs- und Symbolverzeichnis Einleitung Einrichten der Seite Textformatierung Formatierung der Seitenränder sowie der Kopf- und Fußzeile Überschriften Formatierung Nummerierung Inhaltsverzeichnis Fußnoten Tabellen Erstellung Tabellen- bzw. Abbildungsverzeichnis Querverweise Hilfe...Fehler! Textmarke nicht definiert. Literaturverzeichnis Anhang... 25

4 4 Abbildungsverzeichnis Seite Abbildung 1: Seite einrichten Abbildung 2: Seitenzahlen einrichten Abbildung 3: Formatvorlage bearbeiten Abbildung 5: Nummerierung und Aufzählungen Abbildung 6: Gliederung anpassen Abbildung 7: Index und Verzeichnisse Abbildung 8: Fußnote und Endnote Abbildung 9: Tabelle einfügen Abbildung 10: Beschriftung Abbildung 11: Querverweis... 23

5 5 Tabellenverzeichnis Seite Tabelle 1: Beispiel einer Tabelle... 20

6 6 Abkürzungs- und Symbolverzeichnis MS Microsoft Es ist empfehlenswert, auch Abkürzungen, die im Duden verzeichnet sind, im Abkürzungsverzeichnis aufzuführen, um Mehrdeutigkeiten zu vermeiden (Was bedeutet S. am Satzanfang? Siehe oder Seite?)

7 7 1 Einleitung Mit Hilfe der folgenden Tipps und Tricks zum Erstellen einer Vorlage für eine Diplomarbeit kann viel Mühe und Arbeit erspart werden. Die Textverarbeitung unter Microsoft (MS) Word bietet ungeahnte Möglichkeiten, das Erstellen von längeren Texten zu erleichtern. Die konkrete Vorgehensweise kann in verschiedenen Word-Versionen unterschiedlich sein, jedoch sind die Grundprinzipien die gleichen. Gemäß Merkblatt zur Anfertigung der Diplomarbeit (beim Prüfungsamt erhältlich) muss die Diplomarbeit folgende Reihenfolge aufweisen: Umschlagskarton Unbeschriftetes Blatt (Seite 1) Titelblatt (Seite 2) Inhaltsverzeichnis (Seite 3) Abbildungsverzeichnis (Seite 4) Tabellenverzeichnis (Seite 5) Abkürzungsverzeichnis (Seite 6 68) eigentliche Arbeit (Seite 69) Literaturverzeichnis (Seite 70) Anhang Erklärung Unbeschriftetes Blatt Umschlagskarton Die Vorlage diplomarbeit.doc sowie diese Anleitung entsprechen diesen Forderungen.

8 8 2 Einrichten der Seite Ein Doppelklick auf die Datei diplomarbeit.doc öffnet die Vorlage für eine Diplomarbeit, die den Forderungen des Merkblatts entspricht. Speichern Sie sie unter einem selbstgewählten Namen auf Ihrem Rechner ab. 2.1 Textformatierung In der Vorlage wurde der Schrifttyp Arial 11 mit 1½fachem Zeilenabstand verwendet. Es kann aber auch alternativ ein entsprechender Schrifttyp verwendet werden (siehe hierzu das Merkblatt des Prüfungsamtes). Über Format Zeichen gelangt man in die Auswahl, um Änderungen des Schrifttyps und des Schriftgrades vorzunehmen. Änderungen des Zeilenabstandes sind über Format Absatz vorzunehmen. Einfacher ist es aber, mit der voreingestellten Schrift zu arbeiten. 2.2 Formatierung der Seitenränder sowie der Kopf- und Fußzeile Auch an dieser Stelle wird auf das Merkblatt des Prüfungsamtes verwiesen. Die Vorlage wurde mit folgenden Seitenrändern erstellt: Links: 6 cm Rechts: 2 cm Unten: 2 cm (Abstand vom unteren Seitenrand zur Fußzeile) Oben: bis zur Seitenzahl: 2 cm (Abstand vom oberen Seitenrand zur Kopfzeile) von der Seitenzahl zum Textbeginn: 1 cm (d. h. 3,5 cm vom oberen Seitenrand bis zum Textbeginn) Wollen Sie diesen Vorgaben folgen, sind die nächsten Erläuterungen uninteressant für Sie. Die Seitenränder werden über Datei Seite einrichten... Seitenränder mit der entsprechenden Eingaben festgelegt und mit OK bestätigt.

9 9 Vgl. hierzu Abbildung 1.

