Herzlich Willkommen zu Workshop 6: Daniela Beutlrock, Referentin Personalentwicklung

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1 Herzlich Willkommen zu Workshop 6: Daniela Beutlrock, Referentin Personalentwicklung Thementag: Personal- und Organisationsentwicklung für Hochschulen für angewandte Wissenschaften,

2 Projekt Kräfte vernetzen Agenda Vorbereitung Umsetzung Nachbereitung 2

3 1. Ausgangslage Programm zur Stärkung der Autonomiefähigkeit von Hochschulen Projektantrag in 2010: Wandel gestalten in Führung und Verwaltung Ziele: Stärkung der Innovations-, Entwicklungs- und Veränderungskompetenz Bessere Verzahnung Fakultäten und Zentrale Services 3

4 1. Ausgangslage Ministerium Partner in der Wirtschaft öffentliche Drittmittelgeber Projekte FK 01 FK 02 FK 03 FK 04 FK 05 FK 06 FK 07 FK 08 FK 09 FK 10 FK 11 FK 12 FK 13 FK 14 Projekt- gruppe PG Präsidium Erweiterte Hochschulleitung PG PG PG PG PG Hochschulrat Senat Studium Personal Finanzen Zentrale IT Bibliothek Gebäudemanagement CMS Personalentwicklung Globalhaushalt KLR 4 Vorbereitung

5 1. Ausgangslage - Dialog statt Trialog? Präsidium Stabsstellen Fakultäten Dekane Referenten Zentrale Services Abt. Leiter Teamleiter 5 Vorbereitung

6 2. Zielsetzung: Trialog! Präsidium Stabsstellen Fakultäten Dekane Referenten Prof/MA/Studis Zentrale Services Abt. Leiter Teamleiter MA 6 Vorbereitung

7 2. Zielsetzung Modell Innovationskompetenz Sich aus Vorhandenem lösen und Neues leben Eigene Vorstellungen entwickeln und wirkungsvoll umsetzen Material- und Informationsflüsse flexibel und effizient gestalten Fähigkeit, große Durchbrüche Innovations-Kompetenz erfolgreich am Markt einzuführen. Fähigkeit, eigene Visionen, Strategien, Entwicklungs-Kompetenz Ziele zu entwickeln und umzusetzen. Fähigkeit, auf Änderungen im Veränderungs-Kompetenz Umfeld angemessen zu reagieren. Fähigkeit, Bestehendes zu Beharrungs-Kompetenz bewahren und aufrecht zu erhalten. 8 Vorbereitung

8 3. Projektstruktur Projektverantwortlicher: Prof. Dr. Michael Kortstock, Präsident Projektleitung: Sabine Krella, Leiterin PE Daniela Beutlrock, Referentin PE Projektsumme: (Laufzeit ) Steuerkreis: Vertretungen der - Hochschulleitung durch Präsident & Kanzler - Verwaltung durch 2 Abteilungsleiter - Fakultäten durch 2 Dekane Beteiligte: - Hochschulleitung - Dekane / Dekanatsreferentinnen - AbteilungsleiterInnen / TeamleiterInnen 9

9 4. Maßnahmenkatalog Klausurtagungen Prozesserfassungen Innovations-Kompetenz Informationsflüsse Entwicklungs-Kompetenz Schulungen Veränderungs-Kompetenz Beharrungs-Kompetenz 10 Vorbereitung

10 Schulungen Fachkompetenz PEFI (Beamten-/Tarifrecht, Haushaltsrecht) Aktive Dienstleistungsorientierung Excel Aufbau Kurs Methodenkompetenz Projektmanagement Soziale Kompetenz Gewaltfreie Kommunikation Konfliktmanagement Persönliche Kompetenz Zeit- und Selbstmanagement Führungsseminar Umsetzung 11

11 Informationsflüsse Traineeprogramm für Dekanatsreferentinnen (2 Runden) Arbeitskreis Berichtswesen Fakultäts-Info Tage Info-Reihe Zentrale Services Umsetzung 12

12 Fakultätsinfotag der Fakultät 05 13

13 Schulungen und Informationsflüsse Ergebnisse: persönl. Kennenlernen dadurch bessere Abstimmung in Verwaltungsprozessen regelm. Treffen der DKR fakultätsübergreifender Austausch Plattform für MA der Verwaltung zur Klärung von Infos und Fragen Kompetenzaufbau und -ausbau bei DKR und MA Erfolgsfaktoren: Schulungsbedarf in Abstimmung mit AL Einbindung der Abteilungen und Fakultäten bei Programmgestaltung Herausforderung: Anfänglich Widerstände der Dekane Kommunikation der Termine an MitarbeiterInnen 14 Nachbearbeitung

14 Prozesserfassung Managementprozesse Beispiel Arbeitsgruppen: Beschaffungen bis 500 Beschaffungen bis 25 T Beschaffungen über 25 T EMS-Vergabe Vergabe Freisemester Drittmittelprojekt / Industrieprojekte Kernprozesse Unterstützend e Prozesse 15 Umsetzung

15 Arbeitskreis Beschaffungen

16 Prozesserfassungen Ergebnisse: Modellierte Prozesse Förderung des gegenseitigen Verständnisses Förderung einer konstruktiven Arbeitskultur Schaffung von mehr Transparenz Aufbau von Prozessdenken Basis für weitere QM- Maßnahmen Erfolgsfaktoren: Alle an einen Tisch - Einbindung der Beteiligten Moderation durch unbeteiligte Person Kommunikation Zusammenarbeit PE und QM Auswahl der Prozesse mit hohem Leidensdruck Stolpersteine: Terminfindungen schwierig Auftragsklärung zu Beginn 17 Nachbearbeitung

17 Klausurtagungen Ziele und Strategie Präsidium Erweiterte Hochschulleitung Abteilungsleiter Begleitung von Veränderungsprozessen Abteilungsworkshop Finanzen Abteilungsworkshop Personal Abteilungsworkshop Zentrale IT Umsetzung 18

18 Klausurtagungen Ergebnisse: Ableitung von Zielen und Maßnahmen Intensivierung des bereichsübergreifenden Austausches Begleitung von organisatorischen Veränderungen Stabilisierende Wirkung in den Abteilungen Verbessertes Arbeitsklima Erfolgsfaktoren: Externe Moderation Externe Veranstaltungen in Tagungshotels Teilweise kombiniert mit Kompetenzaufbau durch Schulungen für Dekane/AL Stolpersteine: 19 Nachbearbeitung

19 4. Maßnahmenkatalog Vernetzung Informationsflüsse Schulungen Klausurtagungen Prozesserfassungen der Zielgruppen FK, ZS, DKR/TL und MA Umsetzung 20

20 5. Projektabschluss Evaluation Seminarevaluation Persönliche Interviews Zukunftswerkstatt Lessons Learned Veranstaltung mit allen Beteiligten Zukunftswerkstatt EHL 21 Nachbearbeitung

21 Fazit PE und OE Hand muss Hand in Hand gehen Strukturen Prozesse Personen/ Kompetenzen Nachhaltige Implementierung durch neue OE Stabstelle und Prozess- und Projektberater Partizipation als Schlüssel für Veränderungsprozesse 22

22 unterstützt durch das Präsidium der Hochschule München 23

23 getragen von den Kolleginnen und Kollegen der Hochschule München 24

24 Vielen Dank für Ihre Aufmerksamkeit! 25

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