Vereinbarung Auftrag gemäß 11 BDSG

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1 Vereinbarung Auftrag gemäß 11 BDSG Schuster & Walther Schwabacher Str. 3 D Nürnberg Folgende allgemeinen Regelungen gelten bezüglich der Verarbeitung von Daten zwischen den jeweiligen Auftraggebern und Schuster & Walther: 1. Allgemeines 1.1. Die Auftragnehmerin verarbeitet personenbezogene Daten für die Auftraggeberin im Auftrag. Die Auftraggeberin hat die Auftragnehmerin im Rahmen der Sorgfaltspflichten des 11 Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) als Dienstleister ausgewählt. Voraussetzung für die Zulässigkeit einer Datenverarbeitung im Auftrag ist, dass die Auftraggeberin der Auftragnehmerin den Auftrag schriftlich erteilt. Diese Vereinbarung enthält nach dem Willen der Parteien und insbesondere der Auftraggeberin datenschutzrechtliche Detailregelungen zum schriftlichen Auftrag und regelt die Rechte und Pflichten der Parteien im Zusammenhang mit der Datenverarbeitung Sofern in dieser Vereinbarung der Begriff Datenverarbeitung oder Verarbeitung (von Daten) benutzt wird, wird damit allgemein die Verwendung von personenbezogenen Daten verstanden. Eine Verwendung personenbezogener Daten umfasst insbesondere die Erhebung, Speicherung, Übermittlung, Sperrung, Löschung, Anonymisieren, Pseudonymisieren, Verschlüsseln oder sonstige Nutzung von Daten. 2. Gegenstand und Dauer des Auftrags 2.1. Die genaue Leistungsbeschreibung ergibt sich aus dem entsprechenden Wartungsvertrag bzw. dem erteilten Auftrag. Zum Zwecke der Erfüllung des Wartungsvertrages bzw. des einzelnen Kundenauftrages, werden der Auftragnehmerin umfangreiche Einwahl- und Zugriffsrechte auf das betreffende System gewährt. Das System dient der Auftraggeberin zu Zwecken der steuerberatenden bzw. juristischen Tätigkeit, ferner werden durch Mitarbeiter der Auftraggeberin Nutzungsdaten erzeugt. All diese Daten erfüllen das Merkmal personenbezogener Daten gemäß 3 I Bundesdatenschutzgesetz. Während der Zugriffe zu Wartungszwecken kann nicht ausgeschlossen werden, dass der Auftragnehmerin diese Daten zur Kenntnis gelangen. Demnach handelt es sich bei den genannten Dienstleistungen der Auftragnehmerin um eine Auftragsdatenverarbeitung gemäß 11 V BDSG. Diese Datenschutzvereinbarung verpflichtet die Auftragnehmerin deshalb, die 1 / 7

2 Anforderungen des BDSG in Bezug auf diese Daten zu gewährleisten Die Dauer dieser Vereinbarung entspricht der Dauer der Laufzeit des Wartungsvertrages bzw. bis zum Ende der Ausführung des Kundenauftrages. 3. Kreis der Betroffenen und Art der Daten siehe entsprechendes angehängtes Dokument in der Anlage 4. Rechte und Pflichten des Auftraggebers 4.1. Die Auftraggeberin ist verantwortliche Stelle ( 3 VII BDSG) für die Verarbeitung von Daten im Auftrag durch die Auftragnehmerin. Die Beurteilung der Zulässigkeit der Datenverarbeitung obliegt allein der Auftraggeberin Die Auftraggeberin ist als verantwortliche Stelle für die Wahrung der Betroffenenrechte verantwortlich. Betroffenenrechte sind gegenüber der Auftraggeberin wahrzunehmen. Die Auftraggeberin erteilt alle Aufträge oder Teilaufträge schriftlich. Änderungen des Verarbeitungsgegenstandes und Verfahren für die Änderungen sind gemeinsam abzustimmen Die Auftraggeberin hat das Recht, Weisungen über Art, Umfang und Verfahren der Datenverarbeitung zu erteilen. Mündliche Weisungen sind unverzüglich von der Auftraggeberin schriftlich oder in Textform ( ) zu bestätigen Die Auftraggeberin kann weisungsberechtigte Personen benennen. Sofern sensible Daten von der Auftragnehmerin für die Auftragnehmerin verarbeitet werden, wird die Auftraggeberin weisungsberechtigte Personen konkret benennen. Weisungsberechtigte Personen der Auftraggeberin sind in der Anlage aufgeführt Für den Fall, dass sich die weisungsberechtigten Personen bei der Auftraggeberin ändern, wird die Auftraggeberin dies der Auftragnehmerin schriftlich mitteilen Die Auftraggeberin informiert die Auftragnehmerin unverzüglich, wenn sie Fehler oder Unregelmäßigkeiten im Zusammenhang mit der Verarbeitung personenbezogener Daten durch die Auftragnehmerin feststellt. 2 / 7

