Einführung einer Posteingangs-Lösung für die Verarbeitung verschiedener Formate

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1 Einführung einer Posteingangs-Lösung für die Verarbeitung verschiedener Formate 16./ Kay-Michael Schülzke Leiter DMS- und Inputmanagement

2 2 Fakten zur DAK-Gesundheit 6,2 Mio. Versicherte kompetente und engagierte Mitarbeiter 760 Servicezentren b u n d e s w e i t 20 Führende Milliarden Euro Leistungsvolumen deutsche Krankenkasse mit Sitz in Hamburg 240 Jahre Erfahrung

3 3 Auslöser Business Process Re-Engineering Vor Um stellung nach Um stellung Bezirksgeschäftsstelle Kundenberatung Bezirksgeschäftsstelle Bezirksgeschäftsstelle Fachzentrum Leistung Bezirksgeschäftsstelle Fachzentrum Mitglied-schaft & Beitrag Vertrieb Änderungen in der Organisation Das DMS wurde bei der DAK-Gesundheit in den Jahren eingeführt Auslöser war eine strategische Reorganisation aller Kern-Geschäftsprozesse (Projekt ProDAK) unter dem Motto Vom Generalisten zum Spezialisten Im Zuge des Rollouts wurden ca Mitarbeiter spezialisiert auf Kundenberatung, Mitgliedschaftsbearbeitung, Leistungsbearbeitung oder Vertrieb. Beratung

4 4 Einführung von DMS und Input-Management Zugriff auf Akten und Eingangspost Sachbearbeiter Kieferorthopädie Schwerin Sachbearbeiter Abrechnungsprüfung Arznei Bremen Kundenberater Hamburg Altona Versichertenakte Max Mustermann Sachbearbeiter Unfall Berlin Kundenberater Hamburg Wandsbek Sachbearbeiter Mitgliedschaft / Beitrag Hamburg Mitte Das Dienststellennetz wurde völlig neu konzipiert. In der Folge wurden die großen Back-Office-Einheiten (ca. 60) an neuen Standorten errichtet. Problem: Wie wird der Zugriff auf die Bestandsakten und die eingehende Post organisiert? Lösung: Einführung eines DMS und einer Scan-Lösung als Inhouse- Verfahren

5 5 DMS bei der DAK-Gesundheit Ca Anwender/innen Bundesweit in über 600 Dienststellen im Einsatz 80% der gesamten Eingangspost der DAK-Gesundheit wird digital bearbeitet Durchschnittlich werden täglich Sendungen gescannt und im DMS zur Bearbeitung zur Verfügung gestellt (ca. 1,2 Tonnen). (Teil-)automatisierte Verarbeitung von Fachdaten aus täglich ca Dokumenten

6 6 Das DigiZentrum im Modell Grundriss Digizentrum - schematisch Öffnungsprüfung Posteingang Waage Arbeitsvorbereitung Automat. Sortieranlage Postöffnung InoTec Scanner OPEX Scanner Basismodell eines DigiZentrums Manuelle Zuordnung maschinell nicht erkannter Dokumente Postausgang Zwischenlager Versand Frankiertechnik)

7 7 Scanning bei der DAK Gesundheit Scan-Verfahren DAK Gesundheit OPEX integriertes Scanverfahren. Die Brieföffnung und Arbeitsvorbereitung erfolgt direkt am Scanner. Das Verfahren ist optimal für Sendung mit bis zu 3 Blättern. Öffnung erfolgt direkt an der Maschine. Der Umschlag dient als Trennblatt. Inotec Stapelscanner. Die Brieföffnung und die Arbeitsvorbereitung erfolgen im Vorwege separat.

8 8 Scanning bei der DAK Gesundheit OPEX-Scanner CertainScan - Scanclient Sendungslogik: Trennung am Ende der Sendung 300 dpi s/w Trennung der Sendung durch Briefumschlag Inotec-scanner Hyperdoc - Scanclient Sendungslogik: Trennung mit Beginn einer neuen Sendung 300 dpi s/w Trennung einer Sendung durch Patchblatt Problemfelder Unterschiedliche Logiken der Scanclients im Stapelaufbau. Schlechte Trenn- und Steuerblatterkennung im Hyperdoc-Scanclient Nicht alle Trennblätter konnten an jedem Scannermodell verarbeitet werden.