10 10 Abbildung 1: Seite einrichten Die Größe der Kopf- und Fußzeile wurde bereits über das Einrichten der Seite festgelegt. Nun müssen noch die Seiten nummeriert werden. Dies geschieht über Einfügen Seitenzahlen OK. Die Vorschau zeigt an, wo die Seitenzahl gedruckt wird. Alternativ lassen sich Seitenzahlen auch über Ansicht Kopf- und Fußzeile erstellen bzw. entfernen. Vergleiche (=vgl.) hierzu Abbildung 2. Abbildung 2: Seitenzahlen einrichten 2.3 Abschnitte Wollen Sie in Ihrem Dokument die Ausrichtung der Seite wechseln (beispielsweise von Hoch- auf Querformat), so richten Sie einen neune Abschnitt ein (Einfügen manueller Wechsel Abschnittswechsel nächste

11 11 Seite). Über das Einrichten der Seite (siehe oben) können Sie jetzt bestimmen, wie der neue Abschnitt ausgerichtet sein soll. Auch die Kopf- und Fußzeilen können Sie für jeden Abschnitt neu gestalten. Die shilft beispielsweise, wenn Sie die Seiten der Verzeichnisse vor Ihrem eigentlichen Text andersartig nummerieren wollen als die Seiten mit dem Text. Normalerweise werden alle Kopf- und Fußzeilen gleich gestaltet. Das erkennen Sie am Symbol wie vorherige, das dann eingedrückt ist, sowie an der Kennzeichnung wie vorherige in der Kopf- bzw. Fußzeile. Bitte beachten Sie, dass diese Angaben auf die folgenden Abschnitte durchschlagen. Es empfiehlt sich also, diese Arbeiten vom Ende des Dokuments aus zu beginnen.

12 12 3 Überschriften Sämtliche Überschriften sollten im Text als solche durch die Formatvorlage Überschrift gekennzeichnet werden. Dieses Verfahren hat mehrere Vorteile: die Überschriftengestaltung ist einheitlich und ein Inhaltsverzeichnis kann automatisch erstellt werden. Zudem können Überschriften automatisch durchnummeriert werden. Wenn Sie Kapitel verschieben oder neue Kapitel zwischensetzen, wird die Nummerierung der Überschriften automatisch angepasst. 3.1 Formatierung Wollen Sie den Vorgaben der Vorlage folgen, sind die nächsten Erläuterungen uninteressant für Sie. Zunächst wird die Überschrift markiert. Durch Format Formatvorlage wird im recht Bereich eine Liste mit den verfügbaren Formaten geöffnet. Klicken Sie mit der rechten Maustaste auf ein Format und dann auf Ändern, gelangen Sie in das Dialogfeld Formatvorlagen (z. B. Überschrift 1 für eine Hauptüberschrift, Überschrift 2 für eine Unterüberschrift). Vgl. hierzu Abbildung 3. Abbildung 3: Formatvorlage bearbeiten

13 13 Der Formatvorlage kann jetzt ein neuer Name zugeordnet werden, falls nicht, wird die ursprüngliche Formatvorlage durch die neue Version überschrieben. Über Format gelangt man weiter in eine Auswahl der zu ändernden Formate (Zeichen, Absatz, Tabulator usw.). Hier können die gewünschten Änderungen eingestellt werden. In diesem Dokument wurden folgende Formatierungen vorgenommen: Überschrift auf erster Ebene: Arial, 14, fett Überschrift auf zweiter Ebene: Arial, 12, fett Überschrift auf dritter Ebene: Arial, 11, fett Über OK OK Zuweisen wird die neue Formatvorlage gespeichert. 3.2 Nummerierung Auch für die Nummerierung ist in der Vorlage gesorgt. Wollen Sie dem folgen, sind die nächsten Erläuterungen uninteressant für Sie. Über Format Nummerierung und Aufzählungen... Gliederung ( Abbildung 4) werden den jeweiligen Überschriften die Gliederungszahlen automatisch zugeordnet.

14 14 Über Anpassen kann das ausgewählte Nummerierungsformat an die individuell festgelegten Formate angepasst werden (Abbildung 5). Ebene zeigt an, welche der neun möglichen Ebenen im Moment angepasst wird. Unter Beginnen mit kann die Zahl bestimmt werden, mit welcher die Nummerierung anfangen soll (wichtig, wenn einzelne Kapitel als einzelne Dokumente gespeichert werden). Unter Schriftart kann das Zeichenformat der Nummerierung angepasst werden. Die Vorschau zeigt die jeweiligen Nummerierungsformate an. Abbildung 4: Nummerierung und Aufzählungen