3 5. Berichtigung, Sperrung und Löschung von Daten Der Auftragnehmer hat nur nach Weisung des Auftraggebers die Daten, die im Auftrag verarbeitet werden, zu berichtigen, zu löschen oder zu sperren. Soweit ein Betroffener sich unmittelbar an den Auftragnehmer zwecks Berichtigung oder Löschung seiner Daten wenden sollte, wird der Auftragnehmer dieses Ersuchen unverzüglich an den Auftraggeber weiterleiten. 6. Pflichten der Auftragnehmerin 6.1. Die Auftragnehmerin verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich im Rahmen der getroffenen Vereinbarungen. Zweck, Art und Umfang der Datenverarbeitung richten sich nach den Weisungen der Auftraggeberin. Eine hiervon abweichende Verarbeitung von Daten ist durch die Auftragnehmerin nicht vorgesehen. Nicht mehr benötigte Unterlagen mit personenbezogenen Daten und Dateien dürfen erst nach vorheriger Zustimmung durch die Auftraggeberin datenschutzgerecht vernichtet werden Die Auftragnehmerin bestätigt, dass sie einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten gemäß 4f, 4g BDSG bestellt hat Die Auftragnehmerin sichert im Bereich der auftragsgemäßen Verarbeitung von personenbezogenen Daten die vereinbarungsmäßige Abwicklung aller vereinbarten Maßnahmen zu Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, ihr Unternehmen und ihre Betriebsabläufe so zu gestalten, dass die Daten, die sie im Auftrag der Auftraggeberin verarbeitet, im jeweils erforderlichen Maß gesichert und vor der unbefugten Kenntnisnahme Dritter geschützt sind. 6.5 Die Wahrung des Datengeheimnisses entsprechend 5 BDSG. Alle Personen, die auftragsgemäß auf personenbezogene Daten des Auftraggebers zugreifen können, müssen auf das Datengeheimnis verpflichtet und über die sich aus diesem Auftrag ergebenden besonderen Datenschutzpflichten sowie die bestehende Weisungs- bzw. Zweckbindung belehrt werden. 7. Umsetzung und Einhaltung aller für diesen Auftrag notwendigen technischen und organisatorischen Maßnahmen entsprechend 9 BDSG 7.1. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, der Auftraggeberin jeden Verstoß gegen datenschutzrechtliche Vorschriften oder gegen die getroffenen vertraglichen Vereinbarungen und/oder die erteilten Weisungen der Auftraggeberin unverzüglich mitzuteilen, der im Zuge der Verarbeitung von Daten durch sie oder andere mit der Verarbeitung beschäftigten Personen erfolgt ist. 3 / 7