9 9 Inputprozeß ohne XBOUND bis 2008 bis 2010 DMS-DB OPEX- Scanning Transport über http Fileverzeichnis Archivierung Postverteilung DMSplus Desk HyperDoc Inotec- Scanning Transport über ftp Transport über ftp Massenspeicher smartfix Übergabe der Dokumente in Verzeichnisse über http- und ftp-protokolle Transaktionssicherung erfolgte durch Verzeichnisüberwachung

10 10 Einführung XBOUND 2011 Der Schwenk auf die XBOUND-Plattform erfolgte im Rahmen der Einführung der qualifizierten elektronischen Signatur für den Posteingang bei der DAK Gesundheit. Warum ist die QES so bedeutsam: Die Signatur ist Voraussetzung für ersetzendes Scanning (Papiervernichtung). Im GKV-Umfeld gibt es eine eigene Gesetzesgrundlage und Richtlinien für die Verarbeitung digitalisierter Dokumente. Compliance Nachweis der Integrität von Dokumenten ist nur durch eine qualifizierte elektronische Signatur möglich.

11 11 Günde für XBOUND-Platform als Inputlösung 2011 IT-strategische Sicht: XBOUND als Standard-Software löst Individualentwicklung in der Input-Strecke ab Erfahrungen von anderen Unternehmen fließen in Produkt (Scan-Dienstleister, andere Krankenkassen) Offenes System mit Schnittstellen für Drittanwendungen Betriebssicht XBOUND besitzt Transaktionsverfahren und Monitoringkomponenten: bessere Kontrolle über Datenfluss (wichtig bei Dunkelverarbeitung) Verbesserung bei Erkennung von Trenn- und Steuerblättern Weiterentwicklung: Inputlösung XBOUND bietet gute Voraussetzungen für Farb-Scanning Mandantenfähigkeit - und Fax-Archivierung

12 12 Einführung der XBOUND-Plattform Erfahrung mit der XBOUND-Einführung 2011 Die Einführung der XBOUND-Plattform war problemlos Schnittstellen zur Smartfix-Anwendung Signatur-Anwendung waren gegeben. DMS-DB DMSplus Desk Signatursoftware Plausichecks Inotec- Scanning Archivierung Postverteilung HyperDoc Signatursoftware Plausichecks OPEX- Scanning smartfix Signaturprüfung Massenspeicher

13 13 XBOUND Scanclient Optimierung des Scanclients Einführung des XBOUND-Scanclients für Inotec-Scanner Optimierung der Benutzerfreundlichkeit des Scan-Client Übersichtliche Darstellung Stapel / Dokument / Statistikangaben Einfachste Bedienung des Scanclients (Start / Stop / Prüfen / Speichern)

14 14 XBOUND Scanclient Einbindung eigener Komponenten Einbindung von Plausibiliätsprüfungen in den Scanclient Einbindung einer eigenen Steuerblattübersicht Scan-Vorgang Scan-Vorgang Scan-Vorgang Scan-Vorgang STB IB SVT IB SVT IB SVT IB SVT STB IB SVT IB TB-D IB SVT IB SVT STB IB SVT TB2-S IB SVT IB TB2-E SVT IB SVT STB TB-A IB SVT TB-A IB SVT IB SVT STB = Stapeldeckblatt IB = Inhaltsblatt SVT = Scan-Vorgangs-Trenner

15 15 Scanning bei der DAK Gesundheit ab 2011 OPEX-Scanner CertainScan - Scanclient Sendungslogik: Trennung am Ende der Sendung 300 dpi s/w Trennung der Sendung durch Briefumschlag Inotec-scanner xbound - Scanclient Sendungslogik: Trennung am Ende der Sendung 300 dpi s/w Trennung einer Sendung durch Patchblatt Lösung durch xbound-scanclient Einheitliche Logiken der Scanclients im Stapelaufbau. Zuverlässige Trenn- und Steuerblatterkennung im xbound-scanclient durch Barcodes

