Scannerhandbuch. Bedienungsanleitung

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1 Bedienungsanleitung Scannerhandbuch Senden von Scandateien per Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder Dateien mithilfe der Scannerfunktion speichern Scandateien übermitteln Vorlagen mit dem Netzwerk-TWAIN-Scanner scannen Verschiedene Scaneinstellungen Anhang Lesen Sie dieses Handbuch sorgfältig durch, bevor Sie dieses Gerät verwenden, und bewahren Sie es für die zukünftige Verwendung griffbereit auf. Um einen sicheren und korrekten Gerätebetrieb zu gewährleisten, müssen Sie die Sicherheitshinweise unter Über dieses Gerät sorgfältig durchlesen, bevor Sie das Gerät verwenden.

2 Einleitung Dieses Handbuch enthält detaillierte Erläuterungen und Hinweise zur Bedienung und Verwendung des Geräts. Lesen Sie das Handbuch im Interesse Ihrer Sicherheit sorgfältig durch, bevor Sie das Gerät verwenden. Bewahren Sie das Handbuch griffbereit auf, um stets schnell darin nachschlagen zu können. Wichtig Der Inhalt dieses Handbuchs kann ohne vorherige Bekanntgabe geändert werden. Das Unternehmen haftet in keinem Fall für direkte, indirekte, zufällige oder besondere Schäden oder für Folgeschäden, die sich aus der Handhabung oder dem Betrieb dieses Geräts ergeben. Hinweise: Einige Abbildungen in diesem Handbuch können etwas von dem Aussehen Ihres Geräts abweichen. Bestimmte Optionen sind in einigen Ländern möglicherweise nicht verfügbar. Nähere Informationen hierzu erhalten Sie bei Ihrem Händler vor Ort. Achtung: Die Verwendung anderer Bedien- bzw. Einstellelemente oder die Durchführung anderer Schritte als in dieser Anleitung beschrieben kann dazu führen, dass gefährliche Laserstrahlung freigesetzt wird. In diesem Handbuch werden in der Regel zwei Maßeinheiten angegeben. Für dieses Gerät gilt die metrische Version.

3 Handbücher zu diesem Gerät Verwenden Sie jeweils das der Verwendung des Geräts entsprechende Handbuch. Wichtig Je nach Handbuch sind unterschiedliche Medien verfügbar. Die gedruckte und die elektronische Version eines Handbuchs haben den gleichen Inhalt. Adobe Acrobat Reader/Adobe Reader muss installiert sein, damit Sie die Handbücher als PDF-Dateien anzeigen können. Je nachdem, in welchem Land Sie sich befinden, können auch Handbücher im HTML-Format verfügbar sein. Zum Anzeigen dieser Handbücher muss ein Webbrowser installiert sein. Über dieses Gerät Lesen Sie unbedingt die Sicherheitshinweise in diesem Handbuch, bevor Sie das Gerät verwenden. Dieses Handbuch enthält eine Einführung zu den Funktionen des Geräts. Außerdem enthält es Erläuterungen zum Bedienfeld, den Vorbereitungsverfahren für die Verwendung des Geräts, der Texteingabe und der Installation der mitgelieferten CD-ROMs. Handbuch Grundeinstellungen Dieses Handbuch enthält Informationen zu Anwenderprogrammeinstellungen und zur Verwendung der Adressbuch-Funktionen, z. B. zum Registrieren von Faxnummern, -Adressen und Anwendercodes. Außerdem finden Sie hier Informationen zum Anschließen des Geräts. Fehlersuche Enthält eine Anleitung zum Lösen von allgemeinen Problemen und erläutert, wie Sie Papier, Toner, Heftklammern und andere Verbrauchsmaterialien austauschen. Sicherheitshandbuch Dieses Handbuch wendet sich an die Administratoren des Geräts. Es erläutert die Sicherheitsfunktionen, die Administratoren verwenden können, um zu verhindern, dass Daten manipuliert werden oder das Gerät von Unbefugten genutzt wird. In diesem Handbuch finden Sie auch die Verfahren für das Registrieren von Administratoren und das Einstellen der Anwender- und Administrator-Authentifizierung. Kopierer-/Document Server-Handbuch Erläutert die Funktionen und den Betrieb des Kopierers und Document Servers. In diesem Handbuch finden Sie auch Anweisungen zum Einlegen von Vorlagen. Faxhandbuch Erläutert die Faxfunktionen und den Faxbetrieb. i