4 7.2. An der Erstellung der Verfahrensverzeichnisse durch die Auftraggeberin hat die Auftragnehmerin mitzuwirken. Sie hat der Auftraggeberin die jeweils erforderlichen Angaben mitzuteilen Die Auftraggeberin hat das Recht, jederzeit ergänzende Weisungen bezüglich Zweck, Art und Umfang der Verarbeitung von Daten an die Auftragnehmerin zu erteilen. Die Weisungen müssen schriftlich erfolgen. Der Auftragnehmerin soll eine angemessene Frist zur Umsetzung der Weisungen gesetzt werden Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen der Auftraggeberin beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt Die Auftragnehmerin erstellt in der Regel ein Protokoll über die durchgeführten Wartungs- und Supporttätigkeiten zu führen. Dabei ist es unerheblich ob die Wartung/Support per Ferneinwahl geschieht, Vor-Ort oder mittels Anleitung durch einen Mitarbeiter der Auftraggeberin durchgeführt wird. Das Protokoll umfasst mindestens folgende Angaben - Datum und Uhrzeit - Anlass - durchgeführte Tätigkeit(en) - Dauer, Uhrzeit Abschluss - Name oder eindeutige Kennung der durchführenden Person(en) und wird der Auftraggeberin zur Verfügung gestellt. 8. Unterauftragsverhältnisse 8.1. Die Beauftragung von Subunternehmen durch die Auftragnehmerin ist nur mit schriftlicher Zustimmung der Auftraggeberin zulässig Die Auftragnehmerin hat den Subunternehmer sorgfältig auszuwählen und vor der Beauftragung zu prüfen, dass dieser die zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmerin getroffenen Vereinbarungen einhalten kann. Die Auftragnehmerin hat insbesondere vorab und regelmäßig während der Vereinbarungsdauer zu kontrollieren, dass der Subunternehmer die nach 9 BDSG erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen hat. Das Ergebnis der Kontrolle ist von der Auftragnehmerin zu dokumentieren und auf Anfrage der Auftraggeberin zu übermitteln. Die Auftragnehmerin ist verpflichtet, sich vom Subunternehmer bestätigen zu lassen, dass dieser einen betrieblichen Datenschutzbeauftragten i.s.d. 4f BDSG bestellt hat sofern die Pflicht dazu besteht Die Auftragnehmerin hat sicherzustellen, dass die in dieser Vereinbarung aufgeführten Regelungen und ggf. ergänzende Weisungen der Auftraggeberin auch gegenüber dem Subunternehmern gelten. Die Auftragnehmerin hat die Einhaltung dieser Pflichten regelmäßig zu kontrollieren. 4 / 7

5 8.4. Eine Übergabe von Daten an den Subunternehmer ist erst zulässig wenn der Subunternehmer die Verpflichtung nach Ziff. 8 (Datengeheimnis) dieser Vereinbarung erfüllt hat Die Verpflichtung des Subunternehmens muss schriftlich, unter Berücksichtigung der Maßgaben des 11 BDSG, erfolgen. Der Auftraggeberin ist die schriftliche Verpflichtung auf Anfrage in Kopie zu übermitteln. 9. Kontrollbefugnisse 9.1. Die Auftragnehmerin ist der Auftraggeberin gegenüber zur Auskunftserteilung verpflichtet, soweit dies zur Durchführung der Kontrolle i.s.d. der Ziff. 7 dieser Vereinbarung erforderlich ist Die Auftraggeberin kann eine Einsichtnahme in die von der Auftragnehmerin für die Auftraggeberin verarbeiteten Daten sowie in die verwendeten Datenverarbeitungssysteme und -programme verlangen. Dabei muss die Auftraggeberin Einschränkungen insoweit akzeptieren, sofern die Einsichtnahme die datenschutzrechtlichen Belange anderer Auftraggeber der Auftragnehmerin berühren würde. 10. Mitteilung bei Verstößen des Auftragnehmers Der Auftragnehmer erstattet in allen Fällen dem Auftraggeber eine Meldung, wenn durch ihn oder die bei ihm beschäftigten Personen Verstöße gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten des Auftraggebers oder gegen die im Auftrag getroffenen Festlegungen vorgefallen sind. Es ist bekannt, dass nach 42a BDSG Informationspflichten im Falle des Abhandenkommens oder der unrechtmäßigen Übermittlung oder Kenntniserlangung von personenbezogenen Daten bestehen können. Deshalb sind solche Vorfälle ohne Ansehen der Verursachung unverzüglich dem Auftraggeber mitzuteilen. Dies gilt auch bei schwerwiegenden Störungen des Betriebsablaufs, bei Verdacht auf sonstige Verletzungen gegen Vorschriften zum Schutz personenbezogener Daten oder anderen Unregelmäßigkeiten beim Umgang mit personenbezogenen Daten des Auftraggebers. Der Auftragnehmer hat im Benehmen mit dem Auftraggeber angemessene Maßnahmen zur Sicherung der Daten sowie zur Minderung möglicher nachteiliger Folgen für Betroffene zu ergreifen. Soweit den Auftraggeber Pflichten nach 42a BDSG treffen, hat der Auftragnehmer ihn hierbei zu unterstützen 11. Datengeheimnis Die Auftragnehmerin ist bei der Verarbeitung von Daten für die Auftraggeberin zur Wahrung des Datengeheimnisses im Sinne des 5 BDSG verpflichtet. Die Auftragnehmerin verpflichtet sich, die gleichen Geheimnisschutzregeln zu beachten, wie sie der Auftraggeberin obliegen Die Auftragnehmerin sichert zu, dass ihr die jeweils geltenden datenschutzrechtlichen Vorschriften bekannt sind und sie mit der Anwendung dieser vertraut ist. Die Auftragnehmerin sichert ferner zu, dass sie die bei der Durchführung der Arbeiten beschäftigten Mitarbeiter mit den für sie maßgeblichen Bestimmungen des Datenschutzes 5 / 7