15 15 Abbildung 5: Gliederung anpassen 3.3 Inhaltsverzeichnis Das Inhaltsverzeichnis ist in der Vorlage bereits eingefügt worden. Es wird beim Öffnen der Datei automatisch aktualisiert. Wollen Sie es zwischenzeitlich aktualisieren, weil Sie beispielsweise Umstrukturierungen Ihrer Kapitel vorgenommen haben, so markieren Sie das Inhaltsverzeichnis und drücken dann F9. Das in der Vorlage vorgeschlagene Inhaltsverzeichnis zeigt die Gliederungsebenen 1 3 an. Wollen Sie mehr Ebenen anzeigen, löschen Sie das vorgegebene Inhaltsverzeichnis und fügen ein neues ein. Bitte beachten Sie, dass Sie dann aber auch die entsprechenden Verzeichniseinträge formatieren müssen. Wollen Sie den Vorgaben der Vorlage folgen, sind die nächsten Erläuterungen uninteressant für Sie. Wenn allen Überschriften die Überschriftenformatvorlage zugewiesen wurde, kann ohne viel Aufwand ein Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Zunächst geht man mit dem Cursor an die entsprechende Stelle, an der das Inhaltsverzeichnis eingefügt werden soll. Dann Einfügen Referent Index und Verzeichnisse... Inhaltsverzeichnis ( Abbildung 6). Aus der Vorauswahl ein entsprechendes Verzeichnis auswählen. Die Kästchen Seitenzahlen anzeigen und Seitenzahlen rechtsbündig sollten aktiviert sein. Über Bearbeiten Bearbeiten Format kann man Zeichen und Absätze formatieren. Mit Ebenen anzeigen können Sie steuern, wie viele Gliederungsebenen in Ihrem Verzeichnis angezeigt werden

16 16 sollen. Sind alle Einstellungen vorgenommen, kann mit OK das Inhaltsverzeichnis erstellt werden. Von Zeit zur Zeit wird der Text geändert, neue Überschriften kommen hinzu, andere werden gelöscht und die Seitenzahlen ändern sich. Das Inhaltsverzeichnis wird folgendermaßen aktualisiert: Den Cursor in das bestehende Inhaltsverzeichnis setzen. Durch drücken der rechten Maustaste öffnet sich ein Dialogfeld, in dem die Option Felder aktualisieren ausgewählt wird. Sie können auch mit F9 aktualisieren. Tipp: Wird im Inhaltsverzeichnis auf die Seitenzahl geklickt, springt der Cursor direkt auf die entsprechende Überschrift im Text! Abbildung 6: Index und Verzeichnisse

17 17 4 Fußnoten Zunächst muss der Cursor an der entsprechenden Textstelle stehen, um eine Fußnote einzufügen. Über Einfügen Referenz Fußnote OK (vgl. hierzu Abbildung 7) erscheint die Fußnote im Text als hochgestellte arabische Zahl und gleichzeitig springt der Cursor in die Fußzeile, in der die entsprechende Fußnote auch erscheint. Jetzt kann der entsprechende Fußnotentext eingegeben und formatiert werden 1. Abbildung 7: Fußnote und Endnote Beachten Sie bitte, dass Sie unbedingt eine automatische Nummerierung Ihrer Fußnoten nutzen, damit Sie ungestört Fußnoten hinzufügen oder auch Fußnoten löschen können. Soll eine Fußnote gelöscht werden, muss sie im Text markiert und mit der Entf-Taste entfernt werden. Der zugehörige Fußnotentext wird automatisch mitgelöscht. 1 Unter der Fußnotentrennungslinie (wird automatisch erzeugt) steht an dieser Stelle der Fußnotentext!

18 18 Nur durch die automatische Nummerierung der Fußnoten können eine Aktualisierung (bei Verschieben oder Löschen) und die richtige Zuordnung zur entsprechenden Seite erfolgen. Ein kurzer Strich über den Fußnoten der Seite zeigt an, dass es sich um die Fußnotentexte zu dieser Seite handelt. Manchmal ist Word aber nicht in der Lage, alle Fußnotentexte auf der richtigen Seite unterzubringen. Das erkennen Sie an einer durchgezogenen Linie über den Fußnotentexten. Hier müssen Sie manuell nachhelfen, indem Sie durch zusätzliche explizite Zeilenumbrüche (Enter-Taste) mehr Platz für Fußnotentexte auf der vorangegangenen Seite schaffen. Dies sollte Ihre letzte Aktion vor dem finalen Ausdruck sein, da jede Textänderung ihre manuellen Eingriffe überflüssig machen könnte. Sie müssten dann manuell wieder entfernt werden.