4 Druckerhandbuch Erläutert die Druckerfunktionen und den Druckerbetrieb. Scannerhandbuch Erläutert die Scannerfunktionen und den Scannerbetrieb. Netzwerkanleitung Erläutert die Konfiguration und Bedienung des Geräts in einer Netzwerkumgebung und die Verwendung der mitgelieferten Software. In diesem Handbuch werden alle Modelle behandelt. Es kann daher auch Beschreibungen zu Funktionen und Einstellungen enthalten, die möglicherweise nicht auf Ihrem Gerät verfügbar sind. Die Abbildungen, Illustrationen und Informationen zu den unterstützten Betriebssystemen können etwas von denen auf Ihrem Gerät abweichen. Andere Handbücher Handbücher zu diesem Gerät Sicherheitshinweise Kurzanleitung: Kopierer Kurzanleitung: Fax Kurzanleitung: Drucker Kurzanleitung: Scanner PostScript3 Ergänzung UNIX-Ergänzung Handbücher zu DeskTopBinder Lite DeskTopBinder Lite Installationsanleitung DeskTopBinder Einführungshandbuch Auto Document Link-Bedienungsanleitung Hinweis Für den jeweiligen Gerätetyp werden entsprechende Handbücher zur Verfügung gestellt. Informationen zur UNIX-Ergänzung erhalten Sie auf unserer Website oder bei einem Fachhändler. PostScript3 Ergänzung und UNIX-Ergänzung können Beschreibungen von Funktionen und Einstellungen enthalten, die auf Ihrem Gerät möglicherweise nicht verfügbar sind. Die folgenden Software-Produkte werden mit allgemeinen Namen bezeichnet: Produktname DeskTopBinder Lite und DeskTopBinder Professional * ScanRouter EX Professional * und ScanRouter EX Enterprise * Allgemeiner Name DeskTopBinder die ScanRouter-Lieferungssoftware * Als Option ii

5 INHALTSVERZEICHNIS Handbücher zu diesem Gerät...i Hinweise zum Lesen dieses Handbuchs...1 Symbole...1 Informationen zu Scannerfunktionen...2 Bedienfeldanzeige...3 Bestätigungsfenster...3 Scannereinstellungen Senden von Scandateien per Vor dem Senden von Scandateien per Kurze Beschreibung zum Senden von Scandateien per Vorbereitung für das Senden über Registrieren von -Adressen im Adressbuch Anzeige...11 Allgemeine Vorgänge beim Senden von Scandateien per Zur -Anzeige umschalten Ziele festlegen...16 Das Ziel aus dem Adressbuch des Geräts auswählen...16 Manuell eine -Adresse eingeben...19 Ziele durch Suchen auf einem LDAP-Server auswählen...20 Ein direkt eingegebenes Ziel im Adressbuch registrieren...23 Den -Absender festlegen...24 Einen Absender aus der Liste auswählen...24 Einen Absendernamen mithilfe einer Registrierungsnummer spezifizieren...25 Den Absender durch Suchen im Adressbuch des Geräts auswählen...26 Den -Betreff festlegen...27 Die -Nachricht festlegen...28 Eine Nachricht aus der Liste auswählen...28 Manuelle Eingabe einer Nachricht...29 Gleichzeitig speichern und per versenden...30 Die URL per senden Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder Vor dem Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder...33 Kurze Beschreibung zum Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder...33 Vorbereitung zum Senden mit In-Ordner-Scannen...35 Zielordner im Adressbuch registrieren...36 Anzeige In Ordner scannen...37 Allgemeine Vorgänge bei Verwendung der Funktion Scan-to-Folder...38 Zur Anzeige Scan-to-Folder umschalten...40 iii