16 16 Evolution des Inputmanagements ( ) Die Erwartungen an XBOUND wurden erfüllt Anbindung für einer Software für serverbasierte Massensignatur Verwendung von XBOUND-eigenen Konvertierservices Verwendung von XBOUND-eigenen IMAP-Collectoren (Fax) Verarbeitung Unterschiedliche Dateiformate TIF und PDF/A DMS-DB Inotec S/W und Farb-Scanning Fax Format- Konvertierung Serverbasierte Massensignatur Stapelbildung DMSplus Desk Luratec-PDF/A Konvertierung Archivierung Postverteilung Signatur HyperDoc OPEX S/W und Farb-Scanning Luratec-PDF/A Konvertierung smartfix Signaturprüfung Sam FS Massenspeicher Signatur Signatursoftware Plausichecks Signatursoftware Plausichecks Datenaustausch

17 Einflussfaktoren für die Entwicklung des Inputmanagements 17 Wie geht es weiter? Neue Rechtsvorschriften TR Resiscan / TR ESOR Anbindung der Mail-Systeme (Eingang) Mobile Devices App- und Webscanning Stapelsplitting Direkte Anbindung der Online- Geschäftsprozesse an die Inputstrecke Stapelsplitting zur Performancesteigerung im Input Anbindung von s & Online- App- & Web-Scanning Neue Rechtsvorschriften

18 18 Herausforderungen und Online-Anfragen s bei der DAK Gesundheit Die Bedeutung von s in den Prozessen der DAK-G hat deutlich zugenommen. Wir erwarten eine deutliche Zunahme von Anfragen, die direkt über unsere Online-Plattform eingehen. Aus DMS-Sicht liegen die Herausforderungen in der Unterscheidung zwischen Mails von Kunden und Interessenten Im Management der Anlagen s und Kontaktanfragen pro 260 Tag s an Service- Adressen Kontaktformulare im offenen Online-Bereich Kontaktformulare im geschützten Mitglieder- Onlinebereich

19 19 Online-Prozesse und Dokumentenmanagement Der Ausbau der Online-Präsenz dak.de hat für die DAK Gesundheit strategische Bedeutung. Das bedeutet nicht nur für das Bereitstellen attraktiver Angebote für unserer Kunden, sondern auch die Intensivierung von Online-Geschäftsprozessen Innerhalb der nächsten 10 Jahre möchte die DAK 80% der Versicherten im gesicherten Mitgliederbereich führen: 80% des ausgehenden Schriftverkehrs soll ausschließlich in die Online- Postfächer der Kunden gesteuert werden 60% des eingehenden Schriftwechsels wird über Online-Postfächer entgegengenommen. Das stellt einen Paradigmenwechsel im gesamten Inputprozess dar

20 20 Mobile Devices App- & Webscanning App & Web Xbound Scan-App Xbound Webservice Format- Konvertierung smartfix Serverbasierte Massensignatur Stapelbildung Signaturprüfung Authentifizierung des Kunden durch App oder Online-Portal Scanning durch den Kunden über Scan-App Scanning durch den Kunden über eigenen MFP Echtzeit-Validierung der Scans durch XBOUND Xbound Web Scan

21 21 Prozessoptimierung Stapelsplitting Was ist Stapelsplitting? Scanning Fax Datenaustausch Splitting ist die Aufteilung der Scanstapel in einzelne Sendungen zur Weiterverarbeitung in den Folgesystemen. Dies bedeutet die Trennung des physischen Stapels und der digitalen Sendung. Stapelsplitting Gründe für das Stapelsplitting: Verringerung der Durchlaufzeit von Sendungen Erhöhung der Auslastung technischer Kapazitäten (Analyse von Dokumenten) Smartfix Smartfix- Smartfix- Analyser Analyser Smartfix- Analyser Smartfix- Smartfix- Smartfix- Analyser Analyser Analyser

22 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit

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