19 19 5 Tabellen Tabellen verdeutlichen viele Informationen auf anschauliche Weise und erhöhen durch Auflockerung des Textes die Aufnahmebereitschaft des Lesers. 5.1 Erstellung Es gibt verschiedene Wege, Tabellen zu erstellen. Der einfachste geht über das Tabellen-Symbol in der Symbolleiste oder über Tabelle Einfügen Tabelle... Es erscheint das unter Abbildung 8 abgebildete Fenster. Hier kann vom Benutzer die Spalten- und Zeilenanzahl festgelegt werden oder es werden bereits vorformatierte Tabellen unter Autoformat ausgewählt. Über OK wird die Tabelle an der Stelle eingefügt, an der die Einfügemarke steht. Abbildung 8: Tabelle einfügen Jede Zelle der Tabelle kann nun für sich formatiert werden (Zeilenabstand, Textausrichtung, Schrift usw.). Es können aber auch mehrere Zellen gleichzeitig markiert und formatiert werden. Unter dem Menüpunkt Tabelle finden sich viele Möglichkeiten, um das Aussehen einer Tabelle zu ändern. Über Tabelle Tabelleneigenschaften kann man die Rahmenlinien und - zellen nach Wunsch gestalten (vgl. hierzu Tabelle 1).

20 20 zentriert linksbündig rechtsbündig einzeiliger Zeilenabstand und Rahmenlinie 2 ¼ pt Schattierung 20 % keine Linie unten geteilte Zelle Quelle: Zeitschrift der verrückten Tabellen 2 Tabelle 1: Beispiel einer Tabelle Tipp: Beschriftung, Tabelle und Quelle markieren, über Format Absatz Textfluss das Kästchen Absätze nicht trennen aktivieren. Mit dieser Formatierung wird vermieden, dass die Tabelle am Seitenende auseinandergerissen wird, oder die Beschriftung alleine am Seitenende steht. 5.2 Tabellen- bzw. Abbildungsverzeichnis Um ein Tabellen- oder Abbildungsverzeichnis automatisch erstellen zu können, müssen den Tabellen bzw. Abbildungen zunächst Beschriftungen zugewiesen werden. Dies geschieht über Einfügen Referenz Beschriftung... (vgl. hierzu Abbildung 9). In dem sich daraufhin öffnenden Dialogfenster kann nun unter der Option Kategorie Abbildung oder Tabelle ausgewählt werden. Dann nur noch auf OK klicken und Text hinzufügen. 2 Kurzzitierweise hier, Langform ins Literaturverzeichnis

21 21 Abbildung 9: Beschriftung Das Tabellen- bzw. Abbildungsverzeichnis wird wie das Inhaltsverzeichnis erstellt: Die Einfügemarke wird an die betreffende Stelle gesetzt. Über Einfügen Referenz Index- und Verzeichnisse... wird auf der Karte Abbildungsverzeichnise unter Kategorie Tabelle oder Abbildung ausgewählt, dann OK und das Verzeichnis wird automatisch erstellt. In der Vorlage ist das bereits für Sie erledigt worden. Wie beim Inhaltsverzeichnis gilt auch hier: Aktualisierung mit F9.

22 22 6 Querverweise Querverweise dienen dazu, auf andere Stellen (Kapitel, Tabellen, Abbildungen usw.) im Text zu verweisen. Wurden Überschriften und Beschriftungen als solche mit den entsprechenden Formatvorlagen gekennzeichnet, so lassen sich problemlos Querverweise im laufenden Text oder den Fußnoten erstellen. Die Querverweise werden bei Umstrukturierungen des Textes automatisch angepasst (Aktualisierung ggf. mit F9). Über Einfügen Referenz Querverweis... gelangt man in das unter Abbildung 10 dargestellte Dialogfenster. Nacheinander muss durch markieren Verweistyp (z. B. Abbildung, Tabelle, Überschrift) Verweisen auf (z. B. Text, Seitenzahl, Nummer) Für welche Beschriftung (Aufzählung aller benutzten Beschriftungen) ausgewählt werden Einfügen Schließen.

23 Abbildung 10: Querverweis 23

24 24 Literaturverzeichnis Theisen, M.: Wissenschaftliches Arbeiten, 10. Aufl., München: Vahlen, 2000, S. 186ff) Für die Erstellung des Literaturverzeichnisses bietet MS Word leider keine automatisierte Hilfe an.

25 Anhang 25

26 Erklärung Ich versichere, die von mir vorgelegte Arbeit selbständig verfasst zu haben. Alle Stellen, die wörtlich oder sinngemäß aus veröffentlichten oder nicht veröffentlichten Arbeiten anderer entnommen sind, habe ich als entnommen kenntlich gemacht. Sämtliche Quellen und Hilfsmittel, die ich für die Arbeit benutzt habe, sind angegeben. Die Arbeit hat mit gleichem Inhalt bzw. in wesentlichen Teilen noch keiner anderen Prüfungsbehörde vorgelegen. Ort, Datum (Unterschrift)

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