6 Ziele für Scan-to-Folder festlegen...41 Das Ziel aus dem Adressbuch des Geräts auswählen...41 Dateien zu einem freigegebenen Netzwerk-Ordner senden...44 Dateien zu einem FTP-Server senden...48 Dateien an einen NetWare-Server senden...50 Den Pfad zu dem ausgewählten Ziel im Adressbuch registrieren...54 Gleichzeitig speichern und durch In-Ordner-Scannen versenden Dateien mithilfe der Scannerfunktion speichern Vor dem Speichern von Dateien...57 Kurze Beschreibung zum Speichern von Dateien mit der Scannerfunktion...57 Allgemeine Vorgänge beim Speichern von Scandateien...59 Dateiinformationen für eine gespeicherte Datei festlegen...61 Einen Anwendernamen festlegen...61 Einen Dateinamen festlegen...62 Ein Passwort festlegen...63 Anzeige der Liste der gespeicherten Dateien...64 Liste mit gespeicherten Dateien...64 Die Liste mit gespeicherten Dateien durchsuchen...66 Gespeicherte Dateien von einem Client-Computer überprüfen...68 Gespeicherte Dateien mithilfe von DeskTopBinder Lite anzeigen...68 Gespeicherte Dateien mithilfe von Web Image Monitor anzeigen...68 Eine gespeicherte Datei senden...69 Gespeicherte Dateien senden...69 Verwalten von gespeicherten Dateien...71 Eine gespeicherte Datei löschen...71 Informationen für eine gespeicherte Datei ändern Scandateien übermitteln Vor dem Übermitteln von Dateien...77 Kurze Beschreibung der Übermittlung von Scandateien...77 Das Übermitteln einer Datei vorbereiten...78 DeskTopBinder Lite von der mitgelieferten CD-ROM installieren...79 Netzwerk-Delivery-Scanner-Anzeige...80 Allgemeine Vorgänge für das Übermitteln von Dateien...81 Zur Anzeige Netzwerk-Lieferungsscanner umschalten...84 Lieferungsziele festlegen...85 In der Zielliste des Lieferungsservers registrierte Ziele auswählen...85 Den Absender festlegen...88 Einen Absender aus der Absenderliste auswählen...88 Den Absender durch Eingeben der Registrierungsnummer auswählen...89 Einen Absender durch Suchen in der Zielliste des Lieferungsservers auswählen Den Betreff der über den Lieferungsserver zu übermittelnden festlegen...91 Gleichzeitig speichern und übermitteln...92 iv

7 5. Vorlagen mit dem Netzwerk-TWAIN-Scanner scannen Vor der Verwendung des Netzwerk-TWAIN-Scanners...93 Kurze Beschreibung des Netzwerk-TWAIN-Scanners...94 Die Verwendung des Netzwerk-TWAIN-Scanners vorbereiten...95 Den TWAIN-Treiber von der mitgelieferten CD-ROM installieren...96 Grundlagen bei der Verwendung des Netzwerk-TWAIN-Scanners Verschiedene Scaneinstellungen Scaneinstellungen festlegen...99 Elemente für das Festlegen der Scaneinstellungen Scantyp Auflösung Bildhelligkeit Scanformat Bearbeiten Einstellungen für das Scannen von Vorlagenseiten Einseitige Vorlage Zweiseitige Vorlage Den Vorlageneinzugstyp einstellen Vorlagenausrichtung Stapel, SADF Gemischte Formate Aufteilen Stempel Mehrere Seiten der Vorlagen als eine Datei scannen Den Dateityp und den Dateinamen einstellen Den Dateityp einstellen Den Dateinamen einstellen Programme Häufig verwendete Einstellungen registrieren Ein Programm abrufen Ändern eines registrierten Programms Löschen eines Programms Den Namen eines registrierten Programms ändern Scaneinstellungen bei der Verwendung des Twain-Scanners Die Vorlagenausrichtung auf dem TWAIN-Scanner einstellen Scannen von Vorlagen mit gemischten Formaten mithilfe des TWAIN-Scanners v

8 7. Anhang Beziehung zwischen Auflösung und Scanformat Bei Verwendung der Funktionen , In-Ordner-Senden, Speichern oder Netzwerk-Lieferung Bei Verwendung als TWAIN-Scanner Scaneinstellungen und Dateitypen Software auf der CD-ROM Programm Autostart TWAIN-Treiber DeskTopBinder Lite Werte der verschiedenen eingestellten Elemente für die Funktionen Senden/Speichern/Liefern Funktion Senden Funktion Speichern Funktion Netzwerk-Lieferung Spezifikationen INDEX vi

9 Hinweise zum Lesen dieses Handbuchs Symbole In diesem Handbuch werden die folgenden Symbole verwendet: Weist auf wichtige Sicherheitshinweise hin. Die Nichtbeachtung dieser Hinweise kann zu schweren Verletzungen oder Lebensgefahr führen. Bitte lesen Sie unbedingt diese Hinweise. Diese Hinweise finden Sie im Abschnitt Sicherheitshinweise unter Über dieses Gerät. Weist auf wichtige Sicherheitshinweise hin. Die Nichtbeachtung dieser Hinweise kann zu geringfügigen bis mittelschweren Verletzungen oder Sachschäden führen. Bitte lesen Sie unbedingt diese Hinweise. Diese Hinweise finden Sie im Abschnitt Sicherheitshinweise unter Über dieses Gerät. Enthält Hinweise zu Punkten, die bei der Verwendung des Geräts zu beachten sind, sowie Erläuterungen zu möglichen Ursachen für Papierstaus, Beschädigungen von Vorlagen sowie Datenverlusten. Bitte lesen Sie diese Erläuterungen unbedingt durch. Enthält zusätzliche Erläuterungen zu den Funktionen des Geräts und Anweisungen zum Beheben von Anwenderfehlern. Dieses Symbol befindet sich am Ende jedes Abschnitts. Es verweist auf weitere Informationen. [ ] Zeigt die Namen von Tasten an, die im Geräte-Display erscheinen. { } Zeigt die Namen von Tasten an, die im Bedienfeld des Geräts erscheinen. 1