6 vertraut macht und diese auf das Datengeheimnis i.s.d. 5 BDSG verpflichtet werden. 12. Wahrung von Betroffenenrechten Die Auftraggeberin ist für die Wahrung der Betroffenenrechte allein verantwortlich Soweit eine Mitwirkung der Auftragnehmerin für die Wahrung von Betroffenenrechten - insbesondere auf Auskunft, Berichtigung, Sperrung oder Löschung - durch die Auftraggeberin erforderlich ist, wird die Auftragnehmerin die jeweils erforderlichen Maßnahmen nach Weisung der Auftraggeberin treffen Regelungen über eine etwaige Vergütung von Mehraufwänden, die durch ergänzende Weisungen des Auftraggebers beim Auftragnehmer entstehen, bleiben unberührt. 13. Geheimhaltungspflichten Beide Parteien verpflichten sich, alle Informationen, die sie im Zusammenhang mit der Durchführung dieser Vereinbarung erhalten, zeitlich unbegrenzt vertraulich zu behandeln und nur zur Durchführung der Vereinbarung zu verwenden. Keine Partei ist berechtigt, diese Informationen ganz oder teilweise zu anderen als den soeben genannten Zwecken zu nutzen oder diese Information Dritten zugänglich zu machen Die vorstehende Verpflichtung gilt nicht für Informationen, die eine der Parteien nachweisbar von Dritten erhalten hat, ohne zur Geheimhaltung verpflichtet zu sein, oder die öffentlich bekannt sind. 14. Technische und organisatorische Maßnahmen zur Datensicherheit Die Auftragnehmerin verpflichtet sich gegenüber der Auftraggeberin zur Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen (Angaben Anlage 1), die zur Einhaltung der anzuwendenden Datenschutzvorschriften erforderlich sind und diese der technischen Entwicklung anzugleichen. 15. Beendigung Nach Beendigung des Vertrages bzw. des einzelnen Kundenauftrages hat die Auftragnehmerin sämtliche in ihren Besitz gelangten Unterlagen, Daten und erstellten Verarbeitungs- oder Nutzungsergebnisse, die im Zusammenhang mit dem Auftragsverhältnis stehen, der Auftraggeberin auszuhändigen. Die Datenträger der Auftragnehmerin sind danach physisch zu löschen. Dies betrifft auch etwaige Datensicherungen bei der Auftragnehmerin. Die Löschung ist in geeigneter Weise zu dokumentieren. Test- und Ausschussmaterial ist unverzüglich zu vernichten oder physisch zu löschen Die Auftragnehmerin bestätigt der Auftraggeberin auf Verlangen schriftlich die vollständige und unwiederbringliche Löschung der Daten. 6 / 7

7 16. Haftung Die Auftragnehmerin haftet ausschließlich für vorsätzlich oder fahrlässig verursachte Schäden aus datenschutzrechtlichen Verstößen gegenüber den Betroffenen. 17. Schlussbestimmungen Sollte das Eigentum der Auftraggeberin bei der Auftragnehmerin durch Maßnahmen Dritter (etwa durch Pfändung oder Beschlagnahme), durch ein Insolvenzverfahren oder durch sonstige Ereignisse gefährdet werden, so hat die Auftragnehmerin die Auftraggeberin unverzüglich zu informieren. Die Auftragnehmerin wird die Gläubiger über die Tatsache, dass es sich um Daten handelt, die im Auftrag verarbeitet werden, unverzüglich informieren Für Nebenabreden ist die Schriftform erforderlich Die Einrede des Zurückbehaltungsrechts i.s.v. 273 BGB wird hinsichtlich der verarbeiteten Daten und der zugehörigen Datenträger ausgeschlossen Sollten einzelne Teile dieser Vereinbarung unwirksam sein, so berührt dies die Wirksamkeit der übrigen Regelungen der Vereinbarung nicht. 7 / 7

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