10 Informationen zu Scannerfunktionen In diesem Abschnitt werden die Funktionen beschrieben, die Sie im Scannermodus verwenden können. Weitere Informationen zu den einzelnen Funktionen finden Sie in den jeweiligen Kapiteln. Gescannte Dateien senden Es gibt verschiedene Verfahren, um erfasste Daten als Dateien an Computer zu senden. Scandateien per senden Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 1, Senden von Scandateien per . Scandateien in einen freigegebenen Ordner senden Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 2, Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder. Scandateien zu einem FTP-Server senden Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 2, Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder. Scandateien zu einem NetWare-Server senden Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 2, Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder. Scandateien mit dem Lieferungsserver übermitteln Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 4 Scandateien liefern. Vorlagen mit dem TWAIN-Treiber scannen Verwenden Sie den TWAIN-Treiber, um das Gerät festzulegen, mit dem die Vorlagen von einem Client-Computer gescannt werden sollen. Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 5, Vorlagen mit dem Netzwerk-TWAIN- Scanner scannen. Dateien speichern Sie können Scandateien auf der Festplatte des Geräts speichern. Gespeicherte Dateien können zu einem späteren Zeitpunkt gesendet werden. Weitere Einzelheiten finden Sie in Kapitel 3, Dateien mithilfe der Scannerfunktion speichern. Referenz S.9 Senden von Scandateien per S.33 Senden von Scandateien mit Scan-to-Folder S.77 Scandateien übermitteln S.93 Vorlagen mit dem Netzwerk-TWAIN-Scanner scannen S.57 Dateien mithilfe der Scannerfunktion speichern 2

11 Bedienfeldanzeige In diesem Abschnitt werden die beiden Bestätigungsfenster erläutert: Modi prüfen und Status gescannte Dateien. Außerdem finden Sie Erläuterungen zu den Anzeigen , Scan-to-Folder, Liste gespeicherter Dateien oder Netzwerk-Lieferungsscanner. Weitere Einzelheiten finden Sie unter -Anzeige, Anzeige Scan-to-Folder, Liste gespeicherter Dateien und Anzeige Netzwerk-Lieferungsscanner. Referenz S.11 -Anzeige S.37 Anzeige In Ordner scannen S.64 Liste mit gespeicherten Dateien S.80 Netzwerk-Delivery-Scanner-Anzeige Bestätigungsfenster In diesem Abschnitt werden die beiden Bestätigungsfenster erläutert: Modi prüfen und Status gescannte Dateien. Modi prüfen In diesem Abschnitt werden die angezeigten Elemente erläutert, und es wird angegeben, wie Sie die Anzeige Modi prüfen aufrufen. Verwenden Sie das Fenster Modi prüfen zum Prüfen der Scan- und Übertragungseinstellungen. Durch Drücken der Taste {Modi prüfen} wird die Anzeige vom Anfangsbildschirm des Scanners zum Fenster Modi prüfen umgeschaltet. DE ARQ001S 3

12 Modi prüfen ARQ003S 1. [Zurück] Drücken Sie diese Taste, um zum Anfangsbildschirm des Scanners zurückzukehren. 2. Symbol für die Übertragungsfunktion Zeigt das Symbol für die verwendete Übertragungsfunktion an. 3. Absender- und Zielliste Zeigt die Absender- und die Übertragungs- bzw. Lieferungszielliste an. Sie können mithilfe von [UZur.] bzw. [TWeiter] durch die Liste scrollen. 4. Anzahl der Ziele Zeigt die Anzahl der festgelegten Ziele an. Status gescannte Dateien In diesem Abschnitt werden die angezeigten Elemente sowie die Schritte zum Anzeigen des Fensters Status gescannte Dateien erläutert. Über das Fenster Status gescannte Dateien können Sie die Ergebnisse von E- Mail-Übertragungen, Scan-to-Folder und Lieferungen überprüfen. Drücken Sie [Status gescannte Dateien], um das Fenster Status gescannte Dateien aufzurufen. Bis zu 5 Übertragungs- oder Lieferungsergebnisse können gleichzeitig angezeigt werden. Drücken Sie [UZur.] oder [TWeiter], um zwischen den Ergebnissen umzuschalten. 4

13 Status gescannte Dateien ARQ004S 1. Datum / Uhrzeit Zeigt Uhrzeit und Datum an, zu denen die Übertragung von diesem Gerät festgelegt wurde, oder Uhrzeit und Datum, zu denen Fertig, Fehler oder Abgebr. bestätigt wurde. 2. Symbol für die Übertragungsfunktion Zeigt das Symbol für die verwendete Übertragungsfunktion an. 3. Ziel Zeigt das Ziel des Sendevorgangs an. Wenn Sie mehrere Ziele ausgewählt haben, wird das zuerst ausgewählte Ziel angezeigt. Weitere Ziele werden als + X angezeigt. (Dabei gibt X die Anzahl der Ziele an.) 4. Absender Zeigt den Namen des Absenders an. 5. Dateiname Zeigt den Namen der Datei oder Dateien an, die gleichzeitig gesendet und gespeichert wurden, oder den Namen der gespeicherten Dateien, die gesendet wurden. 6. Status Zeigt eine der folgenden Angaben zum Übertragungsstatus an: Fertig, Senden..., Warten..., Fehler oder Abgebr.. 7. [Abbrechen] Um eine Übertragung abzubrechen, wählen Sie eine Datei mit dem Status [Warten...] aus und drücken Sie dann [Abbrechen]. 8. [Drucken] Drücken, wenn Sie die Übertragungsergebnisse drucken möchten. Hinweis Abhängig von den Sicherheitseinstellungen werden einige Übertragungsergebnisse eventuell nicht angezeigt. 5

14 Scannereinstellungen In diesem Abschnitt werden die Scannereinstellungen erläutert. Um das Fenster Scannereinstellungen aufzurufen, drücken Sie die Taste {Anwenderprogramm/Zähler}. Ausführliche Angaben zum Vornehmen von Einstellungen finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. Scaneinstellungen Elemente Beschreibung Standard-Scaneinstellungen Nehmen Sie grundlegende Einstellungen vor, wie z. B. Scantyp, Auflösung, Bildhelligkeit und Scanformat. Wartezeit für nächste Vorl.: Vorlagenglas Wartezeit für nächste Vorl.: SADF Vorlageneinstellung Auf Teilausgabe umschalten Priorität gemischte Vorlagenformate Priorität Vorlagenausrichtung Eingangsmodus ändern Stellen Sie ein, welchen Vorgang das Gerät ausführen soll, während es nach dem Scannen vom Vorlagenglas auf weitere Vorlagen wartet. Stellt den Betrieb des Geräts in die Warteschlange für weitere Vorlagen, nachdem die Vorlagen mit dem automatischen Vorlageneinzug (ADF) gescannt wurden. Diese Funktion ist nur verfügbar, wenn der ADF installiert ist. Sie können einseitige oder zweiseitige Vorlagen als Standard einstellen. Wählen Sie [SADF] oder [Stapel] als Scanmodus, der unter [Vorlageneinzugstyp] im Anfangsbildschirm des Scannermodus angezeigt wird. Diese Einstellung bestimmt, ob das Vorlagenformat automatisch erkannt wird, wenn Vorlagen verschiedener Größe in den ADF eingelegt werden. Legen Sie die Standardausrichtung von Vorlagen fest. Legen Sie diese Ausrichtung als Standard fest, wenn Vorlagen immer auf die gleiche Weise eingelegt werden. Legen Sie die Einstellungen für den Anfangsbildschirm des Scanners fest, die angezeigt werden, wenn der Betriebsschalter eingeschaltet oder die Taste {Gesamtlöschen} gedrückt wird. 6

15 Ziellisteneinstellungen Elemente Zielliste Anzeigepriorität 1 Zielliste Anzeigepriorität 2 Titel wählen Lieferungsserver-Zielliste aktualisieren Beschreibung Wählen Sie die Standardzielliste aus der Zielliste des Geräts oder aus der vom Lieferungsserver verwalteten Zielliste aus. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Funktion Netzwerk-Lieferungsscanner durch die ScanRouter- Lieferungssoftware aktiviert wurde. Wählen Sie aus, ob die -Zielliste oder die Ordnerzielliste Priorität erhalten soll. Wählen Sie die Titel für - und Scan-to-Folder- Ziele sowie Gruppenziele aus. Ausgewählte Titel werden in der - und Scan-to-Folder-Zielliste angezeigt, die bei der Suche nach Zielen verwendet wird. Ermöglicht das Aktualisieren der Zielliste des Lieferungsservers durch Drücken von [Lieferungsserver-Zielliste aktualisieren]. Um diese Funktion zu verwenden, stellen Sie in den [Systemeinstellungen] die Option [Zustellungsoption] auf [Ein]. Diese Einstellung ist nur verfügbar, wenn die Funktion Netzwerk-Lieferungsscanner durch die ScanRouter- Lieferungssoftware aktiviert wurde. 7

16 Sendeeinstellungen Elemente TWAIN Standby-Zeit Priorität Dateityp Komprimierung (Schwarzweiß) Komprimierung (Graustufen) Scannerjournal drucken & löschen Scannerjournal drucken Scannerjournal löschen Maximale -Größe aufteilen & senden. Sprache -Information Priorität Datei speichern Gespeicherte Datei -Verfahren Beschreibung Legen Sie die Reaktion des Geräts fest, wenn ein Client-Computer versucht, den TWAIN-Scanner während eines laufenden Scanvorgangs zu nutzen. Legen Sie fest, ob gescannte Vorlagen als Einzelseitendateien oder als mehrseitige Dateien gesendet werden sollen. Wählen Sie für Einzelseitendateien entweder TIFF/JPEG oder PDF. Wählen Sie für mehrseitige Dateien entweder TIFF oder PDF. Legen Sie eine Komprimierungsmethode für Dateien fest, die in Schwarzweiß gescannt werden. Legen Sie eine Komprimierungsmethode für Dateien fest, die in Graustufen gescannt werden. Legen Sie die Reaktion des Geräts fest, wenn die maximale Anzahl von Scannerjournalen überschritten wird. Ermöglicht Ihnen das Drucken des Scannerjournals. Das Scannerjournal wird anschließend gelöscht. Ermöglicht Ihnen das Löschen des Scannerjournals, ohne es zu drucken. Geben Sie an, ob die Größe einer mit Anhängen begrenzt werden soll oder nicht. Geben Sie an, ob Dateien, die die bei [Maximale -Größe] festgelegte Größe überschreiten, aufgeteilt und als mehrere s gesendet werden sollen. Wählen Sie die Sprache aus, in der Dokumentinformationen, wie z. B. Titel, Datum und Name des Administrators, gesendet werden sollen. Legen Sie [Senden & Speichern], [Nur Speichern] oder [Aus] als Standardwert fest, der angezeigt wird, wenn der Betriebsschalter eingeschaltet oder die Taste {Gesamtlöschen} gedrückt wird. Stellt den Standardwert dafür ein, ob beim Senden von gespeicherten Dateien per eine Datei angehängt oder ein URL-Link gesendet wird. Administrator Tools Elemente Menüschutz Beschreibung Stellen Sie das standardmäßige Zugriffsniveau für Funktionen ein, deren Einstellungen durch andere Anwender als den Administrator geändert werden können. 8

17 1. Senden von Scandateien per Sie können Scandateien an s anhängen und diese über Verbindungen wie LAN und Internet versenden. Vor dem Senden von Scandateien per In diesem Abschnitt werden die erforderlichen Vorbereitungen sowie das Verfahren zum Senden von Scandateien per beschrieben. Kurze Beschreibung zum Senden von Scandateien per In diesem Abschnitt wird in Kürze die Funktion für das Senden von Scandateien per dargestellt. ZZZ508S 1. Dieses Gerät Eine Scandatei kann als Anhang zu einer hinzugefügt und an einen Mail- Server gesendet werden. 2. SMTP-Server Sie müssen Zugang zu einem -Server haben, der SMTP (Simple Mail Transfer Protocol) unterstützt, bevor Sie Scandateien per senden können. Ein -Server innerhalb des LANs, zu dem das Gerät gehört, ist jedoch nicht erforderlich. Der Server überträgt eine empfangene an ein festgelegtes Ziel über ein LAN oder das Internet. 3. Client-Computer -Nachrichten und Scandatei-Anhänge, die mit diesem Gerät erstellt wurden, können Sie mithilfe von - Client-Software empfangen. 4. LDAP-Server Verwenden Sie diesen Server für die Verwaltung von -Accounts, die Suche auf dem Netzwerk und das Authentifizieren der Computer, die auf das Gerät zugreifen. Mithilfe des LDAP-Servers können Sie vom Gerät aus nach Zielen suchen. 9

18 Senden von Scandateien per Vorbereitung für das Senden über 1 In diesem Abschnitt werden die Vorbereitungen sowie die Einstellungen für das Senden von Scandateien per beschrieben. A Verbinden Sie das Gerät mit dem Netzwerk. Verbinden Sie das Gerät über ein Ethernet-Kabel oder Wireless LAN (IEEE b) mit dem Netzwerk. B Nehmen Sie die erforderlichen Netzwerkeinstellungen in den [Systemeinstellungen] vor. Wenn Sie das Gerät über ein Ethernet-Kabel an das Netzwerk angeschlossen haben, nehmen Sie die folgenden Einstellungen vor. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. Geben Sie die IP-Adresse und die Subnetzmaske des Geräts an. Nehmen Sie Einstellungen für den DNS-Server vor. Geben Sie die Gateway-Adresse an. Aktivieren Sie unter [Gültiges Protokoll] die Option [TCP/IP]. Geben Sie den SMTP-Server an. C Ändern Sie ggf. die Einstellungen für [Sendeeinstellungen] unter [Scannereinstellungen]. Hinweis Um das Gerät über Wireless LAN (IEEE b) mit dem Netzwerk zu verbinden, ist eine Wireless LAN-Erweiterungskarte erforderlich. Weitere Einzelheiten hierzu finden Sie in der Netzwerkanleitung. Welche Elemente in den [Systemeinstellungen] eingerichtet werden müssen, hängt von der Netzwerkumgebung ab. Weitere Informationen zu den Netzwerkeinstellungen finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. Weitere Informationen zu den [Scannereinstellungen] finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. Registrieren von -Adressen im Adressbuch Häufig verwendete -Adressen können Sie im Adressbuch registrieren. Registrieren Sie -Adressen bei [Adressbuchverwaltung] unter [Administrator Tools] in den [Systemeinstellungen]. Adressen können auch als Gruppen registriert werden. Hinweis Weitere Einzelheiten zum Registrieren von -Adressen im Adressbuch finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. Auch mit Web Image Monitor oder SmartDeviceMonitor for Admin können Sie -Adressen im Adressbuch registrieren. Weitere Einzelheiten zum Installieren dieser Anwendungen finden Sie in der Netzwerkanleitung. Weitere Einzelheiten zum Registrieren von Adressen im Adressbuch finden Sie in der Hilfe der jeweiligen Anwendung. Bei manchen Gerätetypen können Sie das Gerät nicht verwenden, während das Adressbuch mit CSV-Dateien (über SmartDeviceMonitor for Admin abgerufen) aktualisiert wird, die Anwendercodes enthalten. 10

19 Vor dem Senden von Scandateien per -Anzeige In diesem Abschnitt wird das Layout der Anzeige beim Senden von Scandateien per erläutert. Die angezeigten Funktionselemente dienen als Wahltasten. Drücken Sie auf eines der Elemente, um es auszuwählen oder zu spezifizieren. Auf dem Display markierte oder spezifizierte Elemente werden auf diese Weise hervorgehoben: [ ]. Tasten, die nicht ausgewählt werden können, sind so markiert: [ ]. DE 1 1. Zielfeld Das spezifizierte Ziel wird angezeigt. Wenn mehr als ein Ziel ausgewählt wurde, können Sie mit [UZur.] oder [TWeiter] durch die Ziele scrollen. 2. [ ] /Scan-to-Folder Drücken Sie diese Taste, um zwischen der -Funktion und der Funktion Scan-to-Folder umzuschalten. Sie können eine Datei gleichzeitig an -Ziele und Scan-to-Folder-Ziele senden Symbol ( ) Gibt an, dass die -Anzeige angezeigt wird. 4. [Registr.-Nr.] Drücken Sie diese Taste, um das Ziel mithilfe einer fünfstelligen Registrierungsnummer festzulegen. 5. [Manuelle Eing.] Wenn Sie Ziele festlegen möchten, die nicht im Adressbuch registriert sind, drücken Sie diese Taste und geben Sie die -Adressen mit der Eingabetastatur ein, die dann angezeigt wird. 6. [Absendername anfügen] [Empfangsbestätigung] [Betreff/Nachricht] [Dateiname/ -typ] Drücken Sie diese Taste, um Absender, Empfangsbestätigungseinstellung, Betreff, Nachricht sowie Namen und Formate der zu sendenden Dateien anzugeben. 7. [ ] Zielliste wechseln/suchen/titel umschalten Drücken Sie diese Taste, um von einem Ziel der Lieferungsserverliste zur Zielliste dieses Geräts umzuschalten, um nach einem Ziel zu suchen. 8. Zielliste Die Liste mit den in diesem Gerät registrierten Zielen wird angezeigt. Wenn nicht alle Ziele angezeigt werden können, drücken Sie [U] oder [T], um die Anzeige umzuschalten. Gruppenziele werden mit diesem Symbol gekennzeichnet ( ). 11

20 Senden von Scandateien per Allgemeine Vorgänge beim Senden von Scandateien per 1 In diesem Abschnitt werden die allgemeinen Vorgänge beim Senden von Scandateien per beschrieben. A Sicherstellen, dass keine der vorherigen Einstellungen erhalten bleibt. Bleibt eine der vorherigen Einstellungen erhalten, drücken Sie die Taste {Gesamtlöschen}. B Wenn die Anzeige Netzwerk-Lieferungsscanner oder Scan-to-Folder angezeigt wird, schalten Sie zur -Anzeige um. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Zur -Anzeige umschalten. C Vorlagen einlegen. D Gegebenenfalls [Scaneinstellungen] drücken, um Scannereinstellungen, wie z. B. Scantyp, Auflösung, Bildhelligkeit oder Scanformat, festzulegen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Verschiedene Scaneinstellungen. E Gegebenenfalls [1-seit. Vorl.] oder [2-seit. Vorl.] drücken, um eine oder beide Seiten der Vorlagen zu scannen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Einstellungen für das Scannen von Vorlagenseiten. F Gegebenenfalls [Vorlageneinzugstyp] drücken, um Einstellungen wie z. B. die Vorlagenausrichtung festzulegen. Weitere Einzelheiten finden Sie unter Den Vorlageneinzugstyp einstellen. G Drücken Sie, falls erforderlich, [Dateiname/ -typ], um Einstellungen, wie z. B. den Dateinamen und das Dateiformat, festzulegen. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie unter Den Dateityp und den Dateinamen einstellen. H Das Ziel angeben. Sie können mehrere Ziele spezifizieren. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie unter -Ziele festlegen. 12

21 Allgemeine Vorgänge beim Senden von Scandateien per I Um den -Absender zu spezifizieren, drücken Sie [Absendername anfügen]. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie unter Den Absender der festlegen. J Gegebenenfalls [Empfangsbestätigung] drücken, um Einstellungen für die Funktion Empfangsbestätigung vorzunehmen. Wenn Sie [Empfangsbestätigung] auswählen, erhält der markierte -Absender eine -Benachrichtigung, wenn die vom Empfänger geöffnet wird. K Gegebenenfalls den -Betreff festlegen. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie unter Den Betreff der -Nachricht festlegen. L Gegebenenfalls die -Nachricht eingeben. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie unter Die -Nachricht festlegen. M Die Taste {Start} drücken. Wenn Sie Stapel scannen, legen Sie die nächsten Vorlagen ein. 1 Hinweis Wenn Sie zwei oder mehr Ziele ausgewählt haben, können die Ziele nacheinander aufgerufen werden, indem Sie [UZur.] oder [TWeiter] neben dem Zielfeld drücken. Wenn Sie ein ausgewähltes Ziel annullieren möchten, drücken Sie [UZur.] oder [TWeiter], um das Ziel im Zielfeld anzuzeigen. Drücken Sie anschließend die Taste {Löschen/Stop}. Sie können ein aus der Zielliste ausgewähltes Ziel annullieren, indem Sie das ausgewählte Ziel erneut drücken. In den [Systemeinstellungen] können Sie die -Adresse des Administrators als standardmäßigen Absendernamen festlegen. Dann können Sie s versenden, ohne dass Sie unter [Absendername anfügen] etwas eingeben müssen. Weitere Einzelheiten dazu finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. Abhängig von den Sicherheitseinstellungen kann auch der angemeldete Anwender als [Absendername anfügen] spezifiziert werden. Um die Funktion Empfangsbestätigung zu verwenden, müssen Sie den Absender angeben. Beachten Sie jedoch, dass die Benachrichtigungs-E- Mail der Funktion [Empfangsbestätigung] möglicherweise nicht übertragen wird, wenn die -Software des Empfängers MDN (Message Disposition Notification) nicht unterstützt. Wenn die -Adresse des Administrators automatisch als Absender angegeben wird, erfolgt keine -Benachrichtigung, selbst wenn [Empfangsbestätigung] aktiviert ist. Weitere Einzelheiten zu [ -Adresse Administrator] und [Automatisch festgelegter Absendername] finden Sie im Handbuch Grundeinstellungen